JP4853687B2 - Waste treatment system - Google Patents
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Description
本発明は、廃棄処理システムに関する。 The present invention relates to a disposal system.
一般に、企業のオフィスや市役所などの公共機関では、部外秘や社外秘などの機密文書を扱うことが多い。こうした機密文書の原本は、第三者への漏洩を防止するために、厳重な管理のもとで保管され、不要になった機密文書は、シュレッダーなどを用いて廃棄される。また、廃棄されるものは文書に限らず、最近ではＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−Ｒ、ＩＣカード等の記録媒体をシュレッダを用いて廃棄することが可能となっている。 In general, public institutions such as corporate offices and city halls often handle confidential documents such as confidential or private information. The original of such confidential documents is stored under strict management in order to prevent leakage to a third party, and confidential documents that are no longer needed are discarded using a shredder or the like. Moreover, what is discarded is not limited to documents, and recently, it has become possible to discard a recording medium such as a CD-R, a DVD-R, and an IC card using a shredder.
経理関係の機密文書（請求書、領収書、精算書等）には、当該機密文書を保管しておかなければならない期間が指定されるものが多い。このため、機密文書を細断によって廃棄する場合は、それに先立って、いま廃棄対象としている機密文書が本当に廃棄してよいものかどうかを担当者が原本台帳などで確認する必要がある。 Many accounting-related confidential documents (invoices, receipts, checkouts, etc.) specify a period during which the confidential documents must be kept. For this reason, when a confidential document is discarded by shredding, it is necessary for the person in charge to confirm whether or not the confidential document to be discarded can be actually discarded in advance in the original ledger or the like.
しかしながら、大量の機密文書を廃棄する場合は、各々の機密文書の保管期間を１つずつ確認して廃棄の作業を進めることが非常に面倒でかつ時間がかかるものとなる。また、人為的な確認ミスによって、保管期間が残っている機密文書を誤って廃棄してしまう恐れがある。 However, when discarding a large amount of confidential documents, it is very troublesome and time consuming to confirm the storage period of each confidential document one by one and proceed with the disposal operation. In addition, there is a risk that a confidential document having a storage period may be erroneously discarded due to a human error.
そこで、下記特許文献１では、利用者を認証してからシュレッダーの切断手段を稼動可能にするとともに、切断前する前の書類の記載内容をデジタル情報として記憶することにより、書類をシュレッダーで処理するものから確実に認証情報を取得することができる。かかる装置によれば、仮に保管期間が残っている機密文書を誤って廃棄してしまった場合でも、確実に機密文書の画像を電子データとして残し、また利用状況を把握することができるようになっている。 Therefore, in Patent Document 1 described below, after the user is authenticated, the cutting means of the shredder can be operated, and the contents of the document before cutting are stored as digital information, so that the document is processed by the shredder. Authentication information can be reliably acquired from things. According to such an apparatus, even if a confidential document having a storage period remaining is accidentally discarded, it is possible to reliably leave an image of the confidential document as electronic data and to grasp the usage status. ing.
また、下記特許文献２では、機密文書の廃棄処理に関して、文書廃棄箱によりユーザーＩＤが入力されることで、廃棄を行うユーザーを特定し、廃棄される用紙ＩＤ、ユーザーＩＤを出力文書管理サーバーに送信することが記載されている。そして、出力文書管理サーバーではユーザーＩＤ、文書ＩＤ、破棄する機密文書の用紙ＩＤとともに出力ログに登録することができるようになっている。
Further, in
しかしながら、上記特許文献１、上記特許文献２の何れにおいて、実際に廃棄を行った利用者を特定することは出来るが、廃棄を行うべきでない書類を他の人が間違って廃棄することまでを防止することはできない。企業等において、機密書類を保管するか、不要になったものを破棄するかの判断は困難であり、このような判断を一律に誰もが行えるようにすると、機密文書の誤廃棄を招くこととなる。そのため、利用者に基づく廃棄の制限を行うことにより、機密文書等の記録媒体の誤廃棄を防止することの実現が望まれている。
However, in either of Patent Document 1 and
本発明に係る廃棄処理システムは、記録媒体の廃棄を行う廃棄処理手段と、廃棄装置の認証情報を取得する認証情報取得手段と、前記記録媒体に付加されている特定情報を取得する特定情報取得手段と、前記特定情報取得手段によって取得された特定情報に対応付けられた情報である前記記録媒体の保管期間を示す情報と前記認証情報取得手段が取得した認証情報に対応付けられた利用者の条件とに基づいて前記廃棄処理手段による前記記録媒体の廃棄処理を禁止する又は廃棄処理を許可する廃棄処理制御手段とを備える。 A discard processing system according to the present invention includes a discard processing unit that discards a recording medium, an authentication information acquisition unit that acquires authentication information of the disposal device, and a specific information acquisition that acquires specific information added to the recording medium. Information indicating the storage period of the recording medium, which is information associated with the specific information acquired by the specific information acquisition means, and the user information associated with the authentication information acquired by the authentication information acquisition means And a discarding process control unit that prohibits the discarding process of the recording medium by the discarding process unit or permits the discarding process based on the conditions.
本発明の廃棄処理システムによれば、記録媒体の誤廃棄を防止することができる。 According to the disposal processing system of the present invention, it is possible to prevent erroneous disposal of the recording medium.
下、本発明の具体的な実施の形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。 Hereinafter, specific embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the drawings.
図１は本発明の実施形態に係る文書廃棄システムの構成を示す図である。図示した文書廃棄システムは、文書生成装置１と、文書管理装置２と、文書廃棄装置３とを用いて構成されている。文書生成装置１、文書管理装置２及び文書廃棄装置３は、それぞれ共通のネットワーク４に接続されている。
FIG. 1 is a diagram showing a configuration of a document disposal system according to an embodiment of the present invention. The illustrated document disposal system is configured using a document generation device 1, a
文書生成装置１は、文書ＩＤが付加された文書（紙文書）を生成するものである。文書管理装置２は、文書生成装置１によって生成された文書に関して種々の管理処理を行うものである。文書廃棄装置３は、文書生成装置１によって生成された文書や他の文書の廃棄処理を行うものである。ネットワーク４は、例えば、ＬＡＮ(Local Area Network)やＷＡＮ(Wide Area Network)を用いて構成されるものである。
The document generation device 1 generates a document (paper document) to which a document ID is added. The
図２は文書生成装置１の構成例を示すブロック図である。文書生成装置１は、例えばデジタル複写機やデジタル複合機（多機能型複写機）などを用いて構成されるものである。この文書生成装置１は、操作パネル５と、画像読取部６と、画像処理部７と、画像出力部８、文書生成制御部９と、ネットワークインタフェース１０とを用いて構成されている。
FIG. 2 is a block diagram illustrating a configuration example of the document generation apparatus 1. The document generation apparatus 1 is configured using, for example, a digital copying machine or a digital multifunction machine (multifunctional copying machine). The document generation apparatus 1 includes an operation panel 5, an image reading unit 6, an
操作パネル５は、文書生成装置１を使用するユーザーが各種の情報を入力したり、ユーザーに対して各種の情報を表示したりするためのユーザーインタフェースとなるものである。操作パネル５は、例えば、各種のボタン、スイッチ、キー等を有する入力部と、タッチパネル付きの液晶ディスプレイからなる表示部とによって構成されるものである。 The operation panel 5 serves as a user interface for a user using the document generation apparatus 1 to input various information and display various information to the user. The operation panel 5 includes, for example, an input unit having various buttons, switches, keys, and the like, and a display unit including a liquid crystal display with a touch panel.
画像読取部６は、読み取り対象となる原稿の画像を光学的に読み取るものである。この画像読取部６では、透明な原稿台（プラテンガラス）にセットされた原稿面に光を照射して、当該原稿面からの反射光をミラー、レンズ等の結像光学系を介して読み取りセンサ（ＣＣＤセンサ等）の受光面で結像させることにより、原稿画像に対応した画像データ（スキャンデータ）を生成するものである。その際、原稿面は、結像光学系の移動によって読み取り走査される。 The image reading unit 6 optically reads an image of a document to be read. The image reading unit 6 irradiates light on a document surface set on a transparent document table (platen glass), and reads reflected light from the document surface via an imaging optical system such as a mirror or a lens. Image data (scan data) corresponding to a document image is generated by forming an image on a light receiving surface of a CCD sensor or the like. At that time, the document surface is read and scanned by the movement of the imaging optical system.
画像処理部７は、画像読取部６で読み取られた原稿の画像データに所定の画像処理（例えば、色変換、色補正、階調補正、拡大縮小、画像回転、スクリーン生成などの処理）を施すものである。
The
画像出力部８は、画像読取部６で読み取られかつ画像処理部７で画像処理された画像データを用紙等の記録媒体に印刷出力するものである。この画像出力部８は、例えば、電子写真方式に基づいて画像データの印刷を行う。
The image output unit 8 prints out the image data read by the image reading unit 6 and image-processed by the
文書生成制御部９は、文書生成に係る種々の処理動作を制御するものである。この文書生成制御部９は、予め与えられた制御プログラムにしたがって、操作パネル５、画像読取部６、画像処理部７及び画像出力部８の各処理動作を制御する。
The document generation control unit 9 controls various processing operations related to document generation. The document generation control unit 9 controls each processing operation of the operation panel 5, the image reading unit 6, the
ネットワークインタフェース１０は、文書生成装置１がネットワーク４上で他の装置（文書管理装置２、文書廃棄装置３を含む）とデータの送受信を行うための通信インタフェースである。ネットワークインタフェース１０を用いたデータの送受信は、文書生成制御部９によって制御される。
The
図３は文書管理装置２の構成例を示すブロック図である。文書管理装置２は、例えばパーソナルコンピュータを用いて構成されるものである。この文書管理装置２は、ユーザーインタフェース部（ＵＩ部）１１と、バーコード解析部１２と、検索部１３と、データベース部１４と、文書管理制御部１５と、ネットワークインタフェース１６とを用いて構成されている。
FIG. 3 is a block diagram illustrating a configuration example of the
ユーザーインタフェース部１１は、文書管理装置２を使用するユーザーが各種の情報を入力したり、ユーザーに対して各種の情報を表示したりするためのユーザーインタフェースである。このユーザーインタフェース部１１は、例えば、キーボード、マウス等の入力デバイスと、液晶ディスプレイ等の表示デバイスによって構成されるものである。
The user interface unit 11 is a user interface for a user using the
バーコード解析部１２は、画像データ（スキャンデータ）に含まれるバーコードを解析してデコード処理するものである。バーコード解析部１２が解析するバーコードは、文書生成装置１でバーコード付きの文書の画像を読み取ったときに得られる画像データに含まれるバーコードである。このバーコードは、少なくとも文書ＩＤを含む情報となる。一般に、バーコードは、一次元方向にのみ情報をもつ一次元バーコードと、二次元方向に情報をもつ二次元バーコードに大別されるが、本発明を実施するにあたってはどちらも利用可能である。ただし、上述した文書ＩＤの他に、種々の情報やデータを１つのバーコードに収納したい場合は、より多くのデータ容量をもつ二次元バーコードを用いることが望ましい。本実施形態では、一例として、二次元バーコードの一種で、一般に普及しているＱＲコード（登録商標）を用いることとする。
The
検索部１３は、データベース部１４に蓄積されたデータの検索を行うものである。データベース部１４は、種々のデータを蓄積するものである。データベース部１４は、例えば、ハードディスク(Hard Disk Drive)等を用いて構成されるものである。
The
文書管理制御部１５は、文書管理に係る種々の処理動作を制御するものである。この文書文書廃棄装置３は、予め与えられた制御プログラムにしたがって、ユーザーインタフェース部１１、バーコード解析部１２、検索部１３及びデータベース部１４の各処理動作を制御する。
The document
ネットワークインタフェース１６は、文書管理装置２がネットワーク４上で他の装置（文書生成装置１、文書廃棄装置３を含む）とデータの送受信を行うための通信インタフェースである。ネットワークインタフェース１６を用いたデータの送受信は、文書管理制御部１５によって制御される。
The
図４は手差し送りタイプの文書廃棄装置３の機構例を示す概略図である。この文書廃棄装置３は、例えばシュレッダー装置を用いて構成されるもので、文書トレイ部１７と、インサートセンサ１８と、バーコードリーダーの読み取り光学系１９と、ストッパー２０と、フィードロール２１，２２と、パスセンサ２３と、シュレッダー部２４とを備えている。
FIG. 4 is a schematic view showing an example of the mechanism of the manual feed type document disposal apparatus 3. The document disposal apparatus 3 is configured using, for example, a shredder apparatus, and includes a
文書トレイ部１７は、廃棄の対象となる文書が載置される部分である。文書トレイ部１７は、ストッパー２０に向かって徐々に低位となるように、水平面に対して斜めに傾斜した状態で形成されている。文書トレイ部１７の奥側（低位側）は、上述したインサートセンサ１８や読み取り光学系１９、ストッパー２０、フィードロール２１とともに、図示しないカバー部材によって覆い隠されている。
The
インサートセンサ１８は、文書トレイ部１７の所定の読み取り位置まで文書が差し込まれたことを検知するものである。インサートセンサ１８は、例えば発光素子と受光素子を有する反射型の光学センサによって構成されるもので、当該インサートセンサ１８のセンシング位置に文書が存在するときにオン状態、存在しないときにオフ状態となるものである。
The
バーコードリーダーの読み取り光学系１９は、廃棄対象となる文書のバーコード記録部分に対して、図示しない光源から照射された光の反射光を、レンズ２５を介してエリアセンサ２６で受光することにより、バーコードの画像をエリアセンサ１６に取り込む構成となっている。バーコード記録部分とは、文書の面内で、文書ＩＤを情報の１つとして含むバーコードが記録される部分をいい、その位置（領域）は文書コーナー部分で寸法的に予め規定されている。
The reading
ストッパー２０は、例えば長尺状の板状構造をなすもので、インサートセンサ１８とフィードロール２１との間に設けられている。ストッパー２０は、フィードロール２１，２２によって形成される文書搬送路の入口部分で、当該文書搬送路を開閉するものである。ストッパー２０を閉じた状態では、文書トレイ部１７からフィードロール２１に至る文書の通路を遮断するように、ストッパー２０が通路上に突出した状態で配置される。したがって、文書トレイ部１７に載置した文書を奥側に差し込むようにすると、当該文書の先端がストッパー２０に突き当たる。これに対して、ストッパー２０を開いた状態では、文書トレイ部１７からフィードロール２１に至る文書の通路から退避するように、ストッパー２０が通路上から引っ込んだ状態で配置される。したがって、文書トレイ部１７に載置した文書を奥側に差し込むようにすると、当該文書の先端がフィードロール２１のニップ部分に突き当たる。
The
図５は文書トレイ部１７を上方から見た図である。文書トレイ部１７には、文書２７を手差しで差し込むときの差し込み方向（矢印方向）に対して、その両側に挿入ガイド２８，２９が設けられている。各々の挿入ガイド２８，２９は、文書の差し込み方向と平行なガイド面２８Ａ，２９Ａを有している。このうち、挿入ガイド２８は固定状態で設けられるものであるが、挿入ガイド２９は必要に応じて文書の幅方向（図５の上下方向）に移動可能に設けられるものである。廃棄の対象となる文書２７は、その先端側コーナー部分にバーコード記録部分３０を配置する向きで文書トレイ部１７を矢印方向に差し込まれる。このとき、差し込み方向と直交する方向で文書２７の位置を決めるために、文書２７の一方の側端を挿入ガイド２８のガイド面２８Ａに当接させて沿わせる。
FIG. 5 is a view of the
これにより、ユーザーの手差しによって文書２７の先端をストッパー２０に突き当てた状態では、バーコードリーダーによるコード読み取りエリアＥ内にバーコード記録部分３０が位置決め配置される。また、文書の差し込み方向において、インサートセンサ１８はストッパー２０の手前（直近）に配置されている。このため、ユーザーによって手差しされた文書２７の先端がストッパー２０に突き当たるときには、その直前でインサートセンサ１８がオフ状態からオン状態に切り替わる。このことから、インサートセンサ１８がオンするタイミングは、文書２７のバーコード記録部分３０がコード読み取りエリアＥ内に配置されるタイミングを示すものとなる。
Thus, in a state where the leading end of the
フィードロール２１は、ストッパー２０の開放によって差し込まれた文書をニップ（挟持）しつつ回転することにより、当該文書を文書搬送路に沿って搬送するものである。文書搬送路は、図示しない搬送案内部材（シュート等）を用いて形成されるものである。フィードロール２２は、フィードロール２１によって搬送された文書をニップしつつ回転することにより、当該文書を文書搬送路に沿ってシュレッダー部２４へと搬送するものである。
The
パスセンサ２３は、フィードロール２２からシュレッダー部２４に至る文書搬送路の途中（ほぼ中間点）で文書の通過を検知するものである。パスセンサ２３は、例えば発光素子と受光素子を有する反射型の光学センサによって構成されるもので、当該パスセンサ２３のセンシング位置に文書が存在するときにオン状態、存在しないときにオフ状態となるものである。したがって、パスセンサ２３のセンシング位置を文書の先端が通過すると、それと同時にパスセンサ２３がオフ状態からオン状態に切り替わり、その後、パスセンサ２３のセンシング位置を文書の後端が通過すると、それと同時にパスセンサ２３がオン状態からオフ状態に切り替わる。
The
シュレッダー部２４は、フィードロール２２によって送り込まれた文書を一方向（矢印方向）に引き込みながら細断（シュレッド）するものである。このシュレッダー部２４は、複数枚の文書（例えば、Ａ４サイズの普通紙で２０枚程度の束）を一括でシュレッド処理することが可能である。また、シュレッダー部２４は、ステープル針でステープル処理された文書であっても、そのままの状態（ステープル針を外さない状態）でシュレッド処理することが可能である。
The
文書廃棄装置３は、文書廃棄装置３を利用するユーザーを認証するためのＩＣカード・リーダー４２を備えている。ユーザーは、自分の認証情報を担持したＩＣカードを所有しており、ＩＣカード・リーダー４２にＩＣカードをかざすことにより個人認証が行なわれる。文書廃棄装置３の利用者を認証するための認証情報を取得する認証情報取得手段としては、ＩＣカードを用いたユーザー認証技術だけではなく、英数字・記号などから構成されるパスワード認証技術や、文書廃棄装置３もしくは文書廃棄装置３に接続されたＰＣに設けられたカメラ（ＣＣＤ）で構成される顔、虹彩認証技術でもよく、また、廃棄装置もしくは接続されたＰＣに設けられ指紋、静脈認証技術によるものでもよい。
The document disposal apparatus 3 includes an
図６は手差し送りタイプの文書廃棄装置３の構成例を示すブロック図である。文書廃棄装置３は、上述した各々の構成要素の他に、操作パネル３１と、バーコードリーダー３２と、ストッパー駆動部３３と、フィーダー駆動部３４と、シュレッダー駆動部３５と、文書廃棄制御部３６と、ネットワークインタフェース３７とを備えている。
FIG. 6 is a block diagram illustrating a configuration example of the manual feed type document discard apparatus 3. In addition to the above-described components, the document disposal apparatus 3 includes an
操作パネル３１は、文書廃棄装置３を使用するユーザーによって操作されるものである。操作パネル３１は、例えば、操作用のボタン（例えば、スタートボタン、ストップボタンなど）と、文書廃棄装置３の動作状態や操作用のガイダンス（案内メッセージ）を含む各種のメッセージを表示する表示パネルとを用いて構成されるものである。
The
バーコードリーダー３２は、文書に印刷によって付加されたバーコードを上記読み取り光学系１９を用いて光学的に読み取るとともに、その読み取り結果に基づいて、文書内のバーコードに収納されている元の情報（データ）を出力するものである。
The
ストッパー駆動部３３は、上述したストッパー２０を開閉（出没）動作させるものである。ストッパー駆動部３３は、例えば電磁プランジャを駆動源として構成することが可能である。
The
フィーダー駆動部３４は、上述したフィードロール２１，２２を回転動作させるものである。フィーダー駆動部３４は、例えばモータを駆動源として構成することが可能である。
The
シュレッダー駆動部３５は、上述したシュレッダー部２４を回転駆動するものである。シュレッダー駆動部３５は、例えばモータを駆動源として構成することが可能である。
The
文書廃棄処理制御部３６は、文書廃棄に係る種々の処理動作を制御するものである。この文書廃棄制御部３６は、予め与えられた制御プログラムにしたがって、バーコードリーダー３２、ストッパー駆動部３３、フィーダー駆動部３４及びシュレッダー駆動部３５の各処理動作を制御する。また、文書廃棄処理制御部３６には、上述したインサートセンサ１８とパスセンサ２３が電気的に接続されている。
The document discard
ネットワークインタフェース３７は、文書廃棄装置３がネットワーク４上で他の装置（文書生成装置１、文書管理装置２を含む）とデータの送受信を行うための通信インタフェースである。ネットワークインタフェース３７を用いたデータの送受信は、文書廃棄制御部３６によって制御される。
The
続いて、上記構成からなる文書管理システムを用いた文書管理の方法について説明する。まず、本発明で取り扱う文書は、１つずつ固有の文書ＩＤを割り当てて文書生成装置１により生成されるものである。文書ＩＤは、数字のみで構成してもよいし、数字やアルファベット、記号などを適宜組み合わせて構成してもよい。以降は、会計監査や税務調査などの証憑書類となる文書を取り扱う場合の具体的な管理方法について説明する。 Next, a document management method using the document management system configured as described above will be described. First, documents handled in the present invention are generated by the document generation apparatus 1 by assigning unique document IDs one by one. The document ID may be composed only of numbers, or may be configured by appropriately combining numbers, alphabets, symbols, and the like. In the following, we will explain specific management methods when dealing with documents that serve as vouchers for accounting audits and tax audits.
まず、文書の雛形となるバーコード付きの文書データ（電子データ）を文書生成装置１に入力し、その文書データを画像出力部８で用紙に印刷出力することにより、例えば図７（Ａ）に示すように支払申請書３８の台紙を作成する。文書データは、例えば、文書管理装置２で作成し、この文書管理装置２からネットワーク４を経由して文書生成装置１に入力してもよいし、別途、文書データ作成用のサーバー装置で作成し、このサーバー装置からネットワーク４を経由して文書生成装置１に入力してもよい。
First, document data (electronic data) with a barcode serving as a template of a document is input to the document generation apparatus 1, and the document data is printed out on a sheet by the image output unit 8, for example, as shown in FIG. As shown, a mount for the
こうして文書生成装置１で生成される支払申請書３８のコーナー部分には、当該支払申請書３８に割り当てられた文書ＩＤを情報の１つとして含むＱＲコード３９が印刷によって付加される。つまり、文書生成装置１で生成される支払申請書３８は、「文書ＩＤが付加された文書」に相当するものとなる。また、支払申請書３８の台紙には領収書を貼付するための領域４０が設けられている。このため、申請者は、図７（Ｂ）に示すように、支払申請書３８の台紙に領収書４１を貼り付けるとともに、必要に応じて加筆、押印（捺印）を行うことにより、支払申請書３８の原本を作成する。
In this way, a
こうして支払申請書３８を作成したら、この支払申請書３８を文書生成装置１の原稿台にセットして、支払申請書３８の画像を画像読取部６で読み取る。もしくは、生成情報を文書生成装置１から文書管理装置２にネットワーク４を介して送られ、データとして登録される。そうすると、画像読取部６で読み取られた支払申請書３８の画像データは、ネットワーク４を経由して文書管理装置２に送信される。また、読み取りを終えた支払申請書３８の原本は、ファイルなどに綴じて保管される。
When the
一方、文書生成装置１から支払申請書３８の画像データ（スキャンデータ）を受け取った文書管理装置２では、その画像データをデータベース部１４に蓄積するとともに、その画像データに含まれるＱＲコードの画像をバーコード解析部１２で解析することにより、当該支払申請書３８に割り当てられた文書ＩＤのデコード情報を取り出す。こうして取得した文書ＩＤは、文書管理制御部１５によって文書管理テーブルに登録される。文書管理テーブルは、データベース部１４内に作成されるものである。
On the other hand, in the
図８は文書管理テーブルの一例を示す図である。図示のように文書管理テーブルには、文書ＩＤと、文書生成日と、文書保管期間と、文書廃棄日が、互いに対応付けて登録されるようになっている。文書ＩＤは、バーコード解析部１２でＱＲコードをデコードして得られたものを登録してもよいし、上述したバーコード付きの文書データを文書管理装置２又は他のサーバー装置で作成するときに、文書管理装置２自身が文書に割り当てたものや、他のサーバー装置が文書に割り当てたものを登録してもよい。文書生成日は、文書が生成された日にちを示すものである。本形態例では、文書生成装置１が支払申請書３８等の文書から読み取った画像データを、文書管理装置２宛に送信した日を文書生成日として登録するものとする。
FIG. 8 shows an example of a document management table. As shown in the figure, in the document management table, a document ID, a document generation date, a document storage period, and a document discard date are registered in association with each other. The document ID may be registered by decoding the QR code by the
文書保管期間は、文書の保管期間を日にちで示すものである。文書管理テーブルに文書ＩＤが登録された文書は、文書保管期間が過ぎるまで保管しておく必要がある。ただし、文書保管期間が「指定なし」で登録されている場合は、いつでも廃棄可能な扱いとなり、文書保管期間が「永久」で登録されている場合は、常に廃棄不可の扱いとなる。 The document storage period indicates the document storage period in dates. The document whose document ID is registered in the document management table needs to be stored until the document storage period expires. However, when the document storage period is registered with “not specified”, it can be discarded at any time, and when the document storage period is registered with “permanent”, it is always treated as non-discardable.
また一般に、領収書に関しては、その領収金額によって保管期間が決められている。このため、例えば、支払申請書３８に印刷したＱＲコードの中に、文書ＩＤの情報に加えて、文書保管期間を設定するための情報を収納しておけば、バーコード解析部１２のデコード情報から文書保管期間を自動的に設定することが可能である。具体的には、支払申請書３８の文書保管期間を６年間で指定する情報をＱＲコードに収納することにより、支払申請書３８の生成日から起算して６年目の日にちを文書保管期間に設定することが可能である。また、これ以外にも、支払申請書３８に貼付する領収書の領収金額を示す情報をＱＲコードに収納することにより、その情報から領収書の保管期間を自動的に割り出して文書管理テーブルの文書保管期間に設定することが可能である。さらに、文書管理装置２が備えるユーザーインタフェース部１１を用いて、ユーザーの手入力（マニュアル操作）で文書管理テーブルの文書保管期間を設定又は変更することも可能である。
In general, the receipt period is determined by the amount of receipt. Therefore, for example, if information for setting the document storage period is stored in the QR code printed on the
文書廃棄日は、文書が廃棄された日にちを示すものである。文書の廃棄は、文書廃棄装置３によって行われる。このため、文書管理テーブルの文書廃棄日は、文書廃棄装置３から文書管理装置２に対して、文書の廃棄を行った文書の文書ＩＤを指定して、当該文書の廃棄を完了した旨の通知（以下、「廃棄完了通知」とも記す）があった日にちで登録される。
The document discard date indicates the date when the document was discarded. The document is discarded by the document discard device 3. For this reason, the document disposal date in the document management table is notified from the document disposal apparatus 3 to the
なお、文書管理テーブルの登録項目に含まれる文書生成日、文書保管期間及び文書廃棄日については、それぞれ日時で登録することも可能である。また、より好ましくは、文書生成装置１で文書の生成を行ったユーザーのユーザーＩＤを文書生成者として文書管理テーブルに登録したり、文書廃棄装置３で文書の廃棄を行ったユーザーのユーザーＩＤを文書廃棄者として文書管理テーブルに登録したりすることも可能である。その場合、文書の生成や廃棄を行ったユーザーのＩＤ情報は、既存のユーザー認証技術（例えば、ＩＣカードを用いたユーザ認証技術）を利用して取得することが可能である。 Note that the document generation date, document storage period, and document discard date included in the registration items of the document management table can be registered by date and time. More preferably, the user ID of the user who generated the document in the document generation apparatus 1 is registered in the document management table as a document generator, or the user ID of the user who has discarded the document in the document discard apparatus 3 is registered. It is also possible to register in the document management table as a document discarder. In this case, the ID information of the user who generated or discarded the document can be acquired using an existing user authentication technology (for example, a user authentication technology using an IC card).
図９は手差し送りタイプの文書廃棄装置３で文書を廃棄する際の処理手順を示すフローチャートである。この文書廃棄装置３は、コード情報（文書ＩＤ）の読み取りを行わない通常廃棄モードと、コード情報の読み取りを行うスキャン廃棄モードを有している。そして、図９のフローチャートは、文書廃棄装置の電源オン後における初期状態においてスキャン廃棄モードに設定されている場合のスキャン廃棄モードでの処理手順を示している。しかし、文書廃棄装置の電源オン後における初期状態を通常廃棄モードに設定することも可能である。 FIG. 9 is a flowchart showing a processing procedure when a document is discarded by the manual feed type document discard apparatus 3. The document discard apparatus 3 has a normal discard mode in which code information (document ID) is not read and a scan discard mode in which code information is read. The flowchart of FIG. 9 shows the processing procedure in the scan discard mode when the scan discard mode is set in the initial state after the document discard apparatus is powered on. However, it is also possible to set the initial state after power-on of the document disposal apparatus to the normal disposal mode.
通常廃棄モードは、図示しない廃棄モード切り換え手段により通常廃棄モードに切り換え可能である。そして、通常廃棄モードでは、文書廃棄装置３が待機状態のもので、操作パネル３１に設けられたスタートボタンがユーザーに押されたときに、文書廃棄処理制御部３６が、ストッパー駆動部３３、フィーダー駆動部３４及びシュレッダー駆動部３５にそれぞれ駆動開始を指示することで、ストッパー２０を開放するとともに、フィードロール２１，２２とシュレッダー部２４の駆動を開始する。これにより、文書廃棄装置３を使用するユーザーが、廃棄対象となる文書を文書トレイ部１７に載せて奥側に差し込むと、当該文書の先端がフィードロール２１にニップされて装置内部に引き込まれ、そのままフィードロール２１，２２で搬送されてシュレッダー部２４で細断される。
The normal discard mode can be switched to the normal discard mode by a discard mode switching unit (not shown). In the normal discard mode, when the document discard apparatus 3 is in a standby state and the start button provided on the
また、上述のように操作パネル３１のスタートボタンが押された後、操作パネル３１のストップボタンがユーザーによって押されるか、スタートボタンが押されてから所定の時間が経過すると、文書廃棄処理制御部３６は、ストッパー駆動部３３、フィーダー駆動部３４及びシュレッダー駆動部３５にそれぞれ駆動停止を指示することで、ストッパー２０を元の突出状態に戻すとともに、フィードロール２１，２２とシュレッダー部２４の駆動を停止する。これにより、文書廃棄装置３は再び待機状態に戻る。
Further, after the start button of the
これに対して、スキャン廃棄モードでは、文書廃棄装置３を使用するユーザーが、廃棄対象となる文書を文書トレイ部１７に載せて奥側に差し込むと、当該文書の先端がストッパー２０に突き当たる直前にインサートセンサ１８がオン状態になる。このとき、廃棄対象となる文書にＱＲコードが印刷されている場合は、ＱＲコードの印刷面が最上面となるように文書を差し込む。
In contrast, in the scan discard mode, when a user using the document discard apparatus 3 places a document to be discarded on the
図９の概略動作を説明する。まず、文書廃棄装置３の電源をオンすると（ステップＳ１）、初期状態においてスキャン廃棄モードに設定されているため、廃棄される記録媒体である文書を廃棄装置3の媒体搬送路である文書トレイ17に積載しても、積載された文書は記録媒体規制手段であるストッパー２０が突出状態になることにより廃棄処理部であるシュレッダー部24への搬送が一時的にできない状態となっている（ステップＳ２）。
The general operation of FIG. 9 will be described. First, when the power of the document disposal apparatus 3 is turned on (step S1), since the scan discard mode is set in the initial state, a document that is a recording medium to be discarded is a
次に、ユーザーは自分の認証情報を担持したＩＣカードを文書廃棄装置３のＩＣカード・リーダー４２にかざすことにより個人認証が行なわれる（ステップＳ３）。そして、個人認証が確認できたかどうかを判断し（ステップ４）、個人認証が成功した場合に（ステップ4でＯＫの場合）はその認証情報を保持し（ステップ5）、個人認証ができない場合（ステップ4でＮＧの場合）は、操作パネル３１上へ認証が不可である旨の「認証不可ガイダンス」を表示する（ステップ6）。
Next, the user performs personal authentication by holding the IC card carrying his / her authentication information over the
文書廃棄処理制御部３６は、ステップ４で認証が成功した場合には、この状態にて文書の差し込みによるインサートセンサ１８の信号（オンオフ状態）を継続的に監視し（ステップ７）、インサートセンサ１８がオン状態になると、バーコードリーダー３２に対してバーコードの読み取り指示を与える。そして、この読み取り指示にしたがってバーコードリーダー３２が、文書に印刷されている文書特定情報としてＱＲコードの読み取りを行う（ステップＳ８）。
If the authentication is successful in
次いで、文書廃棄処理制御部３６は、文書特定情報が記載されているＱＲコードの読み取りに成功したかどうかを判断する（ステップＳ９）。ＱＲコードの読み取りに成功したかどうかは、文書に印刷されたＱＲコードをバーコードリーダー３２で正常にデコード処理できたかどうかにより判断する。バーコードリーダー３２がＱＲコードの読み取りに失敗するケースとしては、文書に印刷されたＱＲコードに著しい汚れや破損が生じていた場合や、文書にもともとＱＲコードが印刷されていなかった場合、あるいは文書の差し込みが不適切に行われたために文書のＱＲコードがコード読み取りエリアＥ（図５参照）から外れていた場合などが考えられる。そして、ステップＳ９において、ＱＲコードの読み取りに失敗した場合は、予め用意された読取不可ガイダンスを操作パネル３１に表示する（ステップＳ１0）。読取不可ガイダンスの一例としては、「コード読み取りエラーが発生しました。文書を引き抜いてください。」などが考えられる。
Next, the document discarding
ＱＲコードの読み取りに成功した場合（ステップＳ9でＹｅｓの場合）は、このＱＲコードに含まれる文書ＩＤで特定される文書に関して、当該文書の廃棄が許可されているかどうかの問い合わせを文書管理装置２に対して行う。文書廃棄許可の問い合わせは、バーコードリーダー３２で読み取ったＱＲコードに含まれる文書ＩＤとステップ５で保持された認証情報とが指定されている廃棄許可の問い合わせメッセージを作成し、この問い合わせメッセージを通信手段であるネットワークインタフェース１６からネットワーク４を経由で文書管理装置２宛に送信することにより行う（ステップＳ11）。つまり、文書廃棄許可の問い合わせは、この問い合わせで指定した文書ＩＤで特定される文書をＩＣカード・リーダー４２で認証されたユーザーにより廃棄してもよいかどうかの問い合わせである。記録媒体管理装置である文書管理装置２は送信されたＱＲコードと認証情報をデータベースの内容と照合し、廃棄可否の情報を文書廃棄装置3に送信する。
If the QR code has been successfully read (Yes in step S9), the
問い合わせメッセージを受けた文書管理装置２では、当該問い合わせメッセージで指定された文書ＩＤと認証情報に基づき文書廃棄装置３に対して廃棄の許可または防止を行うかどうかを判断する。まず、文書管理装置２では認証情報として送信されたＩＣカードの識別番号に対応付けられたユーザーが登録されているかをデータベースに格納されている図1０に示すユーザー情報テーブルで検索し、該当する識別情報が登録されていれば、ユーザーが登録されていると判断する。そして、個人認証手段として例えばＩＣカードの識別情報に対応付けられたユーザーが登録されていた場合、さらにそのユーザーに対して、指定されたＱＲコードに対応する文書ＩＤが文書管理テーブルに登録されているかどうかを検索部１３で検索し、該当する文書ＩＤが存在する場合は、当該文書ＩＤに対応付けて登録されている文書保管期間を確認する。そして、文書廃棄装置３から文書廃棄許可の問い合わせを受けた日にちが文書保管期間を過ぎている場合は、文書廃棄装置３に対して文書廃棄許可を与える旨の回答メッセージを返信する。また、文書廃棄装置３から文書廃棄許可の問い合わせを受けた日にちが文書保管期間を過ぎていない場合は、文書廃棄装置３に対して文書廃棄許可を与えない旨（文書の廃棄を禁止する旨）の回答メッセージを返信する。
In response to the inquiry message, the
上記の実施形態においては、ユーザー情報テーブルと文書管理テーブルとは対応付けられてなく、それぞれ独立している場合で説明したが、ユーザー情報テーブルと文書管理テーブルとは対応付けられて、それに基づいて廃棄許可を判断してもよい。すなわち、ユーザー情報テーブルにＡさん、Ｂさんが登録されていて、文書管理テーブルには、文書Ｘの廃棄許可者条件としてＡさんのみが登録されている場合は、ＩＣカードによりＢさんが認証されたとしても、Ｂさんによる廃棄許可を与えないこととする。 In the above-described embodiment, the user information table and the document management table are not associated with each other and are described as independent. However, the user information table and the document management table are associated with each other based on them. Disposal permission may be determined. That is, if Mr. A and Mr. B are registered in the user information table, and only Mr. A is registered as the condition for permitting the disposal of document X in the document management table, Mr. B is authenticated by the IC card. Even so, Mr. B will not give the disposal permission.
このように文書ＩＤと廃棄許可者とを対応付けて廃棄許可条件とする場合に、文書生成装置1で文書が作成時に、その作成者を廃棄許可者として文書ＩＤと対応付けて文書管理装置に登録してもよい。 In this way, when the document ID and the disposal permitter are associated with each other and set as the disposal permission condition, when the document is created by the document generation apparatus 1, the creator is associated with the document ID as the disposal permitter and is stored in the document management apparatus. You may register.
また、上記の実施形態においては、認証情報に対応するユーザーが登録されているかどうかを判断したが、廃棄を判断する認証情報の条件として人物・組織・部門・グループなどの設定でもよい。例えば、部門長と担当者で廃棄文書フィルタを持って廃棄する文書の種類を異ならせるように設定してもよい。具体的には、文書Ｙの作成者がＣ役員である場合に、その文書Ｙに関する廃棄可能な人物としてＣ役員とその秘書であるＤさんをグループＦとして廃棄可能なグループとして登録してもよい。また、ユーザー毎に廃棄可能な文書に対する廃棄の可否を判断する期限と金額に関する条件を変えてもよい。 In the above embodiment, it is determined whether or not a user corresponding to the authentication information is registered. However, a person, organization, department, group, or the like may be set as a condition of the authentication information for determining discard. For example, the department manager and the person in charge may have a discard document filter to set different types of documents to be discarded. Specifically, when the creator of the document Y is an officer C, the officer C and the secretary D may be registered as a group F as a group that can be discarded. . Further, the conditions regarding the time limit and the amount of money for determining whether or not a document that can be discarded can be discarded may be changed for each user.
また、上記の実施形態においては、文書廃棄装置３は特定情報と認証情報とをまとめて送信しているが、文書廃棄装置３は認証情報を取得した時点で先に認証情報を文書管理装置２に送信してもよい。そして、文書管理装置２はその認証情報がデータベース部１４に登録されているかを判断する。認証情報がデータベース部１４に登録されていない場合は、登録されていない旨または廃棄が不許可である旨の回答を行う。文書廃棄装置３は、この回答に基づいて廃棄処理の防止をするとともに廃棄処理が行えない旨の表示を操作パネル３１にて行えばよい。これにより、文書廃棄装置３を利用するユーザーは文書を挿入するまでもなく、すぐに廃棄処理ができないことを知ることができる。認証情報がデータベース部１４に登録されている場合は、文書管理装置２は、その認証情報に関して文書ＩＤ等の特定情報を含む廃棄条件データを文書廃棄装置３を送信すればよい。具体的な例として、文書廃棄装置３から文書管理装置２に対して、Ａさんに関する認証情報が送信され、文書管理装置２でＡさんに関する情報が登録されていた場合には、文書管理装置２はＡさんが廃棄可能な文書ＩＤと、その文書に関する廃棄可能期間などの廃棄条件を文書廃棄装置３に送信する。その廃棄条件を受信した文書廃棄装置３は、その廃棄条件を保持しておけば、文書が挿入されて特定情報を取得した時点で、その保持した廃棄条件と特定情報とを比較することにより、特定情報を文書管理装置２に送信するまでもなく、文書廃棄装置３で廃棄可能かどうかをすぐに判断することができる。このようにすれば、文書廃棄装置３を利用するユーザーが複数枚の文書を廃棄しようとする際に、１枚目の文書を破棄し終わっても廃棄条件を保持する構成にしておけば、２枚目以降の文書についても文書管理装置へ廃棄条件を都度に問い合わせることなく、保持した条件によりすぐに廃棄を行うことができ特に有効である。保持した廃棄条件は、先の文書が廃棄されてから所定時間、次の文書が差し込まれないときに自動的に解除してもよい。
In the above embodiment, the document discarding device 3 transmits the specific information and the authentication information together. However, the document discarding device 3 first sends the authentication information to the
こうして文書管理装置２から回答メッセージが返信されると、文書廃棄処理制御部３６は、その回答メッセージをネットワークインタフェース３７で受信し、その回答メッセージの内容が、自装置（文書廃棄装置３）からの問い合わせに対して文書の廃棄許可を与えるものであるかどうかを確認する（ステップＳ１２）。廃棄可能な場合、文書廃棄処理制御部３６は、特定情報とユーザー認証情報の関連付けを指示し、関連付けた情報は他の情報とともに履歴を保管する。この特定情報とユーザー認証情報とが関連付けられた情報は、ネットワークインタフェース３７を介してネットワーク上の他の装置（文書管理装置２など）で履歴が保管される（ステップＳ１３）。履歴を保管するのは着脱可能な装置（例えばＵＳＢメモリーなど）としてもよい。そして、このように回答メッセージが文書の廃棄許可を与えるものであった場合は、予め用意された廃棄許可のガイダンス（案内メッセージ）を操作パネル３１に表示した後、ストッパー駆動部３３にストッパー開放を指示してストッパー２０を開放させる（ステップＳ１４）。また、この時点で文書廃棄処理制御部３６は、フィーダー駆動部３４にフィードロール２１，２２の回転開始を指示し、この指示にしたがってフィーダー駆動部３４がフィードロール２１，２２の回転駆動を開始する（ステップＳ１５）。廃棄許可ガイダンスの一例としては、「この文書を廃棄するためにストッパーを開放します。文書をさらに奥側まで差し込んでください。」などが考えられる。
When the reply message is returned from the
その後、操作パネル３１に表示されたガイダンスにしたがってユーザーが文書を差し込むと、文書の先端がフィードロール２１のニップ部に突き当てられるとともに、このフィードロール２１の回転にしたがって文書が文書搬送路の下流側へと送り込まれる。こうしてフィードロール２１によって送り込まれた文書は、それよりも搬送方向下流側のフィードロール２２に受け渡され、このフィードロール２２の回転にしたがってシュレッダー部２４まで搬送される。このとき、文書の後端がインサートセンサ１８のセンシング位置を通過し、これによってインサートセンサ１８がオン状態からオフ状態に切り替わると、文書廃棄処理制御部３６は、予め設定された所定のタイミング（例えば、文書の後端がフィードロール２１を抜けるタイミング）でストッパー駆動部３３にストッパー復帰を指示してストッパー２０を元の状態（突出した状態）に戻しておく。
Thereafter, when the user inserts the document according to the guidance displayed on the
また、フィードロール２２による搬送中に文書の先端がパスセンサ２３のセンシング位置を通過し、これによってパスセンサ２３がオフ状態からオン状態に切り替わると、文書廃棄制御部３６は、シュレッダー駆動部３５に駆動開始を指示し、この指示を受けてシュレッダー駆動部３５がシュレッダー部２４の駆動を開始する。したがって、フィードロール２２によって送り込まれた文書は、そのままシュレッダー部２４に取り込まれ、そこでシュレッド処理（廃棄処理）されて細断される。
When the leading edge of the document passes through the sensing position of the
その後、文書の後端がパスセンサ２３のセンシング位置を通過し、これによってパスセンサ２３がオン状態からオフ状態に切り替わると、文書廃棄処理制御部３６は、パスセンサ２３がオフ状態になった時点から所定時間後（具体的には文書の後端がシュレッダー部２４に取り込まれて文書全体が細断されるまでに要する時間後）に、先ほど文書廃棄許可を受けた文書の文書ＩＤと「破棄済フラグ」「破棄日時」「破棄実施者」等の廃棄履歴情報を作成する。この際、「破棄実施者」の情報は、起動時に認証手段による識別情報を元に検索したユーザー情報でもよい。当該文書の廃棄を完了した旨の廃棄完了通知および作成した廃棄履歴情報をメッセージとして文書管理装置２に送信する（ステップＳ１６）。廃棄完了通知メッセージは、ネットワークインタフェース３７からネットワーク４を経由して文書管理装置２宛に送信される。これに対して、文書廃棄装置３から廃棄完了通知メッセージを受け取った文書管理装置２では、当該メッセージで指定された文書ＩＤに対応する廃棄履歴情報に、文書廃棄日の欄として、当該メッセージを受信した日にちを付加して登録する。すなわち、記録媒体に付されている特定情報と廃棄作業を行うユーザーの認証情報を関連付けることにより、誰がどの文書を廃棄したかが明確になり、履歴に残すことにより廃棄作業が正しく行われたことを検証することができる。その後、記録媒体規制手段であるストッパー２０が突出状態になることにより廃棄処理部であるシュレッダー部24への搬送が一時的にできない状態となり（ステップＳ１７）、そしてフィーダー駆動部３４はフィードロール２１，２２の回転駆動を停止する（ステップＳ１８）。
Thereafter, when the trailing edge of the document passes the sensing position of the
また、上記ステップＳ１２において、文書管理装置２から文書の廃棄許可が与えられなかった場合は、予め用意された廃棄不許可のガイダンスを操作パネル３１に表示する（ステップＳ１９）。廃棄不許可ガイダンスの一例としては、「この文書の廃棄は禁止されています。文書を引き抜いてください。」などが考えられる。また、上記廃棄完了通知を送信した後は、文書廃棄装置３が直ちに待機状態に戻るが、ステップＳ１０で読取不可ガイダンスを表示した後や、ステップＳ１９で廃棄不許可ガイダンスを表示し、インサートセンサ１８がオン状態からオフ状態に切り替わった（ユーザーが文書トレイ部１７から文書を取り出取り出して媒体除去が確認された）（ステップＳ２０）後に、文書廃棄装置は廃棄処理が停止した待機状態に戻る。
If the
なお、本形態例では、ＱＲコードの読み取りに失敗した文書と、文書管理装置２から文書廃棄許可が得られたかった文書を、共通（同一）の排出トレイ部４７に排出する構成となっているが、これ以外にも、ゲート部材４５による文書搬送路（搬送方向）の切り替え動作を利用することにより、ＱＲコードの読み取りに失敗した文書と、文書管理装置２から文書廃棄許可が得られたかった文書を、それぞれ別々の排出トレイ部に排出する構成を採用することも可能である。
In the present embodiment, the document that has failed to read the QR code and the document for which the document disposal permission has not been obtained from the
以上のような文書管理システムにおいては、文書に付加された文書ＩＤを文書保管期間と対応付けて文書管理装置２で管理しておき、文書廃棄装置３を用いて文書を廃棄する際に、廃棄対象となる文書に印刷されたＱＲコードをバーコードリーダー３２で読み取って、そのＱＲコードに含まれる文書ＩＤを取得するとともに、この文書ＩＤで特定される文書の廃棄が許可されているかどうかを文書管理装置２に問い合わせ、この問い合わせに対する回答内容が廃棄許可を与えるものである場合に、文書廃棄装置３で文書の廃棄処理を行う構成となっているため、従来のように担当者がいちいち文書の廃棄可否を確認しなくても、保管期間が過ぎた文書だけを確実に廃棄することができる。また、人為的な確認ミスによる文書の誤廃棄を回避することができる。
In the document management system as described above, the document ID added to the document is managed by the
また、文書生成装置１を用いて生成された文書に関して、当該文書に付加された文書ＩＤを文書保管期間と対応付けて文書管理装置２で管理するため、文書の生成から廃棄までを一貫して管理することができる。
Since the
また、文書廃棄装置３で文書の廃棄処理（シュレッド処理）を行ったときに、その文書の文書ＩＤを指定した廃棄完了通知のメッセージを文書管理装置２に送信し、その通知メッセージを受けた文書管理装置２で該当の文書ＩＤに対応する廃棄履歴情報として文書廃棄日を文書管理テーブルに登録する構成としたので、その文書を廃棄した事実と合わせて、実際にその文書を廃棄した日にち（より好ましくは日時）を履歴として残すことができる。さらに、文書の廃棄を担当した文書廃棄者のユーザーＩＤなどを廃棄履歴情報の１つとして残すこともできる。その結果、ある文書ＩＤで特定される文書を、いつ、誰が廃棄したのかを、後で確認することができる。
When the document discarding apparatus 3 performs document discarding processing (shred processing), a discard completion notification message specifying the document ID of the document is transmitted to the
また、文書生成装置１で文書の生成処理（印刷処理）を行ったときに、その文書の文書ＩＤと合わせて、当該文書の生成を行った日にち（より好ましくは日時）や文書生成を担当した文書生成者のユーザーＩＤなどを文書管理装置２の文書管理テーブルに登録する構成を採用することにより、ある文書ＩＤで特定される文書を、いつ、誰が生成したのかを、後で確認することができる。
In addition, when the document generation process (printing process) is performed by the document generation apparatus 1, the date of generation of the document (more preferably, the date and time) and the document generation are in charge of the document ID of the document. By adopting a configuration in which the user ID of the document creator is registered in the document management table of the
また、手差し送りタイプの文書廃棄装置３では、複数枚の文書（束）を、ステープル針が付いたままの状態でも、一度にまとめて廃棄処理することができる。一方、自動送りタイプの文書廃棄装置３では、文書トレイ部１７に文書をセットしてスターボタンを押すだけで、ユーザーの介入操作なしに、文書の廃棄可否を１枚単位で確認して廃棄処理することができる。
In addition, the manual feed type document discard apparatus 3 can discard a plurality of documents (bundles) all at once even when the staples are still attached. On the other hand, in the automatic document feed type document discarding device 3, by simply setting a document in the
また、上記実施形態においては、文書ＩＤを含むＱＲコードを文書に印刷するものとしたが、本発明はこれに限らず、文書ＩＤを表す数字や記号などを文書に印刷してもよい。また、文書に対する文書ＩＤの付加は印刷だけに限らず、例えば、ラベルの貼り付けなどによって文書ＩＤを文書に付加するものとしてもよい。 In the above embodiment, the QR code including the document ID is printed on the document. However, the present invention is not limited to this, and numbers and symbols representing the document ID may be printed on the document. Further, the addition of the document ID to the document is not limited to printing, and for example, the document ID may be added to the document by attaching a label.
なお、上記実施形態では、図１の文書管理装置２が文書廃棄装置3から受信した記録媒体の特定情報と認証情報を文書管理装置のデータベース部１４で検索して廃棄の許可または不許可を判断していたが、別の実施形態として、図１１に示すように認証情報に関するデータベースについては別の認証情報管理装置50に記憶しておいてもよい。すなわち、この場合には、文書廃棄装置３にて取得した認証情報を文書管理装置２に送信し、認証情報を取得した文書廃棄装置３は認証情報管理装置５０を検索し、該認証情報に関連する個人情報（例えば、役職、所属、業務内容）を入手する。そして、その後、文書廃棄装置３に廃棄する文書が挿入されて文書に関する特定情報が読み取られると、文書廃棄装置３はその特定情報を文書管理装置２に送信する。特定情報を受信した文書管理装置２では、先に入手した認証情報に関する個人情報と、特定情報（例えば文書ＩＤ）をもとに、文書の廃棄を判断する。
In the above embodiment, the
具体的には、認証したＩＣカードの識別情報に対応する認証情報に基づいて検索した個人情報が（氏名：Ａさん、役職：部長、所属：経理、業務内容：給与管理）であり、予め文書管理装置のデータベースに設定されていたデータベースに文書Ａに関する廃棄可能な条件として、「役職は部長以上または所属が経理であること」と設定されているとすると、特定情報である文書ＩＤが文書Ａに関するものであるときには廃棄可能と判断される。このように、認証情報に関する情報（例えば社員データベース）を別とすることにより、全体のデータベースを再構築することなく管理が容易になる。また、文書管理装置２が認証情報に関する判断を先に行い、その結果に基づく廃棄条件を保持しておくことにより、文書廃棄装置３で特定情報を取得したときに、その廃棄条件に基づいて廃棄の可否判断をすぐに行うことができる。これは、文書廃棄装置３を利用するユーザーが複数枚の文書を廃棄しようとする際に、１枚目の文書を破棄し終わっても文書管理装置が廃棄条件を保持する構成にしておけば、２枚目以降の文書についても文書廃棄装置３が認証情報管理装置50へ都度、問い合わせることなく、すぐに廃棄を行うことができ特に有効である。
Specifically, the personal information searched based on the authentication information corresponding to the identification information of the authenticated IC card is (name: Mr. A, job title: general manager, affiliation: accounting, business content: salary management), Assuming that the database that has been set in the database of the management apparatus is set to “dispose of the post as a general manager or belonging to accounting” as the discardable condition regarding the document A, the document ID as the specific information is the document A. It is judged that it can be discarded. In this way, by separating information related to authentication information (for example, an employee database), management is facilitated without rebuilding the entire database. In addition, the
また、上記実施形態においては、廃棄装置をシュレッダーとして説明したが、本発明はこれに限らず、廃棄装置としては文書を焼却・溶融などさせるものでもよく、また廃棄ボックスに搬送する処理するものとしてもよい。 In the above embodiment, the discarding device is described as a shredder. However, the present invention is not limited to this, and the discarding device may incinerate / melt a document, or may be processed to be transported to a discarding box. Also good.
また、上記実施形態においては、廃棄処理を行う記録媒体を文書として説明したが、本発明はこれに限らず、機密情報が記録されたＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−Ｒ、ＩＣカード等の記録媒体を廃棄処理を行うものとしてもよい。 In the above-described embodiment, the recording medium for discarding processing has been described as a document. However, the present invention is not limited to this, and a recording medium such as a CD-R, DVD-R, or IC card in which confidential information is recorded is used. It is good also as what performs a disposal process.
また、上記実施形態においては、特定情報をＱＲコードの識別結果としての文書ＩＤで説明したが、これに限らず、文書の属性（例えば、文書の機密重要度、文書の種類、作成日時など）でもよい。また、特定情報はＱＲコードのように廃棄される文書に直接に記録されている場合で説明をしたが、廃棄する文書とは別の文書・ＩＣカードなどにその特定情報を記録しておき、これを読み取ったり、この情報を直接に廃棄装置に入力したりしてもよい。 In the above embodiment, the specific information is described using the document ID as the QR code identification result. However, the present invention is not limited to this, and the attributes of the document (for example, document confidentiality, document type, creation date and time) But you can. In addition, the specific information is described in the case where it is directly recorded in a document to be discarded like a QR code, but the specific information is recorded in a document / IC card etc. different from the document to be discarded, This may be read, or this information may be directly input to the disposal device.
また、上記実施形態においては、文書廃棄装置3と文書管理装置２を別の装置として説明したが、必要に応じて一体的に構成してもよい。
In the above embodiment, the document disposal apparatus 3 and the
１…文書生成装置、２…文書管理装置、３…文書廃棄装置、４…ネットワーク DESCRIPTION OF SYMBOLS 1 ... Document generation apparatus, 2 ... Document management apparatus, 3 ... Document disposal apparatus, 4 ... Network
Claims (7)
廃棄装置の認証情報を取得する認証情報取得手段と、
前記認証情報取得手段によって認証情報を取得したときに、当該認証情報に対応付けられた利用者が廃棄可能な前記記録媒体を特定する特定情報と、当該記録媒体に関する廃棄可能期間とが対応付けられた廃棄条件データを取得する廃棄条件取得手段と、
前記認証情報取得手段によって認証情報が取得された後に、前記記録媒体に付加されている特定情報を当該記録媒体から取得する特定情報取得手段と、
前記廃棄条件取得手段によって取得されている廃棄条件データと前記特定情報取得手段によって取得された特定情報とに基づいて、前記廃棄可能期間が過ぎていない場合に前記廃棄処理手段による前記記録媒体の廃棄処理を禁止し、前記廃棄可能期間が過ぎている場合に廃棄処理を許可する廃棄処理制御手段と
を備えた廃棄処理システム。 Disposal processing means for discarding the recording medium;
Authentication information acquisition means for acquiring authentication information of the disposal device;
When the authentication information is acquired by the authentication information acquisition means, the specific information for identifying the recording medium that can be discarded by the user associated with the authentication information is associated with the discardable period for the recording medium. A disposal condition acquisition means for acquiring the discarded condition data;
Specific information acquisition means for acquiring the specific information added to the recording medium from the recording medium after the authentication information is acquired by the authentication information acquisition means;
Based on the discard condition data acquired by the discard condition acquisition unit and the specific information acquired by the specific information acquisition unit, the discarding unit discards the recording medium when the discardable period has not passed. A disposal processing system comprising: a disposal processing control means for prohibiting the processing and permitting the disposal processing when the discardable period has passed .
をさらに有する請求項１に記載の廃棄処理システム。 The disposal processing system according to claim 1, further comprising a disposal condition holding unit that holds the disposal condition data for a certain period after the recording medium is discarded.
ことを特徴とする請求項１記載の廃棄処理システム。 The disposal processing control means performs the disposal processing of the recording medium when the date when the inquiry about the disposal of the recording medium is received is not the storage period and the condition of the user is permission to discard the recording medium. The disposal system according to claim 1, wherein permission is granted.
前記管理装置は、
前記廃棄装置の認証情報を当該廃棄装置から受信する受信手段と、
前記受信手段によって認証情報を受信したときに、当該認証情報に対応付けられた利用者が廃棄可能な記録媒体を特定する特定情報と、当該記録媒体に関する廃棄可能期間とが対応付けられた廃棄条件データを、前記廃棄装置に送信する送信手段と
を備え、
前記廃棄装置は、
当該廃棄装置の認証情報を取得する認証情報取得手段と、
前記認証情報取得手段によって取得された認証情報を前記管理装置に送信する認証情報送信手段と、
前記廃棄条件データを前記管理装置から取得する廃棄条件取得手段と、
前記認証情報取得手段によって認証情報が取得された後に、前記記録媒体に付加されている特定情報を当該記録媒体から取得する特定情報取得手段と、
前記廃棄条件取得手段によって取得されている廃棄条件データと前記特定情報取得手段によって取得された特定情報とに基づいて、前記廃棄可能期間が過ぎていない場合に前記記録媒体の廃棄処理を禁止し、前記廃棄可能期間が過ぎている場合に廃棄処理を許可するように判断する判断手段と
前記判断手段による判断に応じて、前記記録媒体の廃棄を行う廃棄処理手段と
を備える
廃棄処理システム。 It consists of a disposal device that discards recording media and a management device.
The management device
Receiving means for receiving authentication information of the discarding device from the discarding device;
When the authentication information is received by the receiving means, a discard condition in which specific information for identifying a recording medium that can be discarded by a user associated with the authentication information is associated with a discardable period for the recording medium Transmission means for transmitting data to the discarding device,
The disposal device
Authentication information acquisition means for acquiring authentication information of the disposal device;
Authentication information transmitting means for transmitting the authentication information acquired by the authentication information acquiring means to the management device;
A discard condition acquisition means for acquiring the discard condition data from the management device;
Specific information acquisition means for acquiring the specific information added to the recording medium from the recording medium after the authentication information is acquired by the authentication information acquisition means;
Based on the discard condition data acquired by the discard condition acquisition means and the specific information acquired by the specific information acquisition means, the disposal of the recording medium is prohibited when the discardable period has not passed , A disposal processing system comprising: a determination unit that determines to permit a disposal process when the discardable period has passed; and a disposal processing unit that discards the recording medium in response to a determination by the determination unit.
前記記録媒体が廃棄されてから一定期間、前記廃棄条件データを保持する廃棄条件保持手段
をさらに有する
請求項４に記載の廃棄処理システム。 The disposal device
The disposal processing system according to claim 4, further comprising a disposal condition holding unit that holds the disposal condition data for a certain period after the recording medium is discarded.
ことを特徴とする請求項４記載の廃棄処理システム。 The determination means permits the disposal process of the recording medium when the date when the inquiry about the disposal of the recording medium is received is not the storage period and the condition of the user is permission to discard the recording medium. The waste disposal system according to claim 4 characterized by things.
前記記録媒体の廃棄処理が完了した後に、前記記録媒体の廃棄が完了したことを示す通知を受け取る通知受け取り手段を備え、
前記通知受け取り手段で通知を受け取った日を前記記録媒体の廃棄日として履歴を保存する履歴保存手段をさらに備えた
ことを特徴とする廃棄処理システム。 The disposal system according to claim 1, further comprising:
A notification receiving means for receiving a notification indicating that the disposal of the recording medium is completed after the disposal of the recording medium is completed;
A discard processing system, further comprising: a history storage unit that stores a history with a date when the notification is received by the notification receiving unit as a discard date of the recording medium.
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