Manual SAN PDF

Sistema Administrativo de Negocios
CAPÍTULO I ............................................................................. I-1

INTRODUCCION .......................................................................... I-1
GENERALIDADES ...................................................................................................................................................... I-1
CAPÍTULO II ........................................................................... II-1

INSTALACIÓN DEL SISTEMA .................................................... II-1
CONTENIDO DE SU PAQUETE .................................................................................................................................. II-1
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA ............................................................................................................................. II-1
INSTALACIÓN DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO DE NEGOCIOS .................................................................................. II-1
CAPÍTULO III ......................................................................... III-1

PROGRAMACIÓN TERMINALES CAPTURA ............................ III-1
INTRODUCCION ...................................................................................................................................................... III-1
PROGRAMACIÓN DE TERMINALES DE CAPTURA ..................................................................................................... III-1
CAMBIAR ARCHIVO DE PROGRAMACIÓN ............................................................................................................... III-10
COPIAR UN ARCHIVO DE PROGRAMACIÓN EN OTRO ............................................................................................ III-12
BORRAR ARCHIVO DE PROGRAMACIÓN ............................................................................................................... III-13
REPORTES ............................................................................................................................................................ III-14
CONFIGURACION MODEM ..................................................................................................................................... III-15
CAPÍTULO IV.........................................................................IV-1
ADMINISTRACION.....................................................................IV-1
INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................................... IV-1
ALMACENES ........................................................................................................................................................... IV-1
ARTÍCULOS ............................................................................................................................................................. IV-2
CAMBIOS DE PRECIO ............................................................................................................................................ IV-10
PROVEEDORES Y CLIENTES ................................................................................................................................. IV-13
CUENTAS CHEQUES ............................................................................................................................................. IV-15
CUENTAS GASTOS ................................................................................................................................................ IV-16
EMPLEADOS ......................................................................................................................................................... IV-16
INVENTARIO .......................................................................................................................................................... IV-17
PAGOS ................................................................................................................................................................ IV-26
FACTURAR TICKET ................................................................................................................................................ IV-28
DOCUMENTO GENERAL ........................................................................................................................................ IV-29
RECEPCIÓN DE MERCANCIA ................................................................................................................................. IV-29
CAPÍTULO V...........................................................................V-1
REPORTES .................................................................................V-1
INTRODUCCION ....................................................................................................................................................... V-1
REPORTE DE ALMACENES, CLIENTES, PROVEEDORES Y EMPLEADOS .................................................................... V-3
REPORTE DE EXISTENCIAS...................................................................................................................................... V-3
REPORTE DE ARTÍCULOS ........................................................................................................................................ V-3
REPORTE DE COMPRAS, ORDENES DE COMPRA, VENTAS, AJUSTES Y TRANSFERENCIAS ...................................... V-3
REPORTE DE PEDIDOS ............................................................................................................................................ V-3
REPORTE DE ENSAMBLES ....................................................................................................................................... V-4
REPORTE DE MOVIMIENTOS(CARDEX) ..................................................................................................................... V-4
REPORTE DE MARGEN DE UTILIDAD ........................................................................................................................ V-4
REPORTE DE SALDOS / PAGOS.......................................................................................................................... V-4
ESTADOS DE CUENTA ......................................................................................................................................... V-4
REPORTE DE CUENTAS DE CHEQUES .............................................................................................................. V-4
REPORTE DE CUENTAS DE GASTOS ................................................................................................................. V-4
REPORTE DE REORDENES ................................................................................................................................. V-5
REPORTE DE COMISIONES ................................................................................................................................. V-5
CAPÍTULO VI.........................................................................VI-1
MANTENIMIENTO......................................................................VI-1
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................... VI-1
DEFINICIÓN DE FORMAS PREIMPRESAS ......................................................................................................... VI-1
RESTABLECER ESTATUS DE CAMBIO...................................................................................................................... VI-3
1
CÁLCULO DE PUNTO DE REORDEN ......................................................................................................................... VI-3
TIPOS DE MÁQUINA............................................................................................................................................ VI-4
HACER RESPALDO .............................................................................................................................................. VI-4
TRAER RESPALDO............................................................................................................................................... VI-5
ELIMINAR TRANSACCIONES DE GASTOS......................................................................................................... VI-5
PARÁMETROS ...................................................................................................................................................... VI-5
SISTEMA DE SEGURIDAD ................................................................................................................................... VI-8
UTILERÍAS DEL SISTEMA ......................................................................................................................................... VI-9
CAPÍTULO VII.....................................................................VII-18
MODULO PUNTO DE VENTA.................................................VII-18
INTRODUCCION ................................................................................................................................................ VII-18
VENTAS DE MOSTRADOR................................................................................................................................ VII-18
DECLARACION DE DINERO ............................................................................................................................. VII-21
REPORTES ........................................................................................................................................................ VII-21
PARÁMETROS ................................................................................................................................................... VII-22
OFERTAS ........................................................................................................................................................... VII-29
MONITOR DE TICKETS ..................................................................................................................................... VII-29
CUENTAS DE SERVICIOS................................................................................................................................. VII-30
CAPÍTULO VIII.....................................................................VIII-1
TOUCHSCREEN EN PUNTO DE VENTA ...............................VIII-1
INTRODUCCION ................................................................................................................................................. VIII-1
VENTAS DE MOSTRADOR................................................................................................................................. VIII-1
DECLARACION DE DINERO .............................................................................................................................. VIII-4
2
Capítulo I
INTRODUCCION
GENERALIDADES
El Sistema Administrativo de Negocios “SAN” es una serie de módulos de software y hardware sobre un ambiente
Windows, que en conjunto son importantes auxiliares en el control de las diferentes áreas de un negocio tales como: Compras,
Ventas, Inventarios Físicos en Almacenes, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Reordenes, Transferencias, Ensambles,
Cuenta de Cheques, Catálogos de Artículos, Catálogos de Clientes, Catálogos de Proveedores, Pedidos, Etc.
El Sistema Administrativo de Negocios cuenta con elementos que le permiten transportar información de una
computadora personal a Terminales de Captura Japain S1010, Japain S2020, Japain S3030, Japain S3030 Fiscal, Japain
SN300 y Fujitsu/Japain G885. Este envío de información realizará la actualización de precios, impuestos y descuentos a sus
máquinas registradoras.
Transportando la información de las ventas realizadas por la terminal de captura, el sistema también ayudará en el
corte de caja electrónico.
Además de las funciones antes mencionadas el sistema también le auxiliará en el control administrativo de sus cuentas
por cobrar, cuentas por pagar, control de chequeras, reorden de artículos y todas las herramientas básicas para el control de su
negocio.
El sistema contiene un módulo de Punto de Venta que le permitirá convertir su computadora en una terminal más para
captura de ventas, asemejando a una máquina registradora. Ello le permite flexibilidad al sistema para satisfacer las múltiples
necesidades de los negocios que realizan ventas de mostrador. Con este módulo usted puede generar ticket de venta, realizar
cortes diarios y acumulados, visualizar reportes de folios, manejo de ofertas, facturación de ticket, etc.
En resumen, el Sistema Administrativo de Negocios, es una herramienta pensada para que logre un mejor control de
su negocio así como incrementar la productividad del mismo. Con un ambiente de ventanas para un fácil manejo de las
acciones y sin tener ningún conocimiento sobre programación.
I-1
Capítulo II
INSTALACIÓN DEL SISTEMA
CONTENIDO DE SU PAQUETE
Si usted va a instalar el Sistema Administrativo de Negocios verifique que el contenido de su paquete esté completo, y
que los requerimientos mínimos del sistema se cumplan. Con ello se evitarán problemas en el desempeño del sistema.
El paquete del Sistema Administrativo de Negocios incluye:

1 CD
1 Manual de Usuario
Llave de seguridad
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

Para asegurar el buen funcionamiento del Sistema Administrativo de Negocios es necesario cumplir con los siguientes
requerimientos mínimos:
• Computador Personal IBM compatible. Se recomienda un computador con procesador Intel Céleron 600 Mhz o Superior.
• Unidad de CD-ROM (para instalación)
• Puerto serie de comunicaciones (para la comunicación con sus Terminales de Captura)
• Disco duro con 100MB libres o más para un mejor desempeño de las bases de datos de su negocio.
• 64MB de memoria RAM
• Windows 98 o superior
• Impresora para emitir los reportes.
• Impresora de ticket (solo para venta de mostrador)
• Tarjeta ethernet (si el sistema se configura para red)
• Puerto USB para llave de seguridad (no necesario en terminales)
El sistema podrá ser conectado a Terminales de Captura Fiscales o estándar.
Estas Terminales de Captura deberán ser cualquiera de los siguientes modelos:
JAPAIN S1010
JAPAIN S2020
JAPAIN S3030
JAPAIN SN300
FUJITSU/JAPAIN G885
En caso de que las Terminales de Captura sean conectadas directamente a la computadora, usted deberá contar con:
Cable de Comunicación PC-1010, PC-2020, PC-S3030, PC-SN300 o PC FUJITSU /JAPAIN.
Si usted desea interconectar varias Terminales de Captura modelo S3030 fiscal o S3030 Std usted requiere:
Máquinas maestra y esclavas
Cable de comunicación maestra esclava para el caso de Terminales de Captura JAPAIN S3030 Fiscal o S3030
Std.
Opción Inter-Registradora para cada máquina esclava y maestra en Terminales de Captura JAPAIN S3030
Fiscal; las Terminales de Captura JAPAIN S3030 Std ya incluyen esta opción.
Cajas de interconexión por cada 3 Terminales de Captura JAPAIN S3030 Fiscal o S3030 Std esclavas.
Nota: No se podrá interconectar una registradora S3030 fiscal con una S3030 Std, ya que son modelos distintos.
Si las Terminales de Captura están conectadas vía telefónica se deberá contar con:
Cable de comunicación PC-Módem.
Cable de comunicación S1010-Módem, S2020-Módem, S3030-Módem, SN300-Módem, S3030 Std-Módem,
FUJITSU-Módem.
Módem para registradora.
Módem para PC.
INSTALACIÓN DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO DE NEGOCIOS

Antes de realizar la instalación del sistema es recomendable que realice lo siguiente:
• Verificar los requerimientos mínimos establecidos
• Asegúrese que se encuentran dados de alta todos los controladores de los dispositivos de su computadora, tales como
tarjeta de video, tarjeta de red y tarjeta principal.
II-1
• Si el sistema se conectará en red, es decir, varios sistemas SAN en varias computadoras, es muy importante definir la
computadora donde residirán las bases de datos. También es importante señalar que deberá instalarse antes el
protocolo de red TCP/IP, y asegurarse que las computadoras se comunican correctamente con este protocolo. Si por
alguna razón desconoce la forma de instalar el protocolo consulte a su administrador de su red.
• Tener instalada una impresora (aunque físicamente no este conectada).
• Mínimo deberá de tener 256 colores habilitados en Propiedades de pantalla.
• No tener conectada la llave de protección del software. (Si es la primera vez que instala el sistema en su
computadora)
Una vez realizado lo anterior ahora inserte el CD dentro de la unidad y espere a que aparezca una ventana. Figura 2.1.
Figura 2-1
Si no aparece automáticamente esta pantalla entonces ejecute el archivo Autorun.exe que se encuentra en el directorio
raíz del CD.
Como usted puede observar, puede elegir alguno de los 7 botones, donde el primero de ellos es la instalación del
Sistema Administrativo de Negocios. Haga clic en este menú y aparecerá una pantalla como la siguiente:
Figura 2-2
Después de esta pantalla la instalación pide ruta donde se instalará el sistema, así como el nombre del grupo que
colocará en el menú de programas. Es importante señalar que la instalación del sistema se deberá realizar en el disco duro
local de la máquina (no instalarse en unidades de red). Si esta actualizando el sistema deberá dar la misma ruta donde se
instaló por primera vez el sistema.
A continuación se muestra una ventana donde se pide el tipo de instalación: Instalación o actualización. Ver figura 2.3
II-2
Figura 2-3
Usted deberá elegir instalación si es la primera vez que instala el sistema en su computadora. Si usted previamente
instaló una versión anterior al sistema, deberá elegir actualización.
Si por alguna razón, las bases de datos de su sistema estuvieran dañadas y no puede Usted entrar al mismo, se podrá
seleccionar la opción de Verificar Base de datos, para que los índices de sus archivos sean reconstruidos.
Realizado esto se muestra una parecida a la figura 2.4 donde se muestra el botón de instalar.
Figura 2-4
A continuación el sistema se comienza a instalar dentro de su computadora mostrando una barra sobre el avance de la
instalación.
En caso de que usted haya elegido “Actualización” usted deberá esperar a que finalice el proceso de actualización.
Dentro de este proceso de actualización aparecerán una serie de pantalla indicando los procesos que se están realizando.
Cuando concluya la actualización aparecerá una pantalla como la figura 2.9.
Si usted realiza una instalación nueva aparecerá una pantalla como la figura 2.5.
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Figura 2-5
Usted deberá elegir NO si usted tiene cualquiera de los siguientes casos:

No se encuentra conectado a una red
La computadora donde se esta llevando a cabo la instalación será donde residirán las bases globales, es decir,
la computadora que actuará como servidora (maestra).
Usted debe elegir SI cuando se encuentre en el siguiente caso:
La computadora donde se lleva a cabo la instalación formará parte de un sistema de red, es decir, que el
sistema actuará como una computadora esclava.
Si usted elige SI entonces le aparecerá una pantalla donde se le pide el nombre de la computadora o la dirección IP del
protocolo de red TCP/IP donde residen las bases de datos globales (computadora servidora o maestra) así como el numero de
terminal que se le quiere asignar a esa instalación. Figura 2.6.
Figura 2-6
Dentro de la instalación se dan de alta los controladores para la llave de seguridad; así como también el manejador de
base de datos (BDEADMIN.EXE). Este último, solicita a usted la ruta donde se instalará dicho manejador. IMPORTANTE: Es
recomendable instalarlo en la ruta que se sugiere en la figura 2.7. Seguido de esta pantalla se muestra la pantalla 2.8. donde
usted deberá dar clic en aceptar.
II-4
Figura 2-7
Figura 2-8
Para finalizar la instalación es necesario reiniciar la computadora. Figura 2.9.
Figura 2-9
Nota: Es importante señalar que antes de comenzar la instalación del sistema en su computadora tener desconectada la llave
de seguridad.
Mientras reinicia su computadora conecte su llave de seguridad, y después espere a que Windows tm termine de
configurar el nuevo dispositivo.
II-5
Capítulo III
PROGRAMACIÓN TERMINALES CAPTURA
INTRODUCCION
Si usted cuenta con alguna terminal de captura de la marca JAPAIN (S1010,S2020,etc.) y necesita extraer ventas o
programar su terminal, el sistema posee una serie de herramientas para realizar su programación de manera práctica, sin
necesidad de tener que programarla mediante el teclado de su registradora (terminal de captura).
La programación de su terminal mediante el sistema puede parecer un poco compleja cuando se configura por primera
vez, pero una vez dados los datos necesarios, usted podrá programar muy fácilmente sus terminales.
El sistema puede programar la comunicación con sus terminales de acuerdo a las necesidades de su negocio; esta
programación la puede realizar en el momento que usted desee, o puede programar a una determinada hora de un determinado
día de la semana (esta característica es muy útil si usted desea controlar sus negocios por medio de la línea telefónica
mediante un módem)
El objetivo de este capítulo pretende mostrar la programación de su terminal mediante el sistema. Es necesario señalar
que solo se muestran los pasos que usted deberá seguir, además de mostrar algunos ejemplos de programación. Para más
información de toda la programación en detalle de su terminal será necesario consultar el manual técnico que se le proporcionó
con su terminal cuando realizó su compra de la misma.
Para dar una idea de lo necesario para programar su terminal a continuación de describen de manera general los pasos
que se tienen que realizar.
Lo que debe realizar es alimentar al sistema el tipo de terminal con las que usted va a realizar la comunicación. Después
usted deberá generar un archivo de programación donde se almacenarán los datos que usted desee enviar a su terminal (este
archivo es generado mediante el sistema). Después es necesario asignar un nombre a su terminal con el objetivo de referenciar
a su registradora mediante un nombre. Seguido de esto será necesario configurar la comunicación de su terminal (baudios,
puerto, etc.) así como también las secciones de programas que usted enviará a su terminal. Por último usted tendrá activar la
comunicación con su terminal.
Si desea cambiar la programación de su terminal, solo es necesario configurar el archivo de programación y volver a
activar la comunicación, los demás pasos ya no se tendrán que realizarse.
PROGRAMACIÓN DE TERMINALES DE CAPTURA

Para realizar la programación de una terminal es necesario primero activar el menú de registradoras. Esto se realiza
seleccionando el tipo de terminal con las que usted necesita programar, para ello solo vaya el menú de Mantenimiento>Tipos
Máquinas y le aparecerá una pantalla como la siguiente figura 3-1.
Figura 3-1
III-1
Como usted puede observar el sistema soporta seis tipos máquinas de la marca JAPAIN; seleccione el tipo de terminal
que usted utiliza (solo haga clic en el pequeño cuadro que se encuentra debajo de cada imagen). Haga clic en aceptar y
continuación usted podrá observar un nuevo menú “Registradoras”.
Ahora será necesario definir un programa para su tipo de terminal, esto lo realiza en el menú de
Registradoras>Programas, lo cual le muestra una pantalla como la siguiente figura 3-2.
Figura 3-2
Esta ventana tiene una serie de menús en forma de botones, el cual en este momento solo utilizaremos “Nuevo” para
definir un nuevo programa. A continuación el sistema muestra una pantalla que contiene una imagen de una terminal que
seleccionó para programación mediante el sistema. En el cuadro de abajo es necesario escribir el nombre que usted asignará a
este programa para este tipo de terminal, como se muestra en la figura 3-3.
Figura 3-3
Usted deberá crear un programa para cada tipo de terminal (si tiene varios tipos de terminales). Es importante
asegurarse que usted este definiendo el nombre del programa para la terminal que usted tiene en mente.
Para cambiar el tipo de terminal que se asociará con el nombre del programa solo haga clic en la fecha izquierda o
derecha.
Una vez que usted escribió el nombre e hizo clic en el botón aceptar le aparecerá un cuadro de dialogo que señala que
el nombre del programa ha sido creado. Ver figura 3-4
Figura 3-4
III-2
En este momento el sistema ha preparado un archivo que contendrá la información donde se almacenará la
programación. Ahora usted tiene que indicar que programación contendrá ese archivo. Para ello ahora solo haga clic en el
botón de “Abrir” y se mostrará una pantalla como la figura 3-5
Figura 3-5
En esta pantalla usted deberá seleccionar el archivo que desea editar la programación para el tipo de registradora que
fue creado (solo haga clic en el nombre del archivo de después solo necesita dar clic en el botón de aceptar). En la figura
anterior se puede observar la información del tipo de terminal para el cual fue creado el archivo (parte derecha).
Una vez que usted dio clic en “Aceptar” ahora solo resta definir el tipo de programación para este archivo. (ver Figura 3-
6)
El sistema a dividido la programación en varias secciones de acuerdo con el tipo de terminal que usted este
programando, es decir, la figura puede variar según el tipo de terminal del archivo de programación. En esta pantalla usted debe
seleccionar las secciones que usted va a programar. Una vez hecho esto ahora haga clic en el botón de “Modificar” y el sistema
le preguntará los datos que usted quiere programar para cada sección.
Figura 3-6
Por propósitos de simplicidad solo se explicarán algunas secciones donde las pantallas varían entre una sección y otra.
En la figura se muestra la programación del teclado. Esta pantalla puede variar según el tipo de terminal que este
programando.
Para asignar una función a una tecla solo arrastre el letrero de la función que usted desee programar a la posición de la
tecla que desee asignar esa función. En la figura se muestra el ejemplo de arrastre que se le asignar a la tecla que tiene el
numero dos.
III-3
Figura 3-7
Otro tipo de pantalla es la siguiente:
Figura 3-8
En esta pantalla (programación de Mensaje Comercial) usted debe seleccionar que componentes de la sección desea
programar. Esta pantalla puede parecer un poco confusa por los botones a la izquierda que contiene, pero aquí se muestra una
breve explicación de la función que realiza cada uno de ellos
“Aceptar” Con este botón usted puede definir los datos de los componentes en este caso para la figura anterior se
definen los letreros de descriptores. En necesario comentar que en este tipo de botón el sistema muestra una serie de pantalla
con preguntas que usted debe contestar. La idea de este tipo de preguntas es para facilitar el llenado de la programación de su
terminal. Ver figura 3-9.
III-4
Figura 3-9
Nuevamente aparece una pregunta dónde usted contestará su respuesta. El botón de “Atrás” retrocede en el llenado de
los componentes para la sección; “adelante” avanza a las preguntas del siguiente componente; “Pregunta siguiente” pide el
siguiente dato del componente (si es que la hay); “Terminar” solo regresa a la pantalla de secciones.
“Sección siguiente” Avanza a la siguiente sección seleccionada.
“Salir” Nos regresa a la pantalla de secciones (figura 3-10)
“Seleccionar todo” Selecciona todas las secciones
“Selecciona nada” Deselecciona todas las secciones (figura 3-11)
Figura 3-10
III-5
Figura 3-11
Continuando con las pantallas de las secciones nos podemos encontrar con este tipo de pantalla (figura 3-12).
Figura 3-12
Este tipo de pantalla solo es necesario introducir el dato en la columna y el renglón deseado. Para este tipo de pantalla
es muy importante tener a la mano su manual técnico de su terminal.
Para programar las banderas de los departamentos (FLAG A, FLAG B, FLAG C y FLAG D) solo haga clic con el botón
derecho de su mouse y seleccione los datos correspondientes
Otro tipo de ventana que aparece en la creación del archivo de programación es como la figura 3-13. Este tipo de
pantalla solo aparece con la terminal G-885. En este tipo de ventana usted solo tendrá que seleccionar los datos que usted
requiera programar. Solo haga clic en la pestaña donde se encuentren los datos que usted desee modificar. Esta pantalla solo
se cierra con sus cambios si usted terminó de llenar los datos de las secciones marcadas para programar.
III-6
Figura 3-13
Por último para guardar su programación para la terminal solo haga clic en el botón de salir y salvar cambios. En caso de
que no desee guardar los cambios solo haga clic en salir. (Figura 3-14). Seguido de esto el sistema nos lleva a la pantalla de los
nombres de programas (figura 3-15). Usted puede generar tantos archivos de programación para una misma terminal conforme
usted crea que es necesario, esto es muy útil si usted tiene una serie de terminales del mismo tipo y es necesario mandarle una
programación diferente a cada una de estas terminales.
En este punto usted ya tiene definido el archivo de programación para su terminal o terminales. El paso siguiente es
asignar un almacén a su terminal y definir el nombre que usted utilizará como referencia para esa terminal, el objetivo es
determinar el almacén donde se descargarán los inventarios (en caso de reportar compras y ventas), además de hacer
referencia a la terminal por un nombre específico.
Para realizar la asignación vaya a Registradoras>Edición y aparecerá una pantalla como la figura 3-14.
Figura 3-14
Haga clic en “Nuevo” y ahora seleccione el almacén al que reportará su terminal además del tipo de terminal, después
asigne un nombre a esa terminal y seleccione un archivo de programación que usted creó previamente(ver figura 3-15 ).
Figura 3-15
III-7
Por último haga clic en el botón de “Guarda” y el sistema le asignará un número ID que se muestra en la parte de arriba
(en el caso de la figura es el número 00).
Figura 3-16
El sistema asigna un ID para su terminal y este no se puede cambiar, por lo que es muy importante que su terminal
tenga programado físicamente ese número de ID. (Consultar manual técnico para verificar si esta máquina tiene este ID, en
caso de no ser así será necesario programarlo manualmente).
Hasta aquí solo nos falta configurar la comunicación hacia y desde la terminal para ello usted deberá entrar a la pantalla
de configuración (Registradoras>Comunicaciones>Configuración). Figura 3-17.
Primero usted debe seleccionar el nombre de la terminal que va a configurar (Lista que se encuentra en la parte superior
derecha de la figura 3-17). Después seleccione el nombre del archivo de programación. Después usted deberá seleccionar si
requiere programar la terminal, extraer reportes o ambos. Indique los días que usted programará o extraerá los reportes (Lunes
a Viernes, Lunes a Sábado, Lunes a Domingo, Semanal o Mensual según sea su caso) y la hora que usted desee que se
realice la comunicación.
Figura 3-17
En la columna que lleva el título de PLUS seleccione el precio que se tomara para el envío (en caso de activar la sección
de Datos de PLUS), seleccione enviar cambios y el rango de PLUS que se enviarán (solo se activan si envía datos de PLUS).
En la imagen del teléfono que se encuentra en esa misma columna usted deberá configurar el tipo de comunicación (si por
cable o por teléfono, baud y puerto de comunicación COM1,COM2, etc.).
Si la comunicación es por teléfono es necesario proporcionar el número telefónico donde se conectará (figura 3-18). El
Status tendrá que habilitarlo si usted requiere que la comunicación la realice en la hora y fecha señalada ya sea para
programación o para reportes.
III-8
Figura 3-18
Si usted no esta seguro del estatus solo haga doble clic en el nombre de la terminal y automáticamente el nombre de la
terminal cambiará de color en la barra negra. Si el nombre de la terminal aparece en color blanco significa que el estatus esta
activo, en caso contrario el estatus esta deshabilitado.
En la última columna de la figura se muestran las secciones tanto de programación como extracción de reportes. Habilite
o deshabilite según sea el caso. Si usted generó el archivo de programación para su terminal con todas las secciones y solo
requiere enviar programación de Teclado, solo basta activar la sección de Teclado, es decir, que no es necesario enviar todo el
contenido del archivo de programación.
Si usted desea configurar las demás terminales solo posiciónese sobre la terminal deseada de la lista.
Al salir de esta pantalla se guardarán los datos.
A continuación se describe el último paso para la programación de su terminal, este paso consiste en activar la
comunicación. Esto se realiza con el menú de Registradoras>Comunicaciones>Realizar configuración
(Figura 3-19).
Figura 3-19
Si usted desea realizar la comunicación en ese momento solo haga doble clic en el nombre de la terminal y comenzará
la comunicación con su terminal. En caso de que usted no realice ninguna acción, el programa detectará la hora y la fecha que
usted programó para comunicarse.
En la figura 3-20 puede observarse el proceso de comunicación. En esta figura aparecen unas barras de color rojo que
indican el proceso de envío de información hacia su terminal.
Figura 3-20
Es importante señalar que si usted programó a una determina hora y fecha el envío de información a o desde la
computadora hacia o desde su terminal será necesario que la pantalla de la figura se encuentre en ejecución.
Para asegurarse del éxito de la comunicación solo vaya al menú de Registradoras>Reportes>Actividad de

Comunicaciones donde usted podrá observar una pantalla como la figura 3-21.
III-9
Figura 3-21
CAMBIAR ARCHIVO DE PROGRAMACIÓN
El archivo de programación como ya se mencionó, contiene la programación que se envía a su terminal. En el siguiente
texto se explica los pasos para cambiar a este archivo.
Si usted necesita cambiar la programación del encabezado para una SN300, por ejemplo, entonces usted necesita
realizar lo siguiente:
Vaya al menú principal de Programas (Registradoras>Programas) y haga clic en el botón de abrir y le aparecerá la
pantalla de los archivos de programación de terminales (figura 3-22). Si usted no tiene dados de alta programas entonces siga
los pasos que se mencionan arriba.
Figura 3-22
Seleccione el archivo y haga clic en “Aceptar” y seleccione la sección de encabezado / mensaje comercial (para este
ejemplo), ver siguiente figura 3-23.
III-10
Figura 3-23
Ahora haga clic en el botón de modificar y después haga clic en el botón de “Aceptar” en la pantalla que se muestra en la
figura 3-24.
Figura 3-24
La figura de arriba se muestra los componentes de la sección (en este caso dos). Seleccione un componente o ambos
para la modificación, y haga clic en “Aceptar” después conteste las preguntas que le hace el sistema de acuerdo con el criterio
que usted va a aplicar en la programación (ver figura 3-25).
Nuevamente se muestra una serie de botones el cual su significado es el siguiente:

“Atrás” Retrocede para pedir los datos del anterior componente.
“Adelante” Avanza a los datos del siguiente componentes.
“Pregunta siguiente” Avanza a la siguiente pregunta del componente (si es que existe).
“Terminar” que lo regresa a la pantalla de componentes de la Sección.
Una vez que ya haya realizado los cambios necesario solo de clic en “Salir y Salvar Cambios” en la pantalla donde se
muestran las secciones de programación.
Como usted se podrá dar cuenta se sigue la misma secuencia que usted realiza cuando crea un nuevo archivo de
programación de terminal.
III-11
Figura 3-25
COPIAR UN ARCHIVO DE PROGRAMACIÓN EN OTRO

Si usted necesita crear una serie de archivos de programación para un mismo tipo de terminal, pero con diferentes datos
de programación, el sistema tiene un menú que le ayudará a realizar esta tarea sin necesidad de crear todos los archivos desde
cero.
Para realizar esta acción es necesario tener un archivo de programación base, para que cuando usted realice las copias
de este archivo no sea necesario corregir todos los datos, así, una vez hechas las copias usted tendrá que modificarlos, pero
con la ventaja que no tendrá que comenzar desde cero, sino partir del archivo del archivo a copiar.
Para realizar esto solo haga clic en el botón de “Copia Prog” del menú de programas. El sistema le mostrará una ventana
como la figura 3-26.
Figura 3-26
En esta pantalla usted deberá seleccionar el archivo origen, después usted deberá escribir el nombre o los nombres de
las copias del programa (ver figura de arriba) una vez que usted realizó esto ahora haga clic en el botón de abajo. Si la copia se
realizo exitosamente aparecerá un mensaje de diálogo como la figura 3-27.
III-12
Figura 3-27
Seguido de esto usted deberá hacer las modificaciones a estas copias.
BORRAR ARCHIVO DE PROGRAMACIÓN
Con esta opción usted puede borrar un archivo de programación. Si usted no tiene problemas de espacio en su disco
duro, no es necesario realizar esta acción.
Para borrar solo haga clic en el botón de “Borrar” después el sistema le aparece una pantalla como la figura 3-28, donde
usted deberá seleccionar el archivo que va a eliminar y haga clic.
Figura 3-28
Se mostrará un diálogo de confirmación como la siguiente figura:
Figura 3-29
Si en el borrado del archivo le aparece un mensaje como el de la figura 3-30. Es necesario salir del menú de programas
y volver a entrar para completar la eliminación del archivo.
Figura 3-30
III-13
REPORTES
Dentro del módulo de registradoras (Registradoras>Reportes) se encuentran una serie de reportes que usted podrá
imprimir. Algunos de estos reportes hacen referencia a los datos extraídos de su terminal. Todos los reportes que requieren
filtros de búsqueda muestran pantallas previas donde usted definirá estos filtros.
Se describen algunas de estas pantallas y se muestran abajo.
La figura 3-31 muestra el filtro de fecha para el reporte, en esta ventana usted define el rango inicial y el rango final para
el reporte.
Figura 3-31
La figura 3-32 muestra el filtro para establecer el número de almacén.
Figura 3-32
Una vez definidos los filtros, el sistema hace una búsqueda con los datos proporcionados y genera un reporte en pantalla
(ver figura 3-33), usted puede ver toda la hoja, ver tamaño real, Ajustar el ancho de la hoja a la pantalla, ir a la primer hoja,
página anterior, página siguiente, última página, configurar la impresión, imprimir, guardar el reporte, abrir un reporte guardado y
cerrar el reporte. Estas acciones las realiza con los botones que se encuentran en la parte superior de la pantalla (de izquierda
a derecha respectivamente).
III-14
Figura 3-33
CONFIGURACION MODEM
El sistema tiene un menú que le permite configurar a su modem para el uso con su terminal
(Registradoras>Comunicaciones>Configurar modem). Ver figura 3-34.
Figura 3-34
Usted necesita definir el número de puerto donde está conectado el Modem (1,2,3,4) además del baud
(1200,2400,4800,9600). Una ves dados esos datos ahora de clic en el botón de “Hacer”. A continuación el sistema mostrará una
serie de letreros que describe el proceso de programación del módem.
III-15
Capítulo IV
ADMINISTRACION
INTRODUCCIÓN
La administración de un negocio es una parte medular, de la manera de administrarlo depende en gran parte el éxito o
fracaso del mismo.
Es por esta razón que el Sistema Administrativo de Negocios ha separado todo un módulo de opciones y que se ha
denominado Administración. Mediante este menú usted define los artículos, clientes, proveedores, cuentas de gastos, cuentas
de cheques, etc., también se realiza el control del inventario mediante transacciones de compra, venta, transferencias entre
almacenes, ajustes, etc., en este capítulo usted aprenderá como realizar todas estas operaciones en el Sistema Administrativo
de Negocios.
ALMACENES
Con esta opción usted puede crear y eliminar los almacenes, además de poder modificar los datos de los almacenes
existentes (Administración> Almacenes). Al instalar el SAN, el sistema le proporciona un almacén por default. Usted puede
modificar estos datos, ajustándolos de acuerdo a los datos de su negocio, tales como dirección, teléfono ,código postal, etc.
Para mostrar los datos de cada almacén solamente haga clic sobre el nombre del almacén y seleccione el botón de
“Edición” y en la parte inferior de la pantalla aparecerán los datos del almacén, tal como dirección, teléfono, etc.
Figura 4-1
Crear un almacén
Si usted desea dar de alta un nuevo almacén, solo bastará hacer clic sobre el botón “Nuevo” y llenar la forma que
aparecerá en la parte de abajo, donde se le solicitarán los datos del almacén (ver figurar 4-1). Para llenar los datos solo haga
clic en los cuadros de edición o presione la tecla TAB para moverse entre los datos.
Una vez que la forma contenga los datos correctos, haga clic en el botón “Guarda”. El sistema asignará un número clave
al almacén. En caso de que usted no quiera guardar los cambios, solo de clic en el botón “Ignora” y la información introducida
será descartada.
Eliminar un almacén
Cuando desee eliminar algún almacén, primero seleccione el almacén con un clic sobre el nombre (ver figura 4-2),
después haga clic en el botón “Eliminar”, a continuación aparecerá un cuadro de confirmación (figura 4-3), seleccione si o no
según su decisión.
Figura 4-2
IV-1
Figura 4-3
Cabe hacer mención que la eliminación de almacenes es lógica, es decir, que el almacén en lista no aparecerá pero se
conservarán sus datos. Cuando usted de alta un nuevo almacén se le preguntará que si desea ocupar el almacén borrado, si
usted elige que si, entonces se tomará ese almacén con los datos anteriores.
Editar un almacén
Si usted solo desea cambiar los datos del almacén solo haga clic en el botón de “Edición”, y el sistema le mostrará los
cuadros de edición que contienen los datos del almacén. Haga clic en el cuadro de edición que desee modificar y realice la
modificación. Para terminar solo haga clic en “Guardar”. Si no desea guardar los cambios, haga clic en el botón de “Ignora”.
ARTÍCULOS
Este menú muestra una pantalla principal (figura 4-4) donde se pueden dar de alta nuevos artículos. También usted
podrá observar la información particular para cada artículo, por ejemplo su impuesto o su departamento. Una vez dados de alta
sus artículos usted puede realizar modificaciones sobre ellos, ya sea por un cambio de precio o un cambio de pertenencia de
departamento o incluso eliminar un artículo del sistema.
Figura 4- 4
Esta pantalla puede variar de acuerdo a los parámetros que usted tenga configurados ( ver sección de parámetros del
sistema). Por ejemplo el número de impuestos, empaques y ruptura de precios.
A continuación se describen todos los datos que contiene esta forma y una breve información del uso en el sistema
para ello se dividirá en tres partes: datos editados por el usuario, datos calculados por el sistema y procedimientos mediante
botones.
DATOS EDITADOS POR EL USUARIO

CODIGO: Código NUMERICO del artículo (máximo 13 dígitos). No se puede modificar una vez dado de alta.
DESCRIPCION: Descripción del código, tiene un máximo de 40 caracteres.
DESC. CORTA (DESCRIPCION CORTA): Descripción utilizada por el módulo de punto de venta para la
impresión de ticket. También es utilizada para enviar a las terminales de captura. Máximo 20 caracteres.
EXTRA. Descripción extra en la cual se pueden capturar hasta 255 caracteres
GRUPO 1, GRUPO 2, GRUPO 3: Estos datos son útiles cuando usted desea organizar sus artículos por medio
grupos (Ejem. Nacionales, Importados, Embotellados, Enlatados), cuenta con 9,999 opciones cada grupo.
IV-2
DEPARTAMENTO: Dato que vincula al artículo con un departamento (Ejem. Lácteos, Frutas y Verduras,
Computo), se pueden dar de alta hasta 9,999 departamentos.
P. SUG.: (PRECIO SUGERIDO) El precio al cual el cliente, puede vender el producto.
PESO: Peso del producto para referencia.
PRECIO 1, PRECIO 2, PRECIO 3, PRECIO 4, PRECIO 5: Cinco precios del artículo.
FPGC: Es una cantidad en dinero asignada para el Fondo de Protección contra Gastos Catastróficos la cual se
agrega después de calculado el impuesto, si el impuesto no está incluido en el precio de venta, en caso de estar
incluido el impuesto en el precio de venta, esta cantidad se descontará primero y después se restara el
impuesto. Deberá de habilitarse en las formas preimpresas en donde aplique.
IMPUESTO COMPRA: Porcentaje del impuesto que aplica cuando se realiza una compra del artículo. Si usted
cuenta con más de un impuesto usted deberá definir el porcentaje de los mismos y la manera en el cálculo de
esos impuestos (Acumulado o sobre la base).
IMPUESTO VENTA: Porcentaje del impuesto que se aplica cuando se realiza una venta. Si usted cuenta con
más de un impuesto usted deberá definir el porcentaje de los mismos y la manera en el cálculo de esos
impuestos (Acumulado o sobre la base).
DIAS DE ENTREGA: Este dato solo se utiliza como información para conocer los días necesarios para contar
con el producto.
DIAS INVE (DIAS INVENTARIO): Dato que se utiliza para el cálculo de punto de reorden automático.
REORDEN: Mínima cantidad para tener en existencia. Esta información también puede ser calculada por el
sistema SAN
UNIDAD: Unidad del articulo (eje. PZA, LT, KG)
LOC: Localización del producto.
M.R.: Multiplicador del punto de reorden
CTO. REP (COSTO REPOSICION): Dato de captura para costeo en reportes sin importar los costos reales de
compra.
CODIGO ALTERNO: Puede tener hasta 20 caracteres alfanuméricos.
M: (MULTIPLICADOR) Es el multiplicador del código alterno
OFERTA PARA ARTICULO: El sistema es capaz de manejar ofertas individuales para cada artículo. La oferta
puede aplicar tanto a venta de mostrador (MOSTRADOR) como para la venta normal (ADMON). Usted debe
colocar el porcentaje para cada uno de ellos si habilita la respectiva oferta. Si usted realiza un clic en alguno de
los cuadros entonces aparecerá una ventana como la figura 4-7. En esta pantalla usted define el rango de fecha
de la oferta. Si usted desea aplicar una misma oferta de venta para un determinado rango de articulo deberá
utilizar el menú de Mantenimiento>Utilerías del Sistema>Ofertas. Si usted desea aplicar una misma oferta de
MOSTRADOR para un cierto rango de artículos entonces es necesario que usted vaya al menú de Punto de
Venta>Ofertas
Figura 4-7
IMAGEN ARTICULO: Como se puede observar en la figura 4-4. se muestra la foto del producto. Para introducir
esta foto solo haga doble clic en el cuadro. A continuación aparecerá una ventana como la figura 4-5. En esta
pantalla usted puede seleccionar la foto que desee asociar al artículo.
Figura 4-5
IV-3
PRECIO FIJO: El precio del artículo no se puede cambiar en la venta.
INVENTARIABLE: El artículo lleva inventario. Al deshabilitar esta casilla, le indicamos al sistema que este
artículo no tiene inventario (ejem. Servicios, fletes, mano de obra), nos va a permitir realizar la compra, para
poder afectar la cuenta del proveedor y el reporte de compras, pero NO afectara al inventario.
ENSAMBLE: El artículo es un conjunto de artículos. Si usted selecciona esta propiedad entonces aparecerá una
pantalla de componentes que conforman el artículo. En esta pantalla usted podrá anexar los componentes de
artículo. Figura 4.6. Ver Definiendo un Artículo ensamble.
Figura 4-6
CADUCIDAD: Cuando se habilita esta casilla, al comprar inventario de este producto, el sistema pedirá la
caducidad del lote comprado.
ART. INACT. VTA.: Al activar la casilla de este artículo, en el reporte de artículos no saldrá impreso, ni podrá
ser vendido, ya que esta opción inhabilita la venta del artículo.
CANT. FRACCIONARIA: Al activar esta casilla, el artículo podrá ser vendido en fracciones. Solo para punto de
venta.
BASCULA PERMITIDA: Al activar esta casilla, el artículo podrá ser pesado, por medio de una báscula que está
conectada al sistema. Solo para punto de venta.
BASCULA OBLIGATORIA: Al activar esta casilla, el artículo solo podrá registrarse en fracciones si es pesado
en una báscula conectada al sistema. Solo para punto de venta.
NUM. SERIE: Al habilitar esta casilla, al comprar inventario de este producto, nos pedirá los números de serie
del lote que se está comprando, también al hacer una venta, ya sea en punto de venta o en facturación, nos
pedirá el numero de serie del articulo que se está vendiendo, el cual debe de corresponder con los números
dados en la compra. Esto mismo sucede, al hacer un ajuste o transferencia.
SOLO PARA REGISTRADORAS: Información que es utilizada para enviar a las terminales de captura. Favor de
consultar el manual técnico. Estas opciones solo aparecen si usted tiene incluidas registradoras en el sistema.
BUSCAR COD. (BUSCAR CODIGO): Esta caja de edición es de búsqueda. Si usted desea buscar un artículo
para modificar su información, solo teclee el número del código y automáticamente el sistema lo posiciona en el
artículo que usted esta buscando. Si en esta caja de edición usted presiona F11 entonces le aparecerá una
ventana de búsqueda, en esta ventana usted puede buscar por descripción, código alterno, ocurrencia. Podrá
habilitar los datos de consulta que desee ver desde el menú de Mantenimiento, Parámetros del Sistema,
Parámetros.
DATOS CALCULADOS POR EL SISTEMA

ULT. COSTO: Información que muestra el costo del artículo en la última compra.
C. PROM (COSTO PROMEDIO): Costo promedio del artículo obtenido mediante la división de Costo total sobre
existencia total.
EXISTENCIA / PEDIDO: La cantidad total en inventario, del artículo, si tiene mas de un almacén, al oprimir el
botón de “Almacén”, le indicará cuantos artículos hay en ese almacén y cuanto esta en pedido cada ves que lo
oprima, ya que va mostrando almacén por almacén.
MARGEN: El margen de utilidad del producto en base a sus precios de venta y el costo promedio.
PROCEDIMIENTOS MEDIANTE BOTONES
Realiza la búsqueda de un determinado archivo por descripción o código
Da de alta un nuevo artículo
Elimina del sistema el artículo
Permite definir precios diferentes de acuerdo a la cantidad de venta (Solo venta de mostrador)
IV-4
Definición de empaques o cajas
Definición de componentes del artículo.
Muestra los mejores proveedores del artículo con sus costos
Muestra una pantalla como la figura 4-8. Esta pantalla da información rápida sobre la venta (C) o proveedor (P)
del artículo dentro de un rango de fecha. En caso de que existiera ventas a ese cliente nos mostraría la fecha de la venta, la
cantidad y el precio unitario. Lo mismo sería en las compras de ese artículo, nos muestra el o los proveedores, la fecha,
factura, cantidad y costo.
Figura 4-8
El sistema cuenta con dos formas para mostrar los artículos: Artículos por forma y Artículos existentes. Para cambiar
entre ellos solo haga clic en la ceja o pestaña que usted desee. En la parte superior de estas dos formas existe una barra que
contiene una serie de botones que realizan una función diferente. A continuación de describe cada uno de ellos:
Regresa al primer artículo

Regresa al artículo anterior
Avanza al siguiente artículo
Avanza al último artículo
Nuevo artículo
Borra artículo
Aplica cambio artículo
Cancela última acción
Actualiza datos
Alta de Artículos
Una vez que ya se definieron los nombres de grupos, departamentos y los impuestos (ver sección de mantenimiento)
usted podrá dar de alta artículos.
El sistema solo admite códigos numéricos con una longitud máxima de 13 dígitos.
El sistema evita que existan códigos duplicados, por tanto, cuando se teclee un código existente, se mostrará un
mensaje indicando que no se puede dar de alta el código. Ver figura 4-9. Es necesario señalar que esta pantalla solo
aparecerá si da clic en el botón de “Guardar”.
IV-5
Figura 4-9
a) Artículos por forma.(figura 4-10)

Esta forma de visualización presenta los datos de un artículo. Para registrar un nuevo artículo en esta opción, solo
tendrá que dar clic en el botón “Nuevo”. Automáticamente el cursor se colocará en la caja de edición de Código.
Figura 4-10
Para asignar el artículo a cada grupo solo haga clic dentro de la caja y automáticamente se mostrará todos los nombres
de grupos disponibles (9999 por cada grupo), de igual forma para cambiar el departamento del artículo (se disponen de 9999).
Para definir el impuesto del artículo se tendrá que asignar un impuesto para la compra y un impuesto para la venta. Solo
haga clic en la caja correspondiente y seleccione el impuesto que se le asignará al artículo. Si cuenta con más de un impuesto
(ver sección de parámetros) deberá definir el cálculo de cada impuesto (acumulado o sobre base).
El sistema permite que el artículo contenga 5 precios diferentes. El primer precio se tomará por default en todas las
transacciones que requieran el precio del artículo.
En la parte inferior izquierda de la figura 4-10 se encuentran mas información del artículo el cual se describen a
continuación:
Días de Entrega: Los días que el proveedor tarda en surtirlo.
Días de inventario: Dato que se utiliza para el cálculo de punto de reorden.
Reorden: Mínima cantidad para tener en existencia.
Unidad: Es la unidad del articulo Ej. PZA
Localización: Localización del artículo.
M.R. Multiplicador del punto de reorden.
Costo de reposición: Dato de captura para obtención de reportes sin importar costo real.
Si usted desea identificar el artículo por medio de una imagen, solo debe hacer doble clic en el cuadro blanco que
aparece en la parte superior derecha. El sistema mostrará un cuadro (figura 4-11) donde usted indicará la ubicación de la
imagen que se desee asociar al artículo, haga clic en el botón de “Aceptar ” y la imagen se asociará al artículo.
IV-6
Figura 4-11
La imagen debe de cumplir con los siguientes requisitos:
El archivo debe tener ser en formato bitmap (bmp)
La dimensión máxima del archivo tendrá que ser de 500 X 500 píxeles.
Para indicar que el precio es fijo solo haga clic en el cuadro de P. Fijo y el cuadro automáticamente se seleccionará con
una marca, para quitarlo solo haga clic nuevamente. Similarmente se procede para indicar si el artículo es inventariable.
Si usted cuenta con Terminales de Captura dadas de alta, entonces le aparecerá un cuadro extra de parámetros para
cada artículo. Estos parámetros se utilizarán en la comunicación hacia sus Terminales de Captura.
Definiendo un Artículo ensamble.

El Sistema Administrativo de Negocios posee una opción para definir Artículos de ensambles. Un Artículo ensamble es la
constitución de varios artículos en uno solo. Es decir, un conjunto de artículos se agrupan para declarar un nuevo artículo.
Un ejemplo de un artículo ensamble es una computadora. La computadora comprende de varias partes: un monitor, un
teclado, un mouse, etc.
Para definir un ensamble solo haga clic en el pequeño cuadro asociado al ensamble. Al hacer clic se colocará una marca
indicando que el artículo es un ensamble, automáticamente aparecerá un botón etiquetado con “Arts. Ensamble”. Haga clic en
este botón y aparecerá una nueva ventana (figura 4-12), donde se pedirá el código del artículo que formará parte del articulo
ensamble, también le pedirá que introduzca la cantidad de artículos de ese código que forman parte del artículo ensamble.
Haga clic en el botón de agregar para anexarlo a los componentes.
Figura 4-12
Definiendo una Ruptura de precios.
Si usted desea definir un cambio de precios de acuerdo a la cantidad de venta del artículo en la venta de mostrador solo
haga clic en este botón y aparecerá una ventana como la figura 4-13. El ejemplo de la figura señala que el precio del artículo
será el precio 1 si la cantidad de venta es igual o menor a 5, si la cantidad de venta es mayor a 5 pero menor o igual a 10
entonces el sistema tomará el precio 2, si la cantidad es mayor a 10 pero menor o igual a 45 entonces el producto tendrá precio
3, y así sucesivamente hasta llegar al precio 5.
Figura 4-13
IV-7
Definiendo un empaque para artículo.

Si usted maneja el artículo cuyos movimientos los realiza mediante cajas o empaques, usted puede utilizar esta
propiedad (empaque) del artículo.
Esta característica solo la podrá aplicar si los código de las cajas o empaques estan bajo el esquema del código DUN
(Distribution Unit Number).
El código DUN se compone de catorce dígitos los cuales el primer dígito (de izquierda a derecha) se toma como
multiplicador para el código que se encuentra contenido en los siguientes doce dígitos. Por ejemplo si el código de la caja o
empaque es de 17501000635679 eso significa que el el número “1” es un multiplicador X del código 750100635672 (el último
dígito cambia porque se recalcula el dígito verificador) donde X define la cantidad de elementos que contiene la caja.
Ahora bien, en el sistema usted tiene primero que definir que utilizará códigos DUN (ver sección de parámetros del
sistema), después tiene que dar de alta el artículo de trece dígitos (750100635672 para el ejemplo anterior), POSteriormente
deberá definir el X multiplicador haciendo clic en el botón de “Empaques”, donde esta X va desde 1 hasta 8 , Ver figura 4-14
Figura 4-14
Una vez definida esta propiedad, usted puede realizar movimientos en el sistema de un empaque, la cuál deberá
proporcionar el código DUN y automáticamente el sistema realizará los cálculos necesarios para el control de sus inventarios.
Para salvar el nuevo artículo solo haga clic en el botón de “Guardar”.
b) Artículos existentes (figura 4-15).

La otra forma de presentación de los artículos esta etiquetada con la leyenda “Artículos existentes”. Esta forma muestra
los artículos dados de alta en forma de tabla.
Figura 4-15
Para dar de alta solo haga clic con el botón de “Nuevo”, a continuación aparecerá un cuadro (figura 4.16) donde usted
podrá teclear el código del artículo nuevo. Haga clic en el botón de “Aceptar” para indicar que terminó de teclear el código. El
sistema desaparecerá el cuadro y lo ubicará en la columna de descripción. Llene cada una de las columnas según sea el caso.
Figura 4-16
IV-8
A diferencia de la Forma de artículos no se pueden definir ensambles ni asociar imágenes a los artículos.
Cabe señalar que en las columnas de impuesto, grupos y departamento solo se puede teclear el índice del dato que se
desee asociar al artículo. Por ejemplo si al artículo se le desea incluir en el departamento de Lácteos, entonces se debe tener el
índice que tiene el departamento de Lácteos y escribirlo en la columna de Departamento. El índice se puede obtener fácilmente
en el menú de Departamentos ubicada en Mantenimiento>Parámetros del Sistema.
Modificar Artículo
Para realizar cambios solo ubíquese en el artículo que desee modificar. Para colocarse en el código deseado solo haga
doble clic (o F11) en la caja de búsqueda del código o en la tabla de artículos (según sea el caso), inmediatamente aparecerá
una ventana donde se encuentran todos los artículos que usted podrá buscar, la búsqueda podrá ser por código, descripción del
artículo, código alterno o por ocurrencia cualquier silaba o palabra que se encuentre dentro de la descripción. (Figura 4-17).
Una vez ubicado en el artículo deseado haga clic en el dato que se desee modificar. A excepción del código, todos los
demás datos se pueden modificar.
Si usted desea modificar la definición de ensamble (para agregar o eliminar componentes) solo haga clic en el cuadro de
componentes y realice los cambios necesarios. Cabe señalar, que para poder modificar ese tipo de artículos (ensamble), la
existencia deberá de ser cero.
Terminadas las modificaciones haga clic en el botón de guardar.
Figura 4-17
Borrar Artículo
Para eliminar un artículo es necesario que el artículo cumpla con lo siguiente:
El artículo deberá tener existencia cero, es decir, que en todos los almacenes registrados en el Sistema la
existencia deberá ser cero.
No debe ser un Artículo ensamble.
No debe tener códigos alternos
Para eliminarlo solo haga clic en “Borrar”. En la pantalla aparecerá un diálogo de confirmación para borrar el artículo.
Finalmente, haga clic en “Aceptar” en el diálogo y el artículo será eliminado.
Si el artículo es un artículo ensamble entonces primero es necesario eliminar la definición del ensamble. Para realizar
esto solo haga clic en el cuadro donde se encuentra la marca de ensamble y el sistema confirmará su decisión. Si la definición
del artículo se realizó satisfactoriamente, la marca de ensamble desaparecerá, entonces usted podrá dar de baja el artículo.
Si el artículo tiene códigos alternos, primero debe eliminar estos códigos y la manera de eliminar es la siguiente:
Posicionar el cursor en el código alterno y presionar la tecla <Esc> para que todo el campo cambie de color. Ver figura 4-
17A.
IV-9
Figura 4-17A
A continuación presionar la tecla <Ctrl> y sin dejar de presionar, oprimir la tecla <Supr> para que aparezca el mensaje
de si quiere borrar el código alterno. Ver figura 4-17B.
Si se selecciona ACEPTAR, se borrara tanto el código alterno como su multiplicador y ahora podrá eliminar el artículo
seleccionada con el botón de BORRAR.
Figura 4-17B
CAMBIOS DE PRECIO
Cuando en el Sistema Administrativo de Negocios han sido dados de alta los artículos y se requiere hacer un cambio de
precios en forma global, por ejemplo, cambiar todos los precios de un departamento, o todos los artículos de un determinado
grupo; el sistema tiene la opción para ayudarle en la actualización de precios de artículos ya sea por una x cantidad o un
porcentaje.
Para esta acción hay cuatro formas de hacerlo ya sea por código, departamento, grupo 1, grupo 2, grupo 3 o por archivo.
Para ello se cuenta con el menú Administración>Cambio de Precios.
Si se eligió el cambio de precio por código el sistema mostrará una ventana que contiene una serie de parámetros que
servirán de filtros para realizar los cambios de precios. Ver figura 4-18.
En la primer casilla (de izquierda a derecha) puede elegir a que precios se realizará la modificación (Precio 1, Precio
2,...., o Todos).
En la casilla intermedia se debe elegir si la cantidad que se dará es por porcentaje o por cantidad. Si es por porcentaje,
el sistema tomará el porcentaje del precio seleccionado y lo sumará al precio. Si es por cantidad el sistema aplicará una simple
suma del precio seleccionado con la cantidad que usted tecleo.
IV-10
Figura 4-18
En la última casilla se debe seleccionar si el cambio es sobre el precio 1, precio 2, precio 3, precio 4, precio 5, último
costo, costo promedio, Sobre si mismo, Precio sugerido o Costo de reposición.
Por último teclee la cantidad que se añadirá a los precios.
Si usted desea generar un archivo de los cambios que se realicen solo seleccione la opción de “Generar Archivo”, pero si
usted desea solo que los cambios se realicen únicamente al archivo sin afectar al catálogo de artículos deberá seleccionar
“Aplicar cambios únicamente ha archivo”.
Una vez que los datos sean los correctos haga clic en el botón de “Aceptar”.
Enseguida aparecerá otra ventana donde se pide el rango de códigos a los cuáles se les aplicará el cambio de precio
(figura 4-19), haga clic en el botón de “Aceptar ” para que aplique los cambios de precios. Si los cambios se realizaron
exitosamente el sistema mostrará un diálogo indicando que la acción fue realizada. Estos mismos pasos se deben seguir para
el cambio por departamento, grupo 1, grupo 2, grupo 3 y grupo 4.
Figura 4-19
Si el cambio se desea realizar por archivo el sistema pedirá el archivo que contiene un listado código con sus
respectivos precios. Ver figura 4-20.
Figura 4-20
Seleccione el archivo y haga clic en el botón de Abrir. El sistema mostrará un dialogó indicando que los cambios fueron
realizados como la figura 4-21.
IV-11
Figura 4-21
El archivo de precios debe de tener un formato específico, con ello, el sistema interpretará la información y realizará los
cambios de precios.
El archivo debe ser de tipo texto; la primer línea de este archivo no la toma en cuenta el sistema (puede ser utilizada
como encabezado). Las siguientes líneas son tomadas por el sistema para extraer la información. Cada línea debe seguir una
secuencia de datos que deberá seguir la secuencia como el siguiente ejemplo de la figura 4-22:
Como se puede observar, los datos son separados por comas, el primer dato es el código, el segundo, tercer , cuarto,
quinto y sexto dato son el precio 1 , precio 2 , precio 3, precio 4 y precio 5 respectivamente. Si no se desean modificar
determinados precios solo basta con dejar en blanco el precio deseado. Cabe señalar si alguna línea no tiene el formato
especificado, el sistema detendrá el proceso indicando la línea en donde se localiza el error, el sistema solo actualizará los
precios que se encuentren antes del error. Además, si en el archivo existe un código que no esta dado de alta en el sistema, no
se tomará en cuenta y continuará con la siguiente línea.
Figura 4-22
Una vez realizado los cambios, el sistema le pregunta si desea un generar un reporte de aquellos artículos que
cambiaron su precio por debajo del precio anterior o del ultimo costo. Si usted elige que “Si” y se encontraron artículos que
bajaron de precios entonces observará una pantalla como la figura 4.23
Figura 4-23
En las columnas de precio 1, precio 2, precio 3, precio 4 y precio 5 solo se llenarán si el precio actual se colocó por
debajo de la columna respectiva o del último costo.
IV-12
PROVEEDORES Y CLIENTES
Por propósitos de simplicidad sólo se explicará como llenar datos en la pantalla de proveedores, debido a que la alta de
clientes es similar excepto que contiene una pantalla mas la cual se verá mas adelante.
Para que usted pueda realizar compras necesita dar de alta proveedores en el sistema. En la opción
Administración>Proveedores usted podrá dar de alta proveedores, modificar datos de proveedores y eliminar un proveedor.
Alta de proveedores
Si desea dar de alta un nuevo proveedor en el sistema, solo haga clic en el botón de “Nuevo”. Ver figura 4-24. Introduzca
los datos del proveedor y cuando termine de llenar los datos haga clic en el botón de “Guardar”, automáticamente el sistema
asignará un número clave al proveedor; este número de clave es único y no podrá modificarse.
Modificar datos de proveedor
Cuando usted entra a la ventana de proveedores, el sistema muestra el primer proveedor (si tiene proveedores dados
de alta). Para visualizar los datos de un proveedor determinado, teclee el nombre del proveedor que busca en la caja de edición
que se encuentra en la parte superior. Ver figura 4-24. Al ir escribiendo el nombre, el sistema lo ubicará en el proveedor que
coincida con el texto. Si el nombre del proveedor que usted teclee no existe el sistema no cambiará de proveedor.
Figura 4-24
Si desea una búsqueda por número de clave del proveedor solo haga doble clic en la caja de edición de búsqueda (o
presione la tecla F11). El sistema mostrará una ventana como la figura 4-25 donde usted podrá buscar de acuerdo a la opción
seleccionada (número, nombre, rfc, contacto, ocurrencia), cuando encuentre el proveedor deseado solo haga clic en el botón de
“Aceptar” y el sistema cerrará la ventana, ubicándose en el proveedor buscado.
Figura 4-25
Una vez ubicado en el proveedor deseado, realice las modificaciones necesarias y terminados los cambios haga clic en
el botón de “Guardar”.
Cómo se menciona, el número clave es el único que no podrá ser modificado, pero podrá capturar un número como
código alterno, para facilitar su búsqueda o compatibilidad con sus sistemas contables.
Eliminar un proveedor
Ubíquese en el proveedor que desee dar de baja, tecleando en la caja de búsqueda el nombre del proveedor que desee
eliminar. Después haga clic en el botón que tiene un signo menos señalado en la figura 4-26. El sistema mostrará un diálogo de
confirmación, preguntando se desea eliminar el registro y confirme su decisión.
IV-13
Figura 4-26
Para dar de baja un proveedor es necesario que el saldo que tiene registrado el sistema para el proveedor debe ser
cero. Si no es cero, se mostrará un mensaje indicando que no puede eliminarse el proveedor.
Consulta de historial de saldo

Si desea realizar una consulta del historial del saldo, ubíquese en el proveedor deseado y haga clic en el botón de
historial. El sistema mostrará una ventana que contiene los movimientos que han afectado el saldo. En esta ventana de historial
se pueden observar la referencia, la fecha, los abonos, los cargos y los días de crédito. Ver figura 4-27. Este historial es
actualizado automáticamente por el sistema.
Figura 4-27
Parámetros para Cliente

En el formato para captura o modificación de un cliente, encontramos el botón de “Mas Datos”, el cual al oprimirlo, nos
presenta la pantalla de parámetros para el cliente seleccionado (figura 4-27a). En dichos parámetros podemos seleccionar un
precio de venta especifico para ese cliente, así como el vendedor asignado por defecto a ese cliente, el cual podrá ser
modificado al momento de la venta, también ahora podemos especificar el límite de crédito otorgado al cliente, el cual al ser
rebasado en una venta, el sistema nos informará que no se le puede dar facturar a crédito pero si nos permite el cobro de esa
factura de contado.
IV-14
Figura 4-27a
CUENTAS CHEQUES
Para realizar transacciones en el Sistema Administrativo de Negocios es necesario contar con al menos una cuenta de
cheques. Si no existe alguna, el sistema manda un mensaje cuando se realice una transacción indicando que no existen
cuentas de cheques (figura 4-28). Si no desea controlar sus cuentas de cheques con este sistema, usted deberá dar de alta una
cuenta ficticia para realizar las operaciones correspondientes.
Figura 4-28
En el menú de cuentas de cheques aparecerá una ventana donde usted podrá dar de alta, baja, modificar y consultar el
historial de cuentas de cheques. Ver figura 4-29.
Figura 4-29
Para realizar una acción a una cuenta de cheques, primero debe estar ubicado en la cuenta deseada.
Para ubicarse en la cuenta, solo teclee el número de la cuenta en la caja de edición que se encuentra en la parte
superior. El sistema buscará la coincidencia de ese texto con alguna cuenta. Si desea hacer una búsqueda por banco, o por
tipo, oprima la tecla F11 (o doble clic) en la caja de edición texto y el sistema le mostrará una ventana de búsqueda como la
figura 4-30. Seleccione el campo de búsqueda y haga clic en “Aceptar” cuando se encuentre en la cuenta deseada.
IV-15
Figura 4-30
Altas de cuentas cheques
Para dar de alta una nueva cuenta solo basta dar clic en el botón de “Nueva”. Introduzca los datos en las cajas de
edición, el número de cuenta (numérico), el banco, el tipo de cuenta, el saldo inicial y por último el formato que utilizará para
imprimir el cheque. Este último dato puede tener solo uno de los valores 1,2 o 3. Estos valores hacen referencia a las formas de
impresión para cheques 1, 2 o 3, que el sistema tiene destinado para los cheques y que usted puede definirlos en Definición de
formas preimpresas.
Bajas de cuentas de cheques

Para dar de baja una cuenta de cheques es necesario que el saldo de la cuenta debe ser cero.
Haga clic en el botón con el icono de menos (-) ubicado en la parte superior de la ventana. El sistema mostrará un
diálogo confirmando su decisión.
Modificar cuentas de cheques

Solo se permite modificar el dato de banco, el tipo de cuenta y el formato de impresión de cheques; los dos restantes
datos no pueden ser modificados por el usuario.
Consulta de historial
Si desea conocer el historial de una cuenta solo haga clic en el botón de historial, y aparecerá una ventana que contiene
los movimientos que han afectado a la cuenta de cheques. El historial es actualizado por el sistema.
CUENTAS GASTOS
Esta ventana (mostrada en la figura 4-31) es muy parecida a la ventana de cuenta de cheques. Si usted desea dar de
alta una cuenta de gastos solo haga clic en el botón de “Nueva” en la pantalla de cuentas de gastos; y luego introduzca los
datos. Cuando haya terminado de teclear los datos haga clic en “Aceptar”.
Si desea borrar una cuenta ubíquese en la cuenta deseada y haga clic en botón que tiene el signo menos (-). El sistema
mostrará un diálogo confirmando su decisión. Si en la cuenta existe saldo, la cuenta no podrá ser dada de baja.
Si solo usted requiere consultar el historial de la cuenta de gastos, primero sitúese en la cuenta deseada y haga clic en el
botón de “Historial”.
Figura 4-31
EMPLEADOS
El Sistema Administrativo de Negocios permite llevar un control de empleados.
En la ventana de Empleados (Mantenimiento>Empleados) mostrada en la figura 4-32, usted podrá dar de alta, dar de
baja y modificar los datos de empleados.
Al dar de alta empleados el sistema podrá guardar el empleado que realizó una transacción de venta o de compra. Esto
permitirá llevar un mejor control de las transacciones que se realicen en su negocio.
IV-16
Para dar de alta un empleado solo haga clic en el botón “Nuevo”. Llene los campos correspondientes al empleado como
son su nombre, su apellido paterno, apellido materno, CURP, salario, extensión, fecha de contratación.
En la parte superior se encuentra los datos que necesita el Sistema de Seguridad (en caso que este activado). En esta
parte se tiene que dar una clave secreta que se le asignará al empleado. Además se tiene que asignar un grupo al empleado;
para realizar esto haga clic en la caja de edición de grupo y automáticamente se mostrarán un grupo denominado
administradores y otros 20 grupos disponibles. El grupo de administradores es el que tiene acceso total y no tiene restricción
alguna; si se asigna otro grupo tendrá los derechos otorgados en la definición grupos (Mantenimiento>Sistema de
Seguridad>Grupos). Si usted maneja el módulo de punto de venta y requiere restringir las cancelaciones por supervisor, es
necesario activar la pequeña casilla con el letrero de Supervisor, con esto usted indica que la clave de este empleado se
utilizará como clave de supervisor en el módulo de punto de venta.
Si el empleado maneja comisión por venta puede activar la opción correspondiente. Seguido de esto usted dará el
porcentaje de la comisión.
Figura 4-32
Alta de empleados
Una vez que usted haya terminado de llenar los datos del empleado, haga clic en el botón de “Guardar” para que el
sistema registre al empleado. Una vez realizado esto, el sistema asignará un número de clave.
Baja de empleados
Para dar de baja un empleado solo haga clic en el botón que tiene un signo menos (-) ubicado en la parte superior
izquierda. Ver figura 4-32. El sistema mostrará un diálogo de confirmación, solo haga clic en el botón de “Aceptar” para
confirmar que desea dar de baja al empleado.
Modificar datos de empleados

En caso de que datos de empleados requieran ser modificados, deberá ubicarse en el empleado que se requiera
corregir. Para localizar el empleado solo teclee el nombre del empleado en la caja de búsqueda y automáticamente el sistema
mostrará los nombres de coincidencia con el texto escrito. Si usted desea realizar la búsqueda a través de la clave del
empleado, solo haga doble clic en la caja de edición (u oprima la tecla F11), seguido de esto, el sistema mostrará un listado de
todos los empleados que se encuentran dados de alta en el sistema. Elija la opción de búsqueda que usted desee y localice el
empleado. Cuando se encuentre posicionado en el empleado solo haga clic en el botón de “Aceptar”.
Una vez que realizaron los cambios de dato, haga clic en el botón de “Guardar”. Cualquier dato puede ser modificado a
excepción del número de clave.
INVENTARIO
Compras y ordenes de compra

Con la compra de artículos usted afectará el inventario de sus artículos. Por otro lado, en la orden de compra no afecta el
inventario. Para propósito de explicar el funcionamiento de las formas solo hablaremos de la ventana de compra, ya que la de
orden de compra es muy similar (a excepción de los descuentos).
Para realizar la compra de artículo seleccione la opción de Compra que se encuentra en el menú de
Mantenimiento>Inventario. El sistema detecta automáticamente si sólo se esta trabajando con un solo almacén, si usted tiene
dados de alta más almacenes el sistema mostrará una ventana (figura 4-33) en la cual usted deberá elegir el almacén donde se
realizará la compra (donde se afectará el inventario).
IV-17
Figura 4-33
Una vez que el sistema muestre la pantalla de compra (figura 4-34) usted podrá introducir los datos. Primero deberá
elegir el proveedor de los artículos, para ello escriba el nombre en “Buscar Prov” u oprima F11 y se mostrarán los proveedores
que el sistema tiene registrados. Si el proveedor es nuevo, solo oprima la tecla F4 para darlo de alta. Si los datos del proveedor
son incorrectos usted puede corregirlos desde la forma de compras (a excepción del número).
Figura 4-34
Después debe de introducir el número de factura de compra y el empleado que realiza la captura de la compra (si se
tienen empleados dados de alta).
En tabla de captura de artículos usted puede introducir los códigos de los artículos, la cantidad de artículos comprados,
el costo por unidad y el descuento (en caso de que aplique). Para confirmar el dato solo oprima la tecla de TAB para pasar de
columna en columna.
Si usted maneja códigos de empaques teclee el código completo y automáticamente en la columna de M aparecerá el
multiplicador, el costo que usted proporcione deberá ser el costo por empaque.
Si el código del artículo no existiese el sistema preguntará si el artículo lo desea dar de alta (figura 4-35). Si responde
que si, entonces se mostrará la ventana de alta de artículos.
Figura 4-35
Para realizar una búsqueda de artículo solo haga doble clic en la tabla de captura de artículos y el sistema mostrará una
ventana como la figura 4-36, donde usted podrá localizar el artículo.
IV-18
Figura 4-36
Para teclear más códigos en la compra solo oprima la tecla de flecha abajo (↓) y en la tabla se abrirá un nuevo renglón,
donde usted puede ingresar los datos de compra del artículo. Si desea eliminar un artículo oprima las teclas Ctrl + Supr.
En caso de que la compra incluya descuento a un artículo, seleccione la columna de descuento en el renglón del artículo
y después oprima la tecla F8. A continuación aparecerá una ventana pidiendo el porcentaje del descuento. Ver figura 4-37.
Figura 4-37
Si el descuento se aplica a toda la compra entonces presione la tecla de flecha abajo para dar de alta nuevo artículo
pero no escriba código y ubíquese en la columna de descuento y teclee F8 para que se muestre la ventana que le solicita el
descuento de la compra. Automáticamente se actualizará el descuento a la toda la compra.
Una vez llenada la compra con los datos correctos solo de clic en el botón de “Aceptar” y la compra será guardada. Si
desea capturar una nueva compra llene nuevamente los datos. En caso de que ya no desee otras compras, solo haga clic en el
botón de “Salir”. El botón de “Cancelar” se refiere a colocar en blanco los datos de la forma.
Cabe señalar que cuando usted da el código del artículo, el sistema automáticamente muestra su descripción, el costo
de la última compra, y calcula el importe y el impuesto. El impuesto lo calcula de acuerdo al programado para cada artículo.
Además solo se pueden realizar ordenes de compra con N artículos por forma, donde N es establecido por la definición de
formas preimpresas.
Si Usted cuenta con un archivo de compra en formato de texto (Código, Cantidad, Precio delimitado por comas), podrá
ser capturado en esta pantalla, al presionar la tecla F6 (Cargar Archivo).
Si con anterioridad Usted había capturado la orden de compra, al presionar la tecla F7 (Orden de compra), el sistema le
pedirá el número de orden de compra y pondrá en pantalla toda la información, previamente capturada.
Si Usted cuenta con un departamento de recepción de mercancía, el cual captura las entradas al almacén, al presionar
la tecla F8 (Recepción de Mercancía), el sistema pondrá en pantalla los datos de los artículos recibidos.
Si el artículo que se está comprando, fue definido con caducidad, automáticamente, nos pedirá la caducidad del lote que
se está comprando.
Si el artículo que se está comprando, fue definido con número de serie, automáticamente, nos pedirá los números de
serie de los artículos que se están comprando.
Pedidos
El Sistema Administrativo de Negocios cuenta con un módulo de Pedidos. Este módulo le proporciona una serie de
acciones que le permiten dejar en pedido o backorder una cierta cantidad de un determinado artículo. Si el cliente necesita
comprar un artículo pero solo desea dejarlo como pedido, el sistema descontará temporalmente la existencia de ese artículo de
acuerdo con la cantidad que el cliente requiera. En caso de que la existencia del artículo fuera cero, entonces el sistema
colocará en backorder esa cantidad del artículo (en caso de que el cliente así lo desee).
IV-19
Para realizar un pedido solo haga clic en Administración> Inventario> Pedidos y el sistema le pedirá en que almacén se
lleva a cabo los pedidos (si cuenta con más de un almacén). La pantalla que muestra el sistema es la figura 4-38. En esta figura
se muestran las partes que la conforman.
Figura 4-38
En la figura 4-38 se ve un ejemplo de pedido. Usted solo tiene que introducir la cantidad del número de artículos que el
cliente requiera y automáticamente el sistema calculará la cantidad de pedidos que se pueden aceptar en la tienda y la cantidad
que se colocarán en backorder. Si el cliente no desea dejar en backorder el artículo, usted deberá editar nuevamente la
cantidad y colocar solo la cantidad de pedidos. Es necesario señalar que la columna de pedidos y backorder no es modificable.
Si usted desea conocer información adicional de artículo tal como su orden de compra o cuantos días se tendrá el producto
en existencia solo haga doble clic en la tabla donde se editan los artículos y el sistema mostrará una pantalla como la figura 4-
39.
Figura 4-39
Si desea cancelar o modificar un pedido o un backorder , primero asegúrese estar ubicado en el cuadro de buscar
nombre de cliente. A continuación se da una descripción de las teclas de función que puede presionar en esta caja de acuerdo
a la acción que necesite realizar, se describe también ciertas restricciones según la acción.
F5.- Cancelar un pedido. Con esta acción los datos no podrán ser editados.
F6.- Cancelar backorder. Los datos no podrán ser editados.
F7.- Modificar pedido. No se pueden borrar los artículos del pedido.
F8.- Modificar backorder. No se puede borrar los artículos del backorder y solo es modificable la columna de
backorder.
F10.- Traer backorder (volver un backorder en pedido).
En todas estas opciones el sistema muestra una ventana con una lista del número de pedido y backorder donde usted
debe seleccionar a que documento se le aplicará la acción.
Nota: Si por alguna razón usted cancela un pedido, el sistema solo coloca en ceros todas las cantidades del documento de ese
pedido, regresando esas cantidades al inventario de la tienda.
Ventas
Con la venta de artículos se afecta el inventario de los almacenes, así como las cuentas de cheques y el saldo de
clientes.
Para realizar la venta de artículos seleccione la opción de Administración>Inventario>Venta de artículos. El sistema
mostrará una ventana solicitando el almacén donde se realizará la venta, además de preguntar si la venta se realizará con la
factura 1 o de la factura 2. Ver figura 4-40.
IV-20
Figura 4-40
Una vez que muestre la pantalla de Venta (figura 4-41) usted podrá introducir los datos. En caso de que se requiera
recuperar un pedido para su facturación oprima la tecla F7 y elija el pedido correspondiente, se podrán facturar varios pedidos
en una sola factura, separando cada uno de ellos por una coma o por un guión en el caso de ser consecutivos. En caso
contrario se deben de llenar los datos como se describe a continuación.
Figura 4-41
Primero deberá elegir el cliente de los artículos, para ello solo haga clic en la caja de edición del cliente u oprima F11 y
se mostrarán los clientes que el sistema tiene registrados. Si el cliente es nuevo, solo oprima la tecla F4 para darlo de alta. Si
los datos del cliente son incorrectos usted puede corregirlos desde la forma de Venta (a excepción del nombre).
En tabla de captura de artículos usted puede introducir los códigos de los artículos, la cantidad de artículos vendidos, el
precio por unidad y el descuento (en caso de que aplique), para confirmar el dato solo oprima la tecla de TAB para pasar de
columna en columna.
Si vende un código de empaque o caja, solo introduzca el código de 14 dígitos en la columna de código, el sistema le
dirá en la columna de M (multiplicador) el número de componentes, después usted deberá de proporcionar el precio unitario
del componente. Al guardar la transacción automáticamente de descargan los inventarios por componentes de la caja.
Si el artículo no tiene descripción, el sistema permite teclear cualquier descripción, sin que esto afecte al artículo.
Si el código del artículo no existe, el sistema preguntará si el artículo lo desea dar de alta. Si responde que si, entonces
se mostrará la ventana de alta de artículos.
Para realizar una búsqueda del artículo solo haga doble clic en la tabla de captura de artículos y el sistema mostrará una
ventana de donde usted podrá localizar el artículo.
Para teclear más códigos en la venta solo oprima la tecla de flecha abajo (↓) y en la tabla se abrirá un nuevo renglón,
donde usted puede ingresar los datos de compra del artículo. Para borrar un renglón (artículo) oprimas las teclas Ctrl + Supr
simultáneamente.
En caso de que la venta incluya descuento a un artículo, seleccione la columna de descuento en el renglón del artículo y
después oprima la tecla F8. A continuación aparecerá una ventana pidiendo el porcentaje del descuento. Si el descuento se
aplica a toda la venta entonces presione la tecla de flecha abajo para dar de alta nuevo artículo pero no escriba código y
ubíquese en la columna de descuento y teclee F8 para que muestre la ventana que le solicita el descuento de la venta.
Automáticamente se actualizará el descuento a la toda la venta.
NOTA: Si selecciono en parámetros del sistema, la opción de que no desglose el impuesto, si el cliente no tiene RFC, en
pantalla, será desglosado, pero en la impresión de la factura, no se desglosará el impuesto.
Una vez llenada la venta con los datos correctos solo haga clic en el botón de “Aceptar” y aparecerá una ventana
pidiéndole el método de pago (figuras 4-42 y 4-43), elija según sea el caso.
IV-21
Figura 4-42
Figura 4-43
A continuación la venta será guardada y se pedirá la impresora destino (Ver figura 4-44) del documento donde se
imprimirá la factura (En caso de que estuviera habilitada la opción. Consultar definición de formas preimpresas).
Figura 4-44
En la ventana de ventas aparecerán dos botones: Reimprimir y Continuar. Si la impresión se realizó satisfactoriamente
haga clic en continuar para realizar una nueva venta. En caso contrario haga clic en “Reimprimir” . Ver figura 4-45.
IV-22
Figura 4-45
Si desea capturar una nueva venta llene nuevamente los datos, en caso de que ya no desee la venta de artículos solo
haga clic en el botón de salir. El botón de “Cancelar” se refiere a colocar en blanco los datos de la forma.
Cabe señalar que cuando usted da el código del artículo el sistema automáticamente muestra su descripción y el precio
1. Si se encuentra en la columna de precio, presione la tecla P para cambiar automáticamente entre los cinco precios que usted
programó al Artículo al darlo de alta.
Además, el sistema automáticamente calcula el importe y el impuesto. El impuesto lo calcula de acorde al programado
para cada artículo.
Nota: El sistema no aceptará fechas anteriores a la última facturación. En caso que se intente introducir una fecha anterior, el
sistema mandará un mensaje de error. Contacte a su distribuidor si este mensaje le aparece.
Ajustes
Los ajustes de inventario en el sistema se hacen mediante el menú de Administración>Inventario>Ajustes
Al igual que la transacción de compras y ventas, tendrá usted primero que seleccionar el almacén (en caso que tenga
más de un almacén dado de alta) y después aparecerá la pantalla de ajustes en la que tendrá que seleccionar el nombre de un
empleado e introducir los artículos a ajustar, al igual que otras transacciones deberá presionar flecha abajo para agregar otro
articulo, F11 para la lista de artículos y Ctrl+Supr para eliminar el artículo que este seleccionado.
Si los datos son correctos entonces haga clic en el botón “Aceptar”, y aparecerá una pantalla en la que tendrá que
introducir un nombre con el que identificará el documento ajuste, haga clic en el botón de “Aceptar” en esa ventana y el ajuste
se llevará a cabo. Si desea salir de la forma de ajustes solo haga clic en “Salir”. La figura 4-46 muestra la ventana de ajustes.
Figura 4-46
Transferencias entre almacenes
En esta opción Usted puede transferir un articulo o todo el inventario de un almacén a otro. Si usted desea realizar una
transferencia de artículos, necesita ir al menú Administración>Inventario>Transferencias Entre Almacenes. El sistema mostrará
una pantalla como la figura 4-47.
IV-23
Figura 4-47
Para esta opción usted deberá primero de seleccionar dos almacenes uno de origen y uno de destino, un nombre de
empleado, teclear los artículos a transferir , llenar el costo y la cantidad. Los campos, subtotal y total se irán llenando
automáticamente. Después haga clic en el botón “Aceptar” y la transferencia será realizada. Al igual que las demás
transacciones, si usted tiene habilitada la opción de imprimir el documento entonces le aparecerán dos botones “Reimprimir” y
“Continuar”.
Ensambles
Para ensamblar o desensamblar un artículo ensamble es necesario que en el sistema se hayan definido artículos
ensambles en la forma de artículos. Si ya cuenta con una definición de artículos ensambles, se recomienda extraer un reporte
de Componentes de los ensambles, para un mejor control sobre las acciones que se deseen tomar. Para extraer este reporte
solo elija la opción de Reportes>Ensambles>Comp. Ensambles.
Ensamblar
Esta opción afecta la existencia de un artículo ensamble y se descuentan del inventario los artículos que forman parte
del ensamble.
En la opción de Administración>Inventario>Ensambles>Ensamblar usted podrá armar un artículo ensamble. El sistema
pedirá el almacén donde se ensamblará el artículo. La pantalla contiene una caja de edición donde usted introducirá el código
del artículo ensamble. Ver figura 4-48. Si desea realizar una búsqueda de los artículos definidos como ensambles solo oprima la
tecla F11 (o un doble clic en la caja de edición). Una vez introducido el código introduzca el número de ensambles que desea
realizar. Dados el código y la cantidad haga clic en el botón aceptar y el ensamble se realizará. Usted puede seguir
ensamblando artículos hasta que haga clic en el botón “Salir”. La ventana a la entrada muestra el primer código ensamble
encontrado.
Figura 4-48
En tabla de la pantalla se muestra los artículos que conforman el artículo ensamble.
Desensamblar
Un desensamble es el proceso de desmontar (desarmar) un ensamble. Con ello usted permitirá regresar al inventario las
partes (artículos) que constituían el artículo ensamble, afectando la existencia de estos artículos.
Con esta acción (Administración > Inventario > Ensambles > Desensamblar) solo se afecta el inventario tanto del artículo
ensamble como la de sus componentes.
Al igual que el ensamble, el sistema pide el almacén donde se va a realizar el desensamble (si tiene más de un
almacén), el código del artículo ensamble que se va a desensamblar y la cantidad de desensambles.
Nota: En esta ventana no es posible eliminar la definición del artículo ensamble, es decir, los componentes del ensamble
seguirán formando parte del artículo ensamble, con esta opción solo se modifica el inventario de los artículos. Si usted desea
eliminar el artículo ensamble (eliminar sus componentes), necesita ir a la forma de artículo.
IV-24
Devoluciones de Clientes y a Proveedores
Para explicar las devoluciones solo se hará referencia a la devolución de Clientes debido a que la devolución a
proveedores es similar.
Para realizar una devolución de un cliente vaya al menú de Administración>Inventario>Devoluciones de
Clientes>Devolución. Aparecerá una pantalla que le pedirá el almacén donde se realiza la devolución (en caso si tuviera más de
un almacén). A continuación el sistema muestra una lista de las ventas que se han registrado en el almacén. Ver figura 4-49.
Figura 4-49
Seleccione la factura que contiene los artículos que el cliente devolverá. Enseguida el sistema mostrará una ventana
como la figura 4-50. En la tabla de captura de artículos teclee el código del artículo que será devuelto así como la cantidad. Si
desea realizar una consulta de los artículos disponibles de la factura presione F11. Finalmente haga clic en el botón de
“Aceptar”.
Figura 4-50
Cancelaciones de Clientes y a Proveedores
Con esta acción se cancela una determinada venta a nuestros clientes o determinada compra realizada a nuestro
proveedor. Los pasos para realizar una cancelación son idénticos a una devolución, con la diferencia de que no se podrán editar
los campos de código y de cantidad de los artículos.
Nota de Crédito y Nota de Cargo

Con esta operación (Administración>Inventario>Devoluciones de Clientes>Nota de Crédito /Nota de Cargo) usted puede
darle cierta cantidad de crédito o cargo a algún cliente. Usted tendrá que seleccionar el cliente para realizar dicha acción. Figura
4-51.
Figura 4-51
IV-25
Teclee la cantidad de crédito y haga clic en el botón “Aceptar” para llevar a cabo la operación. Si no desea realizar otra
nota de Crédito o Cargo solo haga clic en el botón de “Terminar” en la ventana de Facturas de referencia.
Si usted tiene habilitada la opción de imprimir el documento le aparecerán dos botones. “Reimprimir” y “Continuar”.
PAGOS
Pagos de Clientes y a Proveedores
Los pagos de clientes y proveedores son análogos por lo que solo se explicará unicamente el pago de clientes. La única
diferencia: el pago a proveedores puede opcionalmente imprimir un cheque para efectuar el pago y en el pago de clientes
opcionalmente puede imprimir un recibo.
Para ingresar un pago de cliente al sistema es necesario abrir la ventana de pagos de Clientes ubicada en
Administración>Pagos>Pagos de Clientes. La ventana de pagos de clientes se muestra en la figura 4-52.
Figura 4-52
Para recibir un pago de cliente solo introduzca el número de cliente que realiza el pago. Si desea consultar los clientes
oprima F11. Una vez que se tiene el número del cliente pase a la caja de edición de Número de cuenta de cheque donde se
depositará el pago. Llene el número de cheque y teclee la cantidad de pago. Una vez que los datos sean correctos haga clic en
el botón de “Aceptar”. A continuación aparecerán dos botones como se muestra en la figura 4-53. Haga clic en el botón de
“Imprimir Recibo”, si el cliente desea que le expida un recibo por la cantidad pagada. Para continuar con otro pago haga clic en
“Continuar”.
Figura 4-53
Si no desea continuar capturando pagos haga clic en “Salir”. El sistema mostrará una ventana de diálogo preguntando
si desea imprimir los pagos realizados (figura 4-54), elija “Si”, si usted quiere imprimir el reporte diario de pagos.
Figura 4-54
Otros pagos diversos
Por medio de este menú (Administración>Pagos>Otros Pagos diversos) se afectan las cuentas de gastos del negocio
por lo que es necesario tener una cuenta de Gastos dada de alta en el sistema. En esta pantalla usted deberá especificar la
cantidad a pagar, la cuenta de cheque de la cual se emite el cheque, la cuenta de gastos a la cual se carga el pago y la
referencia de la transacción. Ver figura 4-55.
IV-26
Figura 4-55
Para realizar la transacción haga clic en el botón de “Aceptar”. El sistema imprimirá el cheque para el pago (si tiene
habilitada la opción de imprimir el cheque).
Ajustes a cuentas
Debido a que es necesario realizar ajustes a nuestras cuentas de cheques, clientes o proveedores por diversos motivos,
el sistema cuenta con esta opción.
Para ello en la pantalla de ajustes de cuentas (Administración> Pagos> Ajustes de Cuentas) seleccione el tipo de cuenta
que se ajustará. Enseguida teclee el número de cuenta a quien afectará el ajuste (número de cliente, número de proveedor o
número de cuenta de cheques), introduzca la cantidad y escriba un texto que se utilizará como referencia para el ajuste. Ver
figura 4-56. Para completar la operación haga clic en el botón de “Aceptar”.
Figura 4-56
Transferencia de cuentas de cheques
En el menú de Administración>Pagos>Transferencias de cuentas de cheques se realiza la transferencia de fondos entre

las cuentas de cheques que tiene registrado el sistema. En esta pantalla (mostrada en la figura 4-57) debe especificar la
cuenta origen y la cuenta destino. Para una búsqueda entre las cuentas oprima F11 en cualquiera de las dos cajas de edición.
Introduzca la cantidad que se traspasará y por último teclee un texto que servirá como referencia para determinar que se realizó
un traspaso de dinero entre cuentas. Haga clic en el botón de “Aceptar” para realizar la transacción.
Figura 4-57
IV-27
FACTURAR TICKET
Si usted tiene conectados en red módulos de punto de venta del Sistema Administrativo de Negocios y desea facturar
uno o más folio de ticket de un determinado punto de venta, solo vaya al menú de Administración>Facturar ticket.
Este menú le presentará una pantalla donde se piden los elementos para generar la factura del ticket. Ver figura 4-58
Figura 4-58
En esta pantalla usted deberá proporcionar el cliente de facturación escribiendo el nombre en “Buscar cliente”. Si el
cliente no estuviera dado de alta en el sistema solo oprima la tecla de F4 para poder anexarlo al sistema.
Deberá elegir el formato de factura uno o factura dos así como el numero de POS.
Si usted desea que en la factura se muestren los artículos vendidos en el ticket, entonces tendrá que seleccionar
“Imprimir detalle artículos”. En caso contrario en la factura se imprimirá una leyenda (definida en Punto de
venta>Parámetros>Facturación) junto con el importe total de los artículos vendidos.
Si se van a facturar varios tickets en una sola factura, tendrá que dar los números de folios separados por una coma (Por
ejemplo 100,200,300). Si va a factura un rango de tickets entonces el separador deberá ser un guión (por ejemplo 100-105)
Cuando todos los datos son correctos, tendrá que dar clic en aceptar y a continuación el sistema muestra una pantalla
como la figura 4-59. En esta pantalla se muestran los tickets que se van a facturar. Si algún ticket aparece repetido en esta
pantalla usted podrá seleccionar el ticket que desea facturar. Si el ticket ya fue facturado a otro cliente, el letrero es “NO
ENCONTRADO O YA FACTURADO”.
Una vez que este seguro de los tickets a facturar deberá dar clic en el botón continuar. El sistema imprimirá la factura y
preguntará si es necesario una reimpresión de ella.
Figura 4-59
En caso de que el ticket ya estuviera facturado globalmente el sistema automáticamente generará una nota de crédito de
esos artículos, para ello le muestra un mensaje donde le pide que seleccione la impresora destino del documento.
IV-28
DOCUMENTO GENERAL
El formato del documento general es exactamente igual al de una venta (Ver figura 4-60), con la diferencia de que no
descuenta de inventarios, este documento, puede ser utilizado como cotización.
Figura 4-60
RECEPCIÓN DE MERCANCIA
En esta pantalla (Ver figura 4-61), Usted puede capturar la mercancía que llega al almacén, la cual no afecta al
inventario, permitiéndonos imprimir el documento para su verificación posterior, ya que con esta opción se podrá llevar la
información capturada, a la pantalla de compras.
IV-29
Capítulo V
REPORTES
INTRODUCCION
El Sistema Administrativo de Negocios tiene una serie de reportes los cuales usted puede observar en la pantalla y
mandar a imprimir. Todos los reportes requieren un filtro para los datos que se deseen mostrar
Debido a que el sistema cuenta con un módulo de punto de venta y puede solo contar con una impresora de ticket
entonces el sistema es capaz de mostrar los reportes en modo ticket. Este modo permite ajustar la información del reporte de
manera que no sobrepase la medida del ancho del papel del ticket. Solo seleccione la opción que se encuentra en el filtro del
reporte.
En general todos los reportes tienen este formato (figura 5-1 )
Figura 5-1
El reporte contiene una serie de botones el cual se describe a continuación (de izquierda a derecha)
Muestra el toda la hoja del reporte en la pantalla
Muestra el reporte a un 100% en la pantalla
Ajusta el reporte al ancho de la pantalla
Retrocede a la primera hoja del reporte
Retrocede a la hoja anterior del reporte
Avanza a la siguiente hoja del reporte
Avanza a la última hoja del reporte
Botón de configuración de la impresión del reporte. Con este botón usted puede definir el número de copias y
establecer a que impresora se mandará el reporte.
Realiza la impresión del reporte.
Guarda el reporte en disco con formato .QRP.
Abre un reporte desde disco solo formatos .QRP
Cierra la pantalla de reporte
En el título del reporte se muestra la información del nombre de la compañía, dirección y estado. Cuando se instala el
sistema aparece la leyenda “Sistema Administrativo de Negocios”. Usted puede cambiar los valores en
Mantenimiento>Parámetros>Datos compañía.
V-1
Los filtros que usted podrá observar en los reportes son los siguientes:
Selección del rango de Almacenes que usted desea ver su información. Ver figura 5-2.
Figura 5-2
Con este filtro usted puede mostrar los datos del o de los almacenes que desee conocer el reporte.
Otra pantalla de filtro para reportes es la siguiente (Figura 5-3). Esta pantalla se muestra en la mayoría de los reportes .
Figura 5-3
Usted deberá seleccionar por “Detalle” o “Totales”. En “Seleccionar por” usted deberá establecer el filtro principal para el
reporte. Si usted cambia el “Seleccionar por” automáticamente el sistema llena con valores por defecto en “Desde” y “A” donde
usted puede cambiar los valores del rango. También usted deberá seleccionar el rango de fecha para aplicar el filtro. El letrero
“Ordenación por” solo aparece si usted selecciona mostrar por detalle, su función es establecer un orden para el detalle del
reporte.
En la figura 5-4 se muestra un ejemplo de reporte de ventas por detalle. Si usted compara con la figura (reporte por
totales) podrá observar la diferencia entre ambos reportes
V-2
Figura 5-4
A continuación se describen algunos reportes.
REPORTE DE ALMACENES, CLIENTES, PROVEEDORES Y EMPLEADOS

Estos reportes muestran los datos de almacenes, clientes, proveedores y empleados que se encuentran dados de alta
en el sistema y que usted seleccionó mediante la ventana de diálogo. Esta ventana de diálogo que aparece previamente
pregunta el rango ya sea por número o número alterno (en el caso de clientes y proveedores) o por orden alfabético.
REPORTE DE EXISTENCIAS
Este reporte genera un listado de las existencias de determinados artículos. Para generar el reporte, el sistema pide el
rango de almacenes en donde se va a consultar la existencia, después pregunta si el reporte es por detalles o totales. Por
último se pide el filtro de los artículos, en esta ventana usted seleccionará el rango (ya sea por código, por descripción, por
grupo1, por grupo 2, por grupo 3 o por departamento) y el orden que llevará el reporte (por código, por descripción, etc.).
La diferencia entre el reporte por detalles es que muestra las existencias en forma separada de cada almacén y el
reporte por totales muestra la suma total de las existencias de los artículos de todas las tiendas.
REPORTE DE ARTÍCULOS
Se pueden obtener tres tipos de reporte:
El primer reporte es una lista de precios que muestra los artículos dados de alta en el sistema. Usted puede seleccionar
entre dos formas de presentación de los datos. La primera (un precio) usted selecciona que precio y que grupo mostrará el
reporte. La segunda opción muestra en el reporte los cinco precios asociados al artículo. El sistema previamente muestra la
ventana que utilizará para filtrar la información deseada.
El segundo reporte muestra los artículos que no han tenido movimiento en un periodo de tiempo determinado por el
usuario.
El tercer reporte es por ruptura de precios, obteniéndose un listado con los artículos que tengan esta característica.
REPORTE DE COMPRAS, ORDENES DE COMPRA, VENTAS, AJUSTES Y TRANSFERENCIAS

Este reporte genera las compras, ordenes de compra, ventas, ajustes y transferencias de artículos de acuerdo a un
rango de códigos y fechas que usted le proporciona al sistema mediante la ventana de definición de filtros.
También podrá obtenerse el reporte de los artículos mas vendidos o menos vendidos en un periodo de tiempo
determinado por el usuario, se podrá seleccionar hasta cuantos artículos deseamos ver, en el menú de
Mantenimiento>Parámetros del Sistema>Parámetros en la opción de: Num. de registros en reportes especiales.
En el reporte de ventas se podrán ver las ventas realizadas, desde el punto de venta o las que fueron realizadas por
medio de factura, ya sea formato de factura 1 o formato de factura 2, así como comparativos de existencias contra ventas en
periodos de tiempo seleccionados por el usuario.
REPORTE DE PEDIDOS
Este reporte genera los pedidos facturados, los no facturados o todos de acuerdo con el filtro que usted le proporcione.
V-3
REPORTE DE ENSAMBLES
En este reporte se pueden obtener la composición de un artículo ensamble, además de poder generar un reporte que
contenga el historial de artículos ensamblados y desensamblados.
Componentes de ensambles: Muestra los artículos que forman parte de un artículo ensamble.
Ensambles: Muestra el historial de productos ensamblados (armados).
Desensambles: Muestra el historial de productos desensamblados (desarmados).
REPORTE DE MOVIMIENTOS(CARDEX)
Con este reporte el sistema mostrará el movimiento que ha tenido uno o más artículos en un período determinado,
inventario inicial + compras – ventas +/- ajustes +/- transferencias - pedidos = inventario final. Se puede obtener el total o por
tienda definiendo el rango de artículos que se deseen mostrar.
Con la ventana de filtros usted podrá solo mostrar la información que usted desea conocer, eliminando la demás
información que no es útil en el reporte.
REPORTE DE MARGEN DE UTILIDAD

Este reporte realmente no puede faltar en un negocio, por medio de él se puede conocer de cómo se esta comportando
el negocio en términos financieros. El algoritmo de cálculo es sencillo (Ventas- Costo de Ventas = Margen de Utilidad Bruto).
Solo teclee los filtros adecuados para mostrar la información y automáticamente el sistema realizará los cálculos necesarios
para visualizar el Margen de Utilidad Bruto.
REPORTE DE SALDOS / PAGOS
Reporte de saldos de Clientes, Proveedores y Cuentas de Cheques

Los reportes de saldos dan un listado total con el saldo final, ya sea de los clientes, proveedores o bancos.
Reporte de cartera recuperable

El reporte de cartera recuperable es una herramienta para el manejo del negocio, el objetivo de este reporte es el dar la
información de cuanto dinero se encuentra vencido, cuando dinero no se ha pagado al negocio, y cuanto se puede recuperar en
un período de días determinado. Al solicitar este reporte, el sistema muestra una ventana donde usted llenará los días que
considera vencida la deuda, a que fecha se desea saber la cartera recuperable, el orden de los clientes y por último el limite
bajo de los saldos.
Reporte de pagos de clientes y proveedores

El reporte de pagos de clientes y pagos a proveedores muestra la información de los pagos recibidos o efectuados, el
programa permite seleccionar un rango de clientes o proveedores, el periodo en que se desea saber los movimientos realizados
y el orden que se desea obtener el reporte.
Reporte de antigüedad de saldos

El análisis de antigüedad de saldos, toma como base los días de crédito que se le otorgaron a un cliente al facturarle y
en base a la fecha en que se obtiene el reporte. El sistema da el estado de cuenta del cliente con sus días vencidos de su
facturación.
Reporte de pagos a proveedores

El reporte de pagos a proveedor determina prever el dinero en mano que se necesita para pagar a los proveedores del
negocio, dependiendo de los días de crédito que se otorgó al momento de registrar la factura de compra.
ESTADOS DE CUENTA
Al seleccionar un reporte de un estado de cuenta ya sea de clientes, proveedores o cheques el sistema muestra los
saldos que tiene registrados para cada uno. El reporte muestra los documentos de referencia que han afectado el saldo,
además de la fecha en que se realizaron. El filtro de reporte lo define en la ventana de diálogo que aparecerá al principio.
REPORTE DE CUENTAS DE CHEQUES

Este reporte solo muestra las cuentas de cheques que el sistema tiene registrado de acuerdo con el filtro que usted
introduzca mediante la ventana de diálogo que aparecerá al principio.
REPORTE DE CUENTAS DE GASTOS

Este reporte informa de todos los movimientos que han tenido las cuentas de gastos (recordar que las cuentas de
gastos se afectan mediante pagos diversos). El reporte es fijo para un periodo mensual así que al seleccionar la opción el
programa preguntará en una ventana el mes para reporte.
V-4
REPORTE DE REORDENES
Este reporte listará todos los artículos cuya existencia sea menor al punto de reorden. El objetivo de este reporte es de
proporcionar la información de compra para aquellos artículos que están por debajo del mínimo y que previamente usted definió
al dar de alta el artículo.
REPORTE DE COMISIONES
Muestra el porcentaje de comisión de cada empleado de acuerdo a las ventas registradas durante un periodo. La
definición del porcentaje de comisión se encuentra en el menú de Administración>Empleados
V-5
Capítulo VI
MANTENIMIENTO
INTRODUCCIÓN
Este capítulo contiene la descripción de las acciones contenidas en el menú de mantenimiento.
En este menú se encuentra las acciones de realizar respaldos, inicialización de consecutivos, exportación de
información, ofertas e inventario físico, así como los parámetros del sistema (a excepción de los parámetros del modulo de
punto de venta).
Algunos ejemplos de estos parámetros son: Porcentaje de impuestos, nombres de departamentos, Nombres de grupos,
sistema de seguridad, Tipos de terminales.
Para explicar estos procedimientos se seguirán todos los menús que se encuentra en Mantenimiento.
DEFINICIÓN DE FORMAS PREIMPRESAS
Se utiliza para diseñar la impresión del documento de los movimientos que usted realiza en el sistema (venta, orden de
compra, pedidos, etc.). Si usted tiene documentos preimpresos usted deberá ajustar la posición de los datos para que se
impriman en el lugar que corresponde en su forma preimpresa.
El sistema maneja dos formatos de impresión para cada documento. A su vez usted puede decidir si el documento se
imprime o no.
A continuación se explican los procedimientos necesarios para la manipulación de los formatos de impresión, todas
estas acciones se realizan a partir de la ventana de definición de formas (Mantenimiento>Def. de Formas Preimpresas)
mostrada en la figura 6.1.
Figura 6-1
El sistema tiene como default una forma preimpresa para cada transacción como ya se mencionó. Si usted desea
modificarla de acuerdo a su criterio, deberá hacer lo siguiente. Ubíquese en la transacción que desea modificar, esto lo realiza
haciendo clic sobre el pequeño círculo que se encuentra a la izquierda del nombre de la transacción. Debido a que cada
transacción cuenta con dos formas para imprimir, usted debe seleccionar la forma que requiera editar, esto lo realiza marcando
en el pequeño cuadro “Uno” o “Dos” (Ubicado en la parte superior derecha). Después haga clic en el botón “Edición”, el sistema
le preguntará por las propiedades de la impresora (asegúrese de seleccionar el tamaño de papel que utilizará para imprimir el
documento). A continuación se mostrará el contenido actual de la forma (figura 6-2). En esta pantalla aparecerá un menú en la
parte superior, en la parte derecha aparecerá una lista de los campos disponibles que en la forma preimpresa se pueden
agregar, un texto con la leyenda “LETRERO” y dos pequeños botones.
VI-1
Figura 6-2
Estando en la forma donde se muestran los datos se pueden realizar las siguientes acciones:
Nuevo letrero: Para crear un nuevo letrero solo haga clic en el texto “LETRERO” y automáticamente aparecerá
un nuevo letrero.
Eliminar objeto: Para eliminar un objeto (a excepción de la tabla). Primero haga clic en el objeto a borrar. Vaya al
menú de Edición>Borrar.
Agregar un campo a la hoja: Usted puede agregar cualquier campo que se encuentra disponible en la parte
derecha de la pantalla. Estos campos están en forma de lista. Haga clic en alguno y el campo se agregará a la
hoja.
Modificar texto de letrero: Para realizar esta acción, haga clic en el letrero que desee modificar y el letrero
cambiará de color indicando que esta seleccionado. Vaya al menú de Edición >Cambio de letrero. El sistema
mostrará un cuadro donde usted tecleará la modificación al letrero.
Modificar el tamaño de la letra: Si desea modificar el tamaño de la letra seleccione el objeto que desee aplicar el
cambio. Seleccione el menú Fuentes>Individual. Si el cambio lo desea hacer a todos los letreros, entonces el
menú Fuente>Letreros y escoja tipo y el tamaño de la fuente. Similarmente se hace para los campos (Datos) y
para los datos de la tabla (Lista).
Cambiar de posición datos: Para cambiar la ubicación de un letrero un dato solo arrastre el objeto a la posición
deseada. Si usted desea cambiar de posición la tabla donde se encuentran los datos de los artículos, asegúrese
que la tabla este en modo “Mover”,ver figura 6-3. Nota: Para verificar el estado de la tabla haga clic con el botón
derecho en la tabla.
Alineación de campos (izquierda o derecha). Si usted desea que el campo se ajuste a la izquierda o derecha
solo haga clic en el objeto que le desee aplicar la alineación. Vaya al menú de Alineación>Izquierda / derecha
según sea el caso. El cambio no se visualizara en la pantalla, solo podrá observar el cambio cuando se imprima
el documento.
Establecer el número de renglones máximos en la transacción: En esta forma usted puede cambiar el número
máximo de artículos por transacción. Para ello solo haga clic con el botón derecho en la tabla y seleccione
“Renglones”, ver figura 6-3, a continuación aparecerá una caja de edición donde usted deberá indicar el nuevo
número máximo de renglones (figura 6-4). Este número máximo solo afecta la transacción que se edita.
Ajustar el tamaño de la tabla (código, descripción, costo, etc.): Asegúrese que la tabla no se encuentre en modo
“Mover”. Para ello haga clic con el botón derecho y desmarque el texto “Mover”.Ver figura 6-3. Ahora arrastre la
línea vertical que separa a los campos y ajuste el tamaño de acuerdo a su criterio. Para poder ver los campos
ocupados en la tabla, deberá de activar la casilla (Campos Lista), automáticamente, aparecen en su formato,
para poder ser modificados en el ancho del campo.
Imprimir hoja de prueba: Una vez que se terminó de diseñar la hoja usted deberá imprimir una hoja de prueba
para verificar que los datos se encuentran ubicados en las posiciones correctas. Seleccione Impresión de
Prueba del menú de Edición.
VI-2
Figura 6-3
Figura 6-4
RESTABLECER ESTATUS DE CAMBIO

Para explicar mejor esta opción, explicaremos brevemente que es el estatus de cambio. El estatus de cambio es una
marca que indica que un artículo fue alterado en alguno de sus datos (descripción, precio 1, precio 2,etc). Este estatus servirá
para la comunicación con sus Terminales de Captura; si a la terminal de captura se le envían solo los artículos que sufrieron
una modificación entonces el sistema tomará como referencia al estatus de cambio. Si usted no cuenta con terminales de
captura no le será necesario realizar esta acción.
Así el restablecer el estatus (Mantenimiento>Restablecer Status de Cambio), es colocar a todos los artículos la marca de
que no fueron modificados.
Antes de realizar la acción el sistema preguntará su decisión. Al finalizar de restablecer el cambio el sistema mostrará un
cuadro de diálogo indicando que el cambio fue realizado.
CÁLCULO DE PUNTO DE REORDEN

Esta opción que se ofrece en el menú de Mantenimiento>Cálculo de Punto de Reorden es sumamente útil. Con esta
opción se calcula el campo de reorden de cada artículo basado en el dato que se proporcionó de días de inventario para cada
artículo. Para realizar esta acción el sistema mostrará dos pantallas que pedirán lo siguiente:
Se pide el número de días de Venta (como dato de referencia) después se muestra un filtro para los artículos que se le
aplicará el punto de reorden. En este filtro define el rango de artículos (por código, por departamento, etc.) además de dar el
rango de fecha para analizar las ventas. Ver figura 6-5
VI-3
Figura 6-5
Con estos datos el sistema procede a analizar las ventas en el periodo seleccionado, determina un promedio de ventas
por día y luego lo multiplica por el número de días de inventario del artículo que se especificó para el artículo (tomado de la
definición del artículo). El resultado que genera esta operación lo almacena en el campo de reorden del rango de artículos
seleccionados.
Realizado este proceso usted podrá emitir sus reportes de reorden para saber lo que deberá ser ordenado a sus
proveedores para tener el inventario deseado, de acuerdo al historial de sus ventas.
TIPOS DE MÁQUINA
Esta opción usted la utilizará si cuenta con Terminales de Captura. Consultar el capítulo IV de este manual.
HACER RESPALDO
Si usted desea realizar un respaldo de la información que el sistema tiene guardado entonces necesita utilizar este
menú. Con ello puede guardar la información en un solo archivo, en la ubicación que usted desee.
En el sistema existen dos tipos de respaldo:

Total. Respalda toda la información que el sistema tiene registrado.
Movimientos: Respalda los movimientos de artículos (ventas, compras ,etc.) de un determinado rango de fecha.
BORRA estos registros del sistema. Con ello logra que el sistema no almacene datos que ya no son utilizados,
permitiendo agilizar las operaciones en el sistema.
Ambas acciones las realiza con la pantalla de la figura 6-6.
Figura 6-6
VI-4
NOTA: Si por alguna razón el sistema tiene que ser reinstalado, es muy importante hacer un respaldo total. Así cuando usted
borre e instale nuevamente el sistema, solo tendrá que entrar en el menú de Traer respaldo para reestablecer toda la
información.
El respaldo de movimientos solo se recomienda si usted nota que el sistema demora en mostrar algunos reportes. La
demora es ocasionada debido a que el sistema analiza todos los registros para extraer la información, debido a esto, si usted
elimina la información que ya no le es útil con ello agilizará el sistema.
NOTA: Si su sistema se encuentra conectado en red, el respaldo TOTAL se debe realizar en la computadora donde reside toda
la información, es decir, usted tendrá que respaldar en la computadora Servidora. El respaldo de movimientos lo puede realizar
en cualquier computadora que se encuentre conectada a esa información, asegurándose que ninguna otra estación se
encuentre realizando operaciones en el sistema.
TRAER RESPALDO
Operación que recupera de un respaldo hecho anteriormente. Con ello restaura los toda la información del sistema en
caso de respaldo Total. Si se restaura un respaldo de movimientos solo agrega los registros a la información ya existente.
ELIMINAR TRANSACCIONES DE GASTOS

Utilice esta opción si usted desea eliminar el historial de gastos. Los saldos de las cuentas de gastos NO son
eliminados
PARÁMETROS
Parámetros
En este menú se encuentran los parámetros que el sistema tomará en cuenta cuando se encuentre en determinadas
operaciones. En la figura se muestran los parámetros que usted puede seleccionar o anular (según sea su criterio).
Figura 6-7
A continuación se explica la función de los elementos que se muestran en la figura 6-7.
General
Omitir cero en reportes. Determina si se muestra en el reporte de existencias de artículos con existencia cero.
Inventario Negativo. Permite que el sistema maneje existencias de artículos en negativo.
Dígito verificador en códigos mayores a 4 dígitos. Utilizado cuando el código del artículo es dado de alta. Si se
habilita entonces el sistema asume que usted esta dando el código con dígito verificador. Con este parámetro el
sistema advierte cuando se dio un código incorrecto. Este parámetro es válido para código con una longitud de
5,6,7,8,9,10,11,12 y 13.
Dígito verificador calculado por San. Utilizado cuando usted introduce un nuevo código. Si usted introduce un
código nuevo el sistema le agrega el digito verificador.
Lectura Códigos DUN. Permite el manejo de empaques en el sistema.
VI-5
Default formato ticket. Coloca por default el mostrar el reporte en formato ticket. Es decir, el reporte se adapta
para que en una impresora de ticket pueda realizarse la impresión.
Impuesto incluido en precio para compra. Toma al precio con Impuesto incluido solo en el movimiento de
compra
Impuesto incluido en precio para venta. Toma al precio con Impuesto incluido solo en el movimiento de compra
Modificar precio 1 (precio 2, precio 3, precio 4, precio 5) al comprar. Modifica el precio seleccionado de acuerdo
al porcentaje dado. Este cambio lo realiza cuando se realice una compra del artículo.
Modificar individualmente precios al comprar, al realizar una compra de cada artículo, el precio será modificado
de acuerdo al porcentaje especificado. En la pantalla de artículos aparece un nuevo botón el cual al oprimirlo
nos pide el porcentaje de incremento para cada uno de los 5 precios.
Default descuento. Porcentaje por defecto que se aplicará cuando se aplique un descuento en una venta.
Num. De registros en reporte especiales, es una opción de cuantos artículos deseamos analizar en los reportes
especiales, tales como artículos mas vendidos o menos vendidos.
Consecutivo local para docs. de venta. Si su sistema esta en red con otros sistemas SAN, utilice este parámetro
para indicar que los folios de factura , nota de crédito y devoluciones serán tomados de un consecutivo local, en
caso contrario de no habilitarlo, el consecutivo será tomado desde el servidor.
Tomar último costo cuando costo promedio es cero. Si al descargar el inventario el articulo tiene un costo
promedio cero, lo que realiza este parámetro es tomar el último costo de compra del artículo.
Activar módulo Punto de Venta. Muestra el menú del modulo punto de venta.
Detalle en tazas de impuesto
Activar llave punto de venta, esta función, solo debe de habilitarse cuando el Sistema SAN está instalado en el
hardware especifico, el cual sería un teclado espacial el cual funciona por medio de llave como una registradora.
De no contar con este hardware, la casilla debe de ser dejada en blanco, ya que de no hacerlo, el sistema
tratara de localizar el hardware y mandara mensajes de error al no poderlo localizar.
Impuestos activos, son todos los impuestos que van a estar representados en su sistema (Ejem. I.V.A., taza
cero, exentos).
Mostrar datos en consulta, se refiere a los datos que deseamos se muestren en pantalla, al realizar una consulta
de artículos.
General 2.
Al habilitar la casilla de Enviar Parámetros de Punto de Venta a Terminales, todos los parámetros de punto de
venta que se crearon en el servidor, serán ocupados por las terminales conectadas al servidor, deshabilitando la
opción de parámetros de punto de venta en las terminales.
Al habilitar la casilla de Alta Automática, cuando se tienen varios almacenes, el artículo que se de, de alta, se
agregara en todos los almacenes.
Al habilitar la casilla, Desglosar impuestos en facturas cuando al cliente no tiene RFC, la factura del cliente,
tendrá el impuesto desglosado, al deshabilitarla, el cliente que no tenga RFC , en la factura, no se desglosará el
impuesto, aunque en la pantalla de la factura si aparezca.
Al habilitar la casilla de Reporte de cambios de Precio en Compra, el sistema de manera automática al efectuar
una compra en la cual se haya afectado el costo, solicitara su autorización para emitir un reporte de los artículos
capturados y que hayan tenido un cambio en el precio de venta
Tomar costo de reposición al comprar: al seleccionar esta casilla, el sistema al realizar una compra, no tomará el
ultimo costo, sino que ocupará el costo de reposición capturado al dar de alta un artículo.
Pedir rangos de número de serie: Al seleccionar esta opción, si el artículo al ser dado de alta se le habilito la
opción de número de serie, al realizar la compra del artículo, el sistema permite que se le asignen rangos de
número de serie.
Omitir campo de saldos en consultas: Cuando esta casilla se habilita, el sistema no permite, que al consultar un
artículo, se puede ver su historial de compra o venta,
Aplicar cambios de precios al comprar en archivo: Cuando esta opción es seleccionada es porque previamente
se seleccionó el poder modificar de manera automática el precio de un artículo al realizar la compra, pero no
modificara el precio de la base de datos, sino creara un archivo para su revisión, posteriormente dicho archivo
podrá ser utilizado para cambiar precios en la opción de Administración>Cambio de Precios>archivo.
No mostrar costos: Cuando esta opción es habilitada, al consultar un articulo, no nos mostrará los costos de
dicho articulo ni el costo promedio.
Mostrar margen de utilidad: Si habilitamos esta opción, al consultar un artículo, en la pantalla nos mostrará el
margen de utilidad en base a sus precio y costo promedio.
Modificar precios en edición costo de reposición: Si habilitamos esta opción, el sistema nos permite modificar el
campo de costo de reposición.
Redondeo.
Redondeo. Realiza redondeo en todas las transacciones de artículos. Este redondeo lo realiza con todas las
operaciones donde se involucre costos o precios de artículos. Ejem. Si usted desea redondear de 1.03 a 1.00
entonces los valores para moneda mínima y punto de redondeo serán 0.50 y 0.25 respectivamente. Otros
ejemplos de redondeo con estos valores son:
10.75 lo redondea a 11.00, 10.56 lo redondea a 10.50, 10.49 lo redondea a 10.50. Si usted tiene duda del
redondeo usted puede utilizar el botón de prueba para observar el resultado.
Datos compañía. Se utilizan para el encabezado de todos los reportes del sistema.
VI-6
Datos Compañía.
Son los datos que saldrán en todos los reportes existentes, para personalizarlos.
Correo Electrónico.
Los datos requeridos por el sistema, para mandar de manera automática vía Internet, la información que se
genera al exportar archivos tales como ventas, compras etc., donde HOST es el proveedor de Internet (Ejem.
Prodigy.net.mx) o el IP asignado para correo, USUARIO es el nombre del cliente del servicio, CORREO
ORIGEN es la dirección de correo del usuario que está generando los archivos y CORREO(S) DESTINO son las
direcciones de correo a donde se desea enviar la información.
Impuestos
Utilizados en el sistema por los artículos, en este menú usted define los porcentajes de los nueve Impuestos que
soporta el sistema. Figura 6-8.
Figura 6-8
Departamentos
Con esta opción usted puede cambiar los nombres de los 9,999 departamentos que el sistema soporta . Ver figura 6-9.
Figura 6-9
Grupos
Muestra una pantalla como la figura 6-10 donde usted puede cambiar el nombre de las agrupaciones.
VI-7
Figura 6-10
SISTEMA DE SEGURIDAD
El Sistema Administrativo de Negocios cuenta con un sistema de seguridad que permite controlar el acceso a los
diferentes menús de acuerdo al grado de jerarquía que los empleados puedan tener en su negocio.
El sistema cuenta con 20 grupos de usuarios, en cada uno de estos grupos usted podrá indicar a que funciones tiene
acceso el grupo y a cuales se les restringe. La forma de Grupos (que se encuentra Mantenimiento>Sistema de
seguridad>Grupos) contiene los nombres de todos los menús del sistema (ver figura 6-11), utilice la barra de desplazamiento
que se encuentra abajo para observar todos los nombres de los menús. Seleccione el permiso que se otorgará al grupo
marcando con un clic en el pequeño cuadro que se encuentra a la izquierda del nombre del menú. Asegúrese que se encuentra
definiendo el permiso del grupo deseado.
Figura 6-11
Por ejemplo si usted desea restringir al grupo1 para que realice solo ventas se tendrá que hacer lo siguiente:
• Selecciones el grupo1 haciendo clic sobre el nombre.
• Habilite con un clic los menús de Administración, Inventario y Ventas de Artículos
• Si lo desea cambie el nombre del grupo 1 por “Vendedores”, tecleando el texto en la caja de edición que se encuentra en la
parte inferior derecha.
• Haga clic en el botón de “Salir”.
Para activar el sistema de seguridad solo haga clic en el Menú Mantenimiento>Usar Sistema de Seguridad.
Automáticamente se colocará una marca indicando que se esta utilizando el sistema de seguridad.
Nota: Antes de habilitar el sistema de seguridad asegúrese que los empleados correspondan al grupo deseado y haya definido
por lo menos un empleado como supervisor. Así como un administrador el cual pueda entrar a todas las opciones.
Si el sistema de seguridad se activa, entonces cuando el programa inicie su ejecución muestra una lista de usuarios
como la figura 6-12. Seleccione el nombre del usuario correspondiente y teclee la clave que se definió para el usuario. Si la
VI-8
clave fue tecleada correctamente, el sistema iniciará; en caso contrario el sistema no podrá ser ejecutado, y tendrá que
intentarlo nuevamente.
Figura 6-12
UTILERÍAS DEL SISTEMA

Inventario Físico
Este menú contiene opciones que le permitirán cotejar las existencias del sistema con las existencias físicas. Además
usted puede indicar al sistema que realice los ajustes necesarios para igualar las existencias.
Inicialización de Base de Datos

Con esta acción usted inicializará con ceros la captura del inventario físico en el sistema. Es importante inicializar esta
base, ya que el sistema puede tener datos de capturas anteriores. El sistema muestra un diálogo de confirmación (figura 6-13)
antes de realizar la acción.
Figura 6-13
Ingresar inventario físico
Una vez que haya usted realizado el conteo físico, usted podrá ingresar el inventario al sistema para que después se
realicen las comparaciones entre el sistema y el conteo físico. Usted puede llevar a cabo la captura del inventario en sesiones,
asegurándose de no inicializar la base de datos nuevamente.
Para ingresar el inventario físico el sistema muestra una ventana donde se pide el almacén. Después aparecerá otra
ventana donde se solicita el código del artículo o su código alterno y la cantidad. Ver figura 6-14. Para seguir introduciendo
artículos haga clic en el botón de “Aplicar”. Cuando ya no desee introducir más artículos haga clic en el botón de “Cerrar”.
Figura 6-14
Ingresar por archivo
Para ingresar el inventario físico por archivo es necesario que tenga el siguiente formato: Tienda, Código, Existencia
Física. Por ejemplo
1,10000,10
VI-9
1,20000,5
Estos datos los anexará al inventario físico que usted previamente contaba en el sistema
Ejecutar Ajustes
Con esta opción se lleva a cabo el último paso para que sea actualizado el inventario del sistema con el inventario físico.
Los ajustes se pueden realizar aplicados solo a una tienda o al total de las tiendas que usted capturó previamente. El sistema
muestra un diálogo de confirmación antes de realizar la acción. Figura 6-15.
Figura 6-15
El sistema mostrará otra ventana mostrada en la figura 6-16, donde usted introducirá el nombre de la referencia con el
cuál se registrará el ajuste.
Figura 6-16
Una vez realizados los ajustes el sistema muestra una ventana indicando que la acción se realizó. Figura 6-17.
Figura 6-17
Colocar en cero artículos no inventariados

Una vez capturado el reporte del inventario físico en el sistema, usted puede poner a ceros los artículos que no se hallan
contado, todos aquellos que no se les hizo inventario.
Reporte de inventario físico

Una vez capturado el reporte físico en el sistema, usted puede generar un reporte de las existencias que fueron
introducidas. Esto nos dará las cifras control de todo lo capturado. Para generar este reporte deberá establecer el filtro de
acuerdo a los datos que se deseen mostrar y después especificar si el reporte tomará el costo unitario, el costo promedio o uno
de los cinco precios.
Diferencias de inventario
Si usted lo desea puede obtener un reporte de las diferencias del Inventario Físico contra el inventario que el sistema
tiene registrado, estas diferencias podrán costearse ya sea por Ultimo Costo, por Costo Promedio o por uno de los cinco precios
del sistema.
VI-10
Reporte de Captura de inventario
Con este menú usted podrá imprimir un reporte con un formato especial donde se capturará el conteo físico de los
artículos. Se recomienda imprimir este reporte para poder utilizar el menú de inventario físico. La hoja de reporte se muestra en
la figura 6-18.
Figura 6-18
Inicializar consecutivos
Este menú realiza un cambio de consecutivos (folio) a las transacciones de Factura, Pedidos, Backorders, Transferencia,
Ajustes, Nota de Crédito y Nota de Cargo.
Para realizar el cambio a un consecutivo, el sistema pedirá el almacén de referencia, si es un cambio a una factura usted
deberá elegir la factura correspondiente mediante la ventana de diálogo mostrada en la figura 6-19.
Figura 6-19
Para realizar un cambio a un consecutivo el nuevo número debe ser mayor al que el sistema tiene registrado
actualmente. De lo contrario el sistema mandará un mensaje de error (figura 6-20 indicando que no se puede actualizar el
nuevo consecutivo).
Figura 6-20
Si el cambio fue aceptado entonces se mandará un mensaje indicando que el cambio se realizó satisfactoriamente.
Maestro Artículos
En este menú usted puede exportar e importar el catálogo de artículos. Si su sistema está conectado en red a otro san,
es necesario que la importación o exportación se realice en la computadora que es servidora.
VI-11
Llave seguridad
Opciones para actualizar su llave de seguridad. Si usted desea actualizar su número de licencias es necesario
consultar a su proveedor de productos JAPAIN. Antes de realizar cualquier acción sobre estos menús le aparecerá una pantalla
como la figura donde se describen los pasos para la actualización de sus licencias figura 6-21.
Figura 6-21
Transferencia de Información
Genera un archivo de movimientos de compras, ventas, transferencias y ajustes así como los datos de clientes y
proveedores y su historial(exportar) el cual usted puede transportar este archivo vía disquete o si habilito en
Mantenimiento>Parámetros>Parámetros>Correo Electrónico, después de crear el archivo, le preguntará si desea mandarlo por
Internet. La finalidad es poder conocer los movimientos de un Sistema SAN a otro sistema San que no se encuentren
conectados en red.
Nota: Antes de realizar la importación y exportación del archivo, asegúrese que en ambos sistemas se encuentre el mismo
número de almacenes dados de alta. De no ser así puede ocasionar que los inventarios no se descarguen adecuadamente
Al importar un archivo de movimientos se muestra un resumen de los movimientos recuperados de otro sistema SAN
como la figura 6-22.
Figura 6-22
Terminal de Captura
UNITEC PT630
Precios
Enviar Archivo.- El maestro de artículos con el precio seleccionado (1 – 5) es enviado a la terminal.
Recibir Archivo.- El maestro de artículos que se encuentra en la terminal es recibido por el sistema para
actualizar el precio 1.
Inventario Físico
Enviar Archivo.- El maestro de artículos es enviado a la terminal.
Recibir Archivo.- El maestro de artículos es recibido en el archivo para captura de inventario físico, con el
número de unidades contadas.
Enviar Aplicación.- La aplicación para precios y captura de inventarios que debe de operar en la terminal UNITEC será
enviada a la misma.
Configuración Comunicación.- La configuración del puerto, velocidad, paridad y bits para la comunicación con la
terminal UNITEC.
VI-12
Verificar base de datos

Si alguna tabla de datos estuviera dañada automáticamente esta opción repara ese daño. Es recomendable entrar al
menú si por alguna razón la computadora no se apagó apropiadamente.
VI-13
Inicialización del sistema

Movimientos
Este menú contiene acciones que realiza una serie de inicializaciones que debe ser tratadas cuidadosamente para evitar
pérdidas de información no deseadas.
Con esta opción usted pondrá en ceros las opciones mostradas en la figura 6-23, además podrán eliminarse todas las
transacciones que usted seleccione.
Figura 6-23
Una vez seleccionadas las opciones deseadas haga clic en el botón “Aceptar”, por último se mostrará un diálogo de
información de las acciones que se van a realizar (figura 6-24). Haga clic en “Aceptar” para confirmar.
Figura 6-24
Borrar Auditoria Elec.
Cuando se está ocupando la auditoria electrónica en el módulo de punto de venta, todos los movimientos de impresión
que se realicen, son registrados en un archivo, este archivo tiende a ser muy grande, por lo cual es recomendable hacer un
respaldo, y borrará estos movimientos, después de un periodo determinado. Los datos que nos pedirá para poder eliminar esta
auditoria, son: de que tienda es la auditoria, de que punto de venta y por último, de que fecha a que fecha deseamos borrar.
Exportar
Si usted desea que los datos de las bases de datos del Sistema Administrativo de Negocios de ventas, compras,
catálogo de artículos, ordenes de compra o pedidos puedan observarse en otras aplicaciones (ExcelTM, DbaseTM, etc.) usted
necesita exportar las bases del sistema.
El sistema puede convertir los archivos de las bases en los siguientes formatos:
VI-14
Archivo .dbf
Archivo de texto separado por espacios
Archivo de texto separado por comas
Para exportar una base solo haga clic en el menú Mantenimiento>Utilerías del Sistema>Exportar, a continuación se
mostrará una ventana como la figura 6-25.
Figura 6-25
En la parte derecha de la ventana usted debe de elegir las columnas que son de su interés para exportar la tabla.
Una vez que este seguro de los datos a exportar haga clic en “Aceptar” y el sistema le pedirá el nombre del archivo.
Calculadora
Con esta opción se muestra la calculadora de Windows. Figura 6-26.
Figura 6-26
Eliminar registros borrados
Al dar de baja un artículo el sistema guarda el código del artículo borrado en una tabla. Si usted desea eliminar el
espacio generado por esta tabla en disco duro solo haga clic en este menú (Mantenimiento>Utilerías Del Sistema>Eliminar
Registros Borrados) y el sistema borrará los registros de esta tabla. Esta tabla se utiliza en la comunicación con las máquinas
registradoras.
Ofertas
Debido a que las ofertas son por artículo, el sistema le proporciona una utilería para llenar las ofertas de un
determinado rango de códigos de artículos. Esta utilería solo llena las ofertas para venta de facturación Ver figura 6-27.
Figura 6-27
VI-15
En esta pantalla usted deberá seleccionar el rango de artículos para los cuales se va a aplicar la oferta, además de
proporcionar el rango de fecha y hora que aplicará la oferta. Si usted desea deshabilitar todas las ofertas solo haga clic en el
botón “Borrar Todas”.
Precio - Costo
Con este menú usted puede modificar cualquier precio (1-5) en base a un porcentaje, al artículo o como margen, los
cambios se aplicarán de acuerdo a la selección que se haga (Ejem. Código, Departamento o Grupos). Para ello le aparecerá
una pantalla como la figura 6-28.
Figura 6-28
Reimprimir factura
Con este menú usted puede reimprimir una factura generada desde las ventas de Administración. Para ello le aparecerá
una pantalla como la figura 6-29 donde se muestra las facturas del sistema, seleccione la que desea reimprimir.
Figura 6-29
Después solo haga clic en Imprimir en la pantalla que aparece a continuación (figura 6.30) para que la factura se envíe a
la impresora
Figura 6-30
VI-16
Etiquetas
Con este menú usted puede seleccionar el número de etiquetas por registro que desee imprimir, teniendo hasta 3
formatos de etiqueta diferentes. Para ello le aparecerá una pantalla como la figura 6-31 donde se muestra la pantalla para
seleccionar el tipo de etiqueta y cuantas etiquetas por registro se seleccionan para su impresión.
Figura 6-31
VI-17
Capítulo VII
MODULO PUNTO DE VENTA
INTRODUCCION
El módulo de punto de venta es incorporado al sistema administrativo de negocios con el fin de cubrir las posibles
necesidades de su negocio.
Con este módulo su sistema se convierte en un poderoso punto de venta que combinado con todo el sistema
(administración, reportes, etc.) ayudará a incrementar la productividad de su negocio.
A diferencia de otro software de punto de venta, este módulo esta pensando como una registradora es decir, el objetivo
es buscar la rapidez y sencillez para realizar las operaciones de venta de mostrador.
Para activar utilizar este módulo usted deberá contar con una licencia para su uso (para más información contacte a su
distribuidor de productos JAPAIN).
Si usted ya cuenta con la licencia para el módulo ahora usted tendrá que activar el módulo para su utilización. Para
realizar esto vaya al menú de Mantenimiento>Parámetros del Sistema>Parámetros>Activar módulo Punto de Venta. A
continuación en la pantalla principal le aparecerá un nuevo menú (Punto de venta). Ver figura 7-1.
Figura 7-1
VENTAS DE MOSTRADOR
Con este menú usted puede generar tickets de venta para sus clientes. Al realizar la venta se actualiza la existencia de
los artículos vendidos.
Al entrar a este menú el sistema le pedirá la tienda donde se realizará la venta, el nombre del cajero, número de POS y
clave de entrada para el POS. Ver figura 7-2.
Figura 7-2
VII-18
Nota: La clave del POS será guardada para ese número de POS hasta que se realice un Corte Diario Z.
La pantalla de venta de mostrador (Figura 7-3), contiene en la parte superior la información de la terminal de venta
(Tienda, empleado, folio, fecha, etc.). A continuación se muestra un banner de información que muestra un letrero definido en el
menú de parámetros.
A la izquierda de su pantalla se observa los datos que usted deberá introducir (a excepción de la descripción) tales como
el código, cantidad, precio (dependiendo de los parámetros del punto de venta), así como también el número de artículos
vendidos del ticket y el total de la venta.
El la parte derecha se muestra un display (simulando una registradora) y una replica de impresión del ticket.
Figura 7-3
En la parte inferior se muestran una serie de botones (que depende si usted esta en una transacción de venta) que
realizan acciones descritas a continuación:
Reim. Ticket. Reimprime el ticket anterior solo si no se comienza una nueva venta.
Facturar ticket. Factura un determinado folio de ticket.
Retiros. Muestra la pantalla de retiro de dinero de la caja, donde usted deberá dar las cantidades de dinero que
se están retirando.
Prestamos. Muestra la pantalla de prestamos de dinero a la caja.
Recibido a cuenta. Realiza la captura de pagos de cliente en la venta de mostrador.
Pagos. Realiza pagos en la venta de mostrador, por ejemplo, pago de luz, pago de agua, etc. Para realizar esto
es necesario que el sistema registrado cuentas de gastos.
Servicios. Servicios que ofrece el negocio, que no forman parte de la venta del mismo, tales como: Pago de
recibo de luz, Tenencia, Predial, etc.
Desc. Art. Realiza un descuento al articulo anterior vendido. El porcentaje de descuento se define en los
parámetros del punto de venta
Desc. Venta. Realiza descuento a toda la venta. Solo se permite un descuento de venta por ticket.
Terminar. Termina con el ticket y muestra la forma de pago.
Nota: Los botones de Facturar ticket y Recibido a Cta. solo se podrán utilizar si en los parámetros del Punto de venta ha
definido la cuenta de cheques donde se abonará el dinero recibido
También en la parte inferior nos muestra la teclas de función que pueden ocuparse:
• F2 Validación. Al oprimir esta tecla de función, si está habilitada en periféricos una impresora que pueda validar, la
validación se imprimirá.
• F3 Calculadora. Aparecerá la calculadora de WINDOWS al oprimir esta tecla de función.
• F4 Abre Cajón. Si está habilitada está función en parámetros, al oprimir esta tecla de función, el cajón de dinero
(gaveta) se abrirá.
• F5 Checa Precio. Sin afectar en nada las operaciones de venta, podemos checar el precio de un artículo ya sea
por el código estándar o por el código alterno.
VII-19
• F6 Saldo Pendiente. Si está habilitada esta función en parámetros, al oprimir esta tecla de función, la venta que se
está efectuando, quedará suspendida, para poder continuar con otra venta y posteriormente, regresar a la venta
suspendida, sin perder ningún dato.
• F7 Repetición del Artículo. Al oprimir esta tecla, el último artículo que se registro, se repetirá. Cuantas veces se
presione la tecla, el último artículo se estará repitiendo.
• F12 Corrección de Error. Al presionar esta tecla, el último artículo registrado, será eliminado y se marcará como
Corrección de Error en el ticket.
Para iniciar una venta de mostrador solo teclee el código, cantidad y precio y teclee un ENTER y el sistema imprimirá en
el ticket el artículo vendido. Nuevamente el sistema lo colocará en la caja de código para continuar con su venta.
Si usted desea rapidez en su venta consulte la sección de parámetros para indicar al sistema que no se detenga para
solicitar cantidad y precio.
Para terminar el ticket haga clic en “Terminar” y le aparecerá la forma de pagos. Ver figura 7-4.
Figura 7-4
Como se puede observar la forma de pago tiene a lo más 6 tipos. Para más detalles de estas formas de pago consultar
la sección de Parámetros.
Introduzca la cantidad para cada forma según sea el caso y de clic en Aceptar.
La función de los botones del lado derecho es para realizar el cobro de la venta rápido. Por ejemplo si la venta es de
241.50 y se paga con efectivo 241.50 usted solo tiene que hacer clic en el botón de “Efectivo” .
Si la venta es a crédito solo haga clic en “Crédito”, a continuación el sistema automáticamente genera la factura del
ticket.
Si usted desea facturar el ticket haga clic en Factura ticket y busque el cliente al que se le desea facturar. El cliente
deberá estar registrado en el sistema, si no es así usted debe ocupar el botón “Nuevo”.
Si por alguna razón el ticket es necesario cancelar el ticket solo haga clic en “Cancelar ticket”.
Si se desea seguir capturando artículos sin realizar el cobro aún, solo haga clic en “Regresar” para pueda continuar
anexando artículos.
Si el artículo que acaba de registrar, no existe en el maestro de artículos, el sistema se detendrá y mandara el mensaje
al cajero. Ver figura 7-4A y deberá de oprimir la tecla de <Esc> para poder salir del mensaje.
VII-20
Figura 7-4A
Si el cajero está habilitado en los parámetros del punto de venta para poder dar de alta artículos, al oprimir la tecla de
función <F8>, podrá dar de alta el artículo en la pantalla que le aparecerá. Ver figura 7-4B.
Figura 7-4B
DECLARACION DE DINERO
Muestra la pantalla de declaración de dinero. Previamente se piden los datos de entrada tales como tienda, cajero,
num. de POS y clave del POS.
REPORTES
Todos los reportes piden la referencia de tienda y numero de POS.
FINANCIERO DIARIO X
Le informan las ventas totales por departamento, estados de resultados, impuestos ,cancelaciones, recibido a cuenta,
pagos, dinero en caja e información del cajero. Este reporte es de solo lectura, ya que no se borra ningún contador.
FINANCIERO DIARIO Z
Le informan las ventas totales por departamento, estados de resultados, impuestos ,cancelaciones, recibido a cuenta,
pagos, dinero en caja e información del cajero. Este reporte borra los todos los totales del POS. Además en esta opción usted
puede generar la facturación global y enviarla a la impresora normal. Para ello es necesario tener un cliente para la facturación
definido en la sección de Parámetros del punto de venta.
FINANCIERO ACUMULADO X
Le informan las ventas totales acumulados por departamento, estados de resultados, impuestos ,cancelaciones, recibido
a cuenta, pagos, dinero en caja e información del cajero. Solo lectura.
VII-21
FINANCIERO ACUMULADO Z
Le informan las ventas totales acumulados por departamento, estados de resultados, impuestos ,cancelaciones, recibido
a cuenta, pagos, dinero en caja e información del cajero. Solo lectura.
FOLIOS
Muestra los folios de todos los tickets de una determina tienda y número de POS.
CORTES FINANCIEROS
Muestra los cortes realizados en una tienda y número de POS.
ACTIVIDAD DE CAJEROS
Muestra los cortes diarios “Z” faltantes de los Puntos de Venta.
AUDITORÍA ELECTRÓNICA
Imprime la auditoria electrónica entre un rango de fechas. Si usted solo desea ver el journal selecciones “Ver”. Para
observar el journal es necesario que se encuentre activado el journal electrónico. Ver la sección de parámetros.
PARÁMETROS
Para realizar la descripción de la función de cada parámetro se divide por el numero de pestañas que se muestra en la
figura 7-5. La mayoría de los parámetros consisten en marcar (habilitar) o desmarcar (deshabilitar) el parámetro.
Figura 7-5
Mostrador 1
No entrada a campo cantidad

Utilizado para señalar si en la venta de mostrador el sistema tiene que omitir el pedir la cantidad.
No entrada a campo precio

Omite el pedir el precio. Si el precio del artículo es cero automáticamente el sistema omite este parámetro
Cancelación con supervisor

Si en la venta de mostrador se realiza una cancelación de artículo o de venta entonces el sistema muestra una pantalla
donde se pide una clave de supervisor. Es necesario asegurarse que haya definido un empleado como supervisor, debido a que
su clave será tomada como clave para cancelar.
Venta con vendedores

En la pantalla de venta de mostrador se muestra una caja donde usted puede asignar un vendedor a esa venta. Para
que usted pueda realizar una venta con vendedores deberá definir los empleados que realizarán la función de vendedores. Para
realizar esto usted debe seleccionar el campo “Comisión” en la pantalla de empleados (Administración>Empleados). En caso
que no defina empleados con comisión este parámetro será ignorado.
VII-22
Vendedor obligatorio
Asigna un vendedor por default en la venta de mostrador.
Descuento con supervisor

Al igual que la cancelación pide una clave de supervisor cuando se realiza un descuento ya sea de una artículo o la
venta total.
Descuento fijo
Cuando el descuento es fijo no permite cambiar el porcentaje de descuento y aplica conforme al default del descuento.
Inicializar folio al realizar corte diario Z

Si usted realiza un corte diario Z y se encuentra habilitada esta opción el sistema reinicia el número de folio de ese POS
al número que se encuentra en el parámetro de inicio folio.
Permitir dar de alta artículos

Si usted desea capturar mediante el punto de venta artículos que no se encuentran todavía en el sistema, deberá
habilitar esta opción. En la venta de mostrador tendrá que oprimir la tecla F8 y proporcionar el código, el departamento, la
descripción, el precio con IVA y el porcentaje del IVA.
Habilitar cambio de tienda en entrada POS

Permite cambiar el almacén a la entrada del POS.
Habilitar cambio de número de POS

Permite cambiar el número de POS cuando se entra a la venta de mostrador.
Imprimir ticket
Omite la impresión del ticket.
Avisar exceso de efectivo en caja

Muestra una pantalla de advertencia cuando se sobrepasa la cantidad señalada en este parámetro
Detener venta de mostrador con exceso de efectivo

Detiene la venta cuando se excede la cantidad máxima permitida en caja. Al detener la venta se solicita la clave de un
supervisor para continuar con la venta.
Cantidad máxima para entrada de precio

Limite máximo de importe que se puede introducir en el precio, en caso de que el precio no sea fijo.
Cta. cheques donde se abonarán los pagos

Cuenta de cheques donde se anexará el historial de recibidos a cuenta en ventas de mostrador. Esta cuenta también se
utiliza en la facturación global. Si no se da una cuenta no se podrán realizar las siguientes acciones: facturar tickets, recibir a
cuenta y facturación global.
Cantidad por default

Cantidad que se muestra en la venta de mostrador cuando se ingresa un código de un artículo.
Descuento por default

Porcentaje de descuento que se muestra por defecto cuando se realiza un descuento.
Núm. máx. de cajas

Número máximo de POS que se pueden abrir en el sistema.
Inicio folio
Número de inicio de folio cuando se abre una nueva caja (POS).
Tienda por default en POS

Almacén que se muestra por defecto cuando se muestra la pantalla de entrada al POS (caja). Si el número de tienda no
existe el sistema muestra el almacén uno.
Número de POS default

Muestra este número por defecto a la entrada a la venta de mostrador.
Permitir multiplicador
Habilita la opción de utilizar el carácter ‘*’ utilizado como multiplicador de artículos.
Avisar cuando precio es menor que último costo

Muestra un mensaje indicando que el precio de venta del artículo esta por debajo del último costo.
VII-23
Default precio venta
Muestra el precio seleccionado del articulo cuando se introduce un código de artículo en la venta de mostrador.
Aplicar Ofertas
A cual o cuales precios de venta se le aplicaran las ofertas programadas con anterioridad.
Figura 7-6
Mostrador 2
No entrada a campo vendedores

Si se encuentra habilitado la venta con vendedores y usted desea que no se detenga a pedir el nombre cada que realiza
una venta entonces esta opción deberá estar seleccionada
Habilitar Ruptura de Precios

Permite efectuar al dar de alta artículos la ruptura de precios para venta de mayoreo.
Omitir Cero en Reporte de Cajas

Al habilitar esta función los registros que no tengan movimientos, y el total sea cero, no saldrán en los reportes.
Forma de Cobro Normal

Define si el sistema fue instalado en un hardware punto de venta, el cual cuenta con teclas especificas para el cobro.
Monitoreo Ticket de Venta

Habilita la función para la supervisión de cualquier punto de venta desde una terminal especifica.
Permitir Transacción flotante

Habilita que una transacción que se realiza en un punto de venta, pueda continuar o terminar en cualquier otro punto de
venta que este en la red.
Permitir Terminar Ticket

Habilita o deshabilita la terminación de una venta en el punto de venta donde se origina.
Permitir entrada de Múltiples Núm. POS en Reportes

Permite que en los reportes, aparezcan todos los puntos de venta que efectuaron movimientos en el reporte que se
obtiene en esta terminal.
Eliminar Saldos Pendientes en Corte Z Financiero Diario

Al haber habilitado la transacción flotante, una venta puede quedar pendiente al corte financiero Z (al final del día) y
eliminándola, los artículos de ese saldo pendiente, regresan al inventario.
Permitir Abrir el Cajón con Tecla

Habilita o deshabilita la tecla de apertura de cajón en el punto de venta.
Permitir Reimprimir Ticket

Habilita o deshabilita la tecla de reimpresión de ticket en el punto de venta.
Permitir Facturar Ticket

Habilita o deshabilita la tecla para facturar un ticket en el punto de venta.
VII-24
Permitir Retiros
Habilita o deshabilita la tecla de retiros en el punto de venta.
Permitir Prestamos
Habilita o deshabilita la tecla de prestamos en el punto de venta.
Permitir Recibir a Cuenta

Habilita o deshabilita la tecla de recibido a cuenta en el punto de venta.
Permitir Pagos
Habilita o deshabilita la tecla de pagos en el punto de venta.
Conservar Vendedor al Traer Saldo Pendiente

Habilita o deshabilita el vendedor que inicio la transacción de venta.
Permitir Introducir núm. Vendedor

Habilita o deshabilita el poder introducir el numero de vendedor, en una transacción flotante.
Inicializar Consecutivo de saldos pendientes en Corte Z

Habilita o deshabilita al obtener un corte Z, que el numero consecutivo de saldos pendientes, se inicialice en cero.
Salida de Dinero con Supervisor

Si la casilla es habilitada, solo se podrá retirar dinero de la caja con la clave del supervisor.
Permitir Saldo Pendiente

Habilita o deshabilita el poder efectuar una retención de la venta.
Permitir Cobro de Servicios

Habilita o deshabilita el poder cobrar servicios.
Asociar Número de Cajero con Número de POS

Habilita o deshabilita la función de número de cajero al iniciar el punto de venta.
Avisar cuando el Artículo bajo el reorden

Al habilitar esta casilla, el sistema nos avisará cuando la existencia del artículo sea menor que el punto de reorden
asignado al mismo.
Permitir Reembolso
Habilita el poder hacer una devolución de mercancía, fuera de la venta.
Diferenciar Cancelaciones de Reembolsos

Habilita el poder obtener en reporte Corte “Z” cancelaciones y reembolsos por separado.
Corrección de Error con Supervisor

La tecla F12 (corrección de error) durante la venta. Solamente podrá ser ocupada con la clave del supervisor.
Omitir descuento venta en artículos con oferta

Si se habilita esta casilla, si el artículo ya tiene una oferta establecida, no se efectuara ningún descuento adicional que
desee dar el cajero.
Imprimir Nombres de Deptos en Cortes Financieros

Si se habilita esta casilla, al realizar el corte “Z” en el reporte de ventas por departamento, se imprimirá la descripción
de este.
Asociar emp. Entrada con cajero (solo sist. De seg.)

Si se habilita esta casilla, cuando el sistema de seguridad está seleccionado, el empleado que haya entrado al sistema,
será el que en Ventas de Mostrador se activará, ningún otro empleado o cajero podrá ser visualizado.
Utilizar Teclado en Pantalla Auxiliar Touchscreen

Esta casilla debe de ser habilitada, si Usted cuenta con un monitor Touchscreen, ya que determinadas pantallas en el
menú Punto de Venta, serán modificadas. Para conocer estas pantallas deberá de referirse al Capitulo VIII de este manual.
Permitir tecla (Shift+F2) para mostrar dinero en caja

Esta casilla al ser habilitada, permite al oprimir Shift+F2 que puede ser visto en pantalla cuanto dinero hay en caja.
No mostrar desglose de impuestos en pantalla

Esta casilla al ser habilitada, no desglosa los impuestos en la pantalla de punto de venta.
VII-25
Mostrador 3
Información de los cortes financieros que se desea aparezcan al hacer un corte “Z” en el sistema.
Redondeo
Define el redondeo que se utilizará en la venta de mostrador cuando se expida un ticket. Este redondeo se basa en el
concepto de moneda mínima y punto de redondeo. Por ejemplo si deseamos que nuestro redondeo se aplique de .50 en .50
entonces los parámetros de moneda mínima y punto de redondeo tendrán que colocarse en .50 y .25.
Periféricos
Impresora de ticket
Selecciona la impresora de Windows que usted utilizará para la generación de ticket.
Impresora Auxiliar
Selecciona la impresora de Windows que usted utilizará como impresora auxiliar para la generación de un segundo
ticket.
Comando corte y apertura cajón

Señala el tipo de comando que será enviado para la corte y apertura del cajón. (El sistema soporta solo el corte de papel
Tm
para impresora EPSON .)
Comando de validación
Señala el tipo de comando que será enviado para la validación, cuando está conectada una impresora de ese tipo.
Torreta
Tipo de torreta que se conectará al punto de venta. Al seleccionar alguna torreta, aparece una ceja en la cual se podrá
poner los datos que desea que aparezcan en la torreta, ya sea al finalizar la transacción o al estar la caja cerrada.
Báscula
Tipo de bascula que se conectará al modulo de punto de venta.
Dispositivo Ext.
Como dispositivos externos, pueden ser ocupados , el impresor fiscal o el cajón de dinero (gaveta) en el puerto de
comunicaciones.
Impresor Fiscal
Como impresor fiscal puede ocuparse una registradora Fujitsu, la cual imprime los departamentos del articulo que se
está vendiendo en el punto de venta.
Cajón JAPAIN
Este dispositivo puede ser conectado a su procesador por medio de un puerto de comunicaciones, en la configuración
por default solo debe cambiarse el número de puerto que se está ocupando.
NOTA: Todos los periféricos cuentan con un botón de “Configuración” y “Prueba”.
Forma Pago
Usted puede definir los letreros para cada uno de las formas de pago, así como también poder habilitar o deshabilitar la
forma de pago. Si usted desea que alguna forma de pago no se permita el dar cambio, marque la forma deseada para
conseguir este resultado. (Figura 7-7)
También puede definir si tiene conectada un impresor de validación el que se ocupe si se desea o que sea obligatorio el
tener que validar la transacción así como la cantidad máxima para cada forma de pago, para ello solo proporcione la cantidad
en el cuadro de texto. Si alguna forma de pago excede de los datos que usted proporcione en estos parámetros el sistema
indicará que se esta excediendo el monto de la forma de pago.
Cuenta también el sistema con la Posibilidad de aceptar 6 tipos de moneda extranjera, para lo cual, deberá de habilitar
las que se deseen (máximo 6) e indicar cual es el multiplicador de conversión en base a la moneda nacional.
Estas formas de pago, pueden ser enviadas a los puntos de venta que estén conectados, seleccionando la casilla.
VII-26
Figura 7-7
Display Mostrador
Configura el display que aparece en la pantalla de ventas de mostrador. Usted puede cambiar los colores de relleno y
fondo del segmento con los tres botones que se encuentran el parte superior. Si usted desea que no aparezca en la venta de
mostrador solo desmarque la opción “Activar display”.
Banner
Configura el banner que aparece en la venta de mostrador. Usted puede cambiar el tamaño de la fuente, cambiar el
letrero, cambiar la velocidad de desplazamiento, etc.
Impresión Ticket
Con esta opción usted define los encabezados de su ticket (máximo 8) así como los mensajes comerciales (máximo 4).
En la parte derecha de esta opción usted puede cambiar el número de líneas de encabezado y mensaje comercial que se
imprimirán, así como las líneas de avance de papel cuando se termine el ticket.
Impresión Ticket 2
Define los letreros de los impuestos y gravables que aparecerán en el ticket, así como otros datos (Figura 7-8) que a
continuación se describen.
Figura 7-8
Imprimir precio con Impuesto

En el ticket muestra el precio junto con el impuesto. Es decir
precio=Precio+Impuesto;
Imprimir montos I.V.A.

Muestra un resumen de los I.V.A.s en el ticket
VII-27
Imprimir montos gravables
Muestra el resumen de los montos gravables en el ticket
Imprimir cantidad con letra

Muestra la cantidad con letra en el ticket
Imprimir código
Muestra el código en la impresión del ticket.
Imprimir mensaje de ahorro

Imprime un letrero que señala el monto total de descuentos.
Mensaje ahorro
Letrero del mensaje de total de descuentos.
Imprimir nombre de vendedor

Imprime en el ticket el nombre del vendedor (si el parámetro de ventas
con vendedores estuviera seleccionado).
Imprimir nombre de Cajero

Imprime en el ticket el nombre del cajero.
Imprimir Precio Sugerido

Imprime en el precio sugerido del articulo.
Imprimir “ARTICULOS VENDIDOS”

Imprime en el ticket cuantos artículos de vendieron, así como el
mensaje de “Artículos Vendidos”.
Imprimir artículos al traer transacción pendiente

Imprime en el ticket todos los artículos que se habían registrado y son
traídos por una transacción pendiente.
Imprimir una línea por articulo

Imprime en el ticket una sola línea, sin importar el tamaño de la
descripción del artículo.
Imprimir Grafico
Imprime en el ticket el grafico que se haya designado (logo de la
empresa).
Imprimir letra de impuesto

Imprime en el ticket junto a cada artículo, el impuesto que le
corresponde por medio de clave alfabética.
Imprimir siempre dos líneas por artículo

Imprime en el ticket dos líneas, sin importar el tamaño de la
descripción del artículo.
Imprimir datos del Cliente

Al iniciar una operación de venta, el sistema pedirá los datos del
cliente, los cuales servirán, para llevar un historial del cliente
frecuente.
1 art. Vend. en arts. con param. cant. frac.

Cuando seleccionamos ARTICULOS VENDIDOS y la cantidad es fraccionaria al seleccionar esta opción, en el ticket
saldrá como 1 articulo vendido y no la fracción de este.
Imprimir folio en cod. Barras en ticket

Esta opción se habilita únicamente cuando se tiene configurada una impresora de ticket térmica ya que solo en este tipo
de impresor se puede imprimir gráficos. El folio del ticket es impreso como grafico(código de barras) para facilitar la
venta suspendida o la facturación del ticket ya que puede ser leída con un scanner.
Impresión rollo de 57mm

Esta opción se habilita la función que nos permite ocupar rollos de 57mm, adaptándose la impresión a este tipo de rollos.
Imprimir ticket limpio

Al habilitar esta opción, el ticket será impreso hasta concluir la venta y agrupará los códigos
VII-28
No imprimir hora
Esta opción al ser habilitada, impide que se imprima la hora en el ticket.
Mensaje de Ahorro
Imprime en el ticket el mensaje que deseemos (hasta 15 Posiciones).
Mensaje de Oferta
Imprime en el ticket el mensaje que deseemos (hasta 15 Posiciones).
Imprimir Tipo de Descripción

Imprime en el ticket la descripción larga o corta del artículo.
Facturación
Letrero cuando no se imprime detalle de artículos vendidos

Mensaje que se mostrará cuando no se imprima en la factura el detalle de los artículos vendidos
Cliente al que se le realiza la factura global

Si usted realiza la facturación global es necesario definir el cliente para facturar. Este número es fijo una vez que se
define el número del cliente. El cliente deberá existir en el sistema.
Preguntar si desea la reimpresión por hoja de facturación global

Si se activa esta opción el sistema preguntará si se desea reimprimir la hoja de factura, en caso contrario, el sistema
omitirá esta pregunta.
Auditoria electrónica
Activar auditoria electrónica

El sistema lleva un registro de los tickets expedidos. Para ello este parámetro tendrá que estar habilitado.
Escribir encabezado y mensaje comercial en auditoria electrónica

Escribe el encabezado y mensaje comercial en la auditoria electrónica.
Código etiquetas
Si su negocio maneja algún tipo de código de etiquetas especialmente emitido por una báscula, es necesario introducir el
tipo de prefijos que sus etiquetas manejan. Además de elegir los campos de significado de código tanto para peso y precio.
Si usted no maneja este tipo de código entonces deberá seleccionar “Ignorar códigos de etiquetas”
OFERTAS
Debido a que las ofertas son por artículo, el sistema le proporciona una utilería para llenar las ofertas para determinado
rango de códigos de artículos. Esta utilería solo afecta a las ventas de mostrador. Ver figura 7-9.
Figura 7-9
MONITOR DE TICKETS
Al seleccionar esta función, su terminal, podrá estar monitoreando, todas las transacciones de venta que se realicen en
todos los puntos de venta instalados en su red y configurados para que se puedan monitorear.
VII-29
CUENTAS DE SERVICIOS
En esta opción, se darán de alta las cuentas de servicio, las cuales no contarán, como venta, al hacer el corte “Z”, pero
si se reportaran como un cobro de servicio, dicho cobro (Ejem. Pago de tenencia) podrá tener un cargo adicional, el cual si
contara, como parte de la venta, el cargo , podrá ser una cantidad fija o un porcentaje del monto a cobrar. Ver Figura 7-10.
Figura 7-10
VII-30
Capítulo VIII
TOUCHSCREEN EN PUNTO DE VENTA
INTRODUCCION
Cuando se cuenta con una pantalla touchscreen, algunos de los menús en Ventas de Mostrador y Declaración de Dinero
cambiaran, ya que se incorpora a estas pantallas un teclado auxiliar, para facilitar la introducción de datos.
VENTAS DE MOSTRADOR
Con este menú usted puede generar tickets de venta para sus clientes. Al realizar la venta se actualiza la existencia de
los artículos vendidos.
Al entrar a este menú el sistema le pedirá la tienda donde se realizará la venta, el nombre del cajero, número de POS y
clave de entrada para el POS. Esta clave solo podrá ser numérica. Ver figura 8-1.
Figura 8-1
Nota: La clave del POS será guardada para ese número de POS hasta que se realice un Corte Diario Z.
La pantalla de venta de mostrador (Figura 8-2), contiene en la parte superior la información de la terminal de venta
(Tienda, empleado, folio, fecha, etc.). A continuación se muestra un banner de información que muestra un letrero definido en el
menú de parámetros.
A la izquierda de su pantalla se observa los datos que usted deberá introducir (a excepción de la descripción) tales como
el código, cantidad, precio (dependiendo de los parámetros del punto de venta), así como también el número de artículos
vendidos del ticket y el total de la venta.
Al oprimir el botón que indica “aux. teclado”, se pone en pantalla un auxiliar de teclado para facilitar la operación y al
oprimirlo nuevamente, el teclado desaparece (Figura 8-3).
El la parte derecha se muestra un display (simulando una registradora) y una replica de impresión del ticket.
VIII-1
Figura 8-2
En la parte inferior se muestran una serie de botones (que depende si usted esta en una transacción de venta) que
realizan acciones descritas a continuación:
Reim. Ticket. Reimprime el ticket anterior solo si no se comienza una nueva venta.
Facturar ticket. Factura un determinado folio de ticket.
Retiros. Muestra la pantalla de retiro de dinero de la caja, donde usted deberá dar las cantidades de dinero que
se están retirando.
Prestamos. Muestra la pantalla de prestamos de dinero a la caja.
Recibido a cuenta. Realiza la captura de pagos de cliente en la venta de mostrador.
Pagos. Realiza pagos en la venta de mostrador, por ejemplo, pago de luz, pago de agua, etc. Para realizar esto
es necesario que el sistema registrado cuentas de gastos.
Servicios. Servicios que ofrece el negocio, que no forman parte de la venta del mismo, tales como: Pago de
recibo de luz, Tenencia, Predial, etc.
Desc. Art. Realiza un descuento al articulo anterior vendido. El porcentaje de descuento se define en los
parámetros del punto de venta
Desc. Venta. Realiza descuento a toda la venta. Solo se permite un descuento de venta por ticket.
Terminar. Termina con el ticket y muestra la forma de pago.
Nota: Los botones de Facturar ticket y Recibido a Cta. solo se podrán utilizar si en los parámetros del Punto de venta ha
definido la cuenta de cheques donde se abonará el dinero recibido
También en la parte inferior nos muestra la teclas de función que pueden ocuparse:
• F2 Validación. Al oprimir esta tecla de función, si está habilitada en periféricos una impresora que pueda validar, la
validación se imprimirá.
• F3 Calculadora. Aparecerá la calculadora de WINDOWS al oprimir esta tecla de función.
• F4 Abre Cajón. Si está habilitada está función en parámetros, al oprimir esta tecla de función, el cajón de dinero
(gaveta) se abrirá.
• F5 Checa Precio. Sin afectar en nada las operaciones de venta, podemos checar el precio de un artículo ya sea
por el código estándar o por el código alterno.
• F6 Saldo Pendiente. Si está habilitada esta función en parámetros, al oprimir esta tecla de función, la venta que se
está efectuando, quedará suspendida, para poder continuar con otra venta y posteriormente, regresar a la venta
suspendida, sin perder ningún dato.
• F7 Repetición del Artículo. Al oprimir esta tecla, el último artículo que se registro, se repetirá. Cuantas veces se
presione la tecla, el último artículo se estará repitiendo.
• F12 Corrección de Error. Al presionar esta tecla, el último artículo registrado, será eliminado y se marcará como
Corrección de Error en el ticket.
VIII-2
Figura 8-3
Para iniciar una venta de mostrador solo teclee el código, cantidad y precio y teclee un ENTER y el sistema imprimirá en
el ticket el artículo vendido. Nuevamente el sistema lo colocará en la caja de código para continuar con su venta.
Si usted desea rapidez en su venta consulte la sección de parámetros para indicar al sistema que no se detenga para
solicitar cantidad y precio.
Para terminar el ticket haga clic en “Terminar” y le aparecerá la forma de pagos. Ver figura 8-4.
Figura 8-4
Como se puede observar la forma de pago tiene a lo más 6 tipos. Para más detalles de estas formas de pago consultar
la sección de Parámetros.
Introduzca la cantidad para cada forma según sea el caso y de clic en Aceptar.
La función de los botones del lado derecho es para realizar el cobro de la venta rápido. Por ejemplo si la venta es de
241.50 y se paga con efectivo 241.50 usted solo tiene que hacer clic en el botón de “Efectivo” .
Si la venta es a crédito solo haga clic en “Crédito”, a continuación el sistema automáticamente genera la factura del
ticket.
Si usted desea facturar el ticket haga clic en Factura ticket y busque el cliente al que se le desea facturar. El cliente
deberá estar registrado en el sistema, si no es así usted debe ocupar el botón “Nuevo”.
Si por alguna razón el ticket es necesario cancelar el ticket solo haga clic en “Cancelar ticket”.
Si se desea seguir capturando artículos sin realizar el cobro aún, solo haga clic en “Regresar” para pueda continuar
anexando artículos.
Si el artículo que acaba de registrar, no existe en el maestro de artículos, el sistema se detendrá y mandara el mensaje
al cajero. Ver figura 8-5 y deberá de oprimir el símbolo de salida X para cancelar el mensaje o en cualquier parte del
mensaje que no tenga texto.
VIII-3
Figura 8-5
Es recomendable, que el cajero no esté habilitado para dar de alta artículos, ya que al tener una pantalla touchscreen, no
podrá teclear la descripción del producto.
Si la función de cliente frecuente. Está habilitada en los parámetros del punto de venta, cada vez que se realice una
venta, el sistema pedirá los datos del cliente, para poder tener registradas sus compras, independientemente de que se le
facture el ticket (Figura 8-6).
Figura 8-6
DECLARACION DE DINERO
Muestra la pantalla de declaración de dinero. Previamente se piden los datos de entrada tales como tienda, cajero,
num. de POS y clave del POS (Figura 8-7).
Figura 8-7
VIII-4

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Sistema Administrativo de Negocios

CAPÍTULO I ............................................................................. I-1

CAPÍTULO II ........................................................................... II-1

CAPÍTULO III ......................................................................... III-1

El paquete del Sistema Administrativo de Negocios incluye:

REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

INSTALACIÓN DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO DE NEGOCIOS

Usted deberá elegir NO si usted tiene cualquiera de los siguientes casos:

PROGRAMACIÓN DE TERMINALES DE CAPTURA

Otro tipo de pantalla es la siguiente:

“Sección siguiente” Avanza a la siguiente sección seleccionada.

“Salir” Nos regresa a la pantalla de secciones (figura 3-10)

“Seleccionar todo” Selecciona todas las secciones

“Selecciona nada” Deselecciona todas las secciones (figura 3-11)

Al salir de esta pantalla se guardarán los datos.

Para asegurarse del éxito de la comunicación solo vaya al menú de Registradoras>Reportes>Actividad de

CAMBIAR ARCHIVO DE PROGRAMACIÓN

Nuevamente se muestra una serie de botones el cual su significado es el siguiente:

COPIAR UN ARCHIVO DE PROGRAMACIÓN EN OTRO

BORRAR ARCHIVO DE PROGRAMACIÓN

Se describen algunas de estas pantallas y se muestran abajo.

La figura 3-32 muestra el filtro para establecer el número de almacén.

DATOS EDITADOS POR EL USUARIO

DATOS CALCULADOS POR EL SISTEMA

PROCEDIMIENTOS MEDIANTE BOTONES

Realiza la búsqueda de un determinado archivo por descripción o código

Da de alta un nuevo artículo

Elimina del sistema el artículo

Definición de empaques o cajas

Definición de componentes del artículo.

Muestra los mejores proveedores del artículo con sus costos

Regresa al primer artículo

a) Artículos por forma.(figura 4-10)

Definiendo un Artículo ensamble.

Definiendo un empaque para artículo.

Para salvar el nuevo artículo solo haga clic en el botón de “Guardar”.

b) Artículos existentes (figura 4-15).

Consulta de historial de saldo

Parámetros para Cliente

Bajas de cuentas de cheques

Modificar cuentas de cheques

Modificar datos de empleados

Compras y ordenes de compra

Nota de Crédito y Nota de Cargo

Transferencia de cuentas de cheques

En el menú de Administración>Pagos>Transferencias de cuentas de cheques se realiza la transferencia de fondos entre

En general todos los reportes tienen este formato (figura 5-1 )

Cierra la pantalla de reporte

A continuación se describen algunos reportes.

REPORTE DE ALMACENES, CLIENTES, PROVEEDORES Y EMPLEADOS

REPORTE DE COMPRAS, ORDENES DE COMPRA, VENTAS, AJUSTES Y TRANSFERENCIAS

REPORTE DE MARGEN DE UTILIDAD

REPORTE DE SALDOS / PAGOS

Reporte de saldos de Clientes, Proveedores y Cuentas de Cheques

Reporte de cartera recuperable

Reporte de pagos de clientes y proveedores

Reporte de antigüedad de saldos

Reporte de pagos a proveedores