Personalabrechnung¶

Odoo Persomalabrechnung wird verwendet, um Arbeitseinträge zu verarbeiten und Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter zu erstellen. Die Personalabrechnung arbeitet mit anderen Odoo-Apps wie Mitarbeiter, Abwesenheiten, Anwesenheiten und Planung zusammen.

Die Personalabrechnungsapp stellt sicher, dass es bei der Validierung von Arbeitseinträgen keine Probleme oder Konflikte gibt. Sie kümmert sich auch um länderspezifische Lokalisierungen, um sicherzustellen, dass die Gehaltsabrechnungen den lokalen Vorschriften und Steuern entsprechen, und ermöglicht die Zuweisung von Gehältern.

Einstellungen¶

Konfigurieren Sie die Personalabrechnungsapp, indem Sie zu Personalabrechnung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen navigieren. Hier werden die verschiedenen Einstellungen für Buchhaltung, Lokalisierung, Abwesenheiten, Warnungen und Gehaltsabrechnungen festgelegt.

Buchhaltung¶

Der Abschnitt „Buchhaltung“ des Konfigurationsmenüs bezieht sich auf drei Optionen:

• Einträge der Personalabrechnung: Aktivieren Sie diese Option, um Gehaltsabrechnungen in der Buchhaltung zu buchen.

• Personalabrechnung SEPA: Aktivieren Sie diese Option, um SEPA-Zahlungen zu erstellen.

• Sammelbuchungszeilen: Aktivieren Sie diese Option, um eine einzige Kontobuchungszeile aus allen Buchungseinträgen desselben Zeitraums zu erstellen. Dadurch wird die Erstellung von Einzelzahlungen deaktiviert.

Lokalisierungen¶

Lokalisierungen sind länderspezifische Einstellungen, die bei der Erstellung der Datenbank in Odoo vorkonfiguriert werden und alle Steuern, Gebühren und Zuschläge für das jeweilige Land berücksichtigen.

Der Abschnitt Lokalisierung der Einstellungen der Personalabrechnungsapp kann spezifische Einstellungen enthalten, die für den jeweiligen Standort festgelegt werden müssen. Diese Auswahl bietet auch einen detaillierten Überblick über alle Leistungen, die den Mitarbeitern gewährt werden.

Die in diesem Abschnitt angezeigten Einstellungen und Optionen variieren je nach der für die Datenbank aktivierten Lokalisierung.

Abwesenheit¶

• Freistellungen: Wenn die Freistellung nach der Validierung der Gehaltsabrechnungen erfolgt, muss die Freistellung auf den folgenden Gehaltszeitraum übertragen werden. Wählen Sie über das Dropdown-Menü im Feld Verantwortlich die Person aus, die für die Validierung dieser speziellen Freistellungssituationen verantwortlich ist.

  Example

  Ein Mitarbeiter wird am 15. des Monats und am letzten Tag des Monats bezahlt. Die Gehaltsabrechnungen werden normalerweise einen Tag vorher bearbeitet.

  Wenn die Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters am 30. genehmigt und bearbeitet wird, aber derselbe Mitarbeiter am 31. einen unerwarteten Krankheitstag nimmt, muss die Fehlzeit protokolliert werden.

  Da der Mitarbeiter bereits für einen regulären Arbeitstag am 31. bezahlt wird, wird der Krankheitstag auf den 1. des nächsten Monats (die nächste Gehaltsperiode) verschoben/angewandt, damit die Zeitsalden korrekt bleiben.

Personalabrechnung¶

• Benachrichtigungsfrist bei Vertragsende: Geben Sie die Anzahl Tage an, bevor der Vertrag ausläuft und Odoo benachrichtigt die verantwortliche Person über das anstehende Ende.

• Benachrichtigungsfrist bei Ablauf der Arbeitserlaubnis: Geben Sie die Anzahl Tage an, bevor eine Arbeitserlaubnis ausläuft und Odoo benachrichtigt die verantwortliche Person über das anstehende Ende.

• PDF-Anzeige von Gehaltsabrechnungen: Aktivieren Sie diese Option, um Gehaltsabrechnungen als PDF-Datei auf dem Gehaltsabrechnungsformular anzuzeigen.

Verträge¶

Damit ein Mitarbeiter bezahlt werden kann, muss er einen aktiven Vertrag für eine bestimmte Art von Beschäftigung haben. Das Erstellen und Anzeigen von Vertragsvorlagen sowie das Erstellen und Anzeigen von Beschäftigungsarten ist in diesem Abschnitt des Kopfmenüs der Konfiguration möglich.

Vorlagen¶

Vertragsvorlagen werden mit der Personalbeschaffungsapp verwendet, wenn Sie ein Angebot an einen Kandidaten senden. Die Vertragsvorlage bildet die Grundlage für ein Angebot und kann bei Bedarf für bestimmte Kandidaten oder Mitarbeiter geändert werden. Wenn eine Vertragsvorlage in der Personalabrechnungsapp erstellt oder geändert wird, werden die Änderungen auch in der Personalbeschaffungsapp übernommen.

Um die aktuell in der Datenbank verfügbaren Vertragsvorlagen anzuzeigen, gehen Sie zu Personalabrechnung ‣ Konfiguration: Vorlagen.

Auf der Seite Vertragsvorlagen werden alle aktuellen Vertragsvorlagen in einer Listenansicht angezeigt. Um die Details einer Vertragsvorlage anzuzeigen, klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Zeile, um das Vertragsformular zu öffnen. Die Vertragsvorlage kann von diesem Formular aus geändert werden. Fahren Sie fort, um die gewünschten Änderungen am Vertrag vorzunehmen.

Um eine neue Vertragsvorlage zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Geben Sie dann folgende Informationen auf der leeren Vertragsvorlage ein:

• Vertragsreferenz: Geben Sie eine kurze Beschreibung für die Vorlage ein. Diese sollte klar und leicht verständlich sein, da dieser Name auch in der Personalbeschaffungsapp erscheint.

• Arbeitsplan: Wählen Sie den gewünschten Arbeitsplan aus dem Dropdown-Menü aus, der für den Vertrag gilt. Wenn ein neuer Arbeitsplan erforderlich ist, erstellen Sie einen neuen Arbeitsplan.

• Quelle des Arbeitseintrags: Wählen Sie, wie die Arbeitseinträge generiert werden. Zu Auswahl stehen:

  • Arbeitsplan: Arbeitseinträge werden auf der Grundlage des ausgewählten Arbeitszeitplans erstellt.

  • Anwesenheiten: Arbeitseinträge werden auf der Grundlage der Anwesenheit des Mitarbeiters erstellt, wie sie in der Anwesenheiten-App protokolliert wird. Informationen zur An- und Abmeldung finden Sie in der Dokumentation Anwesenheiten.

  • Planung: Arbeitseinträge werden auf der Grundlage des Plans des Mitarbeiters in der Planungsapp erstellt.

• Gehaltsstrukturtyp: Wählen Sie den Gehaltsstrukturtyp aus dem Dropdown-Menü aus.

• Abteilung: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Abteilung aus, für die die Vertragsvorlage gilt. Wenn die Vorlage leer ist, gilt sie für alle Abteilungen.

• Stelle: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Stelle aus, für die die Vertragsvorlage gilt. Wenn die Vorlage leer ist, gilt sie für alle Stellen.

• Lohn auf Personalabrechnung: Geben Sie den Monatslohn in das Feld ein.

• Vertragstyp: Wählen Sie die Art des Vertrags aus dem Dropdown-Menü. Diese Liste ist die gleiche wie die Anstellungsarten.

• Personalverantwortlicher: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den Mitarbeiter aus, der für die Validierung der Verträge unter Verwendung dieser Vorlage zuständig ist.

• Dokumentvorlage für neuen Vertrag: Wählen Sie ein Standarddokument aus, das ein neuer Mitarbeiter unterschreiben muss, um ein Angebot anzunehmen.

• Dokumentenvorlage für Vertragsaktualisierung: Wählen Sie ein Standarddokument aus, das ein aktueller Mitarbeiter unterschreiben muss, um seinen Vertrag zu aktualisieren.

Reiter „Gehaltsinformationen“¶

• Lohntyp: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü zwischen Festlohn und Stundenlohn.

• Bezahlung planen: Wählen Sie über das Dropdown-Menü aus, wie oft der Mitarbeiter bezahlt wird. Zu den Optionen gehören Jährlich, Halbjährlich, Vierteljährlich, Zweimonatlich, Monatlich, Halbmonatlich, Zweiwöchentlich, Wöchentlich, oder Täglich.

• Lohn: Geben Sie den Bruttolohn ein. Der Zeitraum, der in diesem Feld angezeigt wird, basiert auf der Auswahl im Feld Bezahlung planen. Es wird empfohlen, das Feld Jährliche Kosten (real) zuerst auszufüllen, da dieses Feld dann automatisch aktualisiert wird.

• Jährliche Kosten (real): Geben Sie die jährlichen Gesamtkosten ein, die der Arbeitnehmer den Arbeitgeber kostet. Wenn dieser Wert eingegeben wird, wird das Feld Monatliche Kosten (real) automatisch aktualisiert.

• Monatliche Kosten (real): Dieses Feld ist nicht editierbar. Der Wert wird automatisch ausgefüllt, nachdem die Jährliche Kosten (real) eingegeben wurde.

Leistungen vor Steuern und Abzüge nach Steuern¶

Je nach den für das Unternehmen festgelegten Lokalisierungseinstellungen variieren die Einträge in diesem Abschnitt oder sie erscheinen gar nicht.

Einige Einträge können sich zum Beispiel auf Rentenkonten, Krankenversicherungsleistungen und Pendlervergünstigungen beziehen.

Geben Sie die Geldbeträge oder Prozentsätze ein, um anzugeben, wie viel vom Gehalt des Mitarbeiters für die verschiedenen Leistungen und/oder Abzüge verwendet wird.

Anstellungsarten¶

Um alle vorkonfigurierten Anstellungsarten anzuzeigen, gehen Sie zu Personalabrechnung ‣ Konfiguration: Verträge: Anstellungsarten.

Die Anstellungsarten werden in einer Listenansicht auf der Seite Anstellungsarten dargestellt.

Die Standardanstellungsarten sind Unbefristet, Befristet, Saisonal, Interim, Vollzeit, Teilzeit und Unbefristet.

Um eine neue Anstellungsart anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu in der oberen linken Ecke. Daraufhin erscheint unten auf der Seite Anstellungsarten eine leere Zeile.

Geben Sie in dieser neuen leeren Zeile den Namen der Anstellungsart in der Spalte Name ein. Wenn die Anstellungsart länderspezifisch ist, wählen Sie das Land über das Dropdown-Menü in der Spalte Land aus. Wenn ein Land ausgewählt ist, dann gilt die Anstellungsart nur für dieses spezifische Land.

Um die Reihenfolge der Anstellungsarten zu ändern, klicken Sie auf das Symbol sechs kleine graue Kästchen links neben der Anstellungsart Name und ziehen Sie die Zeile an die gewünschte Position in der Liste.

Arbeitseinträge¶

Ein Arbeitseintrag ist ein einzelner Datensatz auf dem Zeiterfasssungsbogen eines Mitarbeiters. Arbeitseinträge können so konfiguriert werden, dass sie alle Arten von Arbeit und Abwesenheit berücksichtigen, z. B. Anwesenheit, Krankheit, Schulung oder Gesetzlicher Feiertag.

Arbeitseintragsarten¶

Wenn Sie einen Arbeitseintrag in der Personalabrechnungsapp erstellen oder wenn ein Mitarbeiter Informationen in der Zeiterfassungsapp eingibt, muss eine Arbeitseintragsart ausgewählt werden. Die Liste der Arbeitseintragsarten wird automatisch anhand der in der Datenbank festgelegten Lokalisierungseinstellungen erstellt.

Um die aktuell verfügbaren Arbeitseintragsarten anzuzeigen, gehen Sie zu Personalabrechnung ‣ Konfiguration ‣ Arbeitseinträge ‣ Arbeitseintragsarten.

Jede Arbeitseintragsart hat einen Code, der die Erstellung von Gehaltsabrechnungen erleichtert und sicherstellt, dass alle Steuern und Gebühren korrekt eingegeben werden.

Neue Arbeitseintragsart¶

Um eine neue Arbeitseintragsart zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und füllen Sie die Informationen für die folgenden Abschnitte auf dem Formular aus.

Reiter „Allgemeine Informationen“¶

• Name der Arbeitseintragsart: Der Name sollte kurz und aussagekräftig sein, z. B. Krankheit oder Gesetzlicher Feiertag.

• Lohnart: Dieser Code erscheint zusammen mit der Arbeitseintragsart auf Zeiterfassungen und Gehaltsabrechnungen. Da der Code in Verbindung mit der Buchhaltungsapp verwendet wird, sollten Sie sich bei der Buchhaltung erkundigen, welchen Code Sie verwenden müssen.

• DMFA-Code: Dieser Code wird verwendet, um DMFA-Einträge in einem entsprechenden DMFA-Bericht zu identifizieren. Der DMFA-Bericht ist ein vierteljährlicher Bericht, den in Belgien ansässige Unternehmen für die Sozialversicherungsmeldung vorlegen müssen. In diesem Bericht werden die von den Arbeitnehmern während des Quartals geleistete Arbeit sowie die an diese Arbeitnehmer gezahlten Gehälter aufgeführt.

• Externer Code: Dieser Code wird für den Export von Daten an einen externen Gehaltsabrechnungsdienst verwendet. Erkundigen Sie sich bei dem verwendeten Drittanbieter nach dem Externen Code, den Sie für die neue Arbeitseintragsart eingeben müssen.

• SDWorx-Code: Dieser Code dient nur Unternehmen, die SDWorx, ein Personalabrechnungsdienstleister, verwenden.

• Farbe: Wählen Sie eine Farbe für die jeweilige Arbeitseintragsart.

In Gehaltsabrechnungsabschnitt anzeigen¶

• Rundung: Die ausgewählte Rundungsmethode bestimmt, wie Mengen auf Zeiterfassungseinträge auf der Gehaltsabrechnung angezeigt werden.

  • Keine Rundung: Ein Zeiterfassungseintrag wird nicht geändert.

  • Halber Tag: Ein Zeiterfassungseintrag wird auf den nächsten halben Tag gerundet.

  • Tag: Ein Zeiterfassungseintrag wird auf den nächsten vollen Tag gerundet.

Abschnitt „Unbezahlt“¶

• Unbezahlt in Strukturtypen: Wenn es sich bei dem Arbeitseintrag um unbezahlte Arbeit handelt, geben Sie in dem Dropdown-Menü an, für welche Lohnstruktur der Eintrag für unbezahlte Arbeit gilt. Einige Situationen, in denen Arbeit auf einer Zeiterfassung erfasst, aber nicht vergütet wird, wären z. B. unbezahlte Praktika, unbezahlte Schulungen oder ehrenamtliche Tätigkeiten.

Abschnitt „Gültig für Vorteile“¶

• Mahlzeitcheck: Wenn der Arbeitseintrag auf einen Mahlzeitcheck angerechnet werden soll, kreuzen Sie das Kästchen an.

• Repräsentationsgebühren: Wenn der Arbeitseintrag auf Repräsentationsgebühren angerechnet werden soll, kreuzen Sie das Kästchen an.

• Erstattung für Privatfahrzeug: Wenn der Arbeitseintrag auf eine Erstattung für Privatfahrzeug angerechnet werden soll, kreuzen Sie das Kästchen an.

Abschnitt „Anwesenheitsoptionen“¶

• Abwesenheiten: Kreuzen Sie dieses Kästchen an, wenn der Arbeitseintrag für eine Abwesenheitsanfrage ausgewählt werden kann oder ein Eintrag in der Abwesenheiten-App.

  Wenn Abwesenheiten markiert ist, erscheint ein Feld Abwesenheitsart. Dieses Feld enthält ein Dropdown-Menü, mit dem Sie die Abwesenheitsart auswählen können, z. B. Bezahlte Abwesenheit, Krankheit oder Überstunden.

  Sie können eine neue Abwesenheitsart in das Feld eingeben, wenn die aufgelisteten Abwesenheitsarten im Dropdown-Menü die benötigte Abwesenheitsart nicht anzeigen.

• Abwesenheit richtig halten: Dies gilt nur für belgische Unternehmen und erscheint nicht für andere Lokalisierungen. Markieren Sie dieses Kästchen, wenn es sich bei dem Arbeitseintrag um eine Abwesenheit handelt, die sich auf den Abwesenheitausgleich für das folgende Jahr auswirkt. In einigen Fällen kann sich die in einem bestimmten Zeitraum genommene Abwesenheit auf die Höhe der Abwesenheiten auswirken, die der Mitarbeiter im folgenden Jahr erhält oder die ihm zusteht.

Abschnitt „Berichtswesen“¶

• Ungeplante Abwesenheit: Wenn der Arbeitseintrag im Bericht über unvorhergesehene Abwesenheiten sichtbar sein soll, kreuzen Sie dieses Feld an.

Arbeitspläne¶

Um die aktuell konfigurierten Arbeitspläne anzuzeigen, gehen Sie zu Personalabrechnung ‣ Konfiguration ‣ Arbeitspläne. Die Arbeitspläne, die für die Verträge und Arbeitseinträge eines Mitarbeiters verfügbar sind, finden Sie in dieser Liste.

Arbeitspläne sind unternehmensspezifisch. Jedes Unternehmen muss jede Art von Arbeitszeitplan angeben, die es verwendet. Wenn die Datenbank nur für ein Unternehmen erstellt wird, ist die Spalte „Unternehmen“ nicht verfügbar.

Neuer Arbeitsplan¶

Um einen neuen Arbeitsplan zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Geben Sie die Informationen in das Formular ein.

Die Felder werden für eine normale 40-Stunden-Woche automatisch ausgefüllt, können aber geändert werden. Ändern Sie zunächst den Namen der Arbeitszeit, indem Sie den Text im Feld Name ändern. Als nächstes nehmen Sie die Anpassungen an den Tagen und Uhrzeiten vor, die für die neue Arbeitszeit gelten.

Im Reiter Arbeitsstunden ändern Sie die Auswahlen Wochentag, Tageszeitraum und Arbeitseintragsart, indem Sie auf die Drop-down-Menüs in jeder Spalte klicken und die gewünschte Auswahl treffen. Die Spalten Arbeitszeit von und Arbeitszeit bis werden durch Eingabe der Uhrzeit geändert.

Wenn die Arbeitszeit in einer zweiwöchigen Konfiguration sein soll, klicken Sie links auf die Schaltfläche Wechsel zum 2-Wochen-Kalender. Dadurch werden Einträge für eine Gerade Woche und eine Ungerade Woche erstellt.

Gehalt¶

Strukturtypen¶

In Odoo basiert die Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters auf Strukturen und Strukturtypen, die sich beide darauf auswirken, wie ein Mitarbeiter Zeiterfassungen eingibt. Jeder Strukturtyp ist ein individueller Satz von Regeln für die Verarbeitung einer Zeiterfassung, die aus verschiedenen darin verschachtelten Strukturen besteht. Strukturtypen legen fest, wie oft ein Mitarbeiter bezahlt wird, wie viele Stunden er arbeitet und ob der Lohn auf einem Gehalt basiert (fest) oder wie viele Stunden der Mitarbeiter gearbeitet hat (variabel).

Ein Strukturtyp könnte z. B. Mitarbeiter sein, und dieser Strukturtyp könnte zwei verschiedene Strukturen enthalten: eine Struktur für Reguläres Gehalt, die alle separaten Regeln für die Verarbeitung des regulären Gehalts enthält, sowie eine Struktur für einen Jahresendbonus, die nur die Regeln für den Jahresendbonus enthält. Sowohl die Struktur für Reguläres Gehalt als auch die Struktur für Jahresendbonus sind Strukturen innerhalb des Strukturtyps Mitarbeiter.

Die verschiedenen Strukturtypen können Sie unter Personalabrechnung ‣ Konfiguration ‣ Gehalt: Strukturtypen einsehen.

Es gibt zwei Standardstrukturtypen in Odoo: Mitarbeiter oder Arbeiter.

In der Regel wird Mitarbeiter für Angestellte verwendet, weshalb die Lohnart Monatliches Festgehalt lautet, und Arbeiter wird in der Regel für Mitarbeiter verwendet, die nach Stunden bezahlt werden, weshalb die Lohnart Stundenlohn lautet.

Neuer Strukturtyp¶

Um einen neuen Strukturtyp anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und ein leeres Formular für einen Strukturtyp erscheint.

Fahren Sie fort, Informationen in die Felder einzugeben. Die meisten Felder sind vorausgefüllt, aber alle Felder können geändert werden.

• Strukturtyp: Geben Sie den Namen für den neuen Strukturtyp aus, wie Mitarbeiter oder Arbeiter.

• Land: Wählen Sie das Land aus dem Dropdown-Menü aus, für das der neue Strukturtyp gilt.

• Standardlohnart: Wählen Sie aus, welche Lohnart der neue Strukturtyp verwendet, entweder Festlohn oder Stundenlohn.

  Wenn der Typ für Angestellte verwendet werden soll, die in jeder Gehaltsperiode den gleichen Lohn erhalten, wählen Sie Festlohn.

  Wenn der Typ für Mitarbeiter verwendet werden soll, die in jeder Lohnperiode einen Lohn entsprechend ihrer gearbeitet Stunden erhalten, wählen Sie Stundenlohn.

• Standardmäßig geplante Zahlung: Wählen Sie den typischen Zahlungsplan für den neuen Strukturtyp aus dem Dropdown-Menü. Die Optionen sind Monatlich, Vierteljährlich, Halbjährlich, Jährlich, Wöchentlich, Zweiwöchentlich, Zweimonatlich. Dies gibt an, wie oft diese spezifische Art von Struktur ausgezahlt wird.

• Standardarbeitszeiten: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Standardarbeitszeiten für den neuen Strukturtyp aus. In dem Dropdown-Menü werden alle verfügbaren Arbeitszeiten für das aktuell ausgewählte Unternehmen angezeigt. Die Standardarbeitszeit, die in Odoo vorkonfiguriert ist, ist die Option Standard 40 Stunden/Woche. Wenn die benötigten Arbeitszeiten nicht in der Liste erscheinen, können Sie einen neuen Satz von Standardarbeitszeiten erstellen.

• Reguläre Gehaltsstruktur: Geben Sie den Namen für die reguläre Gehaltsstruktur an.

• Standard-Arbeitseintragsart: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Standard-Arbeitseintragsart, unter die der neue Strukturtyp fällt. Die Standardoptionen umfassen Anwesenheit, Überstunden, Allgemeine Abwesenheit, Ausgleichszeit, Homeoffice, : guilabel:Unbezahlt, Krankheit, Bezahlter Urlaub, Außerhalb des Vertrags, Zusatzstunden und Langzeitabwesenheit.

  Um alle Optionen für die Standard-Arbeitseintragsart zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Mehr suchen … unten in der Dropdown-Liste.

  Je nach den Lokalisierungseinstellungen kann diese Liste neben den Standardoptionen weitere Optionen enthalten.

Neue Standardarbeitszeiten¶

Um neue Standardarbeitszeiten zu erstellen, geben Sie den Namen für die neuen Arbeitszeiten in das Feld Standardarbeitszeiten im Formular für den neuen Strukturtyp ein. Klicken Sie auf Erstellen und bearbeiten. Es öffnet sich ein Formular für die Standardarbeitszeiten. Das Formular für die Standardarbeitszeit besteht aus zwei Abschnitten, einem Abschnitt mit allgemeinen Informationen und einem Reiter, auf dem alle individuellen Arbeitszeiten nach Tag und Uhrzeit aufgelistet sind. Wenn Sie das Formular ausgefüllt haben, klicken Sie auf Speichern & schließen.

• Name: Geben Sie den Namen für die neuen Standardarbeitszeiten ein. Dies sollte beschreibend und leicht verständlich sein, wie Standard 20 Stunden/Woche.

• Unternehmen: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü das Unternehmen aus, das diese neuen Standardarbeitszeiten verwenden kann. Beachten Sie, dass die Arbeitszeiten unternehmensspezifisch sind und nicht von mehreren Unternehmen gemeinsam genutzt werden können. Jedes Unternehmen muss seine eigenen Arbeitszeiten festlegen.

• Durchschnittliche Stunden pro Tag: Die durchschnittlichen Stunden pro Tag werden automatisch ausgefüllt, basierend auf den Arbeitsstunden, die im Reiter Arbeitsstunden konfiguriert sind. Dieser Eintrag wirkt sich auf die Ressourcenplanung aus, da die durchschnittlichen täglichen Stunden beeinflussen, welche Ressourcen in welcher Menge pro Arbeitstag verwendet werden können.

• Zeitzone: Wählen Sie die Zeitzone aus dem Dropdown-Menü aus, die für die neuen Standardarbeitszeiten verwendet werden soll.

• Unternehmen Vollzeit: Geben Sie die Anzahl der Stunden pro Woche ein, die ein Mitarbeiter arbeiten müsste, um als Vollzeitbeschäftigter zu gelten. In der Regel sind dies etwa 40 Stunden. Diese Zahl wirkt sich darauf aus, welche Art von Leistungen ein Mitarbeiter je nach seinem Anstellungsstatus (Vollzeit oder Teilzeit) erhalten kann.

• Arbeitszeitquote: Dieser Prozentsatz wird automatisch auf der Grundlage des Eintrags für Unternehmen Vollzeit und der im Reiter Arbeitsstunden konfigurierten Arbeitszeiten generiert. Diese Zahl sollte zwischen 0,00 % und 100 % liegen. Wenn der Prozentsatz über 100 % liegt, ist dies ein Hinweis darauf, dass die Arbeitszeiten und/oder die Stunden des Felds Unternehmen Vollzeit angepasst werden müssen.

• Reiter Arbeitsstunden: Im Reiter werden die spezifischen Arbeitsstunden für jeden Tag aufgeführt. Wenn ein neues Formular für die Standardarbeitszeiten erstellt wird, wird der Reiter Arbeitsstunden mit einer Standard-40-Stunden-Woche vorausgefüllt, wobei jeder Tag in drei zeitlich festgelegte Abschnitte unterteilt ist.

  Jeder Tag hat morgens (8:00-12:00), mittags (12:00-13:00) und abends (13:00-17:00) Stunden, die im 24-Stunden-Format konfiguriert sind.

  Um eine dieser Stunden anzupassen, klicken Sie auf das entsprechende Feld und nehmen die Anpassung über die Dropdown-Menüs vor.

  Denken Sie daran, dass die Arbeitszeiten unternehmensspezifisch sind und nicht zwischen Unternehmen geteilt werden können. Jedes Unternehmen muss seine eigenen Arbeitszeiten festlegen.

  Bemerkung

  Wenn die Arbeitszeiten nicht jede Woche gleich sind und stattdessen zweiwöchentlich stattfinden, klicken Sie auf die Schaltfläche Wechsel zum 2-Wochen-Kalender am oberen Rand des neuen Formulars für Standardarbeitszeiten. Dadurch wird der Reiter Arbeitsstunden so geändert, dass zwei Wochen mit Arbeitszeiten angezeigt werden, die angepasst werden können.

Strukturen¶

Gehaltsstrukturen sind die verschiedenen Arten, wie ein Mitarbeiter innerhalb einer bestimmten Struktur bezahlt wird, und werden durch verschiedene Regeln definiert.

Die Anzahl der Strukturen, die ein Unternehmen für jeden Strukturtyp benötigt, hängt davon ab, wie viele verschiedene Arten der Bezahlung an Mitarbeiter es gibt und wie die Bezahlung berechnet wird. Eine gängige Struktur, deren Hinzufügung nützlich sein könnte, ist zum Beispiel ein Bonus.

Um die verschiedenen Strukturen für jeden Strukturtyp anzuzeigen, gehen Sie zu Personalabrechnung ‣ Konfiguration ‣ Gehalt ‣ Strukturen.

Jeder Strukturtyp listet die verschiedenen damit verbundenen Strukturen auf. Jede Struktur enthält eine Reihe von Regeln, die sie definieren.

Klicken Sie auf eine Struktur, um deren Gehaltsregeln anzuzeigen. Anhand dieser Regeln wird die Gehaltsabrechnung für den Mitarbeiter berechnet.

Regeln¶

Jede Struktur verfügt über eine Reihe von Gehaltsregeln, die für Buchhaltungszwecke zu befolgen sind. Diese Regeln werden durch die Lokalisierung konfiguriert und wirken sich auf die Buchhaltungsapp aus, sodass Änderungen an den Standardregeln oder die Erstellung neuer Regeln nur bei Bedarf vorgenommen werden sollten.

Um alle Regeln anzuzeigen, gehen Sie zur Personalabrechnungsapp ‣ Konfiguration ‣ Gehalt ‣ Regeln. Klicken Sie auf eine Struktur (z. B. Reguläres Gehalt), um alle Regeln zu sehen.

Um eine neue Regel zu erstellen, klicken Sie auf Neu. Ein Formular für eine neue Regel wird angezeigt. Geben Sie die Informationen in die Felder ein.

Oberer Abschnitt¶

• Regelbezeichnung: Geben Sie den Namen für die Regel ein. Dies ist ein Pflichtfeld.

• Kategorie: Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü eine Kategorie aus, für die die Regel gelten soll, oder geben Sie eine neue Kategorie ein. Dies ist ein Pflichtfeld.

• Code: Geben Sie einen Code ein, der für diese neue Regel verwendet werden soll. Es wird empfohlen, den Code mit der Buchhaltungsabteilung abzustimmen, da er sich auf Buchhaltungsberichte und Lohnbuchhaltungsabläufe auswirken wird. Dies ist ein Pflichtfeld.

• Sequence: Geben Sie eine Zahl ein, die angibt, wann diese Regel in der Reihenfolge aller anderen Regeln berechnet wird.

• Gehaltsstruktur: Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü eine Gehaltsstruktur aus, für die die Regel gelten soll, oder geben Sie eine neue ein. Dies ist ein Pflichtfeld.

• Aktiv: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit die Regel zur Verwendung zur Verfügung steht. Deaktivieren Sie das Kästchen, um die Regel auszublenden, ohne sie in der Datenbank zu löschen.

• Erscheint in der Gehaltsabrechnung: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit die Regel auf den Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter erscheint.

• Anzeige auf Dashboard der Arbeitgeberkosten: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit die Regel im Bericht Arbeitgeberkosten im Dashboard der Personalabrechnungsapp erscheint.

• Anzeige in Personalabrechnungsberichten: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit die Regel auf den Personalabrechnungsberichten erscheint.

Reiter „Allgemein“¶

Bedingungen¶

• Bedingung basiert auf: Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü aus, ob die Regel Immer wahr (gilt immer), ein Bereich (gilt für einen bestimmten Bereich, der unterhalb der Auswahl eingegeben wird) oder ein Python-Ausdruck (der Code wird unterhalb der Auswahl eingegeben) ist. Dies ist ein Pflichtfeld.

Berechnung¶

• Betragsart: Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü aus, ob es sich um einen Festen Betrag, einen Prozentsatz (%) oder einen Python-Code handelt. Je nachdem, was ausgewählt wurde, muss als nächstes der feste Betrag, der Prozentsatz oder der Python-Code eingegeben werden. Dies ist ein Pflichtfeld.

Arbeitgeberanteile¶

• Partner: Wenn ein anderes Unternehmen finanziell zu dieser Regel beiträgt, wählen Sie das Unternehmen aus dem Dropdown-Menü aus.

Reiter „Beschreibung“¶

Geben Sie in diesem Reiter zusätzliche Informationen an, um die Regel zu verdeutlichen. Dieser Reiter erscheint nur im Regelformular.

Reiter „Buchhaltung“¶

• Sollkonto: Wählen Sie das Sollkonto aus dem Dropdown-Menü aus, das diese Regel betrifft.

• Habenkonto: Wählen Sie das Habenkonto aus dem Dropdown-Menü aus, das diese Regel betrifft.

• Nicht in der Nettoberechnung berücksichtigt: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um den Wert dieser Regel in der Regel Nettogehalt zu löschen.

Regelparameter¶

Andere Eingabetypen¶

Bei der Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist es manchmal notwendig, andere Eingaben für bestimmte Umstände, wie Ausgaben, Erstattungen oder Abzüge, hinzuzufügen. Diese anderen Eingaben können unter Personalabrechnung ‣ Konfiguration ‣ Gehalt ‣ Andere Eingabetypen konfiguriert werden.

Um einen neuen Eingabetyp zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Geben Sie die Beschreibung, den Code und die Struktur, für die er gilt, in das Feld Verfügbarkeit in Struktur ein.

Gehaltspaket-Konfigurator¶

Die verschiedenen Optionen unter dem Abschnitt Gehaltspaket-Konfigurator des Menüs Personalabrechnung ‣ Konfiguration ‣ Gehaltspaket-Konfigurator wirken sich alle auf das potenzielle Gehalt eines Mitarbeiters aus. Diese Abschnitte (Vorteile, Persönliche Informationen und Lebenslauf) legen fest, welche Leistungen einem Mitarbeiter in seinem Gehaltspaket angeboten werden können.

Je nachdem, welche Informationen ein Mitarbeiter eingibt (z. B. Abzüge, Personen zu Lasten usw.), wird sein Gehalt entsprechend angepasst. Wenn sich ein Bewerber auf der Unternehmenswebsite um eine Stelle bewirbt, wirken sich die Abschnitte unter Gehaltspaket-Konfigurator direkt darauf aus, was der Bewerber sieht und was bei der Eingabe von Informationen ausgefüllt wird.

Vorteile¶

Wenn Sie potenziellen Mitarbeitern eine Stelle anbieten, können Sie in Odoo zusätzlich zum Gehalt bestimmte Vorteile festlegen, um das Angebot attraktiver zu gestalten (z. B. zusätzliche Urlaubstage, Firmenwagen, Kostenerstattung für Telefon oder Internet usw.).

Um die Vorteile anzuzeigen, gehen Sie zu Personalabrechnung ‣ Konfiguration ‣ Gehaltspaket-Konfigurator: Vorteile. Die Vorteile sind nach Strukturtyp gruppiert, und der für einen bestimmten Strukturtyp aufgelistete Vorteil ist nur für diese spezifische Struktur verfügbar.

Um einen neuen Vorteil zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, und geben Sie die Informationen in die Felder des leeren Vorteilsformulars ein.

Die verschiedenen Felder zur Erstellung eines Vorteils sind wie folgt:

Reiter „Allgemeine Informationen“¶

• Vorteil: Geben Sie den Namen für den Vorteil ein. Dies ist ein Pflichtfeld.

• Vorteilsbereich: Wählen Sie die Art des Vorteils aus dem Dropdown-Menü aus.

• Kostenbereich: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Art der Kosten aus, die dem Unternehmen für dieser spezielle Vorteil entstehen. Die Standardoptionen sind Kalenderänderung, Jährliche Kosten (real), Zusätzliche Abwesenheit, Stundenlohn, Teilzeit, Lohn, Lohn mit Urlaubstagen und Arbeitszeitquote. Abhängig von den Lokalisierungseinstellungen sind weitere Optionen verfügbar.

• Zugehöriger Typ: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü aus, um welche Art von Vorteil es sich handelt. Wählen Sie aus Monatliche Sachleistungen, Monatliche Nettoleistung, Monatsvorteile in Bargeld oder Jahresvorteile in Bargeld oder Nicht finanzielle Vorteile. Diese ist ein Pflichtfeld

• Vorteilsbereich: Wählen Sie den Bereich aus dem Dropdown-Menü auf dem Vertrag, auf dem der Vorteil erscheint, aus.

• Kostenbereich: Wählen Sie über das Dropdown-Menü das spezifische Feld des Vertrags aus, mit dem die Kosten für den Vorteil verknüpft sind. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, werden die Kosten für den Vorteil im Mitarbeiterbudget nicht berechnet.

• Beeinflusst Nettogehalt: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn sich die Leistung auf das Nettogehalt des Mitarbeiters auswirken soll.

• Angefragte Dokumente: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü alle Dokumente aus, die für diesen Vorteil eingereicht werden müssen.

• Pflichtvorteile: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den Vorteil aus, die erforderlich ist, damit diesen speziellen Vorteil dem Mitarbeiter angeboten werden kann.

  Ein Vorteil für eine Autoversicherung würde zum Beispiel „Firmenwagen“ in dieses Feld eintragen. Auf diese Weise wird die Leistung für die Kfz-Versicherung nur angezeigt, wenn der Mitarbeiter die Leistung für einen Firmenwagen ausgewählt/aktiviert hat.

• Gehaltsstrukturtyp: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü aus, für welchen Gehaltsstrukturtyp dieser Vorteil gilt. Dies ist ein Pflichtfeld.

• Maßeinheit: Wählen Sie die Maßeinheit, in der der Vorteil gewährt wird, aus dem Dropdown-Menü aus. Die Optionen sind Tage, Prozent, oder Währung.

Abschnitt „Anzeige“¶

• Name anzeigen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit der Name des Vorteils im Gehaltspaket-Konfigurator angezeigt wird.

• Anzeigetyp: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü, wie dieser Vorteil angezeigt wird. Die Optionen sind Immer ausgewählt, Drop-down, Drop-down-Gruppe, Schieberegler, Radiobuttons, Manuelle Eingabe, oder Text. Dies ist ein Pflichtfeld.

  Je nach der getroffenen Auswahl müssen zusätzliche Konfigurationen vorgenommen werden. Wenn zum Beispiel Radiobuttons ausgewählt ist, müssen die einzelnen Radiobuttons eingegeben werden.

• Icon: ein Icon aus der Font-Awesome-4-Bibliothek kann für diesen Vorteil sichtbar sein. Geben Sie den Textcode für das Symbol in dieses Feld ein. Um zum Beispiel ein Koffersymbol anzuzeigen, geben Sie in dieser Zeile den Code fa fa-suitcase ein.

• Beschreibung verbergen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Vorteilsbeschreibung auszublenden, wenn der Vorteil vom Mitarbeiter nicht ausgewählt wurde.

• Eingeklappt: Wenn der Vorteil eingeklappt oder ausgeblendet werden soll, weil sie von einer anderen Vorteilsauswahl abhängt, markieren Sie das Kontrollkästchen. Die folgenden Felder werden angezeigt, wenn diese Option aktiviert ist:

  • Bezeichnung einklappen: Geben Sie den Namen für den eingeklappten Abschnitt des Vorteils ein.

  • Entsprechendes Feld einklappen: Wählen Sie über das Dropdown-Menü das Vertragsfeld aus, an das dieser Vorteil gebunden ist. Wenn dieses Feld im Vertrag ausgewählt ist, wird dieser Vorteil sichtbar.

Abschnitt „Aktivität“¶

• Aktivitätstyp: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den Vorteilstyp aus, die automatisch erstellt wird, wenn dieser Vorteil vom Mitarbeiter ausgewählt wird.

• Aktivitätserstellung: Wählen Sie aus, wann die Aktivität erstellt wird, entweder wenn der Mitarbeiter unterschreibt den Vertrag oder bei Vertrag wurde gegengezeichnet. Klicken Sie auf das Optionsfeld neben der gewünschten Auswahl.

• Aktivitätserstellungsart: Wählen Sie die Parameter für den Zeitpunkt der Erstellung der Aktivität, entweder Wenn der Vorteil eingestellt ist oder Wenn der Vorteil geändert wird. Klicken Sie auf das Optionsfeld neben der gewünschten Auswahl.

• Zugewiesen an: Wählen Sie den Benutzer, dem die Aktivität automatisch zugewiesen wird, über das Dropdown-Menü aus.

Abschnitt „Unterzeichnen“¶

• Zu unterschreibende Vorlage: Wenn der Mitarbeiter bei der Auswahl dieses Vorteils ein Dokument unterschreiben muss, wählen Sie die Dokumentvorlage aus dem Dropdown-Menü.

  Ein Vorteil, der die Nutzung eines Firmenwagens betrifft, kann zum Beispiel erfordern, dass der Mitarbeiter ein Dokument unterzeichnet, in dem er die Richtlinien des Unternehmens zur Nutzung von Fahrzeugen anerkennt.

Reiter „Beschreibung“¶

Geben Sie in diesem Reiter zusätzliche Informationen an, um den Vorteil zu verdeutlichen.

Persönliche Informationen¶

Jeder Mitarbeiter in Odoo hat eine Mitarbeiterkarte, die erstellt wird, wenn ein Bewerber ein Mitarbeiter wird. Diese Karte enthält alle persönlichen Informationen, den Lebenslauf, Arbeitsinformationen und Dokumente.

Die persönlichen Informationen stammen aus dem Abschnitt Gehaltspaket-Konfigurator, den ein Bewerber ausfüllt, nachdem er eine Stelle erhalten hat. Diese persönlichen Informationen werden dann auf die Mitarbeiterkarte übertragen, wenn der Bewerber eingestellt wird.

Um die Karte eines Mitarbeiters anzuzeigen, gehen Sie zum Hauptdashboard der Mitarbeiter-App und klicken Sie auf die Karte des Mitarbeiters.

Im Abschnitt Persönliche Informationen sind alle Felder aufgelistet, die auf der Karte des Mitarbeiters eingegeben werden können. Um auf diesen Abschnitt zuzugreifen, gehen Sie zu Personalabrechnung ‣ Konfiguration ‣ Gehaltspaket-Konfigurator: Persönliche Informationen.

Um einen Eintrag in den persönlichen Informationen zu bearbeiten, wählen Sie einen Eintrag aus der Liste auf der Seite Persönliche Informationen und ändern die persönlichen Daten in dem daraufhin angezeigten Formular.

Um einen neuen Eintrag zu persönlichen Informationen zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

Neben der Eingabe des Namens Information sind folgende Felder erforderlich: Zugehörendes Modell, Zugehöriges Feld und Kategorie.

Wählen Sie ein Zugehörendes Modell aus dem Dropdown-Menü. Mitarbeiter füllt das Feld standardmäßig aus, aber die Option Bankkonto ist auch verfügbar, wenn sich die Informationen stattdessen auf ein Bankkonto beziehen.

Wählen Sie ein Zugehöriges Feld aus dem Dropdown-Menü, das am besten beschreibt, um welche Art von persönlichen Informationen es sich bei diesem Eintrag handelt und wo sie im Backend gespeichert sind. Wählen Sie dann eine Kategorie aus dem Dropdown-Menü, unter der die persönlichen Informationen gespeichert werden sollen, z. B. Adresse oder Persönliche Dokumente.

Die beiden wichtigsten Felder auf dem Formular für persönliche Informationen sind Ist erforderlich und Anzeigetyp.

Wenn Sie das Kästchen Ist erforderlich ankreuzen, wird das Feld auf der Karte des Mitarbeiters obligatorisch. Das Dropdown-Menü Anzeigetyp ermöglicht die Eingabe von Informationen auf verschiedene Arten, aus einem Text-Kästchen über eine anpassbare Radio-Schaltfläche bis hin zu einem Kontrollkästchen, einem Dokument und mehr.

Lebenslauf¶

Im Abschnitt „Zusammenfassung“, der sich im Abschnitt Gehaltspaket-Konfigurator des Einstellungsmenüs befindet, werden die Regeln für die Gehaltsinformationen konfiguriert, wenn potenziellen Mitarbeitern eine Stelle angeboten wird.

Wenn ein Angebot an einen potenziellen Mitarbeiter gesendet wird, werden die Werte für das Angebot anhand dieser Einstellungen berechnet und auf der Angebotsseite angezeigt.

Um diesen Bereich zu konfigurieren, navigieren Sie zu Gehaltsabrechnungsapp ‣ Konfiguration ‣ Gehaltspaket-Konfigurator: Zusammenfassung.

Standardmäßig sind in Odoo drei Gehaltsstrukturtypen vorkonfiguriert: Arbeiter, Mitarbeiter und Keine.

Für jeden Gehaltsstrukturtyp sind mehrere Regeln konfiguriert. Diese wirken sich darauf aus, wie ein Angebot unter Verwendung dieses bestimmten Gehaltsstrukturtyps berechnet wird.

Um eine neue Regel zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, und ein leeres Formular Vertragsgehaltszusammenfassung wird geladen.

Füllen Sie die folgenden Informationen des Formulars aus:

• Information: Geben Sie einen Namen für dieses Feld ein.

• Kategorie: Wählen Sie die Kategorie, unter der dieser Wert untergebracht ist, mit Hilfe des Dropdown-Menüs aus. Die Standardoptionen sind Monatsgehalt, Monatliche Vorteile, Jährliche Vorteile und Gesamt.

  Bei Bedarf können neue Kategorien erstellt werden.

  Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und geben Sie dann den Namen für die neue Kategorie in das Feld Name ein. Als nächstes wählen Sie die Periodizität aus dem Dropdown-Menü, entweder Monatlich oder Jährlich. Zuletzt geben Sie eine Nummer für die Sequenz ein. Dies entspricht der Position, an der diese Regel in der Liste Gehaltsstrukturtyp erscheint.

  Klicken Sie schlussendlich auf Speichern & schließen.

• Beeinflusst monatliche Gesamtsumme: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn dieser Wert bei der Berechnung der monatlichen Gesamtsumme berücksichtigt werden soll.

• Maßeinheit: Wählen Sie aus, um welche Art von Wert es sich bei dieser Regel handelt, entweder Währung, Tage, oder Prozent.

  Währung steht für einen festen Geldwert, Tage für eine Vergütung in Form von Urlaub und Prozent für einen Geldwert, der auf einer anderen Metrik basiert, z. B. Provisionen.

• Gehaltsstrukturtyp: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü aus, unter welchem Gehaltsstrukturtyp diese Regel verschachtelt ist.

• Werttyp: Wählen Sie über das Dropdown-Menü aus, wie der Wert berechnet wird. Die Standardoptionen sind Fester Wert, Vertragswert, Gehaltsabrechnungssumme, Summe der Vorteilswerte und Gesamt monatlich.

• Code: Wählen Sie den Code aus dem Dropdown-Menü, für den diese Regel gilt, aus.

Jobs¶

Da die Personalabrechnungsapp für die Bezahlung der Mitarbeiter für bestimmte Stellen zuständig ist, finden Sie die vollständige Liste der Stellen sowohl in der Anwendung Personalabrechnungsapp als auch in der Personalbeschaffungsapp.

Stellen¶

Die in der Personalabrechnungsapp aufgeführten Stellen sind identisch mit den in der Personalbeschaffungsapp aufgeführten Stellen. Wenn eine neue Stelle in der Personalbeschaffungsapp hinzugefügt wird, ist sie auch in der Personalabrechnugsapp sichtbar und umgekehrt.

Um die Stellen anzuzeigen, navigieren Sie zu Personalabrechnung ‣ Konfiguration ‣ Jobs: Offene Stellen.

Auf der Seite Offene Stellen erscheint eine Liste mit allen Stellenangeboten und der entsprechenden Abteilung.

Um eine neue Stellenbeschreibung zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und ein Stellenformular erscheint.

Geben Sie die Informationen in das Formular für die neue Stelle ein. Die Informationen sind identisch mit den Informationen, die Sie beim Erstellen einer neuen Stelle in der Personalbeschaffungsapp eingeben.

In der Dokumentation Stellen finden Sie weitere Einzelheiten zum Ausfüllen dieses Formulars.