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Administração aplicada à Enfermagem – Profª Drª. Geisa Vilarins
A Figura 2 demonstra todo o caminho a ser percorrido e pensado durante um
processo de trabalho utilizando o Ciclo PDCA:
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2. 5W2H
A ferramenta 5W2H auxilia o planejamento na geração de um plano de ação,
organizando a intervenção proposta sobre o problema respondendo a sete
perguntas, obtendo-se um delineamento dos passos a serem seguidos direcionando
a construção do plano, tornando este efetivo para o alcance dos resultados.
Tem sua origem no inglês, por isso seu nome 5W2H, remetendo as siglas das
perguntas a qual suas respostas subsidiam o planejamento. O significado das siglas
5W2H, conforme a Figura 3:
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A forma mais tradicional de usar a 5W2H na prática é por meio da criação de
uma tabela, em que cada célula é usada para responder de forma objetiva a cada uma
das sete perguntas citadas acima. Com este formato de tabela, é possível assimilar de
forma rápida todas as informações indispensáveis para o bom andamento do projeto,
permitindo que qualquer pessoa consiga ter uma percepção do que será preciso para
desempenhar cada atividade. E, antes de preencher as informações desta tabela, é
preciso ter um bom conhecimento do objetivo que se deseja alcançar e os problemas
que a empresa vai enfrentar para conquistar este objetivo.
3. Matriz SWOT
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Figura 4 – Matriz SWOT
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planejamento e a tomada de decisões em momentos críticos. É preciso fazer uma
sondagem minuciosa do meio em que a organização está inserida.
§ Oportunidades: fatores alheios ao controle do gestor que podem
beneficiar a organização e oportunidades que não estão sendo
exploradas. Reconhecer as oportunidades, imediatas ou não, vai
ajudar no planejamento e na demarcação dos objetivos. Exemplos:
produto sazonal que está em alta na época, moda que favorece suas
vendas, segmento com potencial ainda não explorado pelo negócio.
§ Ameaças: atributos que podem prejudicar o desenvolvimento
organizacional, tais como surgimento de um novo concorrente,
aumento de preços de matéria prima, mudança na legislação que
atrapalhe a produção, mão de obra sem qualificação e
pirataria. Diagnosticar as ameaças antes que elas prejudiquem a
organização pode evitar muita dor de cabeça e poupar dinheiro. Além
disso, uma ameaça não é motivo para desespera. Boa parte delas
pode ser contornada e até mesmo convertida em oportunidades só
investindo em planos de contingência (que corrigem as falhas).
Notadamente, a matriz SWOT cobre desde o planejamento inicial (estudo de
mercado, tendências e fornecedores) até o gerenciamento de crises e estratégias a
longo prazo. Quando bem executada, ela oferece uma imagem ampla da
organização e do meio em que ela atua.
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4. Diagrama de Ishikawa:
Também conhecido como Diagrama de Causa-Efeito ou Diagrama de Espinha
de Peixe ou Diagrama 6M, foi aplicado pela primeira vez em 1953, no Japão, pelo
professor Kaoru Ishikawa, tendo a finalidade de descobrir as causas primárias e
secundárias de um determinado efeito (ou problema). Tem a forma de uma espinha
de peixe, porém é um gráfico cuja finalidade é organizar o raciocínio e a discussão
sobre as causas de um problema prioritário e analisar as dispersões em seu processo
e os efeitos decorrentes disso. Foi desenvolvido através da ideia de fazer as pessoas
pensarem sobre as causas e possíveis razões que fazem com que um problema
ocorra. Por isso, os problemas são enunciados geralmente como uma pergunta que
possui a seguinte estrutura: “por quê ocorre este problema?” ou “quais as causas
deste problema?”.
Com este método é possível a identificação das principais causas que podem
ocasionar o efeito e facilita a visualização do processo para ser apontado aumento
na eficácia. Posterior à identificação do efeito ou problema que se quer abordar,
este é colocado à direita do diagrama e traçado uma linha horizontal apontando
para sua direção, como pode ser observado na Figura 5, partindo desta linha é
traçado vária linhas diagonais, para baixo e para cima terminando nos fatores, que
são os itens aos quais os problemas estão relacionados de forma abrangente. Não
existe um número definido de fatores, nem quais devem ser usados, tudo pode ser
modificado segundo a necessidade observada, gerando ao final os principais
problemas que devem ser solucionados. Feito isso se inicia o levantamento das
causas relacionadas aos fatores que desencadearam os problemas, necessitando
para isso um conhecimento prévio da situação encontrada.
A sua utilização pode ser aplicada em qualquer tipo de problema
organizacional, pois identifica várias causas possíveis para um efeito ou problema.
Ishikawa propôs uma divisão baseada em 6M´s, ou seja, as causas dos problemas
poderiam ser provenientes de:
1. Mão de obra: Toda causa que envolve uma atitude do colaborador (ex:
procedimento inadequado, pressa, imprudência, ato inseguro, etc.)
2. Material: Toda causa que envolve o material que estava sendo utilizado
no trabalho.
3. Meio ambiente: Toda causa que envolve o meio ambiente em si (poluição,
calor, poeira, etc.) e o ambiente de trabalho (layout, falta de espaço,
dimensionamento inadequado dos equipamentos, etc.)
4. Método: Toda causa envolvendo o método que estava sendo executado o
trabalho.
5. Máquina: Toda causa envolvendo á máquina que estava sendo operada.
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6. Medida: Toda causa que envolve uma medida tomada anteriormente para
modificar processo, etc.
Com base nesses itens, utiliza-se a técnica de Brainstorming para identificar
potenciais causas de um problema.
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§ Classificação das Causas: deve-se ordenar todas as informações da
melhor maneira possível, apontando as principais causas e eliminando
as informações dispensáveis. É muito importante fazer uma análise
profunda das causas, com o intuito de detectar quais delas impactam
mais no problema e quais seriam suas possíveis soluções. Após a
análise das causas, deve-se elaborar um plano de ação e definir os
responsáveis, como também um prazo para a conclusão de cada ação.
§ Conclusão do Diagrama: por fim, desenhe o diagrama levando em
consideração as causas que devem estar de acordo com os 6M’s,
dividindo-as em categorias. O diagrama completo deve conter os
seguintes componentes: cabeçalho, efeito, eixo central, categoria,
causa e sub-causa.
O Diagrama de Ishikawa representa a forte relação que existe entre um
determinado resultado de um processo qualquer (efeito) e os diversos fatores
(causas) que consequentemente contribuem para esse resultado específico. Sua
relação com a imagem de uma espinha de peixe ocorre devido ao fato de
considerarmos suas espinhas como as causas dos problemas que são levantados que
irão contribuir para a resolução do seu efeito. Portanto, a famosa espinha de peixe é
usada basicamente para visualizar causas primárias e secundárias de um problema,
ampliando a visão das possíveis causas através da análise e da identificação de
soluções, gerando assim, melhorias para o processo.
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Este exercício pode ser surpreendentemente perspicaz para auxiliar o
descobrimento do que está realmente ocorrendo, pois tem como objetivo desvendar
porque um fato aconteceu, como aconteceu e, consequentemente, impedir sua
recorrência.
A técnica dos 5 porquês foi desenvolvida e aprimorada pelo arquiteto Taiichi
Ohno do sistema Toyota de produção nos anos de 1950, tendo surgido como um
componente crítico para auxiliar na resolução de problemas internos. Ohno
incentivava seus colaboradores a destrincharem cada problema surgido até que
encontrassem sua causa raiz, aconselhando-os a observarem o chão da fábrica sem
preconceitos e perguntarem, 5 vezes, sobre os porquês de cada assunto,
Atualmente, o método é usado muito além das fábricas da Toyota, tendo ganhado o
mundo. É importante deixar claro que o objetivo dos 5 porquês não é culpar
ninguém, mas sim descobrir a causa raiz do problema. No meio do caminho, acaba
ajudando a equipe a criar pequenos passos incrementais, de modo a que o mesmo
erro não volte a acontecer. Resumidamente, é um método para investigar porque as
coisas deram errado, conforme demonstrado na Figura 6:
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Os pontos fortes da RCA são:
§ Identificação clara das relações entre as possíveis causas imediatas
com a causa básica.
§ Sua utilização é extremamente simples, não requer uso de
ferramentas estatísticas.
§ Tem baixo custo de implementação.
§ Permite o envolvimento de diversos níveis funcionais; a partir do
envolvimento no problema e na busca de soluções, cria-se o
comprometimento com a solução.
Na Análise de Causa Raiz, geralmente são identificados três tipos básicos de causas:
§ Causas Físicas: tangíveis, itens de material falhou de alguma forma
(por exemplo, freios de um carro parou de funcionar).
§ Causa Humana: Pessoas fizeram algo errado ou não fazer algo que
era necessário. Causas humanas tipicamente levam a causas físicas
(por exemplo, ninguém encheu o fluido de freio, o que levou os
freios falhando).
§ Causa Organizacional: Um sistema, processo ou política que as
pessoas usam para tomar decisões ou fazer o seu trabalho está com
falho (por exemplo, nenhuma pessoa foi responsável pela
manutenção do veículo, e todo mundo achou alguém tinha enchido
o fluido de freio).
Além de cinco etapas ou passos identificáveis:
§ Passo Um: Definir o problema.
§ Passo Dois: Coletar dados.
§ Passo Três: Identificar os fatores causais possíveis.
§ Passo Quatro: Identificar a causa raiz (s).
§ Passo Cinco: Recomendar e implementar soluções.
Essa ferramenta pode ser utilizada para subsidiar a etapa de análise das
causas do ciclo PDCA e também como ferramenta complementar ao Diagrama de
Ishikawa e 5W2H.
6. Matriz GUT:
É uma ferramenta muito importante para a gestão de problemas dentro de uma
organização, e se mostra bastante eficaz, apesar da simplicidade no desenvolvimento e
manutenção. Ela está ligada, geralmente, à Matriz SWOT e sua análise dos ambientes
interno e externo da organização, onde analisa a prioridade de resolução de um
problema, que pode estar dentro ou fora da organização.
Esta ferramenta se chama Matriz GUT, sigla utilizada para resumir as
palavras Gravidade, Urgência e Tendência.
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A grande vantagem em se utilizar a Matriz GUT é que ela auxilia o gestor a avaliar
de forma quantitativa os problemas da organização, tornando possível priorizar as ações
corretivas e preventivas para o extermínio total ou parcial do problema.
O primeiro passo para montar a Matriz GUT é listar todos os problemas
relacionados às atividades realizadas na organização, contemplando os aspectos GUT. Em
seguida deve-se atribuir uma nota para cada problema listado, dentro dos três aspectos
principais que serão analisados: Gravidade, Urgência e Tendência, conforme a Figura 7:
Após definir e listar os problemas e dar uma nota à cada um deles, é necessário
multiplicar os valores de cada um dos aspectos: Gravidade x Urgência x Tendência, o que
definirá matematicamente o “Grau Crítico” das prioridades a serem tratadas. Aqueles que
apresentarem um valor maior de prioridade serão os que precisam ser tratados primeiro,
uma vez que serão os mais graves, urgentes e com maior tendência a se tornarem piores.
Assim, a ordem de ataque aos problemas pode ser concebida sem maiores
dificuldades, dando subsídios para a tomada de decisão dos gestores.
7. KANBAN:
É uma ferramenta de gestão de tarefas que surgiu com os japoneses na década de 60,
como uma parte do sistema Toyota de produção com o objetivo de controlar o estoque de
materiais para não exceder nem faltar produtos, provocando um equilíbrio entre o
estoque e a linha de produção.
É um sistema de gestão visual para controle de tarefas e fluxos de trabalho através da
utilização de colunas e cartões coloridos (tipo Post-it), facilitando a gestão de atividades.
Cada atividade é representada em uma das colunas que indicam seu status por cores que
representam o nível de urgência para as atividades. Assim:
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Essa estrutura visual ajuda a ter um controle simples e efetivo sobre as
atividades, pois a equipe pode verificar facilmente as atividades pendentes, etapas
que geram atrasos (gargalos) e o andamento do projeto como um todo. O Kanban
tem três principais funções:
• Gerenciar o fluxo de trabalho e permitir que os gestores tenham uma
dimensão do que está sendo produzido e em que ritmo está sendo produzido;
• Equilibrar os processos que vêm antes e depois, para que uma atividade não
seja interrompida pela falta de uma outra que deveria ter sido entregue
anteriormente;
• Limitar a quantidade de trabalho que deve ser realizada pela equipe,
respeitando a capacidade produtiva.
As vantagens da utilização do Kanban:
1. Traz autonomia para a equipe;
2. Prioriza tarefas;
3. Aumenta a produtividade;
4. Reduz os custos;
5. Incentiva a colaboração de todos da equipe.
8. PROGRAMA 5S:
O Programa 5S é uma metodologia que abrange um conjunto de ferramentas que
visam uma melhor qualidade em todas as áreas de uma organização. Sua origem se deu a
partir das bases de 5 sensos japoneses representados por cinco palavras que começam
com a letra S. Elas têm o objetivo de garantir qualidade, segurança e organização,
auxiliando inclusive para aprimorar o clima organizacional. São elas:
1º Seiri: Senso de Utilização, Seleção, Descarte, Classificação. Tem como objetivo
utilizar os recursos disponíveis com bom senso e equilíbrio. Por meio do
SEIRI, é possível identificar excessos e o porquê desses excessos.
Pergunta básica: eu preciso disso?
2º Seiton: Senso de Organização, Arrumação, Ordenação. tem como objetivo otimizar
o ambiente de trabalho, ou seja, a deixar tudo em seu devido lugar.
Premissa: o que não está classificado, não está organizado.
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3º Seiso: Senso de Limpeza, Inspeção, Zelo. Tem como objetivo manter o ambiente
mais limpo e em melhores condições de trabalho.
Premissa: internalizar a compreensão de que a limpeza e a conservação são
essenciais para o bom funcionamento da rotina.
4º Seiketsu: Senso de Normatização (Padronização), Saúde/Higiene, Bem-estar. É
obtido com a aplicação do SEIRI, SEITON e SEISO. Por meio deste senso, são
proporcionadas condições favoráveis tanto à integridade física quanto
mental dos colaboradores.
Premissas: regras e normas não são necessárias, pois manter o padrão
conquistado é algo natural.
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