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Proceso de Planeacion Estrategica
Proceso de Planeacion Estrategica
Proceso de Planeacion Estrategica
Formular, diseñar y determinar las políticas, orientaciones estratégicas, Este proceso enfatiza en la definición de los lineamientos
OBJETIVO DEL PROCESO: planes, programas y proyectos de la entidad, orientados hacia una gestión ALCANCE: operativos para la vigencia y el seguimiento respectivo al
por resultados, cumplimiento de los compromisos.
Estructurar y disponer los recursos e información pertinentes para la planeación, gestión de proyectos,
Todos los procesos P indicadores de gestión y evaluación de resultados del SENA con el fin de retroalimentar la toma de Todos los procesos
decisiones.
• Proceso de Administración Educativa
• Proceso Ejecución de la Formación Profesional
• Proceso Inteligencia Organizacional • Proceso Diseño Curricular
• Proceso de Gestión Administrativa Definir planes y programas que materialicen las estrategias organizacionales a través del Plan Operativo • Proceso Ejecución de Servicios Complementarios
H
• Proceso Gestión de Talento Humano Anual • Proceso de Certificación de Competencias Laborales
• Proceso Ejecución de la Formación Profesional • Proceso de Gestión Administrativa
• Proceso Gestión del Talento Humano
• Proceso Gestión de los Recursos Financieros
• Proceso Ejecución de la Formación Profesional
• Proceso Inteligencia Organizacional
Analizar de forma periódica la ejecución y desarrollo de las actividades planeadas para asignar y • Proceso Gestión Administrativa
• Proceso Diseño Curricular H
programar de manera eficiente los recursos físicos, humanos, tecnológicos y financieros • Proceso Gestión del Talento Humano
• Proceso Administración Educativa
• Proceso Mejora Continua
Responsables: Alcance:
• Director de Área, Jefe de Oficina y su equipo. Este procedimiento inicia con definición y envío
• Director Regional de los lineamientos operativos para la vigencia y
• Subdirector del Centro finaliza con la aprobación del plan operativo.
• Funcionario responsable de los temas de
planeación en centros y regionales
Entradas: Salidas:
• Identificación de necesidades de • Plan Operativo Anual
formación y otros servicios del SENA • Portafolio de Servicios de la dependencia
• Diagnóstico de recursos: capacidad • Metas
instalada medida en infraestructura, • Presupuesto
convenios y alianzas, capacidad
tecnológica y talento humano.
Indicadores: Riesgos:
• Porcentaje de cumplimiento en las metas • Configuración de Planes Operativos que no
establecidas. conlleven al logro de los objetivos
institucionales.
• Desarticulación de planes, proyectos y
programas de las acciones planteadas en el
Plan Operativo.
• La Dirección General debe definir y suministrar los lineamientos operativos para las Regionales y
los Centros de Formación, de acuerdo a las orientaciones estratégicas y las directrices de la
vigencia. Cada dependencia es responsable de socializar la información y determinar las
diferentes responsabilidades para la construcción de sus propios proyectos.
Fase Descripción
Con cada rubro proyectado debe definirse la meta de atención o prestación del servicio o
producto asociado. Para el caso de los recursos que son asociados a gastos variables se
procede a la elaboración de varios escenarios de proyección (suficiente, normal y óptimo).
Programación Específica.
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Todos los programas, proyectos y actividades a desarrollar deben ser consignados en un
documento durante la formulación del Plan Operativo Anual (POA). En este mismo
documento se consignan los recursos y las metas de atención o prestación del servicio o
producto asociados, por escenarios.
El Plan Operativo Anual elaborado, se presenta en los niveles táctico y operativo, para
conocimiento del nivel directivo superior correspondiente, antes de iniciar la vigencia de su
ejecución.
Por otra parte, a partir de la consolidación de los Planes Operativos Anuales a nivel
nacional, se expedirá la resolución de apertura presupuestal para la siguiente vigencia.
Finalmente, el Plan Operativo Anual Institucional se presenta para aprobación al Consejo
Directivo Nacional, durante el primer trimestre de la vigencia en que se va a ejecutar.
Documentos asociados:
• Lineamientos y Pautas para la elaboración del Plan Operativo
• Plan Operativo Anual Institucional
• Resolución de apertura presupuestal
Objetivo del Procedimiento: Analizar de forma periódica la ejecución y desarrollo de las actividades
planeadas en las dependencias del SENA, para asignar y programar de manera eficiente los recursos
físicos, humanos, tecnológicos y financieros, garantizando la atención de los requerimientos del
entorno, las necesidades del cliente (interno / externo) o formulando nuevos planteamientos en
función de los objetivos institucionales, de acuerdo con la prioridad de estos.
Responsables: Alcance:
• Director de Área, Jefe de Oficina. Este procedimiento inicia con el análisis del
• Director Regional avance de las acciones planeadas
• Subdirector de Centro. anualmente en cada dependencia, frente al
• Coordinador del Grupo de Apoyo uso de recursos, y finaliza con la
Administrativo programación y asignación de los recursos
• Coordinador de Apoyo a la Formación, necesarios.
Gestión Educativa y Promoción y
Relaciones Corporativas (Misional) / o
Coordinador de Administración
Educativa
• Coordinador Académico
Entradas: Salidas:
• Metas • Acciones a desarrollar.
• Presupuesto • Asignación y programación de los
• Plan Operativo recursos necesarios.
• Necesidades de formación identificadas
Indicadores: Riesgos:
En los Centros de Formación: • Sub/sobre asignación de recursos a las
• Horas de formación programadas actividades previstas.
mensualmente / Potencial de horas de • Programación de recursos sin estar
formación en el mes. asociados a las actividades planeadas.
• Número de programas de formación • Sub utilización de los recursos externos
ejecutados por oferta cerrada (Para titulada otorgados a cada dependencia (terceros,
y para complementaria). otras dependencias, los asociados a la
En las Direcciones Regionales y de Área tecnología en la que se desarrollan las
• Seguimiento mensual a la ejecución de acciones de formación, etc.).
metas y presupuesto de los proyectos
planteados en el POA.
• Los recursos físicos, humanos, tecnológicos y financieros son para uso institucional y podrán ser
programados conjuntamente acorde al esquema de trabajo por redes, siempre y cuando en la
planeación se determinen acciones sinérgicas entre dependencias.
• En el caso de la formación profesional las acciones para formación titulada tienen prioridad en la
asignación de recursos.
• A partir de la demanda puntual del sector productivo los centros de formación profesional deben
realizar la programación de la formación a la medida, y complementaria asignando los recursos
necesarios y manteniendo actualizada la información de disponibilidad de recursos para que las
redes puedan tomar decisiones sobre la oferta pública. Las redes deciden sobre el uso de los
recursos que quedan disponibles en todos los Centros de Formación que vayan a ejecutar
acciones de formación asociadas a la tecnología de cada red. Una vez se cubran estos
requerimientos, el centro asigna los recursos que queden disponibles para la ejecución de
acciones de formación pertinentes adicionales.
Para el caso de los beneficiarios de la movilidad del recurso, inicialmente identificados como
centros pequeños y lejanos (Amazonas, Guainía, Guaviare, Vichada, Vaupés, Putumayo, Arauca
y Casanare), las redes priorizarán y programarán los recursos necesarios para atender los
requerimientos específicos de los programas de formación a ofertar, mediante la asignación y
ubicación de material didáctico e instructores especializados de alto nivel (según lo catalogue la
red de centros); en caso que se presente movilidad de instructores, cada centro receptor de
recursos determinará el período requerido de transferencia y contará con el presupuesto
necesario para cubrir los gastos de manutención y desplazamiento, con la correspondiente
asignación de recursos para cubrir la oferta.
En este caso, el centro o centros que facilita(n) los recursos, contará(n) con el presupuesto
necesario para financiar durante el periodo de transferencia, las acciones de formación previstas,
en reemplazo del recurso movilizado.
Inicio
SEGUIMINTO A
LA PLANEACIÓN Analizar la situación de formación, los Resultados de las acciones
servicios complementarios y las de formación y de las
actividades de apoyo actividades de apoyo
Metas y
presupuesto
Recurso Humano
Inventario
(Materiales,
Maquinaria y Equipo)
Reporte de requerimiento
de recursos a las
Consolidar prerequisitos de dependencias
programación de recursos relacionadas
Cronograma y
Elaborar horarios de
del Plan de trabajo trimestral recursos
Fin
Fase Descripción
Para los recursos económicos, se tienen en cuenta todos los rubros asignados a una
dependencia, por proyecto o de manera global, tanto en vigencias pasadas como en la
actual, identificando aquellos que son de destinación específica y que, por ende, deben
priorizarse y orientarse a actividades muy concretas.
En todos los casos se deben priorizar las acciones a desempeñar en el siguiente trimestre,
con el fin de optimizar el uso de recursos y programar eficientemente a las personas
involucradas y el presupuesto requerido, entre otros.
Cabe anotar que la posibilidad de constituir convenios y/o alianzas por los que se establece
la adquisición o posibilidad de uso y de compartir recursos con empresas/entidades, son
actividades alternas para la disponibilidad, asignación y programación de recursos a
actividades específicas.
Documentos asociados:
• Lineamientos y Pautas para la elaboración del Plan Operativo
• Plan Operativo Institucional
Responsables: Alcance:
• Director de Área. Este procedimiento inicia con la definición de los
• Director Regional indicadores a utilizar en la medición de
• Subdirector de Centro. resultados esperados para seguimiento y/o
• Coordinador de Apoyo a la Formación, evaluación y finaliza con el análisis de los
Gestión Educativa y Promoción y mismos y la toma de decisiones.
Relaciones Corporativas (Misional) / o
Coordinador de Administración
Educativa
• Coordinador Académico
Entradas: Salidas:
• Plan Operativo • Informes de seguimiento y/o evaluación
• Programación Específica y Ejecución • Alertas de gestión
(Planes de trabajo de los recursos) • Propuesta de acciones a desarrollar.
Indicadores: Riesgos:
• Batería de indicadores asociados al • Definición de medidas de seguimiento
Cuadro de Mando Integral. subjetivas.
Fase Descripción
Para poder interpretar la información y contar con un sistema de referenciación, cada área
procede a definir o seleccionar los indicadores propios de seguimiento y evaluación de los
resultados y productos generados en el desarrollo de las actividades y proyectos
planteados, tomando como herramienta la metodología la estructura propuesta en el Cuadro
de Mando integral (CMI), que incluye la definición de las fuentes de información de los
indicadores y sus variables, e identifica unidades de medida, áreas responsables y
periodicidad
Por consiguiente, los indicadores son la medida cuantitativa o la observación cualitativa que
permite identificar, visualizar y dejar trazabilidad de los cambios en el tiempo, determinando
el avance y funcionamiento de la gestión, dando la voz de alerta sobre la existencia de un
problema y permitiendo tomar medidas para solucionarlo, una vez se tenga claridad sobre
las causas que lo generaron.
El formato del Cuadro de Mando Integral con la respectiva guía metodológica, deben ser
divulgados en todos los niveles de la organización, para retroalimentación y posteriormente
para su implementación, teniendo en cuenta que se constituye en el principal insumo para la
evaluación de gerentes públicos.
Con el resultado de la aplicación de los indicadores los diferentes niveles deben consolidar
el Cuadro de Mando Integral, interpretar los resultados y remitir periódicamente la
información a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, quien efectuará la
consolidación de resultados a nivel nacional.
Los informes presentados y divulgados deben ser utilizados en todos los niveles por la alta
dirección para la toma de decisiones.
Documentos asociados:
• Plan Estratégico Institucional 2007 – 2010 Sena: Conocimiento para todos los colombianos.
(http://www.sena.edu.co/Portal/Dirección+General/Dirección+de+Planeación+y+Direccionamiento+Corporativo/Plan+E
stratégico+Institucional/)
• Informe de Gestión 2008