Suivi et facturation du temps¶
Odoo Helpdesk provides teams with the ability to track the amount of hours spent working on a ticket, and to bill a customer for that time. Through integrations with the Sales, Timesheets, Project and Accounting applications, customers can be charged once the work is completed, or before it has even begun.
Avertissement
Since the Track & Bill Time features require integration with other applications, enabling them may result in the installation of additional modules or applications.
L’installation d’une nouvelle application sur une base de données Une App Gratuite déclenche une période d’essai de 15 jours. À la fin de la période d’essai, si aucun abonnement payant n’est ajouté à la base de données, elle ne sera plus active ou accessible.
Configurer les fonctionnalités Suivi & Facturation du temps¶
Before a customer can be invoiced for support services, the Track & Bill Time features must be enabled on each Helpdesk team individually.
Activer le suivi et la facturation du temps sur une équipe d’assistance¶
To view and enable the Track & Bill Time features on a Helpdesk team, first navigate to . Then, select a team from the list, or create a new one. This reveals a team’s settings page.
Sur la page des paramètres de l’équipe, faites défiler jusqu’à la section Suivi & Facturation du temps. Cochez les cases intitulées Feuilles de temps et Facturation du temps.
Une fois que la case Feuilles de temps est cochée, un nouveau champ apparaît, intitulé Projet.
Note
If this is the first time this feature has been enabled on this database, the page may need to be manually saved and refreshed before the Project field appears.
The project selected in this field represents where all the timesheets for this team’s tickets are recorded. Click into the Project drop-down menu to select a project.
To create a new project where the timesheets are recorded, click into the Project drop-down menu, type a name for the project, and then click Create from the drop-down menu beneath.
Configurer des produits de service¶
When the Time Billing feature is enabled, a new product is created in the Sales app
called Service on Timesheets. This product can be found under . Then, search for Service on Timesheets in the Search… bar.
This is the product that is used when invoicing for post-paid support services after they have
been completed.
Select Service on Timesheets from the product page. This reveals the product detail form. The product is configured with the Product Type set to Service and the Invoicing Policy set to Based on Timesheets. Make any necessary changes to the product record, such as the Cost or Sales Price.
In order to invoice for support services before the work has been completed (also known as prepaid support services), a separate product with a different invoicing policy must be created.
To create a new service product, go to , and click New. This reveals a blank product detail form.
Sur le formulaire du nouveau produit, ajoutez un Nom du produit et définissez le Type de produit sur Service. Ensuite, définissez la Politique de facturation sur Prépayé/Prix fixe. Ceci signifie qu’une facture peut être générée et que le paiement peut être reçu pour ce produit avant qu’aucune entrée de feuilles de temps n’ait été enregistrée pour ces services.
Enfin, définissez le Prix de vente et confirmez que l”Unité de mesure est définie sur Heures.
Facturer des services d’assistance prépayés¶
When support services are billed on a fixed price, an invoice can be created before any work is completed on the issue. In this case, a service product with the Invoicing Policy set to Prepaid/Fixed Price would be used, just like the section above.
Créer une commande avec un produit prépayé¶
To invoice a customer for prepaid support services, first create a sales order (SO) with the support services product. To do this, go to . Then, click New to reveal a blank quotation form.
Ensuite, complétez le formulaire de devis avec les informations relatives au client.
Allez à l’onglet Lignes de la commande du devis et cliquez sur Ajouter un produit. Sélectionnez ensuite le produit de services prépayés configuré dans les étapes ci-dessus. Mettez à jour le champ Quantité avec le nombre d’heures.
Après avoir mis à jour toutes les autres informations nécessaires, confirmez le devis. Cette opération convertit le devis en une commande.
Créer et envoyer un facture pour des services prépayés¶
Once the SO has been confirmed, click the Create Invoice button. This opens a Create invoices pop-up window.
If no down payment is collected, the Create Invoice type can remain as Regular Invoice. If a down payment is collected, choose between either Down payment (percentage) or Down payment (fixed amount).
Lorsque les informations nécessaires ont été saisies, cliquez sur Créer une facture brouillon.
La facture peut ensuite être envoyée au client pour paiement.
Créer un ticket d’assistance pour des services prépayés¶
Pour créer un ticket d”Assistance pour des services prépayés, allez à et cliquez sur le bouton Tickets pour afficher le pipeline d’une équipe spécifique. Cliquez sur Nouveau pour créer un nouveau ticket.
Sur le formulaire de ticket vierge, donnez un Titre au ticket et saisissez les informations relatives au Client.
When the customer name is added, the Sales Order Item field automatically populates with the most recent prepaid sales order item that has time remaining.
Suivre les heures sur un ticket d’assistance¶
Le temps passé à travailler sur un ticket d”Assistance est suivi dans l’onglet Feuilles de temps du ticket en question.
Sur le formulaire détaillé du ticket, cliquez sur l’onglet Feuilles de temps et cliquez sur Ajouter un ligne. Choisissez un Employé, ajoutez une Description de la tâche et saisissez le nombre d”Heures passées.
As new lines are added to Timesheets tab, the Remaining Hours on SO field, at the bottom-right of the tab, is automatically updated.
Note
If the number of hours on the Timesheets tab exceeds the number of hours sold, the Remaining Hours of SO turns red.
Au fur et à mesure que des heures sont ajoutées à l’onglet Feuilles de temps, elles sont également automatiquement mises à jour dans le champ Livré sur le bon de commande.
Facturer des services d’assistance post-payés¶
When support services are billed based on the amount of time spent on an issue, an invoice cannot be created before the total number of hours required to solve the problem have been entered on a timesheet. In this case, a service product with the Invoicing Policy set to Based on Timesheets would be used, like the one created in the section above.
Créer un bon de commande avec un produit suivi dans le temps¶
To invoice a customer for post-paid support services, first create a sales order (SO) with the support services product. To do this, go to . Then, click New to reveal a blank quotation form.
Complétez le devis avec les informations relatives au client.
Sur l’onglet Lignes de la commande, cliquez sur Ajouter un produit. Sélectionnez le produit de services post-payés configuré dans les étapes susmentionnées. Après avoir mis à jour toutes les autres informations nécessaires, confirmez le devis.
Important
Unlike with the prepaid services quotation, Odoo does not allow an invoice to be created at this time. That is because no services have been performed; in other words, nothing has been delivered, therefore, there is nothing to invoice.
Créer un ticket d’assistance pour les services suivis dans le temps¶
To record a Timesheet entry for time-tracker services, go to the app, and select the appropriate team for which these services apply.
If there is already an existing ticket for this issue, select it from the Kanban view. This opens the ticket details form. If there is no existing ticket for this customer issue, click New to create a new ticket and enter the necessary customer information on the blank ticket details form.
After selecting or creating a ticket, go to the Sales Order Item drop-down menu. Select the SO created in the previous step.
Suivre les heures d’assistance sur un ticket¶
Afin de créer une facture pour un produit basé sur des feuilles de temps, il faut suivre et enregistrer les heures. À ce stade, le service est considéré comme livré. Pour enregistrer les heures pour ce service d’assistance, cliquez sur l’onglet Feuilles de temps du ticket.
Cliquez sur Ajouter une ligne pour enregistrer une nouvelle entrée. Sélectionnez une fiche d”Employé dans le menu déroulant et enregistrez les heures passées dans la colonne Heures passées.
Répétez ces étapes si nécessaire jusqu’à ce que toutes les heures passées sur le problème aient été enregistrées.
Créer une facture pour les heures suivies sur un ticket¶
After the customer’s issue has been solved, and it is determined no new timesheet entries need to be made, an invoice can be created, and the customer can be billed.
Pour ce faire, retournez au bon de commande en cliquant sur le bouton intelligent Bon de commande en haut du ticket.
Avant de créer la facture, confirmez que le nombre dans la colonne Livré correspond au nombre total d”Heures passées indiqué dans l’onglet Feuilles de temps du ticket.
Then, click Create Invoice. This opens a Create invoice(s) pop-up window.
If no down payment is collected, the Create Invoice type can remain as Regular Invoice. If a down payment is collected, choose between either Down payment (percentage) or Down payment (fixed amount).
Important
Use the Timesheets Period field if this invoice should only include timesheets from a certain time period. If this field is left blank, all applicable timesheets that have not yet been invoiced will be included.
When the necessary information has been entered, click Create Draft. The invoice can then be reviewed, edited, and sent to the customer for payment.
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