Documentos¶

O Odoo Documentos permite que você armazene, visualize e gerencie arquivos no Odoo.

Configuração¶

Através de Documentos ‣ Configuração ‣ Definições, é possível ativar a centralização dos arquivos vinculados a uma área específica da sua atividade. Por exemplo, ao selecionar Recursos Humanos, os seus documentos de RH ficam automaticamente disponíveis no espaço de trabalho RH, enquanto que os documentos relacionados com pagamentos ficam automaticamente disponíveis no subespaço de trabalho Pagamentos. É possível alterar o espaço de trabalho padrão pelo menu suspenso e editar as suas propriedades clicando no ícone (Link interno).

Espaços de trabalho¶

Os espaços de trabalho são pastas hierárquicas com o seu próprio conjunto de marcadores e ações. Existem espaços de trabalho padrão, mas pode criar os seus próprios espaços de trabalho indo a Documentos ‣ Configuração ‣ Espaços de trabalho e clicando em Novo. Na nova página, preencha as seguintes informações:

• Nome

• Espaço de trabalho principal: se você quiser criar um subespaço de trabalho, selecione seu Espaço de trabalho principal.

Há três abas disponíveis: Marcadores, Direitos de acesso e Descrição.

Marcadores¶

Marcadores são usados nos espaços de trabalho para adicionar um nível de diferenciação entre os documentos. São organizados por categoria e podem ser usados filtros para ordená-los.

Na aba Marcadores, clique em Adicionar uma linha, crie a Categoria de marcadores, e Nomeie os marcadores.

Direitos de acesso¶

Para gerenciar os direitos de acesso ao seu espaço de trabalho, vá à aba Direitos de acesso. Você pode adicionar Grupos de edição que podem ver, criar e editar os documentos do espaço de trabalho. Também é possível adicionar Grupos de leitura que apenas podem ver os documentos do espaço de trabalho.

Descrição¶

Pode adicionar informações descritiva ao seu espaço de trabalho indo à aba Descrição.

Gerenciamento de documentos¶

Ao selecionar ou abrir um documento, o painel direito apresenta diferentes opções, incluindo, por exemplo:

• (Download);

• (Share this selection): um URL de compartilhamento é copiado para a área de transferência;

• (Substituir): selecione um novo arquivo para substituir o existente. Desça até ao fundo do painel direito para ver o Histórico e Restaurar, Baixar, ou Eliminar o documento;

• (Travar);

• (Split);

• (Open chatter).

To modify the name of your file, edit the Name field. Click the (Move to trash) icon to delete your document.

A Contact or an Owner can be assigned. You can also modify the related Workspace and add Tags.

Ações diferentes estão disponíveis na parte inferior do painel direito, dependendo do espaço de trabalho em que o documento está armazenado.

Dividir documentos PDF¶

Selecione o PDF que pretende dividir e clique no ícone (tesoura). Uma nova visão apresenta todas as páginas do documento.

Por padrão, todas as páginas são divididas ao clicar em Dividir. Para remover uma divisão entre duas páginas, clique no ícone (tesoura).

Recursos adicionais¶

Select a workspace and click the New button to access additional features:

Upload¶

You can upload any file (max 64MB per file on Odoo Online) to your Documents app. Select the workspace where you want to upload your file, click the New button, then Upload.

Solicitação¶

Você pode solicitar arquivos e organizá-los como documentos para lembrar os usuários de fazer o download.

Select the workspace where the file should be stored, click the New button, then Request. Add the Document Name and select the person you need it from in the Request To field. You can also fill in the Due Date In, confirm the Workspace the document should belong to, and add Tags and a Message. Then, click Request. A placeholder for the missing document is created in the workspace.

Quando seu documento estiver disponível, clique no espaço reservado para carregá-lo.

Pode ver todos os documentos em falta indo à vista Atividade e à coluna Documento solicitado.

Link¶

To add a link to your documents dashboard, click Link, enter the URL, and Name it.

Planilha¶

To create a new spreadsheet, click Spreadsheet. You can select a Blank spreadsheet or an existing template.

Compartilhar¶

É possível tornar um documento ou um espaço de trabalho acessível para qualquer pessoa através do compartilhamento de um URL.

Compartilhar um documento¶

To generate a share link to a document, select the document and click the Share button.

No pop-up, você pode Nomear o link de compartilhamento, definir uma data de validade preenchendo o campo Válido até e, se tiver mais do que um site, selecionar o Site em questão para que o nome de domínio correto seja refletido no URL.

Click Copy Link & Close to copy the URL to your clipboard.

Compartilhar um espaço de trabalho¶

Você pode compartilhar um link de um espaço de trabalho e permitir que os usuários façam download do conteúdo, ou que façam download e upload dos arquivos nele.

To do so, go to the left column of your dashboard and select the workspace you want to share. You can also choose one or more tags that will be automatically added to the uploaded documents. Then, click the Share button.

In the pop-up, a share URL you can Copy is displayed. You can Name your share link and set a validity date by filling in the Valid Until field. If you own more than one site, select the Website you want so the share link reflects the right domain name.

Files upload¶

Toggle the Allow upload switch to allow users to upload files to your workspace.

Tick the Upload by Email checkbox to enable users to upload documents sent by email in the workspace.

Enter an alias in the Email Alias field. All documents sent to this email address are uploaded to the workspace using the chosen tags.

Ações de fluxo de trabalho¶

As ações de fluxo de trabalho auxiliam no gerenciamento de documentos e operações comerciais gerais. Estas são ações automatizadas que podem ser criadas e personalizadas para cada espaço de trabalho. Com um único clique, você pode, por exemplo, criar, mover, assinar, adicionar marcadores a um documento e processar contas.

Quando um documento atende aos critérios definidos, estas ações de fluxo de trabalho são exibidas no painel direito.

Criar ações de fluxo de trabalho¶

Para atualizar uma ação de fluxo de trabalho existente ou criar uma nova, vá a Documentos ‣ Configuração ‣ Ações e clique em Novo.

Definir as condições¶

Define the Action Name and then set the conditions that trigger the appearance of the action button on the right-side panel when selecting a file.

Há três tipos básicos de condições que você pode definir:

1. Marcadores: você pode usar as condições Contém e Não contém, o que significa que os arquivos devem ter ou não podem ter os marcadores aqui definidos;

2. Contato: os arquivos devem estar associados ao contato aqui definido;

3. Proprietário: os arquivos devem estar associados ao proprietário definido aqui.

Tipo de condição avançada: domínio¶

The developer mode needs to be activated to enable the Domain Condition type. Once done, click New Rule.

Para criar uma regra, você normalmente seleciona um campo, um operador e um valor. Por exemplo, se você quiser adicionar uma ação de fluxo de trabalho a todos os arquivos PDF em um espaço de trabalho, defina o campo como Tipo mime, o operador como contém e o valor do pdf.

Clique no ícone (Adicionar nova regra) e no ícone (Adicionar ramificação) para adicionar condições e sub-condições. Você pode então especificar se a sua regra deve corresponder a todas ou qualquer uma das condições. Também é possível editar a regra diretamente usando o Editor de código.

Configurar as ações¶

Go to the Actions section to set up your action. You can simultaneously:

• Mover para o espaço de trabalho: mover o arquivo para qualquer espaço de trabalho;

• Criar: criar um dos seguintes itens anexados ao arquivo em sua base de dados:

  • Vincular ao registro: criar uma ligação entre um documento e um registro de um modelo específico;

  • Modelo de produto: criar um produto que você possa editar diretamente;

  • Tarefa: criar uma tarefa de projeto que você pode editar diretamente;

  • Modelo de assinatura em PDF: criar um novo modelo de assinatura para enviar;

  • PDF para assinar: criar um modelo do app Assinar para assinar diretamente;

  • Candidato: criar uma nova candidatura no RH que pode ser editada diretamente;

  • Fatura do fornecedor: criar uma fatura do fornecedor usando OCR e IA para extrair informações do conteúdo do arquivo;

  • Fatura do cliente: criar uma fatura utilizando OCR e IA para extrair informações do arquivo;

  • Nota de crédito do fornecedor: criar uma nota de crédito do fornecedor usando OCR e IA para extrair informações do arquivo;

  • Nota de crédito: criar uma nota de crédito do cliente usando OCR e IA para extrair informações do arquivo;

  • Operações diversas: criar um lançamento de diário de Operações diversas;

  • Extrato bancário: importar um extrato bancário;

  • Recibo de compra: criar um recibo de fornecedor;

  • Despesa: criar uma despesa de RH.

• Definir contato: adicionar um contato ao arquivo ou substituir um contato existente por um novo;

• Definir proprietário: adiciona um proprietário ao arquivo ou substitui um proprietário existente por um novo;

• Set Tags: add, remove, and replace any number of tags.

To set up activities related to your actions, go to the Activities section:

• Atividades - Marcar como concluído: marca todas as atividades vinculadas ao arquivo como concluídas;

• Atividades - Agendar atividade: cria uma nova atividade vinculada ao arquivo, conforme configurado na ação. Você pode optar por definir a atividade no proprietário do documento.

Digitalizar documentos com IA e reconhecimento óptico de caracteres (OCR)¶

Documents available in the Finance workspace can be digitized. Select the document to digitize, click Create Vendor Bill, Create Customer Invoice, or Create Customer Credit Note, and then click Send for Digitization.