Procedimiento Mermas-Ajustes-Conversiones Act Feb 17

MANUAL DE NUMERO : 1
REVISION : 1
PROCEDIMIENTOS PAGINA : 1 DE 3
Procedimiento para Control de Mermas de Tienda y envió a Cedis

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Alcance
Este procedimiento aplica para todas las sucursales del grupo veana.
Objetivo
Asegurar un correcto control de las mermas que se generan en los puntos de venta y establecer un
procedimiento claro, con el cual se logre identificar aquella por la que se pueda tener un costo de
recuperación, evitar malos manejos y desviaciones de inventario.
Responsabilidad
Jefe de área y/o Almacenista.- Contar con un lugar bien definido y así concentrar y controlar la mercancía
que se esté contemplando como merma e identificarlas, revisar que en verdad cuenten con defectos que
impidan su desplazamiento en el piso de ventas, llenar documento, firmarlo y enviar los artículos
mermados al CEDIS Puebla. (Previa autorización de Jefe de Tienda y Regional)
Jefe de Tienda o Supervisor Administrativo.- Revisa los artículos mermados para dar fe de que están en mal
estado, al ir revisando los artículos mermados identificara en el reporte de MR tienda con la palabra
SALDOS la mercancía que aun pudiera ser vendida a menor precio, la que esté completamente inservible
que sea de material plástico o cristal se coloca un “R” en seña que se enviara para reciclado (se tritura hasta
que autorice el regional) y se coloca una “B” a la melamina y loza en señal de que es basura, al término de la
revisión firmara dando su Vo Bo para que se proceda a enviar al CEDIS, después de esto deberá hacer la
afectación al sistema como salida por merma de sucursal o calidad si correspondiera, deberá firmar y
resguardar el documento de respaldo en recopilador (mermas de sucursal).
Al enviarse al CEDIS, a esta mercancía se le deberá de dar el trato correcto como toda devolución, bien
empaquetados (emplayado cuando sea merma en volumen) y sin riesgo de que se provoque mayor
problema con estos artículos, esta debe ir acompañada de la copia donde el jefe de sucursal autorizo el
envió.
Auditoría de inventarios En cada visita que realice a CEDIS solicita los documentos de lo que se recibe de las
tiendas en el departamento de garantías y mermas (formato de salidas por mermas y ajuste en MR
tienda), hace la supervisión y validación de esta mercancía, verificando la forma y/o procedencia de los
artículos mermados (Merma de Calidad, y merma de operación). En caso de encontrar algún artículo en
buen estado en la revisión, debe informar al Gerente regional de la tienda para que informe a la sucursal
que debe pagar el monto de lo que se dio de baja erróneamente.
Nota Importante. Queda estrictamente prohibido acumular mermas por cualquier índole, en cada visita
del Regional, se tendrá que revisar y dar la autorización para su seguimiento y culminación en el proceso.
Todas las tiendas deberán llevar un recopilador que contenga lo siguiente:
 Política de mermas al principio

 Hoja de registro manual de mermas
 Hoja de ajuste en mr tienda (entrada o salida según sea el caso)
 Copia de validación del jefe de tienda con firma.
 Este recopilador se resguarda hasta el inventario general.
Tipos de merma
1.1. Merma por calidad: Se le llama merma por calidad cuando los artículos presenten defectos de
fabrica que impidan su venta, por ejemplo: Tarros de loza mal acabados, vasos con rebabas,
herméticos que no sellan, etc.
1.2. Mema en tránsito: Se le llama merma en tránsito a los artículos que se detectan al momento del
recibo en tienda. (Ejemplo: rayones, golpes, roturas) se realiza la salida por merma en tránsito y se
regresa la mercancía a Cedis junto con el documento de sistema firmado por el jefe de tienda y/o
supervisor administrativo ya sea en el momento del recibo o máximo a la siguiente descarga.
1.3. Merma de sucursal.- Son los daños ocasionados por la operación normal de tienda o accidentes de
clientes.
Procedimiento
1. Jefe de tienda, administrativo, jefes de área y almacén deben garantizar que no haya mercancía no apta
para la venta en pisos de venta ni almacenes.
2. EL personal de cada área procederá a relacionar en formato establecido el o los artículos mermados
con clave, descripción y número de piezas, anotando en el renglón inmediato al registro la justificación
de esta.
3. Llevar dos formatos por día uno para merma de calidad y otro para merma de sucursal.
4. El Jefe de almacén o jefe de área lo volverá a checar para validar si procede a ser merma y de no ser así,
se regresara a piso de ventas de manera inmediata. caso contrario, se colocara en el lugar previamente
definido para las mermas.
5. En formaciones como baterías, Juegos, Vajillas, etc. de cualquier tipo de material se pueden dar dos
casos.
5.1 Caso 1 se revisa si tienen desempaque, y si fuera así, se realiza desempaque dando de baja solo la pieza
dañada para que el resto sea vendida individualmente.
5.2 En caso de que se detecte que contamos con la pieza dañada en venta individual, se tomara, se
completara el juego y se procede con la baja por merma solo del articulo con el que se completo.
6. El Jefe de Almacén o jefe de área entregara los formatos a la jefatura de la tienda para dar de baja en
sistema MR tienda estos artículos.
7. La jefatura de tienda realiza el ajuste al sistema e imprime en duplicado los documentos para envio a
CEDIS y l archivara una copia para la supervisión del Regional.
8. El jefe de área o almacén una vez confirmado la afectación al sistema procederá a identificar los
paquetes con la fecha de baja y resguardarlo en el lugar asignado.
9. En caso de electrodomésticos, aplica la merma solo cuando al mostrar el artículo este presente alguna
rotura.
En el caso de Defectos de fabricación y Cambios por Garantía a clientes seguir la política que
corresponde.
10. La autorización del envió de estas mermas solo la puede dar el gerente regional en sus visitas y ya
revisadas se divide su envió entre tres conceptos que se identifican a continuación.
10.1 La merma de cristal se debe enviar triturada y en cajas cuidando que no haya riesgo de accidente, a la
caja se le coloca un papel donde se especifique que es merma de cristal y el nombre de la sucursal.
10.2 La merma de plástico se debe enviar triturada y en cajas, a la caja se le coloca un papel donde se
identifique que es merma de plástico y la sucursal de la cual se envia.
10.3 La merma que se identifico con la palabra SALDOS en el documento, debe enviarse bien identificada
para lo cual se le pega una etiqueta a cada artículo con el nombre de la sucursal y en la (s) cajas (s) colocaran
un papel donde se coloque la palabra saldos y nombre la sucursal que está enviando así como con copia de
los documentos con firma del regional.
11. El área de mermas realizara una validación precisa de lo que está recibiendo y si alguna mercancía no
pasa el control de revisión ya sea por que los desperfectos son mínimos y/o no existen y la mercancía
aun es apta para la venta (es decir, la mercancía está en buen estado), se concentrara con la dirección y
se procederá a descontar al Regional por la mala supervisión de lo que se establece en esta política.
PUNTOS A CONSIDERAR
 Todo artículo que venga en juego o formación en caso de no ser desempacables y solo se merma una
pieza se venderá a precio de mayoreo genérico en tiendas dedicadas mayoreo o mixtas, en el caso de
menudeos negociar máximo el 10% de descuento, esto también aplica para el caso de peltre y aluminio
con defecto o en el caso de artículos sin tapa.
 En caso de que en las supervisiones de sucursales el gerente regional detecte incumplimiento a la
política tanto jefe de tienda o supervisor administrativo se hará acreedor a una sanción, esta será
consensada con gerencia comercial y dirección operativa.
Todas las instrucciones con respecto esta política o fuera de ella únicamente serán autorizadas por el
gerente comercial.

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