JP3899635B2 - 電子メール装置及び記憶媒体 - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、グループメールを送受信するフォワード機能を備えた電子メール装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置において使用される電子メールソフトでは、フォワード機能、すなわち、受信したメールを予め指定された別の人に送信する機能が搭載されており、このフォワード機能を利用してＬＡＮ（Local Area Network）に接続されたグループ内の各端末のユーザーに対するメールの送受信が行われている。
【０００３】
このフォワード機能を利用したグループに対して、外部の特定ユーザーからメールが送信されると、その受信メールはグループ内の各メンバーに一律に転送され、そのグループ内のあるメンバーから返信メールが入力されると、その返信メールを送信元の特定ユーザーに返信するため、グループ内のメールを管理するオペレータが、アドレスの書き換え操作を行って送信元を特定して、返信を行っていた。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、このような従来の電子メールソフトのフォワード機能にあっては、受信メールはグループ内の各メンバーに一律に転送されるだけであったため、その受信メールが返信を必要とする場合、グループ内で誰が返信するか調整する必要があり、その返信担当メンバーの調整が行われていないと、複数の返信を行ってしまったり、誰も返信しない等の問題が発生していた。
【０００５】
すなわち、このような従来の電子メールソフトのフォワード機能を利用するグループとして、例えば、ユーザーからの問い合わせメールに対応する顧客担当グループがあり、特定ユーザー毎にグループ内の返信担当メンバーを特定する場合があるが、従来のフォワード機能では、その特定ユーザーからのメールをグループ配信する際に、その返信担当メンバーと他のメンバーとを区別して配信させることができなかった。また、その特定ユーザーからのメールに返信担当メンバーが返信メールを返信したか否かを管理する機能がなかったため、上記のような問題が発生していた。
【０００６】
また、従来の電子メールソフトでは、グループ内のメンバーからの返信メールを送信元に返す時は、グループ内のメールを管理するオペレータが、アドレスの書き換え操作を行って送信元を特定する等、オペレータが介在しなければならず、オペレータの負担が重くなるとともに、利用効率が悪く、オペレータが返信先や送信元の入力を間違えてしまう等の問題も発生していた。
【０００７】
本発明の課題は、グループ宛のメールをグループメンバーに配信する際に、主配布者と副配布者とを区分して配信するとともに、その配布状態や返信状態を発信者アドレスとグループアドレスにより管理して、返信メールの送信元への返信を自動化することである。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明にかかる電子メール装置は、受信した電子メールの中から所定のグループに対応するメールアドレスを宛先とした電子メールを取り出す受信手段と、特定の発信者を示すメールアドレス情報と、当該発信者からのメールを転送する主宛先メールアドレス及び副宛先メールアドレスとを対応付けて記憶する記憶手段と、前記受信手段により取り出された所定のグループ宛の電子メールの発信者のメールアドレス情報が特定の発信者を示すメールアドレス情報として前記記憶手段に記憶されている場合は、当該電子メールを前記主宛先メールアドレスと副宛先メールアドレスに転送する転送手段と、前記転送手段による転送の際に転送した電子メールを管理するデータを生成し記憶する管理データ記憶手段と、 前記受信手段により取り出された所定のグループ宛の電子メールが、前記転送手段により転送された主宛先メールアドレスからの返信メールであることが前記管理データ記憶手段を参照して判別された場合は、当該返信メールを前記発信者に返信する返信手段と、前記受信手段により取り出された所定のグループ宛のメールが、前記転送手段により転送された副宛先メールアドレスからの返信メールであることが前記管理データ記憶手段を参照して判別された場合は当該返信メールを主宛先メールアドレスに転送する第２の転送手段と、
を備えたことを特徴とする。
【００１１】
【発明の実施の形態】
以下、図を参照して本発明の実施の形態を詳細に説明する。
図１〜図３は、本発明を適用したコンピュータシステムの一実施の形態を示す図である。
まず、構成を説明する。
図１は、本実施の形態におけるコンピュータシステム１内の制御系の要部構成を示すブロック図である。この図１において、コンピュータシステム１は、ＣＰＵ２、入力部３、表示部４、通信制御部５、ＲＡＭ６、記憶装置７、記憶媒体８、及びファィルメモリ９により構成されており、記憶媒体８を除く各部はバス１０に接続されている。なお、本実施の形態では、コンピュータシステム１は、ユーザーからの問い合わせメールに対応する顧客担当グループに設置されたメールサーバーとして利用されるものであり、そのメールサーバー機能を利用するための電子メールソフトウエア（フォワード機能有り）が導入されている。
【００１２】
ＣＰＵ（Central Processing Unit ）２は、記憶装置７内に格納されているシステムプログラム及び当該システムに対応する各種アプリケーションプログラムの中から指定されたアプリケーションプログラムをＲＡＭ６内の図示しないプログラム格納領域に展開し、入力部３から入力される各種指示あるいはデータをＲＡＭ６内に一時的に格納し、この入力指示及び入力データに応じて記憶装置７内に格納されたアプリケーションプログラムに従って各種処理を実行し、その処理結果をＲＡＭ６内に格納するとともに、表示部４に表示する。そして、ＲＡＭ６に格納した処理結果を入力部３から入力指示される記憶装置７内の保存先に保存する。
【００１３】
また、ＣＰＵ２は、後述するメール送受信処理を実行し、通信制御部５によりメールを受信すると、メールが予め決められたグループに対するアドレスを宛先として来たかを判断し、そのグループ宛であれば、受信メールの発信者が特定アドレスであるかをファイルメモリ９に格納された配布リスト９ａにより確認する。そして、特定アドレスを担当するグループメンバーが配布リスト９ａに設定されていれば、管理ファイル９ｂを作成した後、当該受信メールを主担当メンバー（ＴＯ）と副担当メンバー（ＣＣ）とに転送する。この場合、主担当メンバーがグループに来たメールに対する返信の責任者となる。
【００１４】
そして、ＣＰＵ２は、転送したメールに対する回答メールが到着した際には、当該発信者を判別し、副担当メンバーである場合は、当該受信メールを主担当メンバーに転送し、主担当メンバーが返信メールを作成するための参考情報として利用させる。当該発信者が主担当メンバーである場合は、管理ファイル９ｂを参照して、ＦＲＯＭアドレス（発信者の特定アドレス）に返信メールを作成する。この返信メールは、内容は主担当メンバーが発信したメールそのままで、発信者アドレスにグループのメールアドレスを設定したものとなる。
【００１５】
入力部３は、カーソルキー、数字入力キー及び各種機能キー等を備えたキーボード及びマウスを含み、押下されたキーの押下信号やマウスの位置信号をＣＰＵ２に出力する。表示部４は、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）や液晶表示パネル等により構成され、ＣＰＵ２から入力される表示データを表示する。
【００１６】
通信制御部５は、外部及びグループ内部の通信回線と接続されており、その通信回線を介して外部あるいはグループ内部の通信端末あるいは通信機能を備えた情報処理装置等から送信される電子メールを受信してＣＰＵ２に出力する電子メール受信制御機能と、ＣＰＵ２からの指示により指定された外部あるいはグループ内部の相手先アドレスの通信端末あるいは通信機能を備えた情報処理装置等に電子メールを送信する電子メール送信制御機能と、を有する。
【００１７】
ＲＡＭ（Random Access Memory）６は、ＣＰＵ２が上記各種アプリケーションプログラムを実行する際に各種データを展開するメモリ領域を形成するとともに、ＣＰＵ２により実行されるメール送受信処理に際して、送受信するメールデータを一時的に格納するメモリ領域等を形成する。
【００１８】
記憶装置７は、プログラムやデータ等が予め記憶されている記憶媒体８を有しており、この記憶媒体８は磁気的、光学的記録媒体、若しくは半導体メモリで構成されている。この記憶媒体８は記憶装置７に固定的に設けたもの、若しくは着脱自在に装着するものであり、この記憶媒体８には上記システムプログラム、各種アプリケーションプログラム、メール送受信処理プログラム、及び各処理プログラムで処理されたデータ等を記憶する。
【００１９】
また、この記憶媒体８に記憶するプログラム、データ等は、通信回線等を介して接続された他の機器から受信して記憶する構成にしてもよく、更に、通信回線等を介して接続された他の機器側に上記記憶媒体を備えた記憶装置を設け、この記憶媒体８に記憶されているプログラム、データを通信回線を介して使用する構成にしてもよい。
【００２０】
ファィルメモリ９は、上記ＣＰＵ２によりメール送受信処理が実行される際に利用される図２（ａ）に示す配布リスト９ａと、同図（ｂ）に示す管理ファィル９ｂと、を格納している。配布リスト９ａは、所定のグループを示すメールアドレス（例えば、group@xxx.xxx）を宛先として届いたメールについて、そのメールの発信人に基づいて、グループのどのメンバーに転送するかの情報を記憶するものである。転送メールの配布先は、グループ内で主担当メンバーと副担当メンバーとに区分して設定しており、主担当メンバーには「ＴＯ」で、副担当メンバーには「ＣＣ」で送るようにしている。その配布設定項目としては、外部のメール発信者のメールアドレスに設定される「アカウント」と、その発信者のメールアドレス中に設定される「ドメイン」とを利用している。この図２（ａ）の配布リスト９ａでは、グループのメンバーがＡさん，Ｂさん，Ｃさん，Ｄさんで構成され、発信人の「ドメイン」が“ａａａ．ｃｏ．ｊｐ”であり、「アカウント」を特定しない場合は「ＴＯ」として“Ａ”が設定され、「ＣＣ」として“Ｂ，Ｃ，Ｄ”が設定され、「アカウント」が“ＸＹＺ”である場合は「ＴＯ」として“Ｄ”が設定され、「ＣＣ」として“Ａ，Ｂ，Ｃ”が設定された例を示している。
【００２１】
管理ファイル９ｂは、配布リスト９ａに設定されたグループ内の配布先区分に従って配布された受信メールの配布履歴が登録される。その配布履歴項目としては、外部からの受信メール毎にＣＰＵ２により設定される「メッセージＩＤ」と、外部発信者のメールアドレス「ＦＲＯＭ」と、グループ内の配布先メンバーを区別する主担当メンバー名「ＴＯ」と、副担当メンバー名「ＣＣ」とを登録する。
【００２２】
次に、本実施の形態の動作を説明する。
図１のＣＰＵ２により実行されるメール送受信処理について図３に示すフローチャートに基づいて説明する。
ＣＰＵ２は、通信制御部５において外部の通信端末あるいは通信機能を備えた情報処理装置等から送信された電子メールを受信したことが通知されると、本メール送受信処理を開始し、その受信メールに設定された宛先メールアドレスが、特定のアドレスかどうかを判断し、予め定められたグループに対するものであるかを判定する（ステップＳ１）。ここではgroup@xxx.xxx宛に来たメールについて図２（ａ）の配布リストが設定されている場合を例にして説明する。そして特定アドレスに対するメールでなければ、通常のメール受信処理を実行するが、宛先が特定アドレスのメール受信であれば、そのメールに設定された発信者アドレス（「ＦＲＯＭ」アドレス）を抽出する（ステップＳ２）。そしてＦＲＯＭアドレスから、そのメールがグループ内のメンバーからのものかを判断する（ステップＳ３）。
【００２３】
グループ内のメンバーからではなく外部の者からのメールであると判断した場合は、発信者アドレスが配布リスト９ａに設定されたアドレスかを参照し（ステップＳ４）、配布リストに設定されたメールアドレスが発信者であれば、グループ内の配布先である主担当メンバー（ＴＯ）と副担当メンバー（ＣＣ）とを決定する（ステップＳ５）。そして、ＣＰＵ２は、当該受信メールを特定するためのメッセージＩＤとしてシリアルナンバーを発生する。そして、管理ファィル９ｂに、メッセージＩＤとともに誰から来たメールを誰に転送したかを登録する（ステップＳ６）。次いで、当該特定アドレスからの受信メールを、配布リスト９ａ内に設定されたグループ内の主担当メンバー名「ＴＯ」と、副担当メンバー名「ＣＣ」との各端末に通信制御部５によりメールを送信する（ステップＳ７）。このメールの送信では、メールにはメッセージＩＤが付され、発信人アドレスはグループのアドレス（この例ではgroup@xxx.xxx）が付される。
【００２４】
図２（ｂ）は、「ｘｙｚ＠ａａａ．ｃｏ．ｊｐ」から「 group@xxx.xxx 」グループ宛にメールが届いた場合に、そのメールはＩＤが「０」で管理され、Ｄさんには「ＴＯ」で、Ｂさん、Ｃさん、Ｄさんには「ＣＣ」で転送したことを管理ファイルが記憶したことを表している。
【００２５】
ここでグループのメンバーが転送されたメールに対して何かコメントを作成して返信した場合、ＣＰＵ２は、その返信メールを受信し、宛先メールアドレスが、特定のアドレスかどうかを判断する（ステップＳ１）。ここで返信メールはグループから配布されたメールの返信であるから、その宛先はgroup@xxx.xxxであり、ステップＳ１ではＹＥＳとなり、そのメールに設定された発信者アドレスを抽出する（ステップＳ２）。そしてＦＲＯＭアドレスから、そのメールがグループ内のメンバーからのものかを判断する（ステップＳ３）。この処理において、受信メールから抽出した「ＦＲＯＭ」アドレスがグループ内メンバーであると確認した場合は、図２（ｂ）の管理ファィル９ｂに登録された配布内容を参照して（ステップＳ８）、当該受信メールを特定するメッセージＩＤが登録さているか否かを確認する（ステップＳ９）。当該受信メールを特定するメッセージＩＤが登録さていなければ、通常のメール受信処理を実行し、メッセージＩＤが登録さていれば、管理ファイル９ｂの登録内容から当該「ＦＲＯＭ」アドレスが副担当メンバー（ＣＣ）か否かを確認する（ステップＳ１０）。副担当メンバー（ＣＣ）であれば、当該受信メッセージをグループ内の主担当メンバー（ＴＯ）の端末に通信制御部５によりメール送信する（ステップＳ１１）。
【００２６】
例えば、管理ファィル９ｂに登録された受信メッセージＩＤ“０”に対して副担当メンバーである“Ａ，Ｂ，Ｃ”からメールを受信した場合は、主担当メンバーである“Ｄ”に対してその受信メールが転送される。
【００２７】
また、上記ステップＳ１０の処理において、管理ファィル９ｂに登録されたメッセージＩＤに対する受信メールの「ＦＲＯＭ」アドレスが副担当メンバーでない場合は、主担当メンバーであるか否かを確認する（ステップＳ１２）。主担当メンバーであれば、当該受信メールを管理ファィル９ｂに登録された「ＦＲＯＭ」アドレスの送信元に対する返信メールを作成し（ステップＳ１３）、「ＦＲＯＭ」アドレスにグループのアドレスを設定し、「ＴＯ」アドレスに送信元のアドレスを設定して、主担当メンバーが作成した返信メールを送信する（ステップＳ１４）。
【００２８】
例えば、管理ファィル９ｂに登録された受信メッセージＩＤ“０”に対して主担当メンバーである“Ｄ”からメールを受信した場合は、当該受信メールを管理ファィル９ｂに登録された「ＦＲＯＭ」アドレスの送信元に対する返信メールを作成し、発信者アドレスにはグループのアドレスを設定する。つまり、Ｄの作成したメールに、宛先アドレスとして送信元の特定アドレスである“ＸＹＺ＠ａａａ．ｃｏ．ｊｐ”を設定し、発信者アドレスを“group@xxx.xxx”として送信される。
【００２９】
以上のように、本実施の形態におけるコンピュータシステム１では、メール送受信処理において、ＣＰＵ２は、受信メールの発信者が特定アドレスであることをファイルメモリ９に格納された配布リスト９ａから確認すると、当該受信メールに対応するメッセージＩＤを発生し、このメッセージＩＤと主担当メンバー（ＴＯ）と副担当メンバー（ＣＣ）とを管理ファィル９ｂに登録して、当該受信メールを主担当メンバーと副担当メンバーとを区別して配布する。
【００３０】
したがって、顧客からの問い合わせメール等の受信に際して顧客担当グループ内の主担当メンバー（ＴＯ）と副担当メンバー（ＣＣ）とを区別して確実に配布することができ、メール送受信処理におけるフォワード機能の向上を図ることができる。
【００３１】
また、本実施の形態におけるコンピュータシステム１では、顧客からの問い合わせメールに対して、グループ内の副担当メンバーが何らかの情報を返信した場合は、当該受信メールを主担当メンバーに転送するので、顧客に回答責任がある者に有効な情報を的確に伝えることができる。
【００３２】
また、主担当メンバーからの返信メールは自動的に顧客に対する回答メールとして作成され、自動的にアドレス書き換え処理が行われて送信元である顧客に対して返信メールが送信されるため、複数の返信を行ってしまったり、誰も返信しない等の問題の発生を防止することができる。
【００３３】
また、返信メールを送信する際のオペレータの介在を不要にすることができ、オペレータの負担を軽減して、メール送受信処理におけるフォワード機能の利用効率を向上させることができ、オペレータが返信先や送信元の入力を間違えてしまう等の問題の発生も回避することができる。
【００３４】
その結果、顧客担当グループに設置されたメールサーバーとして利用されるコンピュータシステム１において、そのメールサーバー機能を利用するための電子メールソフトウエア（フォワード機能有り）の機能向上と信頼性の向上を図ることができる。
【００３５】
なお、上記実施の形態において、配布リスト９ａに設定された内容、及び管理ファイル９ｂに登録された内容は、一例であり、その他のグループ宛のメール送受信に係る設定内容及び登録内容に対しても、上記図３に示したメール送受信処理は適用可能である。
【００３６】
【発明の効果】
本発明によれば、発信者に応じた受信メールの転送がグループ内で担当者、副担当者等に適切に行え、副担当者が作成した情報等が担当者に伝わるので、担当者は幅広い情報を取り入れて返信メールを作成することができ、電子メールを利用したサービスの向上を図ることができるようになる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明を適用した一実施の形態におけるコンピュータシステム１内の制御系の要部構成を示すブロック図である。
【図２】図１のファィルメモリ９内に格納されたファィルを示す図であり、（ａ）は配布リスト９ａを示す図であり、（ｂ）は管理ファィル９ｂを示す図である。
【図３】図１のＣＰＵ２により実行されるメール送受信処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１ コンピュータシステム
２ ＣＰＵ
３ 入力部
４ 表示部
５ 通信制御部
６ ＲＡＭ
７ 記憶装置
８ 記憶媒体
９ ファイルメモリ
１０ バス

Claims (2)

1. 受信した電子メールの中から所定のグループに対応するメールアドレスを宛先とした電子メールを取り出す受信手段と、
   特定の発信者を示すメールアドレス情報と、当該発信者からのメールを転送する主宛先メールアドレス及び副宛先メールアドレスとを対応付けて記憶する記憶手段と、
   前記受信手段により取り出された所定のグループ宛の電子メールの発信者のメールアドレス情報が特定の発信者を示すメールアドレス情報として前記記憶手段に記憶されている場合は、当該電子メールを前記主宛先メールアドレスと副宛先メールアドレスに転送する転送手段と、
   前記転送手段による転送の際に転送した電子メールを管理するデータを生成し記憶する管理データ記憶手段と、
   前記受信手段により取り出された所定のグループ宛の電子メールが、前記転送手段により転送された主宛先メールアドレスからの返信メールであることが前記管理データ記憶手段を参照して判別された場合は、当該返信メールを前記発信者に返信する返信手段と、
   前記受信手段により取り出された所定のグループ宛のメールが、前記転送手段により転送された副宛先メールアドレスからの返信メールであることが前記管理データ記憶手段を参照して判別された場合は当該返信メールを主宛先メールアドレスに転送する第２の転送手段と、
   を備えたことを特徴とする電子メール装置。
2. コンピュータが実行可能なプログラムを格納した記憶媒体であって、コンピュータを
   受信した電子メールの中から所定のグループに対応するメールアドレスを宛先とした電子メールを取り出す受信手段、
   特定の発信者を示すメールアドレス情報と、当該発信者からのメールを転送する主宛先メールアドレス及び副宛先メールアドレスとを対応付けて記憶する記憶手段、
   前記受信手段により取り出された所定のグループ宛の電子メールの発信者のメールアドレス情報が特定の発信者を示すメールアドレス情報として前記記憶手段に記憶されている場合は、当該電子メールを前記主宛先メールアドレスと副宛先メールアドレスに転送する転送手段、
   前記転送手段による転送の際に転送した電子メールを管理するデータを生成し記憶する管理データ記憶手段、
   前記受信手段により取り出された所定のグループ宛の電子メールが、前記転送手段により転送された主宛先メールアドレスからの返信メールであることが前記管理データ記憶手段を参照して判別された場合は、当該返信メールを前記発信者に返信する返信手段、
   前記受信手段により取り出された所定のグループ宛のメールが、前記転送手段により転送された副宛先メールアドレスからの返信メールであることが前記管理データ記憶手段を参照して判別された場合は当該返信メールを主宛先メールアドレスに転送する第２の転送手段、
   として機能させるためのプログラムを格納したことを特徴とする記憶媒体。

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