JP2012185568A - 施設予約管理システム、利用状況通知装置および利用状況更新方法 - Google Patents

Abstract

【課題】第三者による施設の利用を回避しつつ、施設の利用状況を正確に把握できる施設予約管理システムを提供する。
【解決手段】施設管理サーバ８０は、施設ごとにその施設を予約した利用者およびその施設の利用状況を対応づけた情報である予約情報を管理する。利用状況通知装置９０は、施設の利用状況を利用状況管理サーバ８０に通知する。利用状況通知手段９１は、施設の利用者によって携帯され、その利用者の識別情報を記憶する媒体である利用者特定媒体が予め定めた位置に置かれたことを契機として、利用者の識別情報とともにその施設の利用状況として利用開始を示す情報を施設管理サーバ８０に通知し、利用者特定媒体が予め定めた位置から外されたことを契機として、利用者の識別情報とともに施設の利用状況として利用終了を示す情報を施設管理サーバ８０に送信する。
【選択図】図１０

Description

本発明は、施設の利用状況に基づいて、その施設の予約管理を行う施設予約管理システム、および、その施設予約管理システムに用いられる利用状況通知装置、利用状況更新方法、利用状況通知方法および利用状況通知プログラムに関する。

複数の人間が利用する共有品を公平かつ適切に利用可能にするため、それらの共有品の予約状態を管理する予約管理システムがコンピュータネットワーク上に構築されてきた。共有品の利用希望者は、その予約管理システムにアクセスし、希望する日時にその共有品が空いているか否かを確認する。希望する日時にその共有品が予約されていなければ、問題なく予約できる。一方、希望する日時にその共有品が予約されている場合、共有品の利用希望者は、代わりの物で我慢する、日時を改める、あきらめる、または、キャンセル待ちすることを検討することになる。例えば、利用希望者は、キャンセル待ちをする場合、この予約管理システムに頻繁にアクセスすることで、予約状態を確認する。

このように、共有品の予約状態を管理するシステムが各種知られている。特許文献１には、施設の実際の利用状況に基づいて施設の予約および管理を行う施設予約利用システムが記載されている。特許文献１に記載された施設予約利用システムでは、会議室を予約した利用者が実際に会議室の利用を開始する際、利用者が入力装置を操作する、または、利用者がカードリーダにＩＤカードを通すと、施設側端末装置が、利用開始または利用終了をホスト装置に通知する。

特許文献２には、会議室利用者に予約情報を供給する会議室管理システムが記載されている。特許文献２に記載されたシステムでは、予約時間になると、予約情報を会議室表示装置に表示させる。なお、利用者は、会議室に設置されたカードリーダで各自所有する磁気ＩＤカードを読み込ませて入室し、会議終了後には、同様に、磁気ＩＤカードをカードリーダに読み込ませて退室する。

なお、特許文献３には、予約者による予約の履行を事前判断する予約管理システムが記載されている。特許文献３に記載されたシステムは、予約者の現在位置および行動に応じて、予約時間が近づいていることをその予約者に通知する。

特許文献４には、室内電気装置の電源を入退者情報に基づいて制御する電源管理システムが記載されている。特許文献４に記載されたシステムは、ＩＤカードの保持者が社屋等の建物や各部署エリアで入退出する際にそのＩＤカードの保持者を特定し、その保持者の電気装置の電源や照明を制御する。

特許文献５には、多人数が同時に使用する予約対象物の予約や使用許諾の手続きを簡素化する予約システムが記載されている。特許文献５に記載された予約システムは、出席予約者が入力されると、その出席者全員のＩＤカードに対して会議室の使用許可を与える。予約した会議室を使用する際、会議室のドア付近にあるＩＤカード読取装置に読み込ませるＩＤカードナンバーが予約登録されたＩＤカードナンバーの場合、その会議室の鍵が開かれる。

特許文献６には、物品の移動を認識する物品管理装置が記載されている。特許文献６に記載された物品管理装置は、タグを用いて人物および物品の移動を認識する。

特開２００２−１２３５８８号公報 特開平５−６７１１５号公報 特開２００２−２７９２６０号公報 特開２００９−２１７４４４号公報 特開平６−４５３８号公報 特開平９−２７８１３０号公報

上述するように、多数の人間が利用する可能性のある会議室や、その会議室で使用するプロジェクタなどの共有備品を利用しようとした場合、会議室や共有備品の利用希望者は、コンピュータネットワーク上に構築された施設予約システムを用いて予約を行う。具体的には、利用希望者が施設予約システムにアクセスして施設や備品の予約を行い、希望日時にその予約した施設及び備品を使用するという運用が行われる。

一方、予約した施設や備品の利用時間が予約した時間よりも短く済んだ場合、利用者が予約時間の修正を行えば、他の利用者は、その施設や備品をその後利用することは可能である。しかし、利用者が予約時間の修正を行わない場合、その施設や備品に空き時間が生じてしまう。そのため、他の利用希望者がいた場合にも、その利用希望者は、空き時間が生じたことに気づかないため、その施設や備品を利用することができない。

このような事象が発生すると、会議室の利用希望者は、予約ができないと判断し、その会議室の利用を断念しなければならない。例えば、遠地とのテレビ会議を行う場合、テレビ会議を行うことが可能な会議室の使用が求められる。このような場合には、別の会議室を利用することで問題を解決することができないため、最悪の場合、その時間帯に会議室の利用ができないことで、業務に滞りが発生する場合もある。

しかし、利用者が自発的に施設予約システムへアクセスし、予約時間の途中から予約を解放する作業は面倒であるという問題がある。一方で、予約の解放を自動化するシステムを構築する場合、複雑な仕組みにならないことが望ましい。このようなシステムを構築しても、そのシステム自体の利用方法や運用方法、保守方法が複雑になり、結果的に面倒な作業が必要になるからである。

特許文献１や特許文献２に記載されたシステムでは、利用者が施設の利用が終了すると、入力装置を操作したり、カードリーダにＩＤカードを通したりすることで、施設の利用が終了したことをホスト装置に通知する。しかし、特許文献１や特許文献２に記載されたシステムでは、利用者が、施設の利用を終了したときに、その施設に備えられた入力装置やカードリーダを操作することを、常に意識しておく必要がある。しかし、利用者にとって、施設が終了したことを通知する動作は、必須の動作ではない。そのため、施設の利用が終了したときに、利用者が利用終了を通知する操作を忘れる可能性がある。この通知が行われないと、システムは、施設の利用状況を正確に把握することができないという問題がある。一方で、第三者による施設の利用を回避し、セキュリティを確保するため、施設の利用状況は、施設の予約者によって通知されることが望ましい。

そこで、本発明は、第三者による施設の利用を回避しつつ、施設の利用状況を正確に把握できる施設予約管理システム、および、その施設予約管理システムに用いられる利用状況通知装置、利用状況更新方法、利用状況通知方法および利用状況通知プログラムを提供することを目的とする。

本発明による施設予約管理システムは、施設ごとにその施設を予約した利用者およびその施設の利用状況を対応づけた情報である予約情報を管理する施設管理サーバと、施設の利用状況を利用状況管理サーバに通知する利用状況通知装置とを備え、利用状況通知装置が、施設の利用者によって携帯され、その利用者の識別情報を記憶する媒体である利用者特定媒体が予め定めた位置に置かれたことを契機として、利用者の識別情報とともにその施設の利用状況として利用開始を示す情報を施設管理サーバに通知し、利用者特定媒体が予め定めた位置から外されたことを契機として、利用者の識別情報とともに施設の利用状況として利用終了を示す情報を施設管理サーバに送信する利用状況通知手段を含み、施設管理サーバが、予約情報を記憶する予約情報記憶手段と、利用状況通知装置から受信した利用者の識別情報および施設の利用状況に基づいて、予約情報記憶手段に記憶された予約情報を更新する利用状況更新手段とを含むことを特徴とする。

本発明による利用状況通知装置は、施設の利用者によって携帯され、その利用者の識別情報を記憶する媒体である利用者特定媒体が予め定めた位置に置かれたことを契機として、利用者の識別情報とともにその施設の利用状況として利用開始を示す情報を、施設の利用状況を管理する施設管理サーバに通知し、利用者特定媒体が予め定めた位置から外されたことを契機として、利用者の識別情報とともに施設の利用状況として利用終了を示す情報を施設管理サーバに送信する利用状況通知手段を備えたことを特徴とする。

本発明による利用状況更新方法は、施設ごとにその施設を予約した利用者およびその施設の利用状況を対応づけた情報である予約情報を管理する施設管理サーバに対して施設の利用状況を通知する利用状況通知装置が、施設の利用者によって携帯され、その利用者の識別情報を記憶する媒体である利用者特定媒体が予め定めた位置に置かれたことを契機として、利用者の識別情報とともにその施設の利用状況として利用開始を示す情報を施設管理サーバに通知し、利用状況通知装置が、利用者特定媒体が予め定めた位置から外されたことを契機として、利用者の識別情報とともに施設の利用状況として利用終了を示す情報を施設管理サーバに送信し、施設管理サーバが、利用状況通知装置から受信した利用者の識別情報および施設の利用状況に基づいて、予約情報を記憶する予約情報記憶手段に記憶されたその予約情報を更新することを特徴とする。

本発明による利用状況通知方法は、施設の利用者によって携帯され、その利用者の識別情報を記憶する媒体である利用者特定媒体が予め定めた位置に置かれたことを契機として、利用者の識別情報とともにその施設の利用状況として利用開始を示す情報を、施設の利用状況を管理する施設管理サーバに通知し、利用者特定媒体が予め定めた位置から外されたことを契機として、利用者の識別情報とともに施設の利用状況として利用終了を示す情報を施設管理サーバに送信することを特徴とする。

本発明による利用状況通知プログラムは、コンピュータに、施設の利用者によって携帯され、その利用者の識別情報を記憶する媒体である利用者特定媒体が予め定めた位置に置かれたことを契機として、利用者の識別情報とともにその施設の利用状況として利用開始を示す情報を、施設の利用状況を管理する施設管理サーバに通知し、利用者特定媒体が予め定めた位置から外されたことを契機として、利用者の識別情報とともに施設の利用状況として利用終了を示す情報を施設管理サーバに送信する利用状況通知処理を実行させることを特徴とする。

本発明によれば、第三者による施設の利用を回避しつつ、施設の利用状況を正確に把握できる。

本発明による施設予約管理システムの一実施形態を示す説明図である。 本発明による施設予約管理システムの他の実施形態を示すブロック図である。 実施例における施設予約管理システムの例を示す説明図である。 施設または備品の予約ページの例を示す説明図である。 施設または備品の予約ページの例を示す説明図である。 会議室予約登録ページの例を示す説明図である。 施設における認証方法の例を示す説明図である。 備品保管庫における認証方法の例を示す説明図である。 予約状態の追跡登録を行うページの例を示す説明図である。 本発明による施設予約管理システムの最小構成の例を示すブロック図である。 本発明による利用状況通知装置の最小構成の例を示すブロック図である。

以下、本発明の実施形態を図面を参照して説明する。まず、本発明における施設予約管理システムの概要を説明する。図１は、本発明による施設予約管理システムの一実施形態を示す説明図である。図１に例示する施設予約管理システムは、施設予約を行う施設予約システム１と、施設予約システム１が管理する施設８内に設置されるカードリーダ１２と、施設８の入口に設けられるカードリーダ１０とを備えている。また、施設予約管理システムは、設備保管庫１３の入口に設けられるカードリーダ１６や、設備１４ごとに設けられるカードリーダ１８を備えていてもよい。さらに、施設予約管理システムは、メールサーバ３を備えていてもよい。

施設予約システム１と、カードリーダ１２と、カードリーダ１０とは、通信ネットワーク７を介して相互に接続される。また、施設予約は、通信ネットワーク７に接続されたパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣ（Personal Computer ）と記す。）４，５や、携帯端末６を操作し、施設予約システム１にアクセスすることにより行われる。なお、施設予約システム１は、ＷＥＢサーバ２に構築される。同様に、施設予約システム１と、カードリーダ１８と、カードリーダ１６とは、通信ネットワーク７を介して相互に接続される。

利用者が、施設８または備品保管庫１３に収納された備品１４の使用を希望する場合、その利用者は、通信ネットワーク７に接続されたＰＣ４，５や携帯端末６を使用して、通信ネットワーク７上のＷＥＢサーバ２に構築された施設予約システム１にアクセスする。
施設予約システム１には、利用を希望する施設８や備品１４ごとに予約ページが存在する。利用者は、希望日時に予約可能か否かを施設８や備品１４の予約ページを見て判断し、それぞれの予約ページに予約者の個人ＩＤ、氏名、メールアドレス、利用希望時間および利用予定者の個人ＩＤを入力することで、予約の登録を行う。なお、利用予定者の個人ＩＤは、全て登録しなくてもよい。

そして、施設予約システム１は、利用日の利用予定時間が迫ると、メールサーバ３を通じて、利用予定時間が迫っている旨の通知メールを利用者本人に送信する。利用者は、利用予定をキャンセルする場合、施設予約システム１を通じてキャンセルを示す情報を登録してもよい。また、利用者による反応がなければ、施設予約システム１は、予定通り施設が利用されるものと判断する。

利用者は、施設８を使用する場合、利用者を識別する情報を記憶するＩＣ（integrated circuit）入りＩＤカード９を、施設８の入り口に設置されたカードリーダ１０に読み取らせることで、施設８の鍵を開錠し、入室する。このとき、施設予約システム１で予約時に登録した予約者または利用予定者のＩＤカード９でのみ、その施設８の開錠が可能である。さらに、利用者が施設８に入室した後、施設８の内側に設置されたカードリーダ１２にＩＣ入りＩＤカード１１を差し込むことで、施設８の電気系統が使用可能になる。なお、入室時と同様、施設予約システム１で予約時に登録した予約者または利用予定者のＩＤカード１１でのみ、その施設８の電気系統が使用可能になる。

施設８内に設置されたカードリーダ１２にＩＤカード１１が挿入された状態になると、カードリーダ１２は、施設８の利用が開始されたことを通信ネットワーク７を通じて施設予約システム１に通知する。そして、施設予約システム１は、施設８の予約用ページのステータスを、自動で「使用中」に変更する。利用者は、通信ネットワーク７に接続されたＰＣ４，５や携帯端末６などを利用して施設予約システム１における施設８の予約用ページに表されたステータスを見ることで、施設８が現在使用中であることをリアルタイムで確認できる。

また、ＩＤカード１１が抜かれた状態をカードリーダ１２が検出すると、カードリーダ１２は、施設８の利用が終了したことを通信ネットワーク７を通じて施設予約システム１に通知する。そして、施設予約システム１は、施設８の予約用ページのステータスを、自動で「解放状態」に変更する。

なお、備品保管庫１３内に格納された備品１４を利用者が使用する場合、その利用者は、ＩＣ入りＩＤカード１５を備品保管庫１３の外側に設置されたカードリーダ１６に読み取らせることで、備品保管庫１３を開錠し、備品１４を持ち出す。このときも、施設８を開錠する場合と同様、施設予約システム１で予約時に登録した予約者または利用予定者のＩＤカード１５でのみ、その備品保管庫１３の開錠が可能である。

また、備品１４が使用中であることを施設予約システム１に通知するため、利用者は、備品保管庫１３の内側に設置されたカードリーダ１８に括り付けられたＩＣカード１７を挿入する。施設８を利用する場合と異なり、備品１５を利用する場合には、利用者のＩＤカードをカードリーダに挿入するのではなく、備品１４ごとに準備されたＩＣカード１７をカードリーダ１８に挿入する。

備品１４を返却するとき、まず、利用者は、ＩＤカード１５をカードリーダ１６に読み取らせて備品保管庫１３を開錠する。そして、備品１４が格納された後、利用者がＩＣカード１７をカードリーダ１８から引き抜くと、通信ネットワーク７を通じて施設予約システム１の備品１４の使用ステータスが自動で「解放状態」に変更される。

また、施設予約システム１は、利用者が予約を希望する施設または備品がすでに予約済みであった場合、該当施設及び備品が解放状態を示すステータスになった時、メールなどにより、その施設または備品が解放状態になったことを希望者に自動通知する機能を持つ。なお、本実施形態による施設予約管理システムは、該当施設及び備品が解放状態を示すステータスになった時、希望者に対して利用可能状態になったことを通知する機能を備えていればよい。例えば、キャンセルがあった場合に、キャンセル待ちをしている複数の者の中から優先順位を付けて再割り当てをするような機能（以下、予約自動調整機能と記す。）まで必要とするものではない。

例えば、１つの施設に対して複数の希望者によるキャンセル待ちがあるものとする。上述する予約自動調整機能を実装することで、元の予約者のキャンセルにより最初にキャンセル予約をした者が繰り上げで利用可能になる。ここで、この通知を受けた希望者が、その通知を見逃してしまうと、二番目にキャンセル予約をしていた者が利用不可能になってしまうという問題も発生する。このような問題を解決するために、さらなる機能を実装しようとすると、より複雑なシステムになることが想定される。したがって、希望者に対して利用可能状態になったことを通知する機能を備えることで、上記問題点を考慮することなく、施設を効率よく運用できるようになる。

図２は、本発明による施設予約管理システムの他の実施形態を示すブロック図である。図２に例示する施設予約管理システムは、施設予約システム１と、カードリーダ１０と、カードリーダ１２とを備えている。

また、本実施形態による施設予約管理システムでは、施設の利用者が携帯し、その利用者の識別情報（以下、利用者ＩＤと記す。）を記憶する媒体（以下、利用者特定媒体と記す。）が用いられる。利用者特定媒体は、施設を利用する利用者が携帯し、その利用者を特定できる媒体であれば、どのような媒体であってもよい。利用者特定媒体として、例えば、会社の社員が常に携帯するＩＣチップ入り社員証や、建物の入館時に貸与される入館証などが挙げられる。また、利用者ＩＤには、例えば、社員番号が用いられる。

施設予約システム１は、施設予約受付手段１０１と、利用状況更新手段１０２と、施設情報通知手段１０３と、利用者認証手段１０４と、予約情報記憶手段１０５とを備えている。

予約情報記憶手段１０５は、施設ごとに、その施設を予約した利用者およびその施設の利用状況を対応づけた情報（以下、予約情報と記す。）を記憶する。なお、予約情報には、施設利用時の費用負担先を示す情報を含んでいてもよい。なお、以下の説明では、施設を利用した利用者のことを、予約者と記すこともある。予約情報記憶手段１０５は、例えば、磁気ディスク等により実現される。

利用者認証手段１０４は、後述するカードリーダ１０またはカードリーダ１２から利用者ＩＤを受信すると、予約情報記憶手段１０５に記憶された予約情報に基づいて、その利用者ＩＤで識別される利用者が、その施設の予約者か否かを認証する。そして、利用者認証手段１０４は、利用者ＩＤを送信したカードリーダ１０またはカードリーダ１２にその認証結果を通知する。

また、利用者認証手段１０４は、後述するカードリーダ１０から利用者ＩＤを受信したとき、その利用者ＩＤを受信した時刻が予約した時間帯に含まれている場合に、その利用者ＩＤを認証してもよい。また、施設利用者認証手段１１１は、利用者ＩＤを受信した時刻が予約した時間帯よりも予め定められた時間だけ前の期間含まれている場合に、その利用者ＩＤを認証してもよい。このような余裕の期間を設けることで、利用者が予約時間よりも前に施設に入室することを許可できる。

施設予約受付手段１０１は、利用者から受け付けた施設の予約情報を予約情報記憶手段１０５に記憶させる。具体的には、施設予約受付手段１０１は、利用者が希望する時間帯に予約されていない施設または解放状態にある施設の予約を受け付け、その利用者の利用者ＩＤおよび希望する時間帯を予約情報記憶手段１０５に登録する。このとき、施設予約受付手段１０１は、施設利用時の費用負担先を示す情報を含む予約情報を受け付けてもよい。

また、施設予約受付手段１０１は、利用者から施設の予約取消指示（以下、キャンセル指示と記す。）を受け付けると、予約情報記憶手段１０５から予約情報を削除して、その利用者の予約を取り消す。なお、施設予約受付手段１０１は、利用者からキャンセル指示を受け付けたときに、予約情報を削除せず、利用状況を予約可能な状況を示す状態（例えば、「解放状態」）に更新してもよい。

さらに、施設予約受付手段１０１は、施設の予約が取消された場合の通知依頼を受け付け、予約情報として、施設の予約取消待ちを示す情報（以下、キャンセル待ち情報）を予約情報記憶手段１０５に記憶させる。具体的には、施設予約受付手段１０１は、利用者が希望する時間帯に予約されている施設または使用中の施設に対する予約を受け付け、その利用者の利用者ＩＤおよび希望する時間帯を、キャンセル待ち情報として予約情報記憶手段１０５に登録する。

利用状況更新手段１０２は、カードリーダ１０またはカードリーダ１２から受信した利用者ＩＤおよび施設の利用状況に基づいて、予約情報記憶手段１０５に記憶された予約情報を更新する。具体的には、利用状況更新手段１０２は、カードリーダ１０またはカードリーダ１２から施設の利用状況（例えば、「使用中」、「解放状態」）を受信すると、予約情報記憶手段１０５に記憶された予約情報のうち、その施設の利用状況を更新する。

利用状況更新手段１０２は、受信した利用者ＩＤを利用者認証手段１０４が施設の予約者であると認証した場合に、その施設の予約情報を更新するようにしてもよい。

また、利用状況更新手段１０２は、予約された施設の利用開始時間から一定時間（例えば、３０分）経過しても、「使用中」を示す利用状況を受信しなかったとき、その施設の予約を解除する。具体的には、利用状況更新手段１０２は、施設の利用開始から一定時間内に、その施設が「使用中」であることを示す利用状況を受信しなかった場合に、その施設の利用状況を「解放状態」に更新する。

一般に、施設の利用を予約していた利用予定者がその施設を利用しなくなった場合、その利用予定者が施設予約のキャンセル登録を行うことで、他の利用希望者が施設を予約できるようになる。しかし、利用予定者がキャンセル登録を忘れた場合、同じ時間帯でその施設の利用を希望する者は、その施設が予約状態のため、利用を断念しなければならない。

しかし、本実施形態では、利用状況更新手段１０２が、施設の利用開始から一定時間内に、カードリーダ１０またはカードリーダ１２から、その施設が「使用中」であることを示す利用状況を受信しなかった場合に、その施設の予約を解除する。よって、利用予定者がキャンセル登録を忘れた場合であっても、自動で予約が解除される。そのため、他の利用希望者が施設を予約できるようになり、効率よく施設を運用できるようになる。

施設情報通知手段１０３は、施設の予約者に予約時間が近づいた旨を通知する。具体的には、施設情報通知手段１０３は、予約開始時間から一定の時間（例えば、３０分）前に予約時間が近づいた旨を、例えば、電子メールを利用して予約者に通知する。

また、施設情報通知手段１０３は、予約された施設のキャンセル登録があると、キャンセル待ちをしている利用者に、施設の利用用状況として、施設のキャンセルが行われた旨の情報を通知する。具体的には、施設情報通知手段１０３は、施設の予約が解除されたときに、その施設の予約可能な日時がその施設の予約取消待ちを行っている利用者が設定した条件に合致している場合に、その利用者に施設の予約が解除された旨の通知を行う。ここで、予約可能な日時には、利用者が希望する期間、時間帯、時間を示す情報が含まれる。

このように、施設情報通知手段１０３が、キャンセル登録があった場合に、条件に合致している利用者に施設が利用になった旨の通知を行うことで、利用者は、希望する施設や備品のキャンセル待ちをしている場合でも、施設予約システムの更新を逐一トレースする必要がなくなる。

また、通知システム等を利用して自動化している場合でもその制御方法によっては複雑なシステムを組む必要があり、それでも不都合が生じたりコストに見合った成果が挙がらなかったりする場合がある。しかし、本実施形態によれば、キャンセル待ちをしている利用者に、施設の利用が可能になった旨を通知した後の運用は、通常の運用と同じになる。そのため、システムの運用が複雑化することを抑制できる。

施設予約受付手段１０１と、利用状況更新手段１０２と、施設情報通知手段１０３と、利用者認証手段１０４とは、プログラム（施設予約プログラム）に従って動作するコンピュータのＣＰＵによって実現される。例えば、プログラムは、ＷＥＢサーバ２の記憶部（図示せず）に記憶され、ＣＰＵは、そのプログラムを読み込み、プログラムに従って、施設予約受付手段１０１、利用状況更新手段１０２、施設情報通知手段１０３および利用者認証手段１０４として動作してもよい。また、施設予約受付手段１０１と、利用状況更新手段１０２と、施設情報通知手段１０３と、利用者認証手段１０４とは、それぞれが専用のハードウェアで実現されていてもよい。

カードリーダ１０は、施設利用者認証手段１１１を備えている。なお、カードリーダ１０は、施設の入り口に設置される。

施設利用者認証手段１１１は、利用者特定媒体から利用者ＩＤを特定する。そして、施設利用者認証手段１１１は、特定した利用者ＩＤを施設予約システム１に通知して、その施設の予約者か否かの認証を依頼する。認証に成功すると、施設利用者認証手段１１１は、その施設を開錠する。一方、認証に失敗した場合、施設利用者認証手段１１１は、その施設の開錠を行わない。

カードリーダ１２は、利用状況通知手段１２１と、利用状態維持手段１２２と、施設内部制御手段１２３とを備えている。

利用状況通知手段１２１は、予め定めた位置に利用者特定媒体が置かれると、その利用者特定媒体から利用者ＩＤを特定し、利用者ＩＤとともにその施設の利用状況として利用開始を示す情報を施設予約システム１に通知する。また、利用状況通知手段１２１は、予め定めた位置から利用者特定媒体が外されると、利用者ＩＤとともにその施設の利用状況として利用終了を示す情報を施設予約システム１に通知する。

利用状況通知手段１２１は、利用者特定媒体から利用者ＩＤを特定でき、さらに、利用者特定媒体を保持できればどのような形態であってもよい。利用状況通知手段１２１は、例えば、利用者特定媒体を挿入できるように形成されていてもよい。この場合、利用状況通知手段１２１は、利用者特定媒体が挿入口に挿入されたときに、利用開始を示す情報を施設予約システム１に通知し、利用者特定媒体が挿入口から抜去されたときに、利用終了を示す情報を施設予約システム１に通知してもよい。

また、利用状況通知手段１２１は、例えば、利用者特定媒体を予め定めた位置に置いたままにすることで、利用者ＩＤを特定できるような装置であってもよい。この場合、利用状況通知手段１２１は、利用者特定媒体がその位置に置かれたときに、利用開始を示す情報を施設予約システム１に通知し、利用者特定媒体がその位置から外されたときに、利用終了を示す情報を施設予約システム１に通知してもよい。

このように、利用状況通知手段１２１は、所定の位置に利用者特定媒体が置かれている間は施設が利用されていると判断し、利用者特定媒体が所定の位置から外されているときには施設が利用されていないと判断する。利用者は、施設の利用が終了し、施設を退室する時には、利用者特定媒体を携帯するための動作を行うため、利用終了を示す情報が施設予約システム１に通知されない状態を回避できる。したがって、予約をした利用者による施設の利用状況を正確に把握できるようになる。

さらに、施設の利用に伴う課金が各部門に発生する場合、施設の使用時間が予約時間よりも短かったとしても、利用終了の通知を忘れると、使用時間以上の金額を徴収されてしまう。しかし、本実施形態では、利用終了時を正確に把握できるため、各部門は、経費を節減できる。

利用状態維持手段１２２は、利用者特定媒体が予め定めた位置から外された場合であっても、利用終了を示す情報を施設予約システム１に通知することを一時的に抑制する。利用状態維持手段１２２は、利用者特定媒体が予め定めた位置に置かれている状態で、利用者による明示的な指示（例えば、ボタンの押下など）があったときに、利用終了を示す情報を施設予約システム１に通知することを一時的に抑制してもよい。

このように、利用状態を維持することで、利用者特定媒体が一時的に必要になった場合であっても、その都度、施設予約システム１に利用終了を示す情報が通知されることを抑制できる。

施設内部制御手段１２３は、所定の位置に利用者特定媒体が置かれたときに、その施設の電気系統を利用可能にする制御を行う。また、施設内部制御手段１２３は、所定の位置から利用者特定媒体が外されたときに、その施設の電気系統を利用可能にする制御を行う。施設内部制御手段１２３は、所定の位置に利用者特定媒体が置かれたときに、電源スイッチをオンにする制御を行い、所定の位置から利用者特定媒体が外されたときに、電源スイッチをオフにする制御を行うようにしてもよい。

このように、施設内の電気系統の制御に予約者の利用者特定媒体を使用することで、予約者以外の第三者による施設の利用を抑制できる。

なお、利用状況通知手段１２１と、施設内部制御手段１２３とは、プログラム（利用状況通知プログラム）に従って動作するコンピュータのＣＰＵによって実現される。また、利用状況通知手段１２１と、施設内部制御手段１２３とは、それぞれが専用のハードウェアで実現されていてもよい。

以上のように、本実施形態によれば、利用状況通知手段１２１が、利用者特定媒体が予め定めた位置に置かれたことを契機として、利用者ＩＤとともに利用開始を示す情報を施設予約システム１に通知する。また、利用状況通知手段１２１が、利用者特定媒体が予め定めた位置から外されたことを契機として、利用者ＩＤとともに利用終了を示す情報を施設予約システム１に通知する。そして、利用状況更新手段１０２が、受信した利用者ＩＤおよび施設の利用状況に基づいて、予約情報記憶手段１０５に記憶された予約情報を更新する。よって、第三者による施設の利用を回避しつつ、施設の利用状況を正確に把握できる。

すなわち、本実施形態による施設予約管理システムを用いることで、施設や備品の利用状態を正確に把握できる。そのため、無駄（過剰）な予約登録によって、施設や備品が効率悪く運用されることを回避でき、遊休施設の削減も可能になる。また、予約した利用者のＩＣカードを用いて、施設や備品の利用開始および利用終了が通知されるため、セキュリティを向上させることができる。

さらに、本実施形態による施設予約管理システムでは、予約を解放する方法を簡略化することにより、運用にかかるコストを抑えることができる。また、予約がキャンセルされた場合に、施設情報通知手段１０３が、キャンセル待ちを行っている利用者へ利用状況の通知のみを行うため、施設の利用希望者へ公平な機会が与えられる。

また、利用状況通知手段１２１によって、施設の利用開始および利用終了が適切に通知されるため、施設及び備品に課金される金額（利用コスト）も実際の利用に則した値にすることができる。

以下、具体的な実施例により本発明を説明するが、本発明の範囲は以下に説明する内容に限定されない。

図３は、本実施例における施設予約管理システムの例を示す説明図である。また、図４および図５は、施設または備品の予約ページの例を示す説明図である。本実施例では、利用者が所属企業内にある会議室の使用を希望しているものとする。利用者は、ＰＣ１９または携帯端末２０を用いて、通信ネットワーク２１上に存在する自社のＷＥＢサーバ２２に構築された施設予約システム２３にアクセスする。また、本実施例における施設予約管理システムは、メールサーバ２９を含む。

利用者が施設予約システム２３にアクセスすると、施設予約システム２３は、施設の予約ページを表示する。利用者は、会議室を予約する場合、予約チェックボックス２４にチェックをする。また、利用者は、備品を予約する場合、備品予約チェックボックス２５にチェックをする。さらに、利用者は、自身のログインＩＤ（利用者ＩＤ）をログインＩＤ欄２６に入力し、認証パスワードを、認証Ｐａｓｓｗｏｒｄ欄２７に入力する。その後、利用者は、ログインボタン２８を押して、図４に例示する会議室または備品の予約ページ３０にログインする。

図４に例示する予約ページ３０には、会議室予約状況一覧３４が含まれる。会議室予約状況一覧３４には、会議室の予約状況が表示される。また、予約ページ３０には、予約希望日を指定する選択タブ３１が存在する。予約希望者は、予約希望者は選択タブ３１で予約希望日を切り替え、会議室予約状況一覧３４で会議室の予約状況を確認する。すでに予約がされている場合、会議室予約状況一覧３４には、欄３５や欄３６のように、予約登録者の氏名と予約時間が表示される。一方、予約がされていない場合、会議室予約状況一覧３４には、欄３７のように予約登録者の氏名や予約時間は表示されない。

また、予約ページには、日単位で表示を行うページ（以下、日表示ページと記す。）と、週単位で表示を行うページ（以下、週表示ページと記す。）の二種類のページが存在する。日表示ページと週表示ページは、日表示ボタン３２や週表示ボタン３３を押下することで表示が切り替えられる。図４に例示する予約ページが週表示ページ、図５に例示する予約ページが日表示ページに相当する。

図６は、会議室予約登録ページの例を示す説明図である。例えば、予約登録を行う場合、予約希望者が図５に例示する四角記号３９をクリックすると、施設予約システム２３は、図６に例示する会議室予約登録ページ４０を表示する。図６に例示する会議室予約登録ページ４０の予約者欄４１には、図３に例示する施設予約システム２３にログインした者の予約者氏名とメールアドレスが自動入力される。また、施設名欄４２および日付欄４３には、図５に例示する予約ページ３８でクリックした四角記号３９に対応する会議室名および日付が自動入力される。会議室予約登録ページ４０には、利用開始時刻から所定の時間以内に施設を利用しない（使用状態が検出できない）場合に施設予約を取り消すことを示すメッセージｍ１を表示してもおいてもよい。また、会議室予約登録ページ４０には、予約者および利用予定者のみ施設の開錠が可能なこと、及び、予約者および利用予定者のみ施設内の設備が使用可能なことを示すメッセージｍ２を表示しておいてもよい。

予約者は、時間欄４４における選択タブで希望時間を選択する。また、必要であれば、予約者は、利用予定者欄４５に自分以外の利用予定者の利用者ＩＤを入力する。また、施設利用に伴う課金が発生する場合、利用者は、費用負担部門欄４６における選択タブで課金先を選択する。最後に、利用者は、予約登録ボタン４７を押して、予約登録を完了させる。一方、すでに予約済みの状態から予約を解除したい場合、登録情報はすでに入力されているため、利用者は、予約登録解除ボタン４８を押すことで予約を解除できる。

施設を予約している場合、施設予約システム２３は、図６に例示する予約者欄４１に入力されたメールアドレス宛に図３に例示するメールサーバ２９を介して、予約日時の１時間程度前に、自動通知を行う。

なお、備品を予約する場合の方法は、会議室予約の方法と同様である。具体的には、図４〜図６における予約対象が会議室から備品に置き換わった予約ページが使用される。

図７は、施設における認証方法の例を示す説明図である。予約者は、予約日時に予約した施設４９行く。そして、予約者が施設４９の外側にあるカードリーダ５０の非接触読み取り部５１にＩＤカードをかざすと、カードリーダ５０は、利用者の認証を行う。図６に例示する画面のメッセージｍ２に表示されているように、カードリーダ５０に自身のＩＤカードまたは図６に例示する画面で登録した利用者のＩＤカードをかざすことで、利用者が認証され、施設４９の扉５３が開錠される。このとき、認証結果がＬＥＤ（Light Emitting Diode）５２に表示される。認証が成功した場合、カードリーダ５０は、ＯＫを示すランプを点灯させ、認証が失敗した場合、カードリーダ５０は、ＮＧを示すランプを点灯させる。

利用者は、入出後、施設４９の内側にあるカードリーダ５４に自身のＩＤカードまたは図６に例示する画面で登録した利用者のＩＤカード５５を挿入することで、施設４９内の電気等の設備が使用可能になる。また、カードリーダ５４は、ＩＤカード５５が挿入されると、施設予約システム５８に施設４９が使用中であることを示すステータスを施設予約システム５８に通知する。施設予約システム５８は、使用中を示すステータスを受信すると、施設の利用状況を「使用中」に変更する。あわせて、カードリーダ５４は、使用状態を示すＬＥＤ５６の点灯先を「未使用」から「使用中」に変更する。

なお、図７に例示するボタン５７（以下、ｐａｕｓｅボタン５７と記す。）の内容については後述する。

施設の使用が終了し、利用者が施設４９の内側にあるカードリーダ５４からＩＤカード５５を抜くと、カードリーダ５４は、施設予約システム５８に施設４９の使用が終了したことを示すステータスを施設予約システム５８に通知する。施設予約システム３２は、使用が終了したことを示すステータスを受信すると、施設の予約を自動的に解放し、施設の利用状況を「状態解放」に変更する。

図８は、備品保管庫における認証方法の例を示す説明図である。予約者は、予約日時に予約した備品６０が収納された備品保管庫５９へ行く。そして、予約者が備品保管庫５９の外側にあるカードリーダ６１の非接触読み取り部６２にＩＤカードをかざすと、カードリーダ６１は、利用者の認証を行う。カードリーダ６１に自身のＩＤカードまたは図６に例示する画面で登録した利用者のＩＤカードをかざすことで、利用者が認証され、備品保管庫５９の扉６４が開錠される。このとき、認証結果がＬＥＤ６３に表示される。認証が成功した場合、カードリーダ６１は、ＯＫを示すランプを点灯させ、認証が失敗した場合、カードリーダ６１は、ＮＧを示すランプを点灯させる。

利用者は、開錠後、備品保管庫５９の内側にあるカードリーダ６５に、備え付けのＩＣカード６６を挿入し備品６０を持ち出す。カードリーダ６５は、ＩＤカード６６が挿入されると、備品６０が持出中であることを示すステータスを施設予約システム６８に通知する。施設予約システム６８は、持出中を示すステータスを受信すると、施設の利用状況を「持出中」に変更する。

なお、カードリーダ６５に対応するＩＣカード６６が挿入されると、カードリーダ６５は、ＯＫを示すランプ６７を点灯させる。一方、カードリーダ６５に対応するＩＣカード６６が挿入されなかった場合、カードリーダ６５は、ＮＧを示すランプを点灯させ、持出中を示すステータスを施設予約システム６８に通知しない。

備品を返却する場合、利用者は、備品６０が収納されていた備品保管庫５９へ行く。そして、利用者が備品保管庫５９の外側にあるカードリーダ６１の非接触読み取り部６２にＩＤカードをかざすと、カードリーダ６１は、利用者の認証を行う。カードリーダ６１に自身のＩＤカードまたは図６に例示する画面で登録した利用者のＩＤカードをかざすことで、利用者が認証され、備品保管庫５９の扉６４が開錠される。利用者は、開錠後、備品を収納する。さらに、利用者は、カードリーダ６５からＩＣカード６６を抜く。

カードリーダ６５は、ＩＤカード６６が抜かれると、備品６０の使用が終了したことを示すステータスを施設予約システム６８に通知する。施設予約システム６８は、使用が終了したことを示すステータスを受信すると、施設の利用状況を「解放状態」に変更する。このようにして、備品の予約状態が自動的に解放状態になる。

さらに、本実施例における施設予約システムは、予約のキャンセル待ちの機能（以下、予約状態追跡機能と記す。）を備えている。図９は、予約状態の追跡登録を行うページの例を示す説明図である。会議室の予約状態の追跡を希望する場合、利用者は、図４または図５に例示する画面上の会議室名をクリックする。会議室名がクリックされると、施設予約システム２３は、図９に例示する会議室予約状態追跡登録ページ６９を表示する。

追跡者欄７０には、図３に例示する施設予約システム２３にログインした者の予約者氏名とメールアドレスが自動入力される。また、施設名欄７１には、図４または図５に例示する予約ページでクリックしたキャンセル待ちを希望する施設名が自動入力される。追跡希望者は、追跡調査を希望する期間を日付欄７２に、予約希望時間帯を時間帯欄７３に、予約希望時間を利用時間欄７４にそれぞれ入力する。そして、追跡希望者が追跡登録ボタン７５を押すことで、施設予約システム２３は、キャンセル待ち情報を登録する。一方、すでに追跡登録済みの状態から追跡登録を解除したい場合、登録情報はすでに入力されているため、利用者は、追跡登録解除ボタン７６を押すことで追跡登録を解除できる。

利用者により予約状態追跡登録がされると、施設予約システム２３は、登録された条件を満たす場合に、追跡者欄７０に表示されたメールアドレス宛にメールサーバ２９を介して施設が使用可能状態になった旨の通知を行う。具体的には、施設予約システム２３は、日付欄７２に入力された希望する期間、時間帯欄７３に入力された時間帯、および、利用時間欄７４に入力された希望時間の全ての条件を満たす施設が使用可能状態（解放状態）になった場合に、追跡希望者に対して施設が使用可能状態になった旨の通知を行う。

通知を受け取った追跡希望者は、改めて、図３に例示するＰＣ１９または携帯端末２０を用いて施設予約システム２３にログインし、予約登録を行う。なお、予約状態追跡機能を用いて、複数の人間が同じ時間帯を希望していた場合、その予約希望が重なることもある。しかし、本実施例における施設予約管理システムは、追跡希望者間の公平を期すため、追跡希望者の優先順位付けを行う機能や、予約キャンセル時の自動登録を行う機能（以下、予約自動調整機能と記す。）を備えていない。

次に、本実施例における施設予約管理システムの動作を説明する。上述する通り、本実施例では、利用者が所属企業内にある会議室の使用を希望しているものとする。利用者は、企業の社員であり、ＰＣ１９または携帯端末２０を用いて、通信ネットワーク２１上に存在する自社のＷＥＢサーバ２２に構築された施設予約システム２３にアクセスする。

また、各社員は、所属企業内において自身の社員番号を持つ。その社員番号は、社内にある幾多のシステムにログインするためのログインＩＤも兼ねている。また、そのログインＩＤには、認証パスワードが紐付けられている。

また、各社員は、ＩＣチップ入りの社員証を所有する。そのＩＣチップには、施設等の開錠の認証に必要な情報（例えば、利用者ＩＤなど）が記憶されている。社員が施設予約システム２３にアクセスすると、施設の予約ページが表示される。社員は、会議室を予約するため、予約チェックボックス２４にチェックをする。さらに、社員は、自身のログインＩＤ（利用者ＩＤ）をログインＩＤ欄２６に入力し、認証パスワードを、認証Ｐａｓｓｗｏｒｄ欄２７に入力する。その後、社員は、ログインボタン２８を押して、会議室の予約ページにログインする。なお、備品を予約する場合、社員は、備品予約チェックボックス２５をチェックして備品の予約ページにログインすればよい。

社員が会議室の予約ページにログインすると、施設予約システム２３は、まず、図４に例示する会議室の週表示ページ３０を表示する。社員は、会議室の利用希望日を日付選択タブ３１で切り替える。なお、施設予約システム２３は、日表示ボタン３２が押された場合、図５に例示する会議室の日表示ページ３８を表示し、週表示ボタン３３が押された場合、図４に例示する会議室の週表示ページ３０を表示する。そのため、利用者は、好みに応じて、日表示ボタン３２または週表示ボタン３３を押し、予約ページを表示させる。

図４に例示する週表示ページ３０または図５に例示する日表示ページ３８には、社員が利用可能な社内会議室一覧が表示されるため、社員は現在の予約状況を確認できる（例えば、図４の予約状況一覧３４参照）。なお、本実施例における施設予約管理システムを利用する社員が所属する企業では、会議室を１時間利用するごとに課金がされるものとする。そこで、施設予約システム２３は、週表示ページ３０または日表示ページ３８の会議室名の下部に、１時間毎の使用料も併せて表示する。このような表示を行うことで、社員は、施設利用時の費用を合わせて確認できる。

以下、社員が２０１会議室の予約登録を行う場合の動作を説明する。まず、社員は、図５に例示する日表示ページ３８に表示された２０１会議室の欄の四角記号３９をクリックする。四角記号３９がクリックされると、施設予約システム２３は、図６に例示する会議室予約登録ページ４０を表示する。図６に例示する会議室予約登録ページ４０の予約者欄４１には、図３に例示する施設予約システム２３にログインした者の予約者氏名とメールアドレスが自動入力される。また、施設名欄４２および日付欄４３には、図５に例示する予約ページ３８でクリックした四角記号３９に対応する会議室名および日付が自動入力される。

本実施例における施設予約システム２３は、システム運用の効率化を図るため、図６に例示する画面のメッセージｍ１に表示されているように、利用開始時間からある一定時間（例えば３０分）の間に使用状況を示すステータスが「使用中」にならない場合、自動的に予約をキャンセルする。よって、社員は、上記点に留意の上、時間欄４４における選択タブで希望時間を選択する。

また、本実施例における施設予約システム２３は、セキュリティの向上を図るため、予約者本人および利用予定者欄４５へ登録した利用予定者以外の社員が社内施設の開錠、および、施設内の電気等設備の利用を不可能にする。よって、社員は、必要であれば、自分以外に会議室を利用する利用予定者の社員番号を利用予定者欄４５に入力する。

さらに、社員は、会議室を使用するにあたり、使用料の請求先部門を費用負担部門欄４６における選択タブで選択する。最後に、社員は、予約登録ボタン４７を押すことで、施設の予約登録を完了させる。

一方、この会議室をログインした本人がすでに予約登録済みであった場合、施設予約システム２３は、図６に例示する各欄４１〜４６に予約登録時の内容を表示する。そのため、社員は、予約内容を確認できる。また、社員は、この内容に基づいて、予約登録の内容を変更する。予約を解除したい場合、社員は、予約登録解除ボタン４８を押すことで予約のキャンセルを行う。

その後、施設予約システム２３により、図６に例示する予約者欄４１に入力されたメールアドレス宛に、図３に例示するメールサーバ２９を介して、予約日時の一定時間前（例えば、１時間程度前）に通知が行われる。

なお、備品を予約する場合の手順は、会議室予約の手順と同様である。具体的には、図３に例示する予約ページにおいて、社員は、備品予約チェックボックス２５をチェックして備品の予約ページにログインする。

次に、会議室を実際に利用する場合の動作を説明する。予約者または図６に例示する画面の利用予定者欄４５に入力された利用予定者は、予約日時に予約した施設（ここでは、２０１会議室）に行く。そして、予約者または利用予定者は、施設４９の外側の扉５３脇に設置されたカードリーダ５０の非接触読み取り部５１に自身のＩＤカード（社員証）をかざす。認証が成功すると、カードリーダ５０は、ＬＥＤ５２のＯＫ表示を点灯させ、扉５３の開錠を行う。一方、他人のＩＤカードを使用するなど、認証が失敗すると、カードリーダ５０は、ＬＥＤ５２のＮＧ表示を点灯させ、扉５３の開錠を行わない。このようにすることで、施設の無断使用を防止できる。

なお、施設予約システム５８は、カードリーダ５０が予約者または利用予定者の認証に必要なＩＤカードの識別情報を、予約時間のある一定時間（例えば５分）前に書き換える。そのため、施設４９の利用登録をした者であっても、識別情報が書き換えられる前に開錠することは不可能になる。このように、予約時間に応じて識別情報を書き換えることで、セキュリティの向上を図ることができる。

社員が施設４９に入室後、予約者または利用予定者のＩＤカード５５がカードリーダ５４に挿入されると、カードリーダ５４は、施設４９が使用中であることを示すステータスを施設予約システム５８に通知する。また、室内に設置されたカードリーダ５４に予約者または利用予定者のＩＤカード５５が挿入されている間、カードリーダ５４は、ＬＥＤ５６を「使用中」を示すように点灯させる。また、このとき、カードリーダ５４は、施設４９内の電気系を含む設備を利用可能に制御する。

施設予約システム５８は、利用状況として使用中を示すステータスを受信すると、図４や図５に例示する会議室名を赤色などに変化させ、他の社員に対して、この施設が現在使用中であることを示す。

一方、ＩＤカード５５がカードリーダ５４から抜去されると、カードリーダ５４は、施設予約システム５８に施設４９が解放状態であることを示すステータスを施設予約システム５８に通知する。また、カードリーダ５４は、施設４９内の電気系を含む設備を利用不可能に制御する。施設予約システム５８は、解放状態を示すステータスを受信すると、図４や図５に例示する会議室名を青色などに変化させ、他の社員に対して、この施設が現在予約解放状態であることを示す。

ＩＤカードの抜き差しにより、施設予約システム５８は、施設を利用していた時間を正確に把握できるようになる。このように、施設利用に伴い発生する課金が実際の利用状況に則した金額になる。そのため、料金を徴収される部門では、経費削減の効果が期待される。

ここで、図７に例示するｐａｕｓｅボタン５７が押された場合のカードリーダ５４の動作を説明する。ｐａｕｓｅボタン５７が押下されると、カードリーダ５４は、利用終了を示す情報を施設予約システムに通知することを一時的に抑制する。抑制する時間には、例えば、１０分間など、予め定められた時間が設定される。

この機能は、例えば、会議の合間に休憩を挟む場合に利用される。会議室を使用中の場合、ＩＤカード５５はカードリーダ５４に挿入されている。しかし、休憩中、ＩＤカード５５を抜いておきたい場合がある。このとき、ＩＤカード５５をカードリーダ５４からそのまま抜いてしまうと、会議室の利用終了を示す情報が施設予約システムに通知されてしまう。

しかし、この場合、カードリーダ５４のｐａｕｓｅボタン５７を押してからＩＤカード５５を抜くようにすることで、ある一定時間（例えば、１０分程度）抜く前の状態が保存され、会議室の利用終了を示す情報が施設予約システムに通知されることを抑制できる。

また、抜く前の状態を保存する時間は、例えば、午前中から午後にかけて会議室を使用する場合における昼休みなどのある程度のまとまった時間よりも、休憩時間として想定される時間（例えば、１０分程度）に設定することが好ましい。保存する時間を短くすることで、施設を使用していない時の無駄な電力消費を抑え、コストを抑えることが可能になる。

次に、備品の予約を行う場合の動作を説明する。予約者または図６に例示する画面の利用予定者欄４５に入力された利用予定者は、予約日時に予約した備品６０が保管された備品保管庫５９に行く。そして、予約者または利用予定者は、備品保管庫５９の外側に設置されたカードリーダ６１の非接触読み取り部６２に自身のＩＤカード（社員証）をかざす。認証が成功すると、カードリーダ６１は、ＬＥＤ６３のＯＫ表示を点灯させ、扉６４の開錠を行う。一方、他人のＩＤカードを使用するなど、認証が失敗すると、カードリーダ６１は、ＬＥＤ６３のＮＧ表示を点灯させ、扉６４の開錠を行わない。このようにすることで、備品の無断使用を防止できる。

施設予約システム６８は、カードリーダ６１が予約者または利用予定者の認証に必要なＩＤカードの識別情報を、予約時間のある一定時間（例えば１５分）前に書き換える。そのため、備品６０の利用登録をした者であっても、識別情報が書き換えられる前に扉６４を開錠することは不可能になる。このように、予約時間に応じて識別情報を書き換えることで、セキュリティの向上を図ることができる。

社員が扉６４を開錠後、予約者または利用予定者は、備え付けのＩＣカード６６を備品保管庫５９の内側にあるカードリーダ６５に挿入し、備品６０を持ち出す。ＩＣカード６６がカードリーダ６５に挿入されると、カードリーダ６５は、備品６０が使用中であることを示すステータスを施設予約システム６８に通知する。また、カードリーダ６５にＩＣカード６６が挿入されている間、カードリーダ６５は、ＬＥＤ６７を「ＯＫ」を示すように点灯させる。施設予約システム６８は、備品６０が使用中であることを示すステータスを受信して、予約情報を更新する。

備品６０を返却する場合、備品６０を持ち出す場合と同様に扉６４を開錠する。具体的には、予約者または利用予定者は、備品保管庫５９に行き、カードリーダ６１の非接触読み取り部６２に自身のＩＤカード（社員証）をかざす。認証が成功すると、カードリーダ６１は、ＬＥＤ６３のＯＫ表示を点灯させ、扉６４の開錠を行う。

社員が扉６４を開錠後、予約者または利用予定者は、備品６０を収納し、カードリーダ６５からＩＣカード６６を抜く。ＩＣカード６６がカードリーダ６５から抜かれると、カードリーダ６５は、備品６０の使用が終了したことを示すステータスを施設予約システム６８に通知する。また、カードリーダ６５にＩＣカード６６が抜かれると、カードリーダ６５は、ＬＥＤ６７の「ＯＫ」を消灯させる。施設予約システム６８は、備品６０の使用が終了したことを示すステータスを受信して、予約情報を更新する。

次に、予約のキャンセル待ちを行う動作（予約状態追跡機能の動作）を説明する。社員は、２０１会議室の予約状態の追跡を希望する場合、図４または図５に例示する画面上の会議室名をクリックする。会議室名がクリックされると、施設予約システム２３は、図９に例示する会議室予約状態追跡登録ページ６９を表示する。なお、追跡対象が備品の場合、施設予約システム２３は、図９に例示する会議室予約状態追跡登録ページ６９において会議室を示す部分を備品に置き換えたページを表示する。

追跡者欄７０には、図３に例示する施設予約システム２３にログインした者の予約者氏名とメールアドレスが自動入力される。また、施設名欄７１には、図４または図５に例示する予約ページでクリックした「２０１会議室」が自動入力される。

社員は、追跡調査を希望する期間を日付欄７２に、予約希望時間帯を時間帯欄７３に、予約希望時間を利用時間欄７４にそれぞれ入力する。そして、社員が追跡登録ボタン７５を押すことで、施設予約システム２３は、キャンセル待ち情報を登録する。

一方、社員がすでに追跡登録をしていた場合、施設予約システム２３は、図９に例示する各欄７０〜７４に追跡登録時の内容を表示する。そのため、社員は、追跡登録した内容を確認できる。また、社員は、この内容に基づいて、登録内容を変更する。予約を解除したい場合、社員は、追跡登録解除ボタン７６を押すことで追跡登録のキャンセルを行う。

社員により予約状態追跡登録ページ６９で予約状態追跡登録がされると、施設予約システム２３は、登録された条件を満たす場合に、追跡者欄７０に表示されたメールアドレス宛にメールサーバ２９を介して施設が使用可能状態になった旨の通知を行う。具体的には、施設予約システム２３は、日付欄７２に入力された希望する期間、時間帯欄７３に入力された時間帯、および、利用時間欄７４に入力された希望時間の全ての条件を満たす施設が使用可能状態（解放状態）になった場合に、社員に対して施設が使用可能状態になった旨の通知を行う。

通知を受け取った追跡希望者は、改めて、図３に例示するＰＣ１９または携帯端末２０を用いて施設予約システム２３にログインし、予約登録を行う。なお、複数の人間が重複する時間帯で同じ施設の利用を希望する場合、その予約希望が重なることもある。本実施例における施設予約システムは、予約自動調整機能を備えていないため、このように、施設に空きができた場合の予約登録は、早い者勝ちになる。

一般に、予約状態追跡機能を複数の人間が利用する場合、同じような時間帯に施設の希望が行われることがある。複数の希望者に対する優先順位付けや予約キャンセル時の自動登録を公平に行う機能を施設予約システムに実装した場合、多くのコストを必要とする可能性がある。このようなシステムを実装するには、高度なシステム制御を行う必要があり、また、高度な運用方法も必要になる。そのため、このようなシステムを実装しても、効率のよい施設予約の運用を行うことができるとは言い難い。

しかし、本実施形態による施設予約管理システムは、予約キャンセル待ちを行った利用者に通知をした後は、施設予約を通常の運用で行うことができる。そのため、コストを抑えつつ、効率のよい施設予約の運用を行うことが可能になる。

本実施例では、施設予約管理システムで、施設または備品の予約管理を行う場合を例に説明した。例えば、本発明による施設予約管理システムを、市などが提供する公共施設の予約を行うシステム（公共施設予約システム）に適用できる。この場合、市のホームページから公共施設予約システムにアクセスできるようにする。また、公共施設の予約時には、利用者が住民基本台帳番号などを元に作成したＩＤカードを使用して予約を行う。そして、利用者は、そのＩＤカードを使用して施設を利用する。なお、公共施設は、企業内の施設と異なり、利用者の近場にあるとは限らない。そこで、予約日時が近づいた時に事前通知を行う運用などは、適宜見直せばよい。

また、本発明による施設予約管理システムを、ＣＤ（Compact Disc）やＤＶＤ（Digital Versatile Disc）のレンタルショップなどで予約を行うシステム（レンタル管理システム）に適用してもよい。希望者は、レンタルショップが開設したレンタル管理システムに、自身の会員カードに記載されたＩＤでアクセスし、レンタル希望の品が貸し出し中であるかどうかを確認する。ただし、直接店舗に足を運んだ客との不公平を無くすため、ここでの予約はできないようにすればよい。これにより、希望者が店舗に足を運ぶ前に自分の借りたい品が貸し出し中かどうかわかるため、利用者が無用な外出を避けられるという効果が得られる。

また、このレンタル管理システムは、レンタル希望の品が貸し出し中であった場合、希望者が登録した品が店舗に返却された時に電子メールで通知する機能を備えていてもよい。希望者は、この電子メールを見てから店舗に行くことで、無駄足を少なくすることができる。

また、本発明による施設予約管理システムを、パチンコ店におけるパチンコ台を管理するシステムに適用してもよい。通常、パチンコ店のパチンコ台は、席に誰も座っていなくても液晶画面にデモムービーが流れ、また、壁面の電飾も光っている。そのため、パチンコ台は、常に電力を消費している。そこで、このシステムでは、パチンコ台に挿入するＩＣカードを利用する。このＩＣカードをパチンコ台に挿入することを契機として、そのパチンコ台を活性化させ、遊戯を開始する仕組みを導入することで、店舗の電力消費節減に繋げることができる。

また、パチンコ台にＩＣカードが挿入されている状態を検出し、その情報を店舗の運営するホームページに表示させることで、パチンコ台の利用状況を利用者に通知するようにしてもよい。このようにすることで、利用者は、遊戯を希望するパチンコ台が空いているかどうかを判断することができる。

次に、本発明の最小構成例を説明する。図１０は、本発明による施設予約管理システムの最小構成の例を示すブロック図である。また、図１１は、本発明による利用状況通知装置の最小構成の例を示すブロック図である。本発明による施設予約管理システムは、施設ごとにその施設を予約した利用者およびその施設の利用状況を対応づけた情報である予約情報を管理する施設管理サーバ８０（例えば、施設予約システム１）と、施設の利用状況（例えば、「使用中」、「解放状態」）を利用状況管理サーバ８０に通知する利用状況通知装置９０とを備えている。なお、図１１に例示する利用状況通知装置の内容は、図１０に例示する利用状況通知装置９０の内容と同様である。

利用状況通知装置９０は、施設の利用者によって携帯され、その利用者の識別情報（例えば、利用者ＩＤ）を記憶する媒体である利用者特定媒体（例えば、ＩＣチップ入り社員証）が予め定めた位置に置かれた（例えば、挿入口に挿入された）ことを契機として、利用者の識別情報とともにその施設の利用状況として利用開始を示す情報を施設管理サーバ８０に通知し、利用者特定媒体が予め定めた位置から外された（例えば、挿入口から抜去された）ことを契機として、利用者の識別情報とともに施設の利用状況として利用終了を示す情報を施設管理サーバ８０に送信する利用状況通知手段９１を含む。

施設管理サーバ８０は、予約情報を記憶する予約情報記憶手段８１（例えば、予約情報記憶手段１０５）と、利用状況通知装置９０から受信した利用者の識別情報および施設の利用状況に基づいて、予約情報記憶手段８１に記憶された予約情報を更新する利用状況更新手段８２とを含む。

そのような構成により、第三者による施設の利用を回避しつつ、施設の利用状況を正確に把握できる。

上記の実施形態の一部又は全部は、以下の付記のようにも記載されうるが、以下には限られない。

（付記１）施設ごとに当該施設を予約した利用者および当該施設の利用状況を対応づけた情報である予約情報を管理する施設管理サーバと、施設の利用状況を前記利用状況管理サーバに通知する利用状況通知装置とを備え、前記利用状況通知装置は、施設の利用者によって携帯され、当該利用者の識別情報を記憶する媒体である利用者特定媒体が予め定めた位置に置かれたことを契機として、前記利用者の識別情報とともに当該施設の利用状況として利用開始を示す情報を前記施設管理サーバに通知し、前記利用者特定媒体が前記予め定めた位置から外されたことを契機として、前記利用者の識別情報とともに前記施設の利用状況として利用終了を示す情報を前記施設管理サーバに送信する利用状況通知手段を含み、前記施設管理サーバは、前記予約情報を記憶する予約情報記憶手段と、前記利用状況通知装置から受信した利用者の識別情報および施設の利用状況に基づいて、前記予約情報記憶手段に記憶された予約情報を更新する利用状況更新手段とを含むことを特徴とする施設予約管理システム。

（付記２）施設管理サーバは、利用状況通知装置から受信した識別情報により識別される利用者が施設の予約者か否かを認証する利用者認証手段を備え、利用状況更新手段は、前記利用者認証手段が前記利用者を施設の予約者であると認証したことを条件に、当該施設の予約情報を更新する付記１記載の施設予約管理システム。

（付記３）施設管理サーバは、利用者から受け付けた施設の予約情報を予約情報記憶手段に記憶させる施設予約受付手段と、利用者から受け付けた施設の予約取消待ちを示す情報を予約情報記憶手段に記憶させる予約取消待ち受付手段と、施設の利用状況を利用者に通知する施設情報通知手段とを備え、利用状況更新手段は、予約情報の取消指示を前記施設予約受付手段が受け付けたとき、当該施設の予約情報における利用状況を予約可能な状態を示す状況に更新し、前記施設情報通知手段は、予約可能な状態に利用状況が更新された施設の予約取消待ちを受け付けた利用者に、当該施設の予約が解除された旨を通知する付記１または付記２記載の施設予約管理システム。

（付記４）施設情報通知手段は、施設の予約開始時刻の一定時間前に予約時間が近づいた旨を当該施設を予約した利用者に通知する付記３記載の施設予約管理システム。

（付記５）利用状況更新手段は、施設の予約開始時刻から予め定めた時間内に、利用状況通知装置から利用開始を示す情報を受信しなかった場合に、当該施設の予約情報における利用状況を予約可能な状態を示す状況に更新する付記１から付記４のうちのいずれか１つに記載の施設予約管理システム。

（付記６）前記利用状況通知装置は、利用者特定媒体が予め定めた位置から外された場合に、利用終了を示す情報を施設管理サーバに通知することを予め定めた期間抑制する利用状態維持手段を備えた付記１から付記５のうちのいずれか１つに記載の施設予約管理システム。

（付記７）施設の利用者によって携帯され、当該利用者の識別情報を記憶する媒体である利用者特定媒体が予め定めた位置に置かれたことを契機として、前記利用者の識別情報とともに当該施設の利用状況として利用開始を示す情報を、施設の利用状況を管理する施設管理サーバに通知し、前記利用者特定媒体が前記予め定めた位置から外されたことを契機として、前記利用者の識別情報とともに前記施設の利用状況として利用終了を示す情報を前記施設管理サーバに送信する利用状況通知手段を備えたことを特徴とする利用状況通知装置。

（付記８）利用者特定媒体が予め定めた位置から外された場合に、利用終了を示す情報を施設管理サーバに通知することを予め定めた期間抑制する利用状態維持手段を備えた付記７記載の利用状況通知装置。

（付記９）施設ごとに当該施設を予約した利用者および当該施設の利用状況を対応づけた情報である予約情報を管理する施設管理サーバに対して施設の利用状況を通知する利用状況通知装置が、施設の利用者によって携帯され、当該利用者の識別情報を記憶する媒体である利用者特定媒体が予め定めた位置に置かれたことを契機として、前記利用者の識別情報とともに当該施設の利用状況として利用開始を示す情報を前記施設管理サーバに通知し、前記利用状況通知装置が、前記利用者特定媒体が前記予め定めた位置から外されたことを契機として、前記利用者の識別情報とともに前記施設の利用状況として利用終了を示す情報を前記施設管理サーバに送信し、前記施設管理サーバが、前記利用状況通知装置から受信した利用者の識別情報および施設の利用状況に基づいて、予約情報を記憶する予約情報記憶手段に記憶された当該予約情報を更新することを特徴とする利用状況更新方法。

（付記１０）施設管理サーバが、利用状況通知装置から受信した識別情報により識別される利用者が施設の予約者か否かを認証し、施設管理サーバが、前記利用者を施設の予約者であると認証したことを条件に、当該施設の予約情報を更新する付記９記載の利用状況更新方法。

（付記１１）施設の利用者によって携帯され、当該利用者の識別情報を記憶する媒体である利用者特定媒体が予め定めた位置に置かれたことを契機として、前記利用者の識別情報とともに当該施設の利用状況として利用開始を示す情報を、施設の利用状況を管理する施設管理サーバに通知し、前記利用者特定媒体が前記予め定めた位置から外されたことを契機として、前記利用者の識別情報とともに前記施設の利用状況として利用終了を示す情報を前記施設管理サーバに送信することを特徴とする利用状況通知方法。

（付記１２）利用者特定媒体が予め定めた位置から外された場合に、利用終了を示す情報を施設管理サーバに通知することを予め定めた期間抑制する付記１１記載の利用状況通知方法。

（付記１３）コンピュータに、施設の利用者によって携帯され、当該利用者の識別情報を記憶する媒体である利用者特定媒体が予め定めた位置に置かれたことを契機として、前記利用者の識別情報とともに当該施設の利用状況として利用開始を示す情報を、施設の利用状況を管理する施設管理サーバに通知し、前記利用者特定媒体が前記予め定めた位置から外されたことを契機として、前記利用者の識別情報とともに前記施設の利用状況として利用終了を示す情報を前記施設管理サーバに送信する利用状況通知処理を実行させるための利用状況通知プログラム。

（付記１４）コンピュータに、利用者特定媒体が予め定めた位置から外された場合に、利用終了を示す情報を施設管理サーバに通知することを予め定めた期間抑制する利用状態維持処理を実行させる付記１３記載の利用状況通知プログラム。

本発明は、施設の利用状況に基づいて、その施設の予約管理を行う施設予約管理システムに好適に適用される。

１，２３ 施設予約システム
２，２２ ＷＥＢサーバ
３ メールサーバ
４，５，１９ ＰＣ
６，２０ 携帯端末
７，２１ 通信ネットワーク
８ 施設
９，１１，１５，１７ ＩＤカード
１０，１２，１６，１８ カードリーダ
１３ 設備保管庫
１４ 設備
１０１ 施設予約受付手段
１０２ 利用状況更新手段
１０３ 施設情報通知手段
１０４ 利用者認証手段
１０５ 予約情報記憶手段
１１１ 施設利用者認証手段
１２１ 利用状況通知手段
１２２ 利用状態維持手段
１２３ 施設内部制御手段

Claims (10)

1. 施設ごとに当該施設を予約した利用者および当該施設の利用状況を対応づけた情報である予約情報を管理する施設管理サーバと、
   施設の利用状況を前記利用状況管理サーバに通知する利用状況通知装置とを備え、
   前記利用状況通知装置は、
   施設の利用者によって携帯され、当該利用者の識別情報を記憶する媒体である利用者特定媒体が予め定めた位置に置かれたことを契機として、前記利用者の識別情報とともに当該施設の利用状況として利用開始を示す情報を前記施設管理サーバに通知し、前記利用者特定媒体が前記予め定めた位置から外されたことを契機として、前記利用者の識別情報とともに前記施設の利用状況として利用終了を示す情報を前記施設管理サーバに送信する利用状況通知手段を含み、
   前記施設管理サーバは、
   前記予約情報を記憶する予約情報記憶手段と、
   前記利用状況通知装置から受信した利用者の識別情報および施設の利用状況に基づいて、前記予約情報記憶手段に記憶された予約情報を更新する利用状況更新手段とを含む
   ことを特徴とする施設予約管理システム。
2. 施設管理サーバは、
   利用状況通知装置から受信した識別情報により識別される利用者が施設の予約者か否かを認証する利用者認証手段を備え、
   利用状況更新手段は、前記利用者認証手段が前記利用者を施設の予約者であると認証したことを条件に、当該施設の予約情報を更新する
   請求項１記載の施設予約管理システム。
3. 施設管理サーバは、
   利用者から受け付けた施設の予約情報を予約情報記憶手段に記憶させる施設予約受付手段と、
   利用者から受け付けた施設の予約取消待ちを示す情報を予約情報記憶手段に記憶させる予約取消待ち受付手段と、
   施設の利用状況を利用者に通知する施設情報通知手段とを備え、
   利用状況更新手段は、予約情報の取消指示を前記施設予約受付手段が受け付けたとき、当該施設の予約情報における利用状況を予約可能な状態を示す状況に更新し、
   前記施設情報通知手段は、予約可能な状態に利用状況が更新された施設の予約取消待ちを受け付けた利用者に、当該施設の予約が解除された旨を通知する
   請求項１または請求項２記載の施設予約管理システム。
4. 施設情報通知手段は、施設の予約開始時刻の一定時間前に予約時間が近づいた旨を当該施設を予約した利用者に通知する
   請求項３記載の施設予約管理システム。
5. 利用状況更新手段は、施設の予約開始時刻から予め定めた時間内に、利用状況通知装置から利用開始を示す情報を受信しなかった場合に、当該施設の予約情報における利用状況を予約可能な状態を示す状況に更新する
   請求項１から請求項４のうちのいずれか１項に記載の施設予約管理システム。
6. 前記利用状況通知装置は、
   利用者特定媒体が予め定めた位置から外された場合に、利用終了を示す情報を施設管理サーバに通知することを予め定めた期間抑制する利用状態維持手段を備えた
   請求項１から請求項５のうちのいずれか１項に記載の施設予約管理システム。
7. 施設の利用者によって携帯され、当該利用者の識別情報を記憶する媒体である利用者特定媒体が予め定めた位置に置かれたことを契機として、前記利用者の識別情報とともに当該施設の利用状況として利用開始を示す情報を、施設の利用状況を管理する施設管理サーバに通知し、前記利用者特定媒体が前記予め定めた位置から外されたことを契機として、前記利用者の識別情報とともに前記施設の利用状況として利用終了を示す情報を前記施設管理サーバに送信する利用状況通知手段を備えた
   ことを特徴とする利用状況通知装置。
8. 施設ごとに当該施設を予約した利用者および当該施設の利用状況を対応づけた情報である予約情報を管理する施設管理サーバに対して施設の利用状況を通知する利用状況通知装置が、施設の利用者によって携帯され、当該利用者の識別情報を記憶する媒体である利用者特定媒体が予め定めた位置に置かれたことを契機として、前記利用者の識別情報とともに当該施設の利用状況として利用開始を示す情報を前記施設管理サーバに通知し、
   前記利用状況通知装置が、前記利用者特定媒体が前記予め定めた位置から外されたことを契機として、前記利用者の識別情報とともに前記施設の利用状況として利用終了を示す情報を前記施設管理サーバに送信し、
   前記施設管理サーバが、前記利用状況通知装置から受信した利用者の識別情報および施設の利用状況に基づいて、予約情報を記憶する予約情報記憶手段に記憶された当該予約情報を更新する
   ことを特徴とする利用状況更新方法。
9. 施設の利用者によって携帯され、当該利用者の識別情報を記憶する媒体である利用者特定媒体が予め定めた位置に置かれたことを契機として、前記利用者の識別情報とともに当該施設の利用状況として利用開始を示す情報を、施設の利用状況を管理する施設管理サーバに通知し、
   前記利用者特定媒体が前記予め定めた位置から外されたことを契機として、前記利用者の識別情報とともに前記施設の利用状況として利用終了を示す情報を前記施設管理サーバに送信する
   ことを特徴とする利用状況通知方法。
10. コンピュータに、
    施設の利用者によって携帯され、当該利用者の識別情報を記憶する媒体である利用者特定媒体が予め定めた位置に置かれたことを契機として、前記利用者の識別情報とともに当該施設の利用状況として利用開始を示す情報を、施設の利用状況を管理する施設管理サーバに通知し、前記利用者特定媒体が前記予め定めた位置から外されたことを契機として、前記利用者の識別情報とともに前記施設の利用状況として利用終了を示す情報を前記施設管理サーバに送信する利用状況通知処理
    を実行させるための利用状況通知プログラム。

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