Planeación de la Auditoria Administrativa

Laura Vanessa Ortiz Caballero

Jennifer Viviana Gutierrez Rodriguez

Lina Natalia olivares Correa

David Enrique Zapata Castrillon

Fundación Universitaria Del Areandina

Administración de Empresas

Bogotá D.C

2020
Introducción

En el siguiente trabajo conoceremos los pasos y la información requerida para una auditoría
lo cual permite la identificación de riesgos a que está expuesto una organización, entender la
importancia de una auditoría a tiempo ya sea interna o externa para un mejor desarrollo de la
organización y dar a conocer los puntos a mejorar, los cuales ayuda a recopilar información
de contabilidad, normas, objetivos, procedimientos e información administrativa, actividades,
para ellos daremos a conocer los pasos para la elaboración y realización de una auditoría y el
personal requerido para la misma, para llevar un seguimientos de las irregularidades o puntos
a mejorar, implementar y desarrollar los respectivos controles que ayudará a disminuir los
puntos negativos y tener una mejor veracidad de la información.
 ● Descripción De La Empresa:

Razon Social: INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

Nit: 899999239-2

Dirección Sede - Avenida Carrera 68 # 64c 75 principal

Teléfono: 4377630

Ciudad: Bogotá D.C

¿Qué es el ICBF?

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) es la entidad del Estado colombiano

que trabaja por la prevención y protección integral de la primera infancia, la niñez, la
adolescencia y el bienestar de las familias en Colombia, brindando atención especialmente a
aquellos en condiciones de amenaza, inobservancia o vulneración de sus derechos, llegando a
más de 8 millones de colombianos con sus programas, estrategias y servicios de atención con
33 sedes regionales y 214 centros zonales en todo el país.

Identificación y Naturaleza

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) es un establecimiento público

descentralizado, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio,
creado por la Ley 75 de 1968 y reorganizado conforme a lo dispuesto por la Ley 7 de 1979 y
su Decreto Reglamentario No. 2388 de 1979, que mediante Decreto No. 4156 de 2011 fue
adscrito al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.

Ente rector del Sistema Nacional de Bienestar Familiar

El Sistema Nacional de Bienestar Familiar (SNBF) es el conjunto de agentes, instancias de

coordinación y articulación para dar cumplimiento a la protección integral de los niños, niñas
y adolescentes, y al fortalecimiento familiar en los ámbitos nacional, departamental, distrital
y municipal.

Misión:

Promover el desarrollo y la protección integral de los niños, niñas y adolescentes,

fortaleciendo las capacidades de las familias como entornos protectores y principales agentes
de transformación social.

Visión

Lideramos la construcción de un país en el que los niños, niñas y adolescentes se desarrollen

en condiciones de equidad y libres de violencias

Fuente: https://www.icbf.gov.co/instituto

Gestión Global

Posición Ante La Competencia

Es la única entidad del estado que realiza esta actividad , el Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar es la entidad del estado colombiano que trabaja por la prevención y
protección integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de las
familias en Colombia, brindando atención especialmente a aquellos en condiciones de
amenaza, inobservancia o vulneración de sus derechos, llegando a más de 8 millones de
colombianos con sus programas, estrategias y servicios de atención con 33 sedes regionales y
211 centros zonales en todo el país.

Estructura Organizacional
Fuente: https://www.icbf.gov.co/estructura-organica-icbf

Responsabilidad Social

1. COMPONENTE AMBIENTAL

El concesionario es responsable de realizar las acciones adecuadas para prevenir, minimizar y

mitigar los impactos ambientales negativos que puedan generar la producción y distribución
de alimentos de alto valor nutricional. El Concesionario se compromete presentar al ICBF un
plan de manejo ambiental para cada una de las plantas de producción y un plan de manejo
ambiental para el proceso de distribución y logística. Estos planes deberán ser entregados por
el concesionario dentro de los 3 meses siguientes a la firma del acta de inicio del contrato. Es
responsabilidad del concesionario la implementación de los planes de manejo ambiental y el
fortalecimiento de la cultura ambiental de sus dependientes y de todos los participantes en el
proceso, para lo cual realizará las actividades de educación ambiental que considere
adecuadas. En los informes que presente el concesionario durante los comités técnicos del
Contrato de Concesión e interventoría deberá siempre incluir lo relacionado con el avance de
la implementación de los planes de manejo ambiental y en general con los aspectos
ambientales del proyecto.

2. MATERIAL EDUCATIVO

El concesionario deberá transportar y distribuir el material educativo relacionado con

alimentos de alto valor nutricional de conformidad con las instrucciones del ICBF hasta los
puntos de entrega primario. El material educativo se presenta como estrategia de difusión y
comunicación hacia los Puntos de distribución, Unidades Ejecutoras y beneficiarios
promoviendo el acercamiento al proceso y la participación de los diferentes actores que
intervienen en la ejecución del mismo.

PROCESO FINANCIERO

Cómo se controlan los recursos:

ICBF por ser una institución gubernamental controlan sus recursos mediante rendición
pública de cuentas y las mesas públicas decretado bajo “La constitución Política de 1991 en
el ARTÍCULO 343, afirma que la entidad nacional de planeación que señale la ley, tendrá a
su cargo el diseño y la organización de los sistemas de evaluación de gestión y resultados de
la administración pública, tanto en lo relacionado con políticas como con proyectos de
inversión, en las condiciones que ella determine. La constitución Política de 1991 en el
ARTÍCULO 343, afirma que la entidad nacional de planeación que señale la ley tendrá a su
cargo el diseño y la organización de los sistemas de evaluación de gestión y resultados de la
administración pública, tanto en lo relacionado con políticas como con proyectos de
inversión, en las condiciones que ella determine.

La política de evaluación servirá de apoyo a la Dirección General del ICBF a los Directores
Regionales a los Coordinadores Zonales y Servidores Públicos para la toma de decisiones
sobre asignación de recursos, definición y ajuste de políticas y programas y servicios que
beneficien a la niñez, la adolescencia y la familia en Colombia. En ese sentido para el
próximo cuatrienio en el ICBF, todo proceso de seguimiento y evaluación que se implante,
debe estar en concordancia con la visión de la planeación estratégica institucional, el marco
del sistema de gestión de la calidad y será aprobado por la Dirección de Planeación, la
Subdirección de Monitoreo y Evaluación y la Subdirección de Mejoramiento Organizacional
y su funcionamiento y mejora serán supervisados por esta misma Dirección y contarán con el
apoyo de la Dirección del SNBF, la dirección de atención al ciudadano, la oficina de
comunicaciones, las áreas misionales y las demás de apoyo.

Este proceso contará con apoyos logísticos y financieros, los cuales permitirán priorizar,
focalizar y sustentar los gastos que garanticen el buen funcionamiento de este proceso,
además de los programas y servicios en beneficio de la niñez, la adolescencia y la familia
sujetos de atención misional del ICBF, garantizando calidad, idoneidad, eficiencia y
efectividad en la gestión en los diferentes niveles del ICBF.

Diagrama de Etapas de Rendición de Cuentas

Fuente:
https://www.icbf.gov.co/sites/default/files/g1.p2.ms_guia_para_la_rendicion_publica_de
_cuentas_en_el_icbf_v2_0.pdf, Tomado de la página 27

Presupuesto
Fuente: https://www.icbf.gov.co/transparencia/presupuesto/general
Fuente:

https://www.icbf.gov.co/sites/default/files/mapa_estrategico_2019-2022_3.pdf
Proyectos de inversión

Los proyectos de inversión del ICBF se constituyen en la base fundamental de la inversión

social, donde se establecen los objetivos a desarrollar en el corto y mediano plazo para
solucionar una problemática identificada, allí se programan los recursos que hacen parte de
los presupuestos públicos, se ejecutan las actividades contenidas en estos y se les hace el
seguimiento continuo para un control efectivo de la ejecución de los mismos.

Los proyectos de inversión se especifican en el siguiente link el cual detalla el propósito y la

inversión https://www.icbf.gov.co/transparencia/planeacion/proyectos-de-inversion

Gestión Financiera

Liderar el manejo eficiente de los recursos financieros, el seguimiento y control del recaudo,
presupuesto, tesorería y contabilidad.

Fuente:https://www.icbf.gov.co/apoyo/gestion-financiera

Mapa de Procesos

Fuente: https://www.icbf.gov.co/instituto/sistema-integrado-gestion/procesos
Fuente: https://www.icbf.gov.co/rendicion-de-cuentas-icbf
Publicidad

Programas, estrategias, servicios y modalidades de prevención, promoción y protección para

la atención de niños, niñas, adolescentes y sus familias.
 Publicaciones de Interés

Derechos y Responsabilidades Familias y Comunidades

Derechos y Responsabilidades Generaciones con Bienestar

Derechos y Responsabilidades Niñez y Adolescencia AMAS

Derechos y Responsabilidades Niñez y Adolescencia Derechos

Sexuales

Derechos y Responsabilidades Niñez y Adolescencia Entornos

Protectores
 Derechos y Responsabilidades Nutrición

Derechos y Responsabilidades Protección

Derechos y Responsabilidades Primera Infancia, Modalidad

Comunitaria

Derechos y Responsabilidades Primera Infancia, Modalidad Familiar

Derechos y Responsabilidades Primera Infancia, Modalidad

Institucional

Derechos y Responsabilidades Primera Infancia, Modalidad Propia e

Intercultural
 Derechos y Responsabilidades Primera Infancia

Fuente: https://www.icbf.gov.co/bienestar

Talento humano

Contratación: Contiene la información relacionada con los procesos contractuales que

adelanta la entidad contemplados en la Ley 1712 de 2014.Mayor información en la línea
gratuita nacional ICBF: 01 8000 91 80 80.
Fuente: https://www.icbf.gov.co/transparencia/contratacion

PUNTO 3

Objetivo del trabajo de auditoria Administrativa

La auditoria administrativa busca día a día encontrar falencias y oportunidades en cada uno
de las entidades donde es aplicada, esto para hacer las respectivas soluciones y correcciones,
donde sea el caso.

dentro de sus objetivos más relevantes encontramos los siguientes:

● optimizar cada uno de los recursos de la compañía, hacer buenas inversiones y una
excelente administración de ellos.
● evalúa el servicio y satisfacción de cada uno de los clientes de la compañía, con
respecto al producto o servicio brindado.
● ayuda a hacer una buena administración y equidad de los tiempos, haciendo que estos
sean más eficientes
● evalúa las divisiones y funciones de cada una de las áreas de la empresa, logrando
mejor efectividad, más tareas en menos tiempo.

en el ICBF, tiene como objetivo una revisión cuidadosa, sistemática e independiente de cada
uno de las actividades realizadas en el centro, determinar si se ajusta a los planes establecidos
, y si se están aplicando para alcanzar cada uno de los objetivos de la institución.

esta auditoría busca evaluar el desempeño de cada una de las funciones gerenciales
planeación, organización y control.
Conocimiento del cliente

Actividad económica: La actividad económica por la cual se rige el bienestar familiar según
el CIIU son varias dependiendo la clasificación que se le brinde al beneficiario

Órganos de dirección y representación legal:

Juliana Pungiluppi Leyva

Planta física del ICBF

Es un servicio en el cual agentes educativos comunitarios, previamente capacitados, se

responsabilizan del cuidado y la atención de grupos de niños y niñas que se encuentran en
condiciones de vulnerabilidad.
Este servicio agrupa dos (2) o más Hogares Comunitarios Familiares, en una misma planta
física, el número de hogares a agrupar dependerá de la infraestructura, previa verificación por
parte del respectivo centro zonal del cumplimiento del estándar

Comercialización

Código del proceso:

P12.SA

Tipo de Proceso SIGE:

Apoyo

Servicios Administrativos
Sección:

Nuevo Modelo de Operación por Procesos

Categoría del archivo:

Procesos

Procedimientos

Documento:

P12.SA Procedimiento Solicitud Avaluos para Actualización Contable o

Comercialización de Bienes v3

Prioridad:

12

Inventario

Código del proceso:

F3.G10.PP

Tipo de Proceso SIGE:

Misionales

Promoción y Prevención

Primera Infancia

Sección:

Nuevo Modelo de Operación por Procesos

Categoría del archivo:

Procesos

Guías

Documento:

F3.G10.PP Formato Inventario de Dotaciones v1

Contenido padre:

Guía Orientadora para la Compra de la Dotación Modalidades de Educación Inicial en

el Marco de una Atención Integral v5
Prioridad:

PROCEDIMIENTOS :

Marcos normativo:

Ley 75 de 1968 : Por la cual se dictan normas sobre filiación y se crea el Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)
Ley 12 de 1991: Por medio de la cual se aprueba la Convención sobre los Derechos del Niño
adoptada por la Asamblea General de las Naciones Unidas, el 20 de noviembre de 1989.

Ley 1098 de 2006 : Mediante la cual se promulga el Código de la Infancia y la Adolescencia

que deroga el Código del Menor. Esta Ley establece en su Artículo 29 el derecho al
desarrollo integral de la primera infancia.

CONPES 109 de 2007 : Mediante el cual materializa el documento ‘Colombia por la Primera
Infancia’ y fija estrategias, metas y recursos al Ministerio de la Protección Social, Ministerio
de Educación y al ICBF, con el fin de garantizar la atención integral a esta población.

Ley 1295 de 2009 : Por la cual se reglamenta la atención de los niños y niñas de la primera
infancia en los sectores 1, 2 y 3 del Sisbén, con la que el Estado plantea contribuir a la
calidad de vida de las madres gestantes y a garantizar los derechos de las niñas y los niños
desde su gestión.

Decreto 0987 de 2012

- Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)
“Cecilia De la Fuente de Lleras” y se determinan las funciones de sus dependencias.

● Artículo 28. Funciones de la Dirección de Primera Infancia.

● Artículo 29. Funciones de la Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la
Primera Infancia.
● Artículo 30. Funciones de la Subdirección de Operación de la Atención a la Primera
Infancia.
PUNTO 4

EQUIPO DE AUDITORÍA

Coordinador General:

Objetivo: Coordinar y ejecutar los diferentes auditorias planificando y examinando las

mismas, llevando un cumplimiento de los procesos de acuerdo a los reglamentos y normas de
la organización tanto como auditorías internas como externas.

Perfil de Coordinador General:

Administrador de empresas con especialización en alta gerencia, trabajo en campo de 10 años

de experiencia cargo de gerente administrativo, diplomados en marketing digital y planeación
estratégica.

Funciones:

· Planifica y Coordina la ejecución de diferentes auditorias.

· Examina las operaciones administrativas y operacionales realizadas

· Supervisa y evalúa las actividades realizadas a cabo por los auditores a su cargo, a
fines de obtener suficientes evidencias para fundamentar razonablemente las observaciones.

· Presenta al supervisor informe de fundamentación de las observaciones formuladas en

cada auditoría practicada, a los fines de su discusión y aprobación.

· Recopila manuales, leyes, reglamentos y demás normativas en cada auditoría.

· Diseña instrumentos de recolección de información, para la ejecución de auditorías.

· Revisa los papeles de trabajo presentados por los auditores ejecutores, en cuanto a las
observaciones que estos emitan como resultados de las auditorías practicadas.

· Realiza seguimiento de acción correctiva a las auditorías.

· Reporta a su supervisor inmediato, cualquier irregularidad detectadas en los procesos.

· Supervisa y controla el personal a su cargo.

· Evalúa el personal a su cargo.

· Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos

por la organización.
· Mantiene en orden equipos y sitio de trabajo

· Reporta cualquier anomalía.

Líderes de áreas de proyecto:

Objetivos: Realizar los análisis necesarios para el desarrollo, implementación y coordinación

del proyecto que se está implementando como también verificar que se cumplan los alcances
determinados.

Perfil del Líder de Proyecto:

Administrador de empresas con diplomado en gestión de proyectos, experiencia de 4 años en

cargo de subgerente de cartera.

Funciones:

· Identificar el número de ciclos y las actividades específicas que deben llevarse a cabo para
generar los documentos de acuerdo a lo señalado en la descripción del proyecto asignado.

· Formular el calendario de trabajo con los tiempos estimados para desarrollar cada actividad,
con fechas de inicio y término

· Coordinar al equipo de trabajo asignando roles y responsabilidades, con base a la

descripción del proyecto asignado.

· Coordinar las pruebas necesarias para verificar que los sistemas desarrollados cumplen los
requisitos y especificaciones de análisis y diseño.

· Supervisar el desarrollo del proyecto asignado, conforme al calendario establecido y, en su

caso, realizar los ajustes necesarios para su cumplimiento.

· Promover y conducir reuniones con el equipo de trabajo y con el cliente para garantizar el
avance del proyecto asignado, así como elaborar las minutas respectivas con los puntos
tratados y los acuerdos concertados.

· Coordinar y supervisar que la documentación de las actividades realizadas en las fases de

requisitos, de análisis y diseño, de construcción y de cierre esté completa y al día.

· Promover y coordinar reuniones con el equipo de trabajo y con los responsables de la

Coordinación del Sistema Institucional de Información para verificar avances y validar la
información.

Analistas de áreas de proyectos:

Objetivos: Promover proyectos para la inversión, contribuyendo a que su formulación se
realice de acuerdo a las normas de un manual de operaciones.

Perfil Analista de Proyectos:

-Administrador de público con 3 años de experiencia en cargo de Asistente administrativo.

-Administrador de empresas con 3 años de experiencia en cargo de analista de crédito.

Funciones:

· Deberá llevar a cabo todas las gestiones necesarias para buscar y promover oportunidades
de nuevos proyectos en producción

· Dar seguimiento al estado actual de los proyectos

· Participar en la elaboración, negaciones y firma de actas de intención y de acuerdo al

proyecto

· Recibir y revisar los documentos presentados para la evaluación del proyecto

· Desarrollar reuniones para convocar y dar informaciones

· Coordinar e implementar las especificaciones técnicas para el logro del proyecto en

producción.

· Participar en la planificación y desarrollo de las actividades para dar soluciones.

Área de intervención:

La auditoría se enfocará en la parte de gestión administrativa y de gestión de talento humano,

gestión global con unos un equipo de trabajo y con funciones acá cargo para llevar a cabo las
siguientes actividades:

●Entrevistas

● Análisis del cumplimiento de manuales de funciones

● Revisión de proceso de contratación de proveedores de acuerdo a manual de funciones

● Revisión de proceso de contratación de talento humano de acuerdo a manual de funciones.

PROCEDIMIENTO PARA RECOLECTAR, EXAMINAR Y ANALIZAR LA
INFORMACIÓN

Reuniones con las áreas encargadas de procesos Misional, Estratégico y de Apoyo.

Solicitar información de las áreas mediante un informe de gestión.

Solicitar hojas de ruta con los soportes requeridos en cada uno de los procesos a Misional,
Estratégico y apoyo.

Reunión con área administrativa y solicitud de informe de gestión.

Reporte de hallazgos encontrados semanales

Elaboración de plan de monitoreo.

Cronograma

Fuente: Propia. Cronograma de Actividades

DIAGRAMA DE FLUJO

REPORTES E INFORMES A PRESENTAR,

cómo se realizarán los seguimientos

● Se inicia con una reunión de apertura donde se indica cómo se va a desarrollar la

auditoría.

● Cada día al finalizar la jornada se realizará una reunión y se entregaran informes

parciales de forma verbal de los avances realizados.

● Al finalizar la auditoría se realizará una reunión de cierre donde se brindaran las

conclusiones, hallazgos y no conformidades identificadas durante la auditoría.
 ● Se indica cuándo se entregará el informe final.

TIEMPO DISPUESTO PARA INFORMAR AVANCES

● La auditoría se realizará con un tiempo de un mes, cada de semana se está auditando

un proceso de la dependencia de Talento Humano.
● El día 01/04/2020 se realizará la reunión de apertura.
● Del día 01/04/2020 al día 03/04/2020 el proceso de entrevistas.
● Del día 04/04/2020 al día 09/04/2020 análisis de los cumplimiento de manuales de
funciones.
● Del día 10/04/2020 al día 15/04/2020 revisión de proceso de contratación de
proveedores de acuerdo a manual de funciones.
● Del día 16/04/2020 al día 19/04/2020 revisión de proceso de contratación de talento
humano de acuerdo a manual de funciones.
● El día 22/04/2020 se realizará la reunión de cierre.
● El día 31/04/2020 se presentará el informe final de la auditoría y las observaciones.
Referencias Bibliográficas

https://www.icbf.gov.co/instituto

https://www.icbf.gov.co/estructura-organica-icbf

https://www.icbf.gov.co/estructura-organica-icbf

https://www.icbf.gov.co/sites/default/files/g1.p2.ms_guia_para_la_rendicion_publica_de_cue
ntas_en_el_icbf_v2_0.pdf, Tomado de la página 27

https://www.icbf.gov.co/sites/default/files/mapa_estrategico_2019-2022_3.pdf

https://www.icbf.gov.co/transparencia/presupuesto/general

https://www.icbf.gov.co/apoyo/gestion-financiera

https://www.icbf.gov.co/instituto/sistema-integrado-gestion/procesos

https://www.icbf.gov.co/rendicion-de-cuentas-icbf

Fuente: https://www.icbf.gov.co/bienestar

https://www.icbf.gov.co/transparencia/contratacion

https://concepto.de/auditoria-administrativa/