Listas de distribuição via e-mail
| Existe um servidor dedicado ao suporte de listas de distribuição via e-mail. Este sistema é baseado no conhecido “Mailman” e nele podem ser criadas listas de difusão em massa para suporte às atividades das Unidades Orgânicas. |
Criação de novas listas
A criação de novas listas é realizada a pedido para o helpdesk, carecendo de validação caso não tenha origem num dos contactos técnicos ou administrativos autorizados pela Unidade Orgânica. No pedido devem ser incluídos os seguintes dados:
- nome proposto para a lista, segundo a estrutura acima indicada
- nome e e-mail da pessoa responsável pela administração da lista (terá funções de adição/remoção de utilizadores e subscritores e de ajuste de parâmetros)
- e-mail das pessoas que irão realizar a moderação da lista (aprovação ou não da difusão das mensagens pelos subscritores)
O nome das listas obedece, obrigatoriamente, ao formato:
- <unidade orgânica>-<descritivo>@listas.ipl.pt
- O número máximo de caracteres antes do @ é de 32
- Exemplo: estesl-atividades123@listas.ipl.pt
Endereço para administração de uma lista:
- https://listas.net.ipl.pt/mailman/admin/<nome da lista>
Todas as mensagens a difundir devem obedecer a algumas regras pré-definidas:
- Qual a dimensão das mensagens?
- Limite do sistema: 1MB. Mensagens com dimensão superior são imediatamente rejeitadas.
- Limite, por omissão e por lista: 40kB (max-message-size). Acima deste valor é necessária a aprovação da moderação. O valor pode ser alterado pelo administrador da lista até ao limite indicado pelo sistema.
- Quais os envios que exigem a aprovação da moderação?
- Mensagens enviadas por não subscritores da lista.
- Mensagens enviadas por subscritores da lista que se encontrem com a opção de moderação (ativa por omissão).
- Mensagens de dimensão superior ao valor definido pelo administrador da lista (opção geral max-message-size).
- Mensagens em que a lista foi indicada como BCC (Blind Carbon Copy).
- Sempre que a lista seja colocada em modo de moderação total.
- Participação nas listas com auto-subscrição pelo sistema
- Os utilizadores podem optar por não participar nas listas com auto-subscrição pelo sistema, para tal bastará aceder ao painel de gestão de conta e ativar a opção "Não participar nas listas automáticas IPL"
- São adicionalmente excluídas da participação nas listas com auto-subscrição as contas com os perfis de serviço, teste e laboratório.
Nota: A atual versão do software não confere aos administradores e moderadores da lista direitos implícitos de envio não moderado. Se é subscritor do e-mail que se pretende dispensar de moderação, bastará desligar a opção de moderação para o mesmo em Membership Management. Se não é subscritor (e não é conveniente sê-lo), o e-mail a dispensar de moderação deverá ser colocado em Privacy options->Filtros de remetentes na opção accept_these_nonmembers.
Uso sustentável do sistema
- O envio de mensagens por este método é sujeito a validação de consentimento (em conformidade com o RGPD). O sistema não envia mensagens para destinatários cujo e-mail seja distinto de .ipl.pt e que não tenham dado, explicitamente, consentimento para o envio. Excetuam-se os casos em que a legislação exija a dita comunicação - exceções lista-a-lista autorizadas pela Presidência do IPL;
- Quando uma mensagem de tamanho elevado é entregue a muitos destinatários, a dimensão total é significativa pelo que solicitamos aos utilizadores que moderem o envio de anexos nas listas de distribuição. A situação mais prática e razoável é o envio apenas de texto na mensagem difundida, sendo que os anexos terão sido previamente colocados num qualquer servidor web publico (ou até numa pasta publica de “Dropbox”) e na mensagem difundida são apenas colocados os links para os anexos;
- Agradece-se a compreensão da comunidade de utilizadores.