Artigo WBS PDF
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Introdução
Um colega ficou surpreso quando disse que escreveria sobre WBS – Work
Breakdown Structure, pois na edição anterior de MundoPM tinha escrito sobre
“Escritórios de Projetos”. Na visão dele o assunto PMO era de mais alto nível e
de certa forma mais importante do que a construção de uma EAP.
Nesse ponto eu discordo dele, e muito. Lembrando o que Paul Dinsmore disse
em uma das suas palestras, gerenciamento de projetos é simples no todo, mas
cheio de detalhes que são fundamentais para o seu sucesso. Um ditado diz que
“The devil lives in details” (o diabo mora nos detalhes).
Work – [Trabalho]
Esforço físico ou mental aplicado para superar obstáculos e alcançar
resultados e objetivos;
Uma atividade específica, obrigação, função ou
tarefa, geralmente como parte ou fase de um empreendimento maior;
Algo produzido ou realizado através de esforço;
Um conjunto de atividades produtivas ou criativas.
Breakdown – [Decompor]
Structure - [Estrutura]
Uma EAP, por ser um diagrama estruturado, possui sempre uma organização
hierárquica, ou em diagrama de caixas, similar a um organograma ou em
tópicos, mostrando a sua hierarquia pelo identação dos tópicos e a numeração.
O propósito é quebrar o projeto em partes menores, mais gerenciáveis, para
termos uma noção mais clara e detalhada do escopo do projeto.
Se a EAP fosse para ser feita orientada às atividades, para que serviria o
processo de identificação de atividades, primeiro processo da disciplina
TEMPO? Nessa disciplina o PMBok orienta que a lista de atividades é
desenvolvida a partir dos pacotes de trabalho, último nível da EAP.
Claro que é importante e útil dividir o projeto em partes mais gerenciáveis. Para
isso existe a EAP. Mas como decompor (técnica de quebra sucessiva para gerar a
EAP)? Bom, podemos começar com áreas geográficas, depois com fases e depois
com os produtos ou serviços. Também podemos começar direto com fases ou
com produtos ou fazer um misto entre eles.
Para fazer uma EAP, conforme o PMBoK 3ª Edição, quatro processos devem ter
acontecido anteriormente: definição do projeto charter, declaração do escopo
preliminar, planejamento do escopo e definição do escopo. Com isso, até a
criação da EAP já se tem maior conhecimento sobre o escopo do projeto incluindo
objetivos, metas, restrições, premissas, descritivo do produto, etc.
Essa EAP parece suficiente? Vamos verificar se cobre todo o escopo do projeto.
Se tivermos uma decoração, recreação e buffet, temos a festa? Não, faltam as
pessoas convidadas, ou convite às pessoas (serviço). Preciso de local para
realizar a festa? Claro, mas não como produto da EAP, pois o local já está
reservado. Não é necessário despender esforço ou TRABALHO no âmbito do
projeto para produzir esse produto ou serviço.
Outra questão comum é: até onde devo quebrar? De acordo com o PMI o pacote
deve ser quebrado até um pacote indivisível, que tenha um responsável. Não está
explicitamente descrito no PMBoK mas é exigida em prova da certificação a regra
em que diz que produtos devem ser desenvolvidos em no máximo 80 horas (regra
das 80 horas).
A fim de ficar melhor gerenciável, a EAP poderia ser mais detalhada, conforme
abaixo:
Temos que convir que, para uma mãe (stakeholder desse projeto), fica
visualmente muito mais fácil entender o escopo do projeto com a EAP do que
com um cronograma detalhado. A EAP não deve ser construída somente pelo
gerente, deve ser feita pela equipe e deve ter a participação e validação
dos demandantes ou stakeholders chave do projeto.
Agora, a EAP está completa? Na minha visão sim. Percebam que foi incluído o
serviço de Gerenciamento do Projeto. Toda EAP deveria ter esse produto e seu
desdobramento bem claro. Nesse projeto em especial, o fundamental para a
gestão, na minha visão, seria a confecção de um plano da festa, o controle dos
recursos financeiros e a gestão dos terceiros (serviço de buffet incluindo
garçom e ajudantes, recreadores, etc.). Para cada projeto, a ênfase do
gerenciamento pode ser mudada. Não é necessário colocar
todos os produtos e serviços previstos na metodologia da empresa, mas essa é
uma opção de cada organização. O detalhamento dos produtos e serviços
dependerá da sua real utilidade e facilidade de gestão do projeto.
Como podemos saber o que é cada um desses produtos ou serviços? Para isso
usamos o Dicionário de EAP.
O desenvolvimento do cronograma
A partir do momento que tenho o escopo do meu projeto definido, aí sim devo
partir para o cronograma: para cada pacote do último nível listo as atividades
necessárias para produzir os produtos ou serviços. É comum ao fazer o
cronograma, falhas na EAP serem identificadas e essas devem ser sanadas.
Esse vai e volta acontece na pratica, de forma a ter uma integridade e
consistência entre a EAP e o cronograma.
Os pontos de controle feitos por milestones, que geralmente são pontos que
evidenciam a finalização de um produto, são importantes instrumentos de
acompanhamento de projetos. 80 horas não é um número cabalístico, parece
ser razoável, pois permite a visão de produtos finais a cada duas semanas no
máximo. Em alguns projetos de curta duração ou que tenha muitos produtos,
entretanto, talvez seja mais eficiente quebrar em pontos semanais (40 horas).
Outros grandes projetos de 5,6 ou mais anos, por exemplo, podem ter pontos
de controle mensais durante os primeiros dois anos de projeto, por exemplo.
Um aluno reportou um projeto de telecomunicações de grande desafio,
conduzido por um gerente de projetos italiano, cujo controle era diário: eram
definidos produtos e atividades diárias para cumprimento desses produtos, de
forma a garantir que o cronograma altamente desafiador fosse implementado
dentro do esperado. Ou seja, a regra das 80 horas é orientativa e não lei
aplicável a todo projeto.
Conclusão
A EAP visa: