【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子的なドキュメント管理システム、ドキュメント管理用プログラム及び記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
昨今、企業ではドキュメント管理システムを導入し、文書の再利用を推進しようとしている。初期のドキュメント管理システムは紙の文書をスキャナで画像として取り込み、登録保存するようなものであったが、最近はパソコンで作られた文書が多くなり、このような文書も登録保存できるようになっている。
【０００３】
また、最近では登録されている複数の文書から任意のページを抜き出してバインダーのように綴じて一つの文書のようにすることもできる（以下、これを「電子バインダ」という。）。
【０００４】
ドキュメント管理システムにおいては、ユーザに対してドキュメントの表示として文書名を提供するだけでなく、ドキュメントの縮小画像（サムネイル）を作成して、そのサムネイルによって視覚的に文書をユーザに選ばせることを実施するものがある。また、文書を検索するシステムを持つものもある。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、ドキュメント管理システム上で視覚的に電子バインダであることを明示した場合、電子バインダの中身であるドキュメントが見えなくなるという問題がある一方、電子バインダの中身が見える場合は、通常のドキュメントと似通ったサムネイル表現で、他の一般ドキュメントのサムネイルと区別がつきにくいという問題がある。
【０００６】
本発明は、かかる点に鑑みてなされたものであり、サムネイル表示の際に電子バインダに含まれるドキュメントであることを視覚的に訴えることができると共にその内容をも同時に確認することができるドキュメント管理システム、ドキュメント管理用プログラム及び記録媒体を提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１記載のドキュメント管理システムは、複数の電子ドキュメントをページ単位に分割する分割手段と、該分割された電子ドキュメントの各ページから特定のページを抽出して綴じることで電子バインダを作成する電子バインダ作成手段とを備えるドキュメント管理システムにおいて、前記電子バインダ作成手段により作成された電子バインダの色を設定する色設定手段と、該電子バインダの表紙を透けるように表示する表示手段とを備えることを特徴とする。
【０００８】
請求項２記載のドキュメント管理システムは、請求項１記載のドキュメント管理システムにおいて、前記電子バインダ作成手段により作成された電子バインダが複数ある場合に、前記色設定手段で設定された色に基づいて前記複数の電子バインダの中から所定の電子バインダを検索する検索手段を備えることを特徴とする。
【０００９】
請求項３記載のドキュメント管理システムは、請求項１又は２記載のドキュメント管理システムにおいて、前記電子バインダに綴じられる電子ドキュメントの削除、追加又は並び替えを行う編集手段を備えることを特徴とする。
【００１０】
請求項４記載のドキュメント管理用プログラムは、コンピュータで使用されるドキュメント管理用プログラムにおいて、複数の電子ドキュメントをページ単位に分割する分割ステップと、該分割された電子ドキュメントの各ページから特定のページを抽出して綴じることで電子バインダを作成する電子バインダ作成ステップと、前記電子バインダ作成ステップにより作成された電子バインダの色を設定する色設定ステップと、該電子バインダの表紙を透けるように表示する表示ステップとを前記コンピュータに実行させることを特徴とする。
【００１１】
請求項５記載の記録媒体は、コンピュータで使用されるドキュメント管理用プログラムを格納した、前記コンピュータにより読み取り可能な記録媒体において、複数の電子ドキュメントをページ単位に分割する分割ステップと、該分割された電子ドキュメントの各ページから特定のページを抽出して綴じることで電子バインダを作成する電子バインダ作成ステップと、前記電子バインダ作成ステップにより作成された電子バインダの色を設定する色設定ステップと、該電子バインダの表紙を透けるように表示する表示ステップとを前記コンピュータに実行させることを特徴とする。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。
【００１３】
図１は、本発明に係るドキュメント管理システムを実行するためのネットワーク構成を示す図である。
【００１４】
同図において、符号１０１は電子ドキュメント（以下「ドキュメント」という）を綴じる電子バインダを有するパーソナルコンピュータ（ＰＣ）である。符号１０２は、ＰＣ１０１と同一のローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）１上にあるローカルの文書サーバである。符号１０３は、ＰＣ１０１と同一のＬＡＮ１上にあるパーソナルコンピュータである。ＬＡＮ１は、ＰＣ１０１，１０３及び文書サーバ１０２を結び、さらにゲートウェイ１０４を介して、ＷＡＮ（Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）又はインターネットと接続している。
【００１５】
ＬＡＮ１とは別のＬＡＮ２には、ＰＣ１０６が接続されており、さらにＬＡＮ２は、ゲートウェイ１０５を介して、ＷＡＮ又はインターネットに接続されている。
【００１６】
ＬＡＮ３には、リモートの文書サーバ１０８が接続されており、さらにＬＡＮ３はゲートウェイ１０７を介して、ＷＡＮ又はインターネットに接続されている。
【００１７】
尚、ＬＡＮ１〜３においては、接続されるコンピュータ等は、この例の限りではない。
【００１８】
次いで、ドキュメントを綴じる電子バインダを編集するためのアプリケーションの一例とその機能について説明する。
【００１９】
図２は、ドキュメントを綴じる電子バインダを編集するためのアプリケーションの模式図である。
【００２０】
同図に示す電子バインダアプリケーションは、登録されているドキュメント一覧を表示するドキュメントリスト２０３と、ドキュメントリスト２０３中で選択されているドキュメントのページ毎のサムネイルが表示されるページビュー２０２と、ドキュメントリスト２０３に含まれるドキュメントの各ページから必要なページだけを抽出し、並び替えたもの（即ち、これが「電子バインダ」の内容）を表示するワークスペース２０１とを含む。ワークスペース２０１は、表示するだけでなく、ワークスペース内で、ページの入れ替えやページ削除、追加の実際の作業を行うことができる。また、ドキュメントリスト２０３に登録されているドキュメントについては、ローカルにあるファイルだけでは無く、リモートの（電子バインダ）サーバにあるものを扱うことも可能である。リモートのドキュメント登録については、後述する。図２において、当該電子バインダに登録されているドキュメントは、ドキュメントリスト２０３に表示されている「ＡＢＣ」「ＤＥＦ」「ＧＨＩ」「ＪＫＬ」「ＭＮＯ」の５ファイルであり、ドキュメント「ＤＥＦ」が反転表示していることから、ページビュー２０２に表示されているものは、ドキュメント「ＤＥＦ」のサムネイルである。ワークスペース２０１は、登録されている５ドキュメントの中から５ページが抜き出されている。
【００２１】
図３は、図２に示すドキュメントリスト２０３に表示されているドキュメントの選択を切り替えたときの一例を示す図である。
【００２２】
ユーザのアクション（例えば、マウスでドキュメント「ＧＨＩ」をクリックする又はメニューで選択を切り替える等）によって、選択するドキュメントをドキュメント「ＤＥＦ」からドキュメント「ＧＨＩ」に切り替えた場合には、ドキュメントリスト２０３に表示されているドキュメント「ＧＨＩ」が反転表示され、ページビュー２０２にはドキュメント「ＧＨＩ」に含まれるページのサムネイルが表示される。
【００２３】
図４は、図２に示すドキュメント「ＤＥＦ」に含まれるページを新たにワークスペース２０１に挿入したときの一例を示す図である。
【００２４】
ページビュー２０２に含まれるページ「α」をワークスペース２０１内の「い」と「う」の間に挿入するとページ「α」がワークスペース２０１に追加される。これは、ユーザがマウスを利用してドラッグ＆ドロップを実行したり、又はメニューでページ「α」を選択し追加する操作をすることでできる。
【００２５】
図５は、図２に示すワークスペース２０１からページ「え」を削除したときの一例を示す図である。
【００２６】
ユーザがマウスを利用してページ「え」の削除を実行したり、又はメニューでページ「え」を削除する操作をすることで、ワークスペース２０１からページ「え」が削除される。
【００２７】
図６は、図２に示すワークスペース２０１において、ページ「い」をページ「え」と「お」の間に移動した例を示す図である。
【００２８】
これは、ユーザがマウスを利用してページ「い」のドラッグ＆ドロップを実行したり、又はメニューでページ「い」を選択し移動する操作をすることでできる。
【００２９】
また、図には示されていないが、オリジナルドキュメント、すなわちドキュメントリスト２０３に一覧表示されたドキュメントを編集することも可能である。
【００３０】
上述したように、電子バインダは、登録されたドキュメントをページ単位に分割し、必要に応じてページの追加、並べ替え、削除及び編集が可能であり、複数ドキュメントから新しいドキュメントを作成することができる。このドキュメントのページ単位の分割やページの追加、並べ替え、削除及び編集等の処理はＰＣが備えているＣＰＵにより実行される。
【００３１】
この電子バインダは、オリジナルドキュメントがネットワーク上のサーバに置かれていている場合も考えられる。
【００３２】
次に、図７は、電子バインダを管理するドキュメント管理システムのユーザインターフェイスの一例を示す図である。
【００３３】
図７において、画面構成は大きくフレーム３０１，３０２の二つからなる。フレーム３０１は、データベースの内部に登録されている文書情報一覧の階層構造を示したものである。フレーム３０２は、この階層構造のうち、選択されている階層に登録されているドキュメントを縮小画像（サムネイル）で、表示する領域である。
【００３４】
サムネイル３０３は、文書データの一つであり、これは実際の文書データを公知の技術を用いて縮小表示したものである。サムネイル３０４は、複数ページを有する文書データの縮小表示であり、各ページを多少ずらし重ねて表示している。バー３０５は、表示してる文書データの全ページ数と現在表示中のページとを示したものである。図中の例では、全ページ数が４ページで、「ｒｅｃｏｒｄ０００１」という文書名の文書データの１ページ目が表示されている。サムネイル３０６は、バインダ文書を表すものである。
【００３５】
図８は、図７におけるサムネイル３０６、即ちバインダ文書についての拡大図である。
【００３６】
バインダ文書には、ドキュメント管理システムにおいて、バインダ色を定めることができる。また、バインダ文書は、サムネイル表示において、サムネイルの左側にバインダの縁を表す細長い矩形４０１が表示され、さらに０ページ目に半透明な色のついた表示が描かれる。このときの表示色が前記バインダ色である。バインダ文書の０ページ目には、バインダ文書の１ページのサムネイルが表紙の半透明な色に透けて表示される（４０２）。尚、バインダ文書は複数ページを有する文書データのサムネイル３０４とは異なり、各ページがずらして表示されるのではない。バインダ文書にはページ番号に依らず影４０３が表示される。また、バインダ文書にはページ送りのためのバー４０４が付随する。これは、上記バー１０５と同様に、表示してるバインダ文書の全ページ数と、現在表示中のページを示したものである。ページ送りバー４０４が表示されるのは、バインダに１ページ以上含んでいる場合である。バインダ文書にページを含まない（空バインダ）場合には、図９に示すようにページ送りバー４０４は表示されない。また、バインダ文書には、バインダ名４０５がサムネイルの上部に表示される。図８の例では、「ＢｉｎｄｅｒＴｅｓｔ」となっている。
【００３７】
次に、図１０，１１を参照しながら、空バインダを作成する方法を説明する。
【００３８】
まず、図７に示す画面構成のバー３０７のメニュー「Ｆｉｌｅ」を開き、「新規バインダ作成」のコマンドを実行すると、図１０に示すようなダイアログボックスが表示される。
【００３９】
図１０のダイアログボックスは、ドキュメント管理システムで使用するバインダ名を入力するための入力欄５０１と、バインダ色を選択するためのリストボックス５０２とを表示する。ユーザがリストボックス５０２をマウスでクリックすると、選択可能な色のリスト表示がされる。ユーザは、バインダ名を入力し、バインダ色を選択して新規バインダを作成する。この作業によって、空バインダが作成される。図１１は、作成された空バインダを表示している画面の一例を示す図である。同図の符号６０１が、作成された空バインダである。
【００４０】
次いで、図１２を参照しながら、空バインダにドキュメントを追加する例について説明する。
【００４１】
図１２は、サムネイル３０４のドキュメントを空バインダ６０１に追加する一例を示す図である。
【００４２】
ユーザは、サムネイル３０４のドキュメントをマウスで選択し、空バインダ６０１までドラッグする。ドラッグの最中は、マウスポインタ６０３と選択中のドキュメントのサムネイル３０４を半透明で表示したものとが移動する。選択中のドキュメントのサムネイル３０４を空バインダ６０１の上でドロップすることにより、サムネイル３０４のドキュメントが空バインダ６０１に追加される。予めバインダに何らかのページが登録されている場合には、バインダ内部では、先に説明したワークスペースの最後尾に選択したドキュメントの全てのページが追加されていく。これにより、ユーザは、先に説明したバインダアプリケーション（図２〜図６）を使用しなくても、ドキュメント管理システム内で電子バインダに文書を追加していくことが可能である。
【００４３】
バインダ文書は表紙を表すため０ページ目から始まる。図１３（Ａ）〜（Ｄ）に３ページからなるバインダ文書のページの表示例を示す。具体的には、１ページ目がＡ４サイズで向きがポートレイトであり（図１３（Ｂ））、２ページ目がＡ３サイズで向きがポートレイトであり（図１３（Ｃ））、３ページ目がＡ４サイズで向きがランドスケープである（図１３（Ｄ））。図１３（Ａ）は表紙を表示している例を示している。これは、上述したように電子バインダに有色を付した例である。半透明な表紙が表示され、１ページ目が透けて表示される。このとき、ページ送りバー７０１のページ番号表示は、「０」となっている。これは、表紙を表している。また、表紙であることから、ページ送りバー７０１では前ページに戻る矢印が記されているボタンが押せない表示になっている。図１３（Ｂ）はバインダ文書の１ページ目の表示例を示す。ページ送りバー７０１が「１」と表示されていることで確認できる。このとき、表紙の部分だけがめくれ、サムネイルの周りに付随するバインダ表示を表すものはそのまま残る。図１３（Ｃ）、図１３（Ｄ）も同様である。図１３（Ｄ）は最終ページを示すので、ページ送りバー７０１の次のページに進むための矢印が表示されたボタンが押せなくなっている。
【００４４】
図１３（Ａ）〜（Ｄ）の例で明らかなように、バインダの形や影の形は表示する（ページの）サムネイルの形状によって変化する。例えば、図１３（Ｂ）と図１３（Ｄ）は、サムネイルのサイズが異なる表示であり、図１３（Ｂ）と図１３（Ｄ）は、サムネイルが同一のサイズであるが、用紙の向きが異なる例である。それぞれの例において、表示のサムネイルに従って電子バインダを表す表示も変わっている。
【００４５】
図１４は、バインダ文書のサムネイルにおいて、ページ送りを行った際にＰＣ１０１で行われる処理を示すフローチャートである。この処理は主としてＰＣ１０１に含まれるＣＰＵ（図示しない）で実行される。また、この処理を実行するプログラムはＰＣ１０１に含まれるＲＯＭ（図示しない）に格納され、ＣＰＵによりＲＡＭ（図示しない）に読み出されて実行される。
【００４６】
まず、メモリ上のフラグｍａｘＰａｇｅに電子バインダのページ数を代入し（ステップＳ１）、フラグｃｕｒＰａｇｅに現在表示中のサムネイルのページ数を代入する（ステップＳ２）。
【００４７】
次いで、ページ送りバー７０１の次のページを表示するためのボタンが押下されたか判別する（ステップＳ３）。次のページを表示するためのボタンが押下された場合には、フラグｍａｘＰａｇｅの値がフラグｃｕｒＰａｇｅ＋１の値未満であるか否かを判別する（ステップＳ４）。
【００４８】
ステップＳ４の判別の結果、フラグｍａｘＰａｇｅの値がフラグｃｕｒＰａｇｅ＋１の値以上である場合には、既に電子バインダの最終ページを表示しているため、何も行わず本処理を終了する一方、フラグｍａｘＰａｇｅの値がフラグｃｕｒＰａｇｅ＋１の値未満である場合には、フラグｃｕｒＰａｇｅ＋１の値を１インクリメントし、現在のページを次のページに移し（ステップＳ５）、次のページのサムネイルに更新して表示し（ステップＳ６）、本処理を終了する。
【００４９】
上記ステップＳ３の判別の結果、ページ送りバー７０１の次のページを表示するためのボタンが押下されていない場合には、前のページを表示することになる。このとき、ステップＳ７へ進み、現在表示しているページが２ページ目以降か否かを判別する。即ち、フラグｃｕｒＰａｇｅの値が１より大きいか否かを判別する（ステップＳ７）。
【００５０】
フラグｃｕｒＰａｇｅの値が１より大きい場合には、現在表示中のページを１ページ戻し（ステップＳ１１）、上記ステップＳ６に進む一方、フラグｃｕｒＰａｇｅの値が１より小さい場合には、１ページ目又は表紙が表示されているので、フラグｃｕｒＰａｇｅの値が０より大きいか否かを判別し（ステップＳ８）、表紙か否かを判断する。ステップＳ８の判別において、フラグｃｕｒＰａｇｅの値が０より大きくない場合、即ち表紙が表示されている場合には、表示を更新する必要がないので、本処理を終了する。一方、フラグｃｕｒＰａｇｅの値が０より大きい場合には、１ページ目が表示されており、そこから１ページ戻ると表紙を表示することになるので、ステップＳ９で現在表示中のページを１ページ戻し（０ページとする）、表紙作成処理を行って（ステップＳ１０）、本処理を終了する。ステップＳ１０の表紙作成処理は、上述したように電子バインダの１ページ目をバインダ色で透かして見せるように表紙を作成することである。
【００５１】
尚、上記フローチャートでは、ページ送りバー７０１の次のページを表示するためのボタンが押下されたか否かに基づいて様々な処理が行われたが、図１３のページ送りバー７０１に示すように、ページ数を直接入力することが可能な欄がある場合には、この欄に入力された数字に基づいて同様の処理を行ってもよい。
【００５２】
図１５は、電子バインダが複数登録されているドキュメント管理システムにおいて、電子バインダに設定してある色によって所望の電子バインダを検索するためのユーザインターフェースの一例を示す図である。
【００５３】
同図に示すように、このユーザインターフェースには、バインダ色を表すチェックボックス８０１があり、更にその色を定めるため、設定可能なバインダ色の一覧を表すドロップダウンリスト８０２が含まれている。ユーザはチェックボックス８０１をチェックし、ドロップダウンリスト８０２から検索したいバインダ色を選択し、サーチボタン８０３を押下することで、所望の電子バインダを検索することができる。検索のプログラム等に関しては、公知の技術を用い、検索対象となる検索キーにバインダ色を利用する。
【００５４】
上述したように、本実施の形態によれば、ページ単位の電子ドキュメントを綴じる電子バインダの色が設定され、電子バインダの表紙が透けて中身の電子ドキュメントが表示されるので、サムネイル表示の際に電子バインダに含まれるドキュメントであることを視覚的に訴えることができると共にその内容をも同時に確認することができる。
【００５５】
本発明は、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムをコンピュータ又はＣＰＵに供給し、そのコンピュータ又はＣＰＵが該供給されたプログラムを読出して実行することによっても本発明の目的が達成されることは云うまでもない。
【００５６】
この場合、上記プログラムは、不図示の該プログラムを記録した記録媒体から直接、又はインターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続される不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。
【００５７】
また、上記プログラムは、上述した実施の形態の機能をコンピュータで実現することができればよく、その形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給されるスクリプトデータ等の形態を有するものでもよい。
【００５８】
更にまた、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを記録した記録媒体をコンピュータに供給し、そのコンピュータが記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは云うまでもない。
【００５９】
プログラムを供給する記録媒体としては、例えば、ＲＡＭ、ＮＶ−ＲＡＭ、フロッピー（登録商標）ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ）、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、他のＲＯＭ等の上記プログラムを記憶できるものであればよい。
【００６０】
【発明の効果】
以上詳細に説明したように、請求項１記載のドキュメント管理システム、請求項４記載のドキュメント管理用プログラム及び請求項５記載の記録媒体によれば、ページ単位の電子ドキュメントを綴じる電子バインダの色が設定され、電子バインダの表紙が透けて中身の電子ドキュメントが表示されるので、サムネイル表示の際に電子バインダに含まれるドキュメントであることを視覚的に訴えることができると共にその内容をも同時に確認することができる。
【００６１】
請求項２記載のドキュメント管理システムによれば、バインダ色に基づいて所望の電子バインダを検索することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係るドキュメント管理システムを実行するためのネットワーク構成を示す図である。
【図２】ドキュメントを綴じる電子バインダを編集するためのアプリケーションの模式図である。
【図３】図２に示すドキュメントリスト２０３に表示されているドキュメントの選択を切り替えたときの一例を示す図である。
【図４】図２に示すドキュメント「ＤＥＦ」に含まれるページを新たにワークスペース２０１に挿入したときの一例を示す図である。
【図５】図２に示すワークスペース２０１からページ「え」を削除したときの一例を示す図である。
【図６】図２に示すワークスペース２０１において、ページ「い」をページ「え」と「お」の間に移動した例を示す図である。
【図７】電子バインダを管理するドキュメント管理システムのユーザインターフェイスの一例を示す図である。
【図８】図７におけるサムネイル３０６、即ちバインダ文書についての拡大図である。
【図９】空バインダの例を示す図である。
【図１０】空バインダを作成するためのユーザインターフェイスの一例を示す図である。
【図１１】作成された空バインダを表示している画面の一例を示す図である。
【図１２】サムネイル３０４のドキュメントを空バインダ６０１に追加する一例を示す図である。
【図１３】３ページからなるバインダ文書のページの表示例を示す図であり、（Ａ）は表紙を表示している例を、（Ｂ）は１ページ目を表示している例を、（Ｃ）は２ページ目を表示している例を、（Ｄ）は３ページ目を表示している例を、それぞれ示す図である。
【図１４】バインダ文書のサムネイルにおいて、ページ送りを行った際にＰＣ１０１で行われる処理を示すフローチャートである。
【図１５】電子バインダが複数登録されているドキュメント管理システムにおいて、電子バインダに設定してある色によって所望の電子バインダを検索するためのユーザインターフェースの一例を示す図である。
【符号の説明】
１〜３ ＬＡＮ
１０１，１０３，１０６ パーソナルコンピュータ（ＰＣ）
１０２，１０８文書サーバ
１０４，１０５，１０７ ゲートウェイ[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to an electronic document management system, a document management program, and a recording medium.
[0002]
[Prior art]
Recently, companies are introducing document management systems to promote document reuse. Initial document management systems were designed to capture paper documents as images with a scanner and store them.However, recently, documents created on personal computers have increased, and such documents can be registered and stored. ing.
[0003]
Also, recently, an arbitrary page can be extracted from a plurality of registered documents and bound as a binder to form a single document (hereinafter, referred to as an “electronic binder”).
[0004]
The document management system not only provides the user with the document name as a display of the document, but also creates a reduced image (thumbnail) of the document and allows the user to visually select the document based on the thumbnail. There is something to do. Some systems have a system for retrieving documents.
[0005]
[Problems to be solved by the invention]
However, if the document management system visually indicates that the document is an electronic binder, there is a problem that the document that is the content of the electronic binder becomes invisible, whereas if the content of the electronic binder is visible, it is similar to a normal document. There is a problem that it is difficult to distinguish the thumbnail representation from the thumbnails of other general documents in the thumbnail representation.
[0006]
SUMMARY OF THE INVENTION The present invention has been made in view of the above circumstances, and has a document management which can visually appeal that a document is included in an electronic binder when displaying a thumbnail and can simultaneously confirm the content of the document. It is an object to provide a system, a document management program, and a recording medium.
[0007]
[Means for Solving the Problems]
In order to achieve the above object, a document management system according to claim 1 divides a plurality of electronic documents into pages, and extracts and binds a specific page from each page of the divided electronic documents. In a document management system comprising an electronic binder creating means for creating an electronic binder, a color setting means for setting a color of the electronic binder created by the electronic binder creating means, and a display showing the cover of the electronic binder transparently And display means for performing the operation.
[0008]
The document management system according to claim 2, wherein in the document management system according to claim 1, when there are a plurality of electronic binders created by the electronic binder creating unit, the document management system is based on the color set by the color setting unit. A search unit is provided for searching for a predetermined electronic binder from a plurality of electronic binders.
[0009]
A document management system according to a third aspect of the present invention is the document management system according to the first or second aspect, further comprising editing means for deleting, adding, or rearranging the electronic documents bound by the electronic binder.
[0010]
A document management program according to claim 4, wherein in the document management program used in a computer, a dividing step of dividing a plurality of electronic documents into page units, and a specific page from each page of the divided electronic documents. An electronic binder creating step of creating an electronic binder by extracting and binding, a color setting step of setting a color of the electronic binder created by the electronic binder creating step, and a display for displaying the cover of the electronic binder so as to be transparent. And causing the computer to execute the steps.
[0011]
6. The recording medium according to claim 5, wherein, in the computer-readable recording medium storing a document management program used by a computer, a dividing step of dividing a plurality of electronic documents into page units; An electronic binder creating step of creating an electronic binder by extracting and binding a specific page from each page of the electronic document; a color setting step of setting a color of the electronic binder created by the electronic binder creating step; And a display step of displaying the cover of the binder so as to be transparent.
[0012]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
Hereinafter, embodiments of the present invention will be described with reference to the drawings.
[0013]
FIG. 1 is a diagram showing a network configuration for executing a document management system according to the present invention.
[0014]
In FIG. 1, reference numeral 101 denotes a personal computer (PC) having an electronic binder for binding an electronic document (hereinafter, referred to as “document”). Reference numeral 102 denotes a local document server on the same local area network (LAN) 1 as the PC 101. Reference numeral 103 denotes a personal computer on the same LAN 1 as the PC 101. The LAN 1 connects the PCs 101 and 103 and the document server 102, and is further connected to a WAN (Wide Area Network) or the Internet via a gateway 104.
[0015]
A PC 106 is connected to a LAN 2 different from the LAN 1, and the LAN 2 is connected to a WAN or the Internet via a gateway 105.
[0016]
A remote document server 108 is connected to the LAN 3, and the LAN 3 is connected to a WAN or the Internet via a gateway 107.
[0017]
In LANs 1 to 3, connected computers and the like are not limited to this example.
[0018]
Next, an example of an application for editing an electronic binder for binding a document and its function will be described.
[0019]
FIG. 2 is a schematic diagram of an application for editing an electronic binder for binding a document.
[0020]
The electronic binder application shown in FIG. 3 includes a document list 203 displaying a list of registered documents, a page view 202 displaying thumbnails of pages of a document selected in the document list 203, and a document list 203. And a workspace 201 that displays only necessary pages from each page of the documents included in the document and sorts them (that is, the contents of the “electronic binder”). In addition to displaying the workspace 201, the workspace 201 can perform actual operations such as page replacement, page deletion, and addition within the workspace. Further, as for the documents registered in the document list 203, not only files in the local area but also those in a remote (electronic binder) server can be handled. Remote document registration will be described later. In FIG. 2, the documents registered in the electronic binder are five files “ABC”, “DEF”, “GHI”, “JKL”, and “MNO” displayed in the document list 203, and the document “DEF” is inverted. Because of the display, what is displayed in the page view 202 is a thumbnail of the document “DEF”. In the workspace 201, five pages are extracted from five registered documents.
[0021]
FIG. 3 is a diagram illustrating an example when the selection of a document displayed on the document list 203 illustrated in FIG. 2 is switched.
[0022]
When the document to be selected is switched from the document “DEF” to the document “GHI” by a user action (for example, clicking the document “GHI” with a mouse or switching the selection by a menu, etc.), the document is displayed in the document list 203. The displayed document “GHI” is highlighted and the page view 202 displays thumbnails of pages included in the document “GHI”.
[0023]
FIG. 4 is a diagram illustrating an example when a page included in the document “DEF” illustrated in FIG. 2 is newly inserted into the workspace 201.
[0024]
When the page “α” included in the page view 202 is inserted between “i” and “u” in the workspace 201, the page “α” is added to the workspace 201. This can be performed by the user performing drag and drop using the mouse, or performing an operation of selecting and adding the page “α” from the menu.
[0025]
FIG. 5 is a diagram illustrating an example when the page “e” is deleted from the workspace 201 illustrated in FIG.
[0026]
The page “e” is deleted from the workspace 201 by the user executing the deletion of the page “e” using the mouse or performing an operation of deleting the page “e” from the menu.
[0027]
FIG. 6 is a diagram illustrating an example in which the page “i” has been moved between the pages “e” and “o” in the workspace 201 illustrated in FIG.
[0028]
This can be performed by the user performing drag and drop of the page “I” using a mouse, or performing an operation of selecting and moving the page “I” from a menu.
[0029]
Although not shown in the figure, the original document, that is, the document listed in the document list 203 can be edited.
[0030]
As described above, the electronic binder divides a registered document into pages, and can add, rearrange, delete, and edit pages as necessary, and can create a new document from a plurality of documents. . Processing such as page division of the document and addition, rearrangement, deletion, and editing of pages is executed by a CPU provided in the PC.
[0031]
This electronic binder may be a case where the original document is located on a server on the network.
[0032]
Next, FIG. 7 is a diagram illustrating an example of a user interface of the document management system that manages the electronic binder.
[0033]
In FIG. 7, the screen configuration mainly includes two frames 301 and 302. A frame 301 shows a hierarchical structure of a document information list registered in the database. The frame 302 is an area for displaying, as a reduced image (thumbnail), a document registered in the selected hierarchy in the hierarchical structure.
[0034]
The thumbnail 303 is one of the document data, which is a reduced display of actual document data using a known technique. The thumbnail 304 is a reduced display of document data having a plurality of pages, and each page is displayed with a slight shift and overlap. A bar 305 indicates the total number of pages of the displayed document data and the currently displayed page. In the example shown in the figure, the total number of pages is four, and the first page of the document data having the document name “record0001” is displayed. The thumbnail 306 indicates a binder document.
[0035]
FIG. 8 is an enlarged view of the thumbnail 306 in FIG. 7, that is, the binder document.
[0036]
The binder color can be defined for the binder document in the document management system. In the binder document, in the thumbnail display, an elongated rectangle 401 representing an edge of the binder is displayed on the left side of the thumbnail, and a display with a translucent color is drawn on the 0th page. The display color at this time is the binder color. On the 0th page of the binder document, the thumbnail of one page of the binder document is displayed through the translucent color of the cover (402). Note that the binder document is different from the thumbnail 304 of the document data having a plurality of pages, and the pages are not displayed shifted. A shadow 403 is displayed on the binder document regardless of the page number. A bar 404 for page feed is attached to the binder document. This shows the total number of pages of the displayed binder document and the page currently being displayed, similarly to the bar 105. The page feed bar 404 is displayed when the binder includes one or more pages. When a page is not included in the binder document (empty binder), the page feed bar 404 is not displayed as shown in FIG. In the binder document, a binder name 405 is displayed above the thumbnail. In the example of FIG. 8, it is “BinderTest”.
[0037]
Next, a method of creating an empty binder will be described with reference to FIGS.
[0038]
First, when the menu “File” of the bar 307 having the screen configuration shown in FIG. 7 is opened and the command “Create new binder” is executed, a dialog box as shown in FIG. 10 is displayed.
[0039]
The dialog box shown in FIG. 10 displays an input field 501 for inputting a binder name used in the document management system and a list box 502 for selecting a binder color. When the user clicks on list box 502 with a mouse, a list of selectable colors is displayed. The user enters a binder name and selects a binder color to create a new binder. With this operation, an empty binder is created. FIG. 11 is a diagram illustrating an example of a screen displaying the created empty binder. Reference numeral 601 in the figure is the created empty binder.
[0040]
Next, an example of adding a document to an empty binder will be described with reference to FIG.
[0041]
FIG. 12 is a diagram illustrating an example of adding the document of the thumbnail 304 to the empty binder 601.
[0042]
The user selects the document of the thumbnail 304 with the mouse and drags it to the empty binder 601. During the drag, the mouse pointer 603 and the translucent thumbnail 304 of the selected document move. By dropping the thumbnail 304 of the selected document on the empty binder 601, the document of the thumbnail 304 is added to the empty binder 601. If any page is registered in the binder in advance, all pages of the selected document are added to the end of the workspace described above inside the binder. Thus, the user can add documents to the electronic binder in the document management system without using the binder application (FIGS. 2 to 6) described above.
[0043]
The binder document starts from page 0 to indicate the cover. FIGS. 13A to 13D show display examples of pages of a binder document including three pages. Specifically, the first page is A4 size and the orientation is portrait (FIG. 13B), the second page is A3 size and the orientation is portrait (FIG. 13C), and the third page Is A4 size and the orientation is landscape (FIG. 13D). FIG. 13A shows an example in which a cover is displayed. This is an example in which the electronic binder is colored as described above. A translucent cover is displayed, and the first page is displayed through. At this time, the page number display of the page feed bar 701 is “0”. This represents the cover. In addition, since the page is a cover, the display on the page feed bar 701 is such that a button with an arrow returning to the previous page cannot be pressed. FIG. 13B shows a display example of the first page of the binder document. It can be confirmed that the page feed bar 701 is displayed as “1”. At this time, only the cover portion is turned up, and the one indicating the binder display attached around the thumbnail remains as it is. The same applies to FIGS. 13C and 13D. FIG. 13D shows the last page, so that the button on the page feed bar 701 with the arrow for proceeding to the next page cannot be pressed.
[0044]
As is clear from the examples of FIGS. 13A to 13D, the shape of the binder and the shape of the shadow change depending on the shape of the thumbnail (of the page) to be displayed. For example, FIGS. 13 (B) and 13 (D) show different sizes of thumbnails. FIGS. 13 (B) and 13 (D) show thumbnails having the same size, This is a different example. In each example, the display representing the electronic binder changes according to the thumbnail of the display.
[0045]
FIG. 14 is a flowchart illustrating a process performed by the PC 101 when a page is turned in a thumbnail of a binder document. This process is mainly executed by a CPU (not shown) included in the PC 101. A program for executing this process is stored in a ROM (not shown) included in the PC 101, and is read out and executed by a CPU in a RAM (not shown).
[0046]
First, the number of pages of the electronic binder is substituted for the flag maxPage on the memory (step S1), and the number of pages of the currently displayed thumbnail is substituted for the flag curPage (step S2).
[0047]
Next, it is determined whether a button for displaying the next page of the page feed bar 701 has been pressed (step S3). If the button for displaying the next page has been pressed, it is determined whether or not the value of the flag maxPage is less than the value of the flag curPage + 1 (step S4).
[0048]
If the value of the flag maxPage is equal to or greater than the value of the flag curPage + 1 as a result of the determination in step S4, the last page of the electronic binder has already been displayed. If the value is less than the value of the flag curPage + 1, the value of the flag curPage + 1 is incremented by one, the current page is moved to the next page (step S5), and updated and displayed as the thumbnail of the next page (step S6). ), End this processing.
[0049]
If the result of the determination in step S3 is that the button for displaying the next page of the page feed bar 701 has not been pressed, the previous page is displayed. At this time, the process proceeds to step S7, and it is determined whether the currently displayed page is the second or subsequent page. That is, it is determined whether or not the value of the flag curPage is greater than 1 (step S7).
[0050]
If the value of the flag curPage is greater than 1, the currently displayed page is returned by one page (step S11), and the process proceeds to step S6. If the value of the flag curPage is less than 1, the first page or cover page is displayed. Is displayed, it is determined whether or not the value of the flag curPage is greater than 0 (step S8), and it is determined whether or not the cover is present. If it is determined in step S8 that the value of the flag curPage is not larger than 0, that is, if the cover is being displayed, the display does not need to be updated, and the process ends. On the other hand, if the value of the flag curPage is greater than 0, the first page is displayed, and if the user returns to the next page, the cover page is displayed. Therefore, the currently displayed page is returned by one page in step S9. Then, the cover creation process is performed (step S10), and the process ends. The cover creation processing in step S10 is to create a cover so that the first page of the electronic binder is shown through the binder color as described above.
[0051]
In the above flowchart, various processes are performed based on whether or not a button for displaying the next page of the page feed bar 701 has been pressed. However, as shown in the page feed bar 701 in FIG. When there is a column in which the number of pages can be directly input, similar processing may be performed based on the number input in this column.
[0052]
FIG. 15 is a diagram illustrating an example of a user interface for searching for a desired electronic binder by a color set in the electronic binder in a document management system in which a plurality of electronic binders are registered.
[0053]
As shown in the figure, the user interface has a check box 801 indicating a binder color, and further includes a drop-down list 802 indicating a list of configurable binder colors in order to determine the color. The user can check a check box 801, select a binder color to search from a drop-down list 802, and press a search button 803 to search for a desired electronic binder. For a search program or the like, a known technique is used, and a binder color is used as a search key to be searched.
[0054]
As described above, according to the present embodiment, the color of the electronic binder that binds the electronic document in units of pages is set, and the contents of the electronic document are displayed through the cover of the electronic binder. It is possible to visually appeal that the document is included in the electronic binder, and also to check the content at the same time.
[0055]
The present invention achieves the object of the present invention also by supplying a computer or CPU with a software program that realizes the functions of the above-described embodiments, and reading and executing the supplied program. Needless to say.
[0056]
In this case, the program is supplied by being downloaded directly from a recording medium storing the program (not shown) or from another computer or database (not shown) connected to the Internet, a commercial network, a local area network, or the like. Is done.
[0057]
Further, the program only needs to be able to realize the functions of the above-described embodiments by a computer, and the form includes object code, a program executed by an interpreter, script data supplied to an OS, and the like. May be.
[0058]
Still further, the object of the present invention is also achieved by supplying a computer with a recording medium storing a software program for realizing the functions of the above-described embodiments, and reading and executing the program stored in the recording medium. It goes without saying that this is achieved.
[0059]
As a recording medium for supplying the program, for example, RAM, NV-RAM, floppy (registered trademark) disk, optical disk, magneto-optical disk, CD-ROM, MO, CD-ROM, CD-RW, DVD (DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-RW, DVD + RW), a magnetic tape, a non-volatile memory card, and other ROMs can be used as long as they can store the program.
[0060]
【The invention's effect】
As described above in detail, according to the document management system according to the first aspect, the document management program according to the fourth aspect, and the recording medium according to the fifth aspect, the color of the electronic binder binding the electronic document in page units is changed. It is set, and the contents of the electronic document are displayed through the cover of the electronic binder, so that it is possible to visually appeal that the document is included in the electronic binder at the time of displaying the thumbnail and to simultaneously check the contents. be able to.
[0061]
According to the document management system of the present invention, a desired electronic binder can be searched based on the binder color.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a diagram showing a network configuration for executing a document management system according to the present invention.
FIG. 2 is a schematic diagram of an application for editing an electronic binder for binding a document.
FIG. 3 is a diagram illustrating an example when a selection of a document displayed on a document list 203 illustrated in FIG. 2 is switched.
FIG. 4 is a diagram illustrating an example when a page included in the document “DEF” illustrated in FIG. 2 is newly inserted into a workspace 201;
FIG. 5 is a diagram illustrating an example when a page “e” is deleted from a workspace 201 illustrated in FIG. 2;
6 is a diagram showing an example in which a page “i” is moved between pages “e” and “o” in the workspace 201 shown in FIG. 2;
FIG. 7 is a diagram illustrating an example of a user interface of a document management system that manages an electronic binder.
FIG. 8 is an enlarged view of a thumbnail 306 in FIG. 7, that is, a binder document.
FIG. 9 is a diagram illustrating an example of an empty binder.
FIG. 10 is a diagram illustrating an example of a user interface for creating an empty binder.
FIG. 11 is a diagram showing an example of a screen displaying a created empty binder.
12 is a diagram illustrating an example of adding a document of a thumbnail 304 to an empty binder 601. FIG.
13A and 13B are diagrams illustrating a display example of a page of a binder document including three pages. FIG. 13A illustrates an example in which a cover is displayed, FIG. 13B illustrates an example in which a first page is displayed, and FIG. (C) is a diagram showing an example of displaying the second page, and (D) is a diagram showing an example of displaying the third page.
FIG. 14 is a flowchart illustrating a process performed by the PC 101 when a page is turned in a thumbnail of a binder document.
FIG. 15 is a diagram illustrating an example of a user interface for searching for a desired electronic binder by a color set in the electronic binder in a document management system in which a plurality of electronic binders are registered.
[Explanation of symbols]
1-3 LAN
101, 103, 106 Personal computer (PC)
102,108 Document server 104,105,107 Gateway