JP3589622B2 - 電子メールシステム - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、電子メールシステムに関し、特に、複数の利用者が１つのメールアドレスを共有して電子メールの送受信を行う場合に、複数の利用者が個別に電子メールの送受信をできるようにした電子メールシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
情報通信技術の発展に伴い、異なる複数の電子メールシステムを相互接続し、電子メールを送受信することが増えてきた。インターネットの場合、この電子メールシステムの相互接続は、それぞれのシステムをインターネットの標準化団体であるＩＥＴＦ（Ｔｈｅ Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇ Ｔａｓｋ Ｆｏｒｃｅ）の公開文書ＲＦＣ８２２（Ｓｔａｎｄａｒｄ ｆｏｒ ｔｈｅ ｆｏｒｍａｔ ｏｆ ＡＲＰＡ Ｉｎｔｅｒｎｅｔ ｔｅｘｔ ｍｅｓｓａｇｅｓ）に準拠させることで実現されている。
【０００３】
ＲＦＣ８２２によれば、電子メールシステム間で電子メールを送受信する場合、メールの送信者記載欄（いわゆるｆｒｏｍで始まる行）と宛先記載欄（ｔｏで始まる行）には、それぞれ送信者と宛先のメールアドレスを付加することになっている。そのため、ある電子メールシステムの利用者が外部の電子メールシステムとの間でメールを送受信しようとすると、その利用者の人数分だけメールアドレスを用意することが必要になる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、経済的理由、運用上の理由、管理上の理由、セキュリティ上の理由などで、外部との通信用にメールアドレスを利用者の数だけ用意できない組織や、一つだけにしておく方がよい組織がある。
例えば、初等中級教育レベルの学校の場合、授業のやりやすさ、通信費や管理負担の軽減、個人情報の漏洩や犯罪に巻き込まれることを避けるなどの観点から、メールアドレスを児童・生徒の人数分だけ用意せず、代表のメールアドレスを一つだけ用意して運用する方がよいと考える学校が多い。
【０００５】
電子メールの宛先指定については既に幾つかの技術が開示されている。例えば、特開平１０−１７３６９７号公報には、アドレス情報にキーワードを付加する方式で宛先を指定する技術が開示されている。しかし、この技術では、アドレスにキーワードを付加して新しいアドレスを生成し、その新しいアドレスを宛先行に加えている。そのため、「外部との通信用にメールアドレスを一つしか使えない」という環境では利用できない。
【０００６】
また、自前でメールサーバを運用せず、外部との通信用のメールアドレスをプロバイダで取得している企業などの場合も、利用者の人数分だけメールアドレスを用意することが難しい。
そのような組織の電子メールシステムの利用者が、一つのメールアドレスを共有し、外部との間で個別にメールを送受信できるようにする技術はこれまでになかった。また、外部から、一つのメールアドレスしか持たない組織内の個人やグループに対して個別にメールを送信できる技術もなかった。
【０００７】
そこで、この発明は以上のような事情を考慮してなされたものであり、電子メールシステムの組織内の利用者が、一つの代表アドレスを共有したまま、外部の電子メールシステムの利用者との間でそれぞれ個別に電子メールを送受信できる電子メールシステムを提供することを課題とする。また、外部の電子メールシステムの利用者が、一つの代表アドレスを宛先として使い、その宛先の組織内の個人やグループを閲覧者として指定した情報を付加した電子メールをその組織内の適切な利用者に配送するようにした電子メールシステムを提供することを課題とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
この発明は、複数の利用者端末を収容し、各利用者端末が１つの代表アドレスを利用して外部システムとのメッセージ交換をする電子メールシステムであって、利用者端末から転送された送信メールの所定の発信情報記載欄の中に、前記利用者が属するグループを含めて送信者情報を作成し、外部システムから受信した電子メールの所定の着信情報記載欄の中に含まれる利用者が属するグループ情報を抽出して、抽出された情報に対応する利用者が属するグループ内の者に前記受信した電子メールを配送する中継システムを備え、 前記発信情報記載欄が、前記代表アドレスを記載する欄または送信メールの表題を記載する欄であり、前記着信情報記載欄が、前記代表アドレス記載欄または受信した電子メールの表題を記載した欄であることを特徴とする電子メールシステムを提供するものである。
【０００９】
また、前記発信情報記載欄は、前記代表アドレスを記載する欄または送信メールの表題を記載する欄であり、前記着信情報記載欄は、前記代表アドレス記載欄または受信した電子メールの表題を記載した欄を用いてもよい。これによれば、代表アドレスを１つしか持たない組織内の利用者が個々に外部システムとの間で電子メールの送受信ができる。
【００１０】
【発明の実施の形態】
この発明は、複数の利用者端末を収容し、利用者端末相互間で電子メールの送受信を行う組織内メールシステムと、組織内メールシステムと外部システムとの間で電子メールの送受信を行う中継システムとからなる電子メールシステムであって、前記中継システムが、前記組織内メールシステムに付与された唯一の代表アドレスと前記利用者端末を利用する利用者ごとの個人識別情報及び利用者が属するグループとを記憶した記憶部と、外部から前記代表アドレスを宛先とした電子メールを受信する受信部と、受信部が受信した電子メールの着信情報記載欄を検索し、前記利用者が属するグループと一致する情報が含まれているか否かを判断する解読部と、一致する情報が含まれている場合に、その一致する利用者が属するグループ内の者を宛先として組織内メールシステムに前記受信した電子メールを転送する転送部を備えたことを特徴とする電子メールシステムを提供するものである。
【００１１】
この発明の中継システムは、組織内メールシステムと外部システムとの間で電子メールの送受信を行うためのシステムであるが、通常マイクロコンピュータを中心としたハードウェアとＲＯＭやＲＡＭ等に記憶されたソフトウェアとで構成される。
また、この中継システムは、組織内メールシステムと、インターネットなどのネットワークとの間に配置されるものであり、組織内メールシステムと同一構内に設置されることが好ましい。
【００１２】
中継システムのハードウェアは、主としてＣＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭ，タイマー，Ｉ／Ｏなどからなるマイクロコンピュータ及び周辺装置と、ソフトウェアを格納するＲＡＭ，ＲＯＭ，ハードディスク，ＣＤ−ＲＯＭ等や、電子メールなどのデータを格納するハードディスク，ＭＯ，ＭＤ，ＰＤ，ＤＶＤ−ＲＡＭ等の書き換え可能な記憶媒体から構成される。
外部システムは、公衆通信回線，専用回線，インターネットなどのＷＡＮを介してこの発明の電子メールシステムと接続されるシステムを意味する。
【００１３】
組織内メールシステムは、いわゆる利用者が利用するパソコンなどの利用者端末と電子メールの送受信を制御管理するサーバとから構成されるものであり、利用者端末とサーバとは一般にＬＡＮを介して接続される。
このサーバは、主としてＬＡＮに接続された利用者端末間どうしの電子メールの送受信を制御するものであり、利用者端末を利用する利用者ごとに個人メールアドレスが付与されている。
この発明では、この個人メールアドレスは組織内メールシステムの内部のみで使用されるものとする。
【００１４】
一方、この発明では、組織内メールシステムに対して、外部システムとの電子メールの送受信用に唯一つのメールアドレスが付与されているが、利用者端末の利用者が電子メールを外部システムに対して送信する場合には、この代表アドレスを発信情報の送信者情報として使用する。
【００１５】
一般に、送信される電子メールの中には、少なくともメールの送り先である宛先情報（ｔｏで始まる情報），メールの送信者を示す送信者情報（ｆｒｏｍで始まる情報）及びメールの表題（ｓｕｂｊｅｃｔで始まる情報）が含まれるが、この発明において、発信情報記載欄とは、通信規約（ＲＦＣ８２２）によって利用者に任意の記号列を含めることが認められている欄を意味する。
この「発信情報記載欄」は、たとえば送信者を示す代表アドレスを記載する欄、あるいは表題欄であるが、これに限るものではなく、現在もしくは将来認められる記載欄であってもよい。
【００１６】
また、「利用者個有の情報」とは、前記した個人メールアドレスを利用してもよいが、この個人メールアドレスと対応した他の識別コードを用いてもよい。たとえば、個人に与えられた識別番号，社内コード番号，個人名そのものなどを用いることができる。
具体例として、組織内メールシステムがある学校内に構築されている場合には、利用者固有の情報として、「学年」，「組」，「出席番号」を組み合わせた情報、たとえば「６年５組１２番」のような文字列を用いることもできる。
【００１７】
さらに、利用者個有の情報として、組織内メールシステムの「グループ名」に「名前」あるいは「識別番号」等を付加したものを用いてもよい。
ここで、「グループ名」とは、たとえば「６年５組」のような文字列であり、そのグループの中には、複数の利用者個人が含まれる。
【００１８】
また、「グループ名」のみを利用者個有の情報として用いることもできる。この場合には、利用者個人を特定することはできないが、組織内メールシステムの中に、複数のグループが存在する場合には、そのグループを特定することができる。
【００１９】
すなわち、グループ名を利用者個有の情報として用いた場合には、１人の利用者を１つのグループに読み替えることができ、着信情報記載欄に「利用者固有の情報」として「グループ名」が記載された電子メールを受信した場合には、対応するグループの中に属する複数の利用者すべてにその電子メールを配送するようにすればよい。
【００２０】
以下、図面に示す実施の形態に基づいてこの発明を詳述する。なお、これによってこの発明が限定されるものではない。
図１に、この発明の電子メールシステムの全体構成図を示す。
この発明では、組織内の電子メールシステム１（以下では組織内メールシステムと呼ぶ）と外部通信用のメールサーバ３（以下では外部通信用メールサーバと呼ぶ）との間に、ゲートウェイシステム２を設ける。
【００２１】
組織内メールシステム１は、ＬＡＮを介して、サーバ１２と多数の利用者端末１１（以下、クライアントＰＣと呼ぶ）とが接続され、各クライアントＰＣ１１どうしが電子メールの送受信をするためのシステムである。
また、クライアントＰＣ１１から、外部へ電子メールを送信する場合にはその電子メールはサーバ１２に取り込まれ、所定形式のデータに変換されてゲートウェイシステム２の送信用スプール５へ転送される。
【００２２】
組織内メールシステム１には、利用者（クライアントＰＣ）ごとにメールボックス１３が用意されており、利用者はそれを介して組織内で電子メールを送受信できるようになっている。
たとえば、あるクライアントＰＣの利用者Ａが利用者Ｂに電子メールを送った場合、その電子メールは利用者Ｂのメールボックスに配送される。そして利用者Ｂは、自己のメールボックスを受信確認しにいくことで、その電子メールを読むことができる。
【００２３】
外部通信用メールサーバ３は、組織がインターネットメールの送受信用として使用するＲＦＣ８２２準拠のメールサーバであり、代表アドレスのアカウントはこのメールサーバ３あるいはゲートウェイシステム２に登録されている。ここで、代表アドレスとは、たとえば図４（ｄ）に示すＤａｉｈｙｏ＠ｂｂｂ．ｃｃ．ｊｐのような記号で表わされるものである。この発明の組織内メールシステム１は唯一の代表アドレスしか持てないものとする。
【００２４】
外部通信用メールサーバ３は、ゲートウェイシステム２のメール送信部２２から転送されてきた電子メールを外部へ送信すると共に、外部通信用メールサーバ４から受信した電子メールを、ゲートウェイシステム２のメール受信部２４の転送要求を受けて転送する処理をする。
【００２５】
ゲートウェイシステム２は、主としてヘッダ情報構成部２１、メール送信部２２、メール受信部２４、及びヘッダ情報解読部２３と、さらに送信用スプール５、受信用スプール６、個人識別情報テーブル７及びグループテーブル８からなる記憶部とによって構成される。
【００２６】
図２に、この発明で利用する個人識別情報テーブル７の一実施例を示す。
図２に示すように、個人識別情報テーブル７には、組織内メールシステム１で用いる各利用者の個人メールアドレス１００と組織内で各利用者を識別するために使用するユニークなコード１０１（以下では個人識別コードと呼ぶ）が記憶されている。
【００２７】
ここで、個人識別コード１０１は、各自の個人メールアドレス１００に対して、個人識別コードＡ１、個人識別コードＢ１、個人識別コードＣ１……というように異なる表記法で複数備えてもよい。利用者の人数は特に制限されるものではない。この個人識別コード１０１は、「利用者固有の情報」に相当する。
【００２８】
図３に、この発明で利用するグループテーブル８の一実施例を示す。
図３に示すように、グループテーブル８には、複数のグループ名１０２が記憶され、それぞれにそのグループを構成する利用者の個人識別コード１０１が記憶されている。グループ数も特に制限されるものではない。
後述するように、このグループテーブル８は、受信したメールの着信情報記載欄にグループ名が含まれる場合に、そのグループ名のグループに所属する利用者全員に、受信したメールを転送するのに利用される。
【００２９】
ゲートウェイシステム２は、外部通信用メールサーバ３に対してＲＦＣ８２２準拠のメールクライアントとして振る舞い、組織内メールシステム１と外部通信用メールサーバ３との間で以下に述べるような方法でメールの中継を行う中継システムである。
【００３０】
図４に、この発明の電子メールのヘッダ情報の一実施例の説明図を示す。
図４（ａ）は、サーバ１２から送信用スプール５へ転送された電子メールのヘッダ部分の情報の一実施例を示したものである。
ここで、このヘッダ部分は、メッセージＩＤ１１１（ＭＳＧ１２３４）、個人メールアドレス１１２（ｙｙｙｙｙｙｙｙｙ）、個人名１１３（山本 一郎）、住所１１４（大阪府）、日付１１５（ＤＡＴＥ２００００５２３１４）、宛先情報１１６（ｘｘｘｘ＠ｙｙｙｙ．ｚｚ．ｊｐ）、表題１１７（ＭＡＩＬ００１かんじ）から構成されており、いわゆる発信情報が記載される部分である。
【００３１】
ところで、ＲＦＣ８２２準拠の外部通信用メールサーバ３が送受信する電子メールの送信者のメールアドレスの中には、コメントを付加することができる。このコメントは、メールアドレスに対してユニークなものでなくてもよく、利用者が独自に定義してもよい。
【００３２】
図４（ｂ）に、ヘッダ情報構成部２１で作成される発信情報記載欄（以下、ヘッダと呼ぶ）の一実施例を示す。
ここでヘッダは、図４（ａ）に示した送信用スプールの情報をもとに作成され、メッセージＩＤ１２１、送信者１２２、宛先１２３、日付１２４、表題１２５から構成される。
【００３３】
送信者１２２には、通常メールを送信する者のメールアドレスが入れられ、宛先１２３にはメールを送る相手のメールアドレスが入れられる。この発明では、送信元の組織は１つの代表アドレスしか持てないので、送信者１２２には、この代表アドレスが入れられる。
また、利用者が付加してもよいコメントは、表題１２５の欄に入れることができる。
【００３４】
たとえば、図４（ｂ）において、送信者１２２の欄は、Ｆｒｏｍで始まるが、図４（ｄ）に示した代表アドレス２００の他に、図４（ｃ）で示した個人識別コード１０１、個人名１１３、及び住所１１４をコメントとして加えたものを示している。
コメントは、この実施例に限るものではないが、少なくとも、個人識別コード１０１を入れることが好ましい。
また、メッセージＩＤ１２１は図４（ａ）のメッセージＩＤ１１１、宛先１２３は宛先情報１１６、日付１２４は日付１１５、表題１２５は表題１１７から作成されたものである。
【００３５】
以下に、この発明の組織内メールシステム１から、外部システムへ電子メールを送信する場合について説明する。
まず、組織内メールシステム１内のあるクライアントＰＣ１１の利用者Ｍから外部のクライアントＰＣ４１を宛先とする電子メールＡが送信されたとする。
この電子メールＡはサーバ１２に受信され、ゲートウェイシステム２の送信用スプール５に格納される。
【００３６】
ゲートウェイシステム２が、組織内メールシステム１から外部システムへ送信する電子メールＡを受け取った場合、ヘッダ情報構成部２１は、送信スプール５内の電子メールＡの情報を見て、図４（ｂ）のようなヘッダを作成する。すなわち、メールの送信者１２２の欄に代表アドレス２００を入れ、図４（ｃ）のような個人識別情報テーブル７を参照して、個人メールアドレス１００から個人識別コード１０１を求め、送信者１２２の欄にコメントとして加える。
【００３７】
また、図４（ｂ）では、送信者１２２の欄に、個人名１１３、住所１１４もコメントとして加えられ、さらに宛先１２３、日付１２４、表題１２５には、送信用スプール５の中のそれぞれ対応する情報が挿入される。
その後、この図４（ｂ）のヘッダと電子メールＡの本文内容とがメール送信部２２へ送られる。
メール送信部２２は、図４（ｂ）のヘッダとメール内容とを所定の形式に組立てて外部通信用メールサーバ３へ転送する。
【００３８】
外部通信用メールサーバ３は、メール送信部２２から転送されてきたヘッダ及びメール本文内容をＲＦＣ８２２の所定の形式に組み立てて、外部ネットワーク１０を介して外部通信用メールサーバ４へ送信する。
【００３９】
外部通信用メールサーバ４は、この電子メールＡを受信すると、まずそのヘッダの中に含まれる宛先１２３を解読する。そしてその宛先１２３に記載されたメールアドレスがクライアントＰＣ４１の利用者であると判断した場合には、この受信した電子メールＡを対応するクライアントＰＣ４１のメールボックスに入れる。
【００４０】
このとき、メッセージＩＤ１２１、代表アドレス１２２、日付１２４、表題１２５の他に送信者１２２の欄に付加されたコメントも転送される。
したがって、外部のクライアントＰＣ４１の利用者は、送信者１２２の欄に付加されているコメント（個人識別コード１０１など）を読むことで、この電子メールＡの送信者が組織内の誰であるかを識別できる。
【００４１】
ここで、送信先の外部通信用メールサーバ４や、クライアントＰＣ４１には、この発明のゲートウェイシステム２などと同一の特別なハードウェア及びソフトウェアは必要としない。すなわち、ＲＦＣ８２２に準拠したメールを送受信することのできる通常市販されているメールのソフトウェアを備えているだけでよい。
【００４２】
次に、外部のクライアントＰＣ４１が、受信した電子メールＡに対して、返信機能を利用して利用者Ｍに返信メールＢを送る場合の実施例について説明する。現在市販されているメールソフトの多くは、返信メールＢの宛先欄には、もとの受信した電子メールＡの送信者１２２の欄の内容がそのままコピーされる。
【００４３】
すなわち、返信メールＢの宛先欄には、図４（ｂ）の送信者１２２に示した情報（代表アドレス２００とコメント）が自動的に挿入されることになる。また、クライアントＰＣ４１では、返信メールＢの送信日付や表題が付与されて、送信者情報が作成される。
ここで、表題は、クライアントＰＣ４１の利用者が独自に作成することもできるが、一般に返信メールの場合は、受信した電子メールＡに付与されていた表題が自動的に表題の一部として利用されることが多い。
【００４４】
そして、返信メールＢがクライアントＰＣ４１から外部通信用メールサーバ４に送られると、返信メールＢは外部通信用メールサーバ４から外部ネットワーク１０へ送信され、宛先欄にある代表アドレス２００を手がかりとして外部通信用メールサーバ３に到着することになる。
【００４５】
外部通信用メールサーバ３に到着した返信メールＢは、次に示すような方法により、もとの電子メールＡの送信者のメールボックス１３へ配送される。
【００４６】
外部通信用メールサーバ３は返信メールＢをゲートウェイシステム２のメール受信部２４の転送要求を受けて転送する。メール受信部２４は、受信用スプール６へ返信メールＢを格納する。格納された返信メールＢは、ヘッダとメール本文とから構成されるが、このヘッダは、いわゆる着信情報に相当し、この中の個人識別コード１０１が含まれる宛先欄が着信情報記載欄に相当する。
【００４７】
そして、ヘッダ情報解読部２３が、宛先欄の中に付加されているコメントの中に、個人識別情報テーブル７の中の個人識別コード１０１と一致するものがあるか否か検索する。
ここで一致するものがあった場合、該当する個人識別コード１０１に対応するメールアドレス１００の利用者のメールボックス１３へその返信メールＢを格納する。
このような処理により返信メールＢが１つの代表アドレスしか持たない組織内の利用者個人に配送されることになる。
【００４８】
また、外部クライアントＰＣ４１の利用者は、組織内メールシステム１内の利用者Ｍに返信メールを出す場合、利用者個人のメールアドレス１１２を全く知らなくてもよい。
すなわち、送信メールＡの送信者１２２の欄の中に、利用者Ｍの個人識別コード１０１が含まれているので、外部の電子メールの受信者は、通常の「返信メール」の作成操作をするだけで、１つの代表アドレスしか持たない組織メールシステム１の内部の各利用者個人に対して容易に返信メールを送信できる。
【００４９】
また、受信用スプール６に格納された返信メールＢの宛先欄の中に、一致する個人識別コード１０１がない場合は、前記した表題欄１２５を利用することによって、外部のクライアントＰＣ４１から送られた送信メールＣや、前記した返信メールＢを、組織内の各利用者に配送することもできる。
【００５０】
以下に、表題欄１２５を利用して、この発明の電子メールシステムが受信した電子メールを各利用者に配送する実施例について説明する。
一般に電子メールには表題欄が存在し、この表題欄もＲＦＣ８２２でコメントとして利用することが認められている。そこで、外部のクライアントＰＣ４１の利用者が送信メールＣまたは返信メールＢの表題欄に、組織内メールシステムの利用者の個人識別コード１０１を挿入して送信メールＣまたは返信メールＢを作成してもらうようにする。
したがって、外部のクライアントＰＣ４１の利用者には、事前に、個人識別コード１０１を知らせておく必要がある。
【００５１】
表題欄に個人識別コード１０１が挿入された送信メールＣ又は返信メールＢがクライアントＰＣ４１から送信され、外部通信用メールサーバ４、外部ネットワーク１０を経由して外部通信用メールサーバ３に受信されると、その送信メールＣまたは返信メールＢはゲートウェイシステム２の受信用スプール６に格納される。
ここで受信用スプール６に格納された送信メールＣまたは返信メールＢはヘッダとメール本文とからなるが、この場合には、このヘッダの中の表題欄が着信情報記載欄に相当する。
【００５２】
そして、ヘッダ情報解読部２３が、この送信メールＣまたは返信メールＢの表題欄の中に、個人識別情報テーブル７の個人識別コード１０１と一致するものがあるか否か比較する。
ここで、一致するものがあった場合、該当する個人識別コード１０１に対応するメールアドレスの個人のメールボックス１３へその送信メールＣまたは返信メールＢを格納する。
【００５３】
このように、利用者がコメントとして利用できる「送信者１２２」の欄のほかに、「表題１２５」の欄に、「個人識別コード１０１」を加えることにより、外部のクライアントＰＣ４１から組織内メールシステム１の個人に、電子メールを配送することができるようになる。
【００５４】
また、個人識別コード１０１の代わりに、グループテーブル８の「グループ名１０２」を用いれば、そのグループに属する個人全員に対して電子メールを配信することも可能である。
たとえば、外部のクライアントＰＣ４１が作成した送信メールＣの表題欄の中に、グループ名１０２を記入してもらい、ヘッダ情報解読部２３が、受信した送信メールＣの表題欄に対して、グループ名１０２に一致する情報がないか否かを確認するようにすればよい。
【００５５】
また、組織内メールシステム１のクライアントＰＣ１１の利用者が作成した電子メールＡの表題欄１１７に、グループ名１０２を記入して送信した場合には、その電子メールＡに対する返信メールＢの表題欄には、このグループ名１０２が含まれているので、ヘッダ情報解読部２３が、返信メールＢの表題欄に対して、グループ名１０２に一致する情報がないか否かを確認するようにすればよい。
【００５６】
また、ゲートウェイシステム２が、個人識別コード１０１やグループ名１０２がコメントとして付与されていない電子メールを受信した場合には、組織内の全員のメールボックスにその電子メールを複写して配送すればよい。
【００５７】
以上のどの場合にも該当しない受信メールは、組織の構成員全員に宛てたメールであると判断し、個人識別情報テーブル７を参照して組織内メールシステム１の利用者全員の組織内のメールアドレスを求め、宛先欄のアドレスをそれに変更し、その受信メールを組織内メールシステム１の利用者全員のメールボックス１３へ配信する。
【００５８】
ヘッダ情報解析部２３の具体的な処理順序としては、まず、受信用スプール６に格納された電子メールの宛先欄または表題欄に、個人識別情報テーブルの中に個人識別コード１０１と一致する情報がないか否か確認し、個人識別コードが宛先欄及び表題欄にない場合には、その電子メールの宛先欄または表題欄にグループ名１０２と一致する情報がないか否かを確認し、宛先欄及び表題欄にない場合にはその電子メールは、組織内メールシステムの全利用者に配送するようにすればよい。
【００５９】
この発明の応用分野として、学校用の電子メールシステムが考えられる。この場合、個人識別コード１０１として「６年５組１２番」というように学年、組、出席番号を組み合わせた表記法を使うことができる。また、グループ名１０２には「６年」とか「６年５組」という表現を使うこともできる。そのため、小学生でも閲覧者の指定方法を容易に理解でき、この機能を活用できる。
【００６０】
【発明の効果】
この発明によれば、外部システムとの通信用にメールアドレスを利用者の数だけ用意できない組織や一つだけにしておく方が望ましい組織でも、電子メールシステムの複数の利用者が、個々に外部システムと電子メールを送受信できるようになる。
【００６１】
しかも、外部システムとの通信用のメールアドレスを一つの代表アドレスだけで済ませることができるため、管理負担や費用負担を軽減できる。さらに、外部システムから着信したメールや外部システムへ出ていくメールを一つのメールアドレスだけでチェックできるため、情報の漏洩や犯罪に巻き込まれることを防止することもできる。
【００６２】
また、外部システムからこの発明の電子メールシステムへ電子メールを送信する場合、外部システムにおいて専用の電子メールソフトを用意しなくても、ＲＦＣ８２２準拠の一般的な電子メールソフトを使い、表題の部分に組織内の個人識別コードやグループ名を入力するという簡単な方法で閲覧者を指定して送信できる点でも優れている。
【００６３】
外部システムへ送信される送信メールには、代表アドレスに加え、送信者の個人識別コードがコメントとして付加される。したがってこのメールを受信したメール利用者が送信者に返事を送る場合、一般の電子メールソフトの返信機能を用いて返信メールを送れば、前記送信メールの送信者の欄の内容がそのまま返信メールの宛先欄にコピーされ送信される。すなわち、外部システムの利用者が返信メールを作成する場合は、表題の文字列の最初の部分に個人識別コードを入力しなくても、通常の返信メールの作成操作をするだけで容易に、この発明の電子メールシステムの利用者個人へ返信メールを送信することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の電子メールシステムの全体構成図である。
【図２】この発明で利用する個人識別情報テーブルの一実施例である。
【図３】この発明で利用するグループテーブルの一実施例である。
【図４】この発明の電子メールのヘッダ情報の一実施例の説明図である。
【符号の説明】
１ 組織内メールシステム
２ ゲートウェイシステム
３ 外部通信用メールサーバ
４ 外部通信用メールサーバ
５ 送信用スプール
６ 受信用スプール
７ 個人識別情報テーブル
８ グループテーブル
１０ 外部ネットワーク
１１ クライアントＰＣ
１２ サーバ
１３ メールボックス
２１ ヘッダ情報構成部
２２ メール送信部
２３ ヘッダ情報解読部
２４ メール受信部
４１ クライアントＰＣ
１００ 個人メールアドレス
１０１ 個人識別コード
１０２ グループ名
【発明の属する技術分野】
この発明は、電子メールシステムに関し、特に、複数の利用者が１つのメールアドレスを共有して電子メールの送受信を行う場合に、複数の利用者が個別に電子メールの送受信をできるようにした電子メールシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
情報通信技術の発展に伴い、異なる複数の電子メールシステムを相互接続し、電子メールを送受信することが増えてきた。インターネットの場合、この電子メールシステムの相互接続は、それぞれのシステムをインターネットの標準化団体であるＩＥＴＦ（Ｔｈｅ Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇ Ｔａｓｋ Ｆｏｒｃｅ）の公開文書ＲＦＣ８２２（Ｓｔａｎｄａｒｄ ｆｏｒ ｔｈｅ ｆｏｒｍａｔ ｏｆ ＡＲＰＡ Ｉｎｔｅｒｎｅｔ ｔｅｘｔ ｍｅｓｓａｇｅｓ）に準拠させることで実現されている。
【０００３】
ＲＦＣ８２２によれば、電子メールシステム間で電子メールを送受信する場合、メールの送信者記載欄（いわゆるｆｒｏｍで始まる行）と宛先記載欄（ｔｏで始まる行）には、それぞれ送信者と宛先のメールアドレスを付加することになっている。そのため、ある電子メールシステムの利用者が外部の電子メールシステムとの間でメールを送受信しようとすると、その利用者の人数分だけメールアドレスを用意することが必要になる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、経済的理由、運用上の理由、管理上の理由、セキュリティ上の理由などで、外部との通信用にメールアドレスを利用者の数だけ用意できない組織や、一つだけにしておく方がよい組織がある。
例えば、初等中級教育レベルの学校の場合、授業のやりやすさ、通信費や管理負担の軽減、個人情報の漏洩や犯罪に巻き込まれることを避けるなどの観点から、メールアドレスを児童・生徒の人数分だけ用意せず、代表のメールアドレスを一つだけ用意して運用する方がよいと考える学校が多い。
【０００５】
電子メールの宛先指定については既に幾つかの技術が開示されている。例えば、特開平１０−１７３６９７号公報には、アドレス情報にキーワードを付加する方式で宛先を指定する技術が開示されている。しかし、この技術では、アドレスにキーワードを付加して新しいアドレスを生成し、その新しいアドレスを宛先行に加えている。そのため、「外部との通信用にメールアドレスを一つしか使えない」という環境では利用できない。
【０００６】
また、自前でメールサーバを運用せず、外部との通信用のメールアドレスをプロバイダで取得している企業などの場合も、利用者の人数分だけメールアドレスを用意することが難しい。
そのような組織の電子メールシステムの利用者が、一つのメールアドレスを共有し、外部との間で個別にメールを送受信できるようにする技術はこれまでになかった。また、外部から、一つのメールアドレスしか持たない組織内の個人やグループに対して個別にメールを送信できる技術もなかった。
【０００７】
そこで、この発明は以上のような事情を考慮してなされたものであり、電子メールシステムの組織内の利用者が、一つの代表アドレスを共有したまま、外部の電子メールシステムの利用者との間でそれぞれ個別に電子メールを送受信できる電子メールシステムを提供することを課題とする。また、外部の電子メールシステムの利用者が、一つの代表アドレスを宛先として使い、その宛先の組織内の個人やグループを閲覧者として指定した情報を付加した電子メールをその組織内の適切な利用者に配送するようにした電子メールシステムを提供することを課題とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
この発明は、複数の利用者端末を収容し、各利用者端末が１つの代表アドレスを利用して外部システムとのメッセージ交換をする電子メールシステムであって、利用者端末から転送された送信メールの所定の発信情報記載欄の中に、前記利用者が属するグループを含めて送信者情報を作成し、外部システムから受信した電子メールの所定の着信情報記載欄の中に含まれる利用者が属するグループ情報を抽出して、抽出された情報に対応する利用者が属するグループ内の者に前記受信した電子メールを配送する中継システムを備え、 前記発信情報記載欄が、前記代表アドレスを記載する欄または送信メールの表題を記載する欄であり、前記着信情報記載欄が、前記代表アドレス記載欄または受信した電子メールの表題を記載した欄であることを特徴とする電子メールシステムを提供するものである。
【０００９】
また、前記発信情報記載欄は、前記代表アドレスを記載する欄または送信メールの表題を記載する欄であり、前記着信情報記載欄は、前記代表アドレス記載欄または受信した電子メールの表題を記載した欄を用いてもよい。これによれば、代表アドレスを１つしか持たない組織内の利用者が個々に外部システムとの間で電子メールの送受信ができる。
【００１０】
【発明の実施の形態】
この発明は、複数の利用者端末を収容し、利用者端末相互間で電子メールの送受信を行う組織内メールシステムと、組織内メールシステムと外部システムとの間で電子メールの送受信を行う中継システムとからなる電子メールシステムであって、前記中継システムが、前記組織内メールシステムに付与された唯一の代表アドレスと前記利用者端末を利用する利用者ごとの個人識別情報及び利用者が属するグループとを記憶した記憶部と、外部から前記代表アドレスを宛先とした電子メールを受信する受信部と、受信部が受信した電子メールの着信情報記載欄を検索し、前記利用者が属するグループと一致する情報が含まれているか否かを判断する解読部と、一致する情報が含まれている場合に、その一致する利用者が属するグループ内の者を宛先として組織内メールシステムに前記受信した電子メールを転送する転送部を備えたことを特徴とする電子メールシステムを提供するものである。
【００１１】
この発明の中継システムは、組織内メールシステムと外部システムとの間で電子メールの送受信を行うためのシステムであるが、通常マイクロコンピュータを中心としたハードウェアとＲＯＭやＲＡＭ等に記憶されたソフトウェアとで構成される。
また、この中継システムは、組織内メールシステムと、インターネットなどのネットワークとの間に配置されるものであり、組織内メールシステムと同一構内に設置されることが好ましい。
【００１２】
中継システムのハードウェアは、主としてＣＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭ，タイマー，Ｉ／Ｏなどからなるマイクロコンピュータ及び周辺装置と、ソフトウェアを格納するＲＡＭ，ＲＯＭ，ハードディスク，ＣＤ−ＲＯＭ等や、電子メールなどのデータを格納するハードディスク，ＭＯ，ＭＤ，ＰＤ，ＤＶＤ−ＲＡＭ等の書き換え可能な記憶媒体から構成される。
外部システムは、公衆通信回線，専用回線，インターネットなどのＷＡＮを介してこの発明の電子メールシステムと接続されるシステムを意味する。
【００１３】
組織内メールシステムは、いわゆる利用者が利用するパソコンなどの利用者端末と電子メールの送受信を制御管理するサーバとから構成されるものであり、利用者端末とサーバとは一般にＬＡＮを介して接続される。
このサーバは、主としてＬＡＮに接続された利用者端末間どうしの電子メールの送受信を制御するものであり、利用者端末を利用する利用者ごとに個人メールアドレスが付与されている。
この発明では、この個人メールアドレスは組織内メールシステムの内部のみで使用されるものとする。
【００１４】
一方、この発明では、組織内メールシステムに対して、外部システムとの電子メールの送受信用に唯一つのメールアドレスが付与されているが、利用者端末の利用者が電子メールを外部システムに対して送信する場合には、この代表アドレスを発信情報の送信者情報として使用する。
【００１５】
一般に、送信される電子メールの中には、少なくともメールの送り先である宛先情報（ｔｏで始まる情報），メールの送信者を示す送信者情報（ｆｒｏｍで始まる情報）及びメールの表題（ｓｕｂｊｅｃｔで始まる情報）が含まれるが、この発明において、発信情報記載欄とは、通信規約（ＲＦＣ８２２）によって利用者に任意の記号列を含めることが認められている欄を意味する。
この「発信情報記載欄」は、たとえば送信者を示す代表アドレスを記載する欄、あるいは表題欄であるが、これに限るものではなく、現在もしくは将来認められる記載欄であってもよい。
【００１６】
また、「利用者個有の情報」とは、前記した個人メールアドレスを利用してもよいが、この個人メールアドレスと対応した他の識別コードを用いてもよい。たとえば、個人に与えられた識別番号，社内コード番号，個人名そのものなどを用いることができる。
具体例として、組織内メールシステムがある学校内に構築されている場合には、利用者固有の情報として、「学年」，「組」，「出席番号」を組み合わせた情報、たとえば「６年５組１２番」のような文字列を用いることもできる。
【００１７】
さらに、利用者個有の情報として、組織内メールシステムの「グループ名」に「名前」あるいは「識別番号」等を付加したものを用いてもよい。
ここで、「グループ名」とは、たとえば「６年５組」のような文字列であり、そのグループの中には、複数の利用者個人が含まれる。
【００１８】
また、「グループ名」のみを利用者個有の情報として用いることもできる。この場合には、利用者個人を特定することはできないが、組織内メールシステムの中に、複数のグループが存在する場合には、そのグループを特定することができる。
【００１９】
すなわち、グループ名を利用者個有の情報として用いた場合には、１人の利用者を１つのグループに読み替えることができ、着信情報記載欄に「利用者固有の情報」として「グループ名」が記載された電子メールを受信した場合には、対応するグループの中に属する複数の利用者すべてにその電子メールを配送するようにすればよい。
【００２０】
以下、図面に示す実施の形態に基づいてこの発明を詳述する。なお、これによってこの発明が限定されるものではない。
図１に、この発明の電子メールシステムの全体構成図を示す。
この発明では、組織内の電子メールシステム１（以下では組織内メールシステムと呼ぶ）と外部通信用のメールサーバ３（以下では外部通信用メールサーバと呼ぶ）との間に、ゲートウェイシステム２を設ける。
【００２１】
組織内メールシステム１は、ＬＡＮを介して、サーバ１２と多数の利用者端末１１（以下、クライアントＰＣと呼ぶ）とが接続され、各クライアントＰＣ１１どうしが電子メールの送受信をするためのシステムである。
また、クライアントＰＣ１１から、外部へ電子メールを送信する場合にはその電子メールはサーバ１２に取り込まれ、所定形式のデータに変換されてゲートウェイシステム２の送信用スプール５へ転送される。
【００２２】
組織内メールシステム１には、利用者（クライアントＰＣ）ごとにメールボックス１３が用意されており、利用者はそれを介して組織内で電子メールを送受信できるようになっている。
たとえば、あるクライアントＰＣの利用者Ａが利用者Ｂに電子メールを送った場合、その電子メールは利用者Ｂのメールボックスに配送される。そして利用者Ｂは、自己のメールボックスを受信確認しにいくことで、その電子メールを読むことができる。
【００２３】
外部通信用メールサーバ３は、組織がインターネットメールの送受信用として使用するＲＦＣ８２２準拠のメールサーバであり、代表アドレスのアカウントはこのメールサーバ３あるいはゲートウェイシステム２に登録されている。ここで、代表アドレスとは、たとえば図４（ｄ）に示すＤａｉｈｙｏ＠ｂｂｂ．ｃｃ．ｊｐのような記号で表わされるものである。この発明の組織内メールシステム１は唯一の代表アドレスしか持てないものとする。
【００２４】
外部通信用メールサーバ３は、ゲートウェイシステム２のメール送信部２２から転送されてきた電子メールを外部へ送信すると共に、外部通信用メールサーバ４から受信した電子メールを、ゲートウェイシステム２のメール受信部２４の転送要求を受けて転送する処理をする。
【００２５】
ゲートウェイシステム２は、主としてヘッダ情報構成部２１、メール送信部２２、メール受信部２４、及びヘッダ情報解読部２３と、さらに送信用スプール５、受信用スプール６、個人識別情報テーブル７及びグループテーブル８からなる記憶部とによって構成される。
【００２６】
図２に、この発明で利用する個人識別情報テーブル７の一実施例を示す。
図２に示すように、個人識別情報テーブル７には、組織内メールシステム１で用いる各利用者の個人メールアドレス１００と組織内で各利用者を識別するために使用するユニークなコード１０１（以下では個人識別コードと呼ぶ）が記憶されている。
【００２７】
ここで、個人識別コード１０１は、各自の個人メールアドレス１００に対して、個人識別コードＡ１、個人識別コードＢ１、個人識別コードＣ１……というように異なる表記法で複数備えてもよい。利用者の人数は特に制限されるものではない。この個人識別コード１０１は、「利用者固有の情報」に相当する。
【００２８】
図３に、この発明で利用するグループテーブル８の一実施例を示す。
図３に示すように、グループテーブル８には、複数のグループ名１０２が記憶され、それぞれにそのグループを構成する利用者の個人識別コード１０１が記憶されている。グループ数も特に制限されるものではない。
後述するように、このグループテーブル８は、受信したメールの着信情報記載欄にグループ名が含まれる場合に、そのグループ名のグループに所属する利用者全員に、受信したメールを転送するのに利用される。
【００２９】
ゲートウェイシステム２は、外部通信用メールサーバ３に対してＲＦＣ８２２準拠のメールクライアントとして振る舞い、組織内メールシステム１と外部通信用メールサーバ３との間で以下に述べるような方法でメールの中継を行う中継システムである。
【００３０】
図４に、この発明の電子メールのヘッダ情報の一実施例の説明図を示す。
図４（ａ）は、サーバ１２から送信用スプール５へ転送された電子メールのヘッダ部分の情報の一実施例を示したものである。
ここで、このヘッダ部分は、メッセージＩＤ１１１（ＭＳＧ１２３４）、個人メールアドレス１１２（ｙｙｙｙｙｙｙｙｙ）、個人名１１３（山本 一郎）、住所１１４（大阪府）、日付１１５（ＤＡＴＥ２００００５２３１４）、宛先情報１１６（ｘｘｘｘ＠ｙｙｙｙ．ｚｚ．ｊｐ）、表題１１７（ＭＡＩＬ００１かんじ）から構成されており、いわゆる発信情報が記載される部分である。
【００３１】
ところで、ＲＦＣ８２２準拠の外部通信用メールサーバ３が送受信する電子メールの送信者のメールアドレスの中には、コメントを付加することができる。このコメントは、メールアドレスに対してユニークなものでなくてもよく、利用者が独自に定義してもよい。
【００３２】
図４（ｂ）に、ヘッダ情報構成部２１で作成される発信情報記載欄（以下、ヘッダと呼ぶ）の一実施例を示す。
ここでヘッダは、図４（ａ）に示した送信用スプールの情報をもとに作成され、メッセージＩＤ１２１、送信者１２２、宛先１２３、日付１２４、表題１２５から構成される。
【００３３】
送信者１２２には、通常メールを送信する者のメールアドレスが入れられ、宛先１２３にはメールを送る相手のメールアドレスが入れられる。この発明では、送信元の組織は１つの代表アドレスしか持てないので、送信者１２２には、この代表アドレスが入れられる。
また、利用者が付加してもよいコメントは、表題１２５の欄に入れることができる。
【００３４】
たとえば、図４（ｂ）において、送信者１２２の欄は、Ｆｒｏｍで始まるが、図４（ｄ）に示した代表アドレス２００の他に、図４（ｃ）で示した個人識別コード１０１、個人名１１３、及び住所１１４をコメントとして加えたものを示している。
コメントは、この実施例に限るものではないが、少なくとも、個人識別コード１０１を入れることが好ましい。
また、メッセージＩＤ１２１は図４（ａ）のメッセージＩＤ１１１、宛先１２３は宛先情報１１６、日付１２４は日付１１５、表題１２５は表題１１７から作成されたものである。
【００３５】
以下に、この発明の組織内メールシステム１から、外部システムへ電子メールを送信する場合について説明する。
まず、組織内メールシステム１内のあるクライアントＰＣ１１の利用者Ｍから外部のクライアントＰＣ４１を宛先とする電子メールＡが送信されたとする。
この電子メールＡはサーバ１２に受信され、ゲートウェイシステム２の送信用スプール５に格納される。
【００３６】
ゲートウェイシステム２が、組織内メールシステム１から外部システムへ送信する電子メールＡを受け取った場合、ヘッダ情報構成部２１は、送信スプール５内の電子メールＡの情報を見て、図４（ｂ）のようなヘッダを作成する。すなわち、メールの送信者１２２の欄に代表アドレス２００を入れ、図４（ｃ）のような個人識別情報テーブル７を参照して、個人メールアドレス１００から個人識別コード１０１を求め、送信者１２２の欄にコメントとして加える。
【００３７】
また、図４（ｂ）では、送信者１２２の欄に、個人名１１３、住所１１４もコメントとして加えられ、さらに宛先１２３、日付１２４、表題１２５には、送信用スプール５の中のそれぞれ対応する情報が挿入される。
その後、この図４（ｂ）のヘッダと電子メールＡの本文内容とがメール送信部２２へ送られる。
メール送信部２２は、図４（ｂ）のヘッダとメール内容とを所定の形式に組立てて外部通信用メールサーバ３へ転送する。
【００３８】
外部通信用メールサーバ３は、メール送信部２２から転送されてきたヘッダ及びメール本文内容をＲＦＣ８２２の所定の形式に組み立てて、外部ネットワーク１０を介して外部通信用メールサーバ４へ送信する。
【００３９】
外部通信用メールサーバ４は、この電子メールＡを受信すると、まずそのヘッダの中に含まれる宛先１２３を解読する。そしてその宛先１２３に記載されたメールアドレスがクライアントＰＣ４１の利用者であると判断した場合には、この受信した電子メールＡを対応するクライアントＰＣ４１のメールボックスに入れる。
【００４０】
このとき、メッセージＩＤ１２１、代表アドレス１２２、日付１２４、表題１２５の他に送信者１２２の欄に付加されたコメントも転送される。
したがって、外部のクライアントＰＣ４１の利用者は、送信者１２２の欄に付加されているコメント（個人識別コード１０１など）を読むことで、この電子メールＡの送信者が組織内の誰であるかを識別できる。
【００４１】
ここで、送信先の外部通信用メールサーバ４や、クライアントＰＣ４１には、この発明のゲートウェイシステム２などと同一の特別なハードウェア及びソフトウェアは必要としない。すなわち、ＲＦＣ８２２に準拠したメールを送受信することのできる通常市販されているメールのソフトウェアを備えているだけでよい。
【００４２】
次に、外部のクライアントＰＣ４１が、受信した電子メールＡに対して、返信機能を利用して利用者Ｍに返信メールＢを送る場合の実施例について説明する。現在市販されているメールソフトの多くは、返信メールＢの宛先欄には、もとの受信した電子メールＡの送信者１２２の欄の内容がそのままコピーされる。
【００４３】
すなわち、返信メールＢの宛先欄には、図４（ｂ）の送信者１２２に示した情報（代表アドレス２００とコメント）が自動的に挿入されることになる。また、クライアントＰＣ４１では、返信メールＢの送信日付や表題が付与されて、送信者情報が作成される。
ここで、表題は、クライアントＰＣ４１の利用者が独自に作成することもできるが、一般に返信メールの場合は、受信した電子メールＡに付与されていた表題が自動的に表題の一部として利用されることが多い。
【００４４】
そして、返信メールＢがクライアントＰＣ４１から外部通信用メールサーバ４に送られると、返信メールＢは外部通信用メールサーバ４から外部ネットワーク１０へ送信され、宛先欄にある代表アドレス２００を手がかりとして外部通信用メールサーバ３に到着することになる。
【００４５】
外部通信用メールサーバ３に到着した返信メールＢは、次に示すような方法により、もとの電子メールＡの送信者のメールボックス１３へ配送される。
【００４６】
外部通信用メールサーバ３は返信メールＢをゲートウェイシステム２のメール受信部２４の転送要求を受けて転送する。メール受信部２４は、受信用スプール６へ返信メールＢを格納する。格納された返信メールＢは、ヘッダとメール本文とから構成されるが、このヘッダは、いわゆる着信情報に相当し、この中の個人識別コード１０１が含まれる宛先欄が着信情報記載欄に相当する。
【００４７】
そして、ヘッダ情報解読部２３が、宛先欄の中に付加されているコメントの中に、個人識別情報テーブル７の中の個人識別コード１０１と一致するものがあるか否か検索する。
ここで一致するものがあった場合、該当する個人識別コード１０１に対応するメールアドレス１００の利用者のメールボックス１３へその返信メールＢを格納する。
このような処理により返信メールＢが１つの代表アドレスしか持たない組織内の利用者個人に配送されることになる。
【００４８】
また、外部クライアントＰＣ４１の利用者は、組織内メールシステム１内の利用者Ｍに返信メールを出す場合、利用者個人のメールアドレス１１２を全く知らなくてもよい。
すなわち、送信メールＡの送信者１２２の欄の中に、利用者Ｍの個人識別コード１０１が含まれているので、外部の電子メールの受信者は、通常の「返信メール」の作成操作をするだけで、１つの代表アドレスしか持たない組織メールシステム１の内部の各利用者個人に対して容易に返信メールを送信できる。
【００４９】
また、受信用スプール６に格納された返信メールＢの宛先欄の中に、一致する個人識別コード１０１がない場合は、前記した表題欄１２５を利用することによって、外部のクライアントＰＣ４１から送られた送信メールＣや、前記した返信メールＢを、組織内の各利用者に配送することもできる。
【００５０】
以下に、表題欄１２５を利用して、この発明の電子メールシステムが受信した電子メールを各利用者に配送する実施例について説明する。
一般に電子メールには表題欄が存在し、この表題欄もＲＦＣ８２２でコメントとして利用することが認められている。そこで、外部のクライアントＰＣ４１の利用者が送信メールＣまたは返信メールＢの表題欄に、組織内メールシステムの利用者の個人識別コード１０１を挿入して送信メールＣまたは返信メールＢを作成してもらうようにする。
したがって、外部のクライアントＰＣ４１の利用者には、事前に、個人識別コード１０１を知らせておく必要がある。
【００５１】
表題欄に個人識別コード１０１が挿入された送信メールＣ又は返信メールＢがクライアントＰＣ４１から送信され、外部通信用メールサーバ４、外部ネットワーク１０を経由して外部通信用メールサーバ３に受信されると、その送信メールＣまたは返信メールＢはゲートウェイシステム２の受信用スプール６に格納される。
ここで受信用スプール６に格納された送信メールＣまたは返信メールＢはヘッダとメール本文とからなるが、この場合には、このヘッダの中の表題欄が着信情報記載欄に相当する。
【００５２】
そして、ヘッダ情報解読部２３が、この送信メールＣまたは返信メールＢの表題欄の中に、個人識別情報テーブル７の個人識別コード１０１と一致するものがあるか否か比較する。
ここで、一致するものがあった場合、該当する個人識別コード１０１に対応するメールアドレスの個人のメールボックス１３へその送信メールＣまたは返信メールＢを格納する。
【００５３】
このように、利用者がコメントとして利用できる「送信者１２２」の欄のほかに、「表題１２５」の欄に、「個人識別コード１０１」を加えることにより、外部のクライアントＰＣ４１から組織内メールシステム１の個人に、電子メールを配送することができるようになる。
【００５４】
また、個人識別コード１０１の代わりに、グループテーブル８の「グループ名１０２」を用いれば、そのグループに属する個人全員に対して電子メールを配信することも可能である。
たとえば、外部のクライアントＰＣ４１が作成した送信メールＣの表題欄の中に、グループ名１０２を記入してもらい、ヘッダ情報解読部２３が、受信した送信メールＣの表題欄に対して、グループ名１０２に一致する情報がないか否かを確認するようにすればよい。
【００５５】
また、組織内メールシステム１のクライアントＰＣ１１の利用者が作成した電子メールＡの表題欄１１７に、グループ名１０２を記入して送信した場合には、その電子メールＡに対する返信メールＢの表題欄には、このグループ名１０２が含まれているので、ヘッダ情報解読部２３が、返信メールＢの表題欄に対して、グループ名１０２に一致する情報がないか否かを確認するようにすればよい。
【００５６】
また、ゲートウェイシステム２が、個人識別コード１０１やグループ名１０２がコメントとして付与されていない電子メールを受信した場合には、組織内の全員のメールボックスにその電子メールを複写して配送すればよい。
【００５７】
以上のどの場合にも該当しない受信メールは、組織の構成員全員に宛てたメールであると判断し、個人識別情報テーブル７を参照して組織内メールシステム１の利用者全員の組織内のメールアドレスを求め、宛先欄のアドレスをそれに変更し、その受信メールを組織内メールシステム１の利用者全員のメールボックス１３へ配信する。
【００５８】
ヘッダ情報解析部２３の具体的な処理順序としては、まず、受信用スプール６に格納された電子メールの宛先欄または表題欄に、個人識別情報テーブルの中に個人識別コード１０１と一致する情報がないか否か確認し、個人識別コードが宛先欄及び表題欄にない場合には、その電子メールの宛先欄または表題欄にグループ名１０２と一致する情報がないか否かを確認し、宛先欄及び表題欄にない場合にはその電子メールは、組織内メールシステムの全利用者に配送するようにすればよい。
【００５９】
この発明の応用分野として、学校用の電子メールシステムが考えられる。この場合、個人識別コード１０１として「６年５組１２番」というように学年、組、出席番号を組み合わせた表記法を使うことができる。また、グループ名１０２には「６年」とか「６年５組」という表現を使うこともできる。そのため、小学生でも閲覧者の指定方法を容易に理解でき、この機能を活用できる。
【００６０】
【発明の効果】
この発明によれば、外部システムとの通信用にメールアドレスを利用者の数だけ用意できない組織や一つだけにしておく方が望ましい組織でも、電子メールシステムの複数の利用者が、個々に外部システムと電子メールを送受信できるようになる。
【００６１】
しかも、外部システムとの通信用のメールアドレスを一つの代表アドレスだけで済ませることができるため、管理負担や費用負担を軽減できる。さらに、外部システムから着信したメールや外部システムへ出ていくメールを一つのメールアドレスだけでチェックできるため、情報の漏洩や犯罪に巻き込まれることを防止することもできる。
【００６２】
また、外部システムからこの発明の電子メールシステムへ電子メールを送信する場合、外部システムにおいて専用の電子メールソフトを用意しなくても、ＲＦＣ８２２準拠の一般的な電子メールソフトを使い、表題の部分に組織内の個人識別コードやグループ名を入力するという簡単な方法で閲覧者を指定して送信できる点でも優れている。
【００６３】
外部システムへ送信される送信メールには、代表アドレスに加え、送信者の個人識別コードがコメントとして付加される。したがってこのメールを受信したメール利用者が送信者に返事を送る場合、一般の電子メールソフトの返信機能を用いて返信メールを送れば、前記送信メールの送信者の欄の内容がそのまま返信メールの宛先欄にコピーされ送信される。すなわち、外部システムの利用者が返信メールを作成する場合は、表題の文字列の最初の部分に個人識別コードを入力しなくても、通常の返信メールの作成操作をするだけで容易に、この発明の電子メールシステムの利用者個人へ返信メールを送信することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の電子メールシステムの全体構成図である。
【図２】この発明で利用する個人識別情報テーブルの一実施例である。
【図３】この発明で利用するグループテーブルの一実施例である。
【図４】この発明の電子メールのヘッダ情報の一実施例の説明図である。
【符号の説明】
１ 組織内メールシステム
２ ゲートウェイシステム
３ 外部通信用メールサーバ
４ 外部通信用メールサーバ
５ 送信用スプール
６ 受信用スプール
７ 個人識別情報テーブル
８ グループテーブル
１０ 外部ネットワーク
１１ クライアントＰＣ
１２ サーバ
１３ メールボックス
２１ ヘッダ情報構成部
２２ メール送信部
２３ ヘッダ情報解読部
２４ メール受信部
４１ クライアントＰＣ
１００ 個人メールアドレス
１０１ 個人識別コード
１０２ グループ名
Claims (4)
- 複数の利用者端末を収容し、各利用者端末が１つの代表アドレスを利用して外部システムとのメッセージ交換をする電子メールシステムであって、利用者端末から転送された送信メールの所定の発信情報記載欄の中に、前記利用者が属するグループを含めて送信者情報を作成し、外部システムから受信した電子メールの所定の着信情報記載欄の中に含まれる利用者が属するグループ情報を抽出して、抽出された情報に対応する利用者が属するグループ内の者に前記受信した電子メールを配送する中継システムを備え、
前記発信情報記載欄が、前記代表アドレスを記載する欄または送信メールの表題を記載する欄であり、前記着信情報記載欄が、前記代表アドレス記載欄または受信した電子メールの表題を記載した欄であることを特徴とする電子メールシステム。 - 複数の利用者端末を収容し、利用者端末相互間で電子メールの送受信を行う組織内メールシステムと、組織内メールシステムと外部システムとの間で電子メールの送受信を行う中継システムとからなる電子メールシステムであって、前記中継システムが、前記組織内メールシステムに付与された唯一の代表アドレスと前記利用者端末を利用する利用者ごとの個人識別情報及び利用者が属するグループとを記憶した記憶部と、外部から前記代表アドレスを宛先とした電子メールを受信する受信部と、受信部が受信した電子メールの着信情報記載欄を検索し、前記利用者が属するグループと一致する情報が含まれているか否かを判断する解読部と、一致する情報が含まれている場合に、その一致する利用者が属するグループ内の者を宛先として組織内メールシステムに前記受信した電子メールを転送する転送部を備えたことを特徴とする電子メールシステム。
- 前記中継システムが、前記組織内メールシステムの利用者端末を利用する利用者から外部への送信メールを受信し、かつ前記送信メールの利用者に対応する個人識別情報を前記送信メールの発信情報記載欄に付加して、外部へ送信する送信部をさらに備えたことを特徴とする請求項２の電子メールシステム。
- 前記グループの情報が、所定の利用者が属するグループ名であることを特徴とする請求項１から３のいずれかの電子メールシステム。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
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