Diseño de Un Sistema de Informacion Contable
Diseño de Un Sistema de Informacion Contable
Diseño de Un Sistema de Informacion Contable
Director
GONZALO GARCA GARCA
CONTADOR PBLICO
pg.
1. INTRODUCCIN ................................................................................................................................... 5
2. ANTECEDENTES ................................................................................................................................. 6
3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................................................ 8
4. FORMULACIN DEL PROBLEMA..................................................................................................... 9
5. SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA .............................................................................................. 9
6. OBJETIVOS ......................................................................................................................................... 10
6.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................................... 10
6.2 OBJETIVOS ESPECFICOS ....................................................................................................................... 10
7. JUSTIFICACIN ................................................................................................................................. 11
7.1 SOCIAL ................................................................................................................................................... 11
7.2 EMPRESA................................................................................................................................................ 11
7.3 MEDIO AMBIENTE ................................................................................................................................... 11
7.4 AUTORES ................................................................................................................................................ 12
8. MARCO DE REFERENCIA ................................................................................................................ 13
8.1 MARCO TERICO .............................................................................................................................. 13
8.1.1 Organizacin ............................................................................................................................... 13
8.1.2 Empresa ....................................................................................................................................... 13
8.1.3 Toma de Decisiones.................................................................................................................. 13
8.1.4 Sistema de Informacin Contable ......................................................................................... 14
8.1.5 Usuarios del sistema de informacin contable ................................................................. 14
8.1.6 Componentes y Factores del Sistema de Informacin Contable .................................. 15
8.1.7 Entorno organizacional ............................................................................................................ 16
8.1.8 Entorno Directo del Sistema de Informacin Contable ................................................... 16
8.1.9 Entorno Indirecto o Externo del Sistema de Informacin Contable ............................. 16
8.2 MARCO CONCEPTUAL .................................................................................................................... 17
8.3 MARCO LEGAL .................................................................................................................................. 19
8.3.1 Objetivos y Cualidades de la Informacin Contable ........................................................ 19
8.3.2 Caractersticas Cualitativas de la informacin contable ................................................. 20
8.3.3 Estados financieros .................................................................................................................. 20
8.3.4 Estados financieros de propsito general .......................................................................... 21
8.3.5 Estados financieros de propsito especial ........................................................................ 21
8.3.6 Impuestos aplicables a la organizacin .............................................................................. 22
8.3.7 Agentes de Retencin .............................................................................................................. 24
8.3.8 Obligaciones del Agente Retenedor ..................................................................................... 24
8.3.9 IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO .............................................................................................. 25
3
9. METODOLOGA .................................................................................................................................. 26
9.1 TIPO DE ESTUDIO.................................................................................................................................... 26
9.2 MTODOS DE INVESTIGACIN ................................................................................................................ 26
9.3 FUENTES DE INFORMACIN.................................................................................................................... 26
9.4 Fuentes primarias ......................................................................................................................... 27
9.5 Fuentes secundarias .................................................................................................................... 27
10. RESULTADOS Y PRODUCTOS ESPERADOS ............................................................................ 28
11. CRONOGRAMA ................................................................................................................................ 29
12. PRESUPUESTO ................................................................................................................................ 30
13. BIBLIOGRAFA ................................................................................................................................. 31
4
1. INTRODUCCIN
5
2. ANTECEDENTES
Y esta es una tendencia que se tecnificar cada vez ms, ya que se trata de una
revolucin basada en la informacin, pues los avances tecnolgicos actuales
permiten procesar, almacenar, recuperar y comunicar informacin en cualquiera de
sus formas (voz, textos, imgenes) sin importar la distancia, el tiempo o el volumen.
Con respecto al tema elegido y su relacin con la prctica empresarial, a partir de
los aos 80 (McFarlan, 1985) comienzan a evidenciarse efectos importantes de la
aplicacin de las TI sobre los resultados de las empresas, que afectan tanto a
aspectos internos como externos de las organizaciones (Ortega, 1997) aadiendo
valor a las actividades de las empresas, generando nuevas formas de hacer las
cosas, nuevas formas de utilizar mejor la informacin que influyen en la eficacia y
eficiencia de las empresas.
6
mantendr esttica y muy vinculada al cumplimiento de la norma. Si el entorno
cambia y es dinmico y altamente competitivo, la informacin se ver presionada a
cambiar y a ser flexible. Parte de esas presiones proviene del entendimiento y
concepcin organizacional para la competitividad.
De esa misma manera, Jorge Tua-Pereda (1995, p. 155) plantea que el desarrollo
histrico de la contabilidad se ha ligado a la realidad empresarial para servirles ms
recientemente como soporte en la toma de decisiones a usuarios especficos al dar
alcances en torno a la responsabilidad social de la informacin contable.
7
3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Esta empresa est ubicada en la ciudad de Cali, Valle del Cauca y es una empresa
cuya actividad econmica es la produccin y comercializacin de todo tipo de
tarjetas, afiches, posters y dems elementos alusivos a fechas especiales; tiene
presencia en gran parte del sur occidente Colombiano, ya que tiene centros de
distribucin en varias ciudades de la regin, las cuales se encargan de la
distribucin del producto en los puntos de venta.
8
El objetivo de este proyecto de grado es disear un sistema de informacin contable
para esta Empresa. ste ayudara a la satisfaccin de varias necesidades de sus
propietarios tales como manejo de informacin, planeacin de actividades, control
de procesos, una relacin aceptable costo beneficio, entre otros. Como objetivo
general ayudando a la interpretacin de esta informacin contable, para que sta
ayude a la toma de decisiones, al desarrollo y crecimiento de la empresa Tarjetas
Tamayo.
9
6. OBJETIVOS
Disear controles para cada uno de los procesos del sistema de informacin
contable
10
7. JUSTIFICACIN
7.1 Social
7.2 Empresa
11
dependencia del sistema frente a su entono o medio ambiente. El sistema de
informacin contable es influenciado por las operaciones y caractersticas del ente
econmico, por lo cual constrien su funcionamiento.
Las polticas del medio ambiente y las necesidades del comercio tienen la necesidad
de estar relacionadas mutuamente, para que conduzcan a un equilibrio
ambientalmente sustentable. Resulta imposible reparar el dao ya causado por
parte de la sociedad, pero si podemos evitarlo ante esta dinmica para el
mejoramiento de este.
7.4 Autores
12
8. MARCO DE REFERENCIA
8.1.1 Organizacin
8.1.2 Empresa
El artculo 6 del decreto 2649/93 define: el ente econmico es la empresa, esto es,
la actividad econmica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica
el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que
se distinga de otros entes.
En el artculo 25 del cdigo de comercio se describe el concepto de empresa como
toda actividad econmica organizada para la produccin, transformacin
circulacin, administracin o custodia de bienes, o para la prestacin de servicios.
Dicha actividad se realizar a travs de uno o ms establecimientos de comercio.
La toma de decisin se convierte as, en uno de los procesos ms difciles que una
organizacin debe adelantar, una vez que es un proceso complejo y esencial, pues
todas las acciones que se llevan a cabo en una organizacin son el resultado de la
toma de decisiones, en otras palabras, toda decisin es un compromiso para
emprender una accin.
1GUTIRREZ, Lina Mara. (2012). Diseo del sistema de informacin contable para la empresa
Fabrifarma S.A. Universidad del Valle.
13
Por otro lado, los gerentes de las MIPYMEs se apoyan para su toma de decisin en
la informacin que se desprende de los estados financieros tradicionales, aunque
sea en un menor porcentaje algunos gerentes afirmaron tener en cuenta indicadores
no financieros como: satisfaccin del cliente, clima organizacional, el
posicionamiento del producto, la credibilidad entre otros.
8.1.4 Sistema de Informacin Contable
Los principales usuarios del Sistema Informacin Contable son los gerentes y
empleados dentro de la empresa que interactan con el sistema. El grado de
participacin puede variar de acuerdo con el tipo de usuario.
Los usuarios directos son quienes realmente interactan con el sistema. Ellos
ingresan los datos o reciben salidas de datos. Como ejemplo se tiene el
almacenista, el auxiliar contable, la secretaria, entre otros. Los usuarios indirectos
14
se benefician de los resultados o informes producidos por el sistema, pero
interactan directamente con l. Esos usuarios pueden ser jefes de algn rea de
la empresa que utilicen el sistema, como por ejemplo el jefe de ventas, el jefe de
persona, etc. Y, por ltimo, los usuarios administrativos son quienes tienen
responsabilidades en la administracin de los sistemas de aplicacin. Estos
usuarios son los gerentes de altos niveles con diferentes funciones en los negocios,
que emplean mucho el sistema de informacin. Mientras el personal puede o no
utilizar el sistema indirecta o directamente, ellos tienen la autoridad para aprobar o
desaprobar la inversin en el desarrollo de la aplicacin; tambin tienen la
responsabilidad de organizacin para la efectividad de los sistemas.
Los tres tipos de usuarios son importantes. Cada uno tiene la funcin esencial en
relacin con la empresa: cmo funciona, y hacia dnde se dirige.
4
DELGADILLO, op. Cit, p.37
15
Los componentes definidos y caracterizados en forma precisa convierten en
factores fundamentales a considerar para cada una de las funciones administrativas
que deben ocupar una buena parte del tiempo del director del rea contable de la
organizacin.
16
8.2 MARCO CONCEPTUAL
17
El registro contable responde al principio de partido doble; lo cual significa que toda
transaccin debe guardar en la memoria contable, tanto la destinacin como la
procedencia del recurso.
18
8.3 MARCO LEGAL5
5
PUC Plan nico de Cuentas para Comerciantes. LEGIS EDITORES S.A. 2005.
19
8.3.2 Caractersticas Cualitativas de la informacin contable
Toda vez que los usuarios de los estado financieros tienen necesidades diferentes,
los informes contables debern prepararse y presentarse considerando que su
propsito final es cubrir dichas necesidades. Aunque muchos de estos usuarios
pueden consultar informacin adicional a la suministrada en los estados financieros,
generalmente se confa en ellos como principal fuente de informacin financiera. La
principal responsabilidad, con relacin a la presentacin y preparacin de los
estados financieros, corresponde a los administradores de la empresa y a ella
misma interesa la informacin que contienen los estados a pesar de contar con otras
fuentes que le ayudan a llevar a cabo su planificacin y gestin.
20
8.3.4 Estados financieros de propsito general
Son aquellos que se preparan al cierre de un periodo para ser conocidos por
usuarios indeterminados, con el nimo principal de satisfacer el inters comn del
pblico en evaluar la capacidad de un ente econmico para generar flujos favorables
de fondos. Se deben caracterizar por su condicin, claridad, neutralidad y fcil
consulta.
Son estados financieros de propsito general, los estados financieros bsicos y los
estados financieros consolidados.
Estados financieros bsicos:
1. El balance general.
2. El estado de resultados.
3. El estado de cambios en el patrimonio.
4. El estado de cambio en la situacin financiera.
5. El estado de flujos de efectivo.
Estados financieros consolidados. Son aquellos que presentan la situacin
financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y en la
situacin financiera, as como los flujos de efectivo, de un ente matriz y sus
subordinados, o un ente dominante y los dominados, como si fuesen los de una sola
empresa.
21
7. Los estados financieros que se presentan a las autoridades con sujecin a las
reglas de clasificacin y con el detalle determinados por estas.
8. Los estados financieros preparados sobre una base comprensiva de contabilidad
distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Pargrafo 1. Las empresas comerciales que se encuentren en las condiciones
previstas en el numeral 3 del artculo 2 de la Ley 590 de 2000, modificado por el
artculo 2 de la Ley 905 de 2004 o la norma que lo sustituya, as como las entidades
de naturaleza no comercial que estn obligadas u opten por llevar contabilidad en
los trminos del artculo 1 del presente decreto y que se ajusten a las condiciones
previstas en este artculo, deben llevar los libros necesarios para:
1. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta,
sus movimientos dbito y crdito, y sus saldos.
2. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las
restricciones que pesen sobre ellos.
3. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los rganos colegiados de
direccin, administracin y control del ente econmico.
4. Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros
de resumen en forma global.
5. Conocer los cdigos o smbolos utilizados para describir las transacciones, con
indicacin de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se
hagan de unas y otras.
6. Los libros auxiliares necesarios para entender los principales.
7. Cumplir las exigencias de otras normas legales.
22
transformarse o por la utilidad que recibe el responsable al enajenarlo o prestar el
servicio.
Se entiende por valor agregado como la diferencia entre el precio de venta o
prestacin del servicio por parte del responsable, los costos y gastos en que incurre
para la obtencin del bien o prestacin del servicio.
El origen legal del impuesto sobre las ventas en Colombia se encuentra en las
facultades extraordinarias otorgadas al Presidente de la Republica, a travs de la
Ley 21 de 1963, para establecer los impuestos nacionales sobre las ventas de
artculos terminados, efectuados por parte de productores o de importadores. A
partir de la Ley 1111 del 2006, se aplican tarifas del 1.6%, 3%, 5%, 10%, 16%, 20%,
25% y 35% y se exceptan algunos productos y servicios que se encuentran
sealadas en la ley.
Artculo 420: Hechos sobre los que recae el impuesto. El impuesto a las ventas se
aplicara sobre:
a. Las ventas de bienes corporales muebles que no hayan sido excluidas
expresamente;
b. La prestacin de servicios en el territorio nacional.
c. La importacin de bienes corporales muebles que no hayan sido excluidos
expresamente.
d. Impuesto sobre las ventas en los juegos de suerte y azar. Constituye hecho
generador del impuesto sobre las ventas la circulacin, venta u operacin de juegos
de suerte y azar con excepcin de las loteras.
El impuesto se causa en el momento de realizacin de la apuesta, expedicin del
documento, formulario, boleta o instrumento que da derecho a participar en el juego.
Es responsable del impuesto el operador del juego.
Retencin en la Fuente
23
Excepcionalmente, se han establecido casos en que las sumas retenidas
corresponden al impuesto del beneficiario del pago o abono en cuenta, tambin
denominado sujeto de retencin.
8.3.7 Agentes de Retencin
Los agentes de retencin, tambin llamados agentes retenedores, son las personas
y/o entidades obligadas a efectuar la retencin en la fuente cuando realicen los
pagos o abonos en cuenta sealados por la ley.
Es decir, son aquellas personas y/o entidades que detraen, de los pagos o abonos
en cuenta que realizan, una suma determinada a ttulos de anticipo de impuesto,
conforme a la ley.
La calidad de agente retenedor del impuesto sobre las renta no es extensiva al
impuesto sobre las ventas IVA, ni al impuesto de timbre, toda vez que se trata de
tributos autnomos o independientes; claro est, una entidad puede reunir las
condiciones para obtener tal calidad en los tres impuestos mencionados.
Retener
Artculo 375. Efectuar la Retencin. Estn obligados a efectuar la retencin o
percepcin del tributo, los agentes de retencin que por sus funciones intervengan
en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa disposicin legal, efectuar
dicha retencin o percepcin.
Consignar
Artculo 376. Consignar lo retenido. Las personas o entidades obligadas a hacer la
retencin, debern consignar el valor retenido en los lugares y dentro de los plazos
que para tal efecto seale el Gobierno Nacional.
Artculo 377. La consignacin extempornea causa intereses moratorios. La no
consignacin de la retencin en la fuente, dentro de los plazos que indique el
Gobierno, causar intereses de mora, los cuales se liquidarn y pagarn por cada
mes o fraccin de mes calendario de retardo en el pago, de acuerdo con lo previsto
en el artculo 634.
Expedir Certificados
Artculo 378. Por conceptos de salario. Los agentes de retencin en la fuente
debern expedir anualmente a los asalariados, un Certificado de Ingresos y
Retenciones correspondiente al ao gravable inmediatamente anterior, segn el
formato que prescriba la Direccin General de Impuestos Nacionales. (Ver D.R.
4818/07, Art, 31)
24
Artculo 379. Contenido del certificado de ingresos y Retenciones. El Certificado de
Ingresos y Retenciones contendr los siguientes datos:
a. El formulario debidamente diligenciado.
b. Ao gravable y ciudad donde se consign la retencin.
c. Apellidos y nombres del asalariado.
d. Cedula o NIT. Del asalariado.
e. Apellidos y nombre o razn social del agente retenedor.
f. Cedula o NIT del agente retenedor.
g. Direccin del agente retenedor.
h. Valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado,
concepto de los mismos y monto de las retenciones practicadas.
i. Firma del pagador o agente retenedor, quien certificar que los datos consignados
son verdaderos, que no existe ningn otro pago o compensacin a favor del
trabajador por el perodo a que se refiere el certificado y que los pagos y retenciones
enunciados se han realizado de conformidad con las normas pertinentes.
25
9. METODOLOGA
Para obtener todos los datos necesarios para el alcance de los objetivos se requiere
contar diferentes fuetes de informacin, las cuales sean fciles de acceso y
confiables, siendo estas denominadas metodolgicamente como fuentes primarias
y secundarias.
6
MNDEZ. A. Carlos. Metodologa: gua para elaborar diseos de investigacin en ciencias econmicas,
contables administrativas. Mc GRAW HILL 1990. Pg. 125.
7
MNDEZ. A. Carlos. Metodologa: gua para elaborar diseos de investigacin en ciencias econmicas,
contables administrativas. Mc GRAW HILL 1990. Pg. 134-135.
26
9.4 Fuentes primarias
27
10. RESULTADOS Y PRODUCTOS ESPERADOS
28
11. CRONOGRAMA
Semanas
No. Actividad
Inicio Duracin
Disear un sistema de informacin contable
1 0 18
para la empresa Tarjetas Tamayo
2 Construccin del anteproyecto de grado 0 4
Evaluar la situacin actual del proceso
3 administrativo y contable de la empresa 5 2
Tarjetas Tamayo
Identificar en el proceso de informacin
4 7 2
contable las deficiencias que se encuentren.
Identificar los diversos recursos tanto
materiales como humanos y financieros que se
5 9 2
necesiten para el buen manejo y administrar el
sistema de informacin contable
Definir el tiempo o ciclo de actividades que se
desarrollaran en el sistema de informacin
6 contable, con respecto a la entrada de datos, 11 3
proceso de transformacin, y salida de la
informacin
Disear controles para cada uno de los
7 14 3
procesos del sistema de informacin contable
Realizar recomendaciones para la
8 implementacin del sistema de informacin 17 2
contable
SEMANAS
FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
ACTIVIDAD
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
1
2
3
4
5
6
7
8
29
12. PRESUPUESTO
RECURSOS PERSONALES
Concepto Cantidad Valor unitario Valor total
Asesoras 1 $ 100.000 $ 100.000
Subtotal $ 100.000
RECURSOS TECNOLGICOS
Concepto Cantidad Valor Unitario Valor Total
Computador 1 $ 1.300.000 $ 1.300.000
Memoria USB 1 $ 20.000 $ 20.000
Internet 4 $ 35.000 $ 140.000
Subtotal $ 1.460.000
RECURSOS MATERIALES
Concepto Cantidad Valor unitario Valor total
Fotocopias 500 $ 50 $ 25.000
Impresiones 250 $ 50 $ 12.500
Lapiceros 3 $ 600 $ 1.800
Argollado 2 $ 3.700 $ 7.400
CDS 4 $ 800 $ 3.200
Subtotal $ 49.900
OTROS RECURSOS
Concepto Cantidad Valor unitario Valor total
Gasolina 15 $ 10.000 $ 150.000
Servicio de 1 $ 50.000 $ 50.000
adecuacin de
Normas ICONTEC
Pasajes 4 $ 20.000 $ 160.000
Otros 1 $ 50.000 $ 50.000
Subtotal $ 410.000
TOTAL $ 2.019.900
30
13. BIBLIOGRAFA
GUTIRREZ, Lina Mara. (2012). Diseo del sistema de informacin contable para
la empresa Fabrifarma S.A. Universidad del Valle.
31