Guia para Hacer Un Buen Inventario Npu

Guía para hacer un buen inventario de activos fijos en una empresa
Como hemos mencionado en nuestro artículo El inventario de activos fijos, es un tema

fundamental en las empresas. Los activos fijos juegan un papel muy importante dentro de
cualquier negocio o empresa.
En esta ocasión te mencionaremos qué es lo que debes tomar en cuenta al momento de

hacer tu inventario de activos fijos, actividad muy importante pero que muchas veces
dejamos de lado.
Lo primero que debes de saber…
Es necesario identificar cuáles son nuestros activos fijos y con cuántos de ellos contamos.
Una vez identificados, es necesario anotar las siguientes características, ya que como
sabemos, los activos fijos se deprecian. Si disponemos de datos principales de cada uno
de nuestros activos, podremos conocer su vida útil, su valor y hasta tener un poco de
trazabilidad de dónde fue comprado o si tiene algún tipo de garantía en caso de necesitar
reponerlo.
Los datos principales que debes tomar en cuenta son:
 Descripción del activo

 Ubicación física dentro de la empresa
 Marca
 Modelo
 Serie (si tiene)
 Componentes
 Registro fotográfico
 Código o subcategoría
 Usuario (Que puesto o departamento utiliza el activo)
 Atributos especiales o defectos con los que cuenta.
Este inventario de activo fijo puede realizarse con propiedades inmobiliarias;

instalaciones, maquinaria; equipo de cómputo; muebles; accesorios; entre otros.
El proceso es tedioso casi siempre la primera vez que se realiza este inventario, sin
embargo, con las herramientas adecuadas como scanner y software que te ayude a
optimizar este proceso, se realiza en menor tiempo. Además, es recomendable realizar
una actualización de este inventario por lo menos una vez al año, para tener los datos
frescos cuando se necesite y así poder tomar decisiones correctas de acuerdo a los
activos con los que cuentas en tu empresa.
Como establecer guías de acción para un buen control del inventario de activo fijo?
En ese sentido es conveniente que cada empresa establezca un sistema de captación y

control de activo fijo. Dentro de los objetivos principales del sistema tenemos:
Inventariar de forma periódica los bienes de la propiedad planta y equipo.
1. Codificar o etiquetar los activos fijos.
2. Controlar las entradas y salidas del activo fijo
3. Preservar en forma directa el mantenimiento de algunos bienes muebles e inmuebles.
CRITERIOS PARA CONSIDERAR UN BIEN COMO ACTIVO FIJO O PROPIEDAD,

PLANTA Y EQUIPO
Existe el criterio convencional el cual se ha manejado por muchos años y el cual consiste:
Por su costo.
Cuando el bien tiene un costo considerable de $500 dólares o más y que no sea
consumible, considerado en forma unitaria, o bien aquellos muebles que tengan un valor
inferior a dicha cifra, pero que por sus características y volumen se considere como activo
fijo Por su durabilidad.
Cuando se considera que dicho activo es durable, permanente o que su funcionamiento

será de más de un año a partir de la fecha en que es utilizado por primera vez.
Según las NIIF para Pymes Sección 17 de la Propiedad, Planta y Equipo, considera como
criterio los siguientes.
1. Son aquellos activos tangibles que posee la empresa para ser utilizados en:
A. En la producción o suministro de bienes y servicios
B. Para ser alquilado a terceros
C. Para propósitos administrativos
2. Se espera ser utilizado durante más de un periodo económico
CLASIFICACION DE LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO, INMOBILIZADO MATERIAL

O SIMPLEMENTE ACTIVO FIJO.
QUIENES INTERVIENEN EN EL INVENTARIO Y CONTROL DEL ACTIVO FIJO.
A. Jefes o encargados de las dependencias o unidades productivas
B. Personal del departamento de Contabilidad
C. Personal del departamento de Auditoría Interna
FUNCIONES
• Jefes o encargados
Corresponde a ellos señalar y difundir las políticas y procedimientos para el control y

captación del activo fijo. Proporcionar las facilidades necesarias para que en coordinación
con el personal encargado del inventario de activo fijo se realice el levantamiento y la
revisión periódica
• Departamento de Contabilidad
Corresponde a este departamento proporcionar los datos relativos a las adquisiciones,

costos, responsables de todos los bienes, así como también coordinar en las fechas
indicadas el levantamiento de los inventarios de activos fijos. Promover el alta y baja de
los activo fijos, de acuerdo a las necesidades o requerimientos de las unidades
productivas u operativas y generar entre todo el personal la cultura empresarial de la
entrega – recepción y por supuesto mantener actualizado el sistema.
• Departamento de Auditoria
Corresponde a este departamento verificar que el inventario sea realizado de acuerdo a la

normativa vigente e informar de cualquier anomalía durante el desarrollo del mismo. En
caso de pérdidas o deterioros, realizar las acciones necesarias para su recuperación o
bien determinar responsabilidades, siguiendo el debido proceso.
ESTRUCTURA DEL SISTEMA.
1) Realizar inventario.
2) Cotejo.
3) Revisión.
4) Procesamiento de datos.
5) Emisión de resguardos y etiquetas.
6) Pegado de etiquetas.
Realizar el inventario.
Este consiste básicamente en la localización y toma de los datos del bien, asignándole a
cada uno un número fijo e intransferible para su respectivo control. Dicho inventario lo
practica el personal de contabilidad asignado para tal efecto, el de auditoría y los jefes o
encargados de los departamentos o unidades productivas.
Cotejo.
Esto consiste en poder comparar los datos registrados contra los bienes en existencia.
Revisión.
Consiste en corregir y completar la información desarrollada en el inventario.
Procesamiento de datos.
Consiste en capturar en el sistema de inventarios la información recolectada por el

personal designado en las fichas recolectoras y emitir listado de activos ya depurados.
Emisión de resguardos y etiquetas.
El sistema emite los resguardos de los activos correspondientes a la Propiedad, Planta y

Equipo, inventariados con todos los datos que a estos describen. Emitiéndose también la
etiqueta de código de barras con el número de inventario.
Pegado de etiquetas.
El personal designado, vuelve al lugar donde recolecto la información del bien y le adhiere
la etiqueta en un lugar visible para su fácil visualización.
NORMAS PARA EFECTUAR EL INVENTARIO DE ACTIVO FIJO.

Para efectos del inventario de activo fijo, todas las dependencias, secciones o
departamentos serán incluidos en su totalidad, para que dicha gestión sea incluyente,
responsable y en especial que sea fiable.
ETIQUETADO.
Esta operación se realiza por medio de etiquetas de código de barras en el cual se le

asigna un número de identificación del bien. Esta etiqueta se adhiere al bien.
FORMAS DE ETIQUETADO.
Este proceso está en función de la filosofía de la empresa, aunque una aproximación

podría ser la siguiente:
LOGISTICA PARA EL INVENTARIO DE ACTIVO FIJO.
De acuerdo a la planificación estratégica de la empresa, se envían memorándum a todas

las dependencias y áreas de que se efectuara dicho inventario y se les pide la total
colaboración para que den todas las facilidades al personal encargado para que dicho
inventario sea bien elaborado.
El Gerente administrativo, debe reunirse con todos los jefes o encargados de áreas para
informar de los objetivos, acordar el calendario de trabajo y establecer de común cuando
inicia y termina dicho inventario.
TIPOS DE REPORTE.
El siguiente es un ejemplo sencillo de cómo establecer un formato que nos ayude a tener
un reporte actualizado de lo que es el inventario de la Propiedad, Planta y Equipo, de
nuestra empresa a una fecha determinada. Dicho reporte tiene que ir avalado por los
responsables directos de dicho inventario.
PAUTAS PARA UN BUEN CONTROL DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, O

SIMPLEMENTE ACTIVO FIJO.
Quizás una de las principales actividades que tiene que ver con el éxito o fracaso de un
buen control de activo fijo, consiste en la logística a implementar en el día a día, es decir
con la parte operativa de poder establecer mecanismos de control que nos den la
confianza de que todo lo concerniente a dicho control se está realizando de la mejor
manera.
En la práctica se necesita una buena dosis de comunicación, buena voluntad de hacer las
cosas de acuerdo a la normativa y seguir el debido proceso. Esto se complementa con el
uso responsable de parte de las personas encargadas en el manejo y control de las fichas
de las entradas y salidas del activo fijo.
ENTRADAS DE ACTIVO FIJO.
Los bienes de activo fijo adquiridos por el departamento de compras de la empresa son
dados de alta e incorporados al inventario de la dependencia correspondiente, una vez se
verifican los datos, se le asigna un número, inclusive se le etiqueta con su código de
barras y posteriormente es enviado a la dependencia donde será utilizado para fines
administrativos o en su caso para los procesos productivos. De esta documentación una
copia le queda al departamento de auditoría, otra para el departamento de contabilidad y
otra para la gerencia administrativa.
Todas las entradas por concepto de reparación, permuta o préstamos deben ser
tramitadas por los encargados de las dependencias con la gerencia administrativa y
comunicar de esto mediante informe escrito al departamento de auditoría y contabilidad.
El estar informados sobre cualquier cambio en los activos fijos, permite tener actualizados
los registros de inventarios.
SALIDAS DE ACTIVO FIJO.

Todas las salidas de activo fijo tienen que ser del conocimiento del departamento de
contabilidad y auditoría, mediante informe avalado por la gerencia administrativa. Esta
normativa permitirá llevar un buen control de todos los bienes de activo fijo que la
empresa posea a una fecha determinada.
SALIDAS DE ACTIVO FIJO QUE POR SU NATURALEZA NECESITAN OTRA MANERA

DE CONTROL.
lgunas empresas para el logro de sus fines, tienen que adquirir equipo de transporte, el
cual de acuerdo a la actividad económica, resulta vital e imprescindible. Claro está, que
este tipo de activo fijo necesita de mecanismos de control que estén acordes a una
realidad que establezca responsabilidad en el uso de las unidades, cuidado y
mantenimiento adecuado para que dicho activo fijo siempre este en óptimas condiciones
para su uso.
Este tipo de control tiene que ser de manera responsable, en el sentido de tener los
informes necesarios por parte del vigilante de turno de cualquier anomalía que tenga que
ver con el uso y cuido de las unidades de transporte.

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Como hemos mencionado en nuestro artículo El inventario de activos fijos, es un tema

En esta ocasión te mencionaremos qué es lo que debes tomar en cuenta al momento de

Lo primero que debes de saber…

Los datos principales que debes tomar en cuenta son:

 Descripción del activo

Este inventario de activo fijo puede realizarse con propiedades inmobiliarias;

En ese sentido es conveniente que cada empresa establezca un sistema de captación y

1. Codificar o etiquetar los activos fijos.

2. Controlar las entradas y salidas del activo fijo

3. Preservar en forma directa el mantenimiento de algunos bienes muebles e inmuebles.

CRITERIOS PARA CONSIDERAR UN BIEN COMO ACTIVO FIJO O PROPIEDAD,

Cuando se considera que dicho activo es durable, permanente o que su funcionamiento

A. En la producción o suministro de bienes y servicios

B. Para ser alquilado a terceros

C. Para propósitos administrativos

2. Se espera ser utilizado durante más de un periodo económico

CLASIFICACION DE LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO, INMOBILIZADO MATERIAL

A. Jefes o encargados de las dependencias o unidades productivas

B. Personal del departamento de Contabilidad

C. Personal del departamento de Auditoría Interna

Corresponde a ellos señalar y difundir las políticas y procedimientos para el control y

Corresponde a este departamento proporcionar los datos relativos a las adquisiciones,

Corresponde a este departamento verificar que el inventario sea realizado de acuerdo a la

5) Emisión de resguardos y etiquetas.

Consiste en corregir y completar la información desarrollada en el inventario.

Consiste en capturar en el sistema de inventarios la información recolectada por el

Emisión de resguardos y etiquetas.

El sistema emite los resguardos de los activos correspondientes a la Propiedad, Planta y

NORMAS PARA EFECTUAR EL INVENTARIO DE ACTIVO FIJO.

Esta operación se realiza por medio de etiquetas de código de barras en el cual se le

Este proceso está en función de la filosofía de la empresa, aunque una aproximación

LOGISTICA PARA EL INVENTARIO DE ACTIVO FIJO.

De acuerdo a la planificación estratégica de la empresa, se envían memorándum a todas

PAUTAS PARA UN BUEN CONTROL DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, O

ENTRADAS DE ACTIVO FIJO.

SALIDAS DE ACTIVO FIJO.

SALIDAS DE ACTIVO FIJO QUE POR SU NATURALEZA NECESITAN OTRA MANERA

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