COMPRAS Y SUMINISTROS ACT.

PRESENTADO POR:

NORBEY CALDERON LOZANO ID. 601804

DEIVY JAIR MANJARRES LEON ID. 609624
YENI PAOLA PARRA ORTIZ ID. 607544

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

ADMINISTRACIÓN SALUD OCUPACIONAL
SÉPTIMO SEMESTRE
2020
 CAPITULO 1
GESTIÓN DE COMPRAS

Importancia de la gestión de compras

La importancia de la función de compras es absoluta, ya que cualquier ahorro que se
consiga al efectuar las compras de suministros para una organización empresarial, tiene
un efecto amplificado en la tasa de rentabilidad sobre la inversión (ROI), además de la
rapidez en la respuesta, que supera cualquiera otra reducción de costos obtenida por
cambios adecuados en los recursos de la empresa la repercusión en la rentabilidad de una
empresa con un incremento del ROI de un 29,5%, cuando se realiza un ahorro en los
costos de las compras de solo un 2,8%”.
¿Por qué toman en serio la gestión de compras?
Para hablar la importancia de este tema es obligatorio remontase al pasado.
Se anota que las compras tienen su origen en la misma naturaleza del hombre, cuando en
sus primitivas manifestaciones comerciales desarrolla el primer modelo de intercambio y
abastecimiento llamado el trueque.
Las compras o adquisiciones, estos elementos son fundamental para el desarrollo
productivo, es una fuente de abastecimiento, que finalmente alimenta y soporta el
engranaje competitivo.
Cuando esta unidad falla, se va a reflejar en una carencia de productos para satisfacer la
demanda y dentro en crisis con desventajas competitivas.
La importancia de la función de compras en las empresas se puede resumir en los
siguientes ítems:
1. Las comprar, aseguran una fuente constante de materiales para nutrir el área
productiva de las empresas
2. Compras, tiene injerencia directa en las funciones de tiempos y movimientos
productivos de la organización, ya que maneja de manera directa tanto la
periodicidad como la cantidad de adquisiciones.
3. Compras, debe controlar al detalle el manejo de los inventarios para que no se
tomen en una carga económica para la fijación de precio del producto.
4. Compras, define junto con producción y mercadeo la calidad de los materiales
adquiridos para los productos, según las características de la demanda.
5. La cuantía del producto que mercadeo oferta, está directamente afectada por la
previsión de cantidades de materiales adquiridos para suministrar a producción
6. Compras, influye directamente en el incremento o decremento de las utilidades de
la organización, ya que de sus adquisiciones dependen la calidad y el tipo de
producto que se oferte en el mercado.
7. Asegura el funcionamiento global de la empresa, a través del cumplimiento en las
adquisiciones, tanto de soporte como de producción
8. Se torna, en la mayoría de las organizaciones, en el epicentro que centraliza
solicitudes y distribuye elementos a los diferentes departamentos o divisiones.

¿Como se define la gestion de compras?

Compras o adquisiciones, es suministrar de manera ininterrumpida, materiales, bienes,
y/o servicios, para incluirlos de manera directa o indirecta a la cadena de produccion,
estos bienes y/o servicios, deben proporcionarse en la cantidades adecuadas, en el
momento solicitado, con el precio acordado y en el lugar requerido por el cliente,la
entrega no puede ser muy antes y ni muy despues por que pueden obstaculizar los
procesos productivos del comprador.
Dr.joseph R.Carter, establece “una expresion mas amplia y precisa de las metas globales
de comprar tendia que incluir las 7 puntos siguientes:

 Proveer de un flujo ininterrumplido de materiales y servicios al sistema de

operación.
 Mantener la inversion en inventarios al mínimo.
 Maximizar la calidad
 Encontrar y desarrollar fuentes competitivas de suministros.
 Estandarizar meteriales disponibles de bajo costo.
 Comprar materiales al mas bajo costo total de adquisicion
 Fomentar las relaciones interfuncionale”.

ESQUEMA DE GESTION DE COMPRAS

El siguiente grafico es el proceso de compras, que representa de manera resumida, la

posibilidad de interrelacionar la direccionalidad de las variables y las acciones, que de ser
llevadas de manera juiciosa, facilitaran y generaran una optimizacion de procesos y
recursos dentro de las empresas.
Diagrana gestion de compras
 PROCESO DE COMPRAS

EL ROL DEL GERENTE O DIRECTOR DE COMPRAS

Es la persona a cargo de las decisiones de las compras.

Las responsabilidades basicas de las gestion de comprar son:

 Mantener una continuidad en los suministros teniendo encuenta su programacion.

 Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad requeridas.
 Obtener los productos necesarios al costo total mas bajo posible.
 Lograr el cumplimiento de la condiciones y plazos de entrega requeridos.
 Prevenir de las variaciones de precios en el mercado,asi como de sus tendencias.
 Administrar y gestionar el aprovisionamiento de existencias.
 Participar en las conclusiones y estrategias de la organización.
 LAS COMPRAS Y LAS EMPRESAS
Las compras y las empresas
¿Que es una empresa?
Es una entidas de carácter publico o privado, es una combinacion de factores humanos y
materiales para el logro de un objetivo determinado con cierto permanencia en el tiempo.
Los factores basicos:

 Humano
 Financiero
 Fisico
 Tecnologia
 Informacion

Secciones o areas :

 Recursos humanos
 Financiera
 Administrativa
 Comercial (mercado y ventas)

¿Qué relacion tiene compras con la empresa?

Es fundamental dentro de los procesos productivos, es un eje fundamental del sistema de
produccion y genera el flujo de materiales que alimenta y soportan dicho proceso, las
compras debe garantizar sus fuentes de abastecimiento, llamado proveedores.
 GENTION DE COMPRAR Y EL ERP(ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)

Es una aplicación de gestion empresarial diseñado para cubrir todas las areas funcionales
de la empresa.las ERP son una forma de utilizar la informacion a traves de la
organización de manera mas proactiva en todas las unidades de negocio que conforman
una empresa como lo son:produccion,comprar, inventario y cadena de suministros,
abastecimiento,finanzas,recursos humanos,logistica y distribuccion, ventas, servicio al
cliente y relacion con proveedores.
Tipos de compra empresarial
El proceso de compras,exige una serie de etapas para que con éxito se lleve a cabo la
secuencia de produccion y distribuccion.

TIPOS O CLASE DE COMPRAS

Tareas nueva o compra nueva:consiste en la relizacion de pedidos nuevos.
Recompra modificada: se genera cuando ya sea establicido una relacion comercial
previa con el proveedor y simplemente se modifica o varia alguna de las condiciones
iniciales de la compra.
Recompra directa: se presenta y se establece relaciones comerciales con proveedores ya
conocidos, y no se cambian o modifican ninguna de las circunstancias pactadas
anteriormente.

CICLO DE DECISIÓN DE COMPRAS EMPRESARIALES

se puede resumir en este esquema, donde se contempla las acciones de gestion de compra
y sus incidencias en los resultados finales.
Las proncipales etapas del proceso de decisión de compra como lo son:

 Reconocimiento de la necesidad
 Busqueda de la informacion
 Formacion de alternativas
 Evaluacion de alternativas
 Decisión de compras
 Ejecucion de compras
 Seguimiento y control poscompra

Los principales indicadores del departamento de compra son:

 Valor de compra totales/ ventas totales compradas con el año anterior.

 Toal de compras/ numero de compras
 Porcentaje de compra rechazada
 Porcentaje de paralizacion de la produccion por falta de materia prima.
 Inventario/ venta
 Costo promedio de orden de compra
 Tiempo promedio de entrega de pedidos
 Numero de orden por mes en comparacion con el año anterior

INFLUENCIAS EN EL PROCESO DE COMPRA

Existen variables ambientales internas y externas, afectando el proceso de compras

empresarial. Las externas se encuentran por fuera del ambito de accion en la empresa; y
la interna la encontramos en contexto empresarial, algunas (interpersonales e
individuales) no se pueden manejar en su totalida; ya que son particulares de los seres
humanos y se manifiestan como un reflejo directo de las acciones y decisiones tomadas
por terceros.
Las variables y/o factores que impactan de manera visible es el resultado de las
decisiones en gestion de compras son basicanebte mus similar a los que hacen presencia
en cualquier toma de decisiones, por lo tanto el cuadro siguiente representa este enfoque.
 CAPITULO 4
DOCUMENTOS DEL AREA DE COMPRAS

Controles administrativos
Cuando hablamos de controles nos referimos a la función de evaluar el rendimiento de la
empresa, a partir de sus actividades realizas para constatar de que coincidan con aquellas
actividades previamente planificadas. El control es un elemento muy importante de la
administración especialmente de la parte gerencial. Los documentos más importantes
dentro del área de compras que permiten llevar a cabo ese control con los siguientes:
 REGISTRÓ DE REQUISICIONES
Es un formato donde el área de compras debe registrar absolutamente todas las
requisiciones, con el fin de evitar la duplicidad de la orden de compra, hasta el
momento de haber sido entregadas es cuando ya se puede tachar o sacar del
consecutivo. Dicho formato posee elementos como: número de requisición o
consecutivo, departamento o área solicitante, fecha solicitud, fecha requerimiento,
producto, cantidad, precio y observaciones o firma del que autoriza requerimiento.

 COTIZACION
Es un documento utilizado por el área de compras, mediante el cual se detalla el
precio de un bien y servicio para el proceso de compra o negociación. Posee
elementos como: nombre del proveedor, fecha de elaboración, fecha de
requerimiento, productos, precio y cantidad del producto.

 REGISTRO DE SOLICITUDES DE COTIZACION

Todas las cotizaciones recibidas por el departamento de compras deben ser
registradas, para llevar un control de todas las cotizaciones. Sus elementos más
destacados están: nombre del proveedor, fecha de recepción, fecha de requerimiento,
producto, cantidad, precio, condiciones de pago y observaciones.

 CUADRO COMPARATIVO
Se anotarán en este documento, todos los datos que contenga la o las cotizaciones que
lleguen de los proveedores. Sus datos necesarios son: nombre del proveedor,
productos, cantidad, precio por unidad, precio total, porcentaje de descuento, tiempo
de entrega, tiempo de pago, condiciones de pago, garantía y observaciones.

 RESGISTRO DE ORDENES DE COMPRA

Después de decidir a qué proveedor se le elabora la orden de compra que, por lo general,
también se le conoce como pedido fincado, es necesario llevar un control, para evitar
duplicar la orden de pago a proveedor. Algunos de sus elementos son: número de orden
de compra, nombre del proveedor a quien se le da la orden de compra, fecha de
elaboración, fecha de requerimiento, producto, cantidad, precio o valor de la orden de
compra, condiciones de pago y observaciones.
 REGISTRO DE ORDENES DE COMPRA PENDIENTES DE ENTREGA
Después de decidir a qué proveedor se le elabora la orden de compra que, por lo
general, también se le conoce como pedido fincado, es necesario llevar un control,
para evitar duplicar la orden de pago a proveedor. Sus datos necesarios son: número
de orden de compra, nombre del proveedor, área solicitante, fecha de elaboración,
fecha de requerimiento, producto, cantidad, precio, condiciones de pago y
observaciones.

 REGISTRO DE ORDENES DE PAGO

 Después de entregar la orden de compra, debe elaborarse la orden de pago respectiva
y, por lo general, esta se elabora, casi al mismo tiempo de la orden de compra, en
algunas empresas este registro no se elabora, ya que el departamento de contabilidad
recibe una copia de la orden de compra. Sus datos necesarios son: nombre del
proveedor, número de orden de compra, valor de pago, centro de costo, posible fecha
de elaboración del cheque, fecha de requerimiento y observaciones.

 REGISTRO DE ORDENES DE COMPRA PAGADAS

Cuando se recibe lo solicitado, debe elaborarse esta relación, donde se anota si se
entregó a tiempo, si no hubo rechazos, si entregó la documentación a tiempo, y alguna
otra causa positiva o negativa, en relación con la orden de compra. Algunos d sus
elementos son: proveedor, área solicitante, productos, cantidad, fecha de orden de
pago, fecha de pago, valor del pago y observaciones.

 INFORME DE ORDENES ENTREGADAS

Se debe llevar un consecutivo de las órdenes entregadas, para poder informar tanto al
área de contabilidad, como al área solicitante, de las órdenes que ya se entregaron,
para que pase al almacén a recoger su requerimiento, y a contabilidad para que
efectúe la elaboración del cheque para el pago. Sus elementos son: nombre del
proveedor, área solicitante, productos, cantidad entregada, fecha de elaboración, fecha
de requerimiento, cantidad faltante, causa del faltante, valor del pago y observaciones.

 INFORME DE FALTANTES O DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR

Cuando por alguna razón se le devuelve al proveedor lo solicitado, se debe anotar la
causa y el tiempo en que se repuso lo devuelto o completar el faltante. Sus datos son:
proveedor, área solicitante, productos, cantidad, fecha de elaboración, fecha de
requerimiento, cantidad rechazada, cantidad faltante, cantidad en devolución y
observaciones.

 REGISTRO DE PROVEEDORES

Documento que debe tenerse por obligación, ya que es el primer documento que se
necesita cuando llega una requisición. sus datos son: nombre del proveedor,
características del proveedor, productos que puede surtir, cantidades que puede surtir,
mínimos que puede surtir, máximos que puede surtir, tiempos de entrega, condiciones
de pago y observaciones.
 FACTURA
Documento que genera el proveedor, que ampara lo solicitado y al pagarse, cumple
con los requisitos de posesión objeto de la venta, este documento siempre se elabora
en varios tantos. El original que siempre será para el comprador, una copia para el
vendedor para efectos fiscales, y otra como comprobante de entrega. Sus datos son los
siguientes: Datos de la empresa que surte lo solicitado, Número consecutivo, Datos
 del comprador a quien se le envía el pedido, Nombre, descripción y cantidad de
artículos que se surten, Las condiciones de entrega y precio y Fechas de pago.

 REMISION
En ocasiones cumple las veces de la factura, y trae los mismos datos que una factura,
puede estar numerada, este documento lo debe firmar la persona que recibió lo surtido
en el almacén. Será cambiado por una factura que se entregará como comprobante de
lo adquirido (no tiene valor fiscal).

 CONVENIOS
Este documento se establece por escrito y es un acuerdo entre comprador y vendedor,
se hace cuando lo solicitado tiene mucha demanda o porque la competencia también
necesita de nuestra materia prima y donde se estipulan entre otras las siguientes
obligaciones para ambas partes: El objeto de la compraventa, Las condiciones de
pago, Condiciones de entrega, lugar, cantidad, forma, Plazo de pago y de entrega,
Penalidades por incumplimiento de lo pactado por ambas partes.

 MANUAL DE COMPRAS
Debe estar dirigido a los empleados de la empresa y tiene como propósito informar
los trámites, normas y procedimientos administrativos, para obtener los
requerimientos, insumos y servicios necesarios para mantener la función del área de
compras, dentro de las políticas establecidas por el grupo o comité de compras de la
empresa.

 NACIMIENTO Y TERMINACION DE COMPRA

Toda compra empieza desde que se efectúo el requerimiento, es decir, desde que hay
un faltante o se necesita un insumo; podríamos dar un pequeño cronograma de todo lo
que es el ciclo de la compra, ya que esta tiene tres etapas nacimiento, crecimiento y
terminación.

ORDEN DE COMPRA
 INF.
COMPRADOR

INF. PROVEEDOR

PRODUCTOS
TOTAL
OBSERVACIONES

LOGO FACTURA
ORDEN DE
COMPRA

INF. VENDEDOR

PRODUCTOS

OBSERVACION

TOTAL
 COTIZACION

INF.
VENDEDOR

PRODUCTOS

OBSERVACIONES