JPH06250950A - メールボックス管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 ネットワーク環境下で稼動する電子メールシ
ステムにおいて、受信した電子メールの発信者、発信日
付等の付属情報を解析し、付属情報に応じて利用者が設
定した独自のメールボックスに、受信した電子メールを
振り分けることにより、類似する付属情報を有する電子
メールをグループ管理し、受信した電子メールの保存、
利用を容易にするための環境を提供する。 【構成】 受信した電子メールを、利用者が設定した独
自のメールボックスに振り分けるための受信電子メール
振り分け条件１０５を有し、受信した電子メールの付属
情報と、受信電子メール振り分け条件とを照合（１０
７）し、該受信電子メール振り分け条件に設定された独
自のメールボックスを特定（１０８）し、受信した電子
メールを独自のメールボックスに振り分ける。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ネットワーク環境で稼
動する電子メールシステムにおける受信した電子メール
の管理に係り、特に、受信した電子メールの動的な分類
による体系的な管理、および受信した電子メールの管理
体系の利用者自身の設定によるカスタマイズにおいて、
電子メールシステムのより円滑な運用と他の業務システ
ムとの融合に好適なメールボックス管理方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、受信した電子メールを管理する方
法として、「電子メールシステム構築ガイド」（日経Ｂ
Ｐ社 1992.5.18 PP105〜106）の“ＬＡＮＷＯＲＬ
Ｄ”、“ＤａＶｉｃｉ ｅＭＡＩＬ”、“ＣｒａｆｔＭ
ａｉｌ”に記載のように、利用者自身が有するメールボ
ックスに対して、受信した電子メールの発信者、発信日
付、タイトル等の付属情報を、利用者が逐一、検索キー
を与えることにより、メールボックス内を検索し、該検
索キーに対応する受信した電子メールの一覧リストを画
面上に表示する方法が存在する。他に、検索結果の表示
順序を指定することも可能である。

【０００３】また、受信した電子メールを保管する方法
として、「電子メールシステム構築ガイド」（日経ＢＰ
社 1992.5.18 P36）の、“Ｊｏｉｎｕｓ−ＰＣ”に記載
のように、受信した電子メールの一覧リストを画面上に
表示し、利用者が画面上に表示された一覧リストの中か
ら、保管する電子メールを選択し、さらに選択された電
子メールの保管場所を利用者が逐一指定し、利用者が指
定した電子メールを、利用者が指定した場所に保管する
方法が存在する。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上記従来技術におい
て、電子メールシステム“ＬＡＮＷＡＯＲＤ”、“Ｄａ
Ｖｉｃｉ ｅＭＡＩＬ”、“ＣｒａｆｔＭａｉｌ”にお
いては、メールボックスが受信した電子メールの管理
は、メールボックス内に存在する全ての電子メールの一
覧リストを画面上に表示し、表示された電子メールの発
信者、発信日付、タイトル等の付属情報を、利用者自身
が参照するか、あるいは受信した電子メールの付属情報
を検索キーとして与え、該検索キーによる検索結果を画
面上に表示してこれを参照することによって行ってい
た。このため、メールボックス内に存在する電子メール
を管理するためには、前述のように、利用者自身による
電子メールの付属情報の参照、および電子メールの付属
情報をキーにした検索といった操作を施す必要があっ
た。

【０００５】また、電子メールシステム“Ｊｏｉｎｕｓ
−ＰＣ”においては、メールボックス内に存在する電子
メールと該電子メールの保管場所を、利用者がそれぞれ
指定することにより、メールボックス内に存在する様々
な属性を持った電子メールを、付属情報に応じて分類す
ることが可能であるが、この場合、電子メールを別の保
管場所に移すには、対象となる電子メールと該電子メー
ルの保管場所を、利用者が逐一指定する必要があった。

【０００６】本発明の第１の目的は、電子メールシステ
ムが提供するメールボックスに対し、該メールボックス
に電子メールが届いた時点で、該電子メールの発信者、
発信日付、タイトル等の付属情報を抽出し、あらかじめ
利用者が定義した電子メールの付属情報に対する条件
と、受信した電子メールの付属情報を照合して該電子メ
ールを、利用者が定義した独自のメールボックスに格納
することにより、受信した電子メールの付属情報に応じ
て、電子メールを自動的にグループ管理することにあ
る。

【０００７】本発明の第２の目的は、受信した電子メー
ルの付属情報に応じて、利用者独自のメールボックスに
振り分けるための条件を、利用者自身が設定、更新する
ことにより、利用者固有の操作環境のカスタマイズを容
易にし、電子メールシステムの、より円滑な運用を行え
る環境を提供することにある。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明によるメールボッ
クス管理方法は、計算機および対話用端末を有する複数
の情報処理装置で構成されるネットワーク環境下で稼動
する電子メールシステムにおいて、電子メールシステム
が標準で提供する利用者自身のメールボックス（以下、
標準メールボックスという）の他に、利用者独自の複数
のメールボックス（以下、独自メールボックス）を設
け、受信した電子メールの発信者，発信日付，タイトル
の少なくとも一つを含む付属情報に対する条件パラメー
タ、および、該条件を満足した電子メールの格納先とし
ての前記独自メールボックスの名称とを、受信電子メー
ル振り分け条件として定め、前記標準メールボックスに
電子メールを受信した時点で、該受信電子メールの付属
情報を該当電子メールから抽出し、該抽出した付属情報
と前記受信電子メール振り分け条件に定められた付属情
報とを照合することにより、前記条件を満足した受信電
子メールについて、前記複数の独自メールボックスの中
から、当該受信電子メールの格納先となる独自メールボ
ックスを特定し、当該受信電子メールを前記標準メール
ボックスから、抽出して前記特定された独自メールボッ
クスに格納するようにしたものである。

【０００９】また、電子メールシステムが提供するメー
ルボックスに対し、受信した電子メールの有する付属情
報に対する条件と、該条件に対する独自のメールボック
スを利用者自身が定義し、これを電子メールシステムが
提供するメールボックスと対にして管理し、前記付属情
報に対する条件と、該条件に対する独自のメールボック
スを対話的に編集することができる。

【００１０】

【作用】本発明は、電子メールシステムが提供するメー
ルボックスに電子メールが届いた時点で、利用者があら
かじめ定義した電子メールの付属情報に対する条件と該
電子メールの格納先となる独自のメールボックスと、受
信した電子メールの付属情報を照合することにより、該
電子メールの格納先である独自のメールボックスを特定
して、該電子メールを格納するため、電子メールシステ
ムが標準で提供するメールボックスに届いた電子メール
を、自動的に付属情報に対する条件に従って、利用者が
定義した独自のメールボックスに振り分けることができ
る。

【００１１】これにより、利用者が受信した電子メール
を管理するために、メールボックスを参照したり、検索
キーを与えて検索する必要がなくなる。

【００１２】独自メールボックスを階層化することによ
り、よりきめ細かなメールボックスの管理が可能にな
る。

【００１３】また、電子メールの付属情報に対する条件
と、受信した電子メールの格納先である独自のメールボ
ックスを、対話的にそれぞれ設定、更新することによ
り、利用者固有の電子メールシステムの稼動環境のカス
タマイズが行える。

【００１４】さらに、各独自メールボックス毎に物理的
に格納場所が分離しているので、表計算ソフトウエア等
の汎用アプリケーションから、受信電子メールを利用す
る場合、目的の電子メールへのアクセスが容易となる。

【００１５】

【実施例】以下、本発明の実施例を図を用いて詳細に説
明する。

【００１６】図１は本発明に係るシステムの構成を示す
機能ブロック図である。標準メールボックス１０１は、
電子メールシステムが利用者ごとに有する標準で提供す
るメールボックスであり、送られてきた電子メールは、
標準メールボックスに格納される。電子メール受信監視
部１０２は、各利用者が有する標準メールボックス１０
１に対して、新規に受信した電子メールが存在するかど
うかを監視し、標準メールボックス１０１に新規に電子
メールが届いていれば、標準メールボックス１０１か
ら、届いた電子メールの名称、または、該電子メールを
一意に識別するＩＤを電子メール名称抽出部１０３で抽
出する。電子メール付属情報抽出部１０４は、電子メー
ル名称抽出部１０３で抽出した電子メールの名称、また
はＩＤを有する電子メールについて、該電子メールのタ
イトル，発信者，発信日付等の付属情報を標準メールボ
ックス１０１から抽出する。

【００１７】受信電子メール振り分け条件１０５は、標
準メールボックス１０１に届いた電子メールの付属情報
に応じて、該電子メールを標準メールボックスとは別
に、利用者が定義した独自メールボックスに振り分ける
ための条件と、該条件に対する独自メールボックスの名
称を対応づけて蓄積している。受信電子メール振り分け
条件抽出部１０６は、受信電子メール振り分け条件１０
５に蓄積した電子メールの独自メールボックスへの振り
分け条件と、該条件に対する独自メールボックスの名称
を抽出する。電子メール付属情報照合部１０７は、電子
メール付属情報抽出部１０４で抽出した電子メールの付
属情報と、受信電子メール振り分け条件抽出部１０６で
抽出した電子メールの独自メールボックスへの振り分け
条件を照合する。この照合は、電子メール付属情報１０
４で抽出した電子メールの付属情報と、受信電子メール
振り分け条件抽出部１０６で抽出した独自メールボック
スへの電子メールの振り分け条件との比較により行う。

【００１８】格納先独自メールボックス特定部１０８
は、利用者が定義した受信電子メール振り分け条件１０
５内の、複数の独自メールボックスから条件に合致した
独自メールボックスを、受信した電子メールの格納先と
して特定する。電子メール振り分け部１０９は、標準電
子メールボックス１０１に届いた電子メールを抽出し、
該電子メールを格納先独自メールボックス特定部１０８
で特定した独自メールボックスに格納する。

【００１９】独自メールボックス名称取得部１１３は、
受信した電子メールを利用者が参照する際に、利用者が
入力した独自メールボックスの名称を取得する。受信電
子メール取得部１１４は、独自メールボックス名称取得
部１１３で取得した独自メールボックスの名称をキーに
して、該独自メールボックス内に存在する電子メールを
取得する。受信電子メールタイトル表示部１１５は、受
信電子メール取得部１１４で取得した電子メールの付属
情報から、該電子メールのタイトルを抽出して画面上に
表示する。

【００２０】図２は、本実施例の処理手順を表すフロー
チャートである。図４は、電子メールの構成を示し、図
５は、電子メールの付属情報と、独自メールボックスに
対して設定された振り分け条件との照合において利用す
る電子メール付属情報テーブルである。図６は、受信電
子メール振り分け条件１０５の内部構成である。

【００２１】以下、図２に示すフローチャートに従っ
て、処理手順を説明する。標準メールボックス１０５
に、新規に電子メールが届いているかどうかを検索し
（処理２０１）、新規の電子メールが届いていれば（処
理２０２）、図５に示す電子メール付属情報テーブル５
０を、標準メールボックス１０１に届いた新規の電子メ
ールをもとに作成する（処理２０３）。図４に示すよう
に、一般に電子メール４０は付属情報と、電子メールの
本文とで構成される。電子メールの付属情報としては、
タイトル，発信者，発信日付等がある。図５の電子メー
ル付属情報テーブル５０の作成は、受信した電子メール
の名称から、該電子メールの付属情報を抽出し、該付属
情報内の各項目単位に値を取得することにより行う。電
子メール付属情報テーブル５０は、電子メールの名称、
付属情報パラメータと該付属情報パラメータに対する値
で構成され、図５において付属情報パラメータは、発信
者、発信日付等で、値はそれぞれ“日立太郎”、“Ｈ
４．８．１０”であることを示す。

【００２２】次に、図６に示す受信電子メール振り分け
条件１０５の中から、独自メールボックスの名称を１つ
抽出する（処理２０４）。図６に示す受信電子メール振
り分け条件１０５は、電子メールの付属情報に対する条
件と、該条件に対する独自メールボックスの名称により
構成される。独自メールボックスの名称は利用者が定義
可能であり、図６においては、“Ｈ４／７売上げメー
ル”等である。電子メールの付属情報に対して、例えば
タイトルとして“売上げ報告書”という文字列が存在
し、発信日付が“Ｈ４．６．２１〜Ｈ４．７．２０”で
あれば、受信した電子メールを独自メールボックス“Ｈ
４／７売上げメール”に、格納するといった条件が設定
されている。“＊売上げ報告書”における「＊」は、任
意の文字（列）を表わすワイルドカードを示す。

【００２３】図２に戻り、次に、処理２０３で作成した
図５に示す電子メール付属情報を変数Ａｔｔｒｉｂｕｔ
ｅに代入し（処理２０５）、処理２０４で抽出した独自
メールボックスの名称に対応する電子メールの振り分け
条件を変数Ｃｏｎｄｉｔｉｏｎに代入する（処理２０
６）。ＡｔｔｒｉｂｕｔｅとＣｏｎｄｉｔｉｏｎを比較
し（処理２０７）、不一致であれば一致フラグに０を代
入し（処理２０８）、また一致すれば一致フラグに１を
代入する（処理２０９）。次に、複合条件カウンタをイ
ンクリメントする（処理２１０）。処理２０５から処理
２０９までを複合条件数回だけ繰り返す。複合条件数と
は、受信した電子メールの付属情報に対して、設定され
た条件の数を表す。図６の例では、独自メールボックス
“Ｈ４／７売上げメール”の複合条件数はタイトルと発
振日付の２つである。処理２０５から処理２０９までを
設定された複合条件数回繰り返した後、一致フラグが１
であるかどうかを判定する（処理２１２）。ここで、一
致フラグが１であるということは、受信した電子メール
の付属情報が、独自メールボックスに設定されたすべて
の条件を満たしていることを示す。一致フラグが１であ
れば、図５に示す電子メール付属情報テーブル５０か
ら、受信した電子メールの名称を取得し、該受信した電
子メールの名称に基づいて、標準電子メールボックス１
０１に届いた電子メールを抽出する（処理２１３）。次
に、受信した電子メールの付属情報に対する条件を満足
した独自メールボックスに、処理２１３で抽出した電子
メールを格納する（処理２１４）。また、一致フラグが
０である場合、すなわち独自メールボックスに設定され
た条件を満足しなかった場合は、別の独自メールボック
スに対する条件が、図６の受信電子メール振り分け条件
１０５に設定されいるかを判定し（処理２１５）、設定
されていれば複合条件カウンタをリセットして（処理２
１６）、処理２０４から処理２１４までを、設定されて
いる独自メールボックスに対して行う。

【００２４】次に、独自メールボックスに格納された電
子メールの参照について、図７の画面例をもとに説明す
る。図７の上段の画面には、受信電子メール振り分け条
件１０５に設定した独自メールボックスの名称が表示さ
れている。ここで、独自メールボックス“Ｈ４／７売上
げメール”には、図６の受信電子メール振り分け条件１
０５からわかるように、タイトルと発信日付に関する振
り分け条件が設定されている。ここで、図７における上
段の画面において、利用者が“Ｈ４／７売上げメール”
を選択すると、図７下段の画面に遷移する。下段の画面
に表示された項目は、独自メールボックス“Ｈ４／７売
上げメール”内に存在する電子メールを表す。これらの
電子メールは、タイトルに“売上げ報告書”という文字
列を含み、かつ、発信日付が“Ｈ４．６．２１〜Ｈ４．
７．２０”である。この画面において、表示された電子
メールのタイトルを利用者が指定することにより、電子
メールの本文を参照することができる。

【００２５】以上のように、利用者が受信した電子メー
ルの付属情報に応じた条件と、該条件における独自メー
ルボックスを設定することによって、電子メールの付属
情報に応じた分類を行うことができる。また、図７の画
面においては、独自メールボックスの名称、あるいは、
電子メールの名称のみの表示であるが、名称に加えて独
自メールボックスの管理者、電子メールの属性等を表示
することも可能である。

【００２６】上記の実施例において、利用した独自メー
ルボックスは、標準メールボックス１０１に届いた電子
メールを格納するものであった。以下、独自メールボッ
クスとして、ワードプロセッサ，表計算ソフトウェア等
のアプリケーションプログラムで作成したリソース（文
書ファイル、表等）を指定し、アプリケーションプログ
ラムがリソースにアクセスした時点で、該リソースに振
り分けられた電子メールを表示するという方法の、本発
明の第２の実施例について説明する。独自メールボック
スにアプリケーションプログラムで作成したリソースを
指定するということは、図６に示す受信電子メール振り
分け条件１０５内の独自メールボックスの項目に、アプ
リケーションプログラムで作成したリソースを指定する
ということである。

【００２７】図８は、この第２の実施例におけるシステ
ムの構成を示す機能ブロック図である。標準メールボッ
クス１０１には、送られてきた電子メールが格納され、
電子メール受信監視部１０２は、標準メールボックス１
０１に新規に電子メールが届いているかどうかを監視す
る。電子メール名称抽出部１０３は、標準メールボック
スに届いた新規の電子メール、または、該電子メールを
一意に識別するＩＤを抽出する。電子メール付属情報抽
出部１０４は、電子メール名称抽出部１０３で抽出した
電子メールの名称、または、ＩＤに基づいて、該電子メ
ールの付属情報を標準メールボックス１０１から抽出す
る。受信電子メール振り分け条件抽出部１０６は、受信
電子メール振り分け条件１０５から、電子メールの独自
メールボックスへの振り分け条件を抽出する。電子メー
ル付属情報照合部１０７は、受信した電子メールの付属
情報と、受信電子メール振り分け条件抽出部１０６で抽
出した電子メールの振り分け条件を照合する。格納先独
自メールボックス特定部１０８は、利用者が定義した受
信電子メール振り分け条件１０５内の、複数の独自メー
ルボックスから条件に合致した独自メールボックスを、
受信した電子メールの格納先として特定する。ここまで
の処理は、図１の実施例と同様であるが、次の処理が異
なる。

【００２８】独自メールボックス属性情報８０１は、利
用者が受信電子メール振り分け条件１０５に定義した独
自メールボックスに対する属性情報を有する。電子メー
ル・リソース間リレーション生成部８０２は、独自メー
ルボックス属性情報８０１から、格納先独自メールボッ
クス特定部１０８で特定した独自メールボックス、即
ち、アプリケーションプログラムが作成したリソースの
所在情報を取得し、電子メールとリソースとの関連情報
を電子メール・リソース間リレーション情報８０３に蓄
積する。アプリケーシンプログラム実行部８０７は、ワ
ードプロセッサ、表計算ソフトウェア等のアプリケーシ
ョンプログラムを実行する。リソース管理部８０８は、
アプリケーションプログラム実行部８０７において発行
されるリソースＡ８０４，リソースＢ８０５，リソース
Ｃ８０６に対してのアクセス要求を管理する。関連電子
メール名称抽出部８０９は、リソース管理部８０７でア
プリケーションプログラム実行部８０７からのアクセス
要求を受け取った時点で、アクセス要求のあったリソー
スに関連する電子メールの名称を電子メール・リソース
間リレーション情報８０３から抽出する。受信電子メー
ル取得部８１０は、関連電子メール名称抽出部８０９で
抽出した電子メールの名称をキーにして、標準メールボ
ックス１０１から電子メールを取得する。受信電子メー
ルタイトル表示部１１５は、受信電子メール取得部８１
０で取得した電子メールの付属情報から、該電子メール
のタイトルを抽出して画面上に表示する。

【００２９】図９、図１０は、図８の実施例における処
理手順を示すフローチャートである。図９は、受信した
電子メールと、利用者が定義した受信電子メール振り分
け条件内の独自メールボックスであるリソースとの関係
を生成する処理手順であり、図１０は、アプリケーショ
ンプログラムがリソースにアクセスした時点で、該リソ
ースに関連する電子メールを表示する処理手順である。
図１１は、独自メールボックス属性情報８０１の内部構
成であり、受信電子メール振り分け条件１０５に設定し
た独自メールボックスに対する属性情報を有する。図１
２は、電子メール・リソース間リレーション情報８０３
であり、リソース名称、電子メール名称、リソースの所
在をそれぞれ関連づけて蓄積している。

【００３０】以下、図９、図１０のフローチャートに従
って処理手順を説明する。

【００３１】図９において、標準メールボックス１０１
に届いた電子メールの付属情報から、図５の電子メール
付属情報テーブル５０を作成し、標準メールボックス１
０１に届いた電子メールの付属情報と、受信電子メール
振り分け条件１０５に定義した振り分け条件とを照合
（処理２０１〜処理２１１）し、一致した場合（処理２
１２）、独自メールボックスの種別を図１１に示す独自
メールボックス属性情報から取得する（処理９０１）。
これは、独自メールボックスの名称をキーにして行う。
次に、独自メールボックスの種別が“リソース”である
かを判定（処理９０２）し、独自メールボックスの種別
が“リソース”であれば、独自メールボックスすなわち
リソースの所在を、図１１に示す独自メールボックス属
性情報から取得する（処理９０３）。次に、処理２０３
で生成した電子メール付属情報テーブル５０から、受信
した電子メールの名称を取得（処理９０４）し、処理２
０４で取得した独自メールボックスの名称すなわちリソ
ースの名称を、図１２に示す電子メール・リソース間リ
レーション情報８０３に登録する（処理９０５）。また
同時に、処理９０４で取得した電子メールの名称と、処
理９０３で取得した独自メールボックスの所在も登録す
る（処理９０６、処理９０７）。また、処理９０２の比
較の結果、独自メールボックスの種別が“リソース”で
なければ、受信した電子メールを取得し（処理２１
３）、独自メールボックスに格納する（処理２１４）。

【００３２】次に、図１０に示すフローチャートに従っ
て、アプリケーシンプログラムがリソースにアクセスし
た時点で、該リソースに関連する電子メールを画面上に
表示する処理手順を説明する。

【００３３】まず、アプリケーションプログラム実行部
８０７が発行したリソースに対するアクセス要求を取得
する（処理１００１）。処理１００１で取得したアクセ
ス要求からアクセス対象となるリソースの名称と、該リ
ソースの所在を取得する（１００２）。次に、図１２に
示す電子メール・リソース間リレーション情報８０３
を、処理１００２で取得したリソースの名称をキーに検
索を行う（処理１００３）。この検索の結果、検索のキ
ーとなったリソースの名称が、図１２に示す電子メール
・リソース間リレーション情報８０３に登録されていれ
ば（処理１００４）、その電子メール・リソース間リレ
ーション情報８０３から、電子メールの名称を抽出する
（処理１００５）。この処理１００５で抽出した電子メ
ールの名称に基づいて、標準メールボックス１０１か
ら、電子メールのタイトルを抽出して、処理１００６で
抽出した電子メールのタイトルを画面上に表示する（処
理１００７）。以上により、電子メールをリソースに振
り分けることが可能となり、アプリケーションプログラ
ムを利用中に、アプリケーションプログラムがリソース
にアクセスした時点で、自動的に該リソースに関連した
電子メールを抽出し、これを参照することができる。

【００３４】また、利用者が独自に設定した独自メール
ボックスを、階層的に管理することも可能である。図１
３は、そのための本発明の第３の実施例におけるシステ
ムの構成を示す機能ブロック図である。

【００３５】受信した電子メールを受信電子メール振り
分け条件１３０１に定義された振り分け条件と、受信し
た電子メールの付属情報とを電子メール付属情報照合部
１０７で照合する。格納先独自メースボックス特定部１
３０２は、受信した電子メールと、照合において合致し
た独自メールボックスの名称と、さらに独自メールボッ
クス振り分け条件１３０４へのポインタを受信電子メー
ル振り分け条件１３０１から取得する。独自メールボッ
クス振り分け条件１３０４へのポインタとは、受信した
電子メールの振り分け先である独自メールボックスに対
して設定された振り分け条件ファイルの所在を示す。電
子メール振り分け部１３０３は、格納先電子メールボッ
クス特定部１３０２で取得した独自メールボックス振り
分け条件１３０４へのポインタに従って、独自メールボ
ックス振り分け条件１３０４を参照し、該独自メールボ
ックス振り分け条件１３０４と受信した電子メールの付
属情報とを照合し、格納先独自メールボックス特定部１
３０２で取得した独自メールボックスの名称に対する例
えば独自メールボックスＡ１３０６ａに、前記照合の結
果、合致した独自メールボックス内に定義した独自メー
ルボックスの名称を格納する。また、同時に受信した電
子メール自身を、前記照合の結果、合致した独自メール
ボックス振り分け条件１３０４内に定義した例えば独自
メールボックスＮ１３０６ｎに格納する。

【００３６】独自メールボックス名称取得部１１３は、
利用者が入力した参照する独自メールボックスの名称を
取得する。受信電子メール検索部１３０７は、その名称
の独自メールボックス内を検索し、その独自メールボッ
クスに格納されている電子メール名称やさらに下位の独
自メールボックス名称を取得する。独自メールボックス
名称表示部１３０８は、受信電子メール検索部１３０７
で判別した独自メールボックス等の名称を画面上に表示
する。受信電子メールタイトル表示部１１５は、受信電
子メール検索部１３０７で取得した電子メールのタイト
ルを画面上に表示する。

【００３７】図１４に、本実施例における処理手順を表
すフローチャートを示す。図１５に受信電子メール振り
分け条件と、独自メールボックス振り分け条件との関係
を示す。以下、図１４のフローチャートに従って、処理
手順を説明する。

【００３８】受信した電子メールの付属情報と、受信電
子メール振り分け条件とを照合し、合致した場合、受信
した電子メールを標準メールボックス１０１から抽出す
る（処理２０１〜処理２１３）。処理２１３で抽出した
電子メールの名称を記憶する（処理１４０１）。次に、
前記、照合の結果、受信した電子メールの付属情報と合
致した独自メールボックスの名称をキーにして、受信電
子メール振り分け条件１３０１を検索し、独自メールボ
ックスへのポインタが存在するかどうかを判定し（処理
１４０２）、ポインタが存在すれば該ポインタに基づい
て、独自メールボックス振り分け条件１３０４を参照
し、受信した電子メールの付属情報と、独自メールボッ
クス振り分け条件１３０４とを照合する（処理１４０
３）。処理１４０３は、図２のフローチャートにおい
て、処理２０４から処理２１６（処理２１３と処理２１
４は除く）をサブルーチン化したものである。処理１４
０３での照合の結果、一致フラグが“１”であれば、受
信電子メール振り分け条件１３０１内の独自メールボッ
クスに、独自メールボックス振り分け条件１３０４内の
独自メールボックスの名称を格納する（処理１４０
５）。例えば、図１５において、受信した電子メールの
タイトルに文字列“売上げ報告書”を含み、かつ、発信
日付が“Ｈ４．６．２１〜Ｈ４．７．２０”であり、発
信者が“日立一郎”であれば、独自メールボックスとし
て“Ｈ４／７売上げメール”が特定され、“Ｈ４／７売
上げメール”対し、独自メールボックス振り分け条件１
３０４へのポインタに基づいて、独自メールボックス振
り分け条件１３０４との照合が行われ、合致する独自メ
ールボックスとして“Ｈ４／７東京”が特定される。こ
の時点で、“Ｈ４／７東京”という独自メールボックス
の名称は、独自メールボックス“Ｈ４／７売上げメー
ル”内に格納される。処理１４０５で格納した独自メー
ルボックスの名称に対する独自メールボックス振り分け
条件１３０４へのポインタを取得する（処理１４０
６）。処理１４０２から処理１４０６を独自メールボッ
クス振り分け条件１３０４へのポインタがなくなるまで
繰り返す。独自メールボックス振り分け条件１３０４へ
のポインタがなくなった時点で、独自メールボックス内
の独自メールボックスに、処理２１３で取得した電子メ
ールを格納する。

【００３９】図１６に独自メールボックスを階層的に管
理した場合のメールボックスの階層構造および各階層に
対応する画面例を示す。図１６の上段の画面には、独自
メールボックスの名称が表示されており、ここで“Ｈ４
／７売上げメール”を選択することにより、中段の画面
に遷移する。中段の画面には、“Ｈ４／７売上げメー
ル”内に存在する独自メールボックスの名称が表示され
る。ここで、“Ｈ４／７東京メール”を選択することに
より、下段の画面に遷移する。下段の画面には電子メー
ルのタイトル一覧が表示される。以上のように、受信電
子メール振り分け条件１３０１、および独自メールボッ
クス振り分け条件１３０４に、それぞれ振り分け条件へ
のポインタを設定することにより、独自メールボックス
を階層的に管理することができる。

【００４０】図６に示す受信電子メール振り分け条件
を、画面上で対話的に編集することにより、更新するこ
とも可能である。図１７は、このような本発明の第４の
実施例における機能の構成を示す機能ブロック図であ
る。

【００４１】受信電子メール振り分け条件読み込み部１
７０１は、受信電子メール１０５から、受信した電子メ
ールの付属情報に対する条件と、該条件に対する独自メ
ールボックスの名称をそれぞれ読み込む。受信電子メー
ル振り分け条件表示部１７０２は、受信電子メール振り
分け条件読み込み部１７０１で読み込んだ情報を画面上
に表示する。受信電子メール振り分け条件編集部１７０
３は、受信電子メール振り分け条件表示部１７０２で表
示した電子メールの付属情報に対する条件と、該条件に
対する独自メールボックスの名称を、利用者の指示によ
り対話的に編集する。受信電子メール振り分け条件蓄積
部１７０４は、受信電子メール振り分け条件編集部１７
０３で、更新，削除，挿入等の編集によって更新した電
子メールの付属情報に対する条件と、該条件に対する独
自メールボックスの名称を受信電子メール振り分け条件
１０５に蓄積する。以上のように、利用者が対話的に画
面上で、受信した電子メールの付属情報に対する条件
と、該条件に対する独自メールボックスの名称を設定、
更新することにより、利用者固有の電子メールシステム
の操作環境をカスタマイズすることができる。

【００４２】以上においては、受信した電子メールの付
属情報と、独自メールボックス振り分け条件との照合
は、両者のパターンマッチングによって行っていた。こ
こで、独自メールボックス振り分け条件内に設定された
条件に、該条件に対する同義語を設定しておき、該同義
語に対しても照合を行うという方法の、本発明の第５の
実施例について説明する。図１８は、本実施例における
処理手順を示すフローチャートである。図１９は、独自
メールボックス振り分け条件内に設定された条件に対す
る同義語を蓄積した同義語ファイルの内部構成である。
例えば、図１９において、“決算書”に対しては、“期
末報告”，“期実績”等の同義語が設定されている。以
下、図１８のフローチャートに従って処理手順を説明す
る。

【００４３】受信した電子メールの付属情報をＡｔｔｒ
ｉｂｕｔｅに代入（処理１８０１）し、受信電子メール
振り分け条件１０５内に設定された振り分け条件を変数
Ｃｏｎｄｉｔｉｏｎに代入する（処理１８０２）。次
に、図１９に示す同義語ファイルをＣｏｎｄｉｔｉｏｎ
をキーにして検索する（処理１８０３）。処理１８０３
の検索結果から、Ｃｏｎｄｉｔｉｏｎに対する同義語数
を抽出（処理１８０４）し、カウンタを０に設定する
（処理１８０５）。次に、処理１８０４で抽出した同義
語とＡｔｔｒｉｂｕｔｅのパターンマッチングを行い
（処理１８０７）、一致すれば一致フラグに１を設定す
る（処理１８０８）。また、一致しなければカウンタと
同義語数を比較し（処理１８０９）、カウンタが同義語
数以下であれば、カウンタをインクリメントする（処理
１８１１）。処理１８０６から処理１８１１を同義語数
回繰り返す。すべての同義語とＡｔｔｒｉｂｕｔｅが一
致しなければ、一致フラグに０を設定する（処理１８１
０）。

【００４４】受信した電子メールを利用者が定義した独
自メールボックスに振り分けた後に、該独自メールボッ
クス単位に、電子メールをメンテナンスすることも可能
である。図２０は、このための本発明の第６の実施例に
おける処理手順を示すフローチャートである。以下、図
２０のフローチャートに従って処理手順を説明する。

【００４５】まず、利用者が独自メールボックスに対し
て発行した削除、バックアップ等のメンテナンス用のコ
マンドを取得する（処理２００１）。処理２００１で取
得したコマンドから、対照となる独自メールボックスの
名称を取得する（処理２００２）。次に、処理２００２
で取得した操作対象となる独自メールボックスの名称を
キーにして、該独自メールボックス内に存在する電子メ
ールを検索する（処理２００３）。処理２００３での検
索結果から、独自メールボックスの名称と、該独自メー
ルボックス内に存在する電子メールの名称との対応表を
作成する（処理２００４）。処理２００４で作成した対
応表から、電子メールを抽出する（処理２００５）。処
理２００５で抽出した電子メールに対して、処理２００
１で取得したコマンドを実行する（処理２００６）。処
理２００４で作成した対応表内に存在する電子メールす
べてに対して、コマンドを実行したかを判定する（処理
２００７）。処理２００５から処理２００７を処理２０
０４で作成した対応表内に存在するすべての電子メール
に対して繰り返す。これにより、独自メールボックス単
位に一括削除、一括バックアップ等が行える。

【００４６】受信した電子メールを、利用者が定義した
独自メールボックスに格納する際に、該独自メールボッ
クスに格納する電子メールに対する処理を設定してお
き、電子メールの格納時に該処理を実行することも可能
である。図２１にこのような本発明の第７の実施例に係
る受信電子メール振り分け条件を示す。図２１におい
て、独自メールボックスに対して、処理へのポインタが
設定されている。これは、独自メールボックス“Ｈ４／
７売り上げメール”に、受信した電子メールを格納する
際に、コード変換処理プログラムを実行することを示し
ている。

【００４７】以上においては、受信した電子メールの発
信者、発信日付、タイトル等の付属情報に対して、振り
分けを行ってきた。以下、受信した電子メールの内容を
表す内部情報を条件にして、受信した電子メールの振り
分けを行う実施例について述べる。これを実施するに
は、受信した電子メールの内部情報を抽出する必要があ
る。内部情報を抽出する方法は２つある。一つは、内部
情報を位置的な情報をもとに抽出する方法である。もう
一方は、キーワードを用いて内部情報を抽出する方法で
ある。それぞれを図を用いて詳細に説明する。

【００４８】図２２に本発明の第８の実施例に係る機能
ブロック図を示す。定型文書フォーム名称取得部２２０
１は、受信した電子メールの内部情報を構成する定型文
書のフォーム名称を、標準メールボックス１０１が受信
した電子メールの付属情報から取得する。定型文書フォ
ーム内領域名称取得部２２０２は、定型文書フォーム名
称取得部２２０１で取得した定型文書フォーム名称をキ
ーにして、該定型文書フォームを構成する領域名称と、
該領域のレイアウト情報を、定型文書フォーム構成情報
２２０３から取得する。

【００４９】図２３に定型文書フォーム構成情報２２０
３の内部構成を示す。定型文書フォーム構成情報２２０
３は、定型文書のフォーム名称、定型文書フォームを構
成する領域名称、該領域のレイアウト情報により、それ
ぞれ構成される。内部情報抽出部２２０４は、定型文書
フォーム内領域名称取得部２２０２で取得した領域名称
と、レイアウト情報から、前記、領域名称に対応する受
信した電子メールの内部情報を抽出する。内部情報照合
部２２０５は、受信電子メール振り分け条件１０５に設
定された条件と、内部情報抽出部２２０４で抽出した内
部情報を照合する。内部情報照合部２２０５での照合の
結果、格納先独自メールボックス特定部１０８で格納す
べき独自メールボックスを特定する。

【００５０】次に、キーワードを利用して電子メールの
内部情報を抽出する方法について述べる。図２４に機能
ブロック図を示す。キーワード相対位置情報取得部２４
０１は、受信電子メール振り分け条件抽出部１０６から
抽出した条件パラメータをキーにして、キーワード情報
２４０２から、キーワードと該キーワードに対する電子
メールの内部情報との相対位置情報を取得する。図２５
にキーワード情報の内部構成を示す。図２５のキーワー
ド情報は、キーワードと該キーワードに対する電子メー
ルの内部情報の相対位置を示す相対位置情報から構成さ
れる。内部情報抽出部２４０３は、キーワード相対位置
情報取得部２４０１で取得したキーワードと、該キーワ
ードに対応する相対位置情報をもとに電子メールの内部
情報を抽出する。以下、これを具体的に説明する。

【００５１】図２５において、キーワード“開催日”、
相対位置“Ａｆｅｔｒ ３０”とは、“開催日”の後ろ
にある“３０”文字を示す。即ち、キーワード“開催
日”に対する内部情報は、“開催日”の後ろの“３０”
文字であることを示し、内部情報抽出部２４０３では、
“開催日”の後ろの“３０”文字を内部情報として電子
メールから抽出する。内部情報照合部２２０５は、内部
情報抽出部２４０３で抽出した内部情報と、受信電子メ
ール振り分け条件抽出部１０６で抽出した振り分け条件
を照合する。内部情報照合部２２０５での照合の結果、
格納先独自メールボックス特定部１０８で格納すべき独
自メールボックスを特定する。また、図２５のキーワー
ド情報において、相対位置の項目が未設定の場合は、キ
ーワードそのものを内部情報として、照合を行う。即
ち、受信電子メール振り分け条件１０５内に設定された
条件パラーメータをキーワードとして標準メールボック
ス１０１が受信した電子メール内を検索し、前記、キー
ワードと一致する語が存在する場合、条件を満たすこと
になる。

【００５２】最後に、本発明の電子メールボックス管理
方法に使用する計算機システムのハードウエア構成を図
３に示す。これは、本発明の特有の構成ではなく、一般
的な情報処理装置と同じく、システムおよびアプリケー
ションのプログラムを実行する中央処理装置（ＣＰ
Ｕ）、キーボード等の入力装置、ＣＲＴ等の出力装置、
ハードディスク等の外部記憶装置、およびＲＯＭ，ＲＡ
Ｍ等のメモリからなる。

【００５３】

【発明の効果】本発明によれば、電子メールシステムに
おいて、受信した電子メールに付随する付属情報を解析
し、あらかじめ利用者が設定した受信電子メールについ
て、独自メールボックスへ振り分けるための条件とその
電子メールの付属情報とを照合することにより、複数の
独自メールボックスの中から、当該受信した電子メール
を格納すべき独自メールボックスを特定し、該独自メー
ルボックスに電子メールを格納する。このため、種々の
付属情報を有する電子メールの中から、類似する付属情
報を持つ電子メールを、１つの独自メールボックス内
に、利用者の指示無しに自動的に振り分けることがで
き、種々の電子メールの管理をするために、利用者が受
信した電子メールの一覧表を参照する必要がなくなり、
また、検索キーを与えてある付属情報を有する電子メー
ルを検索するといった操作も不要になる。さらに、受信
した電子メールを独自メールボックスへ振り分けるため
の条件は、利用者が固有に設定、更新を行うことが可能
であるため、利用者自身の業務に合わせた電子メールシ
ステムの利用環境を容易に構築することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施例のシステム構成図であ
る。

【図２】本発明の第１の実施例の処理手順を示すフロー
チャートである。

【図３】本発明で用いる計算機システムのハードウェア
構成図である。

【図４】本発明で用いる電子メールの構成図である。

【図５】本発明で用いる電子メール付属情報テーブルの
説明図である。

【図６】本発明の第１の実施例における受信電子メール
振り分け条件の説明図である。

【図７】本発明の第１の実施例における実行画面例の説
明図である。

【図８】本発明の第２の実施例のシステム構成図であ
る。

【図９】本発明の第２の実施例において独自メールボッ
クスへ格納する処理手順を示すフローチャートである。

【図１０】本発明の第２の実施例において独自メールボ
ックス内の電子メールを参照する処理手順を示すフロー
チャートである。

【図１１】本発明の第２の実施例における独自メールボ
ックス属性情報の説明図である。

【図１２】本発明の第２の実施例における電子メール・
リソース間リレーション情報の説明図である。

【図１３】本発明の第３の実施例のシステム構成図であ
る。

【図１４】本発明の第３の実施例の処理手順を示すフロ
ーチャートである。

【図１５】本発明の第３の実施例における独自メールボ
ックス振り分け条件の説明図である。

【図１６】本発明の第３の実施例における独自メールボ
ックスの階層構造および実行画面例の説明図である。

【図１７】本発明の第４の実施例のシステム構成図であ
る。

【図１８】本発明の第５の実施例の処理手順を示すフロ
ーチャートである。

【図１９】本発明の第５の実施例における同義語ファイ
ルの説明図である。

【図２０】本発明の第６の実施例の処理手順を示すフロ
ーチャートである。

【図２１】本発明の第７の実施例における受信電子メー
ル振り分け条件の説明図である。

【図２２】本発明の第８の実施例のシステム構成図であ
る。

【図２３】本発明の第８の実施例における定型文書フォ
ーム構成情報の説明図である。

【図２４】本発明の第８の実施例のシステム構成図であ
る。

【図２５】本発明の第８の実施例におけるキーワード情
報の説明図である。

【符号の説明】

１０１…標準メールボックス、１０２…電子メール受信
監視部、１０３…電子メール名称抽出部、１０４…電子
メール付属情報抽出部、１０５…受信電子メール振り分
け条件、１０６…受信電子メール振り分け条件抽出部、
１０７…電子メール付属情報照合部、１０８…格納先独
自メールボックス特定部、１０９…電子メール振り分け
部、１１０…独自メールボックスＡ、１１１…独自メー
ルボックスＢ、１１２…独自メールボックスＣ、１１３
…独自メールボックス名称取得部、１１４…受信電子メ
ール取得部、１１５…受信電子メールタイトル表示部。

Claims (8)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】計算機および対話用端末を有する複数の情
   報処理装置で構成されるネットワーク環境下で稼動する
   電子メールシステムにおいて、 電子メールシステムが標準で提供する利用者自身のメー
   ルボックス（以下、標準メールボックスという）の他
   に、利用者独自の複数のメールボックス（以下、独自メ
   ールボックス）を設け、 受信した電子メールの発信者，発信日付，タイトルの少
   なくとも一つを含む付属情報に対する条件パラメータ、
   および、該条件を満足した電子メールの格納先としての
   前記独自メールボックスの名称とを、受信電子メール振
   り分け条件として定め、 前記標準メールボックスに電子メールを受信した時点
   で、該受信電子メールの付属情報を該当電子メールから
   抽出し、 該抽出した付属情報と前記受信電子メール振り分け条件
   に定められた付属情報とを照合することにより、前記条
   件を満足した受信電子メールについて、前記複数の独自
   メールボックスの中から、当該受信電子メールの格納先
   となる独自メールボックスを特定し、 当該受信電子メールを前記標準メールボックスから、抽
   出して前記特定された独自メールボックスに格納するこ
   とを特徴とするメールボッス管理方法。
2. 【請求項２】請求項１記載のメールボックス管理方法に
   おいて、 前記受信電子メール振り分け条件において定める独自メ
   ールボックスとして、アプリケーションプログラムで作
   成したリソースを指定し、 前記標準メールボックスに電子メールを受信した時点
   で、該電子メールと前記受信電子メール振り分け条件と
   を照合することにより、当該受信電子メールの付属情報
   に応じたアプリケーションプログラムのリソースである
   独自メールボックスを特定し、 該特定された独自メールボックスと前記受信電子メール
   との間のリレーション情報を生成し、 前記アプリケーションプログラムが前記アプリケーショ
   ンプログラムのリソースにアクセスした際に、前記リレ
   ーション情報を参照して、関連する電子メールを前記標
   準メールボックスから抽出し、 該抽出された受信電子メールを利用者に提示することを
   特徴とするメールボックス管理方法。
3. 【請求項３】請求項１記載のメールボックス管理方法に
   おいて、 前記受信電子メール振り分け条件の特定の独自メールボ
   ックスの名称に対して下位層の複数の独自メールボック
   スを設け、 該下位層の複数の独自メールボックスの振り分け条件を
   独自メールボックス振り分け条件として定め、 前記受信電子メール振り分け条件に基づき前記特定の独
   自メールボックスが受信電子メールの格納先として特定
   された場合、さらに当該受信電子メールの付属情報を前
   記独自メールボックス振り分け条件と照合し、 該照合により独自メールボックス振り分け条件を満足す
   る独自メールボックスに当該受信電子メールを格納する
   ことを特徴とするメールボックス管理方法。
4. 【請求項４】請求項１記載のメールボックス管理方法に
   おいて、 前記受信電子メール振り分け条件の、前記独自メールボ
   ックスの名称および前記条件パラメータをそれぞれ関連
   付けて画面上に表示し、 該表示した受信電子メール振り分け条件を画面上で対話
   的に、追加、削除、変更等の編集を行うことにより、受
   信電子メール振り分け条件を更新することを特徴とする
   メールボックス管理方法。
5. 【請求項５】請求項１記載のメールボックス管理方法に
   おいて、 前記付属情報に対する条件パラメータの同義語を定義し
   た同義語ファイルを設け、前記受信電子メールと前記受
   信電子メール振り分け条件との照合に際し、前記同義語
   ファイルに蓄積した同義語に対しても、付属情報に対す
   る条件判定を行い、前記独自メールボックスの特定を行
   うことを特徴とするメールボックス管理方法。
6. 【請求項６】請求項１記載のメールボックス管理方法に
   おいて、 前記独自メールボックスの名称と該独自メールボックス
   内に存在する受信した電子メールの対応関係を管理し、
   前記独自メーボックスの名称をキーにして、前記対応関
   係を参照することにより、独自メールボックス内の電子
   メールの一括削除、または、一括バックアップを行うこ
   とを特徴とするメールボックス管理方法。
7. 【請求項７】請求項１記載のメールボックス管理方法に
   おいて、 前記受信電子メール振り分け条件内に、受信電子メール
   に対する前記条件パラメータに加え、特定の独自メール
   ボックスに前記受信電子メールを格納する際に、該電子
   メールに対して実行する処理を設定し、 受信した電子メールを前記独自メールボックスへ格納す
   る前に、前記設定した処理を前記受信電子メール振り分
   け条件から抽出して実行し、 該実行が終了した時点で、当該受信電子メールを前記独
   自メールボックスに格納することを特徴とするメールボ
   ックス管理方法。
8. 【請求項８】請求項１記載のメールボックス管理方法に
   おいて、 前記受信電子メール振り分け条件内に、前記付属情報と
   は別に、電子メールの内容自体を表す内部情報に対する
   条件パラメータと、該条件パラメータに対応する独自メ
   ールボックスとを設定し、 前記標準メールボックスに電子メールを受信した時点
   で、該受信電子メールの内部情報を抽出し、 該抽出された内部情報と前記受信電子メール振り分け条
   件とを照合することにより、当該受信電子メールを利用
   者が設定した独自メールボックスへ格納することを特徴
   とするメールボックス管理方法。