Folha de Pagamento¶

Odoo Payroll é usado para processar entradas de trabalho e criar recibos de pagamento para funcionários, incluindo pagamentos regulares e comissões. A folha de pagamento funciona em conjunto com outros aplicativos Odoo, como Employees, Timesheets, Time Off e Presenças.

O aplicativo Folha de pagamento ajuda a garantir que não haja problemas ou conflitos ao validar entradas de trabalho, lida com localizações específicas do país para garantir que os recibos de pagamento sigam as regras e impostos locais e permite atribuições salariais. A configuração da folha de pagamento é crítica para garantir o processamento preciso e oportuno dos recibos de pagamento.

Definições¶

Para acessar as Configurações, vá em Folha de Pagamento ‣ Configuração ‣ Configurações. Se os recibos de vencimento são ou não lançados na contabilidade e se os pagamentos SEPA são criados, é selecionado aqui.

The Settings screen is where localization settings are configured. Localizations are country-specific settings pre-configured in Odoo at the creation of the database, and account for all taxes, fees, and allowances for that particular country. The Localization section of the Settings includes a detailed view of all benefits provided to employees.

Configurações disponíveis para folha de pagamento.

Any country-specific localizations are set up in the Localization section of the Settings screen. All localization items are pre-populated when the country is specified during the creation of the database. It is not recommended to alter the localization settings unless specifically required.

Nota

Odoo can handle a multi-company configuration. This is generally done when there is a main company or office location, such as a headquarters, and there are other offices/branches around the country or globe, that fall under that main company or headquarters. In Odoo, each company, including the headquarters, would be setup as their own company/branch using the multi-company method.

Each individual company can have a different localization setting configured for that specific company, since company locations can vary and be located anywhere in the world, where rules and laws differ. For more information on companies refer to this documentation on setting up companies.

Entradas de trabalho¶

Um registro de trabalho é um registro individual na planilha de horas de um funcionário. Os registros de trabalho podem ser configurados para contabilizar todos os tipos de trabalho e de folga, como Frequência, Lincença médica, Treinamento ou Feriado público.

Veja também

Gerenciar registros de trabalho

Tipos de entrada de trabalho¶

Ao criar um registro de trabalho no aplicativo Folha de pagamento ou quando um funcionário insere informações no aplicativo Planilhas de horas, é necessário selecionar um Tipo de registro de trabalho. A lista de Tipos de registro de trabalho é criada automaticamente considerando as configurações de localização definidas na base de dados.

To view the current work entry types available, go to Payroll ‣ Configuration ‣ Work Entries ‣ Work Entry Types.

Cada tipo de registro de trabalho tem um código para ajudar na criação de holerites e para garantir que todos os impostos e taxas sejam inseridos corretamente.

Lista de todos os tipos de registro de trabalho atualmente disponíveis para uso, com o código e a cor da folha de pagamento.

Novo tipo de entrada de trabalho¶

Para criar um novo Tipo de registro de trabalho, clique no botão Novo e insira as informações das seguintes seções no formulário.

Seções Informações gerais¶

Nome do tipo de entrada de trabalho: O nome deve ser curto e descritivo, como Tempo doente ou Feriado público.
Payroll Code: This code appears with the work entry type on timesheets and payslips. Since the code is used in conjunction with the Accounting application, it is advised to check with the accounting department for a code to use.
DMFA code: This code is used to identify DMFA entries on a corresponding DMFA report. The DMFA report is a quarterly report that Belgian-based companies are required to submit for social security reporting purposes. This report states the work done by the employees during the quarter, as well as the salaries paid to those employees.
External Code: This code is used for exporting data to a third-party payroll service. Check with the third-party being used in order to determine the External Code to enter for the new work entry type.
SDWorx code: This code is only for companies that use SDWorx, a payroll service provider.
Color: Select a color for the particular work entry type.

Seção Exibir no holerite¶

Rounding: The rounding method selected determines how quantities on timesheet entries are displayed on the payslip.
- Sem arredondamento: Uma entrada na planilha de horas não é modificada.
- Meio Dia: Uma entrada na planilha de horas é arredondada para o valor de meio dia mais próximo.
- Dia: Uma entrada na planilha de horas é arredondada para o valor do dia inteiro mais próximo.

Example

Se o horário de trabalho estiver definido para um dia de trabalho de 8 horas (semana de trabalho de 40 horas), e um funcionário inserir um tempo de 5,5 horas em uma planilha de horas, e Arredondamento estiver definido como Sem arredondamento `, a entrada permanece 5,5 horas. Se :guilabel:`Arredondamento estiver definido como Meio dia, a entrada é alterada para 4 horas. Se estiver definido como Dia, é alterado para 8 horas.

Seção A pagar¶

Unpaid in Structures Types: If the work entry is for work that is not paid, specify which pay structure the unpaid work entry applies to from the drop-down menu. Some situations where work would be logged on a timesheet but no compensation given would be for unpaid internships, unpaid training, or volunteer work.

Seção Válido para vantagens¶

Meal Voucher: If the work entry should count towards a meal voucher, check the box.
Representation Fees: If the work entry should count towards representation fees, check the box.
Private Car Reimbursement: If the work entry should count towards a private car reimbursement, check the box.

Seção Opções de folga¶

Time Off: Check this box if the work entry type can be selected for a time off request or entry in the Time Off application. If Time Off is checked, a Time Off Type field appears. This field has a drop-down menu to select the specific type of time off, such as Paid Time Off, Sick Time Off, or Extra Hours for example. A new type of time off can be entered in the field if the listed types of time off in the drop-down menu do not display the type of time off needed.
Keep Time Off Right: This is for Belgian-specific companies only, and will not appear for other localizations. Check this box if the work entry is for time off that will affect the time off benefits for the following year. Workers are given time off each year according to the government, and in some cases, time-off taken during a specific time period can affect how much time off the employee will receive or accrue the following year.

Seção Relatórios¶

Unforeseen Absence: If the work entry should be visible on the unforeseen absences report, check this box.

Novo formulário do tipo de registro de trabalho com todos os campos a serem preenchidos.

Horários de trabalho¶

To view the currently configured working schedules, go to Payroll ‣ Configuration ‣ Work Entries ‣ Working Schedules. The working schedules that are available for an employee’s contracts and work entries are found in this list.

Working schedules are company-specific. Each company must identify each type of working schedule they use.

Example

Uma base de dados Odoo que contém várias empresas que usam uma semana de trabalho padrão de 40 horas precisa ter um registro de horário de trabalho independente para cada empresa.

Uma base de dados com cinco empresas que usam uma semana de trabalho padrão de 40 horas precisa ter cinco horários de trabalho de 40 horas configurados.

Todas os registros de trabalho disponíveis para uso estão atualmente configuradas na base de dados da empresa.

Novo horário de trabalho¶

Para criar um novo horário de trabalho, clique no botão Novo e insira as informações no formulário.

Os campos são preenchidos automaticamente para uma semana normal de 40 horas, mas podem ser modificados. Primeiro, altere o nome do horário de trabalho modificando o texto no campo Nome. Em seguida, faça os ajustes nos dias e horários que se aplicam ao novo horário de trabalho.

Na aba Horário de Trabalho, modifique as seleções Dia da Semana, Período do Dia e Tipo de Entrada de Trabalho clicando nos menus suspensos em cada coluna e fazendo a seleção desejada. As colunas Trabalhar de e Trabalhar para são modificadas digitando o horário.

Nota

Os horários Trabalhar de e Trabalhar para devem estar no formato de 24 horas. Por exemplo, 14:00 seria inserido como 14:00.

If the working time should be in a two-week configuration, click the Switch to 2 weeks calendar button in the top left. This creates entries for an Even week and an Odd week.

Salário¶

Tipos de estrutura¶

No Odoo, o contracheque de um funcionário é baseado em estruturas e tipos de estrutura, que afetam a forma como um funcionário insere as planilhas de horas. Cada tipo de estrutura é um conjunto individual de regras para processar uma entrada de quadro de horários, que consiste em diferentes estruturas aninhadas dentro dela. Os tipos de estrutura definem a frequência com que um funcionário é pago, as horas de trabalho e se os salários são baseados em um salário (fixo) ou em quantas horas o funcionário trabalhou (variado).

Por exemplo, um tipo de estrutura poderia ser Funcionário, e esse tipo de estrutura poderia ter duas estruturas diferentes: uma estrutura de Salário regular que inclui todas as regras separadas para processamento de remuneração regular, bem como uma estrutura para um Bônus de ano que inclui as regras apenas para esse . Tanto a estrutura de Salário regular quanto a estrutura de Bônus de final de ano são estruturas dentro do tipo de estrutura Funcionário.

The different structure types can be seen by going to Payroll ‣ Configuration ‣ Salary ‣ Structure Types.

There are two default structure types configured in Odoo: Employee and Worker. Typically, Employee is used for salaried employees, which is why the wage type is Monthly Fixed Wage, and Worker is typically used for employees paid by the hour, so the wage type is Hourly Wage.

Lista de todos os tipos de estrutura configurados atualmente disponíveis para uso.

Novo tipo de estrutura¶

To make a new structure type, click the New button and a structure type form appears. Enter the information in the fields. Most fields are pre-populated, but all the fields can be modified.

Structure Type: Enter the name for the new structure type, such as ‘Employee’ or ‘Worker’.
Country: Select the country that the new structure type applies to from the drop-down menu.
Wage Type: Select what type of wage the new structure type will use, either Monthly Fixed Wage or Hourly Wage. If the wage type is going to be used for salaried employees who receive the same wage every pay period, select Monthly Fixed Wage. If the wage type is going to be used for employees who receive wages based on how many hours they worked during a pay period, select Hourly Wage.
Default Scheduled Pay: Select the typical pay schedule for the new structure type from the drop-down menu. Options are Monthly, Quarterly, Semi-annually, Annually, Weekly, Bi-weekly, Bi-monthly. This indicates how often this type of structure type is paid out.
Default Working Hours: Select the default working hours for the new structure type from the drop-down menu. All available working hours for the currently selected company appear in the drop-down menu. The default working hours that are pre-configured in Odoo is the Standard 40 hours/week option. If the needed working hours do not appear in the list, a new set of default working hours can be created.
Regular Pay Structure: Type in the name for the regular pay structure.
Default Work Entry Type: Select the default type of work entry the new structure type will fall under from the drop-down menu. Options include Attendance, Overtime Hours, Generic Time Off, Compensatory Time Off, Home Working, Unpaid, Sick Time Off, Paid Time Off, and Out Of Contract.

Formulário de novo tipo de estrutura a ser preenchido ao criar um novo tipo de estrutura.

Novo horário de trabalho padrão¶

To make new default working hours, type the name for the new working hours in the Default Working Hours field on the new structure type form. Click Create and edit. A default working hours form will pop up. The default working hours form has two sections, a general information section and a tab listing out all the individual working hours by day and time. When the form is filled out, click Save & Close.

Name: Type in the name for the new default working hours. This should be descriptive and clear to understand, such as Standard 20 Hours/Week.
Company: Select the company that can use these new default working hours from the drop-down menu. Keep in mind, working hours are company-specific and cannot be shard between companies. Each company needs to have their own working hours set.
Average Hour Per Day: The average hours per day field will be auto-populated based on the working hours configured in the Working Hours tab. This entry affects resource planning, since the average daily hours affect what resources can be used, and in what quantity, per work day.
Timezone: Select the timezone that the new default working hours will be used for from the drop-down menu.
Company Full Time: Enter the number of hours per week an employee would need to work in order to be considered a full-time employee. Typically, this is approximately 40 hours, and this number affects what types of benefits an employee can receive based on their employment status (full-time vs part-time).
Work Time rate: This percentage is auto-generated based on the entry for the Company Full Time and the working hours configured in the Working Hours tab. This number should be between 0.00% and 100%, so if the percentage is above 100%, it is an indication that the working times and/or Company Full Time hours need adjustment.
Working Hours Tab: This tab is where each day’s specific working hours are listed. When a new default working hour form is created, the working hours tab is pre-populated with a default 40-hour week, with each day divided into three timed sections. Every day has morning (8:00-12:00), lunch (12:00-13:00), and evening (13:00-17:00) hours configured using a 24 hour time format. To adjust any of these hours, click on the specific field to adjust, and make the adjustment using the drop-down menus, or in the specific case of the times, type in the desired time.

Nota
If the working hours are not consistent each week, and the hours are on a bi-weekly schedule instead, click the Switch to 2 week calendar button at the top of the new default working hours form. This will change the working hours tab to display two weeks of working times that can be adjusted.

Estruturas¶

Estruturas salariais são as diferentes formas pelas quais um funcionário é pago dentro de uma estrutura específica e são definidas especificamente por várias regras.

A quantidade de estruturas que uma empresa precisa para cada tipo de estrutura depende de quantas formas diferentes os funcionários são pagos e de como seu pagamento é calculado. Por exemplo, uma estrutura comum que pode ser útil adicionar pode ser um Bonus.

To view all the various structures for each structure type, go to Payroll ‣ Configuration ‣ Salary ‣ Structures.

Cada structure type lista as diversas estruturas associadas a ele. Cada estrutura contém um conjunto de regras que a definem.

Todas as estruturas salariais disponíveis.

Clique em uma estrutura para visualizar suas Regras Salariais. São essas regras que calculam o contracheque do funcionário.

Regras¶

Cada estrutura possui um conjunto de regras salariais a serem seguidas para fins contábeis. Estas regras são configuradas pela localização e afetam ações do app Financeiro, portanto modificações nas regras padrão, ou a criação de novas regras, só devem ser feitas quando necessário.

Para visualizar todas as regras, vá para app Folha de pagamento ‣ Configuração ‣ Salário ‣ Regras. Clique em uma estrutura (como Pagamento regular) para visualizar todas as regras.

To make a new rule, click New. A new rule form appears. Enter the information in the fields.

Os campos obrigatórios para uma regra são:

Nome: Digite um nome para a regra.
Categoria: Selecione uma categoria à qual a regra se aplica no menu suspenso ou insira uma nova.
Code: Enter a code to be used for this new rule. It is recommended to coordinate with the accounting department for a code to use as this will affect accounting reports and payroll processing.
Estrutura Salarial: Selecione uma estrutura salarial à qual a regra se aplica no menu suspenso ou insira uma nova.
Condição Baseada em: Na aba Geral, selecione no menu suspenso se a regra é Sempre verdadeiro (sempre se aplica), um Intervalo ( aplica-se a um intervalo específico, que é inserido abaixo da seleção), ou uma Expressões Python (o código é inserido abaixo da seleção).
Amount Type: In the General tab, select from the drop-down menu whether the amount is a Fixed Amount, a Percentage (%), or a Python Code. Depending on what is selected, the fixed amount, percentage, or Python code needs to be entered next.

Insira as informações da nova regra no formulário.

Parâmetros de regra¶

Nota

Atualmente, o recurso Parâmetros de regra encontrado dentro do menu app Folha de pagamento ‣ Configuração ‣ Salário ‣ Parâmetros de regra ainda está em desenvolvimento e serve apenas a um caso de uso específico para os mercados belgas. A documentação será atualizada quando essa seção tiver amadurecido para mais mercados.

Outros tipos de entrada¶

When creating payslips, it is sometimes necessary to add other entries for specific circumstances, like expenses, reimbursements, or deductions. These other inputs can be configured by going to Payroll ‣ Configuration ‣ Salary ‣ Other Input Types.

Para criar um novo tipo de entrada, clique no botão Novo. Digite a Descrição, o Código e a estrutura à qual ele se aplica no campo Disponibilidade na estrutura.

Importante

O Código é usado nas regras salariais para calcular os holerites. O campo Disponibilidade na estrutura em branco indica que o novo tipo de entrada é disponibilizado para todos os holerites e não é exclusivo de uma estrutura específica.

Configurador de pacote salarial¶

The various options under the Salary Package Configurator section of the Payroll ‣ Configuration ‣ Salary Package Configurator menu all affect an employee’s potential salary. These sections (Advantages, Personal Info, Resume, and Offers) specify what benefits can be offered to an employee in their salary package.

Dependendo das informações que um funcionário insere (como deduções, dependentes, etc.), seu salário é ajustado de acordo. Quando um candidato se candidata a um emprego no site da empresa, as seções em Configurador de Pacote Salarial afetam diretamente o que o candidato vê e o que é preenchido à medida que o candidato insere informações.

Vantagens¶

When offering potential employees a position, there can be certain advantages or benefits set in Odoo in addition to the salary to make an offer more appealing (such as extra time off, the use of a company car, reimbursement for a phone or internet, etc.).

To see the advantages, go to Payroll ‣ Configuration ‣ Salary Package Configurator ‣ Advantages. Advantages are grouped by Structure type, and the advantage listed for a particular structure type is only available for that specific structure.

A list view of all the advantages or benefits that is available for each structure type.

Example

A company has two structure types, one labeled Employee, and anther labeled Intern. The Employee structure type contains an advantage of using a company car, while the Intern structure type does not. Instead, the Intern structure type has a meal voucher advantage available, while the Employee structure type does not.

A person hired under the Employee structure type can use a company car, but cannot have meal vouchers. The opposite is true for someone hired under the Intern structure type. They would have meal vouchers available to them, not the use of a company car.

To make a new advantage, click the New button, and enter the information in the fields. The required fields for an advantage are:

Nome: Digite o nome da vantagem.
guilabel:Campo Vantagem: Selecione no menu suspenso em qual campo do contracheque esta vantagem aparece.
Tipo de vantagem: Selecione no menu suspenso que tipo de vantagem é o benefício. Selecione entre Benefício Mensal em Espécie, Vantagens Mensais em Líquido, Vantagens Mensais em Dinheiro, ou Vantagens Anuais em Dinheiro.
Tipo de estrutura salarial: Selecione no menu suspenso a qual tipo de estrutura salarial esta vantagem se aplica.
Display Type: Select from the drop-down menu how this advantage is displayed.

Lista de vantagens que o funcionário pode ter.

Informação pessoal¶

Cada funcionário no Odoo tem um cartão de funcionário, criado quando um candidato se torna um funcionário. Esse cartão inclui todas as suas informações pessoais, currículo, informações de trabalho e documentos.

As informações pessoais são coletadas na seção do configurador de pacote salarial que o candidato preenche após receber uma oferta de emprego. Essas informações pessoais são então transferidas para o cartão do funcionário quando ele é contratado.

Para visualizar o cartão de um funcionário, acesse o painel principal do aplicativo Funcionários e clique no cartão.

Nota

Um cartão de funcionário pode ser considerado um arquivo pessoal de funcionário.

The Personal Information section lists all of the fields that are available to enter on the employee’s card. To access this section, go to Payroll ‣ Configuration ‣ Salary Package Configurator ‣ Personal Info.

A list of all the personal information that appears on employee card to enter.

To edit a personal info entry, select the entry from the list, and modify the personal info. To create a new personal info entry, click the New button.

The required fields, aside from entering the Information name, are Related Model, Related Field, and Category. Select a Related Model from the drop-down menu. Employee populates the field by default, but the Bank Account option is also available if the information is related to a bank account instead. Select a Related Field from the drop-down menu that best describes what kind of personal information this entry is, and where it is going to be stored in the backed. Then, select a Category from the drop-down menu that the personal information should be under, such as Address or Personal Documents.

The two most important fields on the personal info form are Is Required and Display Type. Checking the Is Required box makes the field mandatory on the employee’s card. The Display Type drop-down menu allows for the information to be entered in a variety of ways, from a Text box, to a customizable Radio button, a Checkbox, a Document, and more.

Currículo¶

Nota

Currently, the Resume feature found inside the Payroll app ‣ Configuration ‣ Salary Package Configurator ‣ Resume menu is still in development and only serves a specific use case for Belgian markets. The documentation will be updated when this section has matured to more markets.

Ofertas¶

When a candidate is offered a position, there are several items that need to be tracked in order for a business to stay organized, such as where in the offer process the candidate is, how long the offer is valid for, as well as all the offer details. These details are all stored in each offers record.

To view all offers, go to Payroll ‣ Configuration ‣ Salary Package Configurator ‣ Offers. All offers that have been sent to either potential candidates or current employees appears in this list. The status, offer start date and expiration date, amount of the contract, and more, can all be found in this list. Offers sent via the Recruitment application appear here, but there is an option to create a new offer from the Payroll application as well.

A list of all offers given to a current employee or potential candidate along with the status of the offer.

To create a new offer, click the New button. The two required fields are the Contract Template, and the Company. Select the Contract Template and Company from the drop-down menus. Fill in any other details for the offer, such as the Job Title, Department, the Contract Start Date and the Offer Validity Date.

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