Rujukan Kami: KP 1583/87/Jid.28 ( 25)
Tarikh: if ¥ Ogos 2009
“Semua Ketua Bahagian/ Jabatan
Kementerian Pelajaran Malaysia
Y. Bhg. Datuk/Dato'/Datin/Tuan/Puan,
SURAT PEKELILING KEWANGAN BIL 6 TAHUN 2009
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN JAWATANKUASA PENGURUSAN
KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA) DI KEMENTERIAN PELAJARAN
MALAYSIA
TUJUAN
a. Surat Pekeliling Kewangan (SPK) ini bertujuan untuk menguatkuasakan
penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) di setiap
Bahagian/ Jabatar/ Institusi Pendidikan, Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM).
LATAR BELAKANG
2. Selaras dengan penstrukturan semula KPM pada tahun 2008 dan
penguatkuasaan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008 maka
pengurusan JPKA di semua peringkat Bahagian/Jabatan/ Institusi Pendidikan
perlu dikemas kini.
3. JPKA bertujuan untuk mengawal, mengesan dan menilai prestasi
pengurusan kewangan dan akaun supaya berjalan lancar dan mematuhi Akta
Prosedur Kewangan 1957, Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Perbendaharaan,
Surat Pekeliling Perbendaharaan dan SPK yang berkuatkuasa,
4PENUBUHAN DAN PERANAN
4. Semua Bahagian/ Jabatan/ Institusi Pendidikan yang bertaraf Pusat
Tanggungjawab (PTJ) dikehendaki menubuhkan JPKA, Walau bagaimanapun,
Institusi. Pendidikan yang bukan bertaraf PTJ adalah digalakkan untuk
menubuhkan JPKA masing-masing.
5. Pelantikan keahlian JPKA di peringkat Bahagian/ Jabatan/ Institusi
Pendidikan yang bertaraf PTJ adalah seperti di Lampiran A.
6. Setiap peringkat JPKA bertanggungjawab untuk melaksanakan perkara
berikut
(i) Mengadakan mesyuarat tiga bulan sekali selepas tamat tempoh
setiap suku tahun.
(ji) Menyediakan Minit Mesyuarat JPKA dalam tempoh 3 hari dari tarikh
mesyuarat
Menyediakan Laporan JPKA (Lampiran Ill, PP Bil. 10/2008).
7. Ketua Jabatan hendaklah memastikan JPKA dilaksanakan mengikut semua
perkara seperti di perenggan 6. Kegagalan melaksanakan perkara tersebut
akan menyebabkan Bahagian/Jabatan berkenaan dikenakan teguran audit
8. Ketua Jabatan juga dikehendaki melaksanakan agenda mesyuarat JPKA
yang merangkumi perkara-perkara berikut;
(i) Pengurusan Bajet
(i) Pengurusan Perakaunan (Buku Vot, Akaun Panjar, Pendahuluan Diri/
Pelbagai dan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah/ Akaun
Deposit)
(ii) Pengurusan Pungutan dan Tunggakan Hasil
(iv) Pengurusan Perolehan
(v) Pengurusan Aset & Stor
(vi) Penyediaan dan Pembentangan Penyata Kewangan dan Laporan
Tahunan oleh Badan-badan Berkanun(vii) Laporan Pertanyaan Jabatan Audit Negara, Audit Dalam dan Audit
Sekolah
(viii) Latihan Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
PENYELARASAN JPKA
8. Bahagian Kewangan adalah urus setia bagi pelaksanaan dan pelaporan
JPKA di peringkat KPM
40. Penyelaras di peringkat Bahagian/ Jabatan/ Institusi Pendidikan adalah
seperti di Lampiran B.
44. Setiap penyelaras bertanggungjawab untuk mengumpul minit mesyuarat
dan laporan suku tahun JPKA daripada agensi di bawah kawalannya untuk
tujuan pemantauan dan auditan serta menyelesaikan isu-isu berkenaan
pengurusan kewangan yang berbangkit di peringkat masing-masing
12. Hanya Minit Mesyuarat dan Laporan Suku Tahun JPKA di peringkat
BahagianJJPN sahaja perlu dikemukakan kepada Bahagian Kewangan
sebelum tarikh seperti berikut;
Tempoh Tarikh
‘Suku Tahun Pertama | 15 April
‘Suku Tahun Kedua | 45 Julai
‘Suku Tahun Ketiga 15 Oktober
‘Suku Tahun Keempat i 15 Februari
PEMATUHAN
43. Pematuhan kepada PP Bil. 10/2008, SPP Bil. 8/2008 dan SPK Bil. 6/2009
ini diambil kira sebagai salah satu aspek kenaikan pangkat Ketua-ketua Jabatan
dan pelaksanaan Star Rating Kementerian.PEMAKAIAN
14. SPK ini berkuat kuasa mulai tarikh ia dikeluarkan.
Sekian, terima kasih.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menurut perintah,
SaaS
(DATUK FATIMAH BT. MD. DENI)
b.p. Ketua Setiausaha
Kementerian Pelajaran Malaysia
sk
ksu
KPPM
TKSU (Pengurusan)
Semua TKPPM
BENSLampiran &
(SPK Bil 6 Tahun 2008)
KEAHLIAN JPKA DI SETIAP PERINGKAT KPM
4. Keahlian JPKA Di Peringkat Induk, KPM
[ Pengeru Ketua Setiausaha (KSU), KPM / Timbalan KSU
(Pembangunan), KPM
Setiausaha ‘Setiausaha Bahagian (SUB), Bahagian Kewangan
KPM
Abii i. Semua SUB / Pengarah Bahagian! Pengarah
Negeri
ji. Pegawai Kewangan/ Perakaunan
Pegawai-pegawai lain yang sesuai
2. Keahlian JPKA Di Peringkat Bahagian
Pengerusi ‘SUB/ Pengarah/ Timbaian SUB/ Timbalan
| Pengarah
Setiausaha Ketua Penolong Setiausaha (Kew)/ Ketua
__Penolong Pengarah (Kew)
Anti i. Semua Timbalan SUB/ Timbalan Pengarah
ii, Pegawai Kewangan/ Perakaunan
iii, Pegawai-pegawai lain yang sesuai
3. Keahlian JPKA Di Peringkat JPN
| Pengerusi Pengarah / Timbalan Pengarah
| Setiausaha Ketua Sektor (K2P)
Abii i. Semua Ketua Sektor
i Semua Ketua Aktiviti Ketua Unit
ili, Pegawai Kewangan/ Perakaunan
iv. _ Ketua Audit Dalam/Ketua Audit SekolahLampiran &
(SPK Bil 6 Tahun 2008)
4. Keahlian JPKA Di Peringkat PPD
| Pengerusi Pegawai Pelajaran Daerah (PPD) / Timbatan PPD
Setiausaha Penolong Akauntan/Pegawai Unit Kewangan
Ahii i. Semua Ketua UnitPenolong PPD
ii, _ Pegawai-pegawai lain yang sesuai |
5. Keahlian JPKA Di Peringkat Badan Berkanun, KPM
Ketua Eksekutiffketua Pengarah / Timbalan Ketua |
6. Keahlian JPKA Di Peringkat Institusi Pendidikan (Kolej Matrikulasi!
Institut Pendidikan Guru dan Bahagian Teknologi Pen
Pengerusi
Eksekutif/Timbalan Ketua Pengarah
Setiausaha SUB/ Pengarah (Kew)
Anli ‘Semua SUB/ Pengarah
il, _ Pegawai Kewangan/ Perakaunan
ii, Pegawai-pegawai lain yang sesuai
n Negeri)
Pengerusi Pengarah/ Timbalan Pengarah
Setiausaha Ketua Unit Khidmat Pengurusan/ Penolong
Akauntan |
Abli i. Semua Ketua Jabatan/Ketua Unit
Pegawai Kewangan/ Perakaunan |
ji, Pegawai-pegawai lain yang sesuaiLampiran &
(SPK Bul 6 Tarun 2009)
7. Keahlian JPKA Di Peringkat Sekolah PTJ
Pengerusi
" Setiausaha
Pengetua/ Guru Besar / Guru Penolong Kanan
(Pentadbiran)
Ketua Pembantu Tadbir! Pembantu Tadbir |
Kewangan__
i, Semua GPK/ Ketua Bidang/ Semua Ketua
Panitia
ii, Pegawai-pegawai lain yang sesuatLampiran 8
(SPK BiL 6 Tahun 2003)
PENYELARAS JPKA DI KPM
Penyelaras JPKA di peringkat Bahagian,KPM
fonvelara Bahagian
4. | Bahagian Kewangan Bahagian Kewangan (BKew)
Bahagian Akaun (BA)
4
2
3. Bahagian Audit Dalam (BAD)
4
5
Bahagian Audit Sekolah (BAS)
Bahagian Dasar dan Hubungan Antarabangsa
(BDHA)
6. Bahagian Hal Ehwal Korporat (BHEK)
7. Bahagian Knidmat Pengurusan (BKP)
8. Bahagian Pembangunan (BP)
8 Bahagian Pembangunan dan Penilaian
Kompetensi (BPPK) |
| 10. Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM)
| 11. Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM)
12. Bahagian Perolenan dan Pengurusan Aset (BPPA)
13. Bahagian Psikolagi dan Kaunseling (BPSK)
44, Bahagian Tajaan Pendidikan (BT)
| 15. Bahagian Matrikulas’ (BM)
BPPOP
Bahagian Buku Teks (887)
Bahagian Pembanguran Kuriklum (BPK)
Bahagian Teknologi Pendidikan (TP)
Lembaga Peperiksaan Malaysia (LPM)
2. | Bahagian Perancangan
dan Penyelidikan
Dasar Pendidikan
(BPPDP)
Bahagian Pendidikan
Guru (BPG)
BPG
Pengurusan institut Pendiikan Guru (IPGM)
Institut Aminuddin Baki (IAB)
Jemaah Nazir dan Jaminan Kualiti(JNJK)
4, | Bahagian Pengurusan | 1. BPSH
| Sekolah Harian (BPSH) | 2. Bahagian Pelalaran Swasta (BPS)
3. Bahagian Pendidikan Islam (BP!)
4. Bahagian Pendidikan Khas (PKhas)
8. Bahagian Pendidikan Teknikal dan Vokasional
(PTV)
‘6. Bahagian Pengurusan Sekolah Berasrama
PenuhiKiuster (BPSBP)
7. Bahagian Sukan, Seni dan Kokurkulum (BSSK)iran 8
(SPR Bul 6 Tahun 2009)
Penyelaras JPKA di peringkat JPN/ Institusi Pendidikan
Bil Penyelaras. Jabatan/institusi Pendidikan
1. | BKew Jabatan Pelajaran Negeri (JPN)
2 | JPN PPD/ Sekolah PTY Harian
3. | BPTV ‘Sekolah Menengah Teknik & Vokasional
4, | BPKhas Sekolah Pendidikan Khas
5. | BSSK ‘Sekolah Sukan dan Seni
6 | BPI ‘Sekolah Agama Bantuan Kerajaan (SABK)
7, | BPsBP ‘Sekolah Berasrama Penuh (SBP)
@ ) 8M Kole] Matrikulasi
9 | BTP Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri
40. | BPG \
Institut Pendidikan Guru