Tijd bijhouden en factureren¶
Odoo Helpdesk provides teams with the ability to track the amount of hours spent working on a ticket, and to bill a customer for that time. Through integrations with the Sales, Timesheets, Project and Accounting applications, customers can be charged once the work is completed, or before it has even begun.
Waarschuwing
Since the Track & Bill Time features require integration with other applications, enabling them may result in the installation of additional modules or applications.
Het installeren van een nieuwe applicatie op een Een App Gratis database start een proefperiode van 15 dagen. Aan het einde van de proefperiode is de database niet meer actief of toegankelijk als er geen betaald abonnement is toegevoegd.
De functie Tijd bijhouden & factureren instellen¶
Before a customer can be invoiced for support services, the Track & Bill Time features must be enabled on each Helpdesk team individually.
De functie Tijd bijhouden & factureren inschakelen op een helpdeskteam¶
To view and enable the Track & Bill Time features on a Helpdesk team, first navigate to . Then, select a team from the list, or create a new one. This reveals a team’s settings page.
Scroll op de instellingenpagina van het team naar de sectie Tijd bijhouden & factureren. Vink de selectievakjes naast Urenstaten en Urenfacturatie.
Zodra het vakje Urenstaten is aangevinkt, verschijnt er een nieuw veld Project.
Notitie
If this is the first time this feature has been enabled on this database, the page may need to be manually saved and refreshed before the Project field appears.
The project selected in this field represents where all the timesheets for this team’s tickets are recorded. Click into the Project drop-down menu to select a project.
To create a new project where the timesheets are recorded, click into the Project drop-down menu, type a name for the project, and then click Create from the drop-down menu beneath.
Dienstenproducten configureren¶
When the Time Billing feature is enabled, a new product is created in the Sales app
called Service on Timesheets. This product can be found under . Then, search for Service on Timesheets in the Search… bar.
This is the product that is used when invoicing for post-paid support services after they have
been completed.
Select Service on Timesheets from the product page. This reveals the product detail form. The product is configured with the Product Type set to Service and the Invoicing Policy set to Based on Timesheets. Make any necessary changes to the product record, such as the Cost or Sales Price.
In order to invoice for support services before the work has been completed (also known as prepaid support services), a separate product with a different invoicing policy must be created.
To create a new service product, go to , and click New. This reveals a blank product detail form.
Voeg op het nieuwe productformulier een Productnaam toe en stel de Productsoort in op Dienst. Stel daarna het Facturatiebeleid in op Prepaid/Vaste prijs. Dit betekent dat er een factuur kan worden gegenereerd en dat de betaling voor dit product kan worden ontvangen voordat er urenstaten worden geboekt voor deze diensten.
Stel ten slotte de Verkoopprijs in en bevestig dat de Maateenheid is ingesteld op Uren.
Prepaid ondersteuningsdiensten factureren¶
When support services are billed on a fixed price, an invoice can be created before any work is completed on the issue. In this case, a service product with the Invoicing Policy set to Prepaid/Fixed Price would be used, just like the section above.
Een verkooporder maken met een prepaid product¶
To invoice a customer for prepaid support services, first create a sales order (SO) with the support services product. To do this, go to . Then, click New to reveal a blank quotation form.
Vul vervolgens het offerteformulier in met de klantgegevens.
Ga naar het tabblad Orderregels van de offerte en klik op Product toevoegen. Selecteer vervolgens het product voor prepaid diensten dat in de bovenstaande stappen is geconfigureerd. Werk het veld Hoeveelheid bij met het aantal uren.
Bevestig de offerte nadat je alle benodigde informatie hebt bijgewerkt. Hiermee wordt de offerte omgezet in een verkooporder.
Een factuur maken en verzenden voor prepaid diensten¶
Once the SO has been confirmed, click the Create Invoice button. This opens a Create invoices pop-up window.
If no down payment is collected, the Create Invoice type can remain as Regular Invoice. If a down payment is collected, choose between either Down payment (percentage) or Down payment (fixed amount).
Klik op Concept factuur maken wanneer de benodigde informatie is ingevuld.
De factuur kan daarna naar de klant worden verzonden voor betaling.
Helpdeskticket maken voor prepaid diensten¶
Om een Helpdeskticket voor prepaid diensten te maken, ga naar en klik op de knop Tickets om de pijplijn van een specifiek team te openen. Klik op Nieuw om een nieuw ticket te maken.
Geef op het lege ticketformulier een Titel aan het ticket en vul de Klantgegevens in.
When the customer name is added, the Sales Order Item field automatically populates with the most recent prepaid sales order item that has time remaining.
Uren bijhouden op een helpdeskticket¶
De tijd besteed aan een Helpdeskticket wordt bijgehouden in het tabblad Urenstaten op dat specifieke ticket.
Klik op het detailformulier van het ticket op het tabblad Urenstaten en klik op Regel toevoegen. Kies een Werknemer, voeg een Omschrijving van de taak toe en vul het aantal Bestede uren toe.
As new lines are added to Timesheets tab, the Remaining Hours on SO field, at the bottom-right of the tab, is automatically updated.
Notitie
If the number of hours on the Timesheets tab exceeds the number of hours sold, the Remaining Hours of SO turns red.
Als er uren worden toegevoegd aan het tabblad Urenstaten, worden ze ook automatisch bijgewerkt in het veld Geleverd op de verkooporder.
Post-paid ondersteuningsdiensten factureren¶
When support services are billed based on the amount of time spent on an issue, an invoice cannot be created before the total number of hours required to solve the problem have been entered on a timesheet. In this case, a service product with the Invoicing Policy set to Based on Timesheets would be used, like the one created in the section above.
Een verkooporder maken met een product waarvoor de tijd wordt bijgehouden¶
To invoice a customer for post-paid support services, first create a sales order (SO) with the support services product. To do this, go to . Then, click New to reveal a blank quotation form.
Vul de offerte in met de klantgegevens.
Klik op het tabblad Orderregels op Product toevoegen. Selecteer het product voor post-paid diensten dat in de bovenstaande stappen is geconfigureerd. Bevestig de offerte nadat je alle andere benodigde informatie hebt bijgewerkt.
Belangrijk
Unlike with the prepaid services quotation, Odoo does not allow an invoice to be created at this time. That is because no services have been performed; in other words, nothing has been delivered, therefore, there is nothing to invoice.
Een helpdeskticket maken voor diensten waarvoor de tijd wordt bijgehouden¶
To record a Timesheet entry for time-tracker services, go to the app, and select the appropriate team for which these services apply.
If there is already an existing ticket for this issue, select it from the Kanban view. This opens the ticket details form. If there is no existing ticket for this customer issue, click New to create a new ticket and enter the necessary customer information on the blank ticket details form.
After selecting or creating a ticket, go to the Sales Order Item drop-down menu. Select the SO created in the previous step.
Ondersteuningsuren bijhouden op een ticket¶
Om een factuur te maken voor een product op basis van urenstaten, moeten de uren worden bijgehouden en geregistreerd. Op dit moment wordt de dienst als geleverd beschouwd. Om de uren voor deze ondersteuningsdienst te registreren, klik op het tabblad Urenstaten van het ticket.
Klik op Regel toevoegen om een nieuwe invoer te registreren. Selecteer een Werknemer in de vervolgkeuzelijst en registreer de bestede tijd in de kolom Bestede uren.
Herhaal deze stappen indien nodig totdat alle tijd die aan de problemen wordt besteed is geregistreerd.
Een factuur maken voor uren die zijn besteed aan een ticket¶
After the customer’s issue has been solved, and it is determined no new timesheet entries need to be made, an invoice can be created, and the customer can be billed.
Ga hiervoor terug naar de verkooporder door op de slimme knop Verkooporder bovenaan het ticket te klikken.
Voordat je de factuur maakt, controleer of het aantal uren in de kolom Geleverd overeenkomt met het totale aantal Bestede uren in het tabblad Urenstaten van het ticket.
Then, click Create Invoice. This opens a Create invoice(s) pop-up window.
If no down payment is collected, the Create Invoice type can remain as Regular Invoice. If a down payment is collected, choose between either Down payment (percentage) or Down payment (fixed amount).
Belangrijk
Use the Timesheets Period field if this invoice should only include timesheets from a certain time period. If this field is left blank, all applicable timesheets that have not yet been invoiced will be included.
When the necessary information has been entered, click Create Draft. The invoice can then be reviewed, edited, and sent to the customer for payment.
Zie ook