Vizitatori¶

În aplicația Odoo Frontdesk, un vizitator este definit ca orice non-angajat (de exemplu, reparator, candidat la job etc.). Acești vizitatori pot fi înregistrați la sosire și la plecare din motive de securitate. Acest lucru asigură o listă exactă a persoanelor din incintă.

Lista de vizitatori¶

Pentru a accesa o listă completă a vizitatorilor înregistrați, navigați la Aplicația Frontdesk ‣ Vizitatori.

Toți vizitatorii sunt prezentați într-o vizualizare de listă, cu următoarele detalii care au fost introduse la check-in:

• Nume: numele oaspetelui.

• Companie vizitatoare: compania pe care o reprezintă oaspetele.

• Telefon: numărul de telefon al oaspetelui.

• Băuturi*: băutura cerută de oaspete.

• Gazdă: pe cine așteaptă oaspetele să vadă.

• CheckIn: data și ora la care oaspete s-a cazat.

• Checkout*: data și ora la care oaspete a plecat. În vizualizarea implicită, sunt vizibili doar oaspeții cu starea Înregistrat sau Planificat. Oaspeții cu ore de check-out sunt vizibili numai dacă filtrul Today nu este activ.

• Durata: perioada de timp pentru care oaspete a fost înregistrat.

• Stație: locația în care s-a înregistrat oaspetele.

• Status: statutul oaspetelui. Opțiunile sunt Înregistrat, Planificat, Înregistrat, sau Anulat.

• E-mail*: adresa de e-mail a oaspetelui.

* Aceste câmpuri nu sunt vizibile în lista implicită Vizitator. Acestea trebuie activate folosind pictograma (settings adjust) din colțul din dreapta sus al listei.

În extrema dreaptă a coloanelor cu titlu de pe pagina Vizitatori, există o coloană fără titlu, în care starea unui oaspete poate fi actualizată.

Când un oaspete pleacă, faceți clic pe butonul disponibil Check out pentru a actualiza înregistrarea oaspetelui și înregistrați data și ora la care a plecat.

Dacă sosește un oaspete programat și nu s-a înregistrat folosind chioșcul Frontdesk, acesta poate fi înregistrat aici, făcând clic pe butonul disponibil Înregistrare pentru a înregistra data și ora la care au sosit.

Pe lângă coloana de stare fără titlu, apare un buton Băutură servită, dar numai dacă acel vizitator a cerut o băutură.

Când băutura lor a fost servită, faceți clic pe butonul Drink Served pentru a indica că băutura a fost livrată oaspetelui. Odată apăsat, acel buton dispare.

Dacă vreo coloană nu este vizibilă sau dacă se preferă ca o coloană vizibilă să fie ascunsă, faceți clic pe pictograma (opțiuni suplimentare), situată la sfârșitul listei cu numele coloanei . Procedând astfel, dezvăluie un meniu derulant cu opțiuni de coloană pentru a activa sau dezactiva. O pictogramă (verificare) indică faptul că coloana este vizibilă.

Vizitatori planificați¶

Introduceți informațiile despre oaspeți așteptați în avans creând un oaspete planificat în aplicația Frontdesk.

Pentru a crea un oaspete planificat, navigați la Aplicația Frontdesk ‣ Vizitatori și faceți clic pe Nou. Apoi, introduceți aceleași informații ca orice alt visitor în formularul de invitat care apare. Singurele câmpuri obligatorii sunt Numele ale vizitatorului și Stația la care se așteaptă să ajungă.

Fluxul de vizitatori¶

Înregistrarea vizitatorilor¶

Când un vizitator ajunge la o unitate, se apropie de un Chioșc de recepție și dă clic pe Înregistrare. Informațiile solicitate de la vizitator sunt cele configurate pentru acea stație specifică Frontdesk. Dacă sunt necesare informații, câmpul afișează un asterisc roșu (*). Vizitatorul trebuie să introducă informațiile necesare pentru a putea face check-in.

Odată ce toate informațiile sunt introduse, vizitatorul atinge butonul Check In.

Băuturi¶

Dacă băuturile au fost configurate pentru stație, după ce atingeți Check In, se încarcă un ecran de confirmare a înregistrării, împreună cu întrebarea: Vrei ceva de băut?

Vizitatorul poate atinge fie Da, vă rog, fie Nu, mulțumesc.

Dacă selectează Da, vă rog, apare un ecran de selecție a băuturii și sunt listate opțiunile preconfigurate. Vizitatorul atinge apoi selecția dorită sau, dacă nu dorește nimic, poate atinge butonul Nimic, mulțumesc din partea de jos a ecranului.

Dacă s-a făcut o selecție de băuturi, un Vă mulțumim pentru înregistrare! Băutura dvs. este pe drum. apare mesajul.

Notificări¶

Odată ce vizitatorul s-a înregistrat, persoana pe care o vizitează și toți ceilalți utilizatori care au fost configurați pentru a fi notificați atunci când au loc înregistrări la chioșc, sunt notificați. Notificarea este fie prin e-mail, mesaj SMS, un chat Discuți sau orice combinație a acestor trei opțiuni.

Dacă vizitatorul a solicitat o băutură, utilizatorul(ii) configurați ca Persoane de notificat pe formularul de băutură, sunt notificați, prin aplicația Discuți. Mesajul care apare este: (Numele vizitatorului) tocmai s-a înregistrat. Au cerut (Numele băuturii).

Odată ce băutura a fost livrată oaspetelui, persoana care a livrat băutura este responsabilă pentru marcarea băuturii ca fiind livrată.

Pentru a marca o băutură ca fiind livrată, navigați la Frontdesk app ‣ Stations și alegeți cardul de post dorit care afișează (#) Drinks to serve.

Aceasta deschide o listă cu toți vizitatorii înregistrați la acea stație și care așteaptă o băutură. Faceți clic pe butonul Drink Served de la sfârșitul rândului pentru vizitatorul care a fost servit. Odată ce sunt marcați ca având băutura servită, vizitatorul dispare din listă.

Check out¶

Odată ce vizitatorul și-a încheiat afacerea și a părăsit sediul, este important să le verificați pentru păstrarea corectă a evidențelor.

Pentru a verifica vizitatorii în mod corespunzător, navigați la Frontdesk app ‣ Stations și alegeți cardul de post dorit care afișează (#) Drinks to serve. Procedând astfel, se deschide o listă cu toți vizitatorii care sunt înregistrați în prezent la acea stație.

Faceți clic pe butonul Check out lângă sfârșitul rândului pentru vizitatorul care a plecat. Odată ce sunt marcate ca înregistrate, vizitatorul dispare din listă.