ADMINISTRACION POR OBJETIVOS APO-i

INTRODUCCIN
Hoy, varias organizaciones estn ayudando a sus empleados a establecer objetivos de
desempeo, con la intencin de que alcancen las metas de la organizacin. Un modo de hacerlo
es mediante un proceso llamado la Administracin por Objetivos (APO). Algunos la consideran
como una herramienta de evaluacin, tcnica de motivacin, dispositivo de planeacin y control.
La APO va ms all de establecer objetivos anuales para las unidades de la organizacin y fijar
metas para los resultados de los empleados.
La mdula de la APO son los objetivos que detallan las acciones individuales requeridas para
desarrollar la estrategia funcional y los objetivos anuales de la unidad. La APO es una forma de
integrar los esfuerzos de todos los miembros de la organizacin y de enfocarlos hacia las metas de
los niveles altos de la administracin y la estrategia global de la organizacin.
Otra clave de al APO es su insistencia en la participacin activa de los gerentes y del personal de
todos los niveles de la organizacin. Si Francisco, Gerente de Depto, tuviera que emplear este
mtodo se sentara con cada uno de los miembros de su equipo a establecer objetivos y a revisar
peridicamente el progreso para lograr dichos objetivos.

HISTORIA
La Administracin por objetivos APO- no es nueva. El concepto se remonta unos 50 aos atrs.
No tiene un creador especfico, sin embargo algunas personas han insistido desde hace mucho
tiempo en la APO, y al hacerlo, han acelerado su desarrollo como un proceso sistemtico. Peter
Drucker en 1954, fue el primero en proponer esta posicin, en el libro The Practice of
Management. Desde entonces, la APO ha sido fuente de muchas discusiones, evaluaciones,
investigaciones, as como de inspiracin para muchos programas similares.
El Sr. Drucker actu como catalizador al recalcar que se deben establecer objetivos en todas las
reas donde el desempeo afecte la salud de la empresa. Estableci una filosofa que subraya el
autocontrol y la autodireccin. Por lo tanto, insista en que los gerentes y los miembros del equipo
deban establecer sus propios objetivos o, cuando menos, deban tomar parte activa en el proceso
para establecer los objetivos. De lo contrario, el personal se podra negar a cooperar o slo hara
un esfuerzo a medias para poner en prctica los objetivos de otros. Drucker tambin sugera que
los gerentes de todos los niveles deban ayudar a establecer los objetivos de las personas en
niveles ms altos que el suyo, con la idea de que esto les permitira entender mejor la estrategia
general de la compaa y la forma en que sus propios objetivos especficos se relacionaban con el
cuadro general.

CONCEPTO
De acuerdo a Koontz: APO es un sistema administrativo completo y comprensivo que integra
muchas actividades y actitudes administrativas fundamentales de manera sistemtica, dirigido
conscientemente hacia el logro eficaz y eficiente de los objetivos organizaciones e individual.
De acuerdo a Robbins: APO es un sistema para que los subordinados y sus superiores
establezcan, en forma conjunta, los objetivos del desempeo, revisen peridicamente el avance
hacia los objetivos y asignen premios con base en dicho avance. En lugar de usar las metas para
controlar, la APO las usa para motivar.
De acuerdo a Stoner: APO es una serie de procedimientos formales que establece y revisa el
avance logrado hacia las metas que comparten gerentes y subordinados.

COMO FUNCIONA APO

Su atractivo radica en que busca convertir los objetivos generales en especficos, para las
unidades de la organizacin y sus miembros individuales. La APO hace que los objetivos sean

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operativos mediante un proceso que los lleva a bajar en forma de cascada por toda la
organizacin. Los objetivos generales de la organizacin se traducen en objetivos especficos para
cada nivel subsiguiente divisin, departamento, individual--. Como los gerentes de las unidades
bajas participan en el establecimiento de sus propias metas, la APO funciona de la base hacia
arriba y tambin de la cima hacia abajo. El resultado es una pirmide que liga los objetivos de un
nivel con los del siguiente. La APO ofrece, al empleado individual objetivos especficos de su
desempeo personal. Por lo tanto, cada persona tiene que hacer una aportacin identificada para
el desempeo de su unidad. Si todos los individuos alcanzaran sus metas, entonces las metas de
la unidad tambin seran alcanzadas. Por lo tanto, los objetivos generales de la organizacin serian
una realidad.
A hora bien, los campos principales de responsabilidad de cada persona se definen con claridad,
en trminos de los resultados mensurables que se esperan o de los objetivos usados por los
miembros del equipo en la planificacin de su trabajo y por ambos, personal y gerente, para
observa el avance logrado. La evaluacin de resultados se realiza en forma conjunta, y constante,
y se establecen disposiciones para realizar revisiones peridicas con regularidad.

COMO ESTABLECER LOS OBJETIVOS DE LOS EMPLEADOS

Como administradores somos encargados de vigilar que la tarea se cumpla y debe ayudar a sus
empleados a establecer las metas de trabajo. Aun cuando estas dos afirmaciones parecen
cuestiones de sentido comn, no siempre es as. Establecer objetivos es una habilidad que todo
administrador debe perfeccionar. Para felicitar el proceso hay que seguir lo siguientes pasos:

Identificar las tareas laborales clave del empleado. El establecimiento de metas

empieza cuando el administrador define lo que quiere que logren sus empleados. La mejor
fuente de informacin es la descripcin del puesto de cada uno de stos.

Establecer metas especficas y desafiantes para cada tarea clave. Identificar el nivel
de desempeo que espera de cada empleado. Especificar el objetivo que debe alcanzar el
empleado. Establezca fechas lmite para cada meta, porque disminuir la ambigedad; no
obstante, no las establezca de manera arbitrara sino realista.

Permitir la participacin activa del empleado. Cuando los empleados participan en el

establecimiento de las metas, es ms probable que las acepten. No obstante, debe ser
una participacin sincera. Ellos deben percibir que usted verdaderamente busca sus
aportaciones, y no que slo est haciendo lo que es debido.

Marcar el orden de prioridad de las metas. Cuando asigne ms de una meta a alguien,
es importante que clasifique las metas por orden de importancia. El orden de prioridad
alienta al empleado a actuar y esforzarse en cada meta de acuerdo con su importancia.
Calificar las metas en cuanto a su dificultad e importancia, para que esto no lleve al
empleado a elegir las fciles. Cuando las metas tiene una calificacin, se deben dar
crdito a las personas por tratar de alcanzar las metas difciles, aunque no lo logren del
todo.

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Incluir mecanismos de retroalimentacin para evaluar el avance de metas. La

retroalimentacin permite a los empleados saber si su cantidad de esfuerzo es suficiente
para alcanzar la meta. La debe generar el administrador y supervisor y se deber ser
frecuente y recurrente.

Ligar las recompensas a las metas logradas. Es natural que los empleados pregunten
y qu gano yo con eso? Cuando las recompensas van ligadas a las metas alcanzadas es
ms fcil contestar a esa pregunta.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE LA APO

Los programas ms eficaces de APO comparten los seis elementos siguientes:
1. EL COMPROMISO AL PROGRAMA: En todos los niveles de la organizacin, se requiere
el compromiso de los gerentes para alcanzar los objetivos personales y los
organizacionales.
2. ESTABLECIMIENTO DE METAS EN EL MS ALTO NIVEL: Los programas eficaces de
APO suelen empezar por la alta direccin, la cual determina la estrategia de la
organizacin y establece las metas preliminares, que son como objetivos anuales. Un
ejemplo sera: un incremento del 5 por ciento para las ventas del siguiente trimestre.
Este procedimiento permite que los gerentes y el personal tengan una idea ms clara de lo
que espera lograr la alta direccin y les muestra la relacin directa que existe entre su
propio trabajo y la consecuencia de las metas de la organizacin.
3. METAS INDIVIDUALES: En un programa eficaz de APO cada gerente y personal cuenta
con responsabilidades y objetivos claramente definidos para su trabajo. Esto ayuda a los
empleados a entender con claridad y exactitud qu se espera que logren, as como ayudar
a cada individuo a hacer planes individuales y eficaces para alcanzar las metas hacia las
cuales se dirige.
4. PARTICIPACION: Por regla general, cuanto mayor es la participacin de gerentes y
empleados para establecer metas, tanto mayor la probabilidad de que stas se alcancen.
5. AUTONOMIA EN LA REALIZACION DE PLANES: Cuando se han convenido los objetivos,
el individuo goza de bastante discrecin para elegir los medos de alcanzarlos, sin que los
gerentes de niveles ms altos le cuestionen al respecto.
6. REVISION DE RESULTADOS: Los gerentes y los empleados se renen peridicamente
para revisar el avance logrado para alcanzar los objetivos. En la revisin, deciden qu
problemas existen y qu pueden hacer cada quien para solucionarlos.

EVALUACION DE LA APO:
La APO ha sido ampliamente usada para la evaluacin del desempeo y la motivacin de los
empleados, aunque en realidad se trata de un sistema de administracin. De hecho se usa con
frecuencia para evaluar a los gerentes y empleados profesionales. Los empleados son evaluados
de acuerdo con el logro de objetivos especficos establecidos por ellos y por el gerente.
Douglas McGregor sugiri un nuevo mtodo de evaluacin basado en el concepto de la APO de
Drucker, especficamente, los subordinados asumen la responsabilidad de establecer objetos a
corto plazo para ellos y revisarlos despus con su superior. El superior tiene poder de veto sobre
estos objetivos, pero en un ambiente apropiado es difcil que se reduzca la necesidad de usarlo.

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Posteriormente se evala el desempeo contra los objetivos actuales, tarea que desarrollan en
primer lugar los subordinados. En este nuevo enfoque que estimula la autoevaluacin y el
autodesarrollo, el centro de atencin es el desempeo ms que la personalidad. El gerente,
actuando como entrenador, provoca la participacin activa de los subordinados en la evaluacin,
favoreciendo el compromiso y creando un ambiente propicio para la motivacin.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA APO:

VENTAJAS APO:
Mejor Administracin: No se puede establecer objetivos sin planeacin y la planeacin
orientada hacia los resultados es la nica que tiene sentido. La APO obliga a los
administradores a reflexionar sobre la planeacin para obtener resultados, en lugar de solo
planear actividades. Sus objetivos deben ser realistas, pensar en la forma en que
alcanzarn los resultados de la organizacin; con cunto personal necesitan, los recursos y
la ayuda que requerirn.
Clarificacin de la Organizacin: Obliga a los administradores a definir los papeles,
normas y las estructuras organizacionales, a travs de objetivos claros. Esto indicar
quin es el responsable de ejecutar las tareas y establecer un mejor control. Asimismo, se
inicia la delegacin de autoridad para el personal encargado de ejecutar los trabajos.
Compromiso personal: La APO estimula al personal a comprometerse con sus metas.
No se limita a hacer simplemente un trabajo, seguir instrucciones y esperar orientacin y
decisiones; ahora son individuos con propsitos claramente definidos y que participan en
ellas.
Desarrollo de Controles Eficaces: El control implica medir resultados y llevar a cabo
acciones para corregir desviaciones de los planes con el fin de asegurar que se alcance las
metas y con las metas claramente verificables esto se hace mejor.
DESVENTAJAS APO:
Deficiencia en la enseanza de la filosofa de la APO: Los administradores deben
explicar a sus subordinados qu es APO, cmo funciona, por qu se hace, qu papel
desempear en la evaluacin del desempeo y sobre, cmo se pueden beneficiar los que
participen en ella. Debido a que no se ensea pacientemente los conceptos bsicos que
son la autodireccin y autocontrol, puede ocasionar resistencia a este sistema de
administrar.
Deficiencias en la provisin de normas a quienes establecen las metas. Los gerentes
deben saber cules son las normas corporativas y cmo encaja su propia actividad en
ellas. Si las metas de la empresa son imprecisas, irreales o incoherentes, resulta
prcticamente imposible que los administradores se sintonicen con ellas.
Hincapi en las metas a corto plazo: En la mayora del os programas de APO, los
administradores establecen metas a corto plazo, pocas veces para ms de un ao y a
menudo para un trimestre o menos. Es evidente que surge el peligro de dar demasiada
importancia al corto plazo, quiz a expensas del largo plazo.
Otros peligros: En su deseo por hacer que las metas sean verificables, las personas
quiz se excedan en el uso de metas cuantitativas e intenten utilizar nmeros en reas
donde no son aplicables, o pueden restar valor a metas importantes que son difciles de
expresar en trminos de resultados finales. Ejemplo: una imagen pblica favorable podra
ser la principal cualidad de una empresa, lo que sin embargo resulta difcil formular en
trminos cuantitativos.

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PASOS PARA ESTABLECER UN PROGRAMA APO

ACCIONES

Establecimiento
de Metas

Planes de la
Accin

PASOS
1. Formular los objetivos generales y estrategias de largo alcance para la
organizacin.
2. Asignar los objetivos principales a las unidades divisonales y departamentales.
3. Establecer las Unidades los objetivos especficos en colaboracin con sus
propios gerentes.
4. Establecer los objetivos especficos con todos los miembros del departamento.
Incluye los objetivos individuales.

5. Formular los planes de acin a travs de los Gerentes y Empleados quienes

acuerdan, especfican y definen cmo se lograrn los objetivos.

6. Se implementan los planes de accin y se toman medidas correctivas.

Autocontrol

Revisiones
Peridicas

7. Revisar el progreso hacia los objetivos peridicamente con su debida

retroalimentacin
8. Evaluar el desempeo global a travs del refuerzo del logro exitoso de los
objetivos mediante la motivacin de la conducta:

Recompensas basadas en el desempeo

Capacitacin y autodesarrollo del Gerente

Planeacin de carrera y de mano de obra

Bibliografa de: 1) Administracin. Harold Koontz y Heinz Weihrich. 11 Edicion; 2) Administracin. Stephan
Robbins. 8 Edicin; 3) Administracin. James A.F. Stoner. 6 Edicin.

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