Ondertekenen¶

met *Odoo Sign* kun je documenten online verzenden, ondertekenen en goedkeuren met behulp van elektronische handtekeningen.

Een elektronische handtekening geeft aan dat een persoon instemt met de inhoud van een document. Net als een handgeschreven handtekening vertegenwoordigt de elektronische handtekening een juridische binding aan de voorwaarden van het ondertekende document.

Met Sign kun je elk PDF-bestand uploaden en er velden aan toevoegen. Deze velden kunnen automatisch worden ingevuld met de gegevens van de gebruiker in je database.

Geldigheid van elektronische handtekeningen¶

Documents signed via the Sign app are valid electronic signatures in the European Union and the United States of America. They also meet the requirements for electronic signatures in most countries. The legal validity of electronic signatures generated by Odoo depends on your country’s legislation. Companies doing business abroad should also consider other countries’ electronic signature laws.

Europese Unie¶

De eIDAS verordening stelt het kader vast voor elektronische handtekeningen in de 27 lidstaten van de Europese Unie. Er worden drie soorten elektronische handtekeningen onderscheiden:

1. Eenvoudige elektronische handtekeningen

2. Geavanceerde elektronische handtekeningen

3. Gekwalificeerde elektronische handtekeningen

Odoo genereert het eerste type, simpel elektronische handtekeningen; deze handtekeningen zijn wettelijk geldig in de EU, zoals vermeld in de eIDAS-verordening.

Elektronische handtekeningen worden mogelijk niet automatisch als geldig herkend. Het kan zijn dat je ondersteunend bewijs van de geldigheid van een handtekening moet meenemen. Hoewel de Sign app een eenvoudige elektronische handtekening biedt, wordt er tijdens het ondertekeningsproces automatisch ondersteunend bewijs verzameld, zoals:

1. E-mail- en sms-validatie (indien ingeschakeld)

2. Sterk identiteitsbewijs via itsme® (beschikbaar in België en Nederland)

3. Tijd-, IP- en geografisch traceerbare toegangslogs tot de documenten en de bijbehorende handtekeningen

4. Traceerbaarheid en onveranderbaarheid van documenten (elke wijziging aan een ondertekend document wordt door Odoo gedetecteerd met behulp van cryptografische bewijzen)

Verenigde Staten van Amerika¶

De ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act), op interstatelijk en internationaal niveau, en de UETA (Uniform Electronic Transactions Act), op staatsniveau, bieden het wettelijke kader voor elektronische handtekeningen. Merk op dat Illinois en New York niet de UETA hebben aangenomen, maar soortgelijke wetten.

In het algemeen moeten elektronische handtekeningen aan vijf criteria voldoen om als geldig te worden erkend:

1. De ondertekenaar moet een duidelijke intentie om te tekenen tonen. Bijvoorbeeld, het gebruik van een muis om een handtekening te zetten kan de intentie aantonen. De ondertekenaar moet ook de mogelijkheid hebben om af te zien van het elektronische document.

2. De ondertekenaar moet eerst zijn toestemming om elektronisch zaken te doen uiten of impliceren.

3. De handtekening moet duidelijk worden toegeschreven. In Odoo worden metadata, zoals het IP-adres van de ondertekenaar, toegevoegd aan de handtekening, wat gebruikt kan worden als ondersteunend bewijs.

4. De handtekening moet geassocieerd worden met het ondertekende document, bijvoorbeeld door bij te houden hoe de handtekening is gezet.

5. Elektronisch ondertekende documenten moeten bewaard en opgeslagen worden door alle betrokken partijen; bijvoorbeeld door de ondertekenaar een volledig uitgevoerde kopie te geven of de mogelijkheid om een kopie te downloaden.

Andere landen¶

• Algerije

• Angola

• Argentinië

• Australië

• Azerbeidzjan

• Bangladesh

• Brazilië

• Canada

• Chili

• China

• Colombia

• Dominicaanse Republiek

• Ecuador

• Egypte

• Ethiopië

• Guatemala

• Hongkong

• India

• Indonesië

• Iran

• Irak

• Israël

• Japan

• Kazachstan

• Kenya

• Koeweit

• Maleisië

• Mexico

• Marokko

• Nieuw-Zeeland

• Nigeria

• Noorwegen

• Oman

• Pakistan

• Peru

• Filippijnen

• Qatar

• Rusland

• Soedi-Arabië

• Singapore

• Zuid-Afrika

• Zuid-Korea

• Zwitserland

• Thailand

• Turkije

• Oekraïne

• Verenigde Arabische Emiraten

• Verenigd Koninkrijk

• Oezbekistan

• Vietnam

Stuur een document om te ondertekenen¶

Eenmalige handtekening¶

Je kunt op Een PDF uploaden om te ondertekenen klikken vanaf je dashboard voor een eenmalige handtekening. Selecteer je document, open het en sleep de vereiste velden in je document. Je kunt de rol die aan een veld is toegewezen wijzigen door erop te klikken en de gewenste rol te selecteren.

When ready, click Send, and fill in the required fields. Once sent, your document remains available. Go to Documents ‣ All Documents to see your document and the status of the signatures.

Geldigheidsdata en herinneringen¶

You can set validity dates on limited-duration agreement documents or send automatic email reminders to obtain signatures on time. From your dashboard, click Send on your document. On the new page, go to the Options section, fill in the Valid Until field, toggle the Reminder switch, and click the value to edit the default number of days between reminders.

Sjablonen¶

You can create document templates when you have to send the same document several times. From your dashboard, click Upload a PDF template. Select the document and add the required fields. You can modify the role of a field by clicking on it and selecting the one you want.

Klik op Template Properties om Tags aan je sjabloon toe te voegen, een Signed Document Workspace te definiëren, Signed Document Tags toe te voegen, een Redirect Link in te stellen die beschikbaar zal zijn in het bevestigingsbericht van de handtekening dat je ontvangt na de handtekening, of definieer Authorized Users als je het gebruik van je sjabloon wilt beperken tot specifieke geautoriseerde gebruikers of groepen.

Your templates are visible by default on your dashboard. You can click Send to quickly send a document template to a signer or Sign Now if you are ready to sign your document immediately.

Rollen¶

Each field in a Sign document is related to a role corresponding to a specific person. When a document is being signed, the person assigned to the role must fill in their assigned fields and sign it.

Rollen zijn beschikbaar door naar Teken ‣ Configuratie ‣ Rollen te gaan.

Het is mogelijk om bestaande rollen bij te werken of nieuwe rollen aan te maken door op New te klikken. Kies een Rolnaam, voeg een Extra Authenticatiestap toe om de identiteit van de ondertekenaar te bevestigen en selecteer Wijzig bevoegd voor de rol als het document aan een andere contactpersoon kan worden toegewezen. Je kunt ook een Kleur kiezen voor de rol. Deze kleur kan helpen begrijpen welke rollen verantwoordelijk zijn voor welk veld bij het configureren van een sjabloon.

Beveiligde identificatie¶

As the owner of a document, you may request an Extra Authentication Step through SMS verification or via Itsme® (available in Belgium and the Netherlands). Both authentication options require credits. If you do not have any credits left, the authentication steps will be skipped.

SMS verificatie¶

Go to Sign ‣ Configuration ‣ Roles. Click in the Extra Authentication Step column for the role, and select Unique Code Via SMS.

Ga naar het te ondertekenen document, voeg het veld toe waarvoor SMS-verificatie vereist is, bijvoorbeeld het Handtekening veld, en klik op Versturen. Selecteer op de nieuwe pagina de klant en klik op Versturen.

The person signing the document fills in the Signature field, then Sign, and clicks Validate & Send Completed Document. A Final Validation page pops up where to add their phone number. One-time codes are sent by SMS.

Itsme®¶

Itsme® authenticatie kan worden gebruikt om ondertekenaars in staat te stellen hun identiteit op te geven met behulp van itsme®. Deze functie is alleen beschikbaar in België en Nederland.

The feature can be enabled in Sign Settings and applies automatically to the Customer (identified with itsme®) role. To enable it for other roles, go to Sign ‣ Configuration ‣ Roles. Click in the Extra Authentication Step column for the role, and select Via itsme®.

Ga naar het document dat ondertekend moet worden en voeg het Handtekening veld toe. Ga naar een rol die geconfigureerd is om de functie te gebruiken en klik op Validate en Send.

Upon signing the document, the signer completes the Signature field and proceeds by clicking on Validate & Send Completed Document, triggering a Final verification page where authentication via itsme® is required.

Hash van de ondertekenaar¶

Each time someone signs a document, a hash - a unique digital signature of the operation - is generated to ensure traceability, integrity, and inalterability. This process guarantees that any changes made after a signature is affixed can be easily detected, maintaining the document’s authenticity and security throughout its lifecycle.

Een visueel beveiligingskader dat het begin van de hash weergeeft wordt toegevoegd aan de handtekeningen. Interne gebruikers kunnen dit verbergen of tonen door de Frame optie aan of uit te zetten tijdens het ondertekenen van het document.

Labels¶

Tags kunnen worden gebruikt om documenten te categoriseren en organiseren, zodat gebruikers snel documenten kunnen zoeken en filteren op basis van specifieke criteria.

You can manage tags by going to Configuration ‣ Tags. To create a tag, click New. On the new line, add the Tag Name and select a Color Index for your tag.

Om een tag toe te passen op een document, gebruik je de vervolgkeuzelijst die beschikbaar is in je document.

Bestelling ondertekenen¶

Als een document door verschillende partijen moet worden ondertekend, kun je met de ondertekenvolgorde bepalen in welke volgorde je ontvangers het document ontvangen voor ondertekening.

After uploading a PDF with at least two signature fields with two different roles and clicking Send, toggle the Specify Signing Order switch and search for the signer’s name or email information to add them. You can decide on the signing order by typing 1 or 2 in the first column.

Elke ontvanger ontvangt de melding van het handtekeningverzoek pas als de vorige ontvanger zijn actie heeft voltooid.

Veldtypes¶

Velden worden in een document gebruikt om aan te geven welke informatie door de ondertekenaars moet worden ingevuld. Je kunt velden aan je document toevoegen door ze voor de linkerkolom naar je document te slepen.

Various field types can be used to sign documents (placeholder, autocompletion, etc.). By configuring your own field types, also known as signature item types, the signing process can be even faster for your customers, partners, and employees.

Om veldtypes aan te maken en te bewerken, ga je naar :menuselectie:`Teken --> Configuratie --> Instellingen --> Veldtypes bewerken`.

Je kunt een bestaand veld selecteren door erop te klikken, of je kunt Een nieuw veld maken. Bewerk eerst de Veldnaam. Selecteer vervolgens een Veldtype:

• Signature: users are asked to enter their signature either by drawing it, generating an automatic one based on their name, or uploading a local file (usually an image). Each subsequent Signature field type then reuses the data entered in the first field.

• Initial: gebruikers wordt gevraagd hun initialen in te voeren, op dezelfde manier als in het Signature veld.

• Tekst: gebruikers voeren tekst in op een enkele regel.

• Multilijn-tekst: gebruikers voeren tekst in op meerdere regels.

• Checkbox: gebruikers kunnen een vakje aanvinken (bijvoorbeeld om hun goedkeuring of toestemming aan te geven).

• Selectie: gebruikers kiezen één optie uit verschillende opties.

The Auto-fill Partner Field setting is used to automatically fill in a field during the signature process. It uses the value of one of the fields on the contact (res.partner) model of the person signing the document. To do so, enter the contact model field’s technical name.

De grootte van de velden kan ook worden gewijzigd door de Default Width en Default Height aan te passen. Beide afmetingen worden gedefinieerd als een percentage van de volledige pagina, uitgedrukt als een decimaal getal, waarbij 1 gelijk is aan de breedte of hoogte van de volledige pagina. Standaard is de breedte van nieuwe velden die je aanmaakt ingesteld op 15% (0,150) van de breedte van een volledige pagina, terwijl hun hoogte is ingesteld op 1,5% (0,015) van de hoogte van een volledige pagina.

Schrijf vervolgens een Tip. Tips worden tijdens het ondertekenproces weergegeven in pijlen aan de linkerkant van het scherm van de gebruiker om hem te helpen begrijpen wat de stap inhoudt (bijvoorbeeld “Teken hier” of “Vul je geboortedatum in”). Je kunt ook een Placeholder tekst gebruiken die in het veld wordt weergegeven voordat het wordt ingevuld.