ลงบันทึกค่าใช้จ่าย

ก่อนที่จะสามารถเบิกค่าใช้จ่ายคืนได้ จะต้องลงบันทึกค่าใช้จ่ายแต่ละรายการลงในฐานข้อมูลเสียก่อน สามารถสร้างบันทึกค่าใช้จ่ายได้ 3 วิธีด้วยกัน: :ref:ลงบันทึกค่าใช้จ่าย <expenses/manual_expense>`, อัปโหลดใบเสร็จ หรือ ส่งใบเสร็จ ไปยังที่อยู่อีเมลที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้า

ป้อนค่าใช้จ่ายด้วยตนเอง

หากต้องการบันทึกค่าใช้จ่ายใหม่ ให้เปิด แอปบัญชีรายจ่าย ซึ่งจะแสดงหน้า ค่าใช้จ่ายของฉัน ตามค่าเริ่มต้น

Tip

สามารถเข้าถึงมุมมองนี้ได้จาก แอปบัญชีรายจ่าย ‣ ค่าใช้จ่ายของฉัน ‣ ค่าใช้จ่ายของฉัน

จากนั้นคลิก สร้าง และกรอกข้อมูลในฟิลด์ต่อไปนี้ในแบบฟอร์มที่ปรากฏขึ้น:

  • คำอธิบาย: ป้อนคำอธิบายสั้นๆ สำหรับค่าใช้จ่ายนั้นควรกระชับและให้ข้อมูล เช่น รับประทานอาหารกลางวันกับลูกค้า หรือ โรงแรมสำหรับการประชุม

  • หมวดหมู่: เลือกประเภทค่าใช้จ่ายจากเมนูแบบเลื่อนลงที่สอดคล้องกับค่าใช้จ่ายมากที่สุด

  • ทั้งหมด: ป้อนจำนวนเงินทั้งหมดที่ชำระสำหรับค่าใช้จ่ายด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งจากสองวิธี:

    1. หากค่าใช้จ่ายเป็นรายการ/ค่าใช้จ่ายเดี่ยว และหมวดหมู่ที่เลือกเป็นรายการเดี่ยว ให้ป้อนต้นทุนในช่อง ทั้งหมด (ช่อง จำนวน จะถูกซ่อนไว้)

    2. หากเป็นค่าใช้จ่ายสำหรับสินค้า/ค่าใช้จ่ายเดียวกันหลายรายการที่มีการกำหนดราคาไว้ จะแสดง ราคาต่อหน่วย ป้อนจำนวนในช่อง จำนวน จากนั้นต้นทุนรวมจะอัปเดตโดยอัตโนมัติด้วยยอดรวมที่ถูกต้อง ต้นทุนรวมจะปรากฏด้านล่าง จำนวน

      Example

      ในกรณีของระยะทางที่ขับ ราคาต่อหน่วย จะถูกป้อนเป็นต้นทุน ต่อไมล์ ตั้งค่า จำนวน ให้เป็น จำนวนไมล์ที่ขับ และจะคำนวณผลรวม

  • รวมภาษี: หากมีการกำหนดค่าภาษีในหมวดหมู่รายจ่าย เปอร์เซ็นต์ภาษีและจำนวนเงินจะแสดงขึ้นโดยอัตโนมัติหลังจากป้อน ทั้งหมด หรือ ปริมาณ

    Note

    เมื่อกำหนดค่าภาษีในหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย ค่า ภาษีที่รวมอยู่ จะอัปเดตแบบเรียลไทม์ โดยที่ ทั้งหมด หรือ จำนวน ได้รับการอัปเดต

  • พนักงาน: ใช้เมนูแบบเลื่อนลง เลือกพนักงานที่ใช้รายจ่ายนี้

  • ชำระเงินโดย: คลิกปุ่มตัวเลือกเพื่อระบุว่าใครเป็นผู้ชำระค่าใช้จ่ายและควรได้รับการคืนเงิน เลือก พนักงาน (ที่จะชดเชย) หรือ บริษัท ฟิลด์นี้อาจไม่ปรากฏขึ้น ขึ้นอยู่กับประเภทค่าใช้จ่ายที่เลือก

  • วันที่ใช้จ่าย: ใช้หน้าต่างปฏิทินแบบป๊อปอัปที่ปรากฏขึ้นเมื่อคลิกที่ฟิลด์นี้ เพื่อป้อนวันที่ที่เกิดค่าใช้จ่าย

  • บัญชี: ใช้เมนูแบบเลื่อนลง เลือกบัญชีค่าใช้จ่ายที่ต้องการบันทึกค่าใช้จ่าย

  • ลูกค้าที่จะออกใบแจ้งหนี้ใหม่: หากค่าใช้จ่ายเป็นสิ่งที่ลูกค้าควรเป็นผู้ชำระ ให้เลือก SO และลูกค้าที่ต้องการออกใบแจ้งหนี้สำหรับค่าใช้จ่ายนี้จากเมนูแบบเลื่อนลง รายการใบสั่งซื้อทั้งหมดในเมนูแบบเลื่อนลงจะแสดงรายการทั้ง SO และบริษัทที่เขียนใบสั่งซื้อ หลังจากบันทึกค่าใช้จ่ายแล้ว ชื่อลูกค้าจะหายไป และมีเพียง SO เท่านั้นที่มองเห็นได้บนค่าใช้จ่าย

    Example

    ลูกค้าต้องการประชุมในสถานที่เพื่อออกแบบและติดตั้งสวนตามสั่ง และตกลงที่จะชำระค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง (เช่น การเดินทาง โรงแรม อาหาร ฯลฯ) ค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการประชุมนั้นจะระบุใบสั่งขายตามสั่ง (ซึ่งอ้างอิงถึงลูกค้าด้วย) เป็น ลูกค้าที่จะออกใบแจ้งหนี้ใหม่

  • การกระจายเชิงวิเคราะห์: เลือกบัญชีที่จะบันทึกค่าใช้จ่ายจากเมนูแบบเลื่อนลงสำหรับ โปรเจ็กต์, แผนก หรือทั้งสองอย่าง หากจำเป็น สามารถแสดงรายการบัญชีหลายบัญชีสำหรับแต่ละหมวดหมู่ได้ ปรับเปอร์เซ็นต์สำหรับบัญชีวิเคราะห์แต่ละบัญชีโดยพิมพ์ค่าเปอร์เซ็นต์ถัดจากแต่ละบัญชี

  • บริษัท: หากมีการตั้งบริษัทหลายแห่ง ให้เลือกบริษัทที่จะบันทึกค่าใช้จ่ายจากเมนูแบบเลื่อนลง บริษัทปัจจุบันจะเติมข้อมูลในฟิลด์นี้โดยอัตโนมัติ

  • หมายเหตุ...: ถ้าต้องการหมายเหตุเพื่อชี้แจงค่าใช้จ่าย ให้ป้อนลงในช่องหมายเหตุ

แบบฟอร์มค่าใช้จ่ายสำหรับมื้อกลางวันของลูกค้าที่กรอกไว้

แนบใบเสร็จ

หลังจากสร้างบันทึกค่าใช้จ่ายแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการแนบใบเสร็จ คลิกปุ่ม แนบใบเสร็จ จากนั้นตัวสำรวจไฟล์จะปรากฏขึ้น ไปที่ใบเสร็จที่ต้องการแนบ แล้วคลิก เปิด

ใบเสร็จใหม่จะถูกบันทึกไว้ใน ช่องแชท และจำนวนใบเสร็จจะปรากฏถัดจากไอคอน (paperclip) สามารถแนบใบเสร็จหลายใบเข้ากับบันทึกค่าใช้จ่ายแต่ละรายการได้ตามต้องการ

แนบใบเสร็จรับเงินแล้วจะแสดงขึ้นในกล่องแชท

อัปโหลดค่าใช้จ่าย

คุณสามารถสร้างบันทึกค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติได้โดยการอัปโหลดใบเสร็จรับเงินในรูปแบบ PDF ฟีเจอร์นี้ต้องเปิดใช้งานการตั้งค่าและซื้อเครดิต IAP

การตั้งค่าการแปลงเป็นดิจิทัล

หากต้องการเปิดใช้งานการสแกนใบเสร็จ ให้ไปที่ แอปบัญชีรายจ่าย ‣ การกำหนดค่า ‣ การตั้งค่า แล้วทำเครื่องหมายที่ช่องกาเครื่องหมายข้างตัวเลือก Expense Digitization (OCR) จากนั้นคลิก บันทึก เมื่อเปิดใช้งานแล้ว ตัวเลือกเพิ่มเติมจะปรากฏขึ้น คลิกปุ่มตัวเลือกที่เกี่ยวข้องเพื่อเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้:

  • ไม่แปลงใบเสร็จเป็นดิจิทัล: ปิดการแปลงใบเสร็จเป็นดิจิทัล

  • แปลงเป็นดิจิทัลตามความต้องการเท่านั้น: แปลงใบเสร็จเป็นดิจิทัลเฉพาะเมื่อมีการร้องขอเท่านั้น ปุ่ม การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล จะปรากฏในบันทึกค่าใช้จ่าย เมื่อคลิกปุ่มนี้ ใบเสร็จจะถูกสแกนและบันทึกค่าใช้จ่ายจะได้รับการอัปเดต

  • แปลงเป็นดิจิทัลโดยอัตโนมัติ: แปลงใบเสร็จทั้งหมดเป็นดิจิทัลโดยอัตโนมัติเมื่อมีการอัปโหลด

ด้านล่างตัวเลือกเหล่านี้มีลิงก์เพิ่มเติมอีกสองลิงก์ คลิกลิงก์ ซื้อเครดิต เพื่อซื้อเครดิตสำหรับการแปลงใบเสร็จเป็นดิจิทัล คลิกลิงก์ ดูบริการของฉัน เพื่อดูรายการบริการปัจจุบันทั้งหมดและยอดเครดิตคงเหลือ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลและ IAP โปรดดูเอกสาร การซื้อในแอป (IAP)

Note

เมื่อเปิดใช้งานตัวเลือก Expense Digitization (OCR) โมดูลที่จำเป็นจะถูกติดตั้งเพื่อให้สามารถสแกนใบเสร็จได้ การปิดใช้งานตัวเลือกนี้จะถอนการติดตั้งโมดูล

หากในบางจุดมีความต้องการที่จะหยุดการแปลงใบเสร็จเป็นดิจิทัลชั่วคราว ให้เลือกตัวเลือก ไม่แปลงเป็นดิจิทัล เหตุผลที่มีตัวเลือกนี้อยู่ก็เพื่อไม่ให้โมดูลถูกถอนการติดตั้ง ทำให้สามารถเปิดใช้งานการแปลงเป็นดิจิทัลได้ในอนาคตโดยเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งจากสองตัวเลือกที่เหลือ

อัปโหลดใบเสร็จ

เปิดแอป บัญชีรายจ่าย และจากแดชบอร์ด ค่าใช้จ่ายของฉัน คลิก อัปโหลด จากนั้นตัวสำรวจไฟล์จะปรากฏขึ้น ไปที่ใบเสร็จที่ต้องการ เลือกใบเสร็จ จากนั้นคลิก เปิด

สร้างรายจ่ายโดยการสแกนใบเสร็จรับเงิน คลิกสแกนที่ด้านบนของมุมมองแดชบอร์ดรายจ่าย

สแกนใบเสร็จและสร้างรายการค่าใช้จ่ายใหม่ ฟิลด์ วันที่ใช้จ่าย จะถูกเติมด้วยวันที่ปัจจุบันพร้อมกับฟิลด์อื่นๆ ที่อิงตามข้อมูลที่สแกน เช่น ทั้งหมด

คลิกที่รายการใหม่เพื่อเปิดแบบฟอร์มค่าใช้จ่ายแต่ละรายการ และทำการเปลี่ยนแปลงหากจำเป็น ใบเสร็จที่สแกนจะปรากฏใน ช่องแชท

ค่าใช้จ่ายทางอีเมล

แทนที่จะสร้างค่าใช้จ่ายแต่ละรายการในแอป บัญชีรายจ่าย คุณสามารถสร้างค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติได้โดยการส่งอีเมลไปยังอีเมลนามแฝง

หากต้องการดำเนินการดังกล่าว จะต้องกำหนดค่าชื่ออีเมลก่อน ไปที่ แอปบัญชีรายจ่าย ‣ การกำหนดค่า ‣ การตั้งค่า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายที่ช่องทำเครื่องหมายด้านข้าง อีเมลขาเข้า ชื่ออีเมลเริ่มต้นคือ expense@(domain).com เปลี่ยนชื่ออีเมลโดยป้อนอีเมลที่ต้องการในช่องทางด้านขวาของ นามแฝง จากนั้นคลิก บันทึก

อีเมลเริ่มต้นที่กรอกชื่ออีเมลค่าใช้จ่าย

Note

หากจำเป็นต้องตั้งค่านามแฝงโดเมน ข้อความ ตั้งค่านามแฝงโดเมนของคุณ จะปรากฏใต้ช่องกาเครื่องหมาย อีเมลขาเข้า แทนที่จะเป็นช่องที่อยู่อีเมล

สร้างชื่อแทนโดเมนโดยคลิกที่ลิงก์

ดูคำแนะนำในการตั้งค่าและข้อมูลเพิ่มเติมได้ในเอกสาร ชื่อโดเมน

เมื่อกำหนดค่าชื่อโดเมนแล้ว ช่องที่อยู่อีเมลจะมองเห็นได้ใต้ฟีเจอร์ อีเมลขาเข้า ในหน้า การตั้งค่า ในแอป บัญชีรายจ่าย

เมื่อป้อนที่อยู่อีเมลแล้ว สามารถส่งอีเมลไปยังนามแฝงนั้นเพื่อสร้างค่าใช้จ่ายใหม่ได้ โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ในฐานข้อมูล Odoo

หากต้องการส่งค่าใช้จ่ายทางอีเมล ให้สร้างอีเมลใหม่ และป้อนรหัส อ้างอิงภายใน ของผลิตภัณฑ์ (หากมี) และจำนวนเงินค่าใช้จ่ายเป็นหัวเรื่องของอีเมล จากนั้นแนบใบเสร็จไปกับอีเมล Odoo จะสร้างค่าใช้จ่ายโดยนำข้อมูลในหัวเรื่องของอีเมลมารวมกับใบเสร็จ

หากต้องการตรวจสอบข้อมูลอ้างอิงภายในของหมวดค่าใช้จ่าย ให้ไปที่ แอปบัญชีรายจ่าย ‣ การกำหนดค่า ‣ หมวดหมู่ค่าใช้จ่าย หากมีการระบุข้อมูลอ้างอิงภายในในหมวดค่าใช้จ่าย ข้อมูลดังกล่าวจะแสดงอยู่ในคอลัมน์ การอ้างอิงภายใน

หมายเลขรหัสอ้างอิงภายในแสดงอยู่ในมุมมองประเภทรายจ่ายหลัก

หากต้องการเพิ่มการอ้างอิงภายในสำหรับหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย ให้คลิกที่หมวดหมู่เพื่อเปิดแบบฟอร์มหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย ป้อน การอ้างอิงภายใน ลงในช่องที่เกี่ยวข้อง ใต้ช่อง การอ้างอิงภายใน ประโยคนี้จะปรากฏขึ้น: ใช้การอ้างอิงนี้เป็นคำนำหน้าหัวเรื่องเมื่อส่งทางอีเมล

รหัสอ้างอิงภายในแสดงอยู่ในมุมมองผลิตภัณฑ์รายจ่ายหลัก

Example

หากส่งค่าใช้จ่ายทางอีเมลสำหรับมื้ออาหาร มูลค่า 25.00 ดอลลาร์ ระหว่างเดินทางไปทำงาน หัวข้ออีเมลจะเป็น "อาหาร 25.00 ดอลลาร์"

คำอธิบาย:

  • รหัสอ้างอิงภายใน สำหรับหมวดหมู่รายจ่าย 'มื้ออาหาร' คือ 'อาหาร'

  • ราคา สำหรับรายจ่ายคือ $25.00

Note

ด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย Odoo จะยอมรับเฉพาะอีเมลของพนักงานที่ผ่านการตรวจสอบสิทธิ์เท่านั้นเมื่อสร้างค่าใช้จ่ายจากอีเมล หากต้องการยืนยันที่อยู่อีเมลของพนักงานที่ผ่านการตรวจสอบสิทธิ์ ให้ไปที่บัตรพนักงานใน แอปข้อมูลพนักงาน และดูฟิลด์ อีเมลที่ทำงาน

สร้างชื่อแทนโดเมนโดยคลิกที่ลิงก์