Serviços¶

Para manter adequadamente uma frota de veículos, é necessário fazer manutenção regular e reparos periódicos. O agendamento de reparos e o gerenciamento de serviços para uma frota inteira são necessários para garantir que todos os veículos estejam em boas condições de funcionamento quando forem necessários.

Criar registros de serviço¶

Para registrar um serviço para um veículo, vá para o painel principal Serviços navegando até app Frota ‣ Frota ‣ Serviços. Abra um novo formulário de serviço clicando no botão Novo no canto superior esquerdo.

Preencha as informações no formulário. Os únicos dois campos que precisam ser preenchidos são Tipo de serviço e Veículo.

O formulário de serviço é salvo automaticamente conforme os dados são inseridos. No entanto, o formulário pode ser salvo manualmente a qualquer momento, clicando na opção Salvar manualmente, representada por um ícone (upload na nuvem).

Os campos do formulário são:

• Descrição: insira uma breve descrição do serviço.

• Tipo de serviço: selecione o tipo de serviço realizado usando o menu suspenso. Ou, insira um novo tipo de serviço e clique em Criar “tipo de serviço” ou Criar e editar… para adicionar o tipo de serviço e configurá-lo.

  Importante

  Tipos de serviço não são pré-configurados no Odoo. Ao registrar um serviço pela primeira vez, o tipo de serviço precisa ser criado antes que possa ser selecionado.

• Data: na janela pop-over do calendário, selecione a data em que o serviço foi prestado ou está programado para ser realizado. Navegue até o mês desejado usando os ícones < > (seta) e, em seguida, clique na data para selecioná-la.

• Custo: insira o custo do serviço.

• Fornecedor: selecione o fornecedor que executou o serviço usando o menu suspenso. Se o fornecedor ainda não tiver sido inserido no sistema, digite o nome do fornecedor e clique em Criar para adicioná-lo ou Criar e editar… para adicionar e configurar o fornecedor.

• Veículo: selecione o veículo que passou por manutenção no menu suspenso. Quando o veículo é selecionado, o campo Motorista é preenchido e a unidade de medida do campo Valor do odômetro é exibida.

• Motorista: o motorista atual listado para o veículo selecionado é preenchido quando o Veículo é selecionado. Se o motorista precisar ser alterado, outro poderá ser selecionado no menu suspenso.

• Valor do odômetro: insira a leitura do odômetro quando o serviço foi feito. As unidades de medida são em quilômetros (km) ou milhas (mi), dependendo de como o veículo selecionado foi configurado.

  Quando o Veículo é selecionado, a unidade de medida desse campo é preenchida. Isso vem do formulário do veículo.

  Dica

  Para mudar de quilômetros para milhas, ou vice-versa, clique no botão Link interno à direita do veículo selecionado no campo Veículo.

  Altere a unidade de medida e, em seguida, volte para o formulário de serviço pela trilha de navegação. A unidade de medida é então atualizada no campo Valor do odômetro.

• Notas: insira notas sobre o reparo na parte inferior do formulário de serviço.

Criar tipo de serviço¶

Os tipos de serviço devem ser criados a partir de um formulário de serviço. Não há outra maneira de acessar a lista de tipos de serviço.

No formulário de serviço, digite o nome do novo Tipo de serviço no campo correspondente. Em seguida, clique em Criar e editar…, e um formulário pop-up Criar tipo de serviço será exibido.

O tipo de serviço inserido no formulário de serviço preenche automaticamente o campo Nome, que pode ser modificado, se desejado.

Em seguida, selecione a Categoria do novo tipo de serviço no menu suspenso desse campo. As duas opções padrão para escolha são Contrato ou Serviço. Categorias adicionais não podem ser criadas.

Se o serviço se aplicar apenas a contratos ou serviços, selecione a Categoria correspondente. Se o serviço se aplicar a ambos os contratos e serviços, deixe esse campo em branco.

Quando terminar, clique em Salvar e Fechar.

Criar fornecedor¶

Normalmente, quando um serviço é feito pela primeira vez, o fornecedor ainda não está na base de dados. É uma prática recomendada adicionar todos os detalhes de um fornecedor na base de dados, para que qualquer informação necessária possa ser recuperada sem problemas.

No formulário de serviço, digite o nome do novo Fornecedor no campo correspondente. Em seguida, clique em Criar e editar…, e será exibido um formulário para Criar fornecedor.

O nome do fornecedor inserido no formulário de serviço preenche o campo Nome, por padrão. Esse campo pode ser modificado, se desejado.

Informações gerais¶

Preencha as seguintes informações na metade superior do formulário:

• Indivíduo ou Empresa: selecione se o novo fornecedor que está sendo adicionado é uma pessoa física ou jurídica, clicando no botão de opção correspondente.

  Quando uma seleção é feita, alguns campos podem desaparecer do formulário. Se algum dos campos abaixo não estiver visível, isso se deve ao fato de que Empresa foi selecionado, em vez de Indivíduo.

• Nome: digite um nome para a pessoa física ou jurídica nesse campo.

• Nome da empresa: no menu suspenso, selecione a empresa à qual o fornecedor está associado, se houver.

  Se o botão de opção Empresa na parte superior do formulário estiver selecionado, esse campo não será exibido.

• Contato: insira as informações de contato nesta seção.

  Se preferir, o campo Contato pode ser alterado para um tipo diferente de contato. Clique em Contato para exibir um menu suspenso. As opções disponíveis para seleção são Contato, Endereço de cobrança, Endereço de entrega, Endereço de acompanhamento ou Outro endereço.

  Se quiser, selecione uma dessas outras opções para o campo Contato e insira as informações correspondentes.

  Se Empresa for selecionado no campo Indivíduo ou Empresa, esse campo será rotulado como Endereço e não poderá ser modificado.

• ID fiscal: insira a identificação fiscal do fornecedor nesse campo.

• Cargo: digite o cargo do vendedor nesse campo. Se o botão de opção Empresa na parte superior do formulário estiver selecionado, esse campo não aparecerá.

• Telefone: digite o número de telefone do fornecedor nesse campo.

• Celular: digite o número do celular do fornecedor nesse campo.

• E-mail: digite o endereço de e-mail do fornecedor nesse campo.

• Site: insira o endereço do site do fornecedor nesse campo.

• Título: usando o menu suspenso, selecione o título do fornecedor nesse campo. As opções padrão são: Doutor, Senhora, Senhorita, Senhor e Professor.

  Se o botão de opção Empresa na parte superior do formulário estiver selecionado, esse campo não será exibido.

• Marcadores: no menu suspenso, selecione os marcadores que se aplicam ao fornecedor.

  Para adicionar uma nova marcador, digite o marcador e clique em Criar “marcador”.

  Não há limite para o número de marcadores que podem ser selecionados.

• Imagem: uma foto da pessoa de contato principal ou do logotipo da empresa pode ser adicionada ao formulário. Passe o mouse sobre a caixa 📷 (câmera), no canto superior direito do formulário, para revelar um ícone ✏️ (lápis) e clique nele. Será exibida uma janela do explorador de arquivos. Navegue até o arquivo desejado e clique em Abrir para selecioná-lo.

Aba Contatos e endereços¶

Depois que a metade superior do formulário Criar fornecedor for preenchida, adicione outros contatos e endereços associados ao fornecedor nessa aba.

Clique no botão Adicionar para adicionar um novo contato, e uma janela pop-up Criar contato será exibida.

Selecione uma das opções de tipo de contato apropriadas nos botões de opção, localizados na parte superior da janela pop-up. Essas opções são as seguintes:

• Contato: selecione essa opção para adicionar detalhes gerais de contato dos funcionários do fornecedor associado.

• Endereço de cobrança: selecione essa opção para adicionar um endereço preferencial para todas as faturas. Quando adicionado ao formulário, esse endereço é selecionado por padrão ao enviar uma fatura para o fornecedor associado.

• Endereço de entrega: selecione essa opção para adicionar um endereço preferencial para todas as entregas. Quando adicionado ao formulário, esse endereço é selecionado por padrão ao entregar um pedido ao fornecedor associado.

• Endereço de acompanhamento: selecione essa opção para adicionar um endereço preferencial para todas as correspondências de acompanhamento. Quando adicionado ao formulário, esse endereço é selecionado por padrão ao enviar lembretes sobre faturas vencidas.

• Outro endereço: selecione essa opção para adicionar quaisquer outros endereços necessários para o fornecedor.

Adicione notas à seção Notas internas… do formulário.

Depois de inserir todas as informações, clique em Salvar e Fechar para adicionar um novo contato ou Salvar e Novo para adicionar o registro de endereço atual e criar outro registro de endereço.

À medida que os contatos são adicionados a essa aba, cada contato aparece em uma caixa separada, com um ícone indicando o tipo de contato listado.

Example

Um Endereço de entrega exibe um ícone ⛟ (caminhão) dentro dessa caixa de endereço específica, enquanto um Endereço de cobrança exibe um ícone 💵 (cédula) dentro.

Aba Vendas e Compras¶

Insira as seguintes informações de vendas e compras para as várias seções abaixo. Dependendo dos outros aplicativos instalados, poderão aparecer campos e seções adicionais. Todos os campos a seguir são padrão apenas no aplicativo Frota.

Vendas¶

• Vendedor: no menu suspenso, selecione um usuário como o principal ponto de contato para vendas com esse fornecedor.

  Essa pessoa deve ser um usuário interno da empresa, o que significa que pode fazer login na base de dados como um usuário.

Diversos¶

• ID da empresa: se a empresa tiver um número de identificação, além de seu ID fiscal, insira-o nesse campo.

• Referência: digite qualquer texto para fornecer mais informações sobre o contato. Essa é uma nota interna para fornecer informações adicionais.

  Example

  Uma empresa tem várias pessoas com o mesmo nome, Mary Jones. O campo Referência poderia indicar Mary Jones no X108 - returns para fornecer detalhes adicionais.

Aba Notas internas¶

Adicione notas relacionadas ao fornecedor ou qualquer outra informação necessária nessa aba.

Lista de serviços¶

Para visualizar todos os serviços registrados na base de dados, incluindo solicitações antigas e novas, acesse app Frota ‣ Frota ‣ Serviços. Todos os serviços aparecem em uma visualização de lista, incluindo todos os detalhes de cada serviço.

Os registros de serviço são agrupados por tipo de serviço. O número de reparos para cada tipo de serviço aparece entre parênteses após o nome do tipo de serviço.

Cada serviço listado exibe as seguintes informações:

• Data: a data em que o serviço ou reparo foi realizado (ou solicitado para ser realizado).

• Descrição: uma breve descrição do tipo específico de serviço ou reparo realizado para esclarecer o serviço específico.

• Tipo de serviço: o tipo de serviço ou reparo realizado. Isso é selecionado em uma lista de serviços que deve ser configurada.

• Veículo: o veículo específico no qual o serviço foi realizado.

• Motorista: quem é o motorista atual do veículo.

• Prestador: o prestador específico que realizou o serviço ou reparo.

• Notas: qualquer informação associada ao serviço ou reparo que seja documentada para adicionar esclarecimentos.

• Custo: o custo total do serviço ou reparo.

• Estágio: o status do serviço ou reparo. As opções são: Novo, Em execução, Cancelado ou Feito.

Na parte inferior da coluna Custo, o custo total de todos os serviços e reparos é listado.

Exibir serviços¶

Recomenda-se visualizar a lista de serviços em uma das várias formas pré-configuradas para visualizar melhor as informações apresentadas. No canto superior direito da lista, há vários ícones que, quando clicados, classificam os dados de diferentes maneiras.

Visualização de lista¶

A visualização padrão dos registros de serviço é uma visualização de lista. Ela apresenta todos os serviços, primeiro agrupados em ordem alfabética por tipo de serviço e, em seguida, agrupados por status.

As informações podem ser reordenadas por qualquer coluna. Na parte superior de cada coluna, passe o mouse sobre o nome da coluna e uma seta aparecerá na extremidade direita da coluna. Clique na seta para ordenar os dados por essa coluna específica.

A ordenação padrão é a ordem alfabética decrescente (A a Z), representada por um ícone ⌄ (seta para baixo) `. Clique no ícone :guilabel:`⌄ (seta para baixo) para inverter a ordem alfabética (Z para A). O ícone ⌄ (seta para baixo) muda para um ícone ^ (seta para cima).

As duas exceções a essa classificação são a coluna padrão Data e a coluna Custo. A coluna Data classifica as informações em ordem cronológica (janeiro a dezembro), em vez de ordem alfabética. A coluna Custo ordena as informações por preço de reparo, do menor para o maior.

Adicionar um serviço¶

Para adicionar um registro de serviço na visualização de lista, clique no botão Novo e um formulário de serviço será carregado. Digite todas as informações no formulário de serviço.

O formulário é salvo automaticamente à medida que os dados são inseridos.

Visualização Kanban¶

Para visualizar os serviços por estágio, clique no botão Kanban, que é o segundo ícone no canto superior direito e aparece como duas barras de comprimentos diferentes abaixo de uma linha.

Todos os serviços são organizados por tipo de serviço e aparecem na coluna Kanban correspondente.

O número de reparos para cada tipo de serviço aparece na extremidade direita do cabeçalho de cada coluna Kanban.

O status coletivo das atividades agendadas para cada tipo de serviço aparece na barra codificada por cores, abaixo do título de cada coluna Kanban. Os reparos com atividades agendadas no futuro aparecem em verde, as atividades com vencimento hoje aparecem em amarelo, as atividades atrasadas aparecem em vermelho e os reparos sem atividades agendadas aparecem em cinza.

Cada cartão Kanban exibe um ícone relacionado à atividade codificado por cores, como um ícone 🕘 (relógio) ou 📞 (telefone), por exemplo. Esses ícones indicam o tipo de atividade agendada e o status. O status da atividade corresponde às cores na barra de status. Clique em um ícone de atividade para visualizar os detalhes dessa atividade específica.

O comprimento da barra colorida é proporcional ao número de atividades correspondentes com esse status específico nesse estágio específico. Passe o mouse sobre uma seção colorida para revelar o número de registros de serviço nesse agrupamento específico.

Para visualizar apenas os registros com um status específico, clique na seção da barra de cores desejada. A cor de fundo da coluna muda para um tom pálido da mesma cor (verde, amarelo, vermelho ou cinza), e a barra de cores aparece listrada em vez de sólida. **Somente reparos e serviços com o status selecionado aparecem na coluna.

Agendar atividades¶

Para agendar uma atividade de reparo ou serviço no modo de visualização Kanban, clique no ícone de atividade no canto inferior direito do registro de serviço e clique em + Agendar uma atividade. Uma janela pop-up Agendar atividade é exibida.

Insira as seguintes informações no formulário:

• Tipo de atividade: usando o menu suspenso, selecione a atividade que está sendo agendada. As opções padrão são E-mail, Ligação, Reunião, A fazer e Carregar documento.

• Resumo: insira uma breve descrição da atividade, como, por exemplo, Agendar troca de óleo.

• Prazo final: usando o popover do calendário, selecione a data em que a atividade deve ser concluída. Com os ícones de seta < (esquerda) e > (direita), navegue até o mês desejado e clique na data para selecioná-la.

• Atribuído a: no menu suspenso, selecione o usuário responsável pela atividade.

• Notas: adicione notas ou detalhes na área em branco na parte inferior do formulário.

Após preencher Agendar atividade, clique em Agendar para agendar a atividade ou clique em Concluir e agendar próxima para agendar a atividade atual e agendar outra atividade para o mesmo reparo.

Adicionar um serviço¶

Um novo reparo pode ser adicionado a partir dessa visualização. Clique no ➕ (ícone de mais) no canto superior direito da coluna Kanban, e um novo bloco aparecerá no topo da coluna, abaixo do título do Kanban.

Insira um Título para o serviço ou reparo e, em seguida, clique em Adicionar. Um formulário de serviço Criar é exibido em uma janela pop-up. Digite todas as informações no formulário de serviço e, em seguida, clique em Salvar e Fechar para adicionar o registro. O novo registro agora aparece na coluna Kanban.

Visualização de gráfico¶

Outra maneira de visualizar os dados é em um gráfico. Para mudar para a visualização de gráfico, clique no ícone Gráfico, que é o terceiro ícone no canto superior direito e aparece como um pequeno gráfico.

A visualização de gráfico padrão exibe as informações de serviço em um gráfico de barras empilhadas, agrupadas por Tipo de serviço. O eixo X representa o Tipo de serviço e o eixo Y representa o Custo.

Cada coluna representa visualmente o custo total de todos os reparos e serviços para aquele Tipo de serviço específico. Passe o mouse sobre qualquer barra para revelar uma janela pop-over que exibe o Custo total para o serviço e os reparos que a barra representa.

O gráfico pode mudar para um Gráfico de linhas ou um Gráfico de pizza clicando no botão correspondente acima do gráfico. Além disso, o gráfico pode exibir os dados em ordem Empilhado, Decrescente ou Crescente, clicando nos botões correspondentes.

Visualização de pivô¶

Outra maneira de visualizar os dados do serviço é em uma tabela de pivô de planilha. Clique no ícone Pivô, que é o quarto ícone no canto superior direito e aparece como uma pequena planilha.

A forma padrão de apresentação dos dados mostra o custo total de cada tipo de serviço. As linhas horizontais representam os vários tipos de serviço, com um tipo de serviço diferente em sua própria linha. As colunas verticais representam os custos totais de cada tipo específico de serviço, divididos ainda mais pelo tipo de serviço.

A tabela pode ser inserida em uma planilha ou baixada, se desejado.

Para adicionar a tabela de pivô a uma planilha no Odoo, primeiro é necessário alterar a aparência da tabela de pivô. A visualização padrão de pivô não permite que a tabela seja inserida em uma planilha (o botão Inserir em planilha está acinzentado).

Primeiro, clique no ícone ➖ (menos) à esquerda de Total na parte superior da tabela de pivô. Isso reduz os tipos de serviço, deixando apenas uma única coluna Custo visível.

Em seguida, clique no botão Inserir em planilha, que não está mais acinzentado, e uma janela pop-up Selecione uma planilha para inserir o pivô é exibida. Duas abas estão visíveis nessa janela pop-up, uma aba Planilhas e uma aba Painéis.

Clique na aba desejada para indicar onde a planilha deve ser colocada, seja em uma Planilha ou em um Painel. Depois de clicar na opção desejada, clique em Confirmar. A planilha será carregada na tela.

Clique em Serviços no canto superior esquerdo para voltar à visualização da tabela de pivô anterior.

Para fazer o download da tabela em um formato xlsx, clique no ícone de download xlsx, representado por um ícone ⬇️ (seta para baixo acima de uma linha).

Visualização da atividade¶

Para visualizar as atividades agendadas para serviços ou reparos, clique no ícone de atividade 🕗 (relógio) no canto superior direito da tela. Isso apresenta todas as atividades, organizadas por veículo e tipo de atividade.

As colunas verticais são organizadas por tipo de atividade, e as linhas horizontais são organizadas por veículo.

As entradas são codificadas por cores de acordo com o status de cada atividade. As atividades verdes estão programadas para o futuro, as atividades amarelas devem ser entregues hoje e as atividades vermelhas estão atrasadas.

O usuário responsável pela atividade aparece em uma foto no canto inferior esquerdo de cada entrada de atividade.

A data de vencimento de cada atividade está escrita na parte superior central de cada entrada de atividade.

Uma barra codificada por cores na parte superior de cada coluna de atividade indica o status das atividades dentro dessa coluna.

O número de atividades para cada tipo de atividade está escrito no lado direito da barra codificada por cores, abaixo do nome da coluna.

Agendar uma atividade¶

Para adicionar um registro de serviço a partir da visualização da atividade, clique em + Agendar uma atividade no canto inferior esquerdo da lista, e uma janela pop-up Pesquisar: Serviços” será carregada. Clique no serviço para o qual a atividade está sendo agendada e um formulário :guilabel:`Agendar atividade será carregado.

Insira todas as informações no formulário de atividade.

Quando o formulário estiver preenchido, clique no botão Agendar. Em seguida, as duas janelas pop-up serão fechadas e a atividade aparecerá na visualização de atividades.