Registrar gastos¶

Antes de poder reembolsar los gastos deberá registrar cada uno de ellos en la base de datos. Puede hacerlo de tres maneras distintas, por ejemplo, puede proporcionar un registro de gastos de forma manual, subir un recibo o enviar un recibo por correo electrónico a una dirección de correo preconfigurada.

Registrar gastos de forma manual¶

Para registrar un nuevo gasto abra la aplicación Gastos. La página Mis gastos aparecerá de forma predeterminada.

Haga clic en Nuevo y complete los siguientes campos del formulario:

• Descripción: Escriba una breve descripción del gasto. Debe ser concisa e informativa, por ejemplo, Almuerzo con un cliente u Hotel para una conferencia.

• Categoría: Seleccione la categoría adecuada para el gasto con el menú desplegable.

• Total: introduzca el importe total pagado por el gasto de una de estas dos formas:

  1. Si el gasto corresponde a un solo artículo o gasto, y la categoría seleccionada correspondía a un solo artículo, escriba el costo en el campo Total (el campo Cantidad está oculto).

  2. Si el gasto es por varias unidades del mismo artículo o es un gasto con un precio fijo, aparece el precio unitario. Introduzca la cantidad en el campo correspondiente y el costo total se actualizará en automático con el total correcto. El costo total abajo de la cantidad.

     Example

     Por ejemplo, en el caso del kilometraje recorrido, el precio unitario se completa como el costo por kilómetro. Escriba el número de kilómetros recorridos en el campo Cantidad y se calculará el total.

• Impuestos incluidos: si se han configurado impuestos en la categoría de gasto, el porcentaje de impuestos y el importe, aparecerán automáticamente después de introducir el total o la cantidad.

  Nota

  Al configurar un impuesto en una categoría de gasto, el valor en Impuestos incluidos se actualizará en tiempo real a medida que se actualice el total o la cantidad.

• Empleado: Seleccione el empleado para el que es este gasto con el menú desplegable.

• Pagado por: Haga clic en el botón de opción para indicar quién pagó el gasto y debe recibir un reembolso. Seleccione Empleado (a reembolsar) o Empresa. Es posible que este campo no aparezca, depende de la categoría de gasto que haya seleccionado.

• Fecha del gasto: Seleccione la fecha en la que realizó el gasto con el calendario que aparece al hacer clic en este campo.

• Cuenta: Seleccione la cuenta de gastos en la que se debe registrar con el menú desplegable.

• Cliente al que se le va a volver a facturar: Si el gasto lo paga el cliente, seleccione la orden de venta y el cliente al que le facturará este gasto en el menú desplegable. Todas las órdenes de venta en el menú desplegable muestran la orden de venta y la empresa para la que se generó. Luego de guardar el gasto, el nombre del cliente desaparece y la orden de venta sigue visible.

  Example

  Un cliente desea tener una reunión presencial para hablar acerca del diseño e instalación de un jardín personalizado y acepta cubrir los gastos asociados a la misma (como el transporte, hotel, comidas, etc.). Todos los gastos vinculados a esa reunión aparecerían en la orden de venta del jardín personalizado (que también hace referencia al cliente) como el cliente al que se le va a volver a facturar.

• Distribución analítica: Seleccione la cuenta en la que debe registrar el gasto desde con el menú desplegable Proyectos, Departamentos o ambos. Puede usar varias cuentas para cada categoría en caso de que sea necesario. Escriba el valor porcentual junto a cada cuenta para ajustar el porcentaje.

• Empresa: Si configura varias empresas, seleccione la empresa que presentará este gasto en el menú desplegable. La empresa actual completará este campo de forma automática.

• Notas…: Escriba las notas necesarias para aclarar el gasto en este campo.

Adjuntar recibos¶

Luego de crear el registro de gasto deberá adjuntar un recibo. Haga clic en el botón Adjuntar recibo, aparecerá el explorador de archivos, allí busque el recibo que desea adjuntar y haga clic en Abrir.

El nuevo recibo se registra en el chatter y el número de recibos aparece junto al icono (clip). Si es necesario, puede adjuntar varios recibos a un registro de gasto.

Subir gastos¶

Es posible crear registros de gastos de forma automática si sube un recibo en PDF. Es necesario que al habilitar esta función adquiera créditos de compras dentro de la aplicación.

Ajustes de digitalización¶

Vaya a Gastos ‣ Configuración ‣ Ajustes para habilitar el escaneo de recibos, seleccione la casilla junto a la opción Digitalización de gastos (OCR) y luego haga clic en Guardar. Una vez que esté habilitado aparecerán otras opciones. Haga clic en el botón de opción correspondiente para seleccionar una:

• No digitalizar: Desactiva la digitalización de los recibos.

• Digitalizar solo bajo demanda: Solo digitaliza los recibos cuando lo solicita. El botón Digitalizar documento aparece en los registros de gasto. Al hacer clic, el recibo se escanea y el registro de gasto se actualiza.

• Digitalizar de forma automática: Todos los recibos se digitalizan en automático al subirlos.

Abajo de las opciones anteriores hay dos enlaces adicionales. Haga clic en el enlace Comprar créditos para adquirirlos y digitalizar los recibos. Haga clic en el enlace Ver mis servicios para ver una lista con todos los servicios actuales y sus créditos restantes.

Consulte la documentación sobre compras dentro de la aplicación (IAP) para obtener más información sobre la digitalización de documentos y compras IAP.

Subir recibos¶

Abra Gastos y en el tablero Mis Gastos haga clic en Subir. Aparecerá la ventana del explorador de archivos, busque el recibo deseado, selecciónelo y luego haga clic en Abrir.

Al escanear el recibo se crea un nuevo registro de gastos. El campo Fecha de gasto se completa con la fecha de hoy y los otros campos también con los datos escaneados, como el total.

Haga clic en la nueva entrada para abrir el formulario y hacer las modificaciones necesarias. El recibo escaneado aparece en el chatter.

Gastos por correo electrónico¶

En lugar de crear cada gasto por separado en la aplicación Gastos puede crearlos en automático al enviar un correo a un seudónimo de correo electrónico.

Para ello, primero debe configurar un seudónimo de correo electrónico. Vaya a Gastos ‣ Configuración ‣ Ajustes y asegúrese de que la casilla junto a Correos electrónicos entrantes esté seleccionada. El seudónimo de correo electrónico predeterminado es gasto@(dominio).com. Escriba el correo deseado en el campo ubicado a la derecha de Seudónimo para cambiarlo y después haga clic en Guardar.

Nota

Si debe configurar el seudónimo del dominio aparece Configure su seudónimo de dominio abajo de la casilla Correos electrónicos entrantes en lugar del campo de dirección de correo.

Consulte Nombres de dominio para conocer las instrucciones de instalación y obtener más información.

Una vez que haya configurado el seudónimo de dominio, el campo de dirección de correo electrónico aparecerá abajo de la función Correos electrónicos entrantes en la página Ajustes de la aplicación Gastos.

Luego de ingresar la dirección de correo puede enviar mensajes a ese seudónimo para crear nuevos gastos sin tener que acceder a la base de datos de Odoo.

Para enviar un gasto por correo electrónico, cree un nuevo mensaje, escriba el código de referencia interna del producto (en caso de que haya uno) y el importe del gasto en el asunto del correo y adjunte el recibo. Odoo crea el gasto con la información en el asunto del correo y la complementa con el recibo.

Para comprobar la referencia interna de una categoría de gastos vaya a Gastos ‣ Configuración ‣ Categorías de gastos. Si hay una referencia interna en la categoría de gasto, esta aparecerá en la columna Referencia interna.

Para agregar una referencia interna a una categoría de gastos, haga clic en la categoría para abrir su formulario. Escriba la referencia interna en el campo correspondiente. Abajo del campo anterior aparece el mensaje «Utilice esta referencia como prefijo de asunto al enviar por correo electrónico».

Nota

Por motivos de seguridad, Odoo solo acepta los correos electrónicos autenticados de empleados al crear un gasto con un correo electrónico. Para confirmar una dirección de correo, vaya a la tarjeta del empleado en la aplicación Empleados y verifique el campo Correo de trabajo.