Tipos De Documentos

Administrativos
ÍNDICE

1. Producidos por la administración: oficio, carta, notificación,

diligencia, informe, propuesta, resolución, publicaciones
ministeriales, etc. ................................................................. 8
2. Producidos por los administrados: denuncia, petición, escrito,
etc. ..................................................................................... 14
3. Documentos comunes: actas, certificaciones, etc. ............... 19
Recuerda ................................................................................... 24
Autoevaluación ......................................................................... 25

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1. Producidos por la administración: oficio,

carta, notificación, diligencia, informe,
propuesta, resolución, publicaciones
ministeriales, etc.

Oficios

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones,

consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de
acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento,
etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios,
embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de
gobierno, entre otras. Los oficios pueden ser:

Oficio simple o directo. Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o

contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una
invitación, una felicitación, una petición, agradecimiento o información de
eventos o actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se
dirige a una empresa para gestionar algún servicio.

Oficio múltiple. Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto

va dirigido a más de un destinatario, y por esta razón las instituciones o
dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos suspensivos para
escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el
caso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso que dure la
documentación.

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El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes,

instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes
oficinas o despachos simultáneamente.

El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical, descendente y

horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones
del mismo nivel o jerarquía.

La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio

simple, no obstante lo cual es importante recordar que el número de oficio es
el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir; en el oficio
múltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribución, que viene a ser la
última parte de este tipo de oficio.

Oficio de transcripción. La palabra transcripción nos indica la finalidad de

este tipo de redacción: es un documento que sirve para transcribir el
contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna
alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel
al original.

Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u

otros casos del mismo oficio.

El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el
de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y
fuera. Este documento servirá para transcribir informes relevantes e
importantes. También nos indica la finalidad del partido.

Estructura de un oficio

Membrete. Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual

es muy importante para un oficio.
Nombre de Año. Es la denominación que se le da al año actual P. Ej.
"Año de la Paz Mundial".
Lugar y fecha. Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de
donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
Numeración. En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el
memorandum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de
expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas
de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una
línea oblicua y el año en curso.

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Destinatario. Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo

requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la
persona a quien se dirige.
Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra
ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con
claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.
Referencia. Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario
mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a
cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe
con mayúscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del
oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o
convenios.
Cuerpo o texto. Es la parte central del documento, donde se dará a
conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy
brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto,
tales como:

"Tengo a bien comunicarle..."

"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."

Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía.

Existen, también, expresiones conocidas como: Hago propicia la
oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.
Atentamente,

Firma y posfirma:

Firma: Se escribe la rúbrica a mano.

Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el
documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

Iniciales. Al igual que en el memorandum, las iniciales del remitente se

escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que
mecanografió el documento.
Anexo. Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como
catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
Distribución. Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se
menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el
oficio.

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Informes

El informe es un documento elaborado a partir de una colección de datos

concretos, que tiene como objetivo notificar una información sobre algún
asunto específico. Generalmente son redactados, como una obligación
profesional, por indicación de un superior. Es un instrumento fundamental en
la gestión administrativa de cualquier empresa.

El informe debe ceñirse en todo momento a la realidad de los hechos,

cumpliendo con la mayor objetividad por parte del autor.

El contenido de este documento puede ser muy variado ya que puede

ocuparse de un asunto técnico, actuaciones de los empleados, investigaciones,
etc. De este modo, al tratarse de cuestiones internas de una empresa, ha de
conservar en todo momento un carácter estrictamente confidencial.

Los informes varían considerablemente en cuanto a su extensión y estructura,

ya que deben adaptarse a la práctica de la empresa para la cual son escritos,
así como a la situación a la que se circunscriben por el autor. El contenido del
informe debe ajustarse a los siguientes aspectos:

Intención: en un informe debemos incluir una explicación del propósito

que lo guía.
Método: hemos de hacer constar el procedimiento o técnica utilizada

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en la recopilación de datos, para que el lector juzgue la fiabilidad de la

información que se le proporciona.
Hechos: debemos presentar de forma clara, ordenada y objetiva una
descripción de los hechos encontrados.
Análisis y discusión: el informe que redactamos debe ser analizado y
evaluado para que el lector juzgue su valía.
Recomendaciones: se concluye con una opinión o consejo a la persona
a la que se dirige sobre posibles soluciones al asunto tratado.

Carta

Es todo envío cerrado cuyo contenido no se indica ni puede conocerse, así

como toda comunicación materializada en forma escrita sobre soporte físico
de cualquier naturaleza, que tenga carácter actual y personal. Se trata del
tipo de envío más extendido en la práctica. Podemos encontrar diversos tipos
de envíos postales:

Carta ordinaria. Su ámbito de entrega es nacional e internacional.

Carta certificada. Se usa para envíos importantes que requieren
seguridad y garantía de que se entregan, para ello, una persona
autorizada o el destinatario la han de firmar a la entrega.
Carta urgente. Esta es utilizada para los envíos más urgentes. Llegan a
su destino en un día hábil en el caso de España y tres si es a Europa.
Siempre se entregan en el domicilio del destinatario y tiene la
posibilidad de acreditar su recepción.

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Notificaciones administrativas. Es un servicio indicado únicamente para

entidades administrativas y judiciales que quieran tener constancia de que se
realizados la entrega de sus comunicaciones de carácter legal. Van
certificadas y se realizan hasta dos intentos de entrega en el domicilio.

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2. Producidos por los administrados: denuncia,

petición, escrito, etc.

Denuncia

Una denuncia es un documento en el que se informa a la autoridad

competente de la comisión de un delito o de una falta.

Tiene como efecto principal, movilizar al órgano competente, con la intención

de que éste inicie las investigaciones preliminares que constaten la
realización de un hecho ilícito y a su presunto autor.

El artículo 114 de la Ley General Tributaria expone que mediante la denuncia

pública se podrán poner en conocimiento de la Administración tributaria
hechos o situaciones que puedan ser constitutivos de infracciones tributarias
o tener trascendencia para la aplicación de los tributos. La denuncia pública
es independiente del deber de colaborar con la Administración tributaria
regulado en los artículos 93 y 94 de presente ley.

Emisión de la denuncia

Una vez que la denuncia se recibe, ésta se emite al órgano competente. de

esta manera se realizan las actuaciones pertinentes. El órgano competente
puede acordar el archivo de la denuncia siempre que se considere infundada,
o cuando no se concreten o identifiquen los hechos o las personas
denunciadas.

Una vez presentada la denuncia pública, se pueden hincar las actuaciones que
procedan, siempre y cuando existan indicios suficientes que verifiquen los
hechos imputados.

En ningún caso se considera al denunciante interesado en las actuaciones

administrativas que se inicien como consecuencia de la denuncia. Tampoco se
le informará del resultado de las mismas, ni estará legitimado para la
interposición de recursos o reclamaciones en relación con los resultados de
dichas actuaciones.

La denuncia pública tributaria se estructura en tres partes: los datos del

denunciado, los datos de la denuncia y los datos del denunciante.

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Datos del enunciado

En este apartado debe reflejarse el nombre o la razón social, la dirección, la

actividad/profesión y el DNI / NIF del denunciado.

Datos de la denuncia

Debe contar con el impuesto/s motivo de la denuncia, la descripción de los

hechos y la aportación de pruebas, presentando la opción de incluir anexos
ampliatorios o documentos anexos.

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Datos del denunciante

Aquí deben rellenarse el nombre, dirección, DNI / NIF del denunciante.

Indicaciones a seguir para la cumplimentación de la denuncia

A la hora de rellenar la denuncia pública deben tenerse en cuenta una serie

de indicaciones. Éstas son las siguientes:

Consigne en el caso del denunciado:

Si es una persona física, debe indicarse el nombre, los dos

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apellidos, y si se conoce, el DNI.

Si es una sociedad, el nombre completo y si se conoce, el NIF.
Explicación de lo que hace y cómo lo hace, utilizando hojas anexas si
fuera necesario. Si se tienen pruebas documentales, es recomendable
incluir fotocopias de las mismas, relacionando los documentos que se
aportan.
Consignar en el caso del denunciante, el nombre y los dos apellidos de
la persona que presenta la denuncia.

Lugar y forma de presentación de la denuncia

La denuncia se puede presentar en la Delegación o en la Administración de la

Agencia Estatal Tributaria más cercana al domicilio del denunciante, y en
general, en cualquier oficina de la Agencia Tributaria.

A la hora de presentarla, el denunciante puede dirigirse de manera personal a

los lugares señalados, o también a través de la página Web de la Agencia
Tributaria Estatal, siguiendo el procedimiento establecido a través del Modelo
de denuncia, o de manera on-line, a través de la Presentación de Denuncias
Tributarias.

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Petición

La petición, encuadrada dentro de las comunicaciones internas de la empresa,

obedece al modelo de impreso utilizado por el personal para realizar
determinadas peticiones formuladas a superiores.

Este documento se utiliza por diversos motivos:

Petición de un periodo vacacional.

Cambio de destino en el puesto de trabajo.
Demanda de la expedición de un certificado emitido por la empresa.
Etc.

No existe un modelo predefinido o establecido para este singular tipo de

solicitudes, por lo que cada empresa diseñará un modelo adecuándolo a sus
necesidades organizativas, siendo el más idóneo aquél que cubra un amplio
espectro de peticiones.

Independientemente del fondo y forma de este documento, necesariamente

han de figurar la fecha y la firma del solicitante

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3. Documentos comunes: actas, certificaciones,

etc.

Certificaciones

El certificado es un documento que constatan acciones administrativas, con la

finalidad de obtener resultados determinados en procesos administrativos y/o
empresariales.

El certificado es una figura documental que habitualmente se realiza por

petición de la persona u organismo a quien va dirigido, con la intención de
recibir constancia oficial y cierta de un determinado hecho. Ha de ser
validado por una persona que acredite dentro del organismo emisor la
competencia y autoridad necesaria para garantizar la certeza de lo que se
expresa en el documento.

Se consideran también certificados a los documentos acreditativos de

acuerdos tomados o cualquier otra circunstancia oficial, que realice el
secretario de una institución, órgano colegiado o administración.

El certificado puede ser de carácter público, como por ejemplo el del

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matrimonio, domicilio, nacimiento, etc., o también puede ser privado como

son los certificados de enfermedad suscritos por los médicos y los del trabajo
que suelen ser realizados por los empleadores a petición de los empleados.

Contiene una serie de circunstancias personales y/o profesionales de un

individuo determinado que otro debe verificar con su firma. También puede
especificar cuestiones relacionadas con los aspectos administrativos y
comerciales de la empresa.

Generalmente van en papel con el membrete de la oficina o centro de trabajo

del que se trate y en él deben constar los siguientes datos:

Nombre, apellidos y cargo de la persona que ha de firmar la

certificación.
Contiene todos los puntos que han de ser certificados acerca del
individuo que solicita la certificación.
Lugar y fecha de expedición con todas las letras.
Rúbrica de la persona detallada en la cabecera.

Un ejemplo de certificación podría ser el siguiente:

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Actas

El acta es un documento escrito, donde consta la síntesis o el resumen de los

asuntos tratados y las decisiones adoptadas por un órgano colegiado en una
entidad.

El documento debe de cumplir unos requisitos mínimos de la ley para la

existencia de validez y eficacia de las decisiones. Estos requisitos generales
son:

Nombre y NIT (Número de Identificación Tributaria) de la empresa a la

cual pertenece.
Número del acta: las actas deben llevar una numeración cronológica. Si
se lleva en un solo libro de actas del máximo órgano (asamblea) y del
órgano de administración (junta directiva) el consecutivo debe ser
independiente para cada órgano.
El órgano que se reúne: asamblea de accionistas, junta de socios,
consejo de administración, etc.
Clase de la reunión: si es ordinaria, extraordinaria, universal, de
derecho propio, no presencial, etc.
Ciudad donde se desarrolló la reunión: son ineficaces las decisiones
adoptadas en reuniones desarrolladas por fuera del domicilio de la
sociedad, excepto las reuniones universales.
El lugar, la fecha y la hora de la reunión.
Quién convocó la reunión y en calidad de qué: el medio utilizado para
convocar la reunión y la finalidad de antelación de la misma o la fecha
en la que se convocó. Son ineficaces las decisiones tomadas en
reuniones en las que no se cumplieron las condiciones establecidas en
los estatutos o la ley para la convocatoria, salvo en las reuniones
universales.

Éste tipo de documentos no tiene una forma homogénea, pues depende del
grupo que la realice o de lo que trate la reunión ésta puede variar
considerablemente. En cualquier caso, las actas vienen recogidas en el
artículo 27 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas, en
la que dice que: cada sesión se levantará por el secretario, que especificará
los asistentes, el orden del día, las circunstancias de tiempo y lugar que se
han dado, los puntos principales de las deliberaciones, así como el contenido
de los acuerdos adoptados.

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Las actas quedarán inscritas en el libro de actas ; libro que debe ir

diligenciado, es decir, las hojas deberán ir numeradas correlativamente.

El acta se divide en las siguientes partes:

Inicio. Consta de tres bloques:

El primero comienza citando la localidad donde se celebra la
reunión, la fecha, la hora y el lugar (sala e conferencias, auditorio,
sala de cine...), y el nombre de la sociedad, organización o
fundación que se reúne.
En un segundo bloque se relacionan los asistentes y ausentes, si
hubiese, indicando su cargo dentro de la organización a la que
representan. Se comienza por el cargo de mayor responsabilidad
para ir decreciendo en orden jerárquico. Cuando la redacción se
hace de forma manuscrita, la relación de los asistentes y ausentes
figura en el margen izquierdo, separada del cuerpo del acta por
una línea divisoria siguiendo la costumbre mercantil. Ahora bien,
si se confecciona este documento utilizando un medio informático,
esa distribución varía, ya que la relación de asistentes y ausentes
pasa a formar parte del propio cuerpo del acta. El resto sigue la
distribución normal.
A continuación, y ya dentro del tercer bloque, figura el Orden del
día, que es la relación ordenada de los temas que se van a tratar o
deliberar y fiel reflejo del que aparece en la convocatoria de la
reunión que origina el acta. Los temas que se tratan están
colocados en orden, de mayor a menor importancia.
Contenido. En este apartado se recogerán de forma ordenada las
deliberaciones que afectan a los temas tratados, así como las de los
acuerdos tomados; en definitiva, refleja el desarrollo de la reunión.
Final. Este último apartado comienza con la siguiente frase: «No
habiendo más asuntos que tratar se levanta la sesión a las horas
minutos horas del día de la fecha». A continuación, figurarán las
antefirmas y firmas del secretario, o bien la del cargo que convoca la
reunión, así como las de los demás cargos directivos. Si la organización
o empresa contemplase la figura del presidente en sus estatutos, éste
dará el visto bueno (Vº Bº) al acta con su firma, que, por regla general,
estampará al margen izquierdo.

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Recuerda

El acta es un documento escrito, donde consta la síntesis o el

resumen de los asuntos tratados y las decisiones adoptadas por un
órgano colegiado en una entidad.
El certificado es un documento que constatan acciones
administrativas, con la finalidad de obtener resultados
determinados en procesos administrativos y/o empresariales.
La petición, encuadrada dentro de las comunicaciones internas de
la empresa, obedece al modelo de impreso utilizado por el
personal para realizar determinadas peticiones formuladas a
superiores.
Una denuncia es un documento en el que se informa a la
autoridad competente de la comisión de un delito o de una falta.
El informe es un documento elaborado a partir de una colección
de datos concretos, que tiene como objetivo notificar una
información sobre algún asunto específico.

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