Ajustes de estoque¶

Em qualquer sistema de gerenciamento de armazém, as contagens de inventário registradas no banco de dados às vezes podem não corresponder às contagens reais no armazém. A discrepância entre as duas contagens pode ser causada por danos, erros humanos, roubo ou outros fatores. Dessa forma, devem ser feitos ajustes no inventário para reconciliar as diferenças e garantir que as contagens registradas no banco de dados correspondam às contagens reais no armazém.

Página de ajustes de estoque¶

Para visualizar a página Ajustes de estoque, navegue até app Inventário ‣ Operações ‣ Ajustes de estoque.

Na página Ajustes de estoque, todos os produtos que estão atualmente em estoque são listados, com cada linha de produto contendo as seguintes informações:

• Local: o local específico no armazém onde um produto está armazenado.

• Produto: o produto cuja quantidade está listada na linha de ajuste de estoque.

• Número de série/lote: o identificador de rastreamento atribuído ao produto específico listado, que pode conter letras, números ou uma combinação de ambos.

• Quantidade em mãos: a quantidade do produto atualmente registrada na base de dados.

• UM: a unidade de medida na qual o produto é medido. A menos que especificado de outra forma (como em libras ou onças), a UM padrão é unidades.

• Quantidade contada: a quantidade real contada durante uma contagem de estoque. Esse campo é deixado em branco por padrão, mas pode ser alterado, dependendo se ele corresponde à quantidade em mãos ou não.

• Diferença: a diferença entre a quantidade em mãos e a quantidade contada, depois que um ajuste de estoque é feito. A diferença é calculada automaticamente após cada ajuste de estoque.

• Data agendada: a data em que a contagem deve ser feita. Se não for especificado de outra forma, essa data terá como padrão o dia 31 de dezembro do ano atual.

• Usuário: a pessoa atribuída à contagem na base de dados. Pode ser a pessoa que está contando fisicamente o inventário ou aplicando a contagem na base de dados.

• Categoria de produtos: a categoria atribuída internamente a um produto específico. A menos que especificado de outra forma (ou seja, como Consumível ou Locação), a Categoria de produto padrão é definida como Todos.

• Quantidade disponível: a quantidade de um produto específico que está disponível no momento, com base em pedidos de vendas pendentes/não concluídos, pedidos de compra ou ordens de produção que possam alterar a quantidade disponível depois de atendidos.

• Data contábil: a data em que os ajustes serão contabilizados no aplicativo Odoo Financeiro.

• Empresa: a empresa em cujo base de dados esses ajustes de inventário estão sendo feitos. A empresa é listada no canto superior direito da base de dados, ao lado do usuário atualmente conectado.

Criar um ajuste de estoque¶

Para criar um novo ajuste de estoque na página Ajustes de estoque, clique em Criar. Isso cria uma nova linha de ajuste de estoque em branco na parte inferior da página.

Nessa linha de ajuste de estoque em branco, clique no menu suspenso na coluna Produto e selecione um produto. Se o produto selecionado for rastreado por números de série/lote, o número em questão também poderá ser escolhido no menu suspenso da coluna Número de lote/série.

Em seguida, defina o valor na coluna Quantidade contada como a quantidade contada para esse produto durante o processo de ajuste de estoque.

À direita da coluna Quantidade contada, a data agendada e o usuário também podem ser alterados por seus respectivos menus suspensos. A alteração da data agendada altera a data em que o ajuste de estoque deve ser processado e a seleção de um usuário responsável atribui um usuário ao ajuste de estoque específico (para fins de rastreabilidade).

Quando todas as alterações tiverem sido feitas na nova linha de ajuste de estoque, clique fora da linha. Isso salva o ajuste e move a linha para o topo da página.

Se a quantidade contada for maior que a quantidade em mãos, o valor na coluna Diferença será verde. Se a quantidade contada for menor que a quantidade em mãos, o valor na coluna Diferença estará em vermelho. Se as quantidades forem iguais e não tiverem sido alteradas, nenhum valor aparecerá na coluna Diferença.

Nesse estágio, a contagem (ajuste de estoque) é registrada, mas ainda não aplicada. Isso significa que a quantidade disponível antes do ajuste ainda não foi atualizada para corresponder à nova quantidade real contada.

Há duas maneiras de aplicar o novo ajuste de estoque. A primeira maneira é clicar no botão Aplicar na linha na extremidade direita da página. A segunda maneira é clicar na caixa de seleção na extremidade esquerda da linha. Isso revela novas opções de botões na parte superior da página, uma das quais é um botão Aplicar. Clicar nesse botão faz com que uma janela pop-up Motivo/Referência do ajuste de estoque seja exibida.

Nesse menu pop-up, uma referência ou motivo pode ser atribuído ao ajuste de estoque. Por padrão, o campo Motivo/Referência do estoque é preenchido previamente com a data em que o ajuste está sendo feito, mas pode ser alterado para refletir a referência ou motivo desejado.

Quando estiver pronto, clique em Aplicar para aplicar o ajuste de estoque.

Contar produtos¶

A contagem de produtos é uma atividade recorrente em um armazém. Quando a contagem estiver concluída, vá para o app Inventário ‣ Operações ‣ Ajustes de estoque para atualizar a coluna Quantidade contada em cada linha de produto.

Em cada linha de produto, identifique se o valor da coluna Quantidade em mãos registrado na base de dados corresponde ao valor recém-contado. Se o valor registrado e o valor contado corresponderem, clique no botão Definir (ícone de alvo) na extremidade direita da linha de produtos.

Isso copia o valor da coluna Quantidade em mãos para a coluna Quantidade contada e define o valor da coluna Diferença como 0.00. Na sequência, uma vez aplicada, uma movimentação de estoque com a coluna Quantidade concluída 0.00 é registrada no histórico de ajuste de estoque do produto.

Se o valor recém-contado de um determinado produto não corresponder ao valor de Quantidade em mãos registrado na base de dados, em vez de clicar no botão Definir, registre o valor real no campo da coluna Quantidade contada.

Para fazer isso, clique no campo da coluna Quantidade contada na linha de ajuste de estoque específica do produto cuja contagem está sendo alterada. Isso atribui automaticamente uma Quantidade contada de 0.00.

Para alterar esse valor, digite um novo valor que corresponda ao valor real recém-contado. Em seguida, clique fora da linha. Isso salva o ajuste e ajusta automaticamente o valor na coluna Diferenã.

Se a quantidade contada for maior que a quantidade em mãos, o valor na coluna Diferença será verde. Se a quantidade contada for menor que a quantidade em mãos, o valor na coluna Diferença estará em vermelho. Se as quantidades forem iguais e não tiverem sido alteradas, nenhum valor aparecerá na coluna Diferença.

Posteriormente, uma vez aplicado, uma movimentação com a diferença entre a Quantidade em mãos e a Quantidade contada é registrada no histórico de ajuste de estoque do produto.

Alterar a frequência da contagem de inventário¶

Por padrão, a data programada para ajustes de inventário é sempre agendada para o dia 31 de dezembro do ano atual. No entanto, para algumas empresas, é fundamental ter uma contagem de estoque precisa em todos os momentos. Nesses casos, a data padrão pode ser modificada.

Para modificar a data agendada padrão, vá para app Inventário ‣ Configuração ‣ Definições. Em seguida, na seção Operações, localize a configuração Dia e mês do inventário anual, que inclui um menu suspenso definido como 31 de dezembro por padrão.

Para alterar o dia, clique no 31 e altere-o para um dia dentro do intervalo 1-31, dependendo do mês do ano desejado.

Em seguida, para alterar o mês, clique em dezembro para exibir o menu suspenso e selecione o mês desejado.

Quando todas as alterações tiverem sido feitas, clique em Salvar para salvar todas as alterações.

Planejar grandes contagens de estoque¶

Para planejar grandes contagens de inventário, como uma contagem completa de tudo o que está atualmente em estoque, primeiro navegue até app Inventário ‣ Operações ‣ Ajustes de inventário.

Em seguida, selecione os produtos a contar clicando na caixa de seleção na extremidade esquerda de cada linha de produto.

Quando todos os produtos desejados tiverem sido selecionados, clique no botão Solicitar contagem na parte superior da página. Isso faz com que uma janela pop-up Solicitar contagem seja exibida. Nessa janela pop-up, preencha as seguintes informações:

• Data do inventário: a data planejada da contagem.

• Usuário: o usuário responsável pela contagem.

• Data contábil: a data em que o ajuste de estoque será contabilizado.

• Total: para deixar em branco a quantidade disponível nas linha de produto, selecione Deixar em branco. Para preencher previamente a quantidade disponível de cada linha de produto com o valor atual registrado na base de dados, selecione Definir valor atual.

Por fim, quando estiver pronto, clique em Confirmar para solicitar a contagem.