Gegevens opschonen

De Odoo Data Cleaning app houdt de database netjes en georganiseerd door het gebruik van de functies:

  • Dedupliceert: voegt dubbele items samen of verwijdert ze om te zorgen dat gegevens uniek zijn.

  • Recyclen: identificeert verouderde records om ze te archiveren of te verwijderen.

  • Merges: combineert meerdere gelijksoortige items in één gestroomlijnde record.

  • Formats: standaardiseert tekstgegevens door ze op te zoeken en te vervangen volgens gespecificeerde behoeften.

Door aanpasbare geautomatiseerde regels (of handmatige praktijk) blijven individuele records en bijbehorende tekstgegevens in de database up-to-date en consistent geformatteerd, aangepast aan de specificaties van het bedrijf.

Install modules

De Data Cleaning applicatie bestaat uit verschillende modules. Installeer om toegang te krijgen tot alle beschikbare functies:

Naam

Technische naam

Omschrijving

Data Recycle

data_recycle

Basismodule om de recyclefunctie in te schakelen, beschikbaar op Odoo Community editie.

Gegevens opschonen

gegevens_opschonen

Maakt veldopschoning mogelijk voor het opmaken van tekstgegevens in meerdere records, alleen beschikbaar op Odoo Enterprise editie.

Data Cleaning (merge)

data_merge

Schakelt de deduplicatiefunctie in om gelijksoortige (of dubbele) records te vinden en samen te voegen, alleen beschikbaar op Odoo Enterprise editie.

CRM Deduplicatie

data_merge_crm

Schakelt de ontdubbelingsfunctie in op de CRM app en gebruikt de CRM standaard samenvoegfunctie.

Helpdesk Merge action

data_merge_helpdesk

Schakelt de samenvoegfunctie in voor de Helpdesk app.

Project Merge action

data_merge_project

Enables the merge feature for the Projects app.

UTM Deduplication

data_merge_utm

Schakelt de samenvoegfunctie in voor de UTM Tracker app.

WMS Accounting Merge

data_merge_stock_account

Creëert een waarschuwing bij het samenvoegen van producten die van invloed kunnen zijn op de voorraadwaardering, als de app Inventory is geïnstalleerd.

Ontdubbeling

Op het Duplicaten dashboard (:menuselectie:`Gegevensopschoning app --> Deduplicatie`), stelt Odoo groepen van gelijksoortige records voor die moeten worden gesplitst door voorwaarden te matchen binnen de records die zijn ingesteld door de deduplicatieregels.

Deduplicatiedashboard in de toepassing Gegevensopschoning.

De RULE zijbalk toont elk van de actieve ontdubbelingsregels en toont het totale aantal gedetecteerde duplicaten naast elke regel.

By default, the All rule is selected. Displayed records are grouped by their rule, with a Similarity rating (out of 100%) in the list view, with the following columns:

  • Created On: de datum en tijd waarop de originele record is gemaakt.

  • Naam: de naam of titel van het originele record.

  • Veldwaarden: de oorspronkelijke recordwaarden voor de velden die worden gebruikt om duplicaten te detecteren.

  • Gebruikt in: Toont andere modellen die verwijzen naar de originele record.

  • ID: de unieke ID van het oorspronkelijke record.

  • Is Master: de duplicaten worden samengevoegd in het master record. Er kan één masterrecord zijn in een groepering van gelijksoortige records.

Selecteer een specifieke regel in de REGEL zijbalk om de dubbele records te filteren.

Dubbele records samenvoegen

Om records samen te voegen, kies je eerst een master record binnen de groepering van gelijksoortige records. De masterrecord fungeert als de basis, waar alle extra informatie uit soortgelijke records in wordt samengevoegd.

Optioneel kan er geen masterrecord worden ingesteld, zodat Odoo willekeurig een record kiest om in samen te voegen.

Klik vervolgens op de knop Samenvoegen bovenaan de groep gelijksoortige records. Klik vervolgens op Ok om het samenvoegen te bevestigen.

Once a record is merged, a message is logged in the chatter of the master record, describing the merge. Certain records, like Project tasks, are logged in the chatter with a link to the old record for a convenient reference.

Tip

Verwijder groepen door op de DISCARD knop te klikken. Als je dit doet, wordt de groepering uit de lijst verborgen en gearchiveerd.

View discarded groupings by selecting the Discarded filter from the Search… bar.

Regels voor ontdubbeling

The Deduplication Rules page (Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Rules: Deduplication) is where the conditions for records to be detected as duplicates can be set.

Deze regels kunnen worden geconfigureerd voor elk model in de database en met verschillende niveaus van specificiteit.

Tip

De deduplicatieregels worden standaard eenmaal per dag uitgevoerd als onderdeel van een geplande actie chron (Data Merge: Find Duplicate Records). Elke regel kan echter op elk moment handmatig <data_cleaning/run-deduplication-rule>` worden uitgevoerd.

Een deduplicatieregel wijzigen

Selecteer een standaardregel om te bewerken of maak een nieuwe regel door op de New knop te klikken op de Deduplicatieregels pagina (:menuselectie:`Gegevensopschoning app --> Configuratie --> Regels: Deduplicatie`).

Kies eerst een Model voor deze regel. Als je een model selecteert, wordt de titel van de regel bijgewerkt naar het gekozen model.

Configureer optioneel een Domein om de records te specificeren die in aanmerking komen voor deze regel. Het aantal records dat in aanmerking komt wordt getoond in de # record(s) link.

Depending on the selected Model, the Duplicate Removal field appears. Choose whether to Archive or Delete merged records.

Selecteer vervolgens een Merge Mode:

  • Handmatig: vereist dat elke dubbele groep handmatig wordt samengevoegd, schakelt ook het Gebruikers waarschuwen veld in.

  • Automatic: automatically merges duplicate groupings, without notifying users, based on the records with a similarity percentage above the threshold set in the Similarity Threshold field.

Schakel de Active om te beginnen met het vastleggen van duplicaten met deze regel zodra deze is opgeslagen.

Maak ten slotte ten minste één ontdubbelingsregel in het Deduplicatieregels veld, door te klikken op Een regel toevoegen, onder de Uniek ID veld kolom.

  • Select a field in the model from the Unique ID Field drop-down menu. This field is referenced for similar records.

  • Select a matching condition in the Match If field to apply the deduplication rule, depending on the text in the Unique ID Field:

    • Exacte overeenkomst: de tekens in de tekst komen precies overeen.

    • Case/Accent Insensitive Match: the characters in the text match, regardless of casing and language-specific accent differences.

Belangrijk

The rule does not capture duplicates without at least one deduplication rule set in the Deduplication Rules field.

Tip

Er zijn nog een paar velden beschikbaar voor een geavanceerde configuratie.

In een database met meerdere bedrijven is het veld Cross-Company beschikbaar. Als dit is ingeschakeld, worden duplicaten van verschillende bedrijven voorgesteld.

Activate Developer mode (debug mode) to display the Suggestion Threshold field. Duplicates with a similarity below the threshold set in this field are not suggested.

Als de regelconfiguratie voltooid is, kun je het regelformulier sluiten of doe de regel handmatig om direct dubbele records vast te leggen.

Handmatig een deduplicatieregel uitvoeren

Om een specifieke deduplicatieregel op elk gewenst moment handmatig uit te voeren, navigeer je naar Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Rules: Deduplicatie en selecteer de regel die je wilt uitvoeren.

Selecteer dan op het regelformulier de Deduplicate knop linksboven. Als je dat doet, geeft de Duplicates slimme knop het aantal vastgelegde duplicaten weer.

Klik op de Duplicaten slimme knop om deze records te beheren.

Records recyclen

Use the Recycle Records feature to rid the database of old and outdated records.

Op het Field Recycle Records dashboard (Data Cleaning app ‣ Recycle Records), detecteert Odoo records die kunnen worden gearchiveerd of verwijderd, door voorwaarden te matchen binnen de records die zijn ingesteld door de recycle record’s rules.

Field Recycle Records dashboard in the Data Cleaning application.

De RECYCLE RULES zijbalk toont alle actieve recycle-record regels en toont het totale aantal gedetecteerde records naast elke regel.

By default, the All option is selected. Records are displayed in the list view, with the following columns:

  • Record ID: het ID van het oorspronkelijke record.

  • Recordnaam: de naam of titel van het originele record.

Selecteer een specifieke regel in de RECYCLE RULES zijbalk om de dubbele records te filteren.

Om records te recyclen klik je op de Validate knop op de rij van de record.

Als dat gebeurt, wordt het record gerecycled, afhankelijk van hoe de regel is geconfigureerd, om te worden gearchiveerd of verwijderd uit de database.

Tip

Gooi groepen weg door op de Verwijder knop te klikken. Als je dit doet, wordt het record verborgen uit de lijst en in de toekomst niet meer gedetecteerd door de recycle regel.

Bekijk verwijderde records door het Verwijderd filter te selecteren uit het zoekbalk uitklapmenu.

Recycle record regels

De Recycle Records Rules pagina (Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Rules: Recycle Records) is waar de voorwaarden voor te recyclen records kunnen worden ingesteld.

Deze regels kunnen worden geconfigureerd voor elk model in de database en met verschillende niveaus van specificiteit.

Tip

De recycle regels worden standaard eenmaal per dag uitgevoerd als onderdeel van een geplande actie chron (Data Recycle: Clean Records). Elke regel kan echter op elk moment handmatig worden uitgevoerd.

Standaard bestaan er geen recycle-record regels. Klik op de New knop om een nieuwe regel aan te maken.

Op het regelformulier voor recycle-records kies je eerst een Model voor deze regel. Als je een model selecteert, wordt de titel van de regel bijgewerkt naar het gekozen model.

Configureer optioneel een Filter om de records te specificeren die in aanmerking komen voor deze regel. Het aantal records dat in aanmerking komt wordt getoond in de # record(s) link.

Configureer vervolgens het veld en het tijdbereik voor hoe de regel de te recyclen records detecteert:

  • Tijdveld: selecteer een veld uit het model om de tijd op te baseren (Delta).

  • Delta: voer de tijdsduur in, die een geheel getal moet zijn (bijvoorbeeld 7).

  • Delta-eenheid: selecteer de tijdseenheid (Dagen, Weken, Maand, of Jaren).

Then, select a Recycle Mode:

  • Handmatig: vereist dat elke gedetecteerde record handmatig wordt gerecycled en schakelt het Gebruikers informeren veld in.

  • Automatisch: voegt automatisch gerecyclede groepen samen, zonder gebruikers hiervan op de hoogte te stellen.

Selecteer ten slotte een Recycleer actie om Archive of Delete records te selecteren. Als Verwijderen is geselecteerd, kies dan of Gearchiveerde records wel of niet in de regel moeten worden opgenomen.

Als de regelconfiguratie voltooid is, kun je het regelformulier sluiten of doe de regel handmatig om direct records vast te leggen om te recyclen.

Example

Je kunt een recycleregel configureren om gearchiveerde leads en opportunities te verwijderen die een jaar geleden voor het laatst zijn bijgewerkt, en met een specifieke reden voor verlies, door de volgende configuratie te gebruiken:

  • Model: Lead/Opportunity

  • Filter:

    • Active is not set

    • Verloren reden is in te duur

  • Tijdveld: Laatst bijgewerkt op (Lead/Opportunity)

  • Delta: 1

  • Delta Eenheid: Jaren

  • Recycle Mode: Automatic

  • Recycleer actie: Verwijderen

  • Include Gearchiveerd:

Recycle records regelformulier voor een lead/opportunity.

Voer handmatig een recycle regel uit

Om een specifieke recycle-regel op elk gewenst moment handmatig uit te voeren, navigeer je naar :menuselectie:`Gegevensopschoning app --> Configuratie --> Regels: Recycle Records` en selecteer de regel die je wilt uitvoeren.

Klik vervolgens op het regelformulier op de Run Now knop linksboven. Als je dat doet, geeft de Records slimme knop het aantal vastgelegde records weer.

Klik op de Records slimme knop om deze records te beheren.

Veldreiniging

Op het Veld Opschonen Records dashboard (:menuselectie:`Gegevens Opschonen app --> Veld Opschonen`), stelt Odoo voor om wijzigingen aan te brengen in de opmaak van gegevens in velden van een record, om een conventie te volgen die is ingesteld door de regels voor het opschonen van velden.

Actiemanager samenvoegen

De Merge Action Manager (Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Merge Action Manager) schakelt de Merge actie in of uit die beschikbaar is in het Actions menu voor modellen in de database.