Daten exportieren und importieren¶

In Odoo ist es manchmal notwendig, Daten zu exportieren oder zu importieren, um Berichte zu erstellen oder Daten zu ändern. Dieses Dokument behandelt den Export und Import von Daten in und aus Odoo.

Daten von Odoo exportieren¶

Wenn Sie mit einer Datenbank arbeiten, ist es manchmal notwendig, Daten in eine separate Datei zu exportieren. Dies kann bei der Erstellung von Berichten über Aktivitäten hilfreich sein. Odoo bietet jedoch mit jeder verfügbaren App ein präzises und einfaches Berichtstool.

With Odoo, the values can be exported from any field in any record. To do so, activate the list view ( (list) icon), on the items that need to be exported, then select the records that should be exported. To select a record, tick the checkbox next to the corresponding record. Finally, click on Actions, then Export.

Wenn Sie auf Exportieren klicken, erscheint ein Pop-up-Fenster Daten exportieren mit mehreren Optionen für die zu exportierenden Daten:

1. With the I want to update data (import-compatable export) option ticked, the system only shows the fields that can be imported. This is helpful in the case where the existing records need to be updated. This works like a filter. Leaving the box unticked, gives many more field options because it shows all the fields, not just the ones that can be imported.

2. Beim Exportieren haben Sie die Möglichkeit, in zwei Formaten zu exportieren: .csv und .xls. Bei .csv werden die Elemente durch ein Komma getrennt, während .xls Informationen zu allen Arbeitsblättern in einer Datei enthält, einschließlich Inhalt und Formatierung.

3. Dies sind die Elemente, die exportiert werden können. Verwenden Sie das Symbol > (Pfeil nach rechts), um weitere Optionen für Unterfelder anzuzeigen. Verwenden Sie die Leiste Suchen, um bestimmte Felder zu finden. Um die Option Suchen effizienter zu nutzen, klicken Sie auf alle > (Pfeil nach rechts), um alle Felder anzuzeigen.

4. Mit der Symbolschaltfläche + (Pluszeichen) können Sie Felder zur Liste Zu exportierende Felder hinzufügen.

5. Mit dem Symbol ↕️ (Pfeil nach oben/unten) links neben den ausgewählten Feldern können Sie die Felder nach oben und unten verschieben, um die Reihenfolge zu ändern, in der sie in der exportierten Datei angezeigt werden. Ziehen Sie mithilfe des Symbols ↕️ (Pfeil nach oben/unten).

6. Das Symbol 🗑️ (Mülleimer) wird verwendet, um Felder zu entfernen. Klicken Sie auf das Symbol 🗑️ (Mülleimer), um das Feld zu entfernen.

7. Für wiederkehrende Berichte ist es hilfreich, Exportvorgaben zu speichern. Wählen Sie alle benötigten Felder aus, und klicken Sie auf das Dropdown-Menü Vorlage. Klicken Sie dort auf Neue Vorlage, und geben Sie dem soeben erstellten Export einen eindeutigen Namen. Klicken Sie auf das Symbol 💾 (Diskettenlaufwerk), um die Konfiguration zu speichern. Wenn die gleiche Liste das nächste Mal exportiert werden soll, wählen Sie die entsprechende Vorlage, die zuvor im Dropdown-Menü gespeichert wurde.

Daten in Odoo importieren¶

Importing data into Odoo is extremely helpful during implementation, or in times where data needs to be updated in bulk. The following documentation covers how to import data into an Odoo database.

Tipp

Wenn Sie den Entwicklermodus aktivieren, werden die sichtbaren Importeinstellungen im linken Menü geändert. Dadurch wird ein Menü Erweitert angezeigt. In diesem erweiterten Menü finden Sie zwei Optionen: Historie während des Imports verfolgen und Übereinstimmung mit Unterfeldern zulassen.

Wenn das Modell openchatter verwendet, richtet die Option Historie während des Imports verfolgen Abonnements ein und sendet Benachrichtigungen während des Imports, führt aber zu einem langsameren Import.

Wenn die Option Übereinstimmung mit Unterfeldern zulassen aktiviert ist, werden beim Import alle Unterfelder innerhalb eines Feldes zum Abgleich unter dem Odoo-Feld verwendet.

Loslegen¶

Daten können für jedes Odoo-Geschäftsobjekt entweder in den Formaten Excel (.xlsx) oder CSV (.csv) importiert werden. Dazu gehören: Kontakte, Produkte, Kontoauszüge, Journalbuchungen und Aufträge.

Öffnen Sie die Ansicht des Objekts, in das die Daten importiert/aufgefüllt werden sollen, und klicken Sie auf ⚙️ (Aktion) ‣ Datensätze importieren.

Nachdem Sie auf Datensätze importieren geklickt haben, öffnet Odoo eine separate Seite mit Vorlagen, die heruntergeladen und mit den eigenen Daten des Unternehmens gefüllt werden können. Solche Vorlagen können mit einem Klick importiert werden, da die Datenzuordnung bereits erfolgt ist. Um eine Vorlage herunterzuladen, klicken Sie auf Vorlage für Kunden importieren in der Mitte der Seite.

Wichtig

Beim Importieren einer CSV-Datei bietet Odoo Formatierungsoptionen. Diese Optionen erscheinen nicht, wenn Sie den proprietären Excel-Dateityp (.xls, .xlsx) importieren.

Nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen an den Formatierungsoptionen vor und stellen Sie sicher, dass alle Spalten in den Feldern Odoo und Dateispalte fehlerfrei sind. Klicken Sie schließlich auf Importieren, um die Daten zu importieren.

Eine Vorlage anpassen¶

Im Import-Tool werden Importvorlagen für die am häufigsten zu importierenden Daten (Kontakte, Produkte, Kontoauszüge usw.) bereitgestellt. Sie können sie mit jeder Tabellenkalkulationssoftware (Microsoft Office, OpenOffice, Google Drive, etc.) öffnen.

Sobald Sie die Vorlage heruntergeladen haben, folgen Sie diesen Schritten:

• Fügen Sie Spalten hinzu, entfernen Sie sie und sortieren Sie sie so, dass sie am besten zu Ihrer Datenstruktur passen.

• Es wird dringend empfohlen, die ID-Spalte Externe ID nicht zu entfernen (siehe warum im nächsten Abschnitt).

• Legen Sie für jeden Datensatz eine eindeutige ID fest, indem Sie die ID-Reihenfolge in der Spalte Externe ID (ID) nach unten ziehen.

Bemerkung

Wenn Sie eine neue Spalte hinzufügen, ist Odoo möglicherweise nicht in der Lage, sie automatisch zuzuordnen, wenn ihre Bezeichnung zu keinem Feld in Odoo passt. Sie können jedoch neue Spalten manuell zuordnen, wenn Sie den Import testen. Suchen Sie im Dropdown-Menü nach dem entsprechenden Feld.

Verwenden Sie dann die Bezeichnung dieses Feldes in der Importdatei, um sicherzustellen, dass zukünftige Importe erfolgreich sind.

Von anderer App importieren¶

Die Externe ID (ID) ist eine eindeutige Kennung für die Position. Sie können gerne die aus Ihrer vorherigen Software verwenden, um den Übergang zu Odoo zu erleichtern.

Die Angabe einer ID ist beim Importieren nicht zwingend erforderlich, aber in vielen Fällen hilfreich:

• Update imports: import the same file several times without creating duplicates.

• Beziehungsfelder importieren.

Um Beziehungen zwischen verschiedenen Datensätzen wiederherzustellen, sollten Sie die eindeutige Kennung aus der ursprünglichen App verwenden, um sie der ID-Spalte Externe ID in Odoo zuzuordnen.

Wenn ein weiterer Datensatz importiert wird, der mit dem ersten Datensatz verknüpft ist, verwenden Sie XXX/ID (XXX/Externe ID) für die ursprüngliche eindeutige Kennung. Dieser Datensatz kann auch über seinen Namen gefunden werden.

Fehlendes Feld für Spaltenzuordnung¶

Odoo versucht heuristisch, den Feldtyp für jede Spalte in der importierten Datei zu finden, basierend auf den ersten zehn Zeilen der Dateien.

Wenn es beispielsweise eine Spalte gibt, die nur Zahlen enthält, werden nur die Felder mit dem Typ Ganzzahl als Optionen angezeigt.

Obwohl dieses Verhalten in den meisten Fällen vorteilhaft ist, ist es auch möglich, dass es fehlschlägt oder dass die Spalte einem Feld zugeordnet wird, das nicht standardmäßig vorgeschlagen wird.

Wenn dies der Fall ist, aktivieren Sie die erweiterte Option Felder der Beziehungsfelder anzeigen, dann wird für jede Spalte eine vollständige Liste von Feldern verfügbar.

Format des Datenimports ändern¶

Beim Importieren einer CSV-Datei bietet Odoo Formatierungsoptionen.

Um zu sehen, welches Datumsformat Odoo in Ihrer Datei gefunden hat, können Sie das Datumsformat überprüfen, das angezeigt wird, wenn Sie auf Optionen unter der Dateiauswahl klicken. Wenn dieses Format nicht korrekt ist, können Sie es auf Ihr bevorzugtes Format ändern, indem Sie das Format mit ISO 8601 definieren.

Nummern mit Währungszeichen importieren¶

Odoo unterstützt Zahlen mit Klammern, um negative Vorzeichen darzustellen, sowie Zahlen mit angehängten Währungszeichen vollständig. Odoo erkennt außerdem automatisch, welches Tausender-/Dezimaltrennzeichen verwendet wird. Wenn ein Odoo unbekanntes Währungssymbol verwendet wird, wird es möglicherweise nicht als Zahl erkannt und der Import stürzt ab.

Beispiele für unterstützte Zahlen (mit der Zahl „zweiunddreißigtausend“):

• 32.000,00

• 32000,00

• 32,000.00

• -32000.00

• (32000.00)

• $ 32.000,00

• (32000.00 €)

Beispiel, was nicht funktionieren wird:

• ABC 32.000,00

• $ (32.000,00)

Tabelle der Importvorschau nicht korrekt angezeigt¶

Die Importvorschau ist standardmäßig auf Kommas als Feldtrenner und Anführungszeichen als Textbegrenzer eingestellt. Wenn die CSV-Datei nicht über diese Einstellungen verfügt, ändern Sie die Formatierungsoptionen (angezeigt unter der Leiste CSV-Datei Importieren nach Auswahl der CSV-Datei).

CSV-Dateiformat in der Tabellenkalkulationsapp ändern¶

Wenn Sie CSV-Dateien in Tabellenkalkulationsprogrammen bearbeiten und speichern, werden die regionalen Einstellungen des Computers für das Trennzeichen und die Begrenzungszeichen verwendet. Odoo empfiehlt die Verwendung von OpenOffice oder LibreOffice, da beide Apps die Änderung aller drei Optionen erlauben (gehen Sie in der App LibreOffice zum Dialogfeld Save As (Speichern als) ‣ Kästchen ‚Edit filter settings‘ (Filtereinstellungen bearbeiten) ankreuzen ‣ Save (Speichern)).

In Microsoft Excel können Sie beim Speichern die Codierung ändern (in Dialogfeld „Save as“ (Speichern als) ‣ Dropdown-Liste „Tools“ ‣ Reiter „Encoding“ (Codierung).

Unterschied zwischen Datenbank-ID und externer ID¶

Einige Felder definieren eine Beziehung zu einem anderen Objekt. Zum Beispiel ist das Land eines Kontakts eine Verknüpfung zu einem Datensatz des Objekts „Land“. Wenn solche Felder importiert werden, muss Odoo die Verknüpfungen zwischen den verschiedenen Datensätzen neu erstellen. Damit Sie solche Felder importieren können, bietet Odoo drei Mechanismen.

Wenn Sie z. B. das Land eines Kontakts referenzieren möchten, schlägt Odoo Ihnen drei verschiedene Felder zum Importieren vor:

• Land: der Name oder Code des Landes

• Land/Datenbank-ID: die eindeutige Odoo-ID für einen Datensatz, definiert durch die Spalte „ID PostgreSQL“

• Land/Externe ID: die ID dieses Datensatzes, auf den in einer anderen App verwiesen wird (oder die .`.XML`-Datei, die ihn importiert hat)

Für das Land Belgien können Sie zum Beispiel eine dieser 3 Möglichkeiten zum Import nutzen:

• Land: Belgien

• Land/Datenbank-ID: 21

• Land/Datenbank-ID: base.be

Je nach Bedarf des Unternehmens sollten Sie eine dieser drei Möglichkeiten verwenden, um auf Datensätze in Beziehungen zu verweisen. Hier sehen Sie ein Beispiel, wann Sie je nach Bedarf die eine oder die andere Methode verwenden sollten:

• Land verwenden: Dies ist der einfachste Weg, wenn Ihre Daten aus CSV-Dateien stammen, die manuell erstellt wurden.

• Land/Datenbank-ID verwenden: Dies sollte nur selten verwendet werden. Sie wird hauptsächlich von Entwicklern verwendet, da ihr Hauptvorteil darin besteht, dass es nie zu Konflikten kommt (Sie können mehrere Datensätze mit demselben Namen haben, aber sie haben immer eine eindeutige Datenbank-ID).

• Land/externe ID verwenden: Verwenden Sie die externe ID, wenn Sie Daten aus einer App eines Drittanbieters importieren.

Wenn Externe IDs verwendet werden, importieren Sie CSV-Dateien mit der Spalte Externe ID (ID), die die Externe ID jedes importierten Datensatzes definiert. Dann kann auf diesen Datensatz mit Spalten wie Feld/Externe ID verwiesen werden. Die folgenden zwei CSV-Dateien liefern ein Beispiel für Produkte und ihre Kategorien.

• CSV-Datei für Kategorien

• CSV-Datei für Produkte

Beziehungsfelder importieren¶

Ein Odoo-Objekt ist immer mit vielen anderen Objekten verbunden (z. B. ist ein Produkt mit Produktkategorien, Attributen, Lieferanten usw. verbunden). Um diese Beziehungen zu importieren, müssen zunächst die Datensätze der verknüpften Objekte aus deren eigenem Listenmenü importiert werden.

Dazu können Sie entweder den Namen des Bezugsdatensatzes oder seine ID verwenden, je nach den Umständen. Die ID wird erwartet, wenn zwei Datensätze den gleichen Namen haben. Fügen Sie in einem solchen Fall / ID am Ende des Spaltentitels hinzu (z. B. für Produktattribute: Produktattribute / Attribut / ID).

Optionen für mehrere Übereinstimmungen in Feldern¶

Wenn Sie z. B. zwei Produktkategorien mit dem untergeordneten Namen Verkäuflich haben (d. h. Sonstige Produkte/Verkäuflich & Andere Produkte/Verkäuflich), wird Ihre Validierung gestoppt, aber Sie können Ihre Daten trotzdem importieren. Odoo empfiehlt Ihnen jedoch, die Daten nicht zu importieren, da sie alle mit der ersten Kategorie Verkäuflich in der Produktkategorienliste (Sonstige Produkte/Verkäuflich) verknüpft werden. Odoo empfiehlt Ihnen jedoch, einen der Werte der Duplikate oder Ihre Produktkategorie-Hierarchie zu ändern.

Wenn das Unternehmen jedoch die Konfiguration der Produktkategorien nicht ändern möchte, empfiehlt Odoo die Verwendung der Externen ID für dieses Feld, „Kategorie“.

many2many-Beziehungsfelder importieren¶

Die Stichwörter sollten durch ein Komma getrennt werden, ohne Zwischenraum. Wenn ein Kunde zum Beispiel mit beiden Stichwörtern verknüpft werden muss: Hersteller und Einzelhändler verknüpft werden soll, dann muss Hersteller, Einzelhändler in derselben Spalte der :abbr:CSV (Comma-separated Values)-Datei codiert werden.

• CSV-Datei für Hersteller, Händler

one2many-Beziehungsfelder importieren¶

Wenn ein Unternehmen einen Verkaufsauftrag mit mehreren Auftragszeilen importieren möchte, muss in der CSV-Datei für jede Auftragszeile eine eigene Zeile reserviert werden. Die erste Auftragszeile wird in dieselbe Zeile importiert, in der auch die Informationen zum Auftrag stehen. Alle weiteren Zeilen benötigen eine zusätzliche Zeile, die keine Informationen in den Feldern relativ zur Bestellung enthält.

Als Beispiel finden Sie hier eine CSV-Datei mit einigen Angeboten, die Sie auf der Grundlage von Demodaten importieren können:

• Datei für einige Angebote

Die folgende CSV-Datei zeigt, wie Sie Bestellungen mit den entsprechenden Bestellzeilen importieren können:

• Bestellungen mit den entsprechenden Bestellzeilen.

Die folgende CSV-Datei zeigt, wie Sie Kunden mit den entsprechenden Kontakten importieren können:

• Kunden und deren entsprechenden Kontakte

Datensätze mehrfach importieren¶

Wenn eine importierte Datei eine der Spalten Externe ID oder Datenbank-ID enthält, werden bereits importierte Datensätze geändert, anstatt neu erstellt zu werden. Dies ist äußerst nützlich, da es Benutzern ermöglicht, dieselbe CSV-Datei mehrmals zu importieren, während sie zwischen zwei Importen einige Änderungen vorgenommen haben.

Odoo kümmert sich darum, jeden Datensatz zu erstellen oder zu ändern, je nachdem, ob er neu ist oder nicht.

Mit dieser Funktion kann ein Unternehmen das Import/Export-Tool von Odoo verwenden, um eine Reihe von Datensätzen in einer Tabellenkalkulationsapp zu ändern.

Kein Wert für ein bestimmtes Feld¶

Wenn nicht alle Felder in der CSV-Datei festgelegt sind, weist Odoo für jedes nicht definierte Feld den Standardwert zu. Wenn jedoch in der CSV-Datei Felder mit leeren Werten gesetzt sind, setzt Odoo den leeren Wert in das Feld, anstatt den Standardwert zuzuweisen.

Verschiedene Tabellen aus einer SQL-Anwendung in Odoo importieren/exportieren¶

Wenn Daten aus verschiedenen Tabellen importiert werden müssen, müssen die Beziehungen zwischen Datensätzen, die zu verschiedenen Tabellen gehören, neu erstellt werden. Wenn zum Beispiel Unternehmen und Personen importiert werden, muss die Verknüpfung zwischen jeder Person und dem Unternehmen, für das sie arbeitet, neu erstellt werden.

Um Beziehungen zwischen Tabellen zu verwalten, können Sie die Funktionen Externe ID von Odoo nutzen. Die Externe ID eines Datensatzes ist die eindeutige Kennung dieses Datensatzes in einer anderen Anwendung. Diese Externe ID muss für alle Datensätze aller Objekte eindeutig sein. Daher ist es eine gute Vorgehensweise, dieser Externen ID den Namen der App oder Tabelle voranzustellen. (z. B. ‚Unternehmen_1‘, ‚Person_1‘ anstelle von ‚1‘)

Nehmen wir an, es gibt eine SQL-Datenbank mit zwei Tabellen, die importiert werden sollen: Unternehmen und Personen. Jede Person gehört zu einem Unternehmen, also muss die Verknüpfung zwischen einer Person und dem Unternehmen, für das sie arbeitet, neu erstellt werden.

Testen Sie dieses Beispiel mit einem Beispiel für eine PostgreSQL-Datenbank.

Zunächst exportieren wir alle Unternehmen und ihre Externe ID. Schreiben Sie den folgenden Befehl in PSQL:

> copy (select 'company_'||id as "External ID",company_name as "Name",'True' as "Is a Company" from companies) TO '/tmp/company.csv' with CSV HEADER;

Dieser SQL-Befehl erstellt die folgende CSV-Datei:

External ID,Name,Is a Company
company_1,Bigees,True
company_2,Organi,True
company_3,Boum,True

Um die CSV-Datei für Personen, die mit Unternehmen verknüpft sind, zu erstellen, verwenden Sie den folgenden SQL-Befehl in PSQL:

> copy (select 'person_'||id as "External ID",person_name as "Name",'False' as "Is a Company",'company_'||company_id as "Related Company/External ID" from persons) TO '/tmp/person.csv' with CSV

Dadurch wird die folgende CSV-Datei erzeugt:

External ID,Name,Is a Company,Related Company/External ID
person_1,Fabien,False,company_1
person_2,Laurence,False,company_1
person_3,Eric,False,company_2
person_4,Ramsy,False,company_3

In dieser Datei arbeiten Fabien und Laurence für das Unternehmen Bigees (company_1) und Eric arbeitet für das Unternehmen Organi. Die Beziehung zwischen Personen und Unternehmen wird über die externe ID der Unternehmen hergestellt. Wir mussten der externen ID den Namen der Tabelle voranstellen, um einen ID-Konflikt zwischen Personen und Unternehmen zu vermeiden (person_1 und company_1,, die in der ursprünglichen Datenbank die gleiche ID 1 hatten).

Die beiden erzeugten Dateien können ohne Änderungen in Odoo importiert werden. Nachdem Sie diese beiden CSV-Dateien importiert haben, haben Sie vier Kontakte und drei Unternehmen. (die ersten beiden Kontakte sind mit dem ersten Unternehmen verknüpft). Sie müssen zuerst die Unternehmen und dann die Personen importieren.

Update data in Odoo¶

Existing data can be updated in bulk through a data import, as long as the External ID remains consistent.

Prepare data export¶

To update data through an import, first navigate to the data to be updated, and select the (list) icon to activate list view. On the far-left side of the list, tick the checkbox for any record to be updated. Then, click Actions, and select Export from the drop-down menu.

On the resulting Export Data pop-up window, tick the checkbox labeled, I want to update data (import-compatible export). This automatically includes the External ID in the export. Additionally, it limits the Fields to export list to only include fields that are able to be imported.

Select the required fields to be included in the export using the options on the pop-up window, then click Export.

Import updated data¶

After exporting, make any necessary changes to the data file. When the file is ready, it can be imported by following the same process as a normal data import.