Pr-Ac-01 Control de Documentos
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PR-AC-01
PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE Emisión: 09-SEP-15
GESTIÓN DE INOCUIDAD Y CALIDAD
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1. OBJETIVO.
Definir la metodología para definir los lineamientos para llevar acabo el control de los
documentos del Sistema de Gestión de la Inocuidad y Calidad así como aquellos
documentos de origen externos aplicables.
2. ALCANCE.
Aplica para todos los documentos que componen el Sistema de Gestión de Inocuidad y
Calidad (manuales, procedimientos e instructivos), así como normas, regulaciones y
especificaciones de origen externo que apliquen a la organización.
3. DEFINICIONES.
3.1 Sistema de Gestión de Inocuidad y Calidad: Sistema de gestión para dirigir y
controlar una organización con respecto a la Inocuidad.
3.2 Manual de Inocuidad y Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de
Inocuidad de una organización.
3.3 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
3.4. Instructivo. Documento que sirve como guía para ejecutar una actividad u operación
particular del conjunto de actividades que conforman el procedimiento.
3.5 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades desempeñadas.
3.6 Lista Maestra: Registro que contiene el listado de los registros de la organización y que
están relacionados directamente con el Sistema de Gestión de Inocuidad.
3.7 Copia controlada: Son aquellos documentos que deben ser controlados, mediante una
lista maestra, con el fin de identificar cualquier cambio así como a los usuarios o áreas a
los que fueron asignados.
NOTA: Queda prohibido escribir, tachar o hacer correcciones en las copias controladas por
ser documentos normativos para las áreas asignadas.
3.8 Copia no Controlada: Para propósitos de propuestas, uso externo por el cliente, u
otras distribuciones de documentos del SGIC, donde el control de cambios no es
pretendido, tales como documentos distribuidos deben ser claramente identificados.
3.9 Documento obsoleto: Documento que ya no está vigente (en desuso).
3.10 Documento: Información y su medio de soporte.
3.11 SGIC: Sistema de Gestión de Inocuidad y Calidad.
REQUISITOS.
4.1 Mantener actualizada la Lista maestra de control de documentos RG-SG-02.
4.2 Los documentos deben ser revisados y aprobados por el personal autorizado para su
adecuación antes de su emisión.
4.3 Los cambios a los documentos deben ser revisados y aprobados conforme lo detalla el
instructivo Elaboración de documentos IT-SG-01 detallado en el apartado “Matriz de
responsabilidades”.
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5. RESPONSABILIDADES.
PUESTO RESPONSABILIDADES
Director
Autorización del presente procedimiento.
General
Director de
La revisión y Vo. Bo. del presente procedimiento.
Planta
6. DESARROLLO.
6.1 EMISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS.
6.1.1 Debe identificar la necesidad de crear y emitir un nuevo documento basándose en las
necesidades de la organización.
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6.1.2 Cuando requiera modificar un documento del SGIC, debe solicitarlo a través de una
Solicitud de cambio a la documentación RG-SG-08, la cual debe ser entregada al Gerente
de aseguramiento de inocuidad y calidad.
6.1.3 Debe revisar la solicitud recibida así como los documentos que se quieran cambiar,
adecuar o crear. En caso de ser necesario consulta a los responsables de las áreas
involucradas respecto al cambio y la forma de planificarlo.
6.1.5 Coordina los cambios y se asegura que una vez realizados los cambios se detalle una
breve descripción del cambio en la sección “Historial de cambios” del documento.
6.1.6 Cuando se detecte la necesidad de crear una nueva documentación, debe informar al
responsable de crearlo, además debe el código asignado y los debe registrar en la Lista
maestra de control de documentos RG-SG-02. Dicha lista debe ser actualizada siempre que
sea crea o modifica cualquier documento del SGIC.
6.1.7 Una vez realizadas las adecuaciones, modificaciones y/o documentos nuevos, debe
entregar a los responsables de su revisión y autorización conforme al instructivo de
Elaboración de documentos IT-SG-01, para poder realizar la difusión e implementación de
los mismos en su nueva versión con los involucrados a los que aplica el documento.
6.1.8 Debe distribuir, en forma controlada, los documentos del SGIC a los usuarios que les
aplique siempre una vez autorizados, debe realizar las copias necesarias para ser
distribuidas y debe documentar a los responsable, que serán de alcance las distribución,
en la Lista maestra de distribución de documentos RG-SG-05.
6.2.1 Debe elaborar y mantener actualizada la Lista maestra de control de documentos RG-
SG-02 y Lista maestra de distribución de documentos RG-SG-05 para asegurar que los
documentos que se distribuyen sean asignados a las personas que los utilizan y se
encuentren disponibles en los lugares donde son efectuadas las actividades que allí se
describen.
NOTA: Los documentos pueden ser mantenidos en medio impreso o medio electrónico.
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NOTA: Los documentos externos pueden ser mantenidos en medio impreso o medio
electrónico.
6.3.1 Las copias controladas las identifica en el pie de página descrito en el instructivo de
Elaboración de documentos IT-SG-01, al cual le debe escribir el número de copia asignado
al receptor, de acuerdo a la Lista maestra de distribución de documentos RG-SG-05. Esta
identificación se debe registrar en el pie de página y en todas las páginas del documento,
manual e instructivo.
NOTA: Todas las copias controladas del SGIC, excluyendo los formatos de registro, no
pueden ser transferidos, ni alteradas, con el objeto de evitar la utilización de información no
autorizada u obsoleta.
6.3.2 Las copias controladas de documentos externos las debe identificar con el sello
“Copia Controlada”, la cual debe escribir el número de copia asignado al receptor del
documento en la primera página del documento.
NOTA: La fecha de implementación del documento no deben ser mayores a 10 días hábiles
después de su autorización.
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NOTA 2: Todos los puestos declarados en Organigrama, los clientes podrán tener acceso,
con el visto bueno del Director General, a la información del SGIC, solamente como revisión,
siempre y cuando no cuenten con copia controlada del documento requerido.
6.5.1 Cuando haya solicitud de documentación del SGIC por un agente externo a Las
Mezcas S.A. de C.V. debe pedir al Director General la autorización para hacer la distribución
de copias no controladas de los documentos internos a clientes, empresas, filiales y otras
entidades que lo soliciten por escrito.
NOTA: Las copias no controladas implican que el usuario designado no reciba las
actualizaciones posteriores del documento, ya que son solamente de carácter informativo
y no son aplicables para controlar.
6.5.2 Las copias no controladas de documentos del SGIC las debe identificar con el sello
“Copia No Controlada”, antes de su entrega al agente externo que la solicite.
6.6.1 Debe retirar y destruir las copias de la información obsoleta reemplazada, además
debe conservar el original en físico y electrónico de la información con fines legales y de
preservación de la historia del SGIC.
Las copias físicas las debe marcar con el sello “Obsoleto” y almacenarla en la carpeta física
y electrónica de Obsoletos. Lo anterior para evitar su uso no intencionado.
NOTA 1: Toda información que forma parte del SGIC que se haya vuelto obsoleta debe ser
almacenada en la carpeta física y electrónica de Obsoletos.
NOTA 2: Los documentos de carácter legal son retenidos como mínimo 5 años o los que la
ley disponga. Cuando sufran algún tipo de modificación serán reemplazados
inmediatamente por el documento vigente o equivalente. Esta responsabilidad recae
totalmente en el usuario que mantiene su control.
En discos CD o DVD, con una etiqueta que contenga la leyenda “Copia Controlada”.
Dispositivos USB, con una etiqueta que contenga la leyenda “Copia Controlada”.
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6.7.2 Debe guardar los archivos en medio electrónicos, para facilitar su identificación y
control.
Manual HACCP.
Política.
Plan HACCP.
Procedimientos Generales.
Control de Documentos.
Control de Registros.
Acciones Correctivas y Preventivas.
Control de Producto No inocuo.
Auditorías Internas.
Auditorias de Certificación.
Procedimientos.
Calidad.
Compras.
Almacén
Mantenimiento.
Producción.
Recursos Humanos.
Ventas.
Obsoletos
6.7.3 Para propósitos de control la parte del Sistema de Gestión de Inocuidad debe
resguardarlos en el disco duro de la computadora asignada, también la información es
respaldada, para su conservación, en un dispositivo USB con la etiqueta
“SGIC ”
NOTA: Toda la información del SGIC en medio electrónico es considerada como original y
es controlada de la misma manera.
6.8 REVISIONES
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6.8.1 Las revisiones a la documentación del SGIC las debe realizar como mínimo
anualmente, a menos que los requisitos contractuales con los clientes especifiquen otra
frecuencia de revisión.
6.8.2 Si al final del período de revisión el documento continúa siendo válido y no sufrió
modificaciones, se ratificará, por lo cual se actualizara la Lista maestra de control de
documentos RG-SG-02 y se anotara que el documento fue revisado y ratificado por lo cual
este no cambiará el nivel de revisión al consecutivo siguiente.
6.8.3 La descripción de los cambios realizados a los documentos del SGIC debe registrar
en primera instancia en la Solicitud de cambio a la documentación RG-SG-08, así como
para los tres niveles de la documentación (Manual, Procedimientos e instructivos) en la
sección de Historia de Cambios.
NOTA 1: Ningún documento del SGIC puede ser emitido, difundido e implementado sin ser
revisado y autorizado por el responsable del requisito declarado en la Matriz de
Responsabilidades del instructivo de Elaboración de documentos IT-SG-01.
6.9.1 Debe revisar que la codificación tanto de los Manuales, Procedimientos e Instructivos
se lleve conforme lo descrito a continuación:
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XX-YY-ZZ
Donde XX Descripción
MA Manual
PR Procedimiento
IT Instructivo
RG Formato
Donde YY Descripción
MN Mantenimiento
PR Producción
VE Ventas
AC Aseguramiento de calidad
CO Compras
DG Dirección general
LO Logística
AL Almacén
Donde ZZ Descripción
Número consecutivo del documento con respecto a su
área
6.9.2 Con la finalidad de resaltar algún párrafo y/o sección de los documentos del SGIC se
puede utilizar cualquier tipo de marca textos siempre y cuando no se agreguen, alteren o
sobrescriban los contenidos del documento.
NOTA: No se debe resaltar ni sobre escribir con lápiz o pluma cualquier parte del
documento.
7. HISTORIA DE CAMBIOS.
N°
Descripción del cambio Fecha Autorizo
Revisión
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8. FORMATOS.
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Sello “obsoleto”.
9. REFERENCIAS.
Elaboración de documentos IT-SG-01.
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