Politica Compra de Bienes1
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Politica Compra de Bienes1
BIENES
1.-ASESORA DE COMPRA
2.-DECISIN DE COMPRA
Las Unidades asumirn la responsabilidad de que el bien solicitado a travs de una requisicin
satisfaga plenamente el fin para el cual se adquiere.
3.-GESTIN DE PROVEEDORES
3.1.-Seleccin:
Para llevar a cabo este proceso se debe establecer cules son los grupos de bienes que la
Universidad adquiere de forma habitual. Para cada grupo se adelantar una convocatoria de
proveedores en la que se evaluarn sus aspectos comerciales, financieros y tcnicos.
Requisitos:
3.2.-Registro:
Las personas (naturales o jurdicas) que estn interesadas en ser proveedores de la Universidad
debern estar registradas en el Krdex Oficial de Proveedores de la Universidad.
3.3.-Evaluacin:
Se evaluarn aquellos proveedores a quienes la Universidad les compre bienes de forma habitual.
Esta evaluacin se realizar de forma permanentepor la Unidad oficial para canalizar la compra de
acuerdo a criterios previamente establecidos.
Servicio pre-venta
Precio
Calidad del producto
Cumplimiento
Garantas
Dependiendo del tipo de compra de bienes, se canalizar a travs de las siguientes unidades
oficiales:
Con el fin de establecer la reglamentacin de compra de bienes, se agrupan los diferentes tipos de
compra en dos grupos:
4.2.1.- Compras de bienes con reglamentacin propia:
Los siguientes grupos de bienes tienen reglamentacin propia y su trmite se adelantar a travs
del Departamento de Adquisiciones y Suministros DA&S- bajo la directriz de la unidad oficial
pertinente.
El software acadmico instalado en las salas pblicas de micros ser administrado por la Direccin
de Tecnologas de Informacin DTI. Dicha administracin incluye: inventario de aplicaciones,
sugerencia de proveedores, renovacin de licencias y soporte. Los costos asociados a su
adquisicin deben ser debidamente estimados por las unidades en sus presupuestos.
Es importante que las unidades consideren los costos adicionales en los que se incurre a la hora
de comprar software en el exterior. El Departamento de Adquisiciones y Suministros -DA&S-
brindar asesora a las unidades que lo requieran.
4.2.1.2.-Dotaciones:
Para la compra de elementos de dotacin de ley que cumplen con las funciones de proteccin
personal y colectiva, la Direccin de Gestin Humana deber ser quien los solicite al
Departamento de Adquisiciones y Suministros - DA&S -, previa aprobacin del Departamento
Medico y de Salud Ocupacional.
Para velar por la imagen Institucional, la universidad establecer la conveniencia del uso
obligatorio de uniformes en cargos que requieran de una distincin particular o cuya funcin
principal se desarrolle en espacios abiertos al pblico. Si para estos cargos aplica la entrega de
una dotacin de Ley, dicha dotacin ser considerada como su dotacin de Ley.
La definicin de los cargos que debern usar la dotacin institucional estar a cargo de un comit
integrado por Direccin de Desarrollo, Direccin de Gestin Humana, Direccin Administrativa y
Vicerrectora Administrativa, y la propuesta ha de contarcon el visto bueno de la Rectora. Para la
escogencia de los diseos y colores de esta dotacin, se conformar un comit de seleccin
integrado por personal directivo y usuarios de esta dotacin.
La compra y entrega de la dotacin institucional la realizar centralizadamente el Departamento de
Adquisiciones y Suministros -DA&S - por requerimiento de la Direccin de Gestin Humana. Las
unidades velarn por el cumplimiento del uso de esta dotacin.
4.2.1.2.3.- De Ley
Por disposicin legal, las personas que devengan hasta dos salarios mnimos tienen derecho a que
se les entregue, cada cuatro (4) meses, un (1) par de zapatos y un (1) vestido de labor, siempre y
cuando a las fechas de entrega de calzado y vestido haya cumplido ms de tres (3) meses de
servicios. Las fechas definidas por ley para la entrega de esta dotacin son el 30 de abril, el 30 de
agosto y el 20 de diciembre. Por poltica Institucional, se ha decidido hacer una nica entrega de
las tres dotaciones, esto con el fin de optimizar este proceso.
La dotacin entregada es de uso obligatorio y la que se entrega para los laboratorios, talleres,
servicios generales, planta fsica, entre otras, llevarn el logo de la Universidad e identidad de
cada Unidad.
Los elementos de construccin y ferretera para obras y los muebles y enseres se comprarn a
travs de la Direccin de Planta Fsica. Adicionalmente, Planta Fsica establecer los estndares
mnimos bajo los cuales se orientarn las compras de muebles y enseres. Ref: MANUAL DE
ESTANDARES DIRPLAN Y PLANTA FISICA
4.2.1.4.-Medicamentos.
El Departamento Mdico y de Salud Ocupacional ser la nica unidad autorizada para la compra
de medicamentos. Se exceptan aquellos medicamentos solicitados por las unidades acadmicas
cuya destinacin sea la investigacin y la experimentacin en laboratorios.
Las compras de libros para la venta a terceros, libros que se entregan como material didctico a los
estudiantes de los programas acadmicos y libros que se compran como obsequio a terceros, se
solicitarn a la Librera quien otorgar a las dependencias un beneficio por la negociacin como
distribuidor mayorista. El pago de estas compras se manejar a travs del proceso de traslado
presupuestal.
La Universidad podr adquirir bienes con recursos propios o con recursos asignados por entidades
externas cuya propiedad final est destinada a un tercero, siempre y cuando estn debidamente
autorizadas o soportadas por un contrato acadmico o de investigacin.
Para las compras de sustancias controladas, Adquisiciones y Suministros -DA&S- ser la unidad
responsable de gestionar las actividades para obtener las aprobaciones requeridas por la Direccin
Nacional de Estupefacientes.
Ser responsabilidad de las unidades solicitantes seguir lo indicado por el Instructivo para la
Administracin de Sustancias Controladas por la Direccin Nacional de Estupefacientes (DNE).
Las unidades debern consultar la disponibilidad del cupo de dichas sustancias a Adquisiciones y
Suministros -DA&S- antes de iniciar el proceso de compra o de aceptar este tipo de sustancias a
manera de obsequio.
En los casos de compras en el exterior por Internet, stas se canalizarn exclusivamente por el
Departamento de Adquisiciones y Suministros -DA&S-.
Las unidades sern las responsables de los costos incurridos para la nacionalizacin de los bienes,
y el Departamento de Adquisiciones y Suministros -DA&S- asesorar a las unidades que lo
requieran en la estimacin de dichos costos.
Las compras de Elementos de Papelera, cafetera y aseo slo se deben realizar a travs de los
esquemas de Outsourcing establecidos.
4.2.2.3.-Compras Mixtas
Estos tipos de compras debern ser canalizadas por la Unidad solicitante a travs del
Departamento de Adquisiciones y Suministros -DA&S- con el diligenciamiento de una Requisicin
de Bienes.
4.3. Cotizaciones
C Ms de 8 SMMLV 3 cotizaciones
Estarn exentas de cumplir el nmero mnimo de cotizaciones aquellas compras que se realicen a
proveedores que tengan al menos una de las siguientes caractersticas:
nico fabricante
Distribuidor exclusivo en Colombia.
Ser discrecin de la unidad solicitante conseguir las cotizaciones de manera directa o apoyarse
en el Departamento de Adquisiciones y Suministros -DA&S- para llevar a cabo esta actividad
(mediante el formato No. 1). De hacerlo la unidad, deber adjuntar a la requisicin de bienes las
cotizaciones obtenidas. Todo proveedor propuesto por la unidad solicitante deber cumplir los
requisitos establecidos por la universidad.
Las cotizaciones obtenidas tanto por las unidades como por el Departamento de Adquisiciones y
Suministros -DA&S- debern estar dirigidas a la Universidad y contener:
4.5.-Formalizacin de la compra
Cuando haya riesgo en cuanto al cumplimiento de calidad de los productos y/o del plazo para la
entrega de los bienes, la Universidad podr solicitarle al proveedor, como mnimo, la expedicin de
las siguientes plizas con el fin de garantizar el buen desarrollo del proceso:
Nombre de la Pliza Porcentaje Vigencia de la Pliza
Las plizas solicitadas debern ser expedidas solamente por empresas aseguradoras
seleccionadas y aprobadas previamente por la Universidad. (Manual de proveedores).
Las plizas debern ser solicitadas por la unidad oficial (relacionadas en el numeral 4.1) que est
canalizando la compra.
En todos los casos cuando las unidades reciban directamente del proveedor los bienes solicitados,
la persona que recibe la mercanca deber diligenciar el formato No. CM-19 (Validacin Recepcin
de Mercanca).
La Universidad se reserva el derecho a no recibir mercancas por parte del proveedor que se
encuentren en mal estado o incompletas. En el momento de la entrega la persona que recibe
deber verificar el contenido de las cajas o, en su defecto, deber especificar, en la remisin o
factura, que recibe cajas cerradas sin verificacin del contenido.
Las Facturas recibidas debern cumplir con los requisitos previstos en el Estatuto Tributario
Articulo 617 y con las condiciones establecidas en los TRMINOS Y CONDICIONES DE LAS
RDENES DE COMPRA DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES.
Todas las facturas generadas por un proceso de compra de bienes sern radicadas por el
proveedor en el Almacn General y el Almacn emitir el comprobante de radicacin con la
respectiva fecha de pago. La unidad que reciba la mercanca deber diligenciar el formato
Validacin Recepcin de Mercanca (CM 19) y enviarlo al Departamento de Adquisiciones y
Suministros DA&S- dentro de los siguientes dos das hbiles para tramitar el pago.
5- MODALIDADES DE PAGO
5.1. Contado:
Todo pago por compra de bienes ser tramitado cuando est soportado por la respectiva orden de
compra, la factura del proveedor y el formato de Validacin Recepcin de Mercanca CM -19
debidamente diligenciado.
5.2.-Anticipos:
Slo se podrn tramitar anticipos a proveedores cuando se le solicite como mnimo la expedicin
de la siguiente pliza:
Las plizas solicitadas debern ser expedidas solamente por empresas aseguradoras
seleccionadas y aprobadas previamente por la Universidad. (Manual de proveedores).
Las plizas debern ser solicitadas por la unidad oficial (relacionadas en el numeral 4.1) que est
canalizando la compra.
El pago de bienes a proveedores que son Personas Naturales podr tener un anticipo mximo del
20% del valor total de la compra.
5.3.-Efectivo
Slo se permitir el pago en efectivo para las compras denominadas menores. Estas compras
pueden ser realizadas por el Departamento de Adquisiciones y Suministros -DA&S-, a solicitud de
la unidad, o directamente por las unidades de acuerdo con las polticas establecidas por la
Direccin Financiera que se encuentran publicadas en la pgina Web:
http://planeacion/index.php?option=com_content&task=section&id=291
6.- POST-COMPRA
6.2.- Garantas