CASO PRÁCTICO CLASE 4

UNIDAD 2

GESTION DE PROYECTOS II

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DE ASTURIAS

GERENCIA DE PROYECTOS
GESTION DE PROYECTOS II
2020
ENUNCIADO

Se ha estudiado la Gestión de las Comunicaciones del proyecto, como una

herramienta fundamental para conseguir el involucramiento de los interesados a
través del desarrollo de estrategias adecuadas de comunicación con los mismos.
Para desarrollar una correcta estrategia de comunicaciones es necesario
efectuarse las siguientes consideraciones:
¿Quién necesita información?
¿Qué información necesita?
¿Cuándo necesita la información?
¿Cómo será enviada la información, es decir, en qué formato?
¿Quién va a distribuir la información?
¿Existe alguna restricción legal o tecnológica a tener en consideración?
Debe quedar muy claro que no todos los interesados deben recibir la misma
información, por tanto, resulta crítico para evitar conflictos dentro del proyecto,
analizar muy bien las necesidades de comunicación de cada interesado y
desarrollar las estrategias adecuadas para cumplir sus expectativas.
El caso práctico de este capítulo consiste en desarrollar una Matriz de
Comunicaciones para un proyecto cualquiera, cada uno de vosotros puede
pensar en los proyectos en los que esté o haya estado involucrado. Como aún
queda mucha materia por estudiar en el Máster, no será posible elaborar una
matriz completa y detallada. Sin embargo, con el conocimiento de la gestión de
integración, alcance, cronograma, costo, calidad y comunicación, la matriz debe
incluir la información principal que debería distribuirse a los principales
interesados del proyecto relacionadas con esas áreas.
 MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA

QUIEN QUE MEDIO REGISTRO FRECUENCIA ARCHIVO A QUIEN

GERENTE POLITICA, OBJETIVOS, RIESGOS Y CARTELERA, FICHA CONTROL ANUALMENTE RGISTROS PERSONAL
Y/O ASESOR PELIGROS, ASPECTOS E DE CONSULTA Y CAPACITACION DE HSE ADMINISTRATIVO
HSEQ IMPACTOS AMBIENTALES. Y SGI EN COMUNICACIÓN, GR-F-03, FICHA PERSONAL OPERATIVO
/INSPECTOR HSE GENERAL CAAPCITACION DE CONSULTA DIRECTO Y
Y CONTRATISTA
COMUNICACION
DIRECTOR A HSEQ MATRIZ DE ASPECTOS AE CAPACITACIONES, CONTROL PERMANENTE RGISTROS PERSONAL
/INSPECTOR HSE IMPACTOS AMBIENTALES, FICHA DE CARTELERA, CAPACITACION DE HSE ADMINISTRATIVO
CINCIENCIA AMBIENTAL, PANORAMA VIDEOS, VERBAL, GR-F-03 PERSONAL OPERATIVO
DE RIESGOS, REQUISITOS LEGALES, REUNIONES, FICHA
REPONSABILIDADES EN HSE, DE CONCIENCIA
PROGRAMAS DE GESTION, PLAN DE AMBIENTAL
EMERGENCIA, REGLAMENTO DE
HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
INFORMES HSE, AVANCES DE REUNION ACTA DE CUANDO RGISTROS GERENTE
MEJORA, INQUIETUDES DE LOS REUNION SE DE HSE
CLIENTES GG-F-01 REQUIERA
PRSONAL INQUIETUDES SOBRE AFILIACIONES FORMATOS DE N.A. CUANDO E-MAIL ASESOR HSEQ
ADMINISTRATIVO ARP, EPS, AFP, SOPORTES DE AFILIACIONES, SE PERSONAL
PAGO MES A MES VERBALMENTE REQUIERA ADMINISTRATIVO
PERSONAL OPERATIVO
PERSONAL OPORTUNIDADES DE MEJORA, ACTOS ESCRITO, VERBAL FORMATO CUANDO REGISTROS ASESOR HSEQ,
OPERATIVO Y O CONDICIONES INSEGURAS, OPORTUNIDADA SE DE HSE PERSONAL
ADMINISTRATIVO SUGERENCIAS, REPORTE DE ES DE MEJORA PRESENTE ADMINISTRATIVO, REP.
INCIDENTES CON LESION Y SIN MM-F-01, COPASO, GERENTE,
LESION REPORTE DE SUPERVISOR HSE.
INCIDENTES
HSE-F-31 O
FORMATOS DEL
CLIENTE,
COPASO RESULTADOS DE INVESTIGACION REUNION ACTA DE CUANDO SE REGISTROS PERSONAL OPERATIVO
DE ACCIDENTES, OPORTUNIDADES REUNION PRESENTE DE (TRABAJADORS9
DE MEJORA, ACTOS O GG-F-01 HSE
CONDICIONES INSEGURAS,
MEJORAS
 QUIEN QUE MEDIO REGISTRO FRECUENCIA A QUIEN

GERENTE Y/O ASESOR REVISION DE POLITICA Y OBJETIVOS, QUE REUNIONES Y/O ACTA DE SEMESTRALMEN PERSONAL
HSEQ /INSPECTOR SEAN APROPIADOS A LA ORGANIZACION REVISIONES GERENCIALES REUNION, TE ADMINISTRATIVO
HSE, DIRECTORES DE REQUISITOS LEGALES CUMPLIDOS, REVISION POR PERSONAL
PROYECTO/ ING. INSPECCIONES A AREAS DE TRABAJO, LA GERENCIA OPERATIVO
RESIDENTE/SUPERVISO DESIGNAR UN REPRESENTANTE QUE
R PROYECTOS MANTENGA EL SISTEMA, ASIGNACION DE
MANTENIMIENTO RECURSOS.
APROBACIOND E DOCUMENTOS
REFERENCTES AL SISTEMA
ASESOR HSEQ MANTENER MATRIZ DE ASPECTOS AE CAPACITACIONES, CONTROL PERMANENTE GERENTE
/INSPECTOR HSE. IMPACTOS AMBIENTALES, CARTELERA, VIDEOS, CAPACITACIO PERSONAL
ACTUALIZADA. Y DIVULGADA, VERBAL, REUNIONES, FICHA N ADMINISTRATIVO
REQUISITOS LEGALES CUMPLIDOS, DE CONCIENCIA AMBIENTAL PERSONAL
REPONSABILIDADES EN HSE OPERATIVO
DIVULGADAS, PROGRAMAS DE
GESTION ACTUALIZADOS,
INFORMES HSE, AVANCES DE MEJORA, REUNION ACTA DE CUANDO SE GERENTE
INQUIETUDES DE LOS CLIENTES, REUNION REQUIERA
RESULTADOS DE INVESTIGACIONDE
ACCIDENTES E IMPLEMENTACION DE
PRSONAL POLITICA DIVULGADA EN CADA UNO DE CONTROL CAPACITACION N.A. CUANDO SE ASESOR
ADMINISTRATIVO LOS PROYECTOS, INSPECCIONES REQUIERA HSEQ
GERENCIALES, COMUNICACIÓN CON PERSONAL
PARTES INTERESADAS, APLICACIÓN DE ADMINISTRATIVO
INSTRUCTIVOS Y A.T.S. AL PIE DE LA
PERSONAL
LETRA, VERIFICAR QUE ESTEN
OPERATIVO
DEBIDAMENTE FIRMADOS, PARTICIPACION
EN LA ELABORACION DE LOS MISMOS,
AREAS SENALIZADAS. PARTICIPACION EN
LA INVESTIGACIONDE INCIDENTES
PERSONAL OPERATIVO OPORTUNIDADES DE MEJORA, REPORTE DE ESCRITO, VERBAL FORMATO CUANDO SE ASESOR HSEQ,
ACTOS O
 MATRIZ DE COMUNICACIÓN EXTERNA

ENTE EXTERNO/ PARTE QUE COMUNICAR REGISTRO/COMO RESPONSABLE

INTERESADA

CLIENTE ASPECTOS AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS (ESTOS ASPECTOS CARTAS, ACTA DE GERENTE/

CUANDO EL CLIENTE LO REQUIERA), PROGRAMA SALUD REUNION, SUPERVISOR/ASES
OCUPACIONAL, PANORAMA DE RIESGOS POLITICA, PLANES DE SE COMUNICA EN OR HSEQ
ACCION Y CIERRE DE OPORTUNIDADES DE MEJORA., POLITICA CARTELERA, REUNIONES O
DE HSEQ, PLAN HSE. POR COMUNICADO

COMUNIDAD/VECINOS/JUNTA PLANES DE ACCION Y CIERRE DE OPORTUNIDADES DE ACTA DE REUNION, GERENTE/SUPERVI

ACCION COMUNAL MEJORA. SOLICITUD DE PERMISOS POR CUALQUIER INDOLE EN CARTAS SOR
LAS REGIONES DONDE SE REALIZARAN LOS TRABAJOS Y DE CORRESPONDENCIA
SERVICIOS, SOLICITUD DE PAZ Y SALVOS DE CUALQUIER EMITIDA, SE
INDOLE EN LA REGION ( DEL PERSONAL, INFRAESTRUCTURA, COMUNICA EN
USO DE SERVICIOS, PAGOS PACTADOS ETC). CARTELERA,
REUNIONES O POR
COMUNICADO
ENTIDADES DE SALUD, PENSION, DATOS Y DOCUMENTACION DEL PERSONAL, NECESIDADES DE AFILIACIONES, ACTAS DE ASESOR HSEQ
ARL (AFILIACIONES, VISITAS, CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO, IMPLEMENTACION DE VISITA, REPORTES DE
ASESORIAS) PROGRAMAS DE PREVENCION, AUDIOMETRIAS, ACCIDENTE, REPORTE DE
ESPIROMETRIAS, JORNADAS DE VACUNACION ETC.REPORTE ACCIDENTE LABORAL
DE ACCIDENTE LABORAL
ENTIDADES PUBLICAS SOLICITUDES Y EMISIONES DE DOCUMENTACION CORRESPONDENCIA SUPERVISOR/
(MINISTERIO PROTECCION CONCERNIENTE A PERMISOS DE SEGURIDAD Y AMBIENTALES EMITIDA GR-F-06 ASESOR HSEQ
SOCIAL, MINISTERIO MEDIO
AMBIENTE, CAR, HOSPITALES)

ALCALDIA, EMPRESAS DE SOLICITUDES DE PERMISOS DE USO DE AGUA Y LUZ, COMUNICADO SUPERVISOR

SERVICIO SOLICITUD DE SERVICIOS EN LAS DIFERENTES REGIONES CORRESPONDENCIA
PUBLICOS EMITIDA

PROVEEDORES Y/O POLITICA, FICHA DE CONCIENCIA AMBIENTAL, FICHA DE CARTELERA, ASESOR HSE
CONTRATISTAS COMUNICACIÓN Y DIVULGACION, POSIBLES RIESGOS PUBLICACIONES
(VERBAL)

VISITANTES (PROVEEDORES, POLITICA HSEQ, FICHA DE CONCIENCIA AMBIENTAL, FICHA DE CARTELERA, ASESOR HSE
ASESORES) QUE ESTEN COMUNICACIÓN Y DIVULGACION, RIESGOS, PLAN DE PUBLICACIONES
MINIMO 1 HORA EN EL ÁREA. EMERGENCIA, ASPECTOS AMBIENTALES. (VERBAL), MEDEVAC
 CONCLUSIONES

 El objetivo principal de una matriz de comunicación es asegurarse de generar la

información con calidad y cantidad adecuada.
 Una matriz de comunicaciones se concentrará en toda la información que se deberá
comunicar a los interesados, así como quienes serán los encargados de recolectarla,
editarla y distribuirla.
 Identificar el flujo de la comunicación, para determinar las dinámicas de la misma en
la Firma, tanto interna como externamente, para divulgar los actos administrativos, las
decisiones y las acciones que se desprenden de la gestión en los diversos procesos.
 la comunicación es una herramienta fundamental para lograr alinear a todos los
involucrados con el logro de los objetivos, y como vimos en el material de apoyo, la
misma debe planificarse, ya que estos procesos “proporcionan un puente entre las
personas y la información que son necesarios para que el proyecto tenga éxito”.