Ausencias¶

La aplicación Tiempo personal de Odoo centraliza toda la información relacionada con los permisos, ausencias, vacaciones y mucho más. Esta aplicación le permitirá gestionar solicitudes, días disponibles, asignaciones, aprobaciones y reportes.

Los usuarios pueden solicitar tiempo personal y ver un resumen de sus solicitudes y balances de tiempo personal. Los gerentes pueden asignar tiempo personal a personas, equipos, o toda la empresa, así como aprobar solicitudes de tiempo personal.

Puede elaborar reportes detallados para ver cuánto tiempo personal (y de que tipo) se está usando, crear planes de asignación y configurar días festivos.

Configuración¶

Primero debe configurar los tipos de tiempo personal para que pueda asignárselo a los empleados y para que los empleados puedan solicitarlo y utilizarlo.

Tipos de tiempo personal¶

Vaya a Tiempo personal ‣ Configuración ‣ Tipos de tiempo personal para visualizar todos los tipos de tiempo personal configurados. Aparecerán en una vista de lista.

La aplicación Tiempo personal incluye tres tipos de tiempo personal preconfigurados: Tiempo personal pagado, Tiempo personal por enfermedad, Sin pagar y Días compensatorios. Además, puede modificarlos para adaptarlos a las necesidades de su empresa o utilizarlos tal y como están.

Crear tipos de tiempo personal¶

Vaya a Tiempo personal ‣ Configuración ‣ Tipos de tiempo personal para crear uno nuevo. Una vez allí, haga clic en el botón Nuevo para abrir un formulario de tipo de tiempo personal vacío.

Escriba el nombre para un tipo de tiempo personal en específico en la línea vacía ubicada en la parte superior del formulario, como Permiso por enfermedad o Vacaciones, y después ingrese la siguiente información en el formulario.

Sección de solicitudes de tiempo personal¶

• Aprobación: seleccione el tipo de aprobación necesario para ese tipo de tiempo personal. Las opciones disponibles son las siguientes:

  • Sin validación: Este tipo de tiempo personal no necesita que lo validen, la solicitud de tiempo personal se aprueba en automático.

  • Por el encargado de tiempo personal: Solo el encargado de tempo personal especificado y designado en este formulario en el campo Encargado de tiempo personal notificado deberá aprobar la solicitud. Esta es la opción que está seleccionada de forma predeterminada.

  • Por aprobador de empleado: Solo el aprobador indicado para tiempo personal de ese empleado, configurado en la pestaña Información de trabajo en el formulario del empleado, deberá aprobar la solicitud.

  • Por aprobador de empleado y encargado de tiempo personal: Tanto el aprobador de tiempo personal especificado y el encargado de tiempo personal del empleado deberán aprobar la solicitud.

Sección de solicitudes de asignación¶

• Necesita asignación: Seleccione Sí si debe asignar el tiempo personal a los empleados, pero seleccione Sin límite si pueden solicitarlo sin que se los haya asignado con anterioridad. Las siguientes opciones no aparecerán en el formulario si seleccionó Sin límite.

• Solicitudes de empleados: Seleccione Solicitudes de días adicionales permitidas si el empleado puede solicitar más tiempo personal del que tiene asignado.

  Seleccione la opción No permitido si los empleados no deberían poder solicitar más tiempo personal del que tienen asignado.

  Example

  Se le asignan diez días al empleado para este tipo particular de tiempo personal y se activa la opción Solicitudes de días adicionales permitidas. El empleado quiere tomarse unas vacaciones de doce días. Pueden enviar una solicitud para dos días adicionales, ya que está activada la opción Solicitudes de días adicionales permitidas.

  Importante

  Es importante tomar en cuenta que solicitar tiempo personal adicional no garantiza que esta solicitud se acepte.

• Aprobación: Seleccione el tipo de aprobación necesaria para la asignación de este tipo de tiempo personal en particular.

  • Aprobación del encargado de tiempo personal indica que el encargado de tiempo personal configurado en ese formulario debe aprobar la asignación.

  • No necesita validación indica que no es necesaria ninguna aprobación.

Sección de configuración¶

• Encargado de tiempo personal notificado: Seleccione a la persona que recibirá la notificación y es responsable de aprobar las solicitudes y las asignaciones de este tipo de tiempo personal en específico.

• Tomar tiempo personal por: Seleccione el formato correspondiente para la solicitud de tiempo personal con el menú desplegable.

  Las opciones son:

  • Día: si el tiempo personal solo se puede solicitar en intervalos de días completos (es decir, 8 horas).

  • Medio día: si el tiempo personal solo se puede solicitar en intervalos de medios días (es decir, 4 horas).

  • Horas: si el tiempo personal se puede tomar en intervalos por horas.

• Descontar horas adicionales: Habilite esta opción si las solicitudes de tiempo personal se toman en cuenta para cualquier hora adicional acumulada por el empleado.

  Example

  Si un empleado trabajó dos horas adicionales en la semana y solicita un permiso por cinco horas, entonces la solicitud solo sería por tres horas, ya que primero se toman las otras dos horas adicionales que trabajó y se restan de la solicitud.

• Permitir adjuntar justificantes: Seleccione esta casilla para que el empleado pueda adjuntar documentos a su solicitud de tiempo personal. Esta opción es útil en casos en los que es necesario mostrar algunos documentos, como un documento de incapacidad médica a largo plazo.

• Tipo de ausencia: Seleccione el tipo de tiempo personal en el menú desplegable, ya sea Tiempo trabajado o Ausencia. Tiempo trabajado indica que el tiempo personal que se tomó cuenta como tiempo trabajado para cualquier tipo de asignación deseada por el empleado, mientras que Ausencia no cuenta para ningún tipo de asignación.

• Empresa: Si creó varias empresas en la base de datos y este tipo de tiempo personal solo aplica para una, selecciónela con el menú desplegable. Si deja este campo vacío, el tipo de tiempo personal será para todas las empresas de la base de datos. Este campo solo aparece en bases de datos multiempresa.

Sección de límite negativo¶

Active la opción Permitir límite negativo si los empleados pueden solicitar más tiempo personal del que ya tienen, permitiendo un balance negativo. Si se activa, aparecerá el campo Cantidad en negativo. En este campo debe ingresar la cantidad máxima negativa permitida en días.

Sección de Nómina¶

Seleccione el Tipo de entrada de trabajo de la lista desplegable en caso de que el tipo de tiempo personal deba crear Entradas de trabajo en la aplicación Nómina.

Sección de Hojas de horas¶

Cuando un empleado toma tiempo personal y también usa las hojas de horas, Odoo crea entradas en la aplicación Hoja de horas para ese tiempo. Esta sección define cómo registrarlas.

• Proyecto: Seleccione el proyecto en el que aparecen las entradas del tipo de tiempo personal.

• Tarea: Seleccione la tarea que aparece en la hoja de horas para este tipo de tiempo personal. Las opciones predeterminadas son Tiempo personal, Reunión y Capacitación.

Sección de opciones de visualización¶

• Color: Seleccione el color a utilizar en el tablero de la aplicación Tiempo personal.

• Imagen de portada: Seleccione el icono a utilizar en el tablero de la aplicación Tiempo personal.

Planes de acumulación¶

Es posible obtener tiempo personal a través de los planes de acumulación. Es decir, por cada cantidad de tiempo especificada que los empleados trabajan (hora, día, semana, etc), ganan o acumulan una cantidad específica de tiempo personal.

Crear planes de acumulación¶

Vaya a Tiempo personal ‣ Configuración ‣ Planes de acumulación para crear uno nuevo. Una vez allí, haga clic en el botón Nuevo para abrir un formulario de plan de acumulación vacío.

Proporcione la siguiente información en el formulario:

• Nombre: Escriba el nombre del plan de acumulación.

• Tiempo de ganancia acumulado: Seleccione cuándo comenzará a acumular tiempo personal el empleado, puede ser al inicio del periodo acumulado o al final del periodo acumulado.

• Tiempo de traspaso: Seleccione esta opción cuando el empleado reciba tiempo que haya acumulado con anterioridad. Las opciones son:

  • Al inicio del año: Seleccione esta opción si el tiempo acumulado se transferirá el 1 de enero del siguiente año.

  • En la fecha de asignación: Seleccione esta opción si el tiempo acumulado se transferirá en cuanto se lo asigne al empleado.

  • Otro: Seleccione esta opción si ninguna de las anteriores aplica. Al seleccionarla aparecerá el campo Fecha de traspaso, allí elija una fecha con los dos menús desplegables, uno es para el día y el otro para el mes.

• Según el tiempo trabajado: Active esta opción si la acumulación del tiempo personal se determina con las horas trabajadas. Los días que no se consideren como tiempo trabajado no cuentan para el plan de acumulación en Odoo.

  Example

  An employee is granted time off from an accrual plan configured to accrue one day of vacation for every five days worked. The accrual plan is based on the employee’s worked time (the Based on worked time checkbox is ticked).

  The employee works standard 40-hour weeks. According to the accrual plan, they should earn four vacation days per month.

  The employee takes five days off. The time off type the employee has taken has the Kind of Time Off configured as an Absence.

  Since the accrual plan only grants time off based on the worked time, the employee does not accrue a vacation day for the five days of time off that is considered an absence.

  At the end of the month, the employee accrues only three days, instead of four.

• Transición del objetivo: Este campo solo es visible después de que hayan configurado al menos dos reglas en el plan de acumulación. Esta selección determina cuándo los empleados pasan a un nuevo objetivo. Si califican para cambiar de objetivo a la mitad de un periodo de pago, decida si el empleado cambiará de inmediato o después de este periodo de acumulación (es decir, luego del periodo de pago actual).

• Empresa: Este campo solo aparece en una base de datos multiempresa. Use el menú desplegable para seleccionar la empresa a la que se aplica el plan de acumulación. Si deja este campo vacío podrá usar el plan de acumulación en todas las empresas.

Reglas¶

Las reglas se deben crear para que los empleados puedan acumular tiempo con el plan de acumulación.

Para crear una regla haga clic en el botón Nuevo objetivo que se encuentra junto a la sección Reglas, aparecerá el formulario emergente Crear objetivo.

Complete los siguientes campos del formulario:

• Acumulación del empleado: Seleccione los parámetros para el tiempo personal acumulado en esta sección.

  Primero seleccione ya sea los días o las horas para la incrementación del plan de acumulación usando el menú desplegable.

  Después, ingrese la cantidad numérica del parámetro seleccionado que se acumula. El formato numérico es X.XXXX, así que también es posible configurar horas o días parciales.

  Finalmente, seleccione la frecuencia con la que el tiempo se acumulará con el menú desplegable. Las opciones son Por horas, Diario, Semanal, Dos veces al mes, Mensual, Dos veces al año o Anual.

  Es posible que aparezcan otros campos dependiendo de la opción que elija. Por ejemplo, si selecciona Dos veces al mes aparecerán otros dos campos para especificar los días de cada mes en los que llega a los objetivos.

• Limitar el tiempo acumulado: Habilite esta opción si hay una cantidad máxima de días que el empleado puede acumular con este plan.

  Cuando esta opción se activa, aparecen dos campos adicionales debajo. Seleccione el tipo de tiempo desde el menú desplegable, ya sea en Días u Horas.

  Después, ingrese un valor numérico en el campo para especificar la cantidad máxima de tiempo que se puede acumular.

• Objetivo logrado: Proporcione el número y el valor del periodo que debe pasar antes de que un empleado empiece a acumular tiempo personal. El primer valor es numérico y deberá escribir un número en el primer campo.

  Después seleccione el tipo de periodo con el menú desplegable del segundo campo. Las opciones disponibles son días, meses y años.

• Traspasar: seleccione cuánto del tiempo que no se usó se traspasará. Las opciones son:

  • Ninguno, el tiempo acumulado se restablece a 0: El tiempo personal que no sea utilizado se perderá.

  • Todo el tiempo acumulado se traspasa: Todo el tiempo sin usar se traspasará al siguiente año natural.

  • Traspasar con un máximo: El tiempo personal que no se usó se traspasa al siguiente año, pero tiene un límite. Si selecciona esta opción, aparecerá el campo Hasta donde deberá seleccionar el número máximo de días que se pueden traspasar al próximo año. Todo el tiempo acumulado que pase este límite se perderá.

Una vez que haya completado el formulario, haga clic en Guardar y cerrar para guardar el formulario Crear objetivo y cerrar la ventana emergente o haga clic en Guardar y crear nuevo para guardar el formulario y crear otro objetivo. Agregue tantos objetivos como desee.

Días festivos¶

Para tomar en cuenta los días festivos y otorgar días libres adicionales como días festivos a los empleados, configure los días festivos en Odoo

Es importante configurar estos días en Odoo para que los empleados sepan qué días tienen libres y no tengan que solicitar tiempo personal en los que ya tienen establecidos como días festivos (es decir, días no laborables).

Además, todos los días festivos configurados en la aplicación Tiempo personal también aparecen en las aplicaciones que usan el horario laboral, como Calendario, Planeación, Fabricación, entre otras.

Debido a que Odoo se integra con otras aplicaciones que usan horarios laborales, se debe asegurar que todos los días festivos estén configurados.

Crear días festivos¶

Para crear un día festivo, vaya a Tiempo personal ‣ Configuración ‣ Días festivos.

Todos los días festivos aparecen en una vista de lista.

Haga clic en el botón Nuevo, aparecerá una línea nueva en la parte inferior de la lista.

Ingrese la siguiente información en la nueva línea:

• Nombre: Escriba el nombre del día festivo.

• Empresa: La empresa actual completa este campo de forma predeterminada si se encuentra en una base de datos multiempresa. No es posible editar este campo.

  Nota

  El campo Empresa está oculto de forma predeterminada. Para verlo, haga clic en en icono (opciones adicionales) que se encuentra en la esquina superior derecha de la lista, a la derecha de los títulos de las columnas, y seleccione la opción Empresa en el menú desplegable.

• Fecha de inicio: Seleccione la fecha y hora de inicio del día festivo con el selector de fecha y hora, después haga clic en Aplicar. Este campo está configurado para la fecha actual de forma predeterminada. La hora de inicio se establece según la hora de inicio para la empresa (según los horarios laborales). Si la computadora del usuario está configurada en una zona horaria distinta, esta se ajusta según la diferencia en comparación con la de la empresa.

• Fecha de finalización: Seleccione la fecha y hora de finalización del día festivo con el selector de fecha y hora, después haga clic en Aplicar. Este campo está configurado para la fecha actual de forma predeterminada y la hora se establece según la hora de finalización para la empresa (según los horarios laborales). Si la computadora del usuario está configurada en una zona horaria distinta, esta se ajusta según la diferencia en comparación con la de la empresa.

  Example

  Una empresa ubicada en San Francisco cuyo horario laboral es de 9:00 a. m. a 6:00 p. m., su día laboral es de ocho horas con una hora de almuerzo.

  Para un usuario de Nueva York cuya computadora esté configurada con el huso horario UTC-5, un día festivo mostrará la duración de 12:00 p. m. a 9:00p. m., tomando en cuenta las tres horas de diferencia.

  De la misma manera, si el usuario está en Los Ángeles y el huso horario de su computadora está en UTC-7, la duración del día festivo será de 9:00 a. m. a 6:00 p. m.

• Horas laborales: Seleccione las horas laborales con el menú desplegable en caso de que el día festivo solo esté destinado a los empleados con un horario en específico. En caso de que no seleccione nada, el día festivo será para todos los empleados.

• Tipo de entrada de trabajo: Si usa la aplicación Nómina, este campo define de qué forma aparecerá la entrada de trabajo en un día feriado. Seleccione el tipo de entrada de trabajo en el menú desplegable.

Días obligatorios¶

Algunas empresas tienen días especiales donde algunos departamentos o todo el personal deben estar presentes, por lo que no permiten que se tome tiempo personal en esos días.

En Odoo, estos tipos de días se llaman días obligatorios y se pueden configurar ya sea para una empresa o para todo el departamento. Al configurarlos los empleados en ese departamento o empresa no podrán solicitar tiempo personal en esos días.

Crear días obligatorios¶

En Odoo no hay ningún día obligatorio configurado de forma predeterminada. Para crear uno, vaya a Tiempo personal ‣ Configuración ‣ Días obligatorios.

Haga clic en el botón Nuevo en la esquina superior izquierda y aparecerá una línea en blanco en la lista.

Ingrese la siguiente información en la nueva línea:

• Nombre: Escriba el nombre del día obligatorio.

• Empresa: Si se encuentra en una base de datos multiempresa este campo será visible y la empresa actual completará el campo. Seleccione la empresa que tendrá el día obligatorio con el menú desplegable.

• Departamentos: Esta columna está oculta de forma predeterminada. Primero, haga clic en el icono (opciones adicionales) que se encuentra en la esquina superior derecha junto a Color y después seleccione la casilla ubicada a un lado de Departamentos para que aparezca.

  Ahora seleccione los departamentos para los que se aplicarán estos días desde el menú desplegable. Puede seleccionar varios departamentos y no hay un límite a la cantidad de departamentos que puede usar.

  Si este campo se deja en blanco, el día obligatorio se aplica a toda la empresa.

• Fecha de inicio: Con el selector de calendario seleccione la fecha en la que empieza el día obligatorio.

• Fecha de finalización: Seleccione la fecha en la que termina el día obligatorio con el selector de calendario. Si el día obligatorio dura un solo día, la fecha de finalización debe ser la misma que la fecha de inicio.

• Color: Seleccione un color de las opciones disponibles si así lo desea. En caso contrario, seleccione la opción sin color que está representada por un recuadro blanco con una línea roja en diagonal. El color seleccionado aparece en el tablero principal de la aplicación Tiempo personal, tanto en el calendario como en la leyenda.

Vista general¶

Vaya a Tiempo personal ‣ Información general para visualizar los días por colores relacionados al tiempo libre de los usuarios y de sus equipos administrados. Aquí podrá consultar un calendario con el filtro predeterminado Mi equipo en una vista por mes.

Para cambiar el rango de tiempo que se muestra, haga clic en el botón Mes para revelar un menú desplegable. Después seleccione Día, Semana, Mes o Año para que el calendario se vea en la vista correspondiente.

Para avanzar o retroceder en el calendario en el rango que seleccionó (Semana, Mes, etc.) haga clic en ← (fecha izquierda) o → (fecha derecha) para avanzar o retroceder dentro de ese tiempo específico.

Por ejemplo, si selecciona Mes, las flechas ajustarán la vista por un mes.

Para cambiar la vista a una que incluya la fecha actual solo haga clic en el botón Hoy.

Los miembros del equipo aparecen en orden alfabético en líneas individuales y su tiempo personal solicitado (no importa si está en estado validado o por aprobar) está visible en el calendario.

Cada empleado tiene un color que se selecciona de forma aleatoria y no está relacionado con el tipo de tiempo personal que solicitaron.

El estado del tiempo personal se representa con el color se la solicitud de forma completa (Validado) o con líneas (Por aprobar).

El número de días u horas solicitadas aparece en la solicitud (si hay suficiente espacio disponible).

El gráfico de barras ubicado en la parte inferior del calendario, en la línea Total, muestra el número de personas que se estima no estarán en un día en específico. El número en cada barra individual representa el número de empleados que no estarán disponibles en los días resaltados.

Haga clic en una entrada de tiempo personal para ver sus respectivos detalles. El número total de horas o días están incluidos, además de la hora de inicio y fin del tiempo personal. Haga clic en el botón Ver para ver los detalles de la solicitud en una ventana emergente.

Informes¶

La función de reportes permite que los usuarios conozcan el tiempo personal de su equipo, ya sea por empleado o por tipo de tiempo personal. Esto les permite ver qué empleados tienen un permiso, cuánto tiempo tomarán y qué tipos de tiempo personal están en uso.

Es posible agregar cualquier reporte a una hoja de cálculo, ya sea en la vista (Gráfico) o (Tabla dinámica) con el botón Insertar en hoja de cálculo que aparece en la esquina superior izquierda del reporte.

Por empleado¶

Vaya a Tiempo personal ‣ Reportes ‣ Por empleado para visualizar un reporte de las solicitudes de tiempo personal por empleado.

El reporte predeterminado muestra la información del año en curso en una vista de lista en la que todos los empleados aparecen en orden alfabético. La línea de cada empleado estará oculta en automático, para expandirla, haga clic en cualquier parte de la lista.

La vista se expandirá y tendrá las solicitudes de tiempo personal organizadas por tipo de tiempo personal. Haga clic en cualquier parte de la línea de tiempo personal para expandirla y ver todas las solicitudes de tiempo personal individuales que son de ese tipo.

La información que se muestra en esta lista incluye: nombre del empleado, número de días solicitados, la fecha de inicio, la fecha de finalización, el estado y la descripción.

También puede visualizar el reporte de otras formas. Haga clic en el botón con la opción correspondiente para ver los datos de esa manera en específico, estos se encuentran en la esquina superior derecha de la página. Las opciones son la vista de lista (que es la vista predeterminada), de gráfico, de tabla dinámica y de calendario.

Cuando se hace una selección aparecerán opciones adicionales particulares de esa vista. Para información más detallada sobre los reportes y sus varias opciones, vea la documentación sobre reportes.

Por tipo¶

Para ver una lista con todo el tiempo personal, organizado por tipo, vaya a Tiempo personal ‣ Reportes ‣ Por tipo. Allí aparecerá cada tipo de tiempo personal en un gráfico de barras de forma predeterminada.

Pase el cursor por encima de la barra para ver la Duración (en día) de ese tipo de tiempo personal en específico.

Haga clic en la barra para ir a la vista de lista detallada de todas las solicitudes de tiempo personal para ese tipo de tiempo personal.

Cada solicitud incluye la siguiente información: Empleado, Número de días, Tipo de solicitud, Fecha de inicio, Fecha de finalización, Estado y Descripción.

También puede visualizar el reporte de otras formas. Haga clic en el botón con la opción correspondiente para ver los datos de esa manera en específico, estos se encuentran en la esquina superior derecha de la página. Las opciones son la vista de gráfico (que es la vista predeterminada), de lista y de tabla dinámica.

Cuando se hace una selección aparecerán opciones adicionales particulares de esa vista. Para información más detallada sobre los reportes y sus varias opciones, vea la documentación sobre reportes.