CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

DIRECCIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS

DAI-AI-0937-2016

EMPRESA PUBLICA YACHAY EP

INFORME GENERAL

EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO PRECONTRACTUAL, CONTRACTUAL, EJECUCIÓN,

LIQUIDACIÓN Y PAGO DE LOS CONTRATOS DE LOGÍSTICA.

TIPO DE EXAMEN: EE PERIODO DESDE : 2013/03/13 HASTA: 2015/12/31



N° NIS 19158 _-
PERIODO : 2016
N° INGRE$O DPECC :

-
ONTRALORIA
GENERAL
I DEL ESTADO

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

DIRECCIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS

DAI-AI-0937-2016

EMPRESA PUBLICA YACHAY EP

INFORME GENERAL

EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO PRECONTRACTUAL, CONTRACTUAL, EJECUCIÓN,

LIQUIDACIÓN Y PAGO DE LOS CONTRATOS DE LOGÍSTICA.

TIPO DE EXAMEN: EE PERIODO DESDE :2013103/13 HASTA: 2015/12/31

Orden de Trabajo 0001-YACHAY EP-AI-2016

Fecha OfT 20/01/2016
 EMPRESA PÚBLICA YACHAY

EXAMEN ESPECIAL al proceso precontractual, contractu I, ejecución y

liquidación de los contratos de servicios de logística, en la Empresa
Pública Yachay, por el período comprendido entre el 13 de marzo de 2013
y el 31 de diciembre de 2015.

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA - YACHAY EP

Quito- Ecuador
 SIGLAS Y ABREVIATURAS

INCOP Instituto Nacional de Contratación Pública

SENPLADES Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

SERCOP Servicio Nacional de Contratación Pública

TDR Términos de referencia

USD Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica

YACHAY EP Empresa Pública Yachay

 ÍNDICE

Contenido Página

Carta de presentación 1

CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen 1

Objetivos del examen 1

Alcance del examen 1

Base legal 2

Estructura orgánica 3

Objetivos de la entidad 4

Monto de recursos examinados 4

Servidores relacionados 5

CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones 6

Entrega de anticipo sin autorización. 6

La Administradora del contrato no cumplió con sus obligaciones.

12

Expedientes por contratación de servicios de Logística archivados

de manera desagregada.
15
Anexo 1. Servidores relacionados
 YACHAY
4.11( Cr~ Da CONOMIIIM
vilaCCIUDIDE
AUDITORIAS INTERNAL
Ref. Informe aprobado el: oamoRk

,PROBAD POR.
Quito D.M.,
-cruA •

1
09, 1.01 E,

Señor
Gerente General
EMPRESA PÚBLICA YACHAY
Ciudad.-

De mi consideración:

La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y

legales, efectuó la acción de control al proceso precontractual, contractual, ejecución,
liquidación y pagos de los contratos de servicios de logística de la Empresa Pública
Yachay, por el período comprendido entre el 13 de marzo de 2013 y el 31 de
diciembre de 2015.

La acción de control se efectuó de acuerdo a las Normas Ecuatorianas de Auditoría

Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas
requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable
de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones
erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales
corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y
reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.

Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultadps se encuentran

expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el
presente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría

General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y
con el carácter de obligatorio.

Atentamente,
Dios, Patria y ibertad,

In Me, y Carpio Rodrígui z

AUDITORA INTERNA yAchity
EMPRESA PÚBLICA YACHA4, CulOAD,a.GZZIfIENTO

11,49.01
 CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen

El examen especial en la Empresa Pública Yachay, se realizó en cumplimiento al Plan

Operativo de Control del año 2016 de la Unidad de Auditoría Interna de la Empresa
Pública Yachay, aprobado por el Contralor General del Estado Subrogante, mediante
Acuerdo 057-CG-2014 de 30 de diciembre de 2014; y, a la Orden de Trabajo 0001-
YACHAY-EP-A1-2016 de 20 de enero de 2016.

Objetivos del examen

- Verificar la legalidad, propiedad y veracidad de las operacionet administrativas,

operativas y financieras relacionadas con el alcance del examén.

Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales que regulan los

procedimientos precontractuales, contractuales, de ejecución y administración
de los contratos suscritos para la provisión de los servicios de logística.

- Verificar la recepción, registro, uso y control de los servicios contratados.

Alcance del examen

El examen especial al proceso precontractual, contractual, ejecución y liquidación de

los contratos de servicios de Logística, en la Empresa Pública Yachay, se efectuó por
el período comprendido entre el 13 de marzo de 2013 y el 31 de diciembre de 2015.
Se analizaron los siguientes contratos:

NÚMERO
VALOR DEL
Orden DEL Objeto del Proceso PROVEEDOR
CONTRATO
CONTRATO

CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE PROMOCIÓN DEL

LANZAMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE
MAYOPUBLIC1DA
1 003-2015 INNOVACIÓN E INAUGURACIÓN DEL CENTRO DE 1.900.000,00
DEC UADORS A.
EMPRENDIMIENTO Y LA PRIMERA FERIA DE CIENCIA,
TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN - YACHAY

•
 NÚMERO
VALOR DEL
Orden DEL Objeto del Proceso PROVEEDOR
CONTRATO
CONTRATO

CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN,

MONTAJE, DESARROLLO Y DESMONTAJE PARA EL CUARTO
CONGRESO DE LAS AMÉRICAS SOBRE EDUCACIÓN VICTOR AUGUSTO
2 0055-2015 INTERNACIONAL "CAEI ECUADOR 2015" Y EL ENCUENTRO E NCALADAE 525.193,15
DE MUJERES LIDERES DE INSTITUCIONES DE EDUCACION • GOEZ
SUPERIOR, "EMULIES", EVENTO QUE SE EFECTUARAN EN EL
DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO

SERVICIO DE ORGANIZACIÓN DEL EVENTO CUMBRE

MEDIA NARANJA
3 0034-2015 INTERNACIONAL DE DESARROLLO SOSTENIBLE A
RANGE S. A.
413.686,50
REALIZARSE DEL 29 DE JUNIO AL 03 DE JULIO DE 2015

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE LOGÍSTICA PARA LA

EJECUCIÓN DE EVENTOS OFICIALES DE LA EMPRESA 300.000,00
PÚBLICA YACHAY E.P. DE CUANTÍAS MENORES

SOUTHCONSULT
4 0028-2014
CIA. LTDA.
PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE LOGÍSTICA PARA LA
EJECUCIÓN DE EVENTOS OFICIALES DE LA EMPRESA
90.000,00
PÚBLICA YACHAY E.P. DE CUANTÍAS MENORES.
(complementario)

SERVICIOS
INTEGRADORES
SERVICIO DE COORDINACIÓN Y PRODUCCIÓN DENTRO
5 057-2015
DEL EVENTO EMTECH ECUADOR 2015. MENSAJERIA DE
300.000,00

TEXTO
TECNOLOGIMA
ISIVACORSP. A.

SEMINARIO INTERNACIONAL ACADÉMICO IMPACTOS DE LOS

MARÍA BELÉN
6 0047-2014 PARQUES TECNOLÓGICOS EN LAS ECONOMIAS DEL
ALARCÓN TORRES
182.356,00
CONOCIMIENTO

SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN Y LOGÍSTICA DEL EVENTO DE COORDINAMOS

7 0006-2013 LANZAMIENTO DEL THINK TANK INTERNACIONAL SOBRE PROMOSERVICE 102.511,50
URBANISMO Y PLANIFICACIÓN URBANA DE YACHAY CIA. LTDA.

VICTOR A
ORGANIZACIÓN Y REALIZACION DEL CONGRESO
CUGUSTODE
8 0056-2015 INTERNACIONAL DE INVESTIGACION EN
ENCALADAE
72.513,92
NEUROCIENCIAS.
GOEZ

Total Contratos analizados 3.886.261,07

Fuente: Expedientes de contratación de Servicios de Logística ano 2013, 2014 y 2015

Base legal

Mediante Compromiso Presidencial 120509, de 29 de abril de 2010, el Presidente de

la República, estableció a la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
SENPLADES, como la institución responsable para la elaboración del Proyecto Ciudad

2
del Conocimiento Yachay, el cual abarca la creación de la universidad de investigación
de tecnología experimental.

La Ley Orgánica de Educación Superior, publicada en Registro Oficial 298 de 12 de

octubre de 2010, en su Disposición Transitoria Décimo Quinta, establece la creación
de una universidad de investigación de tecnología experimental.

El 5 de diciembre de 2011, la SENPLADES suscribió con la SENESCYT el Convenio

de Transferencia Integral del Proyecto Ciudad del Conocimiento Yachay, mediante el
cual se transfirió a la SENESCYT, las obligaciones, derechos, atribuciones, funciones,
responsabilidades, recursos financieros, información y demás documentos del
Proyecto Ciudad del Conocimiento Yachay.

La Presidencia de la República, con Decreto Supremo 1457 de 13 de marzo de 2013,

publicado en el Registro Oficial 922 de 28 de marzo del mismo año, creó la Empresa
Pública Yachay, como una persona jurídica de derecho público, con patrimonio propio,
dotada de autonomía presupuestaria, financiera, económica, administrativa y de gestión;
con domicilio en el cantón Urcuquí, provincia de lmbabura.

Mediante Resolución de Directorio 06-2013-DIR-YACHAY E.P. de 28 de marzo de 2013,

se autorizó que la Empresa desarrolle sus actividades en la ciudad de Quito hasta tanto
se tenga disponibilidad de infraestructura en el cantón Urcuquí, provincia de Imbabura.

Estructura orgánica

Con Resolución 001-DIR-YACHAY de 8 de septiembre de 2014, el' Directorio de la

Empresa resolvió aprobar la Estructura Orgánica Funcional definitiva de la Empresa
Pública Yachay, siendo la siguiente:

Procesos Gobernantes:
- Directorio
- Gerencia General

Procesos Habilitantes de Asesoría:

- Auditoría Interna
Planificación Estratégica
• Planificación e Inversión

3
 • Proyectos
• Seguimiento y evaluación
Jurídico
• Normativa
• Patrocinio
• Contratación Pública

Procesos Habilitantes de Apoyo:

Administrativa Financiera
• Financiera
• Talento Humano
• Administrativa
Comunicación
- Relaciones Internacionales
- Gestión Comunitaria

Procesos Agregadores de Valor:

ZEDE
- Gerencia Técnica
• Gestión Territorial
• Infraestructuras y Construcciones
• Educación, Ciencia y Tecnología
• Desarrollo Industrial y Productivo
• Tecnologías
• Comercial

Objetivos de la entidad

En el artículo 1 del Decreto Ejecutivo 1457 de 13 de marzo de 2013, emitido por el

Presidente de la República y publicado en el Registro Oficial 922 del 28 del mismo
mes y año, señala que la Institución tiene como objeto el desarrollo de actividades
económicas relaciónadas a la administración del Proyecto Ciudad del Conocimiento
YACHAY que, entre otras incluye:
1. La administración de Zonas de Especial Desarrollo Económico que se creare
para el efecto;

4
 2. Administración de la concesión y arrendamiento de los espacios físicos de las
Zonas de Especial Desarrollo Económico;

3. Constituirse en delegatorio o concesionario de los distintos niveles de gobierno

para la prestación de servicios públicos; y,

4. Administración y generación de instrumentos de apoyo a emprendedores,

innovadores y científicos a través de pre incubadoras de empresa, incubadoras
de empresas, hábitats tecnológicos (parque tecnológico), centro de
transferencia de tecnología, centro de prototipos industriales (capital de riesgo)
y diversidad de áreas de negocio.

Monto de recursos examinados

La entidad para el cumplimiento de los objetivos institucionales, relacionados a los

contratos analizados contó con USD 3.886.261,07

Servidores relacionados

Se detalla en Anexo 1.

5
 CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones

En la Empresa Pública Yachay no se han efectuado exámenes relacionados con la

contratación de servicios de Logística por parte de la Unidad de Auditoría Interna ni de
la Contraloría General del Estado, por ello no se efectuó el seguimiento de
recomendaciones.

Entrega de anticipo sin autorización.

El 09 de enero de 2015 se suscribió el contrato 003-2015 con la empresa

Mayopublicidad Ecuador S.A., para la prestación del servicio de promoción del
lanzamiento del Sistema Nacional de Innovación, e inauguración del Centro de
Emprendimiento y la primera feria de Ciencia, Tecnología e Innovación — YACHAY,
por un monto de 1 900 000,00 USD y un plazo hasta el 31 de enero de 2015.

La Cláusula Sexta.- FORMA DE PAGO, establece:

"...6.1 La forma de pago prevista para el presente contrato es la señalada a

continuación.

"...Se entregará en calidad de anticipo el setenta por ciento (70%) del valor del
contrato, previa la entrega de la respectiva Garantía del Anticipo..." ... El
treinta por ciento (30%) restante, se cancelará una vez brindados todos los
servicios materia de la contratación, previa la suscripción del acta de entrega
recepción definitiva, informe de actividades realizadas por parte del proveedor,
informe favorable del administrador del contrato y entrega de /a factura original
por parte del proveedor...".

Con memorando YACHAY-DC-2015-0057-MI de 24 de febrero de 2015, la Directora

de Comunicación como Administradora del Contrato, solicitó la actualización de
certificación presupuestaria PAC y POA ejercicio fiscal 2015 y con memorando
YACHAY-DC-2015-0059-MI de 25 de febrero de 2015, solicitó el anticipo del 70% del
contrato 003-2015 para la Contratación de los Servicios de Promoción del
Lanzamiento del Sistema Nacional de Innovación e Inauguración del Centro de
Emprendimiento y la primera feria de Ciencia, Tecnología e Innovación — YACHAY.

6
La Directora de Comunicación como Administradora del Contrato, solicitó la
actualización de la partida presupuestaria y la entrega del anticipo del 70%, cuando ya
no era funcionaria de la Empresa Pública YACHAY E.P., según acción de personal
N°133 de 21 de febrero de 2015 con vigencia desde el 23 de febrero de 2015.

Por lo expuesto, la Directora de Comunicación como Administradora dl Contrato 003-

l
2015, no se encontraba facultada para efectuar actos administrativos a partir del 23 de
febrero de 2016, fecha de aceptación de la renuncia conforme se observa en la acción
de personal correspondiente.

La Gerente Administrativa Financiera mediante correo institucional de fecha 25 de

febrero procede a dar disposiciones, a los pagos respectivos del anticipo, es así que
envía un correo electrónico en el que dice:

"...Por favor proceder con el pago del anticipo de lnnopolis que ya solicito
Comunicación.
Favor informarme cuando se haya realizado los pagos del día de hoy..."

Forma de Pago
Contrato
Anticipo del 70%
Comprobante
N° Fecha Valor Fecha % Anticipo Valor
de pago
601 27/02/2015 27% 513 000,00
0003-
09/01/2015 1 900 000,00 704 11/03/2015 43% 813 000,00
2015
Total anticipo pagado 70% 1 330 000,00

El Art. 47 de la Ley Orgánica del Servicio Público: Casos de cesación definitiva, entre
otros literales establece:

"La servidora o servidor público cesará definitivamente en sus funciones en los

siguientes casos:

a) Por renuncia voluntaria formalmente presentada;..."

Con oficio YACHAY-Al-2015-0056 de 16 de marzo de 2016, se comunicaron los

resultados provisionales a la Gerente Administrativa Financiera, periodo de gestión del
1 de mayo del 2013 al 31 de diciembre de 2015, quien en comunicación de 24 de
marzo de 2016 en respuesta, entre otros aspectos, señala:

"... Mediante Memorando Nro. YACJAY-DC-2015-0059-Ml de fecha 25 de

febrero de 2015, la Directora de Comunicación solicita proceder con la
transferencia correspondiente al anticipo del 70% del contrajo No. 003-2015,
 documento que fue recibido con fecha 25 de febrero de 2015, con sumilla
inserta se dispuso: "D. Financiera su control y trámite correspondiente previo
el pago"..." "...A través de correo electrónico de fecha 25 de febrero de
2015, la Gerencia Administrativa Financiera considerando que se contaba con
el pedido de la Dirección de Comunicación antes descrito, solicitó proceder
con la transferencia del anticipo de acuerdo a la priorización de los
recursos..." "... dentro de los pagos priorizados por la Gerencia Técnica
constaba un abono al anticipo del contrato de la referencia, por USD
513.000, corresponde al 27% quedando un saldo pendiente del anticipo de
USD 817.000...""... Las obligaciones de los contratos deben ser cumplidas a
cabalidad, y dentro de las actividades de la Dirección Financiera se verifico el
cumplimiento de las solemnidades expresamente señaladas en la ley..."
"... además es importante acotar que la Gerencia Administrativa Financiera
no llega oportunamente la renuncia, tanto así que usted puede revisar que la
copia de la renuncia que existe de la Srta. Nadia Felpo no tiene sello de
recepción de la Gerencia Administrativa Financiera ni sumilla inserta, con lo
que se demuestra el desconocimiento oportuno de la desvinculación..."

Lo señalado no justifica el hecho que la Gerente Administrativa Financiera periodo de

gestión del 1 de mayo del 2013 al 31 de diciembre de 2015, quien suscribió la Acción
de Personal N° 133 de 21 de febrero de 2015 con vigencia 23-02-2015, con la cual dio
por terminado el nombramiento de la Directora de Comunicación; posteriormente
autorizó el pago del 70% del anticipo del contrato N° 0003-2015, con sumilla inserta en
Memorando YACHAY-DC-2015-0059-MI de 25-02-2015.

Con oficios YACHAY-Al-2015-0057 y 0062 de 16 y 28 de marzo de 2016, se comunicó

resultados provisionales y se insistió en la respuesta, respectivamente, a la Directora
de Comunicación como Administradora de Contrato del periodo de gestión 23 de
septiembre de 2014 al 23 de febrero de 2015, quien en carta sin número de 1 de abril
de 2016, manifestó:

"...Respecto del pago del anticipo del contrato NO.- 0003-2015, le informo que,
como usted bien lo manifiesta, presenté mi renuncia con fecha 21 de febrero de
2015, la misma que fue aceptada por la Máxima Autoridad Institucional a las
15h00 del 21 de febrero del 2015, copia que anexo al presente documento..".

Lo señalado por los servidores, no modifica el criterio del Equipo Auditor, la renuncia a
sus funciones como Directora de Comunicación y Administradora de Contrato periodo
de gestión 23 de septiembre de 2014 al 23 de febrero de 2015, fue presentada y
aceptada en fechas anteriores a la solicitud de pago del 70% de anticipo al proveedor.

En comunicación sin número de 11 de abril de 2016, la Gerente Administrativa

Financiera del período 1 de mayo de 2013 al 31 de diciembre de 2015, con respecto
a la lectura del borrador de informe, entre otros aspectos, señala:
"...1.5 El Código Civil en su Art. 1454 preceptúa Contrato o convención es un
acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer
alguna cosa. Cada parte puede ser una o muchas personas.

1.6 El Art. 1561 ibídem establece: "Todo contrato legalmente celebrado es

una ley para los contratantes, y no puede ser invalidado sino por su
consentimiento mutuo o por causas legales...
I
1.8.- El artículo 86 de la norma supra dice: PRESUNCION COMPETENCIA
Y FACULTADES IMPLICITAS.-...Los órganos administrativos serán
competentes para resolver todos los asuntos y adoptar todas las medidas
y decisiones que los consideren razonablemente necesarios para cumplir
con sus objetivos específicos determinados en la ley no obstante que
dichos asuntos, medidas y decisiones no hayan sido expresas y
detalladamente a ellos atribuidos...

1.9. El Estatuto del Régimen Jurídico Administrativo de la Fun¿ión Ejecutiva...

1.12. El artículo 103 del referido cuerpo legal menciona: Instrucciones y

órdenes. 1. Los órganos administrativos podrán dirigir las actividades de sus
órganos jerárquicamente dependientes mediante actos de simple
administración que consistirán en instrucciones u órdenes.

1.13. El articulo 62 del señalado Estatuto dice: El superior jerárquico podrá

sustituir al inferior en el cumplimiento de los actos administrativos de
competencia de este.

1.14. El artículo 75 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación

Pública dice: "Si por la forma de pago establecida en el contrato, la Entidad
Contratante debiera otorgar anticipos de cualquier naturaleza, sea en
dinero, giros a la vista u otra forma de pago, el contratista para recibir el
anticipo, deberá rendir previamente garantías por igual valor del anticipo,
que se reducirán en la proporción que se vaya amortizando aquél o se reciban
provisionalmente las obras, bienes o servicios..."

Conclusiones y Absolución de afirmación.. .se determina glaramente que a

través de la suscripción del contrato, se generaron obligacioneS para las partes,
entre las cuales consta la de YACHAY EP de entregar el 70% del monto
pactado en calidad de anticipo. Por tanto, queda claro que la fuente en la que
nace la obligación de cancelar el anticipo está en el contrato, por expreso
mandato legal, y la única condición que la norma señala es el otorgamiento de
garantía por igual valor.... Las obligaciones de los contratos deben ser
cumplidas a cabalidad, y dentro de las obligaciones de la Dirección Financiera
se verificó el cumplimiento de las solemnidades expresamente señaladas en la
ley. Con lo expuesto quisiera hacer énfasis en que el pago del anticipo no
se basa en la solicitud realizada por un funcionario, ya que la obligación
recae sobre la suscripción del contrato.. .La cláusula sexta se refiere a la
forma de pago, y dice: "Se entregará en calidad de anticipo el setenta por
ciento (70%) del valor del contrato, previa entrega de la respeCtiva Garantía del
Anticipo..."; el contrato nunca menciona que se cancelaré previo pedido,
requerimiento o disposición de la Directora de Comunicación, por tanto queda
desvanecido absolutamente su comentario...Por otra parte como usted bien
conoce el Derecho Administrativo ha establecido la figura de la presunción,

9
 precisamente para evitar demoras en la gestión pública, por tanto los
documentos remitidos por la ex Directora de Comunicación gozaba de
presunción de competencia y de legitimidad, y éstos tampoco provocaron error
o generaron derechos y obligaciones en desmedro del estado o de los
particulares,...

CONCLUSIÓN... Respecto de su apreciación de que existen debilidades en el

flujo de la comunicación, incumplimiento del procedimiento de desvinculación y
tardía eliminación de privilegios en el Quipux, me permito en primer lugar
manifestar que el alcance del examen especial no se refiere a ninguno de estos
temas comunicacionales, de talento humano o de gestión documental, por
tanto considero que no procede estar dentro del informe. En segundo lugar me
permito manifestar que no son competencias de la Gerencia Administrativa
Financiera o de la Dirección Financiera, los aspectos comunicacionales de
talento humano o de administración de quipux,..."

De lo señalado por la Gerente Administrativa Financiera, se establece lo siguiente:

Efectivamente, el contrato en la Cláusula Sexta.- Forma de Pago, establece la

entrega del 70% de anticipo; la Dirección Financiera procede al pago por
solicitud y conformidad expresa del Administrador del Contrato, y en
cumplimiento a la Cláusula.- Décimo Segundo.- De la administración del
contrato, le faculta a velar por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y
cada una de las obligaciones derivadas del contrato; y, aprobar las planillas de
pago, entre otras atribuciones.

Respecto a que "...el alcance del examen especial no se refiere a ninguno de

estos temas comunicacionales, de talento humano o de gestión documental...";
no compartimos ese criterio, puesto que en los objetivos generales del examen,
se establece:

> "Verificar la legalidad, propiedad y veracidad de las operaciones

administrativas y financieras...

> Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales que regulan los

procedimientos precontractuales, contractuales de ejecución y
administración de los contratos suscritos...

> Verificar la recepción, registro, uso y control de los servicios

contratados"

Lo transcrito demuestra que los Objetivos Generales del Examen se relacionan

directamente con la adecuada comunicación entre las áreas institucionales las cuales
involucran al recurso humano; el cumplimiento de disposiciones legales; y, la

10
 administración del flujo de la documentación que sustenta las operaciones
administrativas financieras, entre otros propósitos.

Por consiguiente, los hechos relatados demuestran que la Gerente Administrativa

Financiera periodo de gestión del 1 de mayo del 2013 al 31 de diciembre de 2015,
autorizó la entrega del 70% de anticipo a la empresa Mayopublicidjd Ecuador S.A.,
para la prestación del servicio de promoción del lanzamiento del Sistéma Nacional de
Innovación, e inauguración del Centro de Emprendimiento y la primera feria de
Ciencia, Tecnología e Innovación — YACHAY; en base al pedido de la Directora de
Comunicación, Administradora de Contrato, efectuado a través del Sistema Quipux;
servidora a quien había desvinculado mediante acción de personal 2 días antes, lo que
demuestra un inadecuado control de su parte, e inoportuna comunicación de la
desvinculación a las áreas relacionadas, y que la Gerente Administrativa Financiera,
continué con el trámite del pago del anticipo, en conocimiento que la funcionaria quien
solicitó el pago, ya no pertenecía a la Empresa Pública YACHAY.

La Gerencia de Tecnologías no des habilitó los accesos y privilegios al Sistema

Quipux de la Directora de Comunicación, administradora del contrato, hasta el 2 de
marzo de 2015, una semana después de aceptada la renuncia, conforme certificación
escrita.

La Gerente Administrativa Financiera; y, la Directora de Comunicación como

Administradora de Contrato incumplieron la letra a) del artículo 22 Deberes de las o
los servidores públicos, de la Ley Orgánica de Servicio Público; los subnúmeros i) y ii),
de la letra e) del número 2.1, delegación de competencias, funciones, atribuciones y
responsabilidades de la Gerente Administrativa Financiera, en I Resolución de
Gerencia General YACHAY EP-GG-007-2013, de 19 de julio de 2013; e inobservaron
las Normas de Control Interno 200-07 Coordinación de acciones organizacionales,
401-02 Autorización y aprobación de transacciones y operaciones.

Conclusión

La Gerente Administrativa Financiera autorizó la entrega del anticipo del 70% del
contrato 003-2015 de 9 de enero de 2015, para la prestación de los servicios de
Promoción del Lanzamiento del Sistema Nacional de Innovación e Inauguración del
1
Centro de Emprendimiento y la primera feria de Ciencia, Tecnología e Innovación —
YACHAY, en base a la solicitud extemporánea de la Directora de Comunicación como
(7<\
u
11
Administradora de Contrato, quien según acción de personal 133-2015 dejó de prestar
sus servicios dos días antes del acto administrativo, ocasionando que la Entidad no
conozca con claridad quienes debieron actuar en este trámite de ejecución del
contrato.

Recomendaciones

A la Gerencia General

Dispondrá a la Gerente Administrativa Financiera:

1 Que analice las solicitudes de pago, a fin de que estas contengan la

documentación pertinente y sean efectuadas por el personal que se encuentre en
funciones.

2. Una vez que el Gerente General haya aceptado la renuncia de un Director o

Gerente institucional, pondrán de inmediato en conocimiento a los Directores
Administrativo, Financiero y de Talento Humano para las acciones de control a su
cargo.

3. Dispondrá al personal de la Empresa Pública Yachay EP que una vez concluida su

relación laboral, se abstengan de utilizar los bienes y sistemas que son de
propiedad de la institución.

La Administradora del contrato no cumplió con sus obligaciones.

Del análisis al contrato 003-2015 suscrito con la empresa Mayopublicidad Ecuador

S.A., para los servicios de Promoción del Lanzamiento del Sistema Nacional de
Innovación e Inauguración del Centro de Emprendimiento y la primera feria de Ciencia,
Tecnología e Innovación — YACHAY, se determinó lo siguiente:

Con memorando YACHAY-DC-2015-003-NF de 26 de enero de 2015, la Directora de

Comunicación como Administradora de Contrato del periodo de gestión del 23 de
septiembre de 2014 hasta el 23 de febrero de 2015, presentó al Director
Administrativo el informe de 26 de enero de 2015 en el que debido a la necesidad
de revisar una serie de documentos y productos relacionados, recomienda:

12
 "... Considerando que para precautelar los intereses instituciones y adecuada
revisión de los productos entregados se solicita se realicen las acciones
pertinentes para las prórroga de 30 días laborares (sic)...."

Mediante memorando YACHAY-DC-2015-005-NF de 26 enero de 2015, la Directora

de Comunicación como Administradora de Contrato, solicitó a Mayopublicidad
Ecuador S. A., su consentimiento para la prórroga de plazo de 30 díais laborables.

Con oficio s/n de 26 de enero de 2015, el representante legal de Mayopublicidad

Ecuador S. A., indica "...ACEPTO la ampliación de Plazo del Contrato indicado
anteriormente..."

Con fecha 26 de enero de 2015, el Director Administrativo como Gerente

Administrativo Financiero subrogante, periodo de subrogación del 17 de noviembre de
del 2014 al 12 de febrero de 2015, autorizó la prórroga solicitada por la Administradora
de contrato.

"... solicitada por la Directora de Comunicación como Administradora de

Contrato, para lo cual las partes libres y voluntariamente declaran su
aceptación al nuevo plazo convenido el que se incorpora al contrato y tiene el
mismo valor contractual del sustituido..."

Detalle de la prórroga de plazo:

Contrato Prórroga de plazo

Finalización de plazo del Prorroga días Finalización de
Firma del contrato
contrato plazos prórroga
09/01/2015 31/01/2015 30 13/03/2015

El 21 de febrero de 2015 la Directora de Comunicación como Administradora del

Contrato período de gestión 23 de septiembre 2014 al 23 de febrero de 2015, presentó
la renuncia al cargo, la que fue aceptada y formalizada en Acción de Personal de 23
del mismo mes y año, sin entregar el informe sobre el fiel y cabal cumplimiento de los
servicios contratados a Mayopublicidad Ecuador S.A.

Con oficios YACHAY-Al-2016-0051 y 0059 de 8 y 16 de marzo de 2016, se solicitó

información y se comunicaron resultados provisionales al Gerente Administrativo
Financiero subrogante, periodo de gestión del 17 de noviembre 2014 al 12 de febrero
del 2015 y al Director Administrativo, período de gestión 2 de enero al 31 de diciembre
de 2014.

13
En Comunicación s/n de 16 de marzo de 2016, el Gerente Administrativo Financiero
subrogante, periodo de gestión del 17 de noviembre 2014 al 12 de febrero de 2015,
en su parte pertinente señalo lo siguiente:

"...la administradora del contrato, recomienda se realicen las acciones

pertinentes para la prórroga de 30 días laborables a la fecha de terminación
del contrato, fundamentándose en:
- Tickets aéreos.- es necesario revisar que los itinerarios, la compra y el uso
de tickets se cumpla a cabalidad según lo programado, por lo que se requiere
de al menos 30 días laborables adicionales a la fecha de entrega del informe.
- Hoteles.- es necesario revisar que las facturas de servicios del hotel
coincidan con las fechas y usuarios de los huéspedes se haya cumplido a
cabalidad según lo programado, y fueron utilizados de acuerdo al contrato,
por lo que se requiere de al menos 30 días laborables adicionales a la fecha
de entrega del informe para la correcta validación.
-Videos.- para la revisión y la validación del material audiovisual entregado
por la empresa se requiere que el personal de la dirección de comunicación
valide en tiempo real el contenido de cada uno, para constatar la calidad de
los mismos. Son 20 videos con una duración de 120 minutos cada uno, por lo
tanto, se necesita al menos 10 días laborables adicionales a la fecha de
entrega del informe para la correcta validación..." "... por los motivos
indicados por la administradora de contrato se procede a la suscripción del
documento prórroga de plazo, para el cual es necesario que exista la
conformidad de las partes que lo suscriben..."

Al respecto, el equipo de Auditoría acoge las razones expuestas por el Gerente

Administrativo Financiero subrogante, periodo de gestión del 17 de noviembre 2014
al 12 de febrero de 2015, de haber autorizado los 30 días de prórroga solicitados por la
Administradora del contrato para la recepción y revisión de los bienes y servicios
contratados.

Con oficios YACHAY-Al-2015-0057, 0062 y 0065 de 16, 28 y 29 de marzo de 2016, se

comunicaron resultados provisionales, se insistió en el pedido y se requirió información
adicional a la Directora de Comunicación como Administradora del contrato periodo
de gestión del 23 de septiembre 2014 al 23 de febrero de 2015, sobre el informe de
los servicios proporcionados por el proveedor; al respecto la Directora de
Comunicación, en comunicación sin número del 1 de abril de 2016, señala:

"...Respecto del acta entrega recepción contrato 003-2015, le informo que,

como usted bien lo manifiesta, presenté mi renuncia con fecha 21 de febrero de
2015, la misma que fue aceptada por la Máxima Autoridad Institucional a las
15h00 del 21 de febrero de 2015, por lo que no intervine en el proceso de
recepción de los productos requeridos por la Entidad..."

Lo señalado por la Directora de Comunicación como Administradora de Contrato

período de gestión 23 de septiembre de 2014 al 23 de febrero de 2015, no modifica el

14
criterio del equipo auditor, puesto que el haber renunciado al cargo no justifica la falta
de cumplimiento de las obligaciones como Directora de domu nicación y
Administradora del contrato.

La falta de presentación del informe de los servicios contratados a Mayopublicidad

Ecuador S.A., así como el Acta entrega recepción de los bienes y cocumentos a su
cargo, provoco que la institución no conozca oportunamente la calidad de los mismos.

1
La Directora de Comunicación como Administradora Contrato 003-2015 del período
de gestión del 23 de septiembre de 2014 al 23 de febrero de 2015, incumplió el literal
b) del Art. 12 Tiempos de Control de la Ley Orgánica de la Contraloría General del
Estado; Art. 76.- Procedimientos, del Reglamento General para la Administración,
Utilización y Control de los Bienes y Existencias del Sector Público vigente hasta el 14
de abril del 2016; los literales b), I) de la Cláusula Décima Segunda - De la
Administración del contrato.

Conclusión.-

La Directora de Comunicación, Administradora del Contrato 003-2015 para la

prestación del servicio de promoción del lanzamiento del Sistema Nacional de
Innovación, e inauguración del Centro de Emprendimiento y la '0 rimara feria de
Ciencia, Tecnología e Innovación — YACHAY, renunció al cargo sin entregar el informe
de satisfacción de los servicios recibidos, y no efectuó las actas de entrega recepción
de los bienes y servicios contratados, provocando que la Institución no conozca
oportunamente la calidad de los mismos.

Recomendaciones

A la Gerencia General

4. Dispondrá a los administradores de los contratos cumplan con' las obligaciones

generales estipuladas en la ley y particulares establecidas para el correcto
cumplimiento de las cláusulas contractuales.

15
Expedientes por contratación de servicios de Logística archivados de manera
desagregada.

De la revisión efectuada a la documentación contenida en los expedientes por

contratación de Servicios de Logística del período 13 de marzo de 2013 al 31 de
diciembre de 2015, se encontraron los siguientes hechos en las fases precontractual,
contractual, liquidación y pagos.

Administrad Valor Observación

No. Objeto del Contrato
ores de Contrato Documentación soporte
Contrato
Contrato
SE PROPORCIONARON EN DOS
SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN Y LOGÍSTICA DEL EVENTO DE PARTES; POR EL
GERENCIA 102.511,50 DEPARTAMENTO FINANCIERO Y
1 0006-2013 LANZAMIENTO DEL THINK TANK INTERNACIONAL SOBRE
FINANCIERA DE PARTE DEL ADMINISTRADOR
URBANISMO Y PLANIFICACIÓN URBANA DE YACHAY
DEL CONTRATO.

SE PROPORCIONARON EN DOS
PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE LOGÍSTICA PARA LA EJECUCIÓN PARTES; POR EL
DE EVENTOS OFICIALES DE LA EMPRESA PÚBLICA YACHAY E.P. 300.000,00 DEPARTAMENTO FINANCIERO Y
DE CUANTÍAS MENORES POR EL ADMINISTRADOR DEL
DIRECCIÓN CONTRATO. SE
2 0028-2014 ADMINISTRATI PROPORCIONARON
VA DOCUMENTOS ORIGINALES AL
PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE LOGÍSTICA PARA LA EJECUCIÓN SOLICITAR INFORMACIÓN DEL
DE EVENTOS OFICIALES DE LA EMPRESA PÚBLICA YACHAY E.P. 90.000,00 MISMO AL ADMINISTRADOR
DE CUANTÍAS MENORES (complementario) QUE YA NO FORMA PARTE DE
LA INSTITUCIÓN,

SE PROPORCIONARON EN DOS
RELACIONES SEMINARIO INTERNACIONAL ACADÉMICO IMPACTOS DE LOS PARTES; POR EL
3 0047-2014 INTERNACION PARQUES TECNOLÓGICOS EN LAS ECONOMIAS DEL 182.356,00 DEPARTAMENTO FINANCIERO Y
ALES CONOCIMIENTO DE PARTE DEL ADMINISTRADOR
DEL CONTRATO. .
INFORMACIÓN INCOMPLETA,
CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE PROMOCIÓN DEL
NO SE ENCONTRÓ FOLIADO,
LANZAMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE INNOVACIÓN E
COMUNICACI INFORMACIÓN DUPLICADA,
4 0003-2015 INAUGURACIÓN DEL CENTRO DE EMPRENDIMIENTO Y LA 1.900.000,00
(5N SOCIAL DOCUMENTACIÓN QUE SE
PRIMERA FERIA DE CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN —
DESCARGARON DEL PORTAL
YACHAY PUES NO ESTABAN FÍSICOS.
SE PROPORCIONARON EN DOS
SERVICIO DE ORGANIZACIÓN DEL EVENTO CUMBRE PARTES; POR EL
COMUNICACI 413.686,50 DEPARTAMENTO FINANCIERO Y
5 0034-2015 INTERNACIONAL DE DESARROLLO SOSTENIBLE A REALIZARSE
ON SOCIAL DE PARTE DEL ADMINISTRADOR
DEL 29 DE JUNIO AL 03 DE JULIO DE 2015
DEL CONTRATO.

CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN,

MONTAJE, DESARROLLO Y DESMONTAJE PARA EL CUARTO SE PROPORCIONARON EN DOS
RELACIONES CONGRESO DE LAS AMÉRICAS SOBRE EDUCACIÓN PARTES; POR El
6 0055-2015 INTERNACION INTERNACIONAL "CACI ECUADOR 2015" Y EL ENCUENTRO DE 525.193,15 DEPARTAMENTO FINANCIERO Y
ALES MUJERES LIDERES DE INSTITUCIONES DE EDUCACION DE PARTE DEL ADMINISTRADOR
SUPERIOR, "EMULIES", EVENTO QUE SE EFECTUARAN EN EL DEL CONTRATO.
DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO

NO SE PROPORCIONÓ EL
INVESTIGACIó ARCHIVO COMPLETO PUES SE
N CIENTÍFICA Y ENCUENTRA PENDIENTE DE
ORGANIZACIÓN Y REALIZACION DEL CONGRESO
7 0056-2015 TRANSFERENCI 72.513,92
INTERNACIONAL DE INVESTIGACION EN NEUROCIENCIAS. PAGO Y LOS SOPORTES ESTÁN
A DE EN EL DEPARTAMENTO
TECNOLOGÍAS FINANCIERO.
SE PROPORCIONARON EN DOS
PARTES; POR EL •
COMUNICACI SERVICIO DE COORDINACIÓN Y PRODUCCIÓN DENTRO DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO Y
8 0057-2015 300.000,00
GIN SOCIAL EVENTO EMTECH ECUADOR 2015.. DE PARTE DEL ADMINISTRADOR
DEL CONTRATO.

Total Contratos 3.886.261,07

16
Los expedientes provienen de 2 fuentes; del Departamento Financiero y de los
1
Administradores de Contrato., la información en algunos casos se encúentra dispersa,
l
algunos documentos se hallan junto a los comprobantes de pago y otros en el archivo
magnético de Gestión Documental.

Situación que se debe a que la Directora de Administrativa periodo de gestión del 1 de

Septiembre de 2015 al 31 de diciembre de 2015, no observo lo dispuesto en los
literales d), f), y g), del Reglamento de Gestión Documental y Archivo, según
Resolución YACHAY EP-2015 -0029 de 20 octubre de 2015 al [no disponer el
tratamiento homogéneo de la documentación del archivo, no administró y coordinó el
archivo central; y, no supervisó el cumplimiento de los criterios para' la conservación
uso, custodia y concentración de los documentos de archivo.

Del contrato No. 0028-2014 suscrito con la empresa Southconsult Cía. Ltda, para la
prestación de servicios de logística para la ejecución de eventoá oficiales de la
Empresa Pública YACHAY EP., cuantías menores, con memorando No. YACHAY-Al-
1
0049-2016 de 3 de marzo de 2016, el equipo de Auditoría solicitó información y
documentación al Director Administrativo, Administrador del Contrato del periodo de
gestión 2 de enero de 2014 al 8 de agosto de 2015

El funcionario en comunicación sin número de 16 de marzo de 2016, como respaldo a

sus argumentos anexa oficios y proformas.

Analizados los documentos (originales) se comprobó que no fueron ingresados a

través del Sistema de Gestión Documental QUIPUX como el resto de documentos que
conforman el expediente, por lo que con Memorando No. YACHAYliA1-0033-2016 de
21 de marzo de 2016, el equipo de Auditores solicitó a la Gerencia Administrativa
Financiera certifique la fecha de ingreso de los documentos, proporcione copia del
documento con sellos de recepción y copia de la hoja de traspaso físico de éstos; al
respecto con memorando N° Yachay-GAF-2016-0218-MI de 29 de marzo de 2016, la
Gerente Administrativa Financiera, señaló:

"...los oficios de fechas 05, 15 de mayo y 04 de agosto de 2'014, suscritos por

el señor ... de la Empresa Southconsult Cia Ltda, dirigidos al ex Director
Administrativo de la Empresa Pública Yachay E.P.,..., no fuéron recibidos por
medio de la Gestión Documental, área a cargo de la recepción de documentos
en la Empresa Pública Yachay E.P.; motivo por el cual no se puede entregar la
información solicitada..".

17
El equipo auditor verificó que en las fechas señaladas: 5, 15 de mayo y 4 de agosto de
2014 el Sistema de Gestión Documental Quipux, funcionó con normalidad, por
consiguiente no hubo razón para que los documentos no hayan sido registrados en el
sistema.

El Director Administrativo, Administrador del Contrato, periodo de gestión del 2 de

enero del 2014 al 8 de agosto de 2015, ya no forma parte de la institución, sin
embargo mantenía en su poder documentación original que pertenece a YACHAY EP,
y deben formar parte de los respaldos de los pagos realizados.

Lo que se contrapone a lo señalado en el Memorando no. YACHAY-GAF-2016-022-Ml

de fecha 31 de marzo de 2016 en el cual la Gerencia Administrativa Financiera
dispone:

"...Desde inicios de la gestión de la Empresa Pública Yachay EP, conforme la

normativa ha venido evolucionando, /a Gerencia Administrativa Financiera por
medio de la Dirección Administrativa ha comunicado, socializado e impulsado
el cumplimiento de la normativa en el ámbito de la Gestión Documental y
Archivo:
• Ley del Sistema Nacional de Archivo y su reglamento
• Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos
Administrativos.
• Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo Institucional.

La Gestión Documental desde el año 2013 a la fecha ha realizado

continuamente capacitaciones y socializaciones respecto de la normativa y
procedimientos de la Gestión Documental y Archivo...."

La Norma de Control Interno 405-04 Documentación de respaldo y su archivo dispone:

"... la documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de gestión

importantes debe ser íntegra, confiable y exacta, lo que permitirá su
seguimiento y verificación, antes, durante o después de su realización..."

La Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública en el artículo 10

establece:

"...Quienes administren, manejen, archiven o conserven información pública,

serán personalmente responsables, solidariamente con la autoridad de la
dependencia a la que pertenece dicha información y/o documentación, por las
consecuencias civiles, administrativas o penales a que pudiera haber lugar, por
sus acciones u omisiones, en la ocultación, alteración, pérdida y/o
desmembración de documentación e información pública. Los documentos
originales deberán permanecer en las dependencias a las que pertenezcan,
hasta que sean transferidas a los archivos generales o Archivo Nacional..."

18
La Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo en el artículo 6 establece:

"...El archivo deberá ser condensado en la unidad por el servidor responsable;

por consiguiente, se prohibe expresamente la constitución paralela de
expedientes para uso personal..."

Los hechos señalados demuestran que los expedientes provienen d 2 fuentes; del
Departamento Financiero y de los Administradores de Contrato, la información en
algunos casos se encuentra dispersa, algunos documentos se halan junto a los
comprobantes de pago y otros en el archivo magnético de Gestión Documental;
debido a que la Directora Administrativa periodo de gestión 1 Septierlibre de 2015 al
31 de diciembre de 2015, no autorizó un tratamiento homogéneo de la documentación
del archivo; ni administró y coordinó el archivo central ; y no supervisó el cumplimiento
de los criterios para la conservación uso, custodia, concentración de los documentos
de archivo.
Los justificativos proporcionados por el Director Administrativo como Administrador del
contrato periodo gestión 2 de enero de 2014 al 8 de agosto de 2015, oficios y facturas
proformas de fechas (5 de mayo, 15 de julio y 4 de agosto de 2014) fueron
incorporados al expediente el 16 de marzo de 2016, ante el requerimiento realizado
por el equipo Auditor, sin cumplir los procedimientos para el ingreso y registro de la
documentación; debido a que el Director Administrativo como Administrador de
Contrato no dispuso que los documentos sean ingresado en el Sistéma de Gestión
Documental QUIPUX, como lo establece la normativa.

Por consiguiente, la Directora Administrativa periodo de gestión del Septiembre de

2015 al 31 de diciembre de 2015, incumplió la Norma de Contro Interno 405-04
Documentación de respaldo y su archivo; y de los literales d), f) y ), del Art. 8 del
Reglamento de Gestión Documental y Archivo para la empresa Pública Yachay EP
2015-0029 de 20 octubre de 2015.

El Director Administrativo período de gestión del 2 de enero 2014 al 8 de agosto de

2015, incumplió el Art. 36 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación
Pública; La Norma de Control Interno 405-04 Documentación de resildo y su archivo;
y, el acápite III del Art. 6.- De la política institucional en materia de gestión documental
y archivo.

19
Conclusión

La información de los procesos contractuales se encuentra dispersa, varios

documentos se archivaron junto a los comprobantes de pago y otros aparecen
solamente en el archivo magnético, debido a que los Directores Administrativos no
supervisaron el cumplimiento de los criterios para la conservación del uso, custodia, y
concentración de los documentos de archivo. Adicionalmente, la falta de registro en el
Sistema Documental Quipux de todos los documentos del contrato 0028-2014,
provocó que el expediente se encuentre desagregado lo que dificulta el seguimiento y
control de los actos administrativos; afectando su integridad y conservación.

Recomendaciones

A la Gerencia Administrativa Financiera:

5. Verificara que la Directora Administrativa disponga que la documentación sobre

operaciones contratos y otros actos de gestión importantes se encuentre integra,
confiable, concentrada y exacta lo que permitirá su seguimiento y control.

6. Vigilará que los, servidores y trabajadores institucionales apliquen el Reglamento

de Gestión Documental y Archivo de la empresa pública Yachay E.P.

7. Impulsará la aprobación del Estatuto Orgánico por Procesos, el cual dispondrá

sobre: el plan institucional de archivos, el cuadro de clasificación documental, la
tabla de plazos de conservación de documentos, entre otros procesos.

Ing. ercy , arpio Rodríguezk Metita.y

pa° ,,:L coaccparo
AUDITORA INTERNA
EMPRESA PÚBLICA YACHK`i " A <4-
n
-,

20