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CARACTERIZACIN DE PROCESO

OBJETIVOS DEL PROCESO

PROCESO

GESTIN DE NOMINA Y NOVEDADES DE PERSONAL

1.Gestin de Nmina y novedades de personal: Garantizar el pago oportuno de los salarios, prestaciones, aportes de seguridad social y dems emolumentos a que tengan derecho los funcionarios de la empresa: XXXXXX

POLITICAS DEL PROCESO

Gestin de Nmina y novedades de personal: Contamos con un sistema ( ) para la liquidacin de salarios, prestaciones sociales y dems emolumentos propios de la nmina y temas relacionados, de acuerdo con la normatividad vigente.

RESPONSABLE

COORDINADOR GRUPO DE TALENTO HUMANO

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CARACTERIZACIN DE PROCESO

FUENTES

ENTRADAS

ACTIVIDADES

SALIDAS

CLIENTES

Funcionarios Gestin de Nmina y Novedades de Personal Entidades Financieras, Caja de Compensacin Familiar Cooperativas y Fondos Entidades promotoras de salud,

1.Planillas de Planear: registro de Horas Extras Elaborar el cronograma para la 2.Documentos recepcin de novedades pago de de Novedades nmina y novedades. de Personal Disear el plan de actividades (vinculacin, para la elaboracin mensual de renuncias, la nmina vacaciones, Calcular el presupuesto de licencias, Gastos de Personal para cada incapacidades, periodo y seguimiento trimestral terminacin de del gasto por rubros. contratos, embargos, Permisos remunerados y Hacer: no remunerados, etc.). Clasificar y codificar las novedades de personal 3.Solicitudes de vacaciones y horas extras.

1. Liquidacin de horas extras 2. Liquidacin de consolidacin de cesantas anuales. 3. Liquidacin de incapacidades. 4. Liquidacin de Provisiones para prestaciones sociales 5. Reportes para el pago de seguridad social, aportes parafiscales 6. Comprobantes de pago de nmina y dems prestaciones 7. Nmina 8. Nminas

Funcionarios de la empresa. Area de Gestin Financiera y Contable EPS ISS Fondo Pensiones ARL SENA ICBF Caja de Compensaci n Familiar

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CARACTERIZACIN DE PROCESO

fondos de pensiones ARL

Entidades Externas para descuentos de nmina. 4.Formularios de Afiliaciones o traslados de Fondos, EPS, incapacidades, licencias por maternidad o paternidad).

Ingresar las novedades nmina al sistema.

de

Generar, revisar y elaborar las nminas correspondientes. Generar los reportes para el pago de nmina por parte del grupo de Gestin Financiera y Contable. Generar los reportes para el pago de seguridad social, aportes parafiscales Realizar el trmite de certificados de ingresos y retenciones. Realizar la consolidacin de cesantas Elaborar estudios de retencin en la fuente. Traslados de EPS, Fondos de Pensiones, Tramitar autorizacin para pago de cesantas parciales y definitivas.

Adicionales (Liquidacin Definitiva, Ingresos posteriores a la elaboracin de nmina y otros). 9. Planilla unificada para pago de salud y pensin 10. Certifica dos de ingresos y retencin en la fuente 11. Reportes de Pago de Nmina 12. Estudios de Retencin en la Fuente.

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CARACTERIZACIN DE PROCESO

Verificar: Mantener el sistema de nmina adecuadamente haciendo los backups correspondientes. Revisar que las novedades de personal cumplan con requisitos. Cruzar la nmina contra las novedades. Confirmar que los reportes de las nminas estn acordes para la realizacin del pago. Validar los reportes de seguridad social y aportes parafiscales. Verificar que todos los certificados de ingresos y retenciones cumplan con la informacin requerida, para el personal que labor en el ao inmediatamente anterior. Verificar que los estudios de retencin en fuente cumplan con la normatividad y se realicen en los tiempos establecidos de

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CARACTERIZACIN DE PROCESO

norma. Verificar las liquidaciones anuales de cesantas

Actuar: Tomar las medidas preventivas y correctivas de acuerdo con los resultados de las actividades de verificacin

CARACTERSTICA DE CALIDAD DE LA ENTRADA

CARACTERSTICA DE CALIDAD DE LA SALIDA

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CARACTERIZACIN DE PROCESO

Aplicacin Completa Coherencia Oportunidad Actualizar Confiable Divulgacin Legalidad

Ejecucin de un procedimiento, formato o modelo sugerido Que cumple con todos los requisitos tcnicos y legales Conexin, relacin o unin de unas cosas con otras. Conveniencia de tiempo y lugar. Que se sucede en el tiempo planeado Mantener vigente Datos basados en evidencias objetivas. Dar a conocer a los clientes naturales y partes interesadas. Principio jurdico en virtud del cual se acta de acuerdo con las leyes establecidas o aceptadas

Actualizar Aplicacin Completa Oportunidad

Mantener vigente Ejecucin de un procedimiento, formato o modelo sugerido Que cumple con todos los requisitos tcnicos y legales Conveniencia de tiempo y lugar. Que se sucede en el tiempo planeado. Datos basados en evidencias objetivas. Principio jurdico en virtud del cual se acta de acuerdo con las leyes establecidas o aceptadas.

Confiable Legalidad .

INDICADORES

DE

GESTION

GESTIN DE NMINA Y NOVEDADES DE PERSONAL

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CARACTERIZACIN DE PROCESO

Por variacin de los das de fecha de pago

Eficacia

Variacin de Fecha fechas programada / oportunas fecha real de de pago

Cero (0) das

2 das

Trimestral

Responsable:

CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS LABORALES

Eficacia

100%

100%

Trimestral

Responsable:

RECURSOS HUMANOS

REQUISITOS DE NORMA (NORMOGRAMA)

MODELOS Y FORMATOS

Asesor que cumple las veces de Coordinador de Grupo

Ley

50

1990

Mediante la cual

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CARACTERIZACIN DE PROCESO

Ley Profesional Universitario Tcnico Administrativo Auxiliar Administrativo Secretaria Ley

789 100 1993

Por la cual Por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social y se dictan otras TH-F-01 Modelo Contrato a trmino indefinido. disposicione s TH-F-02 Modelo Contrato a trmino fijo TH-F-03 Reconocimiento y liquidacin de horas extras, dominicales, festivos y descanso compensatorio..

Ley

1562

2012

Por la cual

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CARACTERIZACIN DE PROCESO

Ley

995

2005

Por medio de la cual se reconoce la compensaci n en dinero de las vacaciones de los trabajadores del sector privado y a los empleados y trabajadores de la administraci n pblica en sus diferentes rdenes y niveles.

TH-F.04 Certificaciones laborales. TH-F-05 Acta para no laborar los sbados TH-F-06 Acuerdo para pagos de auxilios extralegales no salariales TH-F-07 Modelo Certificacin laboral TH-F-08 Formato Unico Nacional autorizacin trabajo menores de edad TH-F-09 Solicitud compensacin en dinero de las vacaciones. TH-F-10 Edicto Aviso de trabajador fallecido para pago de salarios y prestaciones sociales.

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CARACTERIZACIN DE PROCESO

Ley

1010

2006

Decreto

3135

1968

Por medio TH-F-11 Comprobante de pago de la cual se intereses sobre cesantas. adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamient os en el marco de las relaciones de trabajo. Por el cual se prev la integracin de la seguridad social entre el sector pblico y el sector privado

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CARACTERIZACIN DE PROCESO

Resolu cin

0927

RECURSOS FSICOS Y TECNOLGICOS

Por medio de la cual se reglamentan los mecanismos de prevencin de acoso laboral MECANISMOS DE CONTROL-INFORMES
NOMBRE INFORME RESPONSABLE DE SU ELABORACIN RESPONSABLE DE REVISAR Y/O AUTORIZAR UBICACIN

2006

puestos de trabajo acordes

REQUERIMIE NTO LEGAL

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CARACTERIZACIN DE PROCESO

con las actividades a desarrollar

Equipo (s) de cmputo puntos de red Comunicaciones Transporte e informacin Internet e intranet Fax

ENTES DE CONTROL

Controles y revisiones a las Nminas

IDENTIFICACIN DE RIESGOS PROCESO

C0NTROL

GESTIN DE NMINA Y NOVEDADES DE PERSONAL Daos en el sistema soporte para la evaluacin de la nmina Puede ocurrir que el sistema presente una avera o dao lo que impida la elaboracin oportuna de la nmina Falta de mantenimiento que permita detectar posibles fallas. Que no se pueda realizar el trmite y pago de nmina oportunam ente . Prote ger a la Empr esa Mantenimie nto y actualizaci n peridica de los sistemas

10

10

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CARACTERIZACIN DE PROCESO

Oportunidad en disponibilidad de fondos para el pago de la nmina

Se puede Falta presentar que reprevisin no se cuente planeacin con los recursos oportunament e

Que no se o pueda realizar el pago oportunam ente

10

10

Prote ger a la empr esa

Realizar oportunam ente el control y proyeccion es de los diferentes rubros para garantizar el pago mensual de la nmina

CONTROL DEL RIESGO CONTROL CONTROL ACTUAL ACCIONES A IMPLEMENTAR RESPONSA BLE FECHA INICIAL FECHA FINAL Permanent e REGISTROS DE AUDITORIA

GESTIN DE NMINA Y NOVEDADES DE PERSONAL Mantenimiento y actualizacin peridica de los sistemas Se controla el Sistema Realizar mantenimiento actualizacin y Registro de Mantenimiento

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CARACTERIZACIN DE PROCESO

Realizar oportunamente el control y proyecciones de los diferentes rubros para garantizar el pago mensual de la nmina

Se mantiene rubros para el pago mensual de nmina

Realizar oportunamente las proyecciones para el pago

Mensual

Proyecciones pago mensual de nmina.

POLTICAS DE ADMINISTRACIN DEL RIESGOS RIESGOS POLTICA GESTIN DE NMINA Y NOVEDADES DE PERSONAL Mantenimiento y actualizacin peridica de los sistemas El Hardware y Software se mantiene adecuadamente previendo los riesgos que impidan elaborar la nmina

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CARACTERIZACIN DE PROCESO

CONTROL DE CAMBIOS CAMBIO GESTIN DE NMINA Y NOVEDADES DE PERSONAL Se disea la propuesta para planear, ejecutar, verificar y evaluar el proceso de gestin de nmina y novedades de personal de la empresa. La cual contiene el objetivo, la poltica, las actividades, las caractersticas de la informacin de entrada y salida, los 30 de indicadores de gestin, los recursos humanos, los requisitos normativos, los modelos y noviembre de formatos sugeridos, los recursos fsicos y tecnolgicos, la identificacin de riesgos, el 2012 control de riesgo y, las polticas de administracin de riesgos. Elabor Revis y Aprob FECHA VERSIN

V01

OFELMA AVELLANEDA CORANTI

Grupo de Gestin Humana. Empresa Didctica __________________________ SENA - CGA

Instructor Asesor Grupo de Gestin Humana

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