OS FUNDAMENTOS DA DIPLOMÁTICA
CONTEMPORÂNEA NA PRESERVAÇÃO DE
DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS
Henrique Machado dos Santos1
Daniel Flores2
RESUMO
Os avanços das tecnologias da informação contribuíram para a
disseminação de suas ferramentas na sociedade. Da mesma forma,
estas ferramentas foram introduzidas no campo arquivístico,
resultando no advento do documento arquivístico digital. Sua rápida
introdução na Arquivologia trouxe dúvidas em relação a sua
autenticidade e confiabilidade quando preservados em longo prazo.
Desta forma, este artigo tem por objetivo demonstrar o papel da
diplomática contemporânea na preservação digital. Partindo dessa
abordagem interdisciplinar, juntamente com os fundamentos da
preservação digital, podem-se obter documentos arquivísticos digitais
autênticos, promovendo o acesso contínuo em longo prazo.
PALAVRAS-CHAVE: Arquivologia. Documento arquivístico digital.
Diplomática contemporânea. Preservação digital.
1
Bacharel em Arquivologia pela Universidade Federal de Santa Maria, membro do
grupo de pesquisa CNPq: GED/A. Tem experiência na área de Ciência da Informação,
com ênfase em Arquivologia, atuando principalmente nos seguintes temas:
preservação digital, difusão, tecnologia da informação, digitalização, software livre e
instrumentos arquivísticos. henrique.hms.br@gmail.com.
2
Doutor em Documentação pela USal, concluiu o Doutorado em Metodologías y Líneas
de Investigación en Biblioteconomía y Documentación - Universidad de
Salamanca/España em 2006 (Revalidado/reconhecido no Brasil ao título de Doutor em
Ciência da Informação pela UFRJ/IBICT com bolsa CAPES), orientado pela Profa. Dra.
Manuela Moro Cabero. dfloresbr@gmail.com
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ABSTRACT
Advances in information technology have contributed to the spread of
their tools in society. Likewise, these tools are introduced in the archival
field, resulting in the advent of digital record. Its rapid introduction into
Archival Science brings up doubts about its authenticity and
trustworthiness when preserved in long term. Thus, this article aims to
demonstrate the role of contemporary diplomatic digital preservation.
From this interdisciplinary approach, along with the basics of digital
preservation, can be obtained authentic digital record, providing
continuous access in the long term.
KEYWORDS: Archival science. Digital records. Contemporary
diplomatic. Digital preservation.
1 INTRODUÇÃO
O advento da tecnologia da informação ocasionou mudanças
expressivas nos hábitos do público em geral, assim como ocorreram
mudanças em relação ao documento arquivístico, considerado o
principal objeto de estudo da Arquivologia (RONDINELLI, 2005).
Estas mudanças são justificadas pela crescente necessidade que o
público geral tem para representar diferentes tipos de informação e
conteúdo complexos; fato que ocasionou a uma demanda por
formatos digitais.
Entretanto, os documentos digitais possuem complexidades e
especificidades, tais como, a vulnerabilidade e a facilidade de alterar,
reformatar e falsificar, tanto o seu conteúdo, quanto o seu formato e
suporte; sem deixar qualquer vestígio, comprometendo sua
autenticidade e o seu acesso futuro (CONARQ, 2004; 2011; 2012;
CORRÊA,
2010;
INNARELLI,
2006;
FERREIRA,
2006;
INTERPARES, 2007a). Neste sentido, a preservação digital será uma
ação fundamental para se garantir o acesso a documentos digitais
autênticos com garantia de acesso em longo prazo. Para isso, será
preciso implementar mecanismos que monitorem as alterações
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proferidas sobre os documentos, de modo que este controle permita
evitar ou mesmo identificar as alterações não-autorizadas.
No ambiente digital a novidade vai além das particularidades
do suporte. O documento foge totalmente dos padrões mais
conhecidos, registrados em papel e de leitura direta, possibilitando
separar a informação e suporte, o que era impossível no meio
analógico. Além disso, é necessário um conjunto de tecnologias para
intermediar a relação entre o computador e o usuário (RONDINELLI,
2013).
Nesse contexto, a diplomática contemporânea exerce um papel
fundamental podendo ser aplicada aos documentos digitais. Deste
modo, ela vem para auxiliar os profissionais que procuram manter os
documentos digitais inalterados, garantindo o acesso a um conteúdo
autentico e fidedigno (TOGNOLI; GUIMARÃES, 2009).
Tendo em vista o exposto, este artigo tem por objetivo
apresentar conceitos da diplomática contemporânea vislumbrando a
sua aplicação na preservação de documentos arquivísticos em
ambiente confiáveis. Logo, tem-se por objetivo realizar uma reflexão
apresentando pontos de convergência entre a diplomática
contemporânea e a preservação digital, a fim de garantir o acesso
contínuo em longo prazo à documentos arquivísticos digitais
autênticos.
2 DIMENSÕES DO ESTUDO
Antes de entrar na discussão do problema da preservação de
documentos arquivísticos digitais se faz necessário contextualizar
este estudo com relação ao documento arquivístico digital, a
diplomática contemporânea e a preservação digital. Desta forma,
busca-se estabelecer pontos de convergência que corroborem para a
preservação de documentos arquivísticos digitais autênticos em um
ambiente confiável que garanta acesso contínuo em longo prazo.
2.1 Documento arquivístico digital
Os avanços das tecnologias, a complexidade dos sistemas e o
aumento das necessidades administrativas, jurídicas e científicas,
resultaram em um enorme crescimento da documentação gerada nos
dias atuais (BELLOTTO, 2006). Dentre estes documentos que são
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gerados, destacam-se os arquivísticos produzidos e armazenados
exclusivamente em meio digital, os quais constituem um patrimônio
digital.
A ruptura com o modelo impresso possibilitou a produção de
documentos dotados de funcionalidades e recursos exclusivos do
meio digital. O advento do documento digital mudou até mesmo a
maneira como a leitura é realizada. Tal mudança é apresentada por
Rondinelli (2013):
No mundo digital tudo é codificado em linguagem
binária e, para se tornar acessível aos olhos humanos,
precisa
da
intermediação
de
programas
computacionais igualmente codificados em bits, numa
sofisticação tecnológica que passa despercebida à
maioria dos usuários (RONDINELLI, 2013, p. 231).
Esse é um fato que passa despercebido talvez pelo nível de
abstração proporcionado pelo computador, pois tudo está a pouco
clique do usuário. A abstração de alto nível proporcionada pela
máquina transforma o objeto físico em objeto lógico e este em
conceitual, para o usuário basta interpretar o objeto conceitual
visualmente.
De forma geral, o documento arquivístico digital está cada vez
mais presente nos acervos, e assim como o analógico deve ser
preservado sem distinção de sua natureza. Pode-se dizer que os
documentos digitais são uma tendência, isto ficou implícito nas
palavras de Fonseca (2005), que direcionou o foca para a
preservação de conteúdos:
A preservação não mais será voltada para a
restauração, conservação e guarda adequada dos
documentos físicos; ao contrário, seu principal objetivo
será a migração e emulação constantes dos conceitos
e inter-relações que agora definem os documentos
eletrônicos para novos softwares (FONSECA, 2005, p.
64).
Em linhas gerais, a preservação de documentos arquivísticos
digitais envolverá procedimentos de ordem técnica e operacional, a
fim de garantir requisitos da Arquivologia, como a integridade e a
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autenticidade. Logo, parte-se para a definição de políticas e
implementação de estratégias de preservação digital.
2.2 Preservação digital
Os esforços para a preservação digital não vem
acompanhando os avanços das tecnologias da informação, logo, “a
crescente proliferação de documentos digitais, [...], tem ameaçado a
capacidade humana de continuar utilizando os arquivos como fontes
confiáveis de informação em virtude dos novos desafios impostos
pela preservação” (THOMAZ, 2005). De tal forma, essa discrepância
entre a produção de documentos em meio digital e os estudo sobre
sua preservação faz com que documentos digitais sejam perdidos
com a mesma facilidade com que são criados (INNARELLI, 2012).
A preservação digital deve ser estudada de forma
interdisciplinar (INNARELLI, 2007) com o objetivo de garantir que “um
objeto digital esteja acessível de forma utilizável ao longo do tempo”
(THOMAZ; SOARES; 2004). Para tal, procede-se a execução das
estratégias de preservação digital, dentre elas pode-se destacar:
preservação
de
tecnologia,
emulação,
refrescamento,
encapsulamento e migração/conversão. As estratégias de
preservação possuem suas vantagens e desvantagens, sendo que
cada uma delas será mais indicada para um determinado tipo de
objeto, e o foco de sua preservação será em um determinado nível de
abstração do objeto, seja ele físico, lógico ou conceitual.
As complexidades e especificidades dos documentos digitais
em paralelo as opções em estratégias de preservação levam a
entender que “a preservação dependerá principalmente da solução
tecnológica adotada e dos custos que ela envolve” (MÁRDERO
ARELLANO, 2004, p. 15). É fundamental conhecer os procedimentos
de preservação e que estes sejam executados por profissionais
capacitados. As atividades de preservação digital deverão fornecer
um armazenamento seguro para os documentos arquivísticos digitais,
de forma que garanta a sua autenticidade, além de possibilitar o
acesso em longo prazo. Nesta perspectiva Márdero Arellano (2008,
p. 44) comenta que:
A preservação digital é a parte mais longa e também a
última do ciclo de gerenciamento de objetos digitais.
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Ela permite o emprego de mecanismos que viabilizam
o armazenamento em repositórios de objetos digitais e
que garantem a autenticidade e perenidade dos seus
conteúdos.
São
necessários,
não
apenas,
procedimentos de manutenção e recuperação de
dados, no caso de perdas acidentais para resguardar
a mídia e seu conteúdo, mas também estratégias e
procedimentos para manter sua acessibilidade e
autenticidade através do tempo, podendo requerer
colaboração entre diferentes financiadoras e boa
prática de licenciamento, metadados e documentação,
antes de aplicar ações técnicas (MÁRDERO
ARELLANO, 2008, p. 44).
Dentre as ferramentas para a preservação em longo prazo,
podem-se destacar os repositórios digitais, que possibilitam um
ambiente exclusivo para os documentos digitais. A implementação
tanto das estratégias quanto dos repositórios digitais deverá ter em
mente as propriedades significativas dos documentos as quais se
quer preservar. Esta necessidade de planejamento mostra que a
preservação digital depende de políticas bem definidas, adoção de
padrões, uso de manuais, entre outros.
As atividades de preservação digital poderão ocasionar
alterações nos documentos digitais e em seus componentes digitais.
Desta forma, será a diplomática contemporânea quem definirá níveis
de alterações aceitáveis para os documentos arquivísticos digitais.
2.3 Diplomática contemporânea
Na segunda metade do século XX a Arquivologia redescobre a
Diplomática e se associa a ela novamente, para um melhor
gerenciamento
dos
documentos
arquivísticos
modernos,
principalmente os digitais. “[...] a reassociação da diplomática com a
arquivologia constitui importante marco na trajetória de ambas as
áreas” (RONDINELLI, 2013, p. 140). A integração entre a Arquivologia
e a Diplomática “é vista como um caminho seguro para o
gerenciamento arquivístico de documentos de hoje, em especial os
eletrônicos, levando ao nascimento da diplomática contemporânea”
(RONDINELLI, 2005).
Com relação ao objeto de estudo, tanto a Arquivologia quanto
a Diplomática tem o documento arquivístico como foco principal.
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“Entretanto, a diplomática vê os documentos arquivísticos como
entidades individuais, enquanto a arquivologia os vê como
agregações” (DURANTI; MACNEIL, 1996 apud RONDINELLI, 2013,
p. 140). O termo “Diplomática” está se referindo a ciência como um
todo e o termo “diplomática contemporânea” diz respeito a parte
referente aos documentos modernos, em especial os digitais. A
diplomática contemporânea trata-se de um acrescimento de
referenciais e metodologias para a ciência Diplomática.
A Diplomática fornece uma base teórico-metodológica que
permite que a Arquivologia, atualizar-se para atender às demandas
de tratamento documental dos dias atuais, os quais possuem novos
contextos de produção, suportes, formatos, etc. (TOGNOLI;
GUIMARÃES; 2009). Desta forma, a Diplomática auxilia a
Arquivologia no tratamento dos documentos em meio digital,
fornecendo amparo teórico para a presunção de autenticidade, bem
como requisitos para que os documentos digitais, em sua unidade,
sejam considerados também arquivísticos.
3 O PAPEL DA ARQUIVOLOGIA E DA DIPLOMÁTICA
CONTEMPORÂNEA NA PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
DIGITAIS EM LONGO PRAZO
Com relação à preservação de documentos arquivísticos
digitais, serão analisados os aspectos diplomáticos os quais
configuram sua autenticidade. Posteriormente, identificam-se
estratégias de preservação que satisfaçam os aspectos diplomáticos
possibilitando também o acesso em longo prazo ao documento
autêntico. E por fim, é analisado o repositório digital, com a finalidade
de ser ambiente confiável para preservar documentos arquivísticos
digitais de caráter permanente além de assegurar a manutenção de
sua autenticidade.
3.1 Aspectos diplomáticos do documento digital
Além de adaptar conceitos dos documentos analógicos, a
aproximação da Arquivologia com a Diplomática e a sua
aplicabilidade aos documentos digitais, criou novos referenciais, a
diplomática contemporânea, abordando aspectos presentes
principalmente nos documentos. Dentre as novas abordagens,
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podem-se destacar os de forma fixa, conteúdo estável, documento
estático, documento interativo e variabilidade limitada, estes são
conceitos desenvolvidos e readaptados exclusivamente para os
documentos digitais.
3.1.1 Forma fixa e conteúdo estável
O conceito de forma fixa e conteúdo estável serve como base
para definição das características que um documento arquivístico
deverá contemplar e que o preservador deve manter durante toda a
sua custódia. Essas são características fundamentais para
comprovação da integridade, autenticidade e fidedignidade dos
documentos, atingindo os requisitos de confiabilidade.
Um documento digital dotado de forma fixa e conteúdo estável
é aquele que tem sempre a mesma apresentação na tela do
computador. Mesmo que mude o seu formato, pois um mesmo
documento digital pode ser representado em diferentes codificações.
(RONDINELLI, 2013).
A forma fixa significa que o documento assegura a mesma
aparência ou apresentação sempre que é recuperado
(INTERPARES, 2007b). Logo, um documento da forma textual deverá
continuar sendo apresentado na forma textual, assim como os
documentos de imagem, áudio, vídeo, etc., deverão manter sua
natureza.
Com relação ao conceito de conteúdo estável para documentos
digitais pode-se dizer que, “[...] do ponto de vista arquivístico, a
estabilidade está implícita no conceito do documento arquivístico à
medida que este é predominantemente identificado como documento,
e não como simples dado ou informação” (RONDINELLI, 2013, p.
235). Entende-se que o termo documento remete a ideia de
informação registrada (informação fixada, que não se altera) em um
suporte. Logo, conteúdo estável é característica de um documento
arquivístico que torna a informação e os dados nele contidos
imutáveis, não podendo realizar alterações nem produzir novas
versões que não sejam devidamente registradas e justificadas.
(INTERPARES, 2007b).
A ideia de conteúdo estável é relativamente simples, mas o
conceito de forma fixa é mais complexo. A concepção de conteúdo
estável requer a mesma apresentação do documento tal qual quando
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foi elaborado, recebido ou salvo pela primeira vez. Deve-se destacar
que as cadeias de bits que compõem o documento digital podem
mudar, mas sua apresentação documental não pode. (INTERPARES,
2007b). Com o tempo poderão ser necessários procedimentos de
migração e conversão dos formatos de arquivo, desta forma mudamse as cadeias de bits, porém a apresentação do documento não deve
mudar.
De maneira geral, um documento arquivístico que assegure
forma fixa e conteúdo estável possui uma característica que é
denominada fixidez (INTERPARES, 2007b). O documento
arquivístico digital mantém a mesma apresentação, tal qual, este
princípio de fixidez se encontra no conceito de documento arquivístico
de maneira implícita e explícita, no âmbito da Arquivologia ou da
Diplomática. (RONDINELLI, 2013). A diplomática contemporânea
parte de métodos analítico-comparativo, confrontando os documentos
digitais com os analógicos sob a análise diplomática, desta forma são
realizadas adaptações que satisfaçam os requisitos de autenticidade
no meio digital.
3.1.2 Documento estático e documento interativo
Tratando-se de documentos digitais, pode-se dizer que há uma
variedade inimaginável de objetos digitais, isto compreende:
documentos de texto (doc, odt, rtf, pdf), imagens (jpg, png, tif, gif),
áudio (mp3, acc, wma), vídeo (avi, flv, mp4), páginas web (htm, html),
bancos de dados (accdb, mdb, odb), imagens 3D, entre outros. Além
disso, um documento poderá ser um único objeto digital (pdf), como
também poderá ser composto por vários objetos digitais,
denominados componentes digitais (html, css, png, js). Entre esta
infinidade de documentos das mais diversas naturezas, podem-se
destacar os documentos estáticos e os documentos interativos.
Um documento digital estático possui um grau de interação
limitado o qual não oferece grandes riscos a sua fixidez, conforme
Rondinelli (2013):
Documentos digitais são considerados estáticos
quando o grau de interação com o usuário se limita a
ações determinadas pela tecnologia, como abrir e
fechar o documento, minimizá-lo, avançar ou
retroceder e outras coisas do gênero, as quais não são
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consideradas comprometedoras de sua forma e seu
conteúdo. (RONDINELLI, 2013, p. 246).
Desta forma, um documento digital estático poderá ser um
texto, uma imagem, entre outros. São documentos que não interagem
com o usuário, não solicitam entradas de dados, nem oferecem
múltiplas visualizações do resultado da consulta, etc.
Os documentos digitais interativos podem ser definidos como
aqueles que possuem "características específicas que permitem o
input do usuário e usam esse input para mudar o conteúdo ou a forma
do documento manifestado" (DURANTI; THIBODEAU, 2008, p. 422
apud RONDINELLI, 2013, p. 246). Ou seja, o documento permite que
o usuário realize uma ação, e para cada ação proferida pelo usuário
o documento apresentará uma variação, ou seja, apresentará um
resultado referente à interação.
As mudanças de forma e conteúdo dos documentos interativos
podem ser controladas por meio de regras fixas ou variáveis.
Documentos digitais interativos não dinâmicos possuem regras fixas,
com isto a forma e o conteúdo podem variar, mas de uma forma
controlada. Desta forma, a sua apresentação terá por base os dados
contidos no sistema. Já os documentos digitais interativos dinâmicos
possuem regras variáveis, neste caso tanto a forma quanto o
conteúdo podem variar conforme as interações em tempo real com o
usuário (RONDINELLI, 2013).
Analisando as categorias dos documentos interativos percebese que não há uma conformidade com os princípios de fixidez. Desta
forma, Rondinelli (2013) comenta que:
Para serem arquivísticos, os documentos digitais
dinâmicos precisariam, em primeiro lugar, adquirir as
características de forma fixa e conteúdo estável, o que
só seria possível por meio do redesenho do sistema
que os envolve ou da sua remoção para outro sistema,
concebido a partir de critérios arquivísticos
(RONDINELLI, 2013, p. 260).
Os documentos digitais possuem complexidades e
especificidades as quais não estão presentes nos documentos
analógicos. Desta forma a mesma análise diplomática aplicada aos
documentos analógicos não poderá ser aplicada “tal qual”, para os
documentos digitais sem que antes seja adaptada. Mas ainda é
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preciso definir os “limites” da tecnologia, visto que os documentos
digitais podem variar e para adquirirem o caráter de arquivístico
deverão possuir uma variabilidade limitada.
3.1.3 Variabilidade limitada
O conceito de variabilidade limitada pode ser definido como
uma variação de forma e do conteúdo do documento digital, mas que
não compromete seu caráter arquivístico. Isto porque a variabilidade
limitada é implementada seguindo regras fixas para a seleção de
conteúdo e apresentação da forma documental, logo, é equivalente
dizer que tal variação é intencionada pelo autor. Desta forma, é
permitida apenas uma gama conhecida e estável de variações para o
documento digital, então, a mesma interação realizada pelo usuário
irá sempre produzir o mesmo resultado (INTERPARES, 2007b;
RONDINELLI, 2013).
A definição do conceito de variabilidade limitada e a sua
respectiva aplicação para documentos digitais contribui para
classificá-los como arquivísticos com relação à forma fixa e o
conteúdo estável. A importância destas definições pode ser vista nas
palavras de Rondinelli (2013):
[...] o conceito de variabilidade limitada, no qual se
insere a questão da forma fixa e do conteúdo estável,
é eminentemente arquivístico, tendo sido formulado a
partir das pesquisas do Projeto InterPares, no âmbito
dos estudos sobre documentos arquivísticos digitais.
Nesse conceito, faz-se a diferenciação entre
documento e informação, entre documento arquivístico
digital e informação digital (RONDINELLI, 2013, p.
266).
A partir das definições de forma fixa, conteúdo estável, bem
como sua delimitação no que tange a variabilidade limitada, é possível
identificar requisitos mínimos para obter, diplomaticamente, um
documento arquivístico digital. Após definidos os requisitos da
Arquivologia e da Diplomática, para a preservação de documentos
arquivísticos digitais, busca-se o amparo da tecnologia da
informação, e das demais ciências auxiliares que compõem a Ciência
da Informação, as quais vêm produzindo conhecimentos sobre a
preservação da informação digital.
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3.2 Preservação de documentos arquivísticos digitais
A reaproximação entre Diplomática e Arquivologia
proporcionou o aprimoramento dos conceitos e dos requisitos de
autenticidade para os documentos digitais. Através da extensão do
campo diplomático, sob a denominação de diplomática
contemporânea.
Com a definição dos requisitos para a preservação de
documentos arquivísticos digitais autênticos, busca-se o amparo
tecnológico da tecnologia da informação sincronizando-os ao
conhecimento de preservação digital vindo da Ciência da Informação
como um todo. Recursos como trilhas de auditoria, rotinas de backup,
desenvolvimento de sistemas informatizados e montagem de
infraestrutura são questões comuns entre os profissionais da
tecnologia da informação. E os estudos sobre preservação digital, big
data, curadoria digital, acesso aberto, visibilidade, interoperabilidade
e periódicos científicos, são em sua grande maioria temas abordados
pelas demais ciências auxiliares que compõe o campo da Ciência da
Informação.
Desta forma, a interdisciplinaridade será uma qualidade
indissociável para a ampliação dos conhecimentos sobre preservação
de documentos arquivísticos digitais. Para isto, a Arquivologia deve
se aproximar das demais ciências auxiliares que compõe a Ciência
da Informação, agregando seus referenciais e formando uma visão
mais erudita no que tange a preservação digital em termos práticos.
Esta aproximação juntamente com as ferramentas de tecnologia da
informação deve ser vista como um auxílio, priorizando os aspectos
diplomáticos para a preservação digital.
A aproximação com as demais ciências auxiliares que
compõem o campo interdisciplinar da Ciência da Informação
possibilita avanços consideráveis em relação a questões como:
estudo dos usuários de informação; o processo de busca e
recuperação da informação; introdução das práticas de gestão do
conhecimento; entre outras. Desta forma, podem-se buscar subsídios
à preservação dos documentos arquivísticos digitais.
A preservação digital compreende procedimentos de ordem
estrutural e operacional. Os procedimentos estruturais referem-se a
investimentos iniciais tais como, por exemplo, definições de normas,
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adoção de padrões e a infraestrutura, podem ser entendidas como
políticas de preservação. Já os de ordem operacional dizem respeito
às atividades aplicadas para a preservação física, lógica e intelectual
dos documentos digitais, possuem natureza puramente prática
(MÁRDERO ARELLANO, 2004; THOMAZ, 2004).
3.2.1 Políticas
A preservação de documentos arquivísticos digitais deve ser
pensada em longo prazo, de modo que haja uma garantia de acesso
aos documentos preservados. Para isso deve-se levar em considera
a constante evolução das tecnologias, o qual é mais um fator que
dificulta as atividades de preservação.
Deve-se atentar para as questões ligadas ao planejamento,
pois, a definição de políticas de preservação, o cuidado na escolha
do suporte e ferramentas que garantam a correta replicação dos
objetos digitais, são definições fundamentais (INNARELLI, 2012). A
atualmente, tornaram-se fundamentais, a implementação de
procedimentos técnicos e de políticas, visando desta forma, garantir
a perenidade e a acessibilidade a este tipo de informação
(FERREIRA, 2006). A fragilidade dos documentos digitais implica em
estudos sobre os formatos de arquivo, softwares de gestão,
preservação e obsolescência tecnológica.
Deve-se destacar que o sucesso das atividades de
preservação digital não depende exclusivamente da tecnologia
utilizada, é preciso ter uma política institucional definida pelo acevo, a
qual contemple normas e recomendações. Conforme Innarelli (2011)
são as políticas que vão determinar a longevidade dos acervos, pois:
O entendimento da complexidade e fragilidade dos
documentos digitais deixa claro que a preservação
digital não é resolvida pela própria tecnologia e nunca
será, é resolvida com o estabelecimento de políticas e
agendas de trabalho que, quando levadas a sério e
incorporadas no dia-a-dia, permitirão a perpetuação
dos acervos digitais, mesmo que estes deixem de ser
digitais para serem atômicos, biológicos, futurológicos
etc (INNARELLI, 2011).
As políticas de preservação constituem um papel estratégico
para o acervo, pensando no longo prazo, na autenticidade, no acesso,
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desta forma, observa-se que partes dos esforços da preservação
digital podem ser minimizadas através de uma produção que
vislumbre os padrões de preservação. Com isto, torna-se
fundamental o desenvolvimento de manuais, normas, sistemas
informatizados próprios para gestão e preservação. Neste sentido o
Conarq (2004), manifesta a importância de se pensar na preservação
dos documentos arquivísticos digitais durante todo o ciclo de vida
documental:
A preservação dos documentos arquivísticos digitais
requer ações arquivísticas, a serem incorporadas em
todo o seu ciclo de vida, antes mesmo de terem sido
criados, incluindo as etapas de planejamento e
concepção de sistemas eletrônicos, a fim de que não
haja perda nem adulteração dos registros. Somente
desta forma se garantirá que esses documentos
permaneçam
disponíveis,
recuperáveis
e
compreensíveis pelo tempo que se fizer necessário
(CONARQ, 2004, p. 2).
Durante a definição das políticas de preservação, deve-se
voltar aos conceitos de autenticidade, forma fixa, conteúdo estável,
variabilidade limitada, ou seja, a diplomática contemporânea deve
estar presente nestas definições. A lógica de uma definição de política
de preservação mostra que os requisitos da Arquivologia e da
Diplomática precedem a exploração dos conhecimentos da Ciência
da Informação, assim como precedem a implementação de
ferramentas de tecnologia da informação. A implementação de
estratégias de preservação digital deve ocorrer somente após esta
sequência: definir os requisitos do documento arquivístico sob o olhar
da Diplomática; compreender as técnicas de preservação digital; e
escolher as ferramentas para executar as estratégias, verificar
integridade, autenticidade, promover o acesso, etc.
3.2.2 Estratégias
Após definidas as propriedades significativas que se pretende
preservar, parte-se para a escolha das estratégias de preservação
digital a serem implementadas no acervo. Cada estratégia
apresentará vantagens para a preservação de um determinado nível
do objeto digital, que são os níveis: físico, lógico e conceitual.
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Estratégias como o refrescamento consistem na atividade
recopiar dados de um suporte físico para outro, o objetivo consiste em
mudar de suporte antes que ele fique obsoleto ou se deteriore
(INTERPARES, 2007a). O refrescamento é uma estratégia com foco
na preservação do objeto físico, sendo necessário sempre que o
suporte escolhido se tornar obsoleto ou correr risco de degradação.
Poderá ser considerado um pré-requisito pra os acervos digitas.
Já quando, a aparência e as funcionalidades do documento
original forem consideradas significativas, procede-se a técnica de
emulação (MÁRDERO ARELLANO, 2004). Esta estratégia tem o foco
da preservação no objeto lógico, mantendo fidedignidade, poderá ser
uma alternativa para a preservação de documentos arquivísticos
digitais interativos.
Estratégias como o encapsulamento, que tem como propósito
reunir as informações referentes aos suportes de armazenamento, a
descrição do contexto tecnológico de hardware e software
necessários para o correto funcionamento dos objetos digitais.
Também podem ser reunidas as aplicações utilizadas durante o ciclo
de vida dos objetos digitais, inclusive o software utilizado na sua
criação (MÁRDERO ARELLANO, 2004; SARAMAGO, 2004). Esta
estratégia tem o foco de preservação no objeto lógico e parte do
princípio de reunir toda a informação necessária para a preservação
e representação dos documentos digitais.
As estratégias de migração buscam manter os objetos digitais
compatíveis com tecnologias atuais de forma que seja possível
interpretá-los corretamente e a fim de representar o documento
(FERREIRA, 2006). A migração é uma estratégia de nível conceitual,
a qual profere alterações na camada de bits do objeto digital. É
importante ressaltar que esta estratégia deverá ser usada
preferencialmente na preservação de documentos arquivísticos
digitais estáticos.
Em linhas gerais as estratégias de preservação não devem ser
implementadas isoladamente, devem constituir um conjunto de
alternativas que satisfaça a gama de objetos digitais presentes no
acervo. Além disso, é necessário um ambiente de preservação que
garanta os requisitos diplomáticos, para que se possa comprovar a
autenticidade dos documentos arquivísticos digitais.
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3.3 Repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq)
Além da definição de uma política de preservação e do
estabelecimento de estratégias de preservação, a implementação de
um repositório digital torna-se fundamental para executar estas
estratégias de preservação bem como as políticas (FERREIRA,
2006). Durante o desenvolvimento do repositório digital é necessário
seguir o modelo de referência Open Archival Information System
(OAIS) o qual define a estrutura conceitual de um repositório (LOPES,
2008), a norma OAIS é considerada a mais importante na área
(CONARQ, 2015).
O modelo OAIS “descreve as funções de um repositório digital
e os metadados necessários para a preservação e o acesso dos
materiais digitais gerenciados pelo repositório, que constituem um
modelo funcional e um modelo de informação” (CONARQ, 2015, p.
8). Além disso, tem a responsabilidade de preservar informações e
disponibilizá-las para uma comunidade específica. A documentação
é armazenada no OAIS porque sua necessidade de preservação é
considerada de longo prazo. Neste contexto, longo prazo fica
entendido como o tempo suficiente para se preocupar com os
impactos da evolução das tecnologias, incluindo suportes para novas
mídias e formatos de arquivos (CCSDS, 2002; 2012).
O modelo de referência OAIS se apresenta como um ideal a
ser seguido durante a implementação de repositórios. Em sua
estrutura é possível definir o plano de preservação apresentando, por
exemplo, o que acontece com os documentos digitais inseridos, ou
seja, é possível definir conversões específicas para diferentes
formatos de arquivos. Além disso, um repositório em conformidade
com o modelo OAIS permite a escolha dos formatos utilizados para a
preservação e os formatos disponibilizados para o acesso.
Após definida estrutura do repositório digital, deve-se adicionar
a confiabilidade através de políticas e tecnologias. A confiabilidade é
uma questão que está implicitamente ligada ao repositório digital e
pode aumentar ou diminuir com o tempo. Neste ponto, retomam-se
os requisitos da Arquivologia e da diplomática contemporânea, ou
seja, o repositório digital confiável deverá executar as estratégias de
preservação digital previstas no plano de preservação considerando
questões como forma fixa, conteúdo estável e variabilidade limitada,
documentando toda e qualquer alteração em metadados. A
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conformidade com estes conceitos é indispensável para comprovar a
integridade e a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais.
A infraestrutura será um componente-chave para adicionar
confiabilidade e fortalecer a sustentabilidade do repositório digital, de
forma que a comunidade-alvo do repositório possa confiar que os
documentos digitais serão preservados em longo prazo (THOMAZ,
2007). Isto implica em dispor de tecnologias adequadas, pessoas
capacitadas e políticas institucionais bem definidas e disponibilizadas
ao público alvo, para que este saiba como os documentos estão
sendo preservados.
De maneira geral, a preservação dos documentos arquivísticos
digitais, nas fases corrente, intermediária e permanente, deve ser
fundamentada no uso de um repositório arquivístico digital confiável
(CONARQ, 2015). A importância de se implementar repositórios
digitais confiáveis desde a fase corrente justifica-se pela questão da
temporalidade do documento arquivístico. Considerando os ciclos de
obsolescência tecnológica cada vez mais acelerados, os documentos
arquivísticos digitais não podem ficar em formatos de arquivo
obsoletos e somente depois serem submetidos ao repositório. Esta
negligência poderá constituir um fator crítico no momento da
migração/conversão do objeto original.
Por fim, o repositório arquivístico digital confiável deve ser um
ambiente seguro para a preservação em longo prazo com garantia de
acesso contínuo em longo prazo. Isto requer uma cadeia de custódia
ininterrupta desde a durante a gestão e a preservação.
4 CONCLUSÃO
A preservação de documentos arquivísticos digitais apresenta
uma série de questões relacionadas às áreas da Arquivologia,
Diplomática e Ciência da Informação, sobre o amparo da tecnologia
da informação. Isto reforça a necessidade de abordagens
interdisciplinares em busca do fortalecimento da preservação digital.
Neste
contexto,
os
fundamentos
da
diplomática
contemporânea corroboram para manutenção da autenticidade dos
documentos arquivísticos digitais. Com os requisitos determinados
pela Diplomática, procede-se a definição de políticas institucionais,
escolhas das estratégias do plano de preservação, adoção de
padrões de metadados e RDC-Arq.
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Entende-se também que a preservação do documento
arquivístico digital deve ser considerada durante todo o ciclo
documental. Esta escolha se justifica pelo fato de que não se deve
negligenciar a atualização/conversão dos formatos de arquivo
durante as duas primeiras idades e só pensar na sua preservação na
fase permanente, pois poderão ocorrer perdas dos aspectos
diplomáticos ou dos próprios documentos digitais.
As tecnologias da informação possuíram relações com a
Arquivologia e com as demais ciências auxiliares que compõem a
Ciência da Informação, fornecendo novas soluções no tratamento da
informação. A Ciência da Informação por sua vez tem como foco o
estudo na informação desde sua gênese, enquanto o objeto de estudo
da Arquivologia e da Diplomática é o documento arquivístico, a
informação manifestada e fixada. Desta forma, a adição de conceitos
como forma fixa, conteúdo estável e variabilidade limitada são
fundamentais para a preservação de documentos arquivísticos
digitais autênticos no longo prazo.
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