Reportes de gastos¶

Una vez que los gastos estén listos su envío (por ejemplo, al final de un viaje de negocios o una vez al mes) deberá crear un reporte de gastos. Vaya al tablero principal de Gastos que mostrará la sección Mis gastos de forma predeterminada o vaya a Gastos ‣ Mis gastos ‣ Mis gastos.

Los gastos están codificados por colores según su estado. Los que tienen el estado Por reportar (es decir, los gastos que debe agregar a un reporte) aparecen en azul, los demás (Por enviar, Enviado y Aprobado) aparecen en negro.

Crear reportes de gastos¶

Primero seleccione los gastos que desea agregar al reporte en el tablero Mis gastos. Seleccione la casilla junto a cada entrada o elija todos los gastos en la lista al seleccionar la casilla ubicada junto al título de la columna Fecha del gasto en caso de que sea necesario.

Otra forma de agregar todos los gastos que no están en un reporte es hacer clic en el botón Crear reporte sin seleccionar ningún gasto. Odoo seleccionará todos los gastos que tengan el estado Por enviar que no estén en un reporte de forma automática.

Haga clic en el botón Crear reporte una vez que haya seleccionado los gastos. El nuevo reporte incluye todos los gastos que aparecen en la pestaña Gastos. Si hay un recibo adjunto a un gasto, entonces aparecerá el icono (clip) entre las columnas Cliente al que se le va a volver a facturar y Distribución analítica.

El intervalo de fechas para los gastos aparecerá en el campo Resumen del reporte de gastos de forma predeterminada al crear el reporte. Le recomendamos que edite este campo con un breve resumen para cada reporte, esto le ayudará a mantener sus gastos organizados. Escriba una breve descripción para el reporte de gastos (como Viaje a Nueva York con un cliente o Artículos de oficina para presentaciones) en el campo Resumen del reporte de gastos.

Los campos Empleado, Pagado por y Empresa se completan en automático con la información que aparece en los gastos.

Luego, seleccione un gerente en el menú desplegable para asignar a la persona que lo revisará. Si es necesario, actualice el campo Diario con su respectivo menú desplegable.

Si faltan algunos gastos en el reporte podrá agregarlos desde este formulario. Para ello, haga clic en Agregar una línea en la parte inferior de la pestaña Gastos.

Aparecerá la ventana emergente Agregar: Líneas de gastos con todos los gastos disponibles (en el estado Para enviar) que puede agregar al reporte.

Si necesita agregar un nuevo gasto que no aparece en la lista, haga clic en Nuevo para crearlo y agregarlo al reporte.

Seleccione la casilla junto a los gastos que agregará y luego haga clic en Seleccionar.

Esta acción cierra la ventana emergente y los elementos aparecen en el reporte.

Enviar reportes de gastos¶

Una vez que el reporte de gastos está completo, el siguiente paso es enviárselo a un gerente para que lo apruebe. Vaya a Gastos ‣ Mis gastos ‣ Mis reportes para ver todos los reportes y abra el reporte correspondiente desde la lista que aparece.

Si la lista es grande, puede ser útil agrupar los resultados por estado, ya que solo es necesario enviar los reportes que se encuentran en estado Por enviar, mientras que los reportes con estado Aprobado o Enviado no.

Los gastos por enviar tienen el mismo estado y aparecen en azul, mientras que todos los demás gastos aparecen en negro.

Haga clic en un reporte para abrirlo y, a continuación, haga clic en Enviar al gerente. Tras enviar un reporte, el siguiente paso es esperar a que el gerente lo apruebe.