Control Interno Drogueria
Control Interno Drogueria
Control Interno Drogueria
Asesor
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Asesor
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Evaluador
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Evaluador
A nuestros padres, por todo su apoyo en nuestra vida profesional para llegar
donde estamos.
A todas las personas y familia que siempre han estado presentes dando su amor y
compartiendo sus conocimientos a fin de lograr nuestros objetivos.
CONTENIDOS TEMÁTICOS
CONTENIDO
RESUMEN ......................................................................................................................................... 7
ABSTRAC .......................................................................................................................................... 8
0. INTRODUCTION ...................................................................................................................... 9
1. PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ............................................... 10
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ......................................................................................... 11
2. JUSTIFICACION..................................................................................................................... 12
3. OBJETIVOS ............................................................................................................................ 13
3.1 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................ 13
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .............................................................................................. 13
4. MARCO TEORICO ................................................................................................................. 13
REFERENTES INVESTIGATIVOS.......................................................................................... 17
5. METODOLOGÍA ..................................................................................................................... 20
5.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACION .................................................................................... 20
5.2 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN Y ANÁLISIS DE LA
INVESTIGACIÓN ....................................................................................................................... 21
INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN .................................................................................. 21
6.1 DESCRIBIR LOS CONTROLES QUE UTILIZA LA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE
MEDICAMENTOS PARA EL DESARROLLO DE SU ACTIVIDAD COMERCIAL. .......... 24
6.1.1 PLANIFICACIÓN DE ALMACÉN ................................................................................... 27
6.1.2 RECEPCIÓN DE PRODUCTO ...................................................................................... 28
6.1.3 ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS ...................................................................... 29
6.1.4 REGISTRO Y CONTROL DE LA CALIDAD DE LOS PRODUCTOS ...................... 30
6.1.5 DESPACHO Y/O ENTREGA DE PRODUCTO A LOS CLIENTES .......................... 30
6.1.6 REPORTES DE ALMACÉN Y MANTENIMIENTO DE ALMACÉN. ......................... 31
6.2 IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
QUE SE IMPLEMENTA EN EL ÁREA DE ALMACÉN DE INSUMOS FARMACÉUTICOS
33
6.3 SISTEMA DE MEJORA DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y
OPERATIVOS DEL ÁREA DE ALMACÉN DE LA EMPRESA OBJETO DE ESTUDIO. 38
8. ANEXOS .................................................................................................................................. 44
8.1 ENCUESTA .......................................................................................................................... 44
TABLA DE ILUSTRACIONES
The main subject of the consulting work is the evaluation of the controls
established in the warehouse area of the company DISTRIMED Ltda., Which is a
fundamental part in the development of the company's economic activities, since it
concentrates on greater percentage of investment of the entity when these are
dedicated to the purchase and sale of merchandise.
The internal control system for inventories of pharmaceutical inputs will be
evaluated with the objective of identifying the weaknesses in the management of
these inventories, and in this way strengthen the internal control procedures of the
area, which can guarantee their good management and thus avoid losses
significant economic
Keywords: internal control, inventories, procedures, risk, weaknesses.
0. INTRODUCTION
4. MARCO TEORICO
Para Villamil (2015), uno de los ciclos más importantes en el sector droguista es el
de inventarios, ya que es uno de los activos en los que se les destina mayor
inversión, a menos que se trate de una empresa de servicios, este mismo autor
afirma:
REFERENTES INVESTIGATIVOS
En una investigación sobre él, “Nivel de importancia del control interno de los
inventarios dentro del marco conceptual de una empresa”, de los autores Ortega,
et at (2017), se identificó, que la empresa que aplique controles internos en sus
operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la
importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles
se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.
Por otro lado, una investigación realizada en Ecuador, denominada, “El inventario
como determinante en la rentabilidad de las distribuidoras farmacéuticas” de los
autores Asencio, et al (2017), concluyen que las principales dificultades para el
control de sus inventarios que tiene esta empresa distribuidora farmacéutica, los
cuales están asociados a la poca organización departamental, carencia de flujo de
procesos y control de los ítems adquiridos para la venta, así como el
incumplimiento por parte del personal encargado para dicho control que permitan
conducir a obtener una mejor rentabilidad empresarial.
INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN
Este método es una herramienta que orienta las mejoras de los estándares de
calidad y proporciona rutas de acción efectivas, para Bestraten, Orriols y
Mata (2004),
6. RESULTADOS
Por otro lado, la visión, en el año 2025, una Empresa con amplio reconocimiento
por la excelencia en la prestación de los servicios de salud y atención a nuestros
usuarios, garantizando la certificación de Calidad, generando la satisfacción total
de nuestros clientes internos y externos, con responsabilidad y rentabilidad social.
DISTRIMED LTDA es una institución privada, que se preocupa por la salud de los
colombianos, distribuyendo productos farmacéuticos, dispensando formulas a
programas de cubrimiento masivo de salud, con cobertura a nivel nacional,
proporcionando satisfacción en nuestros usuarios con oportunidad, calidad y
económica.
Esta descripción del control interno utilizado en Distrimed Ltda., se desarrolló por
medio del análisis documental del manual de procesos, a continuación, se
describen los procedimientos y tareas con las cuales se deberían ejecutar los
procesos dentro del sistema de control interno:
Ilustración 1. MAPA DE PROCESOS. MANUAL DE PROCESO Y PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN DE DISTRIMED LTDA.
Tomado de Mapa de procesos, Manual de proceso y procedimientos del almacén de Distrimed Ltda. 2019
Procesos de Dirección
Procesos de Operación
Procesos de Apoyo
Para la caracterización del sujeto de estudio se toma como base los Procesos de
Operación del manual de procesos en Distrimed Ltda., los cuales comprenden los
siguientes procedimiento o tareas; de los cuales partir del análisis documental se
diseñó una encuesta que se aplicó a los empleados, y se identificaron los
siguientes procedimientos dentro del sistema de control interno evaluando si
estaban siendo ejecutados, luego de la evaluación de los procedimientos en cada
uno de los procesos, arrojando los siguientes aspectos:
PROPÓSITO:
Asegurar que los productos farmacéuticos que se solicitan se han conforme
a las características específicas y cantidades necesarias.
ALCANCE:
Aplica a todo el procedimiento de planeación desde la recepción de
requerimientos hasta los manejos de stock y rotación de productos.
POLITICA:
Para la consolidación de las cantidades a comprar y las especificaciones
del producto se deben basar en un plan de compras
Este procedimiento de la planificación del almacén es medianamente
deficiente ya que parte del personal no conoce que existe un manual que
orienta los procedimientos de la institución. Además, gran parte del
personal más o menos el 70% no conoce quien coordina los procedimientos
dentro del almacén, y los manuales de compras, por ello la planificación es
un proceso que se hace de manera desorientada y no se puede canalizar la
información que los demás miembros del equipo de trabajo tienen por
aportar
PROPÓSITO:
Asegurar que los productos farmacéuticos que ingresen a la bodega o
almacén central cumplan con las características del requerimiento y los
documentos correspondientes.
ALCANCE:
Aplica a todo el personal que opera y los medicamentos y dispositivos que
ingresan al almacén.
POLITICA:
Todos los productos que ingresan a bodega deben ser previamente
inspeccionados.
PROPÓSITO:
Mantener la calidad del medicamento desde su ingreso, permanencia,
hasta su distribución, de modo que llegue al establecimiento en las mejores
condiciones para su venta y dispensación.
ALCANCE:
Aplica a todo el personal que opera y los medicamentos y dispositivos que
ingresan al almacén.
POLITICA:
Controlar y supervisar las condiciones de almacenamiento para asegurar la
calidad de los medicamentos durante su permanencia en la bodega.
PROPÓSITO:
Asegurar conforme a la normatividad establecida el adecuado manejo de
las operaciones de control y aseguramiento de la calidad en la recepción,
almacenamiento y distribución de medicamentos y dispositivos médicos.
ALCANCE:
Aplica a todo el personal que opera y los medicamentos y dispositivos que
ingresan al almacén.
POLITICA:
Dentro de la cadena de procedimientos del almacén se identifican los
puntos de riesgos y controles que se deben cumplir.
El 50% de los encuestados indicando que el inventario o no existe un
inventario unificado lo cual genera disenso sobre la cantidad de
proporciones de los medicamentos insumos que se encuentran al interior
del almacén. El tema de la temperatura la nevera hace parte del proceso de
control de la calidad de los productos, además no se conocen los puntos de
riesgos y controles que se deben cumplir.
PROPÓSITO:
Asegurar una adecuada distribución de los medicamentos y dispositivos
médicos para las divisiones de dispensación y ventas.
ALCANCE:
Aplica a todo el personal que opera y los medicamentos y dispositivos que
ingresan al almacén.
POLITICA:
La distribución de productos farmacéuticos deberá efectuarse bajo el
método PEPS “primero en entrar, primero en salir”.
La distribución se efectúa previa presentación del Formato de requerimiento
de medicamentos.
Los medicamentos seleccionados para despachar serán los próximos a
vencer
En este proceso no se describen ni se reportan fallas respecto a la entrega
y despacho de los medicamentos e insumos a los clientes por parte del
personal encargado y de los empleados de la empresa, esto indica que se
está empleando el método PEPS “primero en entrar, primero en salir”.
PROPÓSITO:
Evidenciar todas las actividades que se realizan en el almacén.
ALCANCE:
Aplica a todo el personal que opera en el almacén.
POLITICA:
Elaborar, archivar y conservar en físico y en el sistema los registros que se
generan en todas las actividades de recepción, almacenamiento,
conservación, control de calidad y despacho de medicamentos y
dispositivos médicos.
En cuanto los procesos de control interno y el 100% es decir 20 de los
encuestados indican que no existe un proceso de verificación interna de la
aplicación de los criterios del manual o de los procedimientos al interior de
la institución. En cuanto a la planificación, reportes y manteniendo del
sistema de control interno, otro dato importante es que el 100% indica que
no se no se realiza un proceso de socialización constante de los manuales
o procedimientos dentro la situación.
En lo que tiene que ver con los procesos de seguimiento socialización y formación
constante acerca de los manuales de control interno de medicamentos, la
empresa no ha realizado periódicamente proceso de socialización y formación en
la aplicación del manual, por lo cual todos los entrevistados dicen desconocer el
manual.
Colombia cuenta con una política de seguridad del paciente en la cual busca
reducir los potenciales riesgos generados en cualquier escala de la atención en
salud, por ello en el decreto 1011 de 2006 emitido por el Ministerio de Salud, se
establece que los prestadores de servicio de salud deben contar con una
Programa de Auditoria para el Mejoramiento Continuo, el cual puede enfocarse en
4 posibles rutas, entre las que se encuentra la gestión del riesgo. Por ello, el
ministerio de salud nacional elabora guías para la seguridad del paciente entre las
que propone la metodología AMFE como una herramienta para gestión del riesgo
y reducir o prevenir posibles fallas durante la cadena de la prestación de servicios
de salud.
a. Determinar los procedimientos o los pasos dentro del proceso del almacén,
estos procedimientos serán descritos en la columna función o componente del
servicio y serán seleccionados de acuerdo a la descripción hecha por los
funcionarios de la institución.
b. Determinar los modos de falla: se describen las fallas que se presentan o se
pueden presentar por la realización o no realización del procedimiento
c. Definir los efectos: se describe cuáles son las consecuencias para la institución
derribados de la ocurrencia de las fallas.
d. Determinar las causas: se seleccionan las causas que originan las fallas. No es
posible determinar sobre los efectos ya que los efectos son una consecuencia y no
una actividad que afecta o condiciones al proceso.
e. Modo de detección: en el modo de detección se describe cual es el mecanismo
para identificar las fallas.
f. Cuantificar gravedad, ocurrencia y detección: se cuantifica de 1 a 5, siendo 1 el
menos impacto, 3 un impacto moderado y 5 un impacto severo la ocurrencia de
esa causa, a partir de los siguientes cuestionamientos ¿Que tan grave es el efecto
producido por esa causa? ¿Qué tan frecuentemente ocurre el efecto generado por
la causa? Y finalmente ¿Que tan frecuentemente se detecta o no se detecta esas
causas?
g. Definición del NPR: el Numero Prioritario de Riesgo es el resultado de la
multiplicación de la ponderación de la gravedad por la ocurrencia, por la detección.
Esta operación permitirá determinar las causas de mayor impacto en la ejecución
del proceso.
Los aspectos en los cuales se encuentran las fallas con las puntuaciones más
altas y que causa la falla hacen referencia a:
Retener
medicamentos
proximos a vencer y
No verificacion de fechas de entregar
desconocer proceso de
vencimeintos de los insumos medicamentos con Observacion 3 3 2 18 Gerencia
almacenamiento
almacenados plazos mas
prolongados, evitendo
venta de los productos
mas antiguos
Ilustración 3 MATRIZ AMFE PROCESOS DE: RECEPCION, ALMACENAMIENTO Y REGISTRO Y CONTROL DE CALIDAD
O
D
G c
e
r u
t
a r
e
FUNCION O COMPONENTE DEL v r NPR
MODO DE FALLO EFECTO CAUSAS METODO DE DETECCION c RESPONSABLE
SERVICIO e e Inicial
c
d n
i
a c
o
d i
n
a
Perdidas economicas Falta de formato de
No documentar reportes de entrega o por doble entrega en registro de entrega y/o Observacion 5 2 2 20 Gerencia
recepcion productos recepcion
Perdidas economicas desconocer proceso de
por no aceptacion de almacenamiento y Observacion 3 5 2 30 Gerencia
Entrega de medicamento en mal estado pedidos dispensario
DESPACHO O
Dovolucion de pedidos
ENTREGA y sobrecos en Falta de formato de
Observacion 3 5 2 30 Gerencia
Entrega de medicamentos en operaciones de solicitud de pedidos
presentaciones equivocadas devolucion
No cumplir con las
Falta de formato de
Entrega de medicamentos en espectativas del Observacion 3 3 2 18 Gerencia
solicitud de pedidos
cantidades equivocadas cliente
Perdidas economicas
No reportes de gastos o salida de Falta de formato de
por doble entrega en Observacion 3 3 2 18 Gerencia
mendicamentos o insumos registro de entrega
productos
REPORTES DE Sobrecos en pedidos no existencia
No contar con inventarios unificado Observacion 2 3 2 12 Gerencia
ALMACEN innecesarios responsable de área
Falta de socializacion
No generacion de
Reportes de fallas o alertas en reporte de fallas o Observacion 3 3 2 18 Gerencia
barreras de defenza
alertas
Falta de socializacion
Ocurencias de eventos
No reporte de daños en reporte de fallas o Observacion 5 2 2 20 Gerencia
adversos
alertas
Daños en los equipos y
Falta de socializacion
No realizacion de mantenimientos sobrecostos en
MANTENIMIENTO preventivos mantenimeintos
en reporte de fallas o Observacion 5 2 2 20 Gerencia
alertas
correctivos
Inoportunidad en Falta de socializacion
No contar con respaldo o soporte
mantenimientos en reporte de fallas o Observacion 3 5 2 30 Gerencia
tecnico
preventivos alertas
CONTROL DE INVENTARIOS
https://www.aiteco.com/diagrama-de-pareto/
Bestran, M; Orriols, R y Mata, C. (2004). NTP 679: Análisis modal de fallos y efectos.
farmacia cruz azul sdo villa florida. Universidad tecnológica equinoccial. Santo
Domingo, Ecuador.
Jimero, J (2013). AMFE: Análisis Modal de Fallos y Efectos – Guía y ejemplos de uso.
analisis-modal-de-fallos-y-efectos/
445-457
Colombia
Colombia
Ortega, M; Padilla, S; Torres, J y Ruz, A. (2017). Nivel de importancia del control
https://explorable.com/es/diseno-de-investigacion-descriptiva
8.1 ENCUESTA
ENCUESTA 1
CONOCIMIENTO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL ALMACEN DE DISTRIMED LTDA
Fecha_________________
Introducción
La presente encuesta se realiza con la finalidad de determinar si las personas que laboran dentro del área de almacén
de la empresa Distrimed Ltda. Conocen y aplican el manual de procesos y procedimientos que competen a su área.
Con la información que se obtenga de esta encuesta, se determinara si es factible sugerir mejoras en la aplicación del
control interno e implementación de los procesos en el área de almacén.
Por favor lea la encuesta y señale con una “x” su respuesta. Si tiene observaciones adicionales por favor diligénciela.
PREGUNTAS SI NO
1. Conoce usted el manual de procesos y procedimientos del almacén de Distrimed
3. Conoce cuales son los criterios de aceptación de medicamentos dentro del almacén
6. Los medicamentos que requieren control de cadena de frio cuentan con un espacio de
almacenamiento de acuerdo con lo exigido en las recomendaciones del fabricante
7. Se establece un control de las neveras de almacenamiento en el cual se registre las condiciones de los
medicamentos
8. Conoce los tipos de temperatura para los medicamentos.
13. Se cuenta con un proceso de verificación o auditoria de la aplicación de los criterios del manual
Observaciones