Aktivitäten¶

Aktivitäten sind Folgeaufgaben, die an einen Datensatz in einer Odoo-Datenbank gebunden sind.

Das Symbol, mit dem Aktivitäten angezeigt werden, variiert je nach Aktivitätstyp:

• Symbol (Uhr): das Standardsymbol für Aktivitäten.

• Symbol (Telefon): Ein Telefonanruf wurde geplant.

• Symbol (Umschlag): Eine E-Mail wurde geplant.

• Symbol (check) icon: Eine To-do wurde geplant.

• Symbol:icon:fa-users (people): Ein Meeting wurde geplant.

• Symbol (Hochladen): Das Hochladen eines Dokuments wurde geplant.

• Symbol (Unterschrift anfragen): Eine Signaturanfrage wurde geplant.

Aktivitäten planen¶

Aktivitäten können auf jeder Seite der Datenbank geplant werden, die einen Chatter-Thread, eine Kanban-Ansicht, eine Listenansicht oder eine Aktivitätenansicht einer App enthält.

Chatter¶

Aktivitäten können aus dem Chat eines beliebigen Datensatzes erstellt werden.

Um eine neue Aktivität zu planen, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktivitäten, die sich am oberen Rand des Chatter befindet. Im Pop-up-Fenster Aktivität planen, das erscheint, füllen Sie das Formular aus.

Kanban-Ansicht¶

Aktivitäten können auch aus der (Kanban)-Ansicht erstellt werden.

Klicken Sie dazu auf das Symbol (clock) icon, das sich am unteren Rand eines einzelnen Datensatzes befindet.

Klicken Sie auf + Eine Aktivität planen, dann fahren Sie fort, um das Formular zur Planung einer Aktivität auszufüllen.

Listenansicht¶

Aktivitäten können auch aus der (Liste)-Ansicht erstellt werden.

Wenn die Spalte Aktivitäten ausgeblendet ist, schalten Sie sie mit dem Symbol (Einstellungsanpassung) ganz rechts in der oberen Zeile ein.

Klicken Sie dann auf das Symbol |Uhr| für den Datensatz, dem die Aktivität hinzugefügt werden soll, und dann auf + Eine Aktivität planen. Füllen Sie das Formular aus, das erscheint.

Aktivitätsansicht¶

Die meisten Apps in Odoo verfügen über eine Aktivitätsansicht. Wenn diese verfügbar ist, sehen Sie in der oberen rechten Ecke der Hauptmenüleiste zwischen den anderen Symbolen für die Ansichtsoptionen eine |Uhr|.

Klicken Sie auf die |Uhr|, um die Aktivitätsansicht zu öffnen.

In dieser Ansicht werden alle verfügbaren Aktivitäten in den Spalten aufgelistet, während die horizontalen Einträge alle einzelnen Datensätze darstellen.

Aktivitäten, die grün erscheinen, haben ein Fälligkeitsdatum in der Zukunft, Aktivitäten, die orange erscheinen, sind heute fällig, während Aktivitäten, die rot erscheinen, überfällig sind.

Farbbalken in jeder Spalte stellen Datensätze für bestimmte Aktivitätstypen dar und zeigen eine Zahl an, die angibt, wie viele Aktivitäten für diesen Typ geplant sind.

Wenn für einen Datensatz mehrere Aktivitätstypen geplant sind, erscheint in dem Feld eine Zahl, die die Gesamtzahl der geplanten Aktivitäten angibt.

Um eine Aktivität für einen Datensatz zu planen, bewegen Sie den Mauszeiger über das entsprechende Feld. Klicken Sie auf (Pluszeichen), das erscheint und dann füllen Sie dann das Formular zum Planen der Aktivität aus.

Formular „Aktivität planen“¶

Aktivitäten können von vielen verschiedenen Stellen aus geplant werden, z. B. aus dem Chatter eines Datensatzes oder von einer von mehreren Ansichten in einer App, sofern verfügbar: der Kanban-Ansicht, der Listenansicht oder der Aktivitätsansicht.

Füllen Sie die folgenden Informationen des Formulars aus:

• Aktivitätstyp: Wählen Sie die Art der Aktivität aus dem Dropdown-Menü. Die Standardoptionen sind: E-Mail, Anruf, Meeting oder To-do. Je nachdem, welche anderen Apps installiert sind, können weitere Optionen verfügbar sein.

• Zusammenfassung: Geben Sie eine kurze Beschreibung der Aktivität ein, wie Vorschlag besprechen.

• Fälligkeitsdatum: Wählen Sie über das Kalender-Pop-over die Frist der Aktivität aus.

• Zugewiesen an: Standardmäßig füllt der aktuelle Benutzer dieses Feld aus. Um der Aktivität einen anderen Benutzer zuzuweisen, wählen Sie ihn aus dem Dropdown-Menü aus.

• Notizen: Fügen Sie jegliche Informationen für die Aktivität in diesem Feld ein.

Wenn das Pop-up-Fenster Aktivität planen abgeschlossen ist, klicken Sie auf eine der folgenden Schaltflächen:

• Kalender öffnen: öffnet den Kalender des Benutzer, um die Aktivität hinzuzufügen und zu planen.

  Klicken Sie auf das gewünschte Datum und die Uhrzeit für die Aktivität und ein Pop-up-Fenster Neues Ereignis erscheint. Die Zusammenfassung aus dem Pop-up-Fenster Aktivität planen füllt das Feld Titel.

  Geben Sie die Informationen in das Pop-up-Fenster Neues Ereignis ein und klicken Sie dann auf Speichern & Schließen, um es zu planen. Sobald die Aktivität geplant ist, wird sie dem Chatter unter dem Abschnitt Geplante Aktivitäten hinzugefügt.

  Wichtig

  Die Schaltfläche Kalender öffnen erscheint nur, wenn der Aktivitätstyp entweder auf Anruf oder Meeting eingestellt ist.

• Planen: plant die Aktivität und fügt die Aktivität zum Chatter unter Geplante Aktivitäten hinzu.

• Planen & als erledigt markieren: fügt die Details der Aktivität dem Chatter unter Heute hinzu. Die Aktivität ist nicht geplant, sondern wird automatisch als erledigt markiert.

• Erledigt & nächste Aktivität planen: fügt die Details der Aktivität dem Chatter unter Heute hinzu. Die Aktivität ist nicht geplant, sondern wird automatisch als erledigt markiert und ein neues Pop-up-Fenster Aktivität planen erscheint.

• Abbrechen: verwirft alle im Pop-up-Fenster Aktivität planen vorgenommenen Änderungen.

Alle geplanten Aktivitäten¶

Um eine konsolidierte Liste der Aktivitäten, geordnet nach Apps, anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol |Uhr| im Kopfmenü oben rechts.

Wenn Aktivitäten geplant sind, erscheint die Anzahl der Aktivitäten in einer roten Blase auf dem Symbol |Uhr|.

Alle Aktivitäten für jede App sind weiter in Unterabschnitte unterteilt, die angeben, an welcher Stelle der App die Aktivität abgeschlossen werden soll. Jeder Unterabschnitt listet die Anzahl der geplanten Aktivitäten auf, die Verspätet, Heute fällig und Anstehend sind.

Example

In der Abwesenheiten-App ist im Dashboard Alle Abwesenheitsanträge eine Aktivität geplant und im Dashboard Zuweisungen sind sechs Aktivitäten geplant.

Diese Anträge erscheinen in zwei separaten Listen im Dropdown-Menü „Alle Aktivitäten“: eine mit der Bezeichnung Abwesenheit und eine mit der Bezeichnung Urlaubsanspruch.

Ein Dokument anfragen¶

Die Option Dokument anfragen ist am unteren Ende der Liste aller geplanten Aktivitäten verfügbar, die Option Dokument anfragen erscheint. Klicken Sie auf Dokument anfragen und ein Pop-up-Fenster Datei anfragen erscheint.

Füllen Sie die folgenden Informationen des Formulars aus:

• Dokumentname: Geben Sie einen Namen für das angefragte Dokument ein.

• Anfrage an: Wählen Sie den Benutzer, an den die Dokumentanfrage gesendet werden soll, aus dem Dropdown-Menü aus.

• Fälligkeitsdatum: Geben Sie einen numerischen Wert ein, der angibt, wann das Dokument fällig ist. Neben diesem Feld ist ein Feld Tage sichtbar. Klicken Sie auf Tage, die Standardoption, um ein Dropdown-Menü aufzurufen. Wählen Sie aus der Liste die gewünschte Zeitspanne aus. Die Optionen sind Tage, Wochen, oder Monate.

• Arbeitsbereich: Wählen Sie den bestimmten Arbeitsbereich aus dem Dropdown-Menü aus, in dem das Dokument hochgeladen werden soll.

• Stichwörter: Wählen Sie die gewünschten Stichwörter aus dem Dropdown-Menü aus. Die verfügbaren angezeigten Stichwörter basieren auf den für den ausgewählten Arbeitsbereich konfigurierte Stichwörter.

• Nachricht: Geben Sie eine Nachricht ein, um die Dokumentanfrage in diesem Feld zu erklären.

Wenn alle Felder ausgefüllt werden, klicken Sie auf Anfrage, um die Dokumentanfrage zu versenden.

Aktivitätstypen¶

Um die aktuell in der Datenbank konfigurierten Aktivitätstypen anzusehen, gehen Sie zu Einstellungen ‣ Dialog ‣ Aktivitätseinstellungen ‣ Aktivitätstypen.

Auf diese Weise gelangen Sie auf die Seite Aktivitätstypen, auf der Sie die vorhandenen Aktivitätstypen finden.

Aktivitätstypen bearbeiten¶

Um einen bestehenden Aktivitätstyp zu bearbeiten, klicken Sie auf den Aktivitätstyp, und das Formular für die Aktivitätstyp wird geladen.

Nehmen Sie alle gewünschten Änderungen am Formular für den Aktivitätstyp vor. Das Formular wird automatisch gespeichert. Sie können es aber auch jederzeit manuell speichern, indem Sie auf die Option Manuell speichern klicken, die durch ein Symbol (Cloud-Upload) in der oberen linken Ecke der Seite dargestellt wird.

Neue Aktivitätstypen erstellen¶

Um einen neuen Aktivitätstyp zu erstellen, klicken Sie auf Neu auf der Seite Aktivitätstypen und ein leeres Aktivitätsartenformular wird geladen.

Geben Sie oben im Formular einen Name für den Aktivitätstyp ein und tragen Sie dann die folgenden Informationen in das Formular ein.

Abschnitt „Aktivitätseinstellungen”¶

• Aktion: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü eine Aktion aus, die mit diesem neuen Aktivitätstyp verbunden ist. Einige Aktionen lösen bestimmte Verhaltensweisen aus, nachdem eine Aktivität geplant wurde, wie z. B.:

  • Dokument hochladen: Wenn ausgewählt, wird ein Link zum Hochladen eines Dokuments direkt zu der geplanten Aktivität im Chatter hinzugefügt.

  • Anruf oder Meeting: Wenn ausgewählt, haben Benutzer die Möglichkeit, ihren Kalender zu öffnen, um einen Termin für diese Aktivität zu planen.

  • Signatur anfragen: Wenn Sie diese Option auswählen, wird der geplanten Aktivität im Chatter automatisch ein Link zum Öffnen eines Pop-up-Fensters zur Anforderung einer Signatur hinzugefügt. Dazu muss Odoo E-Signatur installiert sein.

  Bemerkung

  Die verfügbaren Aktivitätstypen hängen von den installierten Apps in der Datenbank ab.

• Ordner: Wählen Sie einen bestimmten Ordner des Arbeitsbereichs, in dem ein Dokument gespeichert werden soll. Dieses Feld erscheint nur, wenn Dokument hochladen für die Aktion ausgewählt wurde.

  Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den Ordner, in dem das Dokument gespeichert wird.

• Standardbenutzer: Wählen Sie einen Benutzer aus dem Dropdown-Menü aus, um diese Aktivität automatisch dem ausgewählten Benutzer zuzuweisen, wenn diesen Aktivitätstyp geplant wird. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird die Aktivität dem Benutzer zugewiesen, der die Aktivität erstellt.

• Standardzusammenfassung: Geben Sie eine Notiz ein, die immer dann erscheint, wenn dieser Aktivitätstyp erstellt wird.

  Bemerkung

  Die Informationen in den Feldern Standardbenutzer und Standard-Zusammenfassung werden bei der Erstellung einer Aktivität übernommen. Sie können jedoch geändert werden, bevor die Aktivität geplant oder gespeichert wird.

• Erledigte beibehalten: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit Aktivitäten, die als Erledigt markiert wurden, in der Aktivitätsansicht sichtbar bleiben.

• Standardnotiz: Geben Sie eine beliebige Notiz ein, die mit der Aktivität erscheinen soll.

Abschnitt „Nächste Aktivität”¶

Es ist möglich, eine weitere Aktivität vorzuschlagen oder auszulösen. Dazu konfigurieren Sie den Abschnitt Nächste Aktivität.

• Verkettungstyp: Wählen Sie entweder Nächste Aktivität vorschlagen oder Nächste Aktivität auslösen aus dem Dropdown-Menü. Je nach gewählter Option wird entweder das Feld Vorschlagen oder Auslösen angezeigt.

  Bemerkung

  Das Feld Verkettungstyp erscheint nicht, wenn für die Aktion die Option Dokument hochladen gewählt wurde.

• Vorschlagen/Auslöser: Je nachdem, was für den Verkettungstyp ausgewählt wurde, zeigt dieses Feld entweder Vorschlagen oder Auslöser. Wählen Sie über das Dropdown-Menü die Aktivität aus, die Sie empfehlen oder als Folgeaufgabe des Aktivitätstyps planen möchten.

• Planen: Konfigurieren Sie dieses Feld, wann die nächste Aktivität vorgeschlagen oder ausgelöst wurde.

  Geben Sie zunächst einen numerischen Wert ein, der angibt, wann die Aktivität vorgeschlagen oder ausgelöst wird.

  Neben diesem Feld ist ein Feld Tage sichtbar. Klicken Sie auf Tage, die Standardoption, um ein Dropdown-Menü aufzurufen. Wählen Sie aus der Liste die gewünschte Zeitspanne aus. Die Optionen sind Tage, Wochen, oder Monate.

  Wählen Sie schließlich über das Dropdown-Menü aus, ob die Aktivität entweder nach vorheriger Aktivitätsfrist oder nach Abschlussdatum geplant oder ausgelöst wird.