MANUAL DE CONSERVACIÓN

PREVENTIVA DOCUMENTOS
DE ARCHIVO

Área de seguridad y salud en el

trabajo

Diciembre de 2018 – Versión 1

Objetivo  Biológicos: Interactuando con los factores
anteriores aparecen los agentes biológicos
El presente manual establece las pautas para la (microorganismos, insectos y roedores) los
debida conservación y preservación de los cuales alteran y degradan los diferentes
documentos de archivo de la Función Pública
soportes, ocasionando erosiones
según lineamientos dados por el Archivo
General de la Nación, los cuales se deben superficiales, manchas de diferentes
aplicar a los archivos de gestión de la Entidad y coloraciones, debilitamientos
asegurar de este modo la memoria estructurales, faltantes, galerías, cavernas,
institucional. entre otros.

 Desastres: Incendios, terremotos e

Alcance
inundaciones
Aplica para los archivos de gestión y archivo
central de la entidad desde la producción hasta  Antropogénicos: involucra todos aquellos
su disposición final. manejos y métodos, de carácter
permanente dados durante los procesos
básicos de organización, manipulación y
Desarrollo
depósito. Uso indiscriminado de
deficientes medios de agrupación (clips,
a. Principales factores de deterioro
ganchos de cosedora, etc.), unidades de
almacenamiento (carpetas, cajas, etc.) y
 Ambientales: Involucra a todos aquellos
depósito; ausencia total de efectivos
elementos de tipo medio-ambiental
programas de mantenimiento, malas
(temperatura, humedad relativa, luz,
manipulaciones y ocasionalmente acciones
contaminantes atmosféricos y polvo) que
de tipo vandálico, ejercida por personal
por fructuaciones o acción permanente,
mal intencionado, abarca desde deterioros
degradan directa o indirectamente los
de tipo físico-mecánico (roturas,
diferentes soportes y técnicas de registro.
rasgaduras, dobleces, deformaciones,
Las alteraciones producidas por estos
fragmentación, abrasiones, inscripciones,
agentes se manifiestan en los documentos
entre otros) hasta el deterioros de tipo
de muy diversas formas y pueden
físico-químico (hidrólisis ácida, oxidación,
condensarse en: debilitamiento y
entre otros).
pulverización de los soportes,
reblandecimiento de encolados, manchas,
b. Información Archivo Central
deformaciones de los soportes, fragilidad,
pérdida de resistencia estructural, El archivo central del Departamento se
decoloración de los soportes y registros, encuentra ubicado en el piso 3 del edificio sede
acumulación de suciedad y oxidación. y es administrado por el Grupo de Gestión
Documental de la Secretaria General, allí se
conservan documentos producidos desde 1959

1
al 2012, el 90% de la información almacenada son mucho más estables y menos
se encuentra en cajas y carpetas (yutes y nocivos.
blancas 4 aletas), el 10% se encuentra
empastada, los documentos digitalizados del
archivo central se encuentran almacenados en  Los documentos físicos no se deben
el Gestor Documental OpenKM. perforar, tachar, mutilar ni rayar, se
conservan en carpetas debidamente
c. Servicios rotuladas e identificadas, utilizando
separadores de series y sub-series
Actualmente se prestan los siguientes servicios
en el Archivo Central. documentales.
 Al tomar las carpetas de las estanterías
 Consulta en sala, para expedientes en y/o cajas, nos las hale y evite ejercer
general, como política los expedientes fuerza exagerada sobre las partes más
de las historias laborales y nóminas se débiles, ya que esto causa deterioros
consultan en el archivo central. estructurales a la unidad.
 Préstamos de documentos, el  Se deberá realizar fumigación a los
préstamo de documentos en por 5 días archivo gestión por lo menos dos veces
hábiles al año.
 Reproducción de documentos: los  Para la conservación de documentos
documentos son digitalizados y en el archivo de gestión se debe
enviados al solicitante por correo utilizan carpetas en yute y blancas 4
electrónico. aletas, no se tienen permitido la
utilización de A-Z.
 Se deben utilizar cajas x200 para el
d. Conservación Archivo de Gestión almacenamiento de carpeta con el fin
 Elaboración de documentos papel de evitar su deterioro.
blanco de 75 gramos, libre de ácido y la  Si los documentos se van a perforar
impresión debe ser en impresora láser para archivar, se debe garantizar una
y atender las indicaciones establecidas margen de 4cm en el lado izquierdo de
en el Guía para la elaboración y/o la hoja, con el fin de evitar perder
actualización de documentos. información.
 No utilizar de los siguientes elementos  La organización de los documentos del
metálicos como: clips, ganchos archivo de gestión debe realizarse de
mariposa, ganchos de cosedora, estos acuerdo a la Guía para organización de
elementos, bajo condiciones inestables archivos de gestión y transferencias
de humedad relativa y temperatura, documentales.
generan con el tiempo oxidaciones que  Si los documentos presentan dobleces
producen manchas irreversibles sobre leves y no muy marcados se debe
los documentos, se deben utilizar proceder de la siguiente manera con el
ganchos de material plástico los cuales
 Acompañamiento del Grupo de mágica, ya que las cintas pegantes
Gestión Documental: comunes deterioran los documentos,
o Evalué la flexibilidad del es decir que se amarillan, cristalizan y
doblez se desprenden ocasionando finalmente
o Proceda con la espátula pérdida de información, el Grupo de
metálica a identificar el borde Gestión Documental apoya este
del pliegue proceso.
o Desdoble levemente (nunca
lo lleve en sentido opuesto al
e. Conservación documental Archivo Central
doblez, ya que si está muy
marcado, podría causar una
 Al tomar las carpetas de las estanterías
rotura).
y/o cajas, nos las hale y evite ejercer
o Coloque por el anverso del
fuerza exagerada sobre las partes más
pliegue un papel filtro, de débiles, ya que esto causa deterioros
manera que abra el doblez. estructurales a la unidad.
o Presione con una plegadera
(espátula de hueso) el doblez  Si el número de cajas y/o carpetas que
con movimientos circulares. transporta sobrepasa el número que
o Se debe verificar que las puede manipular, utilice el carro
fricción no esté alterando la transportador, en caso de no contar
apariencia o la estructura del con ese tipo de medios, transporte
papel sólo las unidades que pueda manipular
o Se debe llegar soló hasta con ambas manos.
donde el papel lo permita,
NO insista.  Las cajas y carpetas que se encuentran
o Para limpiar las carpetas, almacenadas en el Archivo Central y
deberá utilizarse únicamente presenten algún deterioro (rasgaduras,
una bayetilla o similar seca, humedad o suciedad) deberán
efectuando el proceso por la cambiarse de forma inmediata.
parte exterior de cada
carpeta, tomarla del lomo y  Los documentos afectados
drásticamente por deterioros de tipo
sacudirla suavemente
físico y que presentan actividad de
agentes biológicos, deberán ser
 Cuando se presente algún tipo de aislados para su tratamiento y se debe
rasgaduras por la manipulación solicitar asesoría del Archivo General
inadecuada de la documentación, se de la Nación.
deberá reparar o pegar con cinta
 Para transportar documentos que
presenten altos deterioros y debilidad Condiciones ambientales
estructural se recomienda el uso de un
soporte auxiliar que facilite su Material documental soporte papel
manipulación (soporte rígido; lámina o Temperatura 15 a 20 OC con
acrílica, cartón o cartulina gruesa, una fluctuación diaria de 4OC
preferiblemente de naturaleza neutra) o Humedad relativa entre 45% y
60% con fluctuación diaria del
 Las cajas y carpetas que se encuentran 5%
almacenadas en el Archivo Central,
deberán ser cambiadas una vez Material documental: Fotografía
presenten deterioro, como rasgaduras,
humedad o suciedad. - Grabaciones
o Temperatura 10 a 28 OC
 Al momento de recibir las o Humedad relativa de 40% y
transferencias documentales deberá 50%
revisar el estado de los documentos, en
caso de encontrar deterioros, se - Medios magnéticos
registrará en el formato de inventario o Temperatura 10 a 14 OC
documental, antes de firmar el o Humedad relativa de 40% y
recibido. 50%

 Si los documentos presentan dobleces - Discos Ópticos

leves y no muy marcados se debe o Temperatura 16 a 20 OC
proceder de acuerdo a lo establecido o Humedad relativa de 35% y
en conservación documentos archivos 45%
de gestión.
 Se deberá realizar fumigación a los
 Para el control de las condiciones archivo gestión por lo menos dos veces
ambientales en el Archivo Central, se al año.
llevará el registro de la temperatura y
humedad relativa con la utilización de Iluminación
un termo-hidrómetro digital y la
intensidad de la luz con el luxómetro, el o El nivel de luz natural debe ser
registro se realizará los días lunes y menor o igual al 100 lux.
jueves en horas de la mañana, para lo o La radiación ultravioleta no
cual se diligencia el formato de revisión debe superar los 70
condiciones ambientales archivo microvatios / lumen y su
central. incidencia directa sobre la
 documentación y unidades de es de rápida evaporación y su
conservación. emanación no afecta las técnicas
o Humedad relativa entre 45% y de registro a la documentación).
60% con fluctuación diaria del o Para la estantería y partes externas
5% de la documentación podrá
emplearse la aspiradora, evitando
f. Programa de Mantenimiento de los archivos el roce y abrasión de los
documentos.
Contar con un Plano del archivo central,
identificando las principales fuentes de polvo y  Limpieza de la documentación
contaminación. o Realizarla en el área cerca a la
ventana del depósito del archivo
Programa de limpieza central, la cual posee buena
aireación y ventilación.
 Determinar la carga de polvo que ingresa o Utilice el carro transportador para
semanalmente al área de archivo, para facilitar el traslado y manipulación
ello se colocan dos pequeños de las cajas.
recipientes, debidamente enumerados o Contar con: mesa lisa, aspiradora,
y relacionados en un plano, en las brocha de cerdas finas, bayetilla o
áreas más cercanas los accesos; tela de algodón blanca, guantes y
ventanas, puertas y ductos de tapabocas.
ventilación, etc. Una semana después o Limpieza con goma de borrar:
retirarlos y evaluar la cantidad de aplica para documentos resistentes
polvo depositada y definir la a este proceso, para este proceso
periodicidad según las necesidades se utiliza borrador de nata, coloque
planteadas. siempre como apoyo y soporte la
mano abierta entrecerrando la
 Elementos para la limpieza mobiliario. zona que se va a limpiar, realice el
borrado desde el interior de la
o Tela de algodón blanca o bayetilla mano hacia afuera. La presión
o Como solvente auxiliar para la ejercida sobre el documento debe
limpieza de estanterías se podrá ser muy leve, de tal forma que la
utilizar; agua-alcohol 50:50, NO limpieza con el borrador sea
utilizarlo sobre la documentación. solamente superficial.
o Para evitar el levantamiento de Para los bordes deberá ser
polvo en la limpieza de los pisos, se SIEMPRE del centro documento
debe utilizar un trapero hacia afuera.
humedecido con pequeñas o Para la eliminación de cintas,
cantidades de varsol (este solvente etiquetas y adhesivos se debe
 contar con la asesoría del Archivo documentación: guantes y
General de la Nación para evitar el tapabocas desechables, bata de
deterioro de la documentación. trabajo, brocha de cerda suave y
o La aspiradora se empleará aspiradora.
solo para las áreas o Para la parte interna de los
externas de las unidades que poseen documentos se empleará la brocha
encuadernación, nunca sobre de cerda fina, eliminando la suciedad
los documentos sueltos. y el polvo acumulados.
o Para la parte interna de los o Utilizar la aspiradora se utilizar para
documentos se empleará la eliminar el polvo y suciedad de las
brocha de cerda fina, partes externas de los lomos.
eliminando la suciedad y el o Utilizar la brocha de cerda fina para
polvo acumulados. eliminar el polvo, posibles esporas y
o Durante el proceso de limpieza material residual del agente
se debe realizar la eliminación deteriorante, se debe tener mucho
de material metálico, cuidado con el material deteriorado.
procurando no incrementar los
deterioros a la documentación.  Seguimiento trimestral programa de
o De debe diligenciar el formato mantenimiento
programa de intervenciones
menores (seguimiento diario), o Se diligencia el formato de
el cual está relacionado con programa de mantenimiento en el
limpieza mecánica, eliminación cual controla las actividades
de cintas, etiquetas y realizadas en el archivo central, las
adhesivos, eliminación de cuales pueden representar una
pliegues y dobleces y unión de fuente de deterioro o de posible
roturas y rasgaduras. desastre.

 Documentos afectado por ataque g. Programa de Re-almacenamiento

biológico (hongos e insectos)
El aplica para las unidades de conservación
o Se debe aislar la que presentan debilitamientos
documentación para evitar contagios estructurales
a la documentación cercana
o Solicitar asesoría al Archivo o Realizar el cambio de unidad
General de la Nación para el de conservación respetando la
tratamiento de la documentación. organización archivística que tenga el
o Contar con los siguientes expediente.
elementos para tratar esta
 o Mantener la información en las Menos de
400
cajas tipo X-200 actuales, ya folios
que protegen los documentos
contaminantes ambientales.
o Realizar mensualmente
revisiones al estado de las
cajas y realizar el cambio.
o Realizar periódicamente la
revisión de las unidades de
conservación (carpetas y libros)
y realizar el cambio a carpetas
blancas 4 aletas.
o Realizar revisiones periódicas
al estado de conservación de
los soportes en otros medios
diferentes al papel.
o Para el control de
realmacenamiento se
diligenciará el formato de
programa de re-
almacenamiento
– seguimiento.

De acuerdo con la unidad y el estado de

conservación que se utilizan en el
Departamento, podrán realmacenarse
siguiendo las siguientes recomendaciones:

Unid Estado de Realmacenamien

ad Conservación to
Cubierta
completa Amarre con cinta
de
desprendida faya
del
cuerpo
1 o 2 tapas
Libro desprendidas,
con o sin Amarre con cinta
lomo de
de cuerpo faya
completo. Bandejas laterales
 Más de 400 de pelo.
folios
Cubierta Carpeta / caja Si las páginas están pegadas es necesario
aparte
despegarlas sin lastimarlas, solo los
/ cuerpo
fragmentado documentos de pocas hojas pueden
Si la
documentación
esta foliada
Rotura por
cambiar la carpeta
gancho
4 aletas, si la
legajador
documentación no
está foliada
Carpet
utilizar ganchos
a
legajar
plásticos
Plegar y unificar
formatos
Deterioro
NUNCA REFILAR
físico-
Emplear carpetas
mecánico por
y cajas de acuerdo
diversidad de
con las
formatos
dimensiones del
formato más
grande.
Caja Material y Sustituir por
diseño caja Sustituir
inadecuado por caja
Debilitamient Emplear
o estructural carpetas
Documentos
sueltos con
deformación
de
plano

h. Reacción en caso de un siniestro Secado

de documentos

Secado manual: los documentos se pueden disponer

abierto, sobre hojas de papel absorbentes (se deben
cambiar regularmente), se puede favorecer la
evaporación con un ventilador de pie y se puede
proceder a un secado hoja por hoja con un secador
 suspenderse sobre una cuerda y se
recomienda vaporizar regularmente en el
área de secado con un producto fungicida.

 Secado asistido mecánicamente: sistema

de deshumificación del airé, congelación y
secado manual, congelación y liolización.

Desinfección

 Realizar desinfección incluyendo los

depósitos
Se debe contar con el equipo mínimo que
incluye: Lonas, cajas plásticas,
restregaderas, traperos, blandes, cuerdas,
ganchos de ropa, esponjas absorbentes,
etiquetas adhesivas, lámparas de mano,
máscaras, guantes, overoles, papeles
absorbentes, plástico en rollos,
extensiones eléctricas, cinta adhesiva para
empaque, bolsas plásticas (para
congelamiento), bolsas de basura,
marcadores indelebles, termohigrómetros,
productos desinfectantes, secadores de pie
y secadores de pelo.