Frontdesk¶

Odoo-applikationen Frontdesk gör det möjligt för besökare att checka in i en byggnad eller på en plats och meddela den person de ska träffa om sin ankomst. Dessutom kan de begära att en förkonfigurerad dryck serveras till dem medan de väntar.

Denna applikation är idealisk för företag som inte har någon som arbetar i receptionen, platser utan ett särskilt väntrum som är tillgängligt för gäster och besökare.

Konfiguration¶

Det första som konfigureras med Frontdesk-applikationen är stationen, följt av eventuella drycker som kan erbjudas som tillval.

Stationer¶

I Odoo’s Frontdesk applikation kan en Station ses som en plats där någon kan logga in och vänta på en anställd. Detta är vanligtvis någon form av väntrum, till exempel en lobby. Varje station har en kiosk där besökare checkar in.

Vid installation av applikationen Frontdesk måste minst en station konfigureras, men det finns ingen gräns för hur många stationer som kan skapas och konfigureras.

För att skapa en station, navigera till Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Stations, och klicka på New. När du klickar visas ett tomt frontdeskformulär.

Ange följande information på formuläret:

• Frontdesk Name: ange ett namn för den specifika frontdeskplatsen. Namnet bör vara kort och lätt att identifiera, t.ex. Reception Desk eller Main Lobby. Detta fält är obligatoriskt för att skapa en station.

• Responsibles: välj den person (eller de personer) som ska informeras när en besökare checkar in via denna specifika frontdesk. Flera val kan anges. Detta fält krävs för att skapa en station.

• Kiosk URL: detta fält fylls i automatiskt när frontdesk-formuläret sparas, med åtminstone fälten Frontdesk Name och Responsibles ifyllda. För att spara manuellt, klicka på (moln med uppåtriktad pil) ikonen, som finns högst upp i formuläret.

  När den har sparats genereras en URL i fältet Kiosk URL. Denna URL är ett sätt att komma åt frontdesk-kiosken.

  Klicka på Copy-knappen i slutet av webbadressen och navigera till den webbadressen i en webbläsare för att komma åt kiosken. Denna URL öppnar den specifika stationens frontdesk inloggningssida.

  Tips

  För att lägga till en bild/foto i ett frontdesk-formulär, håll muspekaren över (kamera med ett ’+’ tecken) ikonen längst upp till höger i formuläret för att visa en ✏️ (penna) ikon.

  Klicka på ikonen ✏️ (penna) för att öppna en filutforskare, navigera till önskad bild-/fotofil och klicka sedan på Öppna för att markera den.

  Den bild som valts för stationsfotot visas som bakgrundsbild för stationens kiosk.

Fliken Alternativ¶

• Host Selection: om besökaren ska delta i ett möte kan besökaren med detta alternativ välja mötesvärd från en lista, och meddela den personen. När alternativet är aktiverat visas ytterligare fält enligt nedan.

• Authenticate Guest: om ytterligare information krävs när en gäst checkar in, aktivera det här alternativet och välj vilket av följande som krävs:

  • Email: välj om gästens e-postadress är Required, Optional, eller om informationen inte efterfrågas alls (None).

  • Phone: välj om gästens telefonnummer är Required, Optional, eller om informationen inte efterfrågas alls (None).

  • Organization: välj om gästens organisation är Required, Optional, eller om informationen inte efterfrågas alls (None).

• Theme: välj färgläge för kiosken. Välj antingen Light eller Dark. Om du väljer Light visas en ljusgrå bakgrund på kiosken, medan om du väljer Dark visas en mörkgrå och svart bakgrund.

• Self Check-In: aktivera detta alternativ för att visa en QR-kod för incheckning på kiosken. QR-koden gör att gästerna kan checka in med sin mobila enhet istället för att använda kiosken. Detta alternativ rekommenderas för en upptagen kiosk med flera gäster som checkar in samtidigt.

• Offer Drinks: aktivera detta alternativ för att erbjuda gästerna en drink vid incheckning. Om detta alternativ är aktiverat är det nödvändigt att konfigurera de drycker som erbjuds, via länken Konfigurera drycker som visas när alternativet är aktiverat. När alla dryckesalternativ är konfigurerade väljer du varje dryck som ska erbjudas med hjälp av rullgardinsmenyn.

• Notify by email: aktivera det här alternativet för att skicka ett e-postmeddelande till den person som gästen besöker vid incheckningen. När det är aktiverat visas ett E-postmall fält nedanför, med standard Frontdesk Email Template vald.

  Om du vill ändra den förvalda e-postmallen klickar du på rullgardinsmenyn i fältet E-postmall och väljer sedan en annan e-postmall.

  Om du vill ändra den aktuella mallen klickar du på Intern länk (pil)-ikonen i slutet av raden och gör eventuella ändringar i mallen.

• Notify by SMS: aktivera det här alternativet för att skicka ett SMS (text) meddelande till den person som gästen besöker vid incheckningen. När alternativet är aktiverat visas ett SMS Template fält nedanför, med standard Frontdesk SMS Template vald.

  Om du vill ändra den förvalda SMS-mallen klickar du på rullgardinsmenyn i fältet SMS Template och väljer en annan SMS-mall.

  För att ändra den valda mallen, klicka på Intern länk (pil) ikonen i slutet av raden, och gör önskade ändringar av innehållet i mallen. SMS-meddelandet får innehålla högst 242 tecken, vilket ryms i 4 SMS-meddelanden (UNICODE).

• Notify by Discuss: detta alternativ är aktiverat som standard när alternativet Host Selection är aktiverat. Det här alternativet öppnar ett * Diskutera * applikationsmeddelandefönster med den person som gästen besöker vid incheckningen.

  När detta alternativ är aktiverat visas ett standardmeddelande för den person som gästen besöker. Applikationen Discuss måste vara installerad för att detta alternativ ska fungera.

Fliken Sidomeddelande¶

Ange önskad text som ska visas på stationens kiosk efter att en gäst har checkat in, t.ex. en välkomsthälsning eller nödvändiga instruktioner. Texten visas på bekräftelsesidan, på höger sida av skärmen efter att en gäst har slutfört incheckningsprocessen.

Drycker¶

När en station har skapats är nästa steg att konfigurera de drycker som ska erbjudas besökarna, om så önskas. Detta steg är inte nödvändigt för att applikationen Frontdesk ska fungera, och behöver endast konfigureras om drycker erbjuds till gästerna.

För att lägga till ett dryckesalternativ, gå till Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Drinks, och klicka på New. När du gör detta visas ett tomt dryckesformulär som du kan konfigurera.

Ange följande information på drinkformuläret:

• Drink Name: skriv namnet på dryckesalternativet i detta fält. Detta fält är obligatoriskt.

• People to Notify: använd rullgardinsmenyn i detta fält för att välja vem som ska meddelas när drycken väljs. Flera personer kan anges i detta fält. Detta fält är obligatoriskt.

• Sequence: ange ett numeriskt värde i detta fält för att ange var i listan över dryckesalternativ som detta specifika alternativ visas. Ju lägre siffra, desto högre upp i listan visas drycken. Om du t.ex. anger siffran ett hamnar drycken överst på listan och visas först i sekvensen.

Instrumentpanel för stationer¶

Kiosk setup¶

Ställ i ordning varje kiosk för användning efter konfigurering av de olika stationerna. Det rekommenderas att använda en dedikerad enhet för varje frontdesk-kiosk, t.ex. en surfplatta.

Navigera till kiosken på ett av två sätt:

• Navigera till Frontdesk applikationens huvudpanel och klicka på Open Desk knappen på önskat stationskort. Kiosken laddas i en ny flik i webbläsaren.

• Navigera till Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Stations, och klicka på önskad station. Klicka sedan på knappen Copy i slutet av raden Kiosk URL och klistra in URL:en i en ny flik eller ett nytt fönster i webbläsaren.

Rapporter¶

Applikationen Frontdesk har två rapporter tillgängliga: Visitors och Drinks.

För att komma åt någon av dessa rapporter, navigera till Frontdesk app ‣ Reporting för att visa en rullgardinsmeny som innehåller alternativen: Visitors och Drinks.

Rapporten Visitors visar antalet besökare per månad för det aktuella året. Rapporten Drinkar visar hur många totala förfrågningar som gjordes för varje dryck.

Som med alla rapporter i Odoo kan filter och grupper ändras för att visa andra mätvärden också.