Offertes maken en versturen¶
Once a qualified lead has been converted into an opportunity, the next step is to create and deliver a quotation. This process can be easily handled through Odoo’s CRM application.
Maak een nieuwe offerte¶
To create a new quotation, open the , revealing the Pipeline page on the main CRM dashboard.
From here, click on any opportunity to open it. Review the existing information and update any fields, if necessary.
Notitie
Als er al een offerte is gemaakt voor deze gelegenheid, kun je deze vinden door op de Quotations slimme knop bovenaan het formulier te klikken. Het aantal bestaande offertes wordt ook weergegeven op de slimme knop.
At the top-left of the form, click the New Quotation button.
Belangrijk
De Sales applicatie moet geïnstalleerd zijn om de Nieuwe offerte knop te laten verschijnen.
Belangrijk
Het Klant veld is niet verplicht op het opportunityformulier.
However, customer information must be added or linked before a quotation can be sent. If the Customer field is left blank on the opportunity, clicking the New Quotation button opens a pop-up window with the following options:
Create a new customer: creates a new customer record, using any available information provided on the opportunity form.
Link to an existing customer: opens a drop-down field with existing customer names. Select a name to link this new quotation to an existing customer record.
Do not link to a customer: the quotation will not be linked to a customer, and no changes are made to the customer information.
Als je op deze knop klikt, verschijnt er een nieuw offerteformulier. Bevestig de informatie in de bovenste helft van het formulier en werk ontbrekende of onjuiste velden bij:
Customer: the company or contact for whom this quotation was created.
Referrer: if this customer was referred by another customer or contact, select it from the drop-down menu in this field.
Factuuradres: fysiek adres waar de factuur naartoe gestuurd moet worden.
Delivery Address: physical address where any products should be delivered.
Quotatiesjabloon: indien van toepassing, selecteer in dit veld een vooraf geconfigureerd quotatiesjabloon.
Expiration: date when this quotation is no longer valid.
Quotation Date: creation date of draft/sent orders, confirmation date of confirmed orders. Note that this field is only visible if Developer mode (debug mode) is active.
Recurring Plan: if this quotation is for a recurring product or subscription, select the recurring plan configuration to be used.
Pricelist: select a pricelist to be applied to this order.
Payment Terms: select any applicable payment terms for this quotation.
Tip
Het Expiration veld wordt automatisch ingevuld op basis van de aanmaakdatum van de offerte en de standaard geldigheidsduur.
Om de standaard geldigheidsduur bij te werken, navigeer je naar :menuselectie:`Verkoop app --> Configuratie --> Instellingen --> Offertes & Orders` en werk je het veld Standaard geldigheid offerte bij. Om het automatisch verlopen uit te schakelen, voer je 0 in dit veld in.
When the desired changes are complete, click Save.
Als je een offertesjabloon gebruikt, wordt de vervaldatum gebaseerd op het Quotation Validity veld op de sjabloon. Om de berekening van de geldigheidsdatum van een sjabloon te wijzigen, ga je naar :menuselectie:`Verkoop app --> Configuratie --> Verkooporders --> Offertesjablonen`.
Klik vervolgens op een sjabloon om deze te openen en werk het getal bij in het Quotation Validity veld.
Orderregels¶
Nadat de informatie over de klant, betaling en deadline is bijgewerkt op de nieuwe offerte, kan het tabblad Order Lines worden bijgewerkt met de juiste productinformatie.
To do that, click Add a product in the Order Lines tab.
Next, type the name of an item into the Product field to search through the product catalog. Then, select a product from the drop-down menu, or create a new one by selecting Create or Create and Edit.
After selecting a product, update the Quantity, if necessary. Confirm the information in the remaining fields.
Om een regel uit het citaat te verwijderen, klik je op het (prullenbak) pictogram.
Om producten in te delen in secties klik je op Een sectie toevoegen en typ je een naam voor de sectie. Klik vervolgens op het (drag) pictogram links van de naam en sleep om de sectie naar de juiste locatie te verplaatsen. Verplaats elk product op dezelfde manier om de orderregels van de offerte te ordenen.
Product catalog¶
Om snel een groot aantal producten aan de offerte toe te voegen, klik je op de Catalog knop om de productcatalogus te openen.
Alle producten in de database worden weergegeven als kaarten en kunnen in het linkerpaneel worden gesorteerd op Productcategorie en attributen.
Om een product toe te voegen, klik je op de Add knop op de productkaart. Stel de hoeveelheid van het artikel in met de (toevoegen) of (aftrekken) knoppen, of typ de hoeveelheid in het getallenveld tussen de twee knoppen. Om een item te verwijderen klik je op de Verwijderen knop op de productkaart.
Zodra alle producthoeveelheden zijn ingesteld, klik je op de Terug naar offerte knop om terug te keren naar de offerte. De geselecteerde artikelen in de productcatalogus verschijnen nu op het tabblad Bestelregels.
Preview and send quotation¶
To see a preview of the quotation as the customer will see it, click the Preview button. Doing so opens a preview in the Customer Portal.
After reviewing the customer preview, click Return to edit mode to return to the quotation form in the backend.
When the quotation is ready to deliver to the customer, click the Send by Email button.
Doing so opens a pop-up window with a pre-configured email message. Information from the quotation, including the contact information, total cost, and quotation title are be imported from the quotation.
A PDF of the quotation is added as an attachment to the email.
Notitie
Een vooraf geladen sjabloon wordt gebruikt om het e-mailbericht te maken. Om de sjabloon te wijzigen, klik je op de interne link rechts van het Sjabloon laden veld, onderaan het pop-upvenster van de e-mail.
Om een nieuwe sjabloon te selecteren, kies je een optie uit het keuzemenu Sjabloon laden.
Proceed to make any necessary changes to the email, then click Send. A copy of the message is added to the Chatter of the of the record.
After a quotation is sent, the originating opportunity’s Quotations smart button updates with a new count. This quotation, and all other quotations can be accessed through this smart button at the top of the opportunity in the CRM app.
Alle aan de opportunity gekoppelde offertes die zijn bevestigd en dus zijn omgezet in verkooporders, worden afgetrokken van het aantal dat wordt weergegeven op de Quotations slimme knop. In plaats daarvan wordt de waarde van de verkooporder weergegeven in de Orders slimme knop in hetzelfde bedieningspaneel.
Mark an opportunity won or lost¶
Om de pijplijn actueel en accuraat te houden, moeten kansen worden geïdentificeerd als gewonnen of verloren zodra een klant heeft gereageerd op een offerte.
Om een opportunity te markeren als gewonnen of verloren, ga je terug naar de opportunity via de broodkruimels linksboven in het offerteformulier. Of navigeer naar :menuselectie:`CRM app --> Verkoop --> Mijn pijplijn` en klik op de juiste opportunity om deze te openen.
Klik linksboven in het formulier op de Won of Lost knop.
If the opportunity is marked won, a green Won banner is added to the record, and it is moved to the Won stage.
Marking an opportunity as lost, via the Lost button opens a Mark Lost pop-up window, where a Lost Reason can be entered.
From the Lost Reason drop-down field, choose an existing lost reason. If no applicable reason is available, create a new one by entering it into the Lost Reason field, and clicking Create.
Tip
Het is het beste om zoveel mogelijk gebruik te maken van vooraf geconfigureerde Verloren Reden waarden of om het aanmaken van nieuwe waarden te beperken tot leads van het verkoopteam. Door consistente waarden voor deze parameter te gebruiken, wordt de pijplijnanalyse eenvoudiger en nauwkeuriger bij het filteren op de Verloren Reden parameter.
Om nieuwe waarden voor dit veld in te stellen, navigeer je naar :menuselectie:`CRM --> Configuratie --> Verliesredenen` en klik je zowel op Nieuw als op Opslaan voor elk nieuw item dat aan de lijst wordt toegevoegd.
Additional notes and comments can be added in the Closing Note field.
Wanneer alle gewenste informatie is ingevoerd in het Markeer als verloren pop-upvenster, klik je op Markeer als verloren.
Upon clicking Mark as Lost, the pop-up window disappears, and Odoo returns to the opportunity form, where a new red Lost banner is now present in the upper-right corner of the opportunity.
Als een opportunity eenmaal als verloren is gemarkeerd, wordt hij niet langer als actief beschouwd en uit de pijplijn verwijderd.
Om een verloren opportunity uit de pijplijn te bekijken, klik je op het pijl omlaag-pictogram rechts van de zoekbalk en selecteer je Verloren of Gearchiveerd uit het vervolgkeuzemenu dat verschijnt.
Belangrijk
Kansen die gemarkeerd zijn als verloren worden beschouwd als Gearchiveerd. Houd er rekening mee dat een kans alleen als verloren in de rapportage wordt opgenomen als deze **specifiek* gemarkeerd is als verloren en niet als Gearchiveerd.