JP5633307B2

JP5633307B2 - Information processing apparatus, document management system, document management method, and document management program

Info

Publication number: JP5633307B2
Application number: JP2010243791A
Authority: JP
Inventors: 大也宮坂
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2010-10-29
Filing date: 2010-10-29
Publication date: 2014-12-03
Anticipated expiration: 2030-10-29
Also published as: JP2012098792A

Description

本発明は、配信された文書データ等を管理する文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムに関する。 The present invention relates to a document management system, a document management method, and a document management program for managing distributed document data and the like.

近年、多くの企業において、多機能複合機などの画像入出力機器のネットワーク上への配置・接続が進んでいる。画像入出力機器は、業務の効率化を図る手段として大きな役割を担っている。特に、紙文書の電子化と配布を効率的に行う文書配信システムが重要になっている。 In recent years, in many companies, the arrangement and connection of image input / output devices such as multi-function multifunction devices on a network has been progressing. Image input / output devices play a major role as means for improving business efficiency. In particular, document distribution systems that efficiently digitize and distribute paper documents are important.

文書配信システムを構成する大きな要素は、画像入力機器（例えばスキャナなど）と画像処理装置である。画像処理装置には、あらかじめさまざまな業務・用途にあわせた複数の配信処理メニューが登録されている。ユーザは、スキャナのオペレーションパネルから、業務に適した処理メニューを選択してスキャンを行う。 Major elements constituting the document distribution system are an image input device (for example, a scanner) and an image processing apparatus. In the image processing apparatus, a plurality of distribution processing menus are registered in advance for various businesses and applications. The user scans by selecting a processing menu suitable for the job from the operation panel of the scanner.

例えば、特許文献１には、スキャンされた文書データの書誌情報を入力可能にし、入力された書誌情報を文書データと関連付けて配信する技術が開示されている。 For example, Patent Document 1 discloses a technique that enables bibliographic information of scanned document data to be input and distributes the input bibliographic information in association with the document data.

また、特許文献２には、スキャンした文書の画像ファイルと対応付けてメタ情報をファイルサーバに登録し、業務システム以外の端末からの検索要求に対し、メタ情報に基づいてファイルサーバに登録された該当する文書の画像ファイルを提示する技術が開示されている。 Also, in Patent Document 2, meta information is registered in a file server in association with an image file of a scanned document, and registered in the file server based on the meta information in response to a search request from a terminal other than the business system. A technique for presenting an image file of a corresponding document is disclosed.

ここで、配信された文書データをユーザが直接操作するのではなく、文書データの格納先であるフォルダを別の文書管理システムが監視し、自動的に文書データをこの文書管理システムに登録する技術がある。文書データには、特許文献１のように書誌情報が関連付けられる場合もある。 Here, instead of directly operating the distributed document data by the user, another document management system monitors the folder where the document data is stored, and automatically registers the document data in this document management system. There is. Bibliographic information may be associated with the document data as in Patent Document 1.

しかしながら、自動的に文書データを登録する文書管理システムでは、書誌情報を扱うか、扱わないか、どちらか一方だけに対応している。そのため、書誌情報を含めてフォルダ配信するシステム１と、書誌情報は持たず文書データだけフォルダ配信するシステム２の両方と連携する文書管理システムを構築する場合、それぞれのシステムの配信先のフォルダを分ける、などの対応が必要となっていた。 However, a document management system that automatically registers document data supports either bibliographic information or not. Therefore, when constructing a document management system that cooperates with both the system 1 that distributes folders including bibliographic information and the system 2 that distributes folders only with document data without bibliographic information, the distribution destination folders of the respective systems are separated. , Etc. were required to deal with.

たとえば、システム１はフォルダ１に書誌情報も含めて配信し、システム２はフォルダ２に文書データだけを配信するように構築した場合、それらと連携する文書管理システム３はフォルダ１とフォルダ２の両方をそれぞれ別のロジックで監視する必要がある。 For example, when the system 1 is configured to deliver bibliographic information to the folder 1 and the system 2 is constructed so as to deliver only document data to the folder 2, the document management system 3 that cooperates with both of the folder 1 and the folder 2 Must be monitored with separate logic.

フォルダ１に対しては、書誌情報が配信されるまでデータ登録を待ち、書誌情報が配信されてから、この書誌情報に関連付けられた文書データを文書管理システムに登録する。一方、フォルダ２に対しては、文書データが配信された時点で、すぐに文書データを文書管理システムに登録する。フォルダ１と２は、書誌情報を待つ必要性の有無が異なるため、ロジックも別にする必要があった。 For the folder 1, data registration is waited until bibliographic information is distributed. After the bibliographic information is distributed, document data associated with the bibliographic information is registered in the document management system. On the other hand, for the folder 2, the document data is immediately registered in the document management system when the document data is distributed. Folders 1 and 2 are different in the necessity of waiting for bibliographic information, so it is necessary to separate the logic.

このように、書誌情報の有無の異なる複数の文書配信システムと連携するためには、複数のフォルダが必要となり、その結果、管理者のフォルダの管理作業（プログラムの設定、フォルダの作成、アクセス権の設定、バックアップ）が増え煩雑になるといった問題があった。 As described above, in order to link with a plurality of document distribution systems having different bibliographic information presence / absence, a plurality of folders are required. As a result, the administrator's folder management work (program setting, folder creation, access right) There is a problem that the setting and backup) are increased and complicated.

そこで、本発明は、上記問題点に鑑みてなされたものであり、文書データだけを配信するシステムと、文書データと書誌情報の両方を配信するシステムが混在した場合に、配信先のフォルダを別々にする必要が無く、管理者の作業を軽減することができる文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムを提供することを目的とする。 Therefore, the present invention has been made in view of the above problems, and when a system that distributes only document data and a system that distributes both document data and bibliographic information are mixed, separate distribution destination folders are provided. It is an object of the present invention to provide a document management system, a document management method, and a document management program that can reduce the work of an administrator.

本発明における一態様の文書管理システムは、所定のフォルダに配信された文書データを管理する文書管理システムであって、前記所定のフォルダを監視し、前記所定のフォルダにおいて新規データが記憶されたことを検知する監視手段と、前記監視手段により新規データが記憶されたことが検知された場合に、前記所定のフォルダに配信されるデータが、前記文書データに関する書誌情報を含むか否かを判定する判定手段と、前記判定手段により書誌情報を含まないと判定された場合に、前記所定のフォルダにおいて前記文書データに関する書誌情報が記憶されていない状態で、前記所定のフォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録する登録処理を実行し、前記判定手段により書誌情報を含むと判定された場合、前記所定のフォルダにおいて前記文書データに関する書誌情報が記憶されたか否かを検出し、該書誌情報が記憶されたことを検出した後に、前記所定のフォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録処理を実行する登録手段と、を備える。 A document management system according to an aspect of the present invention is a document management system for managing document data distributed to a predetermined folder, wherein the predetermined folder is monitored , and new data is stored in the predetermined folder. And a monitoring unit for detecting whether or not new data is stored by the monitoring unit, and whether or not the data distributed to the predetermined folder includes bibliographic information related to the document data and determining means, when it is determined not to include bibliographic information by the determination unit, in a state in which the bibliographic information about Oite the document data into the predetermined folder is not stored, it is newly stored in the predetermined folder If the document data and performs a registration process of registering the document list was determined to contain the bibliographic information by the determining means, the predetermined Bibliographic information about Oite the document data in the folder detects whether stored, after it is detected that該書magazine information is stored, the document data and the bibliography information newly stored in the predetermined folder Registration means for executing a registration process for registration in the document list.

本発明によれば、文書データだけを配信するシステムと、文書データと書誌情報の両方を配信するシステムが混在した場合に、配信先のフォルダを別々にする必要が無く、管理者の作業を軽減することができる。 According to the present invention, when a system that distributes only document data and a system that distributes both document data and bibliographic information are mixed, it is not necessary to have separate folders for distribution destinations, reducing the work of the administrator. can do.

実施例におけるシステム連携の全体構成の一例を示す図。The figure which shows an example of the whole structure of the system cooperation in an Example. 実施例におけるＭＦＰのハードウェアの一例を示すブロック図。FIG. 3 is a block diagram illustrating an example of hardware of the MFP in the embodiment. 実施例における情報処理装置のハードウェアの一例を示すブロック図。The block diagram which shows an example of the hardware of the information processing apparatus in an Example. 実施例におけるＭＦＰ１０の機能の一例を示すブロック図。FIG. 3 is a block diagram illustrating an example of functions of the MFP 10 according to the embodiment. 実施例におけるＭＦＰ２０の機能の一例を示すブロック図。FIG. 3 is a block diagram illustrating an example of functions of the MFP 20 according to the embodiment. 実施例における情報処理装置の機能の一例を示すブロック図。The block diagram which shows an example of the function of the information processing apparatus in an Example. ファイルで判定する場合のフォルダＡの一例を示す図。The figure which shows an example of the folder A in the case of determining with a file. サブフォルダで判定する場合のフォルダＡの一例を示す図。The figure which shows an example of the folder A in the case of determining with a subfolder. アーカイブファイルで判定する場合のフォルダＡの一例を示す図。The figure which shows an example of the folder A in the case of determining with an archive file. アーカイブファイルの一例を示す図。The figure which shows an example of an archive file. ファイルで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャート。10 is a flowchart illustrating an example of a document management process when a determination is made using a file. サブフォルダで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャート。10 is a flowchart illustrating an example of document management processing in the case of determining with a subfolder. アーカイブファイルで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャート。10 is a flowchart illustrating an example of document management processing when determination is performed using an archive file.

まず、実施例の内容を説明する前に、一般的なシステム連携の説明をする。スキャンした文書データやＦＡＸ受信した文書データをネットワーク越しのフォルダに配信する文書配信システムＡとＢとがあるとする。文書配信システムＡは、文書データのみをフォルダに配信し、文書配信システムＢは、文書データに加え、書誌情報（たとえば入力日時、入力機器名）もファイルとしてフォルダに配信するとする。このように配信された文書データ（＋書誌情報）を文書管理する文書管理システムが存在するとする。 First, before explaining the contents of the embodiment, general system cooperation will be explained. Assume that there are document distribution systems A and B that distribute scanned document data or FAX-received document data to a folder over a network. Assume that the document distribution system A distributes only document data to a folder, and the document distribution system B distributes bibliographic information (for example, input date and time, input device name) to the folder as a file in addition to the document data. It is assumed that there is a document management system that manages document data (+ bibliographic information) distributed in this way.

ここで、文書管理システムが文書配信システムＢとだけ連携する場合、文書配信システムＢが、例えば２つの文書をスキャンすると、２つのスキャンデータ（文書データ）をフォルダＡに配信した後、それらの書誌情報を記したＸＭＬファイルを、フォルダＡに最後に配信する。そのフォルダＡを監視している文書管理システムは、監視先のフォルダＡにＸＭＬファイルが置かれたら、文書データを関連付けて文書管理システムに登録すればよい。 Here, when the document management system cooperates only with the document distribution system B, for example, when the document distribution system B scans two documents, after the two scan data (document data) are distributed to the folder A, their bibliographies are distributed. The XML file describing the information is finally distributed to folder A. When the XML file is placed in the monitoring destination folder A, the document management system monitoring the folder A may associate the document data with the document management system and register it in the document management system.

一方で、文書管理システムが文書配信システムＡとだけ連携する場合、文書配信システムＡは、スキャンした文書データのみがフォルダＡに配信されるが、ＸＭＬファイルは配信されない。そのため、文書管理システムは、ＸＭＬファイルの配信を待っていると永遠に配信されないので、データを文書管理システムに登録できない。そこで、文書管理システムは、文書データが配信された時点で、文書登録をすればよい。 On the other hand, when the document management system cooperates only with the document distribution system A, the document distribution system A distributes only the scanned document data to the folder A, but the XML file is not distributed. Therefore, if the document management system is waiting for delivery of the XML file, the document management system is not delivered forever, so data cannot be registered in the document management system. Therefore, the document management system may register the document when the document data is distributed.

このように、文書配信システムＡと文書配信システムＢの両方と連携したい場合、一般的には、書誌情報の配信を待つべきかどうかの判断ができないため、それぞれ配信するフォルダを別にする。例えば、文書配信システムＡはフォルダＦＡに、文書配信システムＢはフォルダＦＢに配信するように事前設定する。 As described above, when it is desired to cooperate with both the document distribution system A and the document distribution system B, it is generally impossible to determine whether or not to wait for the distribution of the bibliographic information. For example, the document delivery system A is preset to the folder FA, and the document delivery system B is preset to the folder FB.

次に、文書データがフォルダＦＢに配信された場合は、文書管理システムでは、書誌情報も配信されるとみなし、書誌情報が配信されるまで待つようなロジックにすればよい。一方、文書データがフォルダＦＡに配信された場合は、文書管理システムでは、書誌情報は配信されないと分かるので、すぐに文書登録をすればよい。 Next, when the document data is distributed to the folder FB, the document management system regards that the bibliographic information is also distributed, and the logic may wait until the bibliographic information is distributed. On the other hand, when the document data is distributed to the folder FA, the document management system knows that the bibliographic information is not distributed, so it is only necessary to register the document immediately.

ただし、このようなシステム連携の場合、どのシステムがどのフォルダに配信するかを事前に管理し設定する必要がある。よって、管理者のフォルダの管理作業（プログラムの設定、フォルダの作成、アクセス権の設定、バックアップ）が増え煩雑になるといった問題があった。以下、添付図面を参照して、この問題を解決する本発明にかかる実施例を詳細に説明する。 However, in the case of such system linkage, it is necessary to manage and set in advance which system delivers to which folder. Therefore, there is a problem that the administrator's folder management work (program setting, folder creation, access right setting, backup) increases and becomes complicated. Embodiments according to the present invention for solving this problem will be described below in detail with reference to the accompanying drawings.

［実施例］
＜システム＞
図１は、実施例におけるシステム連携の全体構成の一例を示す図である。図１に示すように、全体構成としては、ネットワークを介してＭＦＰ（Multifunction Peripheral）１０、２０、情報処理装置（例えば、ＰＣ（Personal Computer））３０、ファイルサーバ４０が接続されている。なお、ＭＦＰ１０、２０は、各文書配信システムを構成し、情報処理装置３０は、文書管理システムを構成する。 [Example]
<System>
FIG. 1 is a diagram illustrating an example of the overall configuration of system cooperation in the embodiment. As shown in FIG. 1, MFPs (Multifunction Peripheral) 10 and 20, an information processing apparatus (for example, a PC (Personal Computer)) 30, and a file server 40 are connected as a whole configuration via a network. The MFPs 10 and 20 constitute each document distribution system, and the information processing apparatus 30 constitutes a document management system.

ＭＦＰ１０は、スキャン機能、コピー機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能などを一つの筐体に搭載したものである。ＭＦＰ１０は、スキャナ機能により紙媒体等をスキャン処理して文書データを生成し、生成された文書データをファイルサーバ４０に配信する。また、文書データは、文書の画像データを含む。 The MFP 10 has a scan function, a copy function, a printer function, a facsimile function, and the like mounted in a single housing. The MFP 10 scans a paper medium or the like with a scanner function to generate document data, and distributes the generated document data to the file server 40. The document data includes document image data.

ＭＦＰ２０は、基本的にはＭＦＰ１０と同様であるが、ＭＦＰ１０と異なるところは、配信する文書データに書誌情報を関連付けられることである。ＭＦＰ２０は、文書をスキャンする際に、書誌情報を入力させ、入力された書誌情報を文書データと関連付ける。 The MFP 20 is basically the same as the MFP 10, but differs from the MFP 10 in that bibliographic information can be associated with document data to be distributed. When the MFP 20 scans a document, the MFP 20 inputs bibliographic information and associates the input bibliographic information with document data.

なお、ＭＦＰ１０、２０は、画像配信サーバに文書データを送信し、画像配信サーバに文書データの配信を行わせてもよい。以下に示す例では、ＭＦＰ１０、２０が文書データの配信を行う例を示す。なお、ＭＦＰ１０を文書配信システムＡとし、ＭＦＰ２０を文書配信システムＢとする。 The MFPs 10 and 20 may transmit document data to the image distribution server and cause the image distribution server to distribute the document data. In the example shown below, an example in which the MFPs 10 and 20 distribute document data is shown. The MFP 10 is a document distribution system A, and the MFP 20 is a document distribution system B.

ファイルサーバ４０は、取得した文書データを管理するＤＢ（データベース）を備える。ファイルサーバ４０は、例えば、ＮＡＳ（Network Attached Storage）をファイルサーバとしてもよい。なお、ファイルサーバ４０は、文書配信システムＡと文書配信システムＢから配信されるデータを同一のフォルダＡに記憶する。 The file server 40 includes a DB (database) that manages the acquired document data. For example, the file server 40 may use NAS (Network Attached Storage) as a file server. The file server 40 stores data distributed from the document distribution system A and the document distribution system B in the same folder A.

情報処理装置３０は、ファイルサーバ４０内にあるフォルダＡを監視し、このフォルダＡに記憶されたデータを自装置に登録して管理する。情報処理装置３０を文書管理システムとする。 The information processing apparatus 30 monitors the folder A in the file server 40 and registers and manages the data stored in the folder A in its own apparatus. The information processing apparatus 30 is a document management system.

なお、ネットワークを介して接続されるＭＦＰやサーバや情報処理装置の数は、それぞれ任意の数でもよい。 Note that the number of MFPs, servers, and information processing apparatuses connected via a network may be any number.

＜ハードウェア＞
実施例におけるＭＦＰ１０と情報処理装置３０とのハードウェアについて説明する。図２は、実施例におけるＭＦＰ１０のハードウェアの一例を示すブロック図である。図２に示すように、ＭＦＰ１０は、制御部１１、主記憶部１２、補助記憶部１３、外部記録装置Ｉ／Ｆ部１４、ネットワークＩ／Ｆ部１６、操作部１７、表示部１８、エンジン部１９を含む。これら各構成は、バスを介して相互にデータ送受信可能に接続されている。 <Hardware>
The hardware of the MFP 10 and the information processing apparatus 30 in the embodiment will be described. FIG. 2 is a block diagram illustrating an example of hardware of the MFP 10 according to the embodiment. As shown in FIG. 2, the MFP 10 includes a control unit 11, a main storage unit 12, an auxiliary storage unit 13, an external recording device I / F unit 14, a network I / F unit 16, an operation unit 17, a display unit 18, and an engine unit. 19 is included. These components are connected to each other via a bus so as to be able to transmit and receive data.

制御部１１は、コンピュータの中で、各装置の制御やデータの演算、加工を行うＣＰＵである。また、制御部１１は、主記憶部１２に記憶されたプログラムを実行する演算装置であり、入力装置や記憶装置からデータを受け取り、演算、加工した上で、出力装置や記憶装置に出力する。 The control unit 11 is a CPU that controls each device, calculates data, and processes in a computer. The control unit 11 is an arithmetic device that executes a program stored in the main storage unit 12, receives data from the input device or the storage device, calculates and processes the data, and outputs the data to the output device or the storage device.

主記憶部１２は、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）などであり、制御部１１が実行する基本ソフトウェアであるＯＳやアプリケーションソフトウェアなどのプログラムやデータを記憶又は一時保存する記憶装置である。 The main storage unit 12 is a ROM (Read Only Memory), a RAM (Random Access Memory), or the like, and a storage device that stores or temporarily stores programs and data such as an OS and application software that are basic software executed by the control unit 11. It is.

補助記憶部１３は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などであり、アプリケーションソフトウェアなどに関連するデータを記憶する記憶装置である。 The auxiliary storage unit 13 is an HDD (Hard Disk Drive) or the like, and is a storage device that stores data related to application software or the like.

外部記録装置I／F部１４は、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）などのデータ伝送路を介して接続された記録媒体１５（例えば、フラッシュメモリなど）とＭＦＰ１０とのインタフェースである。 The external recording device I / F unit 14 is an interface between the MFP 10 and a recording medium 15 (for example, a flash memory) connected via a data transmission path such as a USB (Universal Serial Bus).

また、記録媒体１５に、所定のプログラムを格納し、この記録媒体１５に格納されたプログラムは外部記録装置Ｉ／Ｆ部１４を介してＭＦＰ１０にインストールされ、インストールされた所定のプログラムはＭＦＰ１０により実行可能となる。 Also, a predetermined program is stored in the recording medium 15, the program stored in the recording medium 15 is installed in the MFP 10 via the external recording device I / F unit 14, and the installed predetermined program is executed by the MFP 10. It becomes possible.

ネットワークＩ／Ｆ部１６は、有線及び／又は無線回線などのデータ伝送路により構築されたＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）などのネットワークを介して接続された通信機能を有する周辺機器とＭＦＰ１０とのインタフェースである。 The network I / F unit 16 has a communication function connected via a network such as a LAN (Local Area Network) or a WAN (Wide Area Network) constructed by a data transmission path such as a wired and / or wireless line. This is an interface between the device and the MFP 10.

操作部１７や表示部１８は、キースイッチ（ハードキー）とタッチパネル機能（ＧＵＩのソフトウェアキーを含む：Graphical User Interface）を備えたＬＣＤ（Liquid Crystal Display）とから構成され、ＭＦＰ１０が有する機能を利用する際のＵＩ（User Interface）として機能する表示及び／又は入力装置である。 The operation unit 17 and the display unit 18 are composed of a key switch (hard key) and an LCD (Liquid Crystal Display) having a touch panel function (including GUI software key: Graphical User Interface), and use the functions of the MFP 10 It is a display and / or input device that functions as a UI (User Interface).

エンジン部１９は、文書データの入出力ユニットとして、紙原稿の読み取り転写紙への印刷を行う。エンジン部１９は、スキャナなどを含んでもよい。ＭＦＰ２０は、ＭＦＰ１０と同様のハードウェアを有するため説明を省略する。 The engine unit 19 reads a paper document and prints it on a transfer sheet as an input / output unit for document data. The engine unit 19 may include a scanner or the like. Since the MFP 20 has the same hardware as the MFP 10, the description thereof is omitted.

図３は、実施例における情報処理装置３０のハードウェアの一例を示すブロック図である。図３に示すように、情報処理装置３０は、制御部３１、主記憶部３２、補助記憶部３３、外部記録装置Ｉ／Ｆ部３４、ネットワークＩ／Ｆ部３６、入力部３７、表示部３８を含む。これら各構成は、バスを介して相互にデータ送受信可能に接続されている。 FIG. 3 is a block diagram illustrating an example of hardware of the information processing apparatus 30 in the embodiment. As illustrated in FIG. 3, the information processing apparatus 30 includes a control unit 31, a main storage unit 32, an auxiliary storage unit 33, an external recording device I / F unit 34, a network I / F unit 36, an input unit 37, and a display unit 38. including. These components are connected to each other via a bus so as to be able to transmit and receive data.

制御部３１は、コンピュータの中で、各装置の制御やデータの演算、加工を行うＣＰＵである。また、制御部３１は、主記憶部３２に記憶されたプログラムを実行する演算装置であり、入力装置や記憶装置からデータを受け取り、演算、加工した上で、出力装置や記憶装置に出力する。 The control unit 31 is a CPU that controls each device, calculates data, and processes in a computer. The control unit 31 is an arithmetic device that executes a program stored in the main storage unit 32, receives data from the input device or the storage device, calculates and processes the data, and outputs the data to the output device or the storage device.

主記憶部３２は、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）などであり、制御部３１が実行する基本ソフトウェアであるＯＳやアプリケーションソフトウェアなどのプログラムやデータを記憶又は一時保存する記憶装置である。 The main storage unit 32 is a ROM (Read Only Memory), a RAM (Random Access Memory), or the like, and a storage device that stores or temporarily stores programs and data such as an OS and application software that are basic software executed by the control unit 31. It is.

補助記憶部３３は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などであり、アプリケーションソフトウェアなどに関連するデータを記憶する記憶装置である。 The auxiliary storage unit 33 is an HDD (Hard Disk Drive) or the like, and is a storage device that stores data related to application software and the like.

外部記録装置I／F部３４は、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）などのデータ伝送路を介して接続された記録媒体３５（例えば、フラッシュメモリなど）と情報処理装置３０とのインタフェースである。 The external recording device I / F unit 34 is an interface between the information processing device 30 and a recording medium 35 (for example, a flash memory) connected via a data transmission path such as a USB (Universal Serial Bus).

また、記録媒体３５に、所定のプログラムを格納し、この記録媒体３５に格納されたプログラムは外部記録装置Ｉ／Ｆ部３４を介して情報処理装置３０にインストールされ、インストールされた所定のプログラムは情報処理装置３０により実行可能となる。 Further, a predetermined program is stored in the recording medium 35, and the program stored in the recording medium 35 is installed in the information processing apparatus 30 via the external recording apparatus I / F unit 34, and the installed predetermined program is It can be executed by the information processing apparatus 30.

ネットワークＩ／Ｆ部３６は、有線及び／又は無線回線などのデータ伝送路により構築されたＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）などのネットワークを介して接続された通信機能を有する周辺機器と情報処理装置３０とのインタフェースである。 The network I / F unit 36 has a communication function connected via a network such as a LAN (Local Area Network) or a WAN (Wide Area Network) constructed by a data transmission path such as a wired and / or wireless line. This is an interface between the device and the information processing apparatus 30.

入力部３７は、カーソルキー、数字入力及び各種機能キー等を備えたキーボード、表示部３８の表示画面上でキーの選択等を行うためのマウスやスライスパット等を有する。また、入力部３７は、ユーザが制御部３１に操作指示を与えたり、データを入力したりするためのユーザインタフェースである。 The input unit 37 includes a keyboard having cursor keys, numeric input, various function keys, and the like, a mouse for selecting keys on the display screen of the display unit 38, a slice pad, and the like. The input unit 37 is a user interface for a user to give an operation instruction to the control unit 31 and input data.

表示部３８は、ＣＲＴやＬＣＤ等により構成され、制御部３１から入力される表示データに応じた表示が行われる。 The display unit 38 is configured by a CRT, an LCD, or the like, and performs display according to display data input from the control unit 31.

＜機能＞
・ＭＦＰ１０
図４は、実施例におけるＭＦＰ１０の機能の一例を示すブロック図である。図４に示すように、ＭＦＰ１０は、画像読込手段１０１、通信手段１０２、記憶手段１０３、配信制御手段１０４、配信処理手段１０５を含む。その他一般的なＭＦＰが有するプリンタ機能やコピー機能やＦＡＸ機能等については図示していない。 <Function>
MFP 10
FIG. 4 is a block diagram illustrating an example of functions of the MFP 10 according to the embodiment. As shown in FIG. 4, the MFP 10 includes an image reading unit 101, a communication unit 102, a storage unit 103, a distribution control unit 104, and a distribution processing unit 105. Other printer functions, copy functions, FAX functions, etc., which are included in general MFPs are not shown.

画像読込手段１０１は、スキャン機能により原稿を読み込んで文書データを取得する。文書データの取得については、ＦＡＸで受信したり、ネットワーク上のホットフォルダから取得したりしてもよい。 The image reading unit 101 reads a document with a scan function and acquires document data. The document data may be acquired by FAX or acquired from a hot folder on the network.

通信手段１０２は、外部の機器と、機器情報や文書データなどの送受信を行う。特に、通信手段１０２は、文書データのジョブフロー処理要求などがユーザから指示された場合、文書データをファイルサーバ４０に送信する。 The communication unit 102 transmits / receives device information and document data to / from an external device. In particular, the communication unit 102 transmits the document data to the file server 40 when a job flow processing request for the document data is instructed by the user.

記憶手段１０３は、画像変換処理、又は出力処理の各プラグインを格納し、また、各プラグインが組み合わされたジョブフローを１又は複数格納する。 The storage unit 103 stores plug-ins for image conversion processing or output processing, and stores one or a plurality of job flows in which the plug-ins are combined.

配信制御手段１０４は、ユーザからジョブフローの処理要求を受けた場合、ジョブフローに含まれる各処理の実行を制御する。 When receiving a job flow processing request from a user, the distribution control unit 104 controls execution of each process included in the job flow.

配信処理手段１０５は、配信制御手段１０４からジョブフロー制御の指示を受けると、この指示に従ってジョブフローを実行し、配信処理を行う。つまり、配信処理手段１０５は、ジョブフローに含まれる各処理をフロー順に実行し、通信手段１０２を介して、配信先へ文書データを配信する。 When receiving the job flow control instruction from the distribution control unit 104, the distribution processing unit 105 executes the job flow in accordance with this instruction and performs the distribution process. That is, the distribution processing unit 105 executes each process included in the job flow in the order of flow, and distributes the document data to the distribution destination via the communication unit 102.

なお、配信処理手段１０５が行う各処理は、画像変換処理、出力処理（配信処理）などに分けられる。画像変換処理とは、ＰＤＦ変換やＴＩＦＦ変換などの文書データの形式変換を行う処理などのことを言う。出力処理とは、取得した文書データ又は画像変換された文書データを配信先（メール配信サーバや画像管理サーバなど）に配信する処理のことを言う。また、配信処理手段１０５において、少なくとも出力処理は行われることとする。 Each process performed by the distribution processing unit 105 is divided into an image conversion process, an output process (distribution process), and the like. The image conversion process refers to a process for converting the format of document data such as PDF conversion and TIFF conversion. Output processing refers to processing for distributing acquired document data or image-converted document data to a distribution destination (such as a mail distribution server or an image management server). In the distribution processing means 105, at least output processing is performed.

なお、この実施例では、配信先としてファイルサーバ４０のフォルダＡが設定されているとする。つまり、ＭＦＰ１０（文書配信システムＡ）からは、スキャンされた文書データがファイルサーバ４０のフォルダＡに配信される。 In this embodiment, it is assumed that the folder A of the file server 40 is set as the distribution destination. That is, the scanned document data is distributed to the folder A of the file server 40 from the MFP 10 (document distribution system A).

画像読込手段１０１は、エンジン部１９のスキャナにより実現されうる。配信制御手段１０４、配信処理手段１０５は、例えば制御部１１及びワークメモリとしての主記憶部１２により実現されうる。通信手段１０２は、例えば制御部１１によりネットワークＩ／Ｆ部１６が制御されて実現されうる。記憶手段１０３は、例えば補助記憶部１３により実現されうる。 The image reading unit 101 can be realized by a scanner of the engine unit 19. The distribution control unit 104 and the distribution processing unit 105 can be realized by the control unit 11 and the main storage unit 12 as a work memory, for example. The communication unit 102 can be realized, for example, by controlling the network I / F unit 16 by the control unit 11. The storage unit 103 can be realized by the auxiliary storage unit 13, for example.

・ＭＦＰ２０
図５は、実施例におけるＭＦＰ２０の機能の一例を示すブロック図である。図５に示すように、ＭＦＰ２０は、画像読込手段２０１、通信手段２０２、記憶手段２０３、配信制御手段２０４、配信処理手段２０５、書誌情報設定手段２０６を含む。その他一般的なＭＦＰが有するプリンタ機能やコピー機能やＦＡＸ機能等については図示していない。 MFP 20
FIG. 5 is a block diagram illustrating an example of functions of the MFP 20 in the embodiment. As shown in FIG. 5, the MFP 20 includes an image reading unit 201, a communication unit 202, a storage unit 203, a distribution control unit 204, a distribution processing unit 205, and a bibliographic information setting unit 206. Other printer functions, copy functions, FAX functions, etc., which are included in general MFPs are not shown.

画像読込手段２０１は、スキャン機能により原稿を読み込んで文書データを取得する。文書データの取得については、ＦＡＸで受信したり、ネットワーク上のホットフォルダから取得したりしてもよい。 The image reading unit 201 reads a document with a scan function and acquires document data. The document data may be acquired by FAX or acquired from a hot folder on the network.

通信手段２０２は、外部の機器と、機器情報や文書データなどの送受信を行う。特に、通信手段２０２は、文書データのジョブフロー処理要求などがユーザから指示された場合、文書データ及び書誌情報をファイルサーバ４０に送信する。 The communication unit 202 transmits / receives device information and document data to / from an external device. In particular, the communication unit 202 transmits the document data and the bibliographic information to the file server 40 when a user requests a job flow processing request for the document data.

記憶手段２０３は、画像変換処理、又は出力処理の各プラグインを格納し、また、各プラグインが組み合わされたジョブフローを１又は複数格納する。 The storage unit 203 stores plug-ins for image conversion processing or output processing, and stores one or a plurality of job flows in which the plug-ins are combined.

配信制御手段２０４は、ユーザからジョブフローの処理要求を受けた場合、ジョブフローに含まれる各処理の実行を制御する。 When receiving a job flow processing request from a user, the distribution control unit 204 controls the execution of each process included in the job flow.

配信処理手段２０５は、配信制御手段２０４からジョブフロー制御の指示を受けると、この指示に従ってジョブフローを実行し、配信処理を行う。つまり、配信処理手段２０５は、ジョブフローに含まれる各処理をフロー順に実行し、通信手段２０２を介して、配信先へ文書データ及び書誌情報を配信する。 Upon receiving an instruction for job flow control from the distribution control unit 204, the distribution processing unit 205 executes the job flow in accordance with this instruction and performs distribution processing. That is, the distribution processing unit 205 executes each process included in the job flow in the order of flow, and distributes document data and bibliographic information to the distribution destination via the communication unit 202.

なお、配信処理手段２０５が行う各処理は、画像変換処理、出力処理（配信処理）などに分けられる。画像変換処理とは、ＰＤＦ変換やＴＩＦＦ変換などの文書データの形式変換を行う処理などのことを言う。出力処理とは、取得した文書データ又は画像変換された文書データを配信先（メール配信サーバや画像管理サーバなど）に配信する処理のことを言う。また、配信処理手段２０５において、少なくとも出力処理は行われることとする。 Each process performed by the distribution processing unit 205 is divided into an image conversion process, an output process (distribution process), and the like. The image conversion process refers to a process for converting the format of document data such as PDF conversion and TIFF conversion. Output processing refers to processing for distributing acquired document data or image-converted document data to a distribution destination (such as a mail distribution server or an image management server). In the distribution processing unit 205, at least output processing is performed.

書誌情報設定手段２０６は、文書を配信する際に、書誌情報の設定を可能にする。書誌情報としては、例えば、文書名や日付、入力機器名などである。 The bibliographic information setting unit 206 enables setting of bibliographic information when distributing a document. The bibliographic information includes, for example, a document name, date, and input device name.

なお、この実施例では、配信先としてファイルサーバ４０のフォルダＡが設定されているとする。つまり、ＭＦＰ２０（文書配信システムＢ）からは、スキャンされた文書データ及びこの文書データに関連付けられる書誌情報がファイルサーバ４０のフォルダＡに配信される。 In this embodiment, it is assumed that the folder A of the file server 40 is set as the distribution destination. That is, the scanned document data and the bibliographic information associated with the document data are distributed to the folder A of the file server 40 from the MFP 20 (document distribution system B).

画像読込手段２０１は、エンジン部１９のスキャナにより実現されうる。配信制御手段２０４、配信処理手段２０５、書誌情報設定手段２０６は、例えば制御部１１及びワークメモリとしての主記憶部１２により実現されうる。通信手段２０２は、例えば制御部１１によりネットワークＩ／Ｆ部１６が制御されて実現されうる。記憶手段２０３は、例えば補助記憶部１３により実現されうる。 The image reading unit 201 can be realized by a scanner of the engine unit 19. The distribution control unit 204, the distribution processing unit 205, and the bibliographic information setting unit 206 can be realized by the control unit 11 and the main storage unit 12 as a work memory, for example. The communication unit 202 can be realized, for example, by controlling the network I / F unit 16 by the control unit 11. The storage unit 203 can be realized by the auxiliary storage unit 13, for example.

なお、ＭＦＰ１０、２０は、ジョブフローに従わなくても、単にスキャンしたデータ等をファイルサーバ４０に配信するように設定されていてもよい。 Note that the MFPs 10 and 20 may be set to simply distribute scanned data or the like to the file server 40 without following the job flow.

・情報処理装置３０
図６は、実施例における情報処理装置３０の機能の一例を示すブロック図である。図６に示すように、情報処理装置３０は、通信手段３０１、監視手段３０２、判定手段３０３、登録手段３０４を含む。 Information processing apparatus 30
FIG. 6 is a block diagram illustrating an example of functions of the information processing apparatus 30 in the embodiment. As illustrated in FIG. 6, the information processing apparatus 30 includes a communication unit 301, a monitoring unit 302, a determination unit 303, and a registration unit 304.

通信手段３０１は、外部の機器と、機器情報やデータなどの送受信を行う。特に、通信手段３０１は、ファイルサーバ４０のフォルダから文書データや書誌情報などを取得する。 The communication unit 301 exchanges device information and data with an external device. In particular, the communication unit 301 acquires document data, bibliographic information, and the like from the folder of the file server 40.

監視手段３０２は、ネットワーク上にある所定のフォルダを監視し、このフォルダに生じた変更を検知する。監視手段３０２は、例えば、ファイルサーバ４０のフォルダＡを監視し、このフォルダＡに新規データが記憶されたことを検知する。監視手段３０２は、新規データの記憶を検知した場合、判定手段３０３にその旨通知する。 The monitoring unit 302 monitors a predetermined folder on the network and detects a change that has occurred in this folder. For example, the monitoring unit 302 monitors the folder A of the file server 40 and detects that new data is stored in the folder A. When the monitoring unit 302 detects the storage of new data, the monitoring unit 302 notifies the determination unit 303 accordingly.

判定手段３０３は、フォルダＡに記憶された新規データに書誌情報が関連付けられているか否か（書誌情報があるか否か）を判定する。具体的な判定方法は後述する。判定手段３０３は、判定結果を登録手段３０４に通知する。 The determination unit 303 determines whether bibliographic information is associated with the new data stored in the folder A (whether there is bibliographic information). A specific determination method will be described later. The determination unit 303 notifies the registration unit 304 of the determination result.

登録手段３０４は、判定手段３０３から判定結果を取得する。判定結果が、書誌情報があることを示す場合、登録手段３０４は、文書データ及び書誌情報がフォルダＡに記憶されるのを待って、記憶された文書データ及び書誌情報を文書リストに登録する。判定結果が、書誌情報が無いことを示す場合、登録手段３０４は、文書データがファルダＡに記憶されたと判断して、この文書データを文書リストに即座に登録する。書誌情報がない場合は、フォルダＡに記憶されたデータは文書データであるからである。 The registration unit 304 acquires the determination result from the determination unit 303. If the determination result indicates that there is bibliographic information, the registration unit 304 waits for the document data and bibliographic information to be stored in the folder A, and registers the stored document data and bibliographic information in the document list. If the determination result indicates that there is no bibliographic information, the registration unit 304 determines that the document data is stored in the folder A, and immediately registers the document data in the document list. This is because when there is no bibliographic information, the data stored in the folder A is document data.

これにより、文書管理システムは、ファイルサーバ４０の複数のフォルダを監視する必要はなく、また、書誌情報の有無を適切に判定して、効率よく文書データを管理することができる。よって、管理者の管理負担を軽減することができる。 Thereby, the document management system does not need to monitor a plurality of folders of the file server 40, and can appropriately manage the document data by appropriately determining the presence or absence of bibliographic information. Therefore, the management burden on the administrator can be reduced.

＜判定方法＞
以下、書誌情報の有無を判定する方法について説明する。 <Judgment method>
Hereinafter, a method for determining the presence / absence of bibliographic information will be described.

（１）ファイルで判定
書誌情報を配信する文書配信システムＢは、文書データ及び書誌情報をフォルダＡに配信するが、これらのデータに先立ち、所定のファイル（以下、フラグファイルという）をフォルダＡに配信するようにする。つまり、文書配信システムＢからは、まずフラグファイルが配信され、その後、文書データ、書誌情報の順にデータが配信される。 (1) Judgment by File Document distribution system B that distributes bibliographic information distributes document data and bibliographic information to folder A. Prior to these data, a predetermined file (hereinafter referred to as flag file) is stored in folder A. Try to deliver. That is, from the document distribution system B, the flag file is first distributed, and then the data is distributed in the order of document data and bibliographic information.

一方、文書配信システムＡは、文書データのみをフォルダＡに配信する。ここで、文書配信システムの判定ロジックを、図７を用いて説明する。 On the other hand, the document distribution system A distributes only document data to the folder A. Here, the determination logic of the document distribution system will be described with reference to FIG.

図７は、ファイルで判定する場合のフォルダＡの一例を示す図である。図７に示すフォルダ５０は、フォルダＡを示し、ファイル５０１は、フラグファイルを示し、ファイル５０２は、文書データを示し、ファイル５０３は、書誌情報を示す。ファイル５１０は、文書データを示す。なお、ファイル５０１−５０３は、文書配信システムＢにより配信され、ファイル５１０は、文書配信システムＡにより配信されるとする。 FIG. 7 is a diagram illustrating an example of the folder A in the case of determining by a file. A folder 50 shown in FIG. 7 indicates a folder A, a file 501 indicates a flag file, a file 502 indicates document data, and a file 503 indicates bibliographic information. A file 510 shows document data. The files 501 to 503 are distributed by the document distribution system B, and the file 510 is distributed by the document distribution system A.

文書配信システムからのフォルダ５０への配信を監視するモジュール（監視手段３０２及び判定手段３０３）は、フォルダ５０に新たなファイルが置かれたかを監視する。新規ファイルが置かれた場合、判定手段３０３は、フラグファイル５０１かどうかをファイル名から判断する。判定手段３０３は、ファイル名がフラグファイル５０１特有の接頭辞を持っていれば、新規ファイルはフラグファイル５０１と判定する。 Modules (monitoring means 302 and determination means 303) for monitoring the distribution from the document distribution system to the folder 50 monitor whether a new file is placed in the folder 50. When a new file is placed, the determination unit 303 determines whether the file is a flag file 501 from the file name. The determination unit 303 determines that the new file is the flag file 501 if the file name has a prefix specific to the flag file 501.

この場合、判定手段３０３は、文書データの配信に続き、書誌情報の配信がなされると判断する。登録手段３０４は、書誌情報が配信されるまでウェイトし、書誌情報が配信された時点で、文書データ及び書誌情報を関連付けて文書管理システムが管理する文書リストに登録する。 In this case, the determination unit 303 determines that the bibliographic information is distributed following the distribution of the document data. The registration unit 304 waits until the bibliographic information is distributed. When the bibliographic information is distributed, the registration unit 304 associates the document data and the bibliographic information and registers them in the document list managed by the document management system.

判定手段３０３は、フラグファイル５０１ではないファイルが配信された場合、書誌情報が配信されないと判定する。登録手段３０４は、この時点で、文書データを文書リストに登録する。 The determination unit 303 determines that bibliographic information is not distributed when a file other than the flag file 501 is distributed. At this point, the registration unit 304 registers the document data in the document list.

これにより、特定の識別名（例えばファイル名）を有するファイルか否かを判定することで、判定手段３０３は、書誌情報があるか否かを判定することができる。 Thus, by determining whether or not the file has a specific identification name (for example, a file name), the determination unit 303 can determine whether or not there is bibliographic information.

（２）サブフォルダで判定
文書配信システムＢは、文書データ及び書誌情報を配信する場合、配信先のフォルダＡにサブフォルダを作成した後に配信するようにする。この場合、文書管理システムは、特定の命名規則からなるサブフォルダを発見した場合、「書誌情報も配信される」と判断し、（１）の場合と同様に処理を行なえばよい。 (2) Determination by Subfolder When the document distribution system B distributes document data and bibliographic information, the document distribution system B distributes it after creating a subfolder in the distribution destination folder A. In this case, when the document management system finds a subfolder having a specific naming rule, it determines that “bibliographic information is also distributed” and performs the same processing as in the case of (1).

図８は、サブフォルダで判定する場合のフォルダＡの一例を示す図である。図８に示す符号は、図７に示すものと同じものには同じ符号を付す。図８に示すフォルダ５１は、特定の識別名を有するサブフォルダである。このサブフォルダ５１は、文書配信システムＢにより作成される。 FIG. 8 is a diagram illustrating an example of the folder A when the determination is performed using the subfolders. 8 that are the same as those shown in FIG. 7 are marked with the same symbols. A folder 51 shown in FIG. 8 is a subfolder having a specific identification name. The subfolder 51 is created by the document distribution system B.

前述したように、サブフォルダ５１には、文書データ５０２及び書誌情報５０３が記憶される。 As described above, the document data 502 and the bibliographic information 503 are stored in the subfolder 51.

判定手段３０３は、特定の識別名を有するサブフォルダが作成された場合、書誌情報があると判定する。登録手段３０４は、サブフォルダ５１に書誌情報が記憶されるのを待って、文書データ及び書誌情報を文書リストに登録する。 The determination unit 303 determines that there is bibliographic information when a subfolder having a specific identification name is created. The registration unit 304 waits for the bibliographic information to be stored in the subfolder 51 and registers the document data and the bibliographic information in the document list.

判定手段３０３は、サブフォルダ５１が作成されずに新規データがフォルダ５０に記憶された場合、書誌情報はないと判定する。つまり、新規データは文書データのみであることが分かる。登録手段３０４は、このフォルダ５０に新規に登録された文書データを即座に文書リストに登録する。 The determination unit 303 determines that there is no bibliographic information when new data is stored in the folder 50 without the subfolder 51 being created. That is, it can be seen that the new data is only document data. The registration unit 304 immediately registers the document data newly registered in the folder 50 in the document list.

これにより、特定の識別名（例えばフォルダ名）を有するサブフォルダが作成されたか否かで、判定手段３０３は、書誌情報があるか否かを判定することができる。 Accordingly, the determination unit 303 can determine whether there is bibliographic information based on whether a subfolder having a specific identification name (for example, a folder name) has been created.

（３）アーカイブファイルで判定
文書配信システムＢは、文書データ及び書誌情報を配信する場合、文書データ及び書誌情報をアーカイブし、このアーカイブファイルをフォルダＡに配信する。この場合、文書管理システムは、特定の命名規則からなるアーカイブファイルを発見した場合、「書誌情報も配信される」と判断し、（１）と同様に処理を行なえばよい。ただし、この場合、登録手段３０４は、文書データ登録時にアーカイブファイルを展開する必要がある。 (3) Determination by Archive File When the document distribution system B distributes document data and bibliographic information, the document data and bibliographic information are archived and the archive file is distributed to the folder A. In this case, if the document management system finds an archive file having a specific naming rule, it determines that “bibliographic information is also distributed” and performs the same processing as in (1). However, in this case, the registration unit 304 needs to expand the archive file when registering the document data.

図９は、アーカイブファイルで判定する場合のフォルダＡの一例を示す図である。図９に示す符号は、図７に示すものと同じものには同じ符号を付す。図９に示すファイル６０１は、アーカイブファイルを示す。このアーカイブファイル６０１は、文書配信システムＢにより作成される。 FIG. 9 is a diagram illustrating an example of the folder A when the determination is performed using an archive file. 9 that are the same as those shown in FIG. 7 are marked with the same symbols. A file 601 shown in FIG. 9 represents an archive file. The archive file 601 is created by the document distribution system B.

図１０は、アーカイブファイルの一例を示す図である。図１０に示す符号は、図７及び図９に示すものと同じものには同じ符号を付す。図１０に示すように、アーカイブファイル６０１には、文書データ５０２、書誌情報５０３がまとめられる。 FIG. 10 is a diagram illustrating an example of an archive file. 10 that are the same as those shown in FIGS. 7 and 9 are marked with the same reference numerals. As shown in FIG. 10, document data 502 and bibliographic information 503 are collected in the archive file 601.

判定手段３０３は、フォルダ５０に記憶された新規データが特定の識別名を有するアーカイブファイルか否かを判定する。新規データが、特定の識別名を有するアーカイブファイルである場合、判定手段３０３は、書誌情報があると判定する。登録手段３０４は、アーカイブファイル６０１を展開し、文書データ５０２及び書誌情報５０３を取得し、文書リストに登録する。 The determination unit 303 determines whether the new data stored in the folder 50 is an archive file having a specific identification name. When the new data is an archive file having a specific identification name, the determination unit 303 determines that there is bibliographic information. The registration unit 304 expands the archive file 601, acquires document data 502 and bibliographic information 503, and registers them in the document list.

判定手段３０３は、フォルダ５０に記憶された新規データが特定の識別名を有するアーカイブファイルでない場合、書誌情報はないと判定する。登録手段３０４は、このフォルダ５０に新規に登録された文書データを即座に文書リストに登録する。 If the new data stored in the folder 50 is not an archive file having a specific identification name, the determination unit 303 determines that there is no bibliographic information. The registration unit 304 immediately registers the document data newly registered in the folder 50 in the document list.

これにより、特定の識別名（例えばファイル名）を有するアーカイブファイルか否かで、判定手段３０３は、書誌情報があるか否かを判定することができる。 Accordingly, the determination unit 303 can determine whether there is bibliographic information based on whether the archive file has a specific identification name (for example, a file name).

判定手段３０３は、（１）〜（３）の少なくとも１つの判定方法を用いて、書誌情報があるか否かを判定すればよい。また、判定手段３０３は、（１）〜（３）全てを判定し、いずれにも該当しない場合に、書誌情報がないと判定してもよい。 The determination unit 303 may determine whether there is bibliographic information using at least one determination method of (1) to (3). Further, the determination unit 303 may determine all of (1) to (3), and may determine that there is no bibliographic information when none of them applies.

上記構成を有することで、書誌情報を配信するシステムと、書誌情報を配信しないシステムの両方を、同一のフォルダで連携できるようになる。本実施例では、配信するフォルダを分けて事前設定する必要もなく、フォルダの管理や設定が容易になる。管理者は、文書管理システムの文書リストを管理するだけでよい。 By having the above configuration, both a system that distributes bibliographic information and a system that does not distribute bibliographic information can be linked in the same folder. In the present embodiment, there is no need to separately set folders to be distributed, and folder management and setting are facilitated. The administrator only needs to manage the document list of the document management system.

＜動作＞
次に、実施例における文書管理システムの動作について説明する。
（１）ファイルで判定
図１１は、ファイルで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャートである。図１１に示すステップＳ１０１で、監視手段３０２は、フォルダＡを監視する。フォルダＡには、文書データを配信する文書配信システムＡから、及び文書データ及び書誌情報を配信する文書配信システムＢからデータを配信される。 <Operation>
Next, the operation of the document management system in the embodiment will be described.
(1) Determination by File FIG. 11 is a flowchart showing an example of document management processing in the case of determination by a file. In step S101 shown in FIG. 11, the monitoring unit 302 monitors the folder A. Data is distributed to the folder A from a document distribution system A that distributes document data and from a document distribution system B that distributes document data and bibliographic information.

ステップＳ１０２で、監視手段３０２は、監視しているファルダＡに新規データ（ファイル）が記憶されたかを検知する。検知されなければ（ステップＳ１０２−ＮＯ）ステップＳ１０１に戻り、検知されれば（ステップＳ１０２−ＹＥＳ）ステップＳ１０３に進む。 In step S102, the monitoring unit 302 detects whether new data (file) is stored in the monitored folder A. If not detected (step S102—NO), the process returns to step S101. If detected (step S102—YES), the process proceeds to step S103.

ステップＳ１０３で、判定手段３０３は、新規データ（ファイル）は、特定の識別名を有するフラグファイルか否かを判定する。特定の識別名を有するファイルであればフラグファイルであると判定し、書誌情報があると安定する。フラグファイルであれば（ステップＳ１０３−ＹＥＳ）ステップＳ１０５に進み、フラグファイルでなければ（ステップＳ１０３−ＮＯ）ステップＳ１０４に進む。 In step S103, the determination unit 303 determines whether the new data (file) is a flag file having a specific identification name. A file having a specific identification name is determined to be a flag file, and stable if bibliographic information exists. If it is a flag file (step S103—YES), the process proceeds to step S105, and if it is not a flag file (step S103—NO), the process proceeds to step S104.

ステップＳ１０４で、登録手段４０４は、フォルダＡに新規に記憶された新規データを即座に文書リストに登録する。この新規データは、文書データのみである。 In step S104, the registration unit 404 immediately registers the new data newly stored in the folder A in the document list. This new data is only document data.

ステップＳ１０５で、登録手段３０４は、書誌情報がフォルダＡから検出されたか否かを判定する。書誌情報が検出されれば（ステップＳ１０５−ＹＥＳ）ステップＳ１０７に進み、書誌情報が検出されなければ（ステップＳ１０５−ＮＯ）ステップＳ１０６に進む。 In step S105, the registration unit 304 determines whether or not bibliographic information is detected from the folder A. If bibliographic information is detected (step S105-YES), the process proceeds to step S107. If bibliographic information is not detected (step S105-NO), the process proceeds to step S106.

ステップＳ１０６で、登録手段３０４は、所定時間ウェイトし、ステップＳ１０５に戻る。 In step S106, the registration unit 304 waits for a predetermined time and returns to step S105.

ステップＳ１０７で、登録手段３０４は、文書データ及び書誌情報を文書リストに登録する。 In step S107, the registration unit 304 registers document data and bibliographic information in the document list.

（２）サブフォルダで判定
図１２は、サブフォルダで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャートである。図１２に示すステップＳ２０１、２０２、２０４、２０５は、図１１に示すステップＳ１０１、１０２、１０４、１０７とそれぞれ同様であるため、その説明を省略する。 (2) Determination by Subfolder FIG. 12 is a flowchart illustrating an example of a document management process in the case of determination by a subfolder. Steps S201, 202, 204, and 205 shown in FIG. 12 are the same as steps S101, 102, 104, and 107 shown in FIG.

ステップＳ２０３で、判定手段３０３は、フォルダＡに特定の識別名を有するサブフォルダが作成されたか否かを判定する。サブフォルダが作成されれば（ステップＳ２０３−ＹＥＳ）ステップＳ２０５に進み、サブフォルダが作成されなければ（ステップＳ２０３−ＮＯ）ステップＳ２０４に進む。以降の処理は、図１１に示した通りである。 In step S203, the determination unit 303 determines whether a subfolder having a specific identification name is created in the folder A. If a subfolder is created (step S203—YES), the process proceeds to step S205, and if a subfolder is not created (step S203—NO), the process proceeds to step S204. The subsequent processing is as shown in FIG.

（３）アーカイブフォルダで判定
図１３は、アーカイブフォルダで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャートである。図１３に示すステップＳ３０１、３０２、３０４、３０６は、図１１に示すステップＳ１０１、１０２、１０４、１０７とそれぞれ同様であるため、その説明を省略する。 (3) Determination by Archive Folder FIG. 13 is a flowchart showing an example of a document management process in the case of determination by an archive folder. Steps S301, 302, 304, and 306 shown in FIG. 13 are the same as steps S101, 102, 104, and 107 shown in FIG.

ステップＳ２０３で、判定手段３０３は、フォルダＡに特定の識別名を有するアーカイブファイルが記憶されたか否かを判定する。特定の識別名を有するアーカイブファイルであれば（ステップＳ３０３−ＹＥＳ）ステップＳ３０５に進み、特定の識別名を有するアーカイブファイルでなければ（ステップＳ３０３−ＮＯ）ステップＳ３０４に進む。 In step S203, the determination unit 303 determines whether an archive file having a specific identification name is stored in the folder A. If the archive file has a specific identification name (step S303—YES), the process proceeds to step S305, and if the archive file does not have a specific identification name (step S303—NO), the process proceeds to step S304.

ステップＳ３０５で、登録手段３０４は、アーカイブファイルを展開し、文書データ及び書誌情報を取得する。以降の処理は、図１１に示した通りである。 In step S305, the registration unit 304 expands the archive file and acquires document data and bibliographic information. The subsequent processing is as shown in FIG.

以上、実施例によれば、文書データだけを配信するシステムと、文書データと書誌情報の両方を配信するシステムが混在した場合に、配信先のフォルダを別々にする必要が無く、管理者の作業を軽減することができる。 As described above, according to the embodiment, when a system that distributes only document data and a system that distributes both document data and bibliographic information coexist, it is not necessary to have separate distribution destination folders. Can be reduced.

［変形例］
実施例の情報処理装置３０で実行されるプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供される。 [Modification]
The program executed by the information processing apparatus 30 of the embodiment is a file in an installable format or an executable format, and is a computer such as a CD-ROM, a flexible disk (FD), a CD-R, or a DVD (Digital Versatile Disk). It is recorded on a readable recording medium and provided.

また、実施例の情報処理装置３０で実行されるプログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成してもよい。また、実施例の情報処理装置３０で実行されるプログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。 Further, the program executed by the information processing apparatus 30 of the embodiment may be provided by being stored on a computer connected to a network such as the Internet and downloaded via the network. The program executed by the information processing apparatus 30 according to the embodiment may be configured to be provided or distributed via a network such as the Internet.

また、実施例の情報処理装置３０で実行されるプログラムを、ＲＯＭ等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。 Further, the program executed by the information processing apparatus 30 according to the embodiment may be provided by being incorporated in advance in a ROM or the like.

実施例の情報処理装置３０で実行されるプログラムは、前述した各手段を含むモジュール構成となっており、実際のハードウェアとしてはＣＰＵ（プロセッサ）が補助記憶部からプログラムを読み出して実行することにより上記各手段のうち１又は複数の各手段が主記憶部上にロードされ、１又は複数の各手段が主記憶部上に生成されるようになっている。 The program executed by the information processing apparatus 30 according to the embodiment has a module configuration including the above-described units. As actual hardware, a CPU (processor) reads the program from the auxiliary storage unit and executes it. One or more means among the above means are loaded on the main memory, and one or more means are generated on the main memory.

なお、本発明は、上記実施例そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化することができる。また、上記実施例に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成することができる。例えば、実施例に示される全構成要素からいくつかの構成要素を削除してもよい。 In addition, this invention is not limited to the said Example as it is, A component can be deform | transformed and embodied in the range which does not deviate from the summary in an implementation stage. Moreover, various inventions can be formed by appropriately combining a plurality of constituent elements disclosed in the above embodiments. For example, some components may be deleted from all the components shown in the embodiments.

１０、２０ＭＦＰ
３０情報処理装置
４０ファイルサーバ
１０１、２０１画像読込手段
１０２、２０２通信手段
１０３、２０３記憶手段
１０４、２０４配信制御手段
１０５、２０５配信処理手段
２０６書誌情報設定手段
３０１通信手段
３０２監視手段
３０３判定手段
３０４登録手段 10, 20 MFP
30 Information processing device 40 File server 101, 201 Image reading means 102, 202 Communication means 103, 203 Storage means 104, 204 Distribution control means 105, 205 Distribution processing means 206 Bibliographic information setting means 301 Communication means 302 Monitoring means 303 Determination means 304 Registration means

特開２００８−０９７５８６号公報JP 2008-097586 A 特開２００８−０５２７１０号公報JP 2008-052710 A

Claims

A document management system for managing document data distributed to a predetermined folder ,
Monitoring means for detecting that the new data is stored in the predetermined folder monitoring, the predetermined folder,
A determination unit that determines whether data distributed to the predetermined folder includes bibliographic information related to the document data when the monitoring unit detects that new data is stored ;
Wherein when it is determined not to include bibliographic information by determining means, with the bibliographic information on the document data in the predetermined folder is not stored, the predetermined document list the document data newly stored in the folder Execute the registration process to register with
If it is determined to include bibliographic information by said judgment means, after said bibliographic information about the document data in the predetermined folder detects whether stored, detects that the該書magazine information is stored, the predetermined Registration means for executing registration processing for registering document data and bibliographic information newly stored in the folder in the document list;
A document management system comprising:

The determination means includes
When said file indicating that it contains the bibliographic information is stored in the predetermined folder, the document management system of claim 1 wherein determining to include data distributed to the predetermined folder is the bibliographic information.

The determination means includes
2. The document management system according to claim 1, wherein when a subfolder having a specific identification name is created in the predetermined folder, it is determined that the data distributed to the predetermined folder includes the bibliographic information.

The determination means includes
If the archive file having a particular DN to the predetermined folder has been stored, the data to be delivered to the predetermined folder is determined to contain the bibliographic information,
The registration means includes
The document management system according to claim 1, wherein when the determination unit determines that bibliographic information is included , the registration process for expanding the archive file and registering document data and bibliographic information in the document list is executed .

A document management method in a document management system for managing document data distributed to a predetermined folder ,
Monitoring the predetermined folder, the monitoring step detects that the new data is stored in the predetermined folder,
A determination step of determining whether or not the data distributed to the predetermined folder includes bibliographic information related to the document data when it is detected that new data is stored by the monitoring step;
If it is determined not to include bibliographic information by the determination step, the document data newly stored in the document list to the predetermined folder in a state of bibliographic information on the document data in the predetermined folder is not stored Execute the registration process to register ,
If it is determined that the bibliographic information is included in the determination step, it is detected whether or not the bibliographic information related to the document data is stored in the predetermined folder, and after the bibliographic information is stored, the predetermined folder is detected. A registration step for performing registration processing for registering document data and bibliographic information newly stored in the folder in the document list;
A document management method.

A document management program in a document management system for managing document data distributed to a predetermined folder,
Monitoring the predetermined folder, the monitoring step detects that the new data is stored in the predetermined folder,
A determination step of determining whether or not the data distributed to the predetermined folder includes bibliographic information related to the document data when it is detected that new data is stored by the monitoring step;
If it is determined not to include bibliographic information by the determination step, the document data newly stored in the document list to the predetermined folder in a state of bibliographic information on the document data in the predetermined folder is not stored Execute the registration process to register ,
If it is determined that the bibliographic information is included in the determination step, it is detected whether or not the bibliographic information related to the document data is stored in the predetermined folder, and after the bibliographic information is stored, the predetermined folder is detected. A registration step for performing registration processing for registering document data and bibliographic information newly stored in the folder in the document list;
Document management program for causing computer to execute.

  An information processing apparatus for managing document data distributed to a predetermined folder,
  Monitoring means for monitoring the predetermined folder and detecting that new data is stored in the predetermined folder;
  A determination unit that determines whether data distributed to the predetermined folder includes bibliographic information related to the document data when the monitoring unit detects that new data is stored;
  When the determination unit determines that the bibliographic information is not included, the document data newly stored in the predetermined folder is stored in the document list in a state where the bibliographic information regarding the document data is not stored in the predetermined folder. Execute the registration process to register with
  When it is determined by the determination means that the document includes bibliographic information, the bibliographic information related to the document data is stored in the predetermined folder. After detecting that the bibliographic information is stored, the predetermined folder is detected. Registration means for executing registration processing for registering document data and bibliographic information newly stored in the folder in the document list;
  An information processing apparatus comprising:

A document management system for managing document data distributed to a predetermined storage area for recording data,
  Monitoring means for monitoring the predetermined storage area and detecting that new data is stored in the predetermined storage area;
  A determination unit that determines whether data distributed to the predetermined storage area includes bibliographic information related to the document data when it is detected by the monitoring unit that new data is stored;
  When the determination unit determines that the bibliographic information is not included, the document data newly stored in the predetermined storage area is stored in a state where the bibliographic information related to the document data is not stored in the predetermined storage area. Execute the registration process to register in the document list,
  When it is determined by the determining means that the document includes bibliographic information, the bibliographic information related to the document data is stored in the predetermined storage area, and after detecting that the bibliographic information is stored, Registration means for executing registration processing for registering document data and bibliographic information newly stored in a predetermined storage area in the document list;
  A document management system comprising:

  An information processing apparatus for managing document data distributed to a predetermined storage area for recording data,
  Monitoring means for monitoring the predetermined storage area and detecting that new data is stored in the predetermined storage area;
  A determination unit that determines whether data distributed to the predetermined storage area includes bibliographic information related to the document data when it is detected by the monitoring unit that new data is stored;
  When the determination unit determines that the bibliographic information is not included, the document data newly stored in the predetermined storage area is stored in a state where the bibliographic information related to the document data is not stored in the predetermined storage area. Execute the registration process to register in the document list,
  When it is determined by the determining means that the document includes bibliographic information, the bibliographic information related to the document data is stored in the predetermined storage area, and after detecting that the bibliographic information is stored, Registration means for executing registration processing for registering document data and bibliographic information newly stored in a predetermined storage area in the document list;
  An information processing apparatus comprising: