TEMA 1.

Archivística, Archivos y Documentos

1.1 Archivística: Concepto, objeto y normas. Ciencias
auxiliares.

1.2 Archivos: Diferencias y analogías entre Archivos y

bibliotecas. Concepto, funciones, etapas, clasificación
de los archivos.

1.3. Documentos de Archivo: Concepto, características,

valores de los documentos, ciclos de vida de los
documentos, agrupaciones documentales.

1.4 Códigos deontológicos.

 TEMA 1. Archivística, Archivos y Documentos
Objetivos del tema:
1. Conocer qué es la Archivística y las disciplinas que
usan los archiveros en su trabajo cotidiano.

2. Estudiar qué son los archivos y sus diferencias con

las bibliotecas y centros de documentación.

3. Conocer los documentos de archivo y distinguirlos

de los documentos impresos.

4. Comprender y analizar los códigos deontológicos de

los archiveros.
 Precursor la Archivística moderna
El manual de los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin
publicado en 1898.

MULLER FZ, S, FEITH, J.A. y FRUIN, E.R. Administración de los

Archivos del Reino de Utrecht, Groningen y Middelburg, 1898.
Índice del libro
I. Formazione e divisione dell’Archivio
II. Ordinamento dei documenti dell’Archivi
III. Redazione dell’inventario
IV. Struttura dell’inventario
V. Lavori susseguenti alla compilazione dell’inventario
VI. Uso convenzionale di alcuni termini e segni

Traducción italiana de 1908. Texto completo en PDF disponible:

http://www.icar.beniculturali.it/biblio/pdf/Muller/MullerCompleto.pdf
En este índice
temático aparecen
ya conceptos que
regirán la disciplina
teórica-práctica
como la integridad
de los fondos,
organicidad,
transferencia,
ordenación, etc.
RECORDATORIO
- La remota existencia de los archivos (Mesopotomia)
contrasta con la tardía aparición de la disciplina (f. s. XIX y
mitad del s. XX) con la publicación del manual de los
archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin publicado en 1898.
MULLER FZ, S, FEITH, J.A. y FRUIN, E.R. Administración de los Archivos del Reino de Utrecht,
Groningen y Middelburg, 1898.

- Los documentos son objeto de atención de la Archivística

pero también de la Diplomática, Paleografía, Sigilografía,
Historia, etc.
 RECUERDA

El principio de respeto de los fondos o “principio de

procedencia” significa mantener agrupados y sin mezclar
con otros documentos (con otros fondos), los documentos
producidos por un determinado productor (ente, persona o
familia), respetando la estructura o clasificación de dicha
entidad. Hasta entonces los fondos documentales de los
archivos se venían organizando por temáticas o por
lugares básicamente.

Cruz Mundet, 2001, p. 39

CIENCIAS AUXILIARES de la Archivística

La Archivística nació como disciplina auxiliar de la Historia junto

a la Diplomática, la Paleografía, la Sigilografía, la Cronología, etc.

Veamos qué disciplinas son necesarias dominar para poder

trabajar con documentos hasta el siglo XVIII.
DIPLOMÁTICA
Privilegio rodado
de Alfonso X por el que
concede a Sevilla un
estudio general de latín y
árabe.

El Privilegio rodado es el
documento más solemne
de los emitidos por la
cancillería real castellana.
La denominación de
deriva, por una parte, de
su contenido jurídico –
Privilegio–, y por otra, de
uno de sus rasgos
diplomáticos
característicos –la rueda–
que envuelve el signo del
monarca.
Carta plomada
Cartas plomadas
Carta de pago.
Título: Carta de pago de 7.180 maravedíes, otorgada a favor del Concejo de Oviedo por Pedro Fernández de
Solís y consortes, por el arriendo de los cinco servicios de la Ciudad y de Nora a Nora, que se pagaban al Rey.
Fecha: 1356/02/19 Lugar: Oviedo Notas: Perg. 150x260 mm. Cursiva gótica. Signos notariales.
PALEOGRAFÍA

Veamos algunos ejemplos:

Documento del siglo XV con letra CORTESANA
 Transcripción de las tres primeras líneas

Muy magnífico señor

1ª línea: Bien creo que non avrá parescido bien a Vuestra Sennoría la
cabeçada que el sennor conde don Rodrigo vuestro so-

2ª línea: brino ha dado, la qual han bien sentido acá, y paresçeme que
carga mucho el rremedio y castigo

3ª línea: dello sobre vuestra sennoria, pues avreis de poner alla la persona:
y sy Vuestra Sennoria non se fallare
 ¿ A qué os recuerda esta abreviatura?

Muy magnífico señor

1ª línea: Bien creo que non avrá parescido bien a Vuestra Sennoría
la cabeçada que el sennor conde don Rodrigo vuestro so-

2ª línea: brino ha dado, la qual han bien sentido acá, y paresçeme

que carga mucho el rremedio y castigo
Documento del
siglo XVI con
letra
HUMANÍSTICA
 Transcripción de las cuatro primeras líneas
El Rey
1ª línea: Gerónimo de Vich, del nuestro conseio y nuestro embaxador en corte de
Roma

2ª línea: por muerte de don Pedro de Ayala, obispo que fue de Canaria, está al pres

3ª línea: sente vaco el dicho obispado, y la abadía de Corias de la Orden de San Beni

4ª línea: to en la diócesis de [en blanco], y un beneficio simple en Ecija. E yo

deseando
Documento del siglo XVI
con letra PROCESAL
 Transcripción de las tres primeras líneas
1ª línea: En la villa de Vallado-
2ª línea: lid, a veinte de siete dias
3ª línea: del mes de julio de
4ª línea: mil e quinyentos
5ª línea: e setenta e nueue
6ª línea: años, ante mi Gero
7ª: línea: nimo de Rueda es
Ejemplo: Documento del s. XIII

Privilegio rodado
Tarea del archivero: 1º Entenderlo
Transcripción de privilegio rodado
Tarea del archivero: 2º Descripción del Privilegio con la ISAD (G)
SIGILOGRAFÍA
Estampadores lacre
Sello de placa sobre papel y cera de 53 mm en documento del
Ayuntamiento de Santander, 1808.
Sello de placa sobre dos capas de papel, una azul y otra blanca
de 48 mm, en el sobre de una carta enviada del Consulado de
Bilbao al Consulado de Santander, 1794.
Sello de papel sobre cera de roja en Sello de plomo en una bula del
carta del duque Medina Sidonia al papa Benedicto XIV de 1750.
licenciado Juan de Puerta en 1589.
RECORDATORIO
- La Archivística es la disciplina que se encarga del estudio de
los archivos (conjuntos de documentos) y del continente
(edificios).
- La Diplomática estudia formas y cláusulas de los documentos;
la Paleografía las escrituras y la Sigilografía los sellos, mientras
que la Archivística lo hace del contenido de los documentos.
- El principio de procedencia no permite mezclar documentos
producidos por diferentes entes, familias o personas; y cada
documento debe estar en fondo de la institución, familia o
persona en la que fue producido y en su orden natural de
creación.
1.2 Archivos: Concepto, funciones, etapas, clasificación.
Diferencias y analogías entre Archivos y bibliotecas.
 RECUERDA
- Los archivos se conforman de una manera espontánea
como producto de la acumulación y conservación de
documentos producidos por entes, personas o familias.

- Las bibliotecas y centros de documentación se crean por

una decisión (institucional, personal) en un momento dado,
y a partir de ahí se ponen los medios para su puesta en
marcha (construcción o adaptación de edificio, compra de
material librario y no librario, etc).
¿Se puede llamar a esto biblioteca?
¿Se puede llamar a esto biblioteca?
¿Una biblioteca?
¿Se puede llamar a esto archivo?
¿Es esto, un archivo quizás?
 ¿Se puede
llamar a esto
archivo?
¿Se trata de un archivo?
Lo que no es un Archivo:

https://www.youtube.com/watch?v=hwkm1s1aLvs&NR=1&feature=endscreen

Lo que sí es un Archivo:

Representación onírica de un Archivo:

https://www.youtube.com/watch?v=wGVVIIBDJ6M&feature=related
TAREAS (Disponibles en el Aula virtual a partir del lunes):

Ver estos dos vídeos en casa sobre Archivos y Gestión documental:

Video 1: Qué es la Archivística y los archivos

Parte I:
https://www.youtube.com/watch?v=xIQOoqbE_7o
Parte II:
https://www.youtube.com/watch?v=gJA2dPwbaNg

Video 2: Archivo Nacional de Colombia, uno de los mejores de América del Sur
Parte I:
https://www.youtube.com/watch?v=3QpWBxrAKmk&t=241s
Parte II:
https://www.youtube.com/watch?v=JhN8OlqJu9E&t=167s
Parte III:
https://www.youtube.com/watch?v=vEH9RcBYLVY&t=312s
Esto es un archivo
Esto es un archivo
 RECUERDA
Esto es un archivo

Esto no son archivos

Edades de los documentos versus tipos de archivos

Nacimiento de lo documentos Archivo de oficina o de gestión

Archivo de oficina o de gestión

Archivo central
Vida de los documentos
Archivo
Archivo intermedio
central
Archivo
Archivo histórico
intermedio
Archivo histórico
Archivo de oficina o de gestión
Muerte de los documentos
Archivo central
(Destrucción = expurgo)
Archivo intermedio
 Recordar !!!!!
Esto no es un archivo de oficina
En todo caso, podría ser esto.
Ejemplo
Ejemplo: Archivo centra
Consejería de Educación
Unidad administrativa 1: Personal

Unidad administrativa 2: Publicaciones

Unidad administrativa 3: Evaluación

Archivo Central de la Consejería de

Educación de la Región de Murcia
 Comunidad Autónoma de la Región de Murcia

Consejería de Consejería de Trabajo y Con

Educación Empleo Medio

Servicio de Servicio de Servicio de Servicio de Servicio de Servicio de Servic

Personal Publicaciones Evaluación Personal Inspección Formación Pes
(Archivo Oficina) (Archivo Oficina) (Archivo Oficina) (Archivo Oficina) (Archivo Oficina) (Archivo Oficina) (Archivo

Archivo Central de la Consejería Archivo Central de la Consejería Archivo

de Educación de Trabajo y Empleo Medioam
 Comunidad Autónoma de la Región de Murcia

Consejería de Hacienda Trabajo Educación Economía

Educación

Archivo Central de la
Consejería de Educación

Archivo Central de la
Consejería de Hacienda

Archivo Central de la Consejería

de Trabajo y Empleo

Archivo Central de la Consejería de Educación

Archivo Central de la Consejería de Economía

 Comunidad Autónoma de la Región de Murcia

Consejería de Consejería de Trabajo y Con

Educación Empleo Medio

Servicio de Servicio de Servicio de Servicio de Servicio de Servicio de Servic

Personal Publicaciones Evaluación Personal Inspección Formación Pes
(Archivo Oficina) (Archivo Oficina) (Archivo Oficina) (Archivo Oficina) (Archivo Oficina) (Archivo Oficina) (Archivo

Archivo Central de la Consejería Archivo Central de la Consejería Archivo

de Educación de Trabajo y Empleo Medioam

Archivo Intermedio
de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia
RECUERDA
Tipos de archivos
y edades Archivo de oficina Hasta los 5 años

Archivo central Hasta los 15 años

Archivo intermedio Hasta los 30 años

Archivo histórico + 30 años

 Comunidad Autónoma de la Región de Murcia

Consejería de Consejería de Trabajo y Con

Educación Empleo Medio

Servicio de Servicio de Servicio de Servicio de Servicio de Servicio de Servic

Personal Publicaciones Evaluación Personal Inspección Formación Pes
(Archivo Oficina) (Archivo Oficina) (Archivo Oficina) (Archivo Oficina) (Archivo Oficina) (Archivo Oficina) (Archivo

Archivo Central de la Consejería Archivo Central de la Consejería Archivo

de Educación de Trabajo y Empleo Medioam

Archivo Intermedio
de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia

Archivo Histórico
de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia
Funciones de cada archivo (oficina, central,
intermedio e histórico) según el RD 1708/2011
Sistema de Archivos de la Administración General
del Estado y de sus Organismos Públicos y su
régimen de acceso.

Disponible en material complementario

Archivo central

Funciones del Archivo central según el RD 1708/2011 Sistema de

Archivos de la Administración General del Estado
Clasificación de los archivos españoles de acuerdo al productor
Fuente: Antonia Heredia Herrera
RECORDATORIO
- Existen tantos Archivos de oficina o de gestión como
unidades productoras haya; un Archivo Central por gran
órgano o área de gestión, un único Archivo Intermedio; y un
único Archivo Histórico. En cada uno de estos archivos se
ejecutan funciones diferentes.
- Los Archivos Históricos Provinciales se crearon a mitad del s.
XIX y existe uno en cada una de las provinciales españolas
(50); los Archivos generales de las Comunidades Autónomas se
crearon a partir de 1980 a partir de la puesta en marcha de las
Comunidades Autónomas en España (17).
1.3. Documentos de Archivo
1.3.1 Concepto de documento
1.3.2 Características de los documentos
1.3.3 Valores de los documentos
1.3.4 Tipologías documentales
1.3.5 Procedimiento administrativo
1.3.6 Documentos administrativos. Expedientes
1.3.7 Agrupaciones documentales
2. La información, es decir, lo que se transmite.
3. También existe un instrumento para fijar la información en el
soporte, ya sea mediante pigmentos naturales, tintas, punzón o
impulsos electromagnéticos.
RECUERDA

- Un documento se compone de un soporte y la

información contenida.

- Existen identificadas numerosas tipologías

documentales que se han ido produciendo a lo largo
de la historia, algunas persisten en la actualidad y
otras han desaparecido.
Aspectos a conocer para entender la Administración pública

- Acto administrativo
- Procedimiento administrativo
- Obligación de resolver y plazo
- Silencio administrativo
- Notificación
- Recursos
Veamos las fases del procedimiento administrativo
Fases del procedimiento administativo
Recursos

Documento administrativo por el cual se hace saber a la Administración que no

se comparte la resolución o acuerdo adoptada.

Si el acto no pone fin a la vía administrativa

Se presentan en la Administración pública

Recurso de alzada:

Documento administrativo por el cual se hace saber a la Administración que no

se comparte la resolución o acuerdo adoptada y el órgano competente para
resolverlo es el superior jerárquico del órgano que dictó dichos actos.

Debe presentarse en el plazo de un mes contado desde la notificación de la

resolución o acuerdo.
Si el acto pone fin a la vía administrativa

Se presenta ante el mismo órgano que ha dictado la resolución y antes de

recurrir ante la Jurisdicción Contencioso-Administrativa (juzgado).

Recurso de reposición: Se recurren actos que ponen fin a la vía administrativa

y el órgano competente para resolver es el mismo que dictó dicho acto.

Recurso extraordinario de revisión: Se pretende impugnar actos que ponen

fin a la vía administrativa, pero siempre que concurran circunstancias previstas
en el artículo 118 de la LRJ-PAC. Lo resuelve el mismo órgano que dictó dicho
acto.

Artículo 118. Objeto y plazos.

1. Contra los actos que agoten la vía administrativa o contra los que no se haya interpuesto recurso
administrativo en plazo, podrá interponerse el recurso extraordinario de revisión ante el órgano no
administrativo que los dictó, cuando concurra alguna de las circunstancias siguientes:
1. Que al dictarlos se hubiera incurrido en error de hecho, que resulte de los propios documentos
incorporados al expediente.
2. Que aparezcan o se aporten documentos de valor esencial para la resolución del asunto que, aunque
sean posteriores, evidencien el error de la resolución recurrida.
3. Que en la resolución hayan influido esencialmente documentos o testimonios declarados falsos por
sentencia judicial firme, anterior o posterior a aquella resolución.
Recursos en el Contencioso-administrativo (Se presentan en los juzgados)

Recurso de casación: Recurso extraordinario que tiene por objeto anular

una sentencia judicial que contiene una incorrecta interpretación o aplicación
de la Ley o que ha sido dictada en un procedimiento que no ha cumplido las
disposiciones y hay errores.

Le corresponde su resolución al de mayor jerarquía, es decir, el Tribunal

Supremo.
RECORDATORIO
- La Administración pública es la organización ordenada de la gestión de los
servicios y la ejecución de las leyes.

- Los actos administrativos los ejecuta la Administración pública en el

ejercicio de sus competencias con arreglo al derecho administrativo.

- Los recursos se interponen en la Administración pública (cuando no

ponen fin a la vía administravia) o ante los tribunales de justicia (los que
ponen fin a a la vía administrativa)

- Procedimiento administrativo: serie de actos en que se concreta la

actuación administrativa para la consecución de un fin.

- Las fases del procedimiento administrativo son: Iniciación, Ordenación,

Instrucción, Resolución y Ejecución.
 ¿Qué es el
procedimiento
administrativo y cuáles
son sus fases?
Recuerda

- Procedimiento administrativo: serie de actos en que se concreta la

actuación administrativa para la consecución de un fin.

- Las fases del procedimiento administrativo son: Iniciación, Ordenación,

Instrucción, Resolución y Ejecución.
 Tipologías documentales
A) Comunes a todas las Administraciones Públicas

- Acuerdo
Documentos de Decisión
- Resolución
Doctos
de la Por su contenido: Por su forma:
Admón a la - Notificación Oficio
Documentos de Transmisión
Admón ; - Publicación Nota interior
- Comunicación Carta
De la Admón
-Acta
a los
Documentos de Constancia - Certificado
ciudadanos
- Certificado por silencio administrativo

Documentos de Juicio - Informe

De los -Solicitud
ciudadanos - Denuncia
Documentos de los ciudadanos
a la - Alegación
Admón Isidoro Gil Leiva
- Recurso
Archivística especializada
Documentos de decisión
Son aquellos que contienen una declaración de voluntad de un órgano
administrativo sobre materias de su competencia.

Acuerdo : Recoge las decisiones adoptadas por los órganos competentes

sobre la iniciación y las cuestiones que se suscitan en la tramitación
de un procedimiento con carácter previo a la resolución del mismo.

Resolución : Recoge las decisiones del órgano competente que ponen fin
a un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones planteadas en
dicho procedimiento.
Documentos de transmisión
Son aquellos que comunican la existencia de actos o hechos a otras
personas, órganos o entidades.

POR SU CONTENIDO se clasifican en:

Notificación : Trámite por el que el órgano competente comunica al

interesado o interesados una resolución o acuerdo.

Publicación : Actuación material consistente en la inserción de un acto

administrativo en un diario oficial, tablón de anuncios o medio de
información.

Comunicación : Poner en conocimiento de los ciudadanos hechos o

circunstancias de un procedimiento o de la Administración.
POR SU DISEÑO FORMAL:

Oficio : Sirve para la comunicación entre órganos o unidades

pertenecientes a diferentes Administraciones públicas (Central,
Autonómica o Local); para la comunicación entre grandes órganos de la
misma administración (ministerios, consejerías, etc.); o bien, para
relacionarse con el ciudadano.

Nota interior : Se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades

pertenecientes a una misma entidad.

Carta : Para establecer comunicaciones de carácter personal, protocolario

y de contenido general, no directamente relacionado con la gestión
habitual o la tramitación de un procedimiento.
Documentos de constancia
Son aquellos que contienen una declaración de conocimiento de un
órgano administrativo cuya finalidad es la acreditación de actos,
hechos o efectos.

Acta : Acreditan hechos, circunstancias, juicios o acuerdos. Los ejemplos

más relevantes son los siguientes:

a) Acta de órgano colegiado. Documento acreditativo de cada sesión

celebrada por un órgano colegiado (asistentes, orden del día, lugar y
tiempo, deliberaciones y acuerdos).

b) Acta de infracción. Documento emitido por funcionarios con condición de

autoridad pública para la acreditación, con presunción de veracidad, de
hechos susceptibles de constituir infracciones administrativas. Tales
son, por ejemplo, los emitidos por determinados cuerpos de
inspección.
 c) Acta procesal. Documento que acredita la realización de trámites y
actuaciones en procedimientos administrativos. (Por ejemplo, el acta de
actuación en un procedimiento de expropiación forzosa).

Certificado : Acredita actos o situaciones de carácter administrativo cuyo

destinatario es una persona, órgano o entidad que pretende la
producción de efectos en un procedimiento administrativo o en el
marco de relaciones jurídicas privadas (por ejemplo: certificado de
asistencia a un curso, certificado de retribuciones, certificado de
notas, etc.).

Certificados de actos producidos por silencio administrativo : Acredita la

existencia y los efectos de un acto administrativo producido por
silencio administrativo y que se emite por el órgano competente para
la adopción del acto expreso.
Documentos de juicio
Son los documentos que contienen una declaración de juicio de un órgano
administrativo, persona o entidad pública o privada, sobre las cuestiones
de hecho o derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo.

La finalidad es proporcionar a los órganos competentes para la instrucción

y resolución de un procedimiento administrativo datos, valoraciones y
opiniones necesarios para la formación de su voluntad y la adopción de
las correspondientes decisiones (acuerdos y resoluciones).

Una característica inexcusable de los documentos de juicio es que su

emisión debe ser solicitada.

Los documentos de juicio son generalmente denominados informes,

aunque se utiliza habitualmente una amplia variedad de términos en la
normativa y en la práctica administrativa, como por ejemplo dictamen,
análisis, estudio o nota informativa.
Fases del procedimiento administrativo y clases de documentos
de los ciudadanos:

Iniciación Instrucción Finalización

- Solicitudes - Recursos
- Alegaciones
- Denuncias
Solicitud : Documento que contiene una o varias peticiones de un
ciudadano dirigidas a promover la acción del órgano administrativo al que
se dirige para satisfacer una o varias pretensiones con fundamento en un
derecho subjetivo o un interés legítimo. Este documento provoca la
actividad administrativa, y normalmente, la iniciación de un
procedimiento formalizado.

Denuncia : Documento por el que cualquier ciudadano, en cumplimiento

o no de la obligación legal, pone en conocimiento de un órgano
administrativo la existencia de un determinado hecho que pudiera obligar
a la iniciación de un procedimiento administrativo. Al igual que la
solicitud, la denuncia implica ordinariamente la actividad administrativa y,
el algunos casos, la iniciación de un procedimiento.
Alegaciones : Documento por el que el interesado en un procedimiento
administrativo aporta a los órganos responsables de éste datos o
valoraciones de carácter fáctico o jurídico para su consideración. Estos
documentos constituyen el medio principal por el que los ciudadanos
participan en las diferentes etapas del procedimiento, influyendo en el
proceso de formación de la voluntad del órgano administrativo.

Recurso : Documento por el que el ciudadano impugna un acto

administrativo que afecta a sus derechos o intereses, demandando su
anulación.
B) Específicas de cada Administración Pública

Administración Central
La Constitución española establece que la Administración tiene la potestad para crear normas y los tipos documentales
específicos de la Administración Central son los siguientes:

Leyes orgánicas : Las que se refieren a las materias que señala la Constitución en diversos artículos. Tienen una tramitación
parlamentaria especial en la medida en que se requiere una mayoría absoluta del Congreso en una votación final sobre el
conjunto del proyecto para su aprobación, modificación o derogación. Las leyes orgánicas, como el resto de leyes son
sancionadas por el Rey en el plazo de quince días, que además la promulga y ordena su inmediata publicación.

Leyes ordinarias: Son las más habituales

Real Decreto-Ley : Dictadas por el Gobierno en casos de extraordinaria y urgente necesidad y que luego convalida el Congreso
de los Diputados, aunque entran en vigor desde el momento de su publicación.

Real Decreto Legislativo: Dictados por el gobierno en uso de autorizaciones concedidas por el Parlamento.

Orden Ministerial: Disposiciones adoptadas por los Ministros.

Resolución: Disposiciones dictadas desde las Subsecretarías de los Departamentos ministeriales, Secretarías de Estado de los
mismos, o por alguna de las Direcciones Generales de estos departamentos.

Reglamento : Norma escrita, dictada por una Administración Pública y con rango inferior a la Ley. Se aprueban por Real
Decreto.

Instrucción y orden de servicio : Informan sobre técnicas jurídico-administrativas para el mejor funcionamiento del
departamento a quien va dirigido.
Administración Autonómica

La Constitución establece que las Comunidades Autónomas están en

disposición de dictar Decretos Legislativos, Decretos, Ordenes,
Resoluciones, Reglamentos e Instrucciones.
Administración Local
La Constitución española también atribuye a la Administración Local potestad
normativa, siendo los tipos documentales de este nivel:
Ordenanzas: Regulan la actividad de los administrados, ocupándose de materias
relacionadas con las funciones y servicios municipales.

Bandos: Disposición general emanada de una autoridad pública menor (Alcaldes) para
que sea conocida por todos los ciudadanos con aspecto de cartel. Son documentos
que incluyen recomendaciones de policía y buen gobierno, información sobre plazos
de recaudación pública, etc.

Edictos : Comunican obligaciones por parte del ciudadano o alguna información

oficial. Se publican en los tablones de anuncios y/o en los Boletines Oficiales de la
Provincia o de la Comunidad Autónoma correspondiente o incluso en la prensa local.

Reglamento municipal de régimen interno : Regulan aspectos de régimen interno,

orgánico de la Corporación, con carácter general o particular, afectando al régimen
corporativo del Ayuntamiento.
Recuerda

- Los documentos administrativos surgen a iniciativa de la administración

o por medio de solicitud o una denuncia de un ciudadano.

- Los documentos de los ciudadanos no son documentos administrativos

pero sirven para iniciar o continuar un procedimiento.
1.3.6 Agrupaciones documentales en los Archivos

Los documentos se reúnen en agrupaciones documentales naturales o

artificiales.
 Organigrama Ministerio del Interior

Ministro

Secretaría de Estado
de Seguridad
Subsecretaría
del Interior

Secretaría
Dirección Dirección
General de
General General
Instituciones
Policía Guardia Civil
Penitenciarias
Trabajo
Penitenciario y Formación
Para el Empleo
Trabajo Penitenciario y Formación para el Empleo

Trabajo Penitenciario y Formación para el Empleo

Agrupaciones documentales NATURALES en un Archivo

Fondo

Sección

Serie

Unidad documental
Agrupaciones documentales NATURALES en un Archivo

Fondo

Subfondo

Sección

Subsección

Serie

Subserie

Fracción de serie

Unidad documental
- Simple
- Compuesta
 Agrupaciones documentales

F Fondos
O
N
D
O
Fondo 1 Fondo 2 Fondo 3 Fondo 4
S
E
C
C
Sección 1 Sección 2 Sección 3
I
(Órgano o función (Órgano o función (Órgano o función
Ó
administrativa 1) administrativa 2) administrativa 3)
N

S
E
Serie 1 Serie 2
R
(actividad 1) (actividad 2)
I
E

UNIDAD Pieza documental Expediente

DOCUMENTAL (documentos singulares) (conjunto de documentos)
Unidad documental simple Unidad documental compuesta
 Algunos FONDOS DOCUMENTALES del Archivo General e
Histórico Provincial de Murcia

Fondos

Fondos Fondos Fondos

Colecciones
públicos privados reproducidos

Asociaciones,
Familias y Instituciones
Sindicatos y Empresas
personas religiosas
Mutuas

Juan Sección Archivo Archivo

Inmobiliaria Archivo
López Femenina catedral Corona de
CRISA de Simancas Etc.
Sánchez de Falange de Cuenca Aragón
(1963-1978) (s. XVI-XVIII)
(1939-1972) (1939-1978) (s. XV) (s. XVI)
 Trabajo Penitenciario y Formación para el Empleo

¿Qué agrupación documental corresponde al conjunto de todos los documentos

producidos por el ente ‘Trabajo Penitenciario y Formación para el Empleo’?
Trabajo Penitenciario y Formación para el Empleo

Fondo
 Ya vemos visto que el fondo será uno, mientras que las secciones
pueden ser múltiples y a veces con subdivisiones:

Fondo

Sección 1 Sección 2 Sección 3

Subsección 1 Subsección 2 Subsección 3 Subsección 1 Subsección 2 Subsección 3

 Trabajo Penitenciario y Formación para el Empleo

Ejemplo 1

¿Qué agrupación documental corresponde con el conjunto de los documentos

producidos por las Áreas marcadas de rojo?
Trabajo Penitenciario y Formación para el Empleo

Secciones
 Comunidad Autónoma de la Región de Murcia

Ejemplo 2
Consejería de Consejería de Trabajo y Con
Educación Empleo Medio

Servicio de Servicio de Servicio de Servicio de Servicio de Servicio de Servic

Personal Publicaciones Evaluación Personal Inspección Formación Pes
(Archivo Oficina) (Archivo Oficina) (Archivo Oficina) (Archivo Oficina) (Archivo Oficina) (Archivo Oficina) (Archivo

¿Qué agrupación documental corresponde con el conjunto de los documentos

producidos por los Servicios marcados en rojo?
Ejemplo
FUNCIÓN TIPOLOGÍA DOCUMENTAL SERIE

- Contestar correspondencia--------------------- Carta --------------------------------------------- Correspondencia

- Redactar y aprobar ordenanzas -------------- Ordenanza ---------------------------------------- Ordenanzas

- Redactar y aprobar presupuestos ------------ Presupuestos ------------------------------------- Presupuestos

- Redactar informes jurídicos------------------- Informe ------------------------------------------ Informes jurídicos

Las series documentales son el testimonio de la repetición de

actividades y son evidencias de la labor realizada.
EJEMPLOS de cómo se generan las series documentales
Unidad administrativa Función Genera Serie

Servicio de personal Agrupar los documentos Expediente de personal Expedientes de personal

relacionados con la vida
laboral de cada empleado

Servicio de urbanismo Conceder licencias para Expediente de edificación Expedientes de

edificaciones edificaciones

Servicio de urbanismo Conceder licencias para Expediente de obra menor Expedientes de obras
reformas menores en menores
edificaciones (baños,
fachadas, patios, etc.)

Servicio jurídico Realizar informes de Informes Informes jurídicos

carácter jurídico

Hacienda Elaborar presupuestos Presupuestos anuales Serie presupuestos

EJEMPLOS (Unidades documentales simples y compuestas)
Unidad administrativa Función Genera Serie

Servicio de personal Agrupar los documentos Expediente de personal Expedientes de personal

relacionados con la vida
laboral de cada empleado

Servicio de urbanismo Conceder licencias para Expediente de edificación Expedientes de

edificaciones edificaciones

Servicio de urbanismo Conceder licencias para Expediente de obra menor Expedientes de obras
reformas menores en menores
edificaciones (baños,
fachadas, patios, etc.)

Servicio jurídico Realizar informes de Informes Informes jurídicos

carácter jurídico

Hacienda Elaborar presupuestos Presupuestos anuales Serie presupuestos

 Agrupaciones documentales

ARCHIVO MUNICIPAL DE ALAJUELA

Fondo Hospital
Fondo Fondo Municipal de Alajuela
Madre de Dios

Sección Gobierno Administración Hacienda Cultura

Alcalde Pleno Registro

Subsección Personal Teatro Música
General

Serie Serie Serie

Serie Expedientes
Bandos Presupuestos
personales

Expediente de Presupuestos 2016

Unidad Bando Limpieza de calles Ana López Asa
archivística Presupuestos 2017
Expediente de
Bando coches abandonados José Haro Egea
Presupuestos 2018
 Agrupaciones documentales

ARCHIVO MUNICIPAL DE ALAJUELA

Fondo Hospital
Fondo Fondo Municipal de Alajuela
Madre de Dios

Sección Gobierno Administración Hacienda Cultura

Alcalde Pleno Registro

Subsección Personal Teatro Música
General

Serie Serie Serie

Serie Expedientes
Bandos Presupuestos
personales

Expediente de Presupuestos 2016

Unidad Bando Limpieza de calles Ana López Asa
archivística Presupuestos 2017
Expediente de
Bando coches abandonados José Haro Egea
Presupuestos 2018
 Fondo

Secciones
Unidades
Series documentales
Recuerda

- Existen agrupaciones documentales naturales (fondo,

sección, serie y unidad documental) y agrupaciones
documentales artificiales (colecciones y secciones facticias).
Ejemplos de códigos
deontológicos
Código deontológico Federación de Asociaciones de
Periodistas de España

http://fape.es/home/codigo-deontologico/
Códigos éticos de Asociaciones profesionales
Código ético del CIA/ICA
Código ético de los Archiveros catalanes
Código ético de los Archiveros colombianos
Recuerda

- Los códigos deontológicos recogen en un formato de

articulado los principios y valores por los que ser rigen
determinados colectivos profesionales.