Volver a facturar gastos¶
Es posible cobrarle los gastos al cliente si lleva seguimiento de los mismos en los proyectos. Para ello debe crear un gasto que tenga como referencia la orden de venta a la que lo agregará y luego deberá crear un reporte de gastos.
Después, los gerentes aprueban el reporte de gastos antes de que el departamento de contabilidad registre las entradas en el diario.
Por último, una vez que el reporte de gastos esté registrado en un diario, los gastos aparecerán en la orden de compra especificada y podrá facturarla para cobrarle al cliente por los gastos.
Importante
Solo los usuarios con los permisos de acceso adecuados pueden aprobar gastos, registrarlos en Contabilidad y volver a facturarlos en las órdenes de venta.
Ver también
Este documento proporciona instrucciones detalladas para crear, enviar, aprobar y registrar gastos. Consulte la siguiente documentación para obtener las instrucciones sobre cualquiera de estos pasos:
Configurar¶
Primero especifique la política de facturación de cada categoría de gasto. Vaya a y haga clic en una para su respectivo formulario. En la sección FACTURACIÓN seleccione el botón ubicado junto a la opción deseada para Volver a facturar los gastos:
No: La categoría de gastos no se puede volver a facturar.
Al costo: La categoría de gastos factura los gastos al costo establecido en el formulario de la categoría.
Precio de venta: La categoría del gasto factura al precio de venta establecido en el formulario del gasto.
Crear un gasto¶
Primero, al crear un nuevo gasto debe proporcionar la información correcta para volver a facturar el gasto a un cliente. Seleccione la orden de venta con el menú desplegable del campo Cliente al que se le va a volver a facturar para agregar el gasto.
Después seleccione la distribución analítica a la que se registrará el gasto. Puede seleccionar varias cuentas si así lo desea.
Haga clic en la línea para agregar otra distribución analítica. Esta acción abrirá la ventana emergente Analytic, allí haga clic en Agregar una línea y luego seleccione la distribución analítica deseada en el campo desplegable. Si selecciona más de una deberá modificar los campos de Porcentaje. Ambos campos tienen el 100% de forma predeterminada, ajuste los porcentajes de todos los campos para que el total de todas las cuentas seleccionadas sume 100%.
Example
Una empresa de pintura acepta pintar un edificio de oficinas en el que trabajan dos empresas diferentes y, durante el proceso de estimación, organizan una reunión presencial para hablar acerca del proyecto.
Ambas empresas acuerdan pagar los gastos de transportación del personal de la empresa de pintura. Al crear los gastos de viaje y hospedaje, ambas empresas forman parte de la línea de distribución analítica, cada una con el 50%.
Crear un reporte de gastos¶
Luego de crear los gastos debe crear y enviar el reporte de gastos de la misma manera que los demás gastos.
Una vez que envía el reporte de gastos aparece el botón inteligente Órdenes de Venta en la parte superior central del reporte de gastos y de cada registro de gasto que se volverá a facturar.
Importante
Es indispensable seleccionar la orden de compra adecuada en el campo Cliente a quien se le volverá a facturar, pues este es el que factura los gastos de forma automática después de que aprobar un reporte.
El campo Cliente a quien se le volverá a facturar solo se puede modificar hasta que un reporte de gastos esté aprobado, luego de eso ya no podrá hacerlo.
Aprobar y registrar gastos¶
Antes de aprobar un reporte de gastos asegúrese de que la sección Distribución analítica esté completa para cada línea.
Si falta una entrada de distribución analítica, asigne las cuentas correctas con el menú desplegable y luego haga clic en Aprobar.
Nota
El botón Aprobar solo aparece después de que haya enviado el reporte de gastos.
El departamento de contabilidad suele ser el encargado de registrar los asientos contables. Para ello, haga clic en Registrar asientos contables. Podrá registrar un reporte de gastos una vez que sea aprobado.
La orden de venta solo se actualiza después de que se publican los asientos contables. Una vez publicados, los gastos aparecen en la orden de ventas referenciada.
Gastos de factura¶
Después de aprobar el reporte de gastos y registrar las entradas del diario se actualizará la orden de venta y podrá facturar al cliente.
Seleccione el reporte de gastos y haga clic en el botón inteligente Órdenes de venta para abrir la orden de compra. Ahora aparecerán los gastos que se volverán a facturar.
Nota
Puede hacer referencia a más de una orden de venta en un reporte de gastos. En ese caso, al hacer clic en el botón inteligente Órdenes de venta aparecerá lista con todas las órdenes de venta asociadas con ese reporte. Haga clic en una orden para abrir sus respectivos detalles.
Los gastos aparecerán en la pestaña Líneas de la orden en la orden de ventas.
Después haga clic en Crear factura, aparecerá la ventana emergente Crear facturas. Seleccione si la factura es una factura regular, un anticipo (porcentaje) o un anticipo (importe fijo). Luego, haga clic en Crear borrador de factura, esta acción creará un borrador de factura para el cliente. Por último, haga clic en Confirmar para confirmar la factura y facturarle los gastos al cliente.