Registrera och fakturera tid¶

Odoo Helpdesk ger team möjlighet att spåra hur många timmar som läggs på att arbeta med ett ärende och att fakturera en kund för den tiden. Genom integrationer med applikationerna Sales, Timesheets och Accounting kan kunderna debiteras när arbetet är slutfört, eller innan det ens har påbörjats.

Konfigurera funktioner för spårning och fakturering av tid¶

Innan en kund kan faktureras för supporttjänster måste funktionerna Spåra och fakturera tid först aktiveras. Dessa funktioner måste aktiveras i varje Helpdesk-team där de ska användas.

Gör det möjligt att spåra och fakturera tid för ett helpdesk-team¶

För att visa och aktivera funktionerna Spåra och fakturera tid i ett Helpdesk-team, gå först till Helpdesk ‣ Konfiguration ‣ Team. Välj sedan ett team från listan eller skapa ett nytt. Detta kommer att visa ett teams inställningssida.

På teamets inställningssida bläddrar du till avsnittet Spåra och fakturera tid. Markera rutorna Timesheets och Time Billing.

När rutan Timesheets är markerad visas ett nytt fält med beteckningen Project.

Det projekt som valts i detta fält är där alla tidrapporter för detta teams ärenden kommer att registreras. Klicka i rullgardinsmenyn för att välja ett Projekt.

För att skapa ett nytt projekt där tidrapporterna ska registreras, klicka på rullgardinsmenyn, ange ett namn för projektet och klicka sedan på Create.

Konfigurera serviceprodukter¶

När funktionen Tidsfakturering är aktiverad skapas en ny produkt i appen Sales som heter Service on Timesheets. Denna produkt kan hittas under Försäljning ‣ Produkter ‣ Produkter. Sök efter Service on Timesheets i Search…-fältet. Detta är den produkt som kommer att användas vid fakturering av post-paid support services efter att de har slutförts.

Välj Service on Timesheets från produktsidan. Detta visar formuläret för produktdetaljer. Produkten är konfigurerad med Produkttyp inställd på Tjänst och Faktureringspolicy inställd på Baserat på tidrapporter.

För att kunna fakturera supporttjänster innan arbetet har slutförts (även kallat förskottsbetalda supporttjänster) måste en separat produkt med en annan faktureringspolicy skapas.

För att skapa en ny serviceprodukt, gå till Sales ‣ Products ‣ Products och klicka på New. Detta kommer att visa ett tomt formulär för produktdetaljer.

I det nya produktformuläret lägger du till Produktnamn och anger Produkttyp till Tjänst. Ställ sedan in Faktureringspolicy till Förskottsbetald/Fastpris. Detta innebär att en faktura kan genereras och betalning kan tas emot för denna produkt innan några tidrapporter har registrerats för dessa tjänster.

Slutligen anger du Säljpris och bekräftar att Måttenhet är inställd på Htimmar.

Faktura förbetalda supporttjänster¶

När supporttjänster faktureras med ett fast pris kan en faktura skapas innan något arbete har slutförts i ärendet. I detta fall används en tjänsteprodukt med faktureringsprincipen Förbetald/Fastpris, precis som avsnittet ovan.

Skapa en försäljningsorder med förbetald produkt¶

För att fakturera en kund för förbetalda supporttjänster måste du först skapa en försäljningsorder (SO) med produkten supporttjänster. Detta gör du genom att gå till Sales ‣ Orders ‣ Quotations ‣ New, som visar ett tomt offertformulär.

Fyll sedan i offertformuläret med kundinformationen.

Gå till fliken Orderrader i offerten och klicka på Lägg till en produkt. Välj sedan produkten förskottsbetalda tjänster som konfigurerades i stegen ovan. Uppdatera fältet Kvantitet med antalet timmar.

När du har uppdaterat all annan nödvändig information Bekräfta offerten. Detta omvandlar offerten till en SO.

Skapa och skicka en faktura för förbetalda tjänster¶

När SO har bekräftats klickar du på knappen Create Invoice. Då öppnas popup-fönstret Create Invoices.

Om ingen handpenning kommer att tas ut kan typen Create Invoice förbli Regular Invoice. Om en handpenning kommer att tas ut, välj mellan antingen Handpenning (procent) eller Handpenning (fast belopp).

När alla nödvändiga uppgifter har angetts klickar du på Create Draft Invoice.

Fakturan kan sedan skickas till kunden för betalning.

Skapa helpdeskärende för förbetalda tjänster¶

För att skapa ett Helpdesk-ärende för förbetalda tjänster, gå till Helpdesk och klicka på knappen Tickets för att visa ett specifikt teams pipeline. Klicka på New för att skapa ett nytt ärende.

Skapa ett ärende Title på det tomma ärendeformuläret och ange informationen Customer.

När kundnamnet läggs till kommer fältet Sales Order Item automatiskt att fyllas i med den senaste förbetalda försäljningsorderposten som har återstående tid.

Spåra timmar i helpdeskärenden¶

Tid som läggs på att arbeta med ett Helpdesk-ärende registreras på fliken Timmar för det specifika ärendet.

Klicka på fliken Timmar och klicka på Lägg till en rad i formuläret för biljettdetaljer. Välj en Medarbetare, lägg till en Beskrivning av uppgiften och ange antalet Timmar som spenderats.

När nya rader läggs till på fliken Timesheets uppdateras fältet Remaining Hours on SO automatiskt.

När timmar läggs till på fliken Timesheets uppdateras de också automatiskt i fältet Delivered på SO.

Faktura för efterbetalda supporttjänster¶

När supporttjänster faktureras baserat på hur mycket tid som läggs på ett problem, kan en faktura inte skapas innan det totala antalet timmar som krävs för att lösa problemet har angetts på en tidrapport. I det här fallet används en tjänsteprodukt med faktureringspolicyn Baserat på tidrapporter, som den som skapades ovan.

Skapa en försäljningsorder med en tidsbestämd produkt¶

För att fakturera en kund för efterbetalda supporttjänster måste du först skapa en försäljningsorder (SO) med produkten supporttjänster. Detta gör du genom att gå till Sales ‣ Orders ‣ Quotations ‣ New.

Fyll i offerten med kundinformationen.

Klicka på Lägg till en produkt på fliken Orderrader. Välj den produkt för efterbetalda tjänster som konfigurerades i stegen ovan. När du har uppdaterat all annan nödvändig information klickar du på Bekräfta offerten.

Skapa ett helpdeskärende för tjänster med tidsregistrering¶

För att registrera en Timesheet-post för tidsregistreringstjänster, gå till Helpdesk och välj lämpligt team för vilket dessa tjänster gäller.

Om det redan finns ett ärende för det här problemet väljer du det i kanban-vyn. Då öppnas formuläret för ärendeinformation. Om det inte finns något befintligt ärende för det här kundärendet klickar du på New för att skapa ett nytt ärende och ange nödvändig kundinformation i det tomma formuläret för ärendeinformation.

När du har valt eller skapat ett ärende går du till rullgardinsmenyn Säljorderrad. Välj den SO som skapades i föregående steg.

Spåra supporttimmar i ett ärende¶

För att kunna skapa en faktura för en produkt baserad på tidrapporter måste timmar spåras och registreras. Vid denna tidpunkt anses tjänsten vara levererad. För att registrera timmar för denna supporttjänst, klicka på fliken Timesheets i ärendet.

Klicka på Lägg till en rad för att registrera en ny post. Välj en Medarbetare från rullgardinsmenyn och registrera den tid som spenderats i kolumnen Timmar spenderade.

Upprepa dessa steg vid behov tills all tid som lagts på frågorna har registrerats.

Skapa en faktura för timmar som registrerats i ett ärende¶

När kundens problem har lösts och det har fastställts att inga nya tidrapporteringar kommer att göras, kan en faktura skapas och kunden kan faktureras.

För att göra detta, gå tillbaka till SO genom att klicka på Sales Order smart-knappen längst upp i biljetten.

Innan du skapar fakturan, kontrollera att antalet i kolumnen Delivered stämmer överens med det totala antalet Hours Spent som anges i fliken Timesheets på biljetten.

Klicka sedan på Create Invoice. Då öppnas popup-fönstret Create Invoices. Om ingen handpenning kommer att tas ut kan Create Invoice-typen förbli Regular Invoice. Om en handpenning kommer att tas ut, välj mellan antingen Handpenning (procent) eller Handpenning (fast belopp).

När alla nödvändiga uppgifter har angetts klickar du på Create Invoice. Fakturan kan sedan skickas till kunden för betalning.