JP2002288374A - 申請処理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 申請者が申請手続を行う際に、申請者に対し
てネットワーク上で適切にナビゲーションを行い、申請
者の負担を軽減することが可能な申請処理システムを提
供する。 【解決手段】 ネットワークを通じて利用者端末及び申
請先端末と接続された申請処理システムにおいて、複数
の申請手続に対応する申請書類の電子フォームを記憶す
るフォームデータベースと、申請手続に際して必要な要
件を、申請手続毎に記憶した要件テーブルと、利用者か
ら申請手続の指定を受け取り、指定された申請手続に対
応する電子フォームを前記フォームデータベースから取
得して利用者端末に送信すると共に、前記要件テーブル
を参照して、指定された申請手続に必要な要件を取得
し、当該要件を具備するためのナビゲーションを利用者
に提供して申請書類データを準備するナビゲーション手
段と、申請書類データを、対応する申請先端末へ送信す
る送信手段と、を備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、インターネットな
どのネットワークを利用して所定の提出先に申請、届出
などの手続を行うシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、省庁や企業などに対する各種の申
請、届出、申込など（以下、まとめて「申請」とも呼
ぶ。）は、ユーザが申請書などの紙の書類に必要事項を
記入し提出することにより行われていた。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかし、近年のデジタ
ル化の流れ、インターネットなどのネットワーク技術の
進歩により、今後はそのような処理が電子的に行われる
ことが予測される。従って、ユーザが紙の帳票に相当す
る電子フォームに必要事項を入力して電子書類（電子申
請書、届出書など）を作成し、それをインターネットな
どを利用してオンラインで申請先の官公庁などに送信し
て電子的に申請手続を行うことができれば大変便利とな
る。

【０００４】また、例えば引っ越し、結婚などのイベン
トが発生した場合には、それに関連して転居届、住所変
更届など、複数の手続をほぼ同時に行う必要が生じる。
従来の紙書類による申請手続きは各手続毎に複数の異な
る申請先に手続を行う必要があり、申請者にとっては大
変煩雑な作業となっていた。

【０００５】本発明は、以上の点に鑑みてなされたもの
であり、申請者が申請手続を行う際に、申請者に対して
ネットワーク上で適切にナビゲーションを行い、申請者
の負担を軽減することが可能な申請処理システムを提供
することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】請求項１に記載の発明
は、ネットワークを通じて利用者端末及び申請先端末と
接続された申請処理システムにおいて、複数の申請手続
に対応する申請書類の電子フォームを記憶するフォーム
データベースと、申請手続に際して必要な要件を、申請
手続毎に記憶した要件テーブルと、利用者から申請手続
の指定を受け取り、指定された申請手続に対応する電子
フォームを前記フォームデータベースから取得して利用
者端末に送信すると共に、前記要件テーブルを参照し
て、指定された申請手続に必要な要件を取得し、当該要
件を具備するためのナビゲーションを利用者に提供して
申請書類データを準備するナビゲーション手段と、申請
書類データを、対応する申請先端末へ送信する送信手段
と、を備える。

【０００７】上記のように構成された申請処理システム
によれば、利用者が希望する申請手続を指定すると、要
件テーブルを参照してその申請手続に必要な要件が抽出
されると共に、対応する申請書類の電子フォームデータ
が利用者端末へ送信される。また、要件テーブルに記載
された要件を具備するように、利用者に対してナビゲー
ションが提供され、申請書類データが作成される。申請
書類データは、対応する申請先端末へ送信され、申請手
続がなされる。

【０００８】請求項２に記載の発明は、ネットワークを
通じて利用者端末及び申請先端末と接続された申請処理
システムにおいて、複数の申請手続に対応する申請書類
の電子フォームを記憶するフォームデータベースと、申
請手続に際して必要な要件を、申請手続毎に記憶した要
件テーブルと、事由毎に、対応する申請手続を示した事
由テーブルと、利用者から事由の指定を受け取り、事由
テーブルを参照して必要な申請手続を決定する手続決定
手段と、決定された申請手続に対応する電子フォームを
前記フォームデータベースから取得して利用者端末に送
信すると共に、前記要件テーブルを参照して、指定され
た申請手続に必要な要件を取得し、当該要件を具備する
ためのナビゲーションを利用者に提供して申請書類デー
タを準備するナビゲーション手段と、申請書類データ
を、対応する申請先端末へ送信する送信手段と、を備え
る。

【０００９】上記のように構成された申請処理システム
によれば、利用者が事由を指定すると、事由テーブルを
参照して、対応する申請手続が特定される。次に、要件
テーブルを参照して、各申請手続に必要な要件が抽出さ
れると共に、対応する申請書類の電子フォームデータが
利用者端末へ送信される。また、要件テーブルに記載さ
れた要件を具備するように、利用者に対してナビゲーシ
ョンが提供され、申請書類データが作成される。申請書
類データは、対応する申請先端末へ送信され、申請手続
がなされる。

【００１０】請求項３に記載の発明は、請求項１又は２
に記載の申請処理システムにおいて、前記要件テーブル
は、対応する申請書類の電子フォームに対して入力すべ
き必要入力事項を示しており、前記ナビゲーション手段
は、利用者に対して前記必要入力事項を提示して入力を
促す。よって、利用者は、ナビゲーションに従って入力
を行うことにより、申請書類を容易に作成することがで
きる。

【００１１】請求項４に記載の発明は、請求項１乃至３
のいずれかに記載の申請処理システムにおいて、前記要
件テーブルは、申請処理に必要な認証データ及び／又は
添付書類データを示しており、前記ナビゲーション手段
は、利用者に対して必要な認証データ及び／又は添付書
類データを提示して、申請処理システムへ送信するよう
に促す。よって、申請に際して認証データや添付書類デ
ータが必要な場合には、申請処理システムは要件テーブ
ルからそれらを抽出して利用者に伝えるので、利用者は
不備なく申請書類データを揃えることができる。

【００１２】請求項５に記載の発明は、請求項４に記載
の申請処理システムにおいて、前記ナビゲーション手段
は、必要な認証データ及び／又は添付書類データのう
ち、利用者が指定したものについて、対応する認証機関
へアクセスして当該認証データ及び／又は添付書類デー
タを取得する。これにより、利用者は、必要な認証デー
タや添付書類データを申請処理システム側で用意させる
ことができる。

【００１３】請求項６に記載の発明は、請求項１乃至５
のいずれかに記載の申請処理システムにおいて、前記要
件テーブルは、各申請手続に対応する申請書類の電子フ
ォームデータの識別情報を示しており、前記ナビゲーシ
ョン手段は、前記識別番号に基づいて対応する電子フォ
ームを特定して利用者端末へ送信する。これにより、必
要な電子フォームデータを容易に利用者へ提供すること
ができる。

【００１４】請求項７に記載の発明は、請求項１乃至６
のいずれかに記載の方法において、前記要件テーブル
は、各申請手続の申請先を示しており、前記送信手段
は、前記要件テーブル中に示された申請先端末へ申請書
類データを送信する。これにより、申請処理システムは
正しい申請先に自動的に申請書類データを送信すること
ができる。

【００１５】請求項８に記載の発明は、請求項１乃至７
のいずれかに記載の申請処理システムにおいて、複数の
申請手続が同時に行われる場合、前記ナビゲーション手
段は、複数の申請書類の電子フォームデータから共通入
力事項を抽出して利用者端末へ提示し、当該共通入力事
項に対する利用者の入力を前記複数の申請書類の電子フ
ォームデータに反映させる。よって、利用者は同じ入力
事項を繰返し入力する手間を省くことができる。

【００１６】請求項９に記載の発明は、請求項１乃至８
のいずれかに記載の申請処理システムにおいて、申請手
続において準備された申請書類データの写し、及び、申
請手続において利用者端末及び申請先端末との間で行わ
れた処理の日時データを含む手続ログを保存する手続ロ
グ保存手段を有する。これにより、申請処理の内容につ
いて疑義が生じたような場合に、その詳細について確認
することが可能となる。

【００１７】請求項１０に記載の発明は、ネットワーク
を通じて利用者端末に接続された申込処理システムにお
いて、複数の申請手続に対応する申請書類の電子フォー
ムを記憶するフォームデータベースと、各申請手続に関
連するソート条件を記憶するソート条件テーブルと、利
用者から申請手続の指定を受け取り、指定された申請手
続に対応する電子フォームを前記フォームデータベース
から取得する手段と、利用者から前記ソート条件の指定
を受け取り、指定されたソート条件に従って前記電子フ
ォームを分類し、分類後の状態で前記電子フォームを利
用者端末へ送信するフォーム送信手段と、を備える。

【００１８】上記のように構成された申請処理システム
によれば、利用者から申請手続の指定を受け取り、フォ
ームデータベースから対応する電子フォームが取得され
る。また、利用者からソート条件の指定を受け取り、指
定されたソート条件に従って電子フォームを分類した状
態で電子フォームを利用者端末へ送信する。

【００１９】請求項１１に記載の発明は、請求項１０に
記載の申請処理システムにおいて、前記ソート条件は申
請手続の手続方法を含み、前記手続方法は、オンライン
手続、任意のプリンタで出力した紙申請書による手続、
及び特定のプリンタで出力した紙申請書による手続を含
み、前記フォーム送信手段は、利用者が選択した手続方
法に対応する電子フォームをまとめて利用者端末へ送信
する。よって、利用者が選択した手続方法で申請を行う
のに適した分類で各電子フォームが利用者へ提供され
る。

【００２０】請求項１２に記載の発明は、請求項１０に
記載の申請処理システムにおいて、前記ソート条件は申
請手続の手続方法を含み、前記手続方法は、オンライン
手続、任意のプリンタで出力した紙申請書による手続、
及び特定のプリンタで出力した紙申請書による手続を含
み、前記フォーム送信手段は、利用者が指定した申請手
続について許容される手続方法のうち、最も多数の申請
手続を実行することができる手続方法を自動的に決定
し、その手続方法に対応する電子フォームをまとめて利
用者端末へ送信する。よって、より多数の申請処理を同
一の手続方法で行うことにより、複数の申請手続を効率
的に実行することができる。

【００２１】請求項１３に記載の発明は、利用者による
電子書類の作成を補助するコンピュータプログラムであ
って、コンピュータを、利用者が指定した複数の申請手
続に対応する電子フォームファイルであって、各々が特
定の申請手続に必要な電子フォームデータ及び当該申請
手続に際して必要な要件を示す要件テーブルデータ含む
複数の電子フォームファイルを受け取る手段、前記複数
の電子フォームファイルから要件テーブルデータを抽出
して、前記複数の申請手続についての必要な要件を記述
した要件テーブルを作成する手段、前記要件テーブルに
従って前記必要な要件を具備するためのナビゲーション
を利用者に提供して申請書類データを準備するナビゲー
ション手段、として機能させる。

【００２２】上記プログラムをコンピュータにより実行
すると、複数の申請手続に対応する電子フォームファイ
ルから要件テーブルデータが抽出され、要件テーブルが
作成される。そして、その要件テーブルに従って必要な
要件を具備するためのナビゲーションが利用者に提供さ
れる。

【００２３】請求項１４に記載の発明は、利用者による
電子書類の作成を補助するプログラムであって、コンピ
ュータを、利用者が指定した複数の申請手続に対応する
電子フォームファイルであって、各々が特定の申請手続
に必要な電子フォームデータ及び当該申請手続に関連す
るソート条件を示すソート条件データ含む複数の電子フ
ォームファイルを受け取る手段、前記複数の電子フォー
ムファイルからソート条件データを抽出して、前記複数
の申請手続についてのソート条件を記述したソート条件
テーブルを作成する手段、利用者からソート条件の指定
を受け取り、前記ソート条件テーブルを参照して、指定
されたソート条件に従って前記電子フォームを分類し、
分類後の状態で前記電子フォームを利用者に提供するフ
ォーム提供手段、として機能させる。

【００２４】上記プログラムをコンピュータにより実行
すると、複数の申請手続に対応する電子フォームファイ
ルからソート条件データが抽出され、ソート条件テーブ
ルが作成される。そして、そのソート条件テーブルに従
って電子フォームが分類され、分類後の状態で利用者に
提供される。

【００２５】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の好
適な実施の形態について説明する。

【００２６】［１］第１実施形態 図１に本発明による申請処理システムの構成を概略的に
示す。図１において、申請者端末３と、申請処理システ
ム１０と、申請先（提出先）端末４と、外部機関端末５
とがネットワーク２を介して接続されている。ネットワ
ーク２の好適な例はインターネットである。

【００２７】申請者端末３は、申請者が個人である場合
は自宅や勤務先で使用するパーソナルコンピュータなど
であり、申請者が企業などである場合は企業が所有する
端末装置などとなる。なお、申請者端末３には、インタ
ーネットなどのネットワークに接続するための必要なソ
フトウェアを含み、さらに申請処理システム１０がその
ための専用ソフトウェアなどを必要とする場合には、そ
のような専用ソフトウェアがインストールされているも
のとする。

【００２８】提出先端末４は、種々の申請、届出などの
提出先であり、例えば省庁などの公的機関の他、銀行な
どの民間企業も対象となる。提出先端末４はネットワー
ク２を介して申請処理システム１０から申請書類データ
などを受信し、申請の受付処理を実行する。

【００２９】外部機関は、申請者の本人認証を行う機関
や、申請処理に際して必要となる添付書類データなどを
発行する機関である。例えば、申請者が何らかの申請手
続きを行う際に、特定の公的又は私的な認証機関がその
申請者の本人認証を行う場合がある。また、所定の申請
に際して、申請先以外の機関が発行する所定の添付書類
データが必要な場合があり、そのような場合に外部機関
が添付書類データの発行を行う。

【００３０】申請処理システム１０は、所定の申請手続
きを行うべき申請者と申請先との間に入って、申請手続
の補助、代行などを行う。また、申請処理システム１０
は、必要に応じて外部機関の端末５と通信して所定の認
証データや添付書類データなどを取得する機能も有す
る。図１に示すように、申請処理システム１０は、サー
バ１１と、フォームＤＢ１２と、テーブルＤＢ１３と、
手続ログＤＢ１４とを備える。サーバ１１は、各種ＤＢ
１２〜１４を参照しながら、申請者に対する必要なナビ
ゲーションを行ったり、申請先に申請データを送信した
りする。フォームＤＢ１２は、申請に必要となる申請書
などの電子フォームデータを記憶している。申請者が必
要な申請手続などを指定すると、サーバ１１はフォーム
ＤＢ１２から対応する電子フォームデータを取得し、申
請者端末３へ送信する。またサーバ１１は、必要な事項
が入力された電子フォームデータを申請者端末３から受
け取り、申請先端末４へ送信して申請処理を代行する。

【００３１】テーブルＤＢ１３は、各申請手続きに関し
て、その申請手続に必要な要件をリストアップした要件
テーブルを記憶している。要件テーブルの一例を図２
（Ａ）に示す。図示のように、要件テーブルでは、各種
申請手続に必要な要件が、申請手続の種類毎にリストア
ップされている。ここで、申請に必要な要件は、入力項
目、認証項目、必要書類、提出項目などを含んでいる。

【００３２】「入力項目」とは、申請書を構成する電子
フォームの入力項目である。例えば、図２（Ａ）の転入
届の例では、申請者は、申請処理システム１０から提供
された申請書の電子フォームに対して、「氏名」、「郵
便番号」、「住所」を入力しなければならないことが示
されている。

【００３３】「認証項目」とは、その申請手続きを実行
する際に必要となる認証データを示している。例えば、
図２（Ａ）の転入届の例では、申請者の認証データに加
えて、申請の代行者の認証データ（申請者が申請処理シ
ステム１０側による申請代行を希望する場合に必要とな
る申請処理システム側の認証データ）及び申請者の電子
署名が必要とされることが示されている。

【００３４】「必要書類」とは、申請手続に際して要求
される添付書類データなどを指し、転入届の例では、転
出届データが必要となることが示されている。

【００３５】「提出項目」とは、申請先に関するデータ
である。「提出先」はその申請書類の申請先を示し、
「提出方法」は、その提出書類を提出する方法（紙書類
として提出するか、デジタルデータでも受理されるか、
など）を示す。また、「フォーム」は、その申請書類に
対応する電子フォームデータのＩＤを示す。

【００３６】このように、本発明においては、申請手続
毎に申請のための要件が整理され、記憶されている。よ
って、サーバ１１は、申請者から申請手続の指定を受け
取ると、この要件テーブルを参照して必要な要件を特定
し、ユーザに入力項目の入力を促したり、必要書類デー
タを揃えるように促したりして、申請要件を具備するよ
うにナビゲーションを行う。また、サーバ１１は、必要
な書類などが揃うと、提出項目に示される申請先に申請
データ一式を送信する。

【００３７】さらに、テーブルＤＢ１３には、事由テー
ブルが記憶されている。事由テーブルの一例を図２
（Ｂ）に示す。図示のように、事由テーブルは、個人の
日常生活や企業の日常業務などにおいて生じうる様々の
事由（イベント）について、その事由が生じた時に行う
べき申請手続をリストアップしたものである。図２
（Ｂ）の例においては、例えば結婚の場合には婚姻届の
提出が必要となり、引っ越しの場合には転出届、転入届
などが必要となることが示されている。従って、申請者
は、特定の事由が生じた時には、その事由を指定するこ
とにより、その事由に対応する申請手続を指定すること
ができる。この事由テーブルを利用することにより、申
請者は必要な手続を自ら考える手間を省いたり、手続の
抜けを防止することができるので有益である。

【００３８】手続ログＤＢ１４は、申請処理システム１
０によるナビゲーションに従って所定の申請手続が実行
された場合に、その処理過程において行われた処理や発
生したデータなどの履歴を記録する。例えば、申請者が
ある手続を指定して申請手続を依頼し、申請処理システ
ム１０がその申請処理を代行したとすると、申請処理シ
ステム１０は、申請者による申請手続の指定、作成され
た申請書類データ、申請書類データに添付して提出され
た必要書類データや認証データ、申請先端末による申請
データの受理確認データなど、その一連の処理において
生じた各種データをまとめて手続ログ１４に記録してお
く。また、各手続が行われた日時の情報、例えば申請者
による申請代行手続の依頼日時、申請先に申請書類デー
タ一式を送信した日時、申請先から受理確認データを受
信した日時なども一緒に保存される。よって、申請者や
申請先において、その申請手続の内容について疑義が生
じたような場合に、申請処理システム１０は手続ログＤ
Ｂ１４を参照することによりその履歴を確認することが
できる。

【００３９】次に、図３を参照して、申請処理システム
１０が行う種々の処理について説明する。図３に示すよ
うに、申請処理システム１０は、先ず申請者との間で手
続きナビゲーション処理（Ｐ１）を行う。即ち、申請処
理システム１０は、申請者から申請手続の指定を受け取
ると、要件テーブルを参照して申請に必要な要件を特定
し、その要件を具備するように申請者に対してナビゲー
ションを行う。例えば、申請書の電子フォームデータを
申請者に送信し、要件テーブルに記載された必要な入力
項目を入力するように促したり、申請者の認証データが
必要な場合はそれを申請処理システム１０へ送信するよ
うに申請者に指示する。また、申請書に添付すべき書類
がある場合には、その添付データを送信するように申請
者に促す。

【００４０】なお、申請者が複数の申請手続を同時に指
定した場合や、申請者が指定した事由（イベント）に対
応して複数の申請手続が行われる場合には、申請処理シ
ステム１０は、複数の申請書類の電子フォームから共通
入力事項と個別入力事項とを分類し、共通入力事項は申
請者が一度入力すればよいようにナビゲーションを行
う。これにより、申請者は同一の事項を繰返し入力する
手間が省ける。

【００４１】また、申請処理システム１０は、プリント
データ送信処理（Ｐ２）を行う。例えば図２（Ａ）に示
す転入届の場合のように、申請書類を電子データではな
く、紙書類にて提出すべき場合には（転入届の提出方法
が「出力物」となっている）、申請書の電子フォームデ
ータを申請者に送信し、申請者側でプリントアウトして
申請書を作成させる。なお、この際に申請者が申請書を
出力するプリンタは、申請者の端末に接続された一般的
なものとすることができる。また、申請先側において、
申請書の紙書類について何らかの条件がある場合（例え
ば紙のサイズ、複写式の用紙などの特殊用紙であること
など）には、コンビニエンスストアなどに設置されてい
る専用プリント端末装置を使用することを要件とするこ
ともできる。この場合、申請者は、申請処理システム１
０から受信したプリントデータを記録媒体などに記録し
てそのような専用端末装置へ持参し、そこで専用紙など
を利用して要件を満足する紙書類を出力することができ
る。また、そのような専用プリント端末装置がネットワ
ーク２と接続している場合は、申請者は専用プリント端
末装置を使用して申請処理システム１０にアクセスし、
対象となる電子フォームデータをダウンロードしてプリ
ント出力することができる。また、そのプリントの事実
や主体などを識別するデータをプリントログとして申請
処理システムに送信することができる。その場合、申請
処理システム１０はそのプリントログを手続きログＤＢ
１４に保存することができる。

【００４２】また、申請処理システム１０は、所定の認
証機関に対して認証問い合わせ処理を行う（Ｐ３）。例
えば、特定の公的又は私的な認証機関が存在し、その認
証機関が申請者に関する本人認証業務を行うような場合
が考えられる。ある申請先が、そのような認証機関によ
る申請者の本人認証を要求する場合には、申請処理シス
テム１０は申請者の依頼に応じて認証機関に問い合わせ
を行い、その申請者の本人認証データを取得して申請処
理に利用することができる。なお、申請者本人が既に所
持する本人認証データを利用することが要件テーブルに
おいて許容されているような場合は、申請者が有する本
人認証データを利用して本人認証処理を行うことも可能
である。

【００４３】なお、申請者が複数の申請手続を同時に指
定した場合や、申請者が指定した事由（イベント）に対
応して複数の申請手続が行われる場合には、申請処理シ
ステム１０は、複数の申請手続に共通の書類データなど
を一度に申請者や外部機関などから取得するように効率
的なナビゲーションを行う。

【００４４】さらに、申請処理システム１０は、必要書
類の取得代行処理を行う（Ｐ４）。即ち、申請処理シス
テム１０は、申請者の依頼に応じて所定の外部機関から
必要書類データを取得する。図２（Ａ）に例示するよう
に、ある申請処理について所定の必要書類データの添付
が要求される場合に、申請システム１０はその必要書類
データの発行元である外部機関にアクセスして、その書
類データを取得し、申請処理に利用することができる。
なお、図３の例では、必要書類が外部機関から発行され
る例を示しているが、例えば必要書類データの発行元が
申請先と一致するような場合も必要書類の取得代行処理
が行われる。

【００４５】また、申請処理システム１０は、こうして
準備された申請書類データ一式を申請先に配信する処理
を行う（Ｐ５）。これは、図２（Ａ）に示す要件テーブ
ルに示される提出先及び提出方法の情報に基づいて、ネ
ットワーク２を介して定められた申請先へ申請書類デー
タ一式を送信することにより行われる。

【００４６】なお、上述の認証問い合わせ（Ｐ３）、必
要書類取得代行（Ｐ４）、申請データの提出（Ｐ５）な
どは、申請者本人が自ら行うことも可能であるが、申請
者が申請処理システム１０側の代行処理を依頼した場合
には、上述のようにして申請処理システム１０側が行う
ことになる。

【００４７】次に、申請者が実際に申請を行う際の処理
の流れについて説明する。申請者が申請を行う際には、
申請処理システム１０に対して希望する申請手続などを
指定することになるが、申請者による指定方法として
は、前述のように、申請手続を指定する場合と、事
由（イベント）を指定する場合とがある。以下、順に説
明する。 （１）申請手続を指定する場合 申請者が申請手続を指定した場合に、申請処理システム
が行う処理を図４に示す。まず、申請者が申請者端末３
を使用して申請処理システム１０に接続し、希望する申
請手続を指定すると、申請処理システム１０のサーバ１
１は申請者による申請手続の指定を受け取る（ステップ
Ｓ２）。

【００４８】次に、サーバ１１はテーブルＤＢ１３中の
要件テーブルを参照して、指定された申請手続に対応す
る要件を参照し、申請者に対して要件を具備するための
ナビゲーションを行う（ステップＳ４）。具体的には、
対応する申請書類の電子フォームをフォームＤＢ１２か
ら取得して申請者に送信する。その際、要件テーブルに
記載された入力項目を入力するように申請者に促す。そ
して、入力済みの申請書類の電子フォームを申請者から
取得する。さらに、要件テーブルの記載により申請者の
本人認証、捺印、電子署名などが必要とされている場合
には、申請者又は特定の認証機関などからそのようなデ
ータを取得する。また、添付書類などが必要な場合は、
申請者又はそのような添付書類を発行する外部機関など
から必要な書類データを取得する。

【００４９】こうして、要件テーブルに記載された申請
要件を具備するように申請書類データ一式が準備される
と（ステップＳ６；Yes）、サーバはその申請書類デー
タ一式を、要件テーブルの記載に従って所定の提出先に
所定の方法で提出する（ステップＳ８）。さらに、サー
バ１１は、その一連の申請手続に関連して取得した書類
データや認証データ、さらに各処理の日時などを手続ロ
グＤＢに保存する（ステップＳ１０）。こうして、申請
処理が終了する。 （２）事由（イベント）を指定する場合 申請者が事由を指定する場合に、申請処理システム１０
が行う処理を図５に示す。まず、サーバ１１は申請者か
ら事由（イベント）の指定を受け取ると（ステップＳ１
２）、テーブルＤＢ１３内の事由テーブルを参照し、そ
の事由に対応して必要となる申請手続を特定する（ステ
ップＳ１４）。こうして、申請手続が特定されると、後
は申請処理システム１０は図４に示すのと同様の処理を
行う。即ち、要件テーブルを参照して申請者などに対し
てナビゲーションを行って各申請手続に必要な書類デー
タなどを用意し（ステップＳ１６、Ｓ１８）、それら申
請書類データ一式を対応する提出先へ提出し（ステップ
Ｓ２０）、最後に手続ログを保存する（ステップＳ２
２）。こうして、申請処理は終了する。

【００５０】［２］第２実施形態 次に、本発明の第２実施形態について説明する。第２実
施形態は、申請者に対して必要な電子フォームデータを
提供する際に、要件テーブルの一種であるソート条件テ
ーブルを使用して書類をソート又は分類する手法に関す
る。

【００５１】図６に、ソート条件テーブルの一例を示
す。ソート条件テーブルは、各種申請書の電子フォーム
データを利用した手続に関する情報を記述しており、こ
こに記述された条件に従って電子フォームデータをソー
トして利用者に提供することができる。なお、このソー
ト条件テーブルは、図１に示すテーブルＤＢ１３に記憶
される。

【００５２】「手続方法」は、各申請書（紙の書類又は
データ）を申請者が申請先へ提出する方法について各申
請先が許容する方法を示している。「オンライン手続」
はインターネットを使用して申請書データを送信するこ
とによる電子申請を受け付けるか否かを示し、「任意の
プリンタで出力」は申請者の自宅のプリンタなどの任意
のプリンタで出力して作成した申請書類による申請を受
け付けるか否かを示す。「特定のプリンタで出力」はあ
る特定のプリンタで出力して作成した申請書類による申
請を受け付けることを示す。特定のプリンタとは、例え
ばプリントログを記録できるプリンタや、特定の許認可
を受けた機関が承認するプリンタなどがある。「記入例
を出力」とは、外部のプリンタで出力した申請書類によ
る申請手続を受け付けず、申請先が提供する書類に必要
事項を記入して提出することを必須とするような場合に
該当する。その場合、申請者は出力した記入例を持って
申請先へ行き、記入例を見ながら申請書類を作成して手
続を行うことになる。

【００５３】「書類分類」は、申請書の性質（特に申請
先）に基づく分類を示し、役所関連、金融機関関連、資
格関連、サービス業関連などの分類がある。転入届、転
出届などは役所関連書類であり、口座住所変更などは金
融機関関連書類である。

【００５４】「手続時期」はイベントに伴ってどの時期
に申請手続を行わなければならないかを示す図６の例で
は、転入届は転居当日又はそれ以降に手続すればよい
が、転出届は転居以前に手続を行う必要があることが示
されている。

【００５５】「用紙分類」は、申請書の用紙による分類
であり、「任意用紙」は用紙に関する制限がない場合を
示す。「特殊用紙」は、普通紙以外の特殊用紙（例え
ば、特殊サイズの用紙、特殊な複写式の用紙、特殊なす
かしなどが入った用紙など）による申請を要求すること
を示す。また、「指定用紙のみ」は申請先の窓口などで
配布される指定用紙に必要事項を記入して作成した申請
書のみを受け付けることを示す。

【００５６】申請処理システム１０は、申請者から複数
の手続について申請手続の指定を受け取ると、図６に示
すソート条件テーブルを参照し、申請者が指定するソー
ト条件に従って、必要な複数の申請書の電子フォームデ
ータをソートし、申請者端末３へ送信する。なお、申請
者が複数の手続を指定する手法は、第１実施形態にて述
べたように、申請者が複数の手続を指定する場合と、あ
るイベントを指定する場合の２通りがあり、いずれの場
合も以下に説明する手法が利用できる。

【００５７】図７に、申請書電子フォームを申請者へ提
供する処理のフローチャートを示す。なお、以下の処理
は申請処理システム１０がテーブルＤＢ１３内に記憶さ
れたソート条件テーブルを参照して実行する。

【００５８】まず、申請処理システム１０は申請書によ
る申請手続の指定を受け取る（ステップＳ３２）。この
指定は、申請者が複数の手続名を指定する場合と、申請
者があるイベント名を指定し、図２（Ｂ）に例示するイ
ベントテーブルを参照して申請処理システム１０側で対
応する複数の手続を特定する場合とがある。

【００５９】次に、申請処理システム１０は、申請者に
対してどのソート条件を使用して電子フォームのソート
を行うかを質問し、申請者に１つのソート条件を選択さ
せる（ステップＳ３４）。ソート条件とは、図６のソー
ト条件テーブルに示され、電子フォームの分類を行う際
の基準を示す。例えば図６の例においては、ソート条件
として「手続方法」、「書類分類」、「手続時期」及び
「用紙分類」が用意されている。申請者はこれらのうち
から、自分が希望するソート条件を１つ選択する。

【００６０】申請者がソート条件として「手続方法」を
選択した場合、さらに申請処理システム１０は申請者が
手動選択により各申請毎に手続方法を決定するか、自動
で手続方法を決定するかを選択させる（ステップＳ３
６）。申請者が手動選択を選んだ場合、申請処理システ
ム１０は図６に示すソート条件テーブルの手続方法欄を
申請者に提示し、各書類（転入届、転出届など）毎に希
望する手続方法（オンライン手続、任意のプリンタで出
力など）を選択させる（ステップＳ３８）。

【００６１】次に、申請処理システム１０は各申請書に
ついて申請者が選択した方法で手続を行うための電子フ
ォームデータをフォームＤＢ１２から取得し、手続方法
（オンライン手続、任意のプリンタで出力など）毎にソ
ート（分類）し、ホルダなどに入れた状態で申請者端末
３へ送信する（ステップＳ４０）。

【００６２】一方、ステップＳ３６で申請者が自動選択
を選んだ場合、申請処理システム１０は図６に示すソー
ト条件テーブルを参照し、許容される手続方法の数に基
づいて電子フォームをソートし、申請者端末３へ送信す
る（ステップＳ４２）。例えば、図６の例で申請者が
「転入届」、「転出届」及び「口座住所変更」の３つの
手続を行う場合には、申請処理システム１０は３つの手
続すべてを行うことができる手続方法、即ち「特定のプ
リンタで出力」を選択し、そのための電子フォームを１
つのホルダにまとめて申請者端末３へ送信する。また、
すべての手続を１つの手続方法で行うことができない場
合は、許容される手続方法の多い順にソートして電子フ
ォームを申請者端末３へ送信する。これにより、申請者
はなるべく少ない数の手続方法で複数の申請手続を効率
的に行うことができるようになる。

【００６３】こうして、電子フォームが提供される。そ
の後、ユーザは各電子フォームに必要事項を記入し、さ
らに必要な添付書類などを用意してそれぞれ申請手続を
行う。その際、オンライン申請を選択した場合は、申請
処理システム１０に申請代行を依頼することもできる。

【００６４】一方、ステップＳ３４で申請者が書類分類
によるソートを選択した場合、申請処理システム１０は
図６に示すソート条件テーブルを参照して「役所関
連」、「金融機関関連」などの項目毎にホルダを作成
し、その中に対応する電子フォームデータを入れて申請
者端末３へ送信する（ステップＳ４４）。

【００６５】また、ステップＳ３４で申請者が手続時期
によるソートを選択した場合、申請処理システム１０は
図６に示すソート条件テーブルを参照して「転居前処理
必須」、「転居当日処理」などの項目で作成されたホル
ダ毎に必要な電子フォームデータを入れて申請者端末へ
送信する（ステップＳ４６）。

【００６６】さらに、ステップＳ３４で申請者が用紙分
類によるソートを選択した場合、申請処理システム１０
は図６に示すソート条件テーブルを参照して「任意用
紙」、「特殊用紙」、「指定用紙のみ」などの項目で作
成されたホルダ毎に必要な電子フォームデータを入れて
申請者端末へ送信する（ステップＳ４８）。

【００６７】このように、第２実施形態によれば、申請
者が希望する形態で必要な電子フォームがソートされ、
提供される。よって、申請者は自分が予定している手続
の実行時期や手段などに好適な形態で必要な電子フォー
ムを取得することができる。

【００６８】［３］第３実施形態上記第１及び第２実施
形態では、要件テーブル及びソート条件テーブルが申請
処理システム１０内のテーブルＤＢ１３内に記憶されて
いる例を説明したが、以下の第３実施形態では、要件テ
ーブル及びソート条件テーブルの内容が各申請書の電子
フォームデータに添付される場合を示す。

【００６９】図８に示すように、電子フォームファイル
３０は、電子フォームデータ３２自体と、その電子フォ
ームに対応する要件テーブル及びソート条件テーブル内
の記述を含む要件テーブルデータ３４と、を含む。例え
ば転入届の場合、電子フォームデータ３２は転入届の電
子フォームデータそのものであり、要件テーブルデータ
３４は図２に示す要件テーブルの内容のうち転入届の部
分及び図６に示すソート条件テーブルの内容のうち転入
届の部分を含むデータである。要件テーブルデータ３４
は、例えば電子フォームデータ３２のプロパティを示す
データとして電子フォームデータ３２に付属するように
構成することができる。

【００７０】電子フォームファイル３０は、申請処理シ
ステム１０のサーバ１１がフォームＤＢからある申請書
の電子フォームデータ３２を取得し、さらにテーブルＤ
Ｂ１３内の要件テーブル及びソート条件テーブルからそ
の申請書についての要件テーブルデータ３４を取得して
電子フォームデータ３２に添付するなどの方法により作
成することができる。なお、申請処理システム１０はこ
の作成処理を、申請者から申請手続の指定がある度に行
うこともできるし、予め全ての電子フォームについて電
子フォームファイル３０を作成して保存しておくことも
できる。

【００７１】これにより、申請者は例えば転入届の電子
フォームファイルを申請処理システム１０から取得し、
そこに含まれる要件テーブルデータ３４を参照すること
により、転入届の申請に関する要件情報を容易に知るこ
とができる。

【００７２】さらに、申請者端末３上では、要件テーブ
ル作成プログラムを用意しておき、実行することによ
り、複数の電子フォームファイル３０から図２に示すよ
うな要件テーブル及び図６に示すようなソート条件テー
ブルを作成することができる。即ち、申請者が図２に示
す「転入届」、「転出届」、「婚姻届」及び「出生届」
を指定したと仮定すると、各申請書に対応する電子フォ
ームファイル３０が申請処理システム１０から申請者端
末３へ送信される。申請者端末３上では、要件テーブル
作成プログラムを実行することにより、各電子フォーム
ファイル３０から要件テーブルデータ３４を抽出して図
２に示すような要件テーブルを作成するとともに図６に
示すようなソート条件テーブルを作成する。これによ
り、申請者は自分が指定した複数の申請手続についての
要件テーブル及びソート条件テーブルを取得し、見るこ
とができる。

【００７３】なお、要件テーブル作成プログラムは、申
請処理システム１０から予め申請者に配布して申請者端
末３内にインストールしておくこともできるし、電子フ
ォームファイル３０内に含めて申請処理システム１０か
ら送信させることもできる。

【００７４】また、そのようにしてユーザ端末上で作成
された要件テーブル及びソート条件テーブルに従って、
ユーザ端末上で動作するナビゲーションプログラムによ
り第１及び第２実施形態と同様のナビゲーション処理及
びソート処理を実行することができる。

【００７５】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
各種申請手続について、その申請に必要とされる要件を
記載した要件テーブルが申請処理システムに用意され
る。よって、その要件テーブルを参照することにより、
申請処理システムは必要な要件を知り、申請者などに対
して申請のための要件を具備するようにナビゲーション
を行うことができる。これにより、申請者は、必要な書
類データなどを的確に準備し、申請することができる。

【００７６】また、申請処理システムは、日常において
比較的頻繁に発生する事由（イベント）について、その
イベントの際に必要となる申請手続を示した事由テーブ
ルを有する。申請者は、ある事由が発生した場合にその
事由を指定すれば、申請処理システムが各手続について
の必要な書類などを準備するナビゲーションを行う。よ
って、申請者は、イベントを指定し、後は申請処理シス
テムのナビゲーションに従って手続を行うだけで、必要
な申請手続を容易に済ませることができる。

【００７７】また、申請者はソート条件テーブルを利用
することにより、自分が予定している手続方法に適した
形態で必要な申請書の電子フォームを取得することがで
きる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施形態にかかる申請処理システムの
概略構成を示す。

【図２】要件テーブル及び事由テーブルの例を示す。

【図３】申請処理の概要を示す。

【図４】申請者が申請手続を指定した場合の申請処理の
流れを示すフローチャートである。

【図５】申請者が事由（イベント）を指定した場合の申
請処理の流れを示すフローチャートである。

【図６】ソート条件テーブルの例を示す。

【図７】申請処理電子フォームの提供処理を示すフロー
チャートである。

【図８】電子フォームファイルのデータ構造を模式的に
示す。

【符号の説明】

２…ネットワーク ３…申請者端末 ４…申請先端末 １０…申請処理システム １１…サーバ １２…フォームＤＢ １３…テーブルＤＢ １４…手続ログＤＢ ３０…電子フォームファイル

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 米 豊 東京都新宿区市谷加賀町一丁目１番１号 大日本印刷株式会社内 (72)発明者 坂本 早苗 東京都新宿区市谷加賀町一丁目１番１号 大日本印刷株式会社内 (72)発明者 菅谷 友秀 東京都新宿区市谷加賀町一丁目１番１号 大日本印刷株式会社内 Ｆターム(参考） 5B009 TB02

Claims (14)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ネットワークを通じて利用者端末及び申
   請先端末と接続された申請処理システムにおいて、 複数の申請手続に対応する申請書類の電子フォームを記
   憶するフォームデータベースと、 申請手続に際して必要な要件を、申請手続毎に記憶した
   要件テーブルと、 利用者から申請手続の指定を受け取り、指定された申請
   手続に対応する電子フォームを前記フォームデータベー
   スから取得して利用者端末に送信すると共に、前記要件
   テーブルを参照して、指定された申請手続に必要な要件
   を取得し、当該要件を具備するためのナビゲーションを
   利用者に提供して申請書類データを準備するナビゲーシ
   ョン手段と、 申請書類データを、対応する申請先端末へ送信する送信
   手段と、を備える申請処理システム。
2. 【請求項２】 ネットワークを通じて利用者端末及び申
   請先端末と接続された申請処理システムにおいて、 複数の申請手続に対応する申請書類の電子フォームを記
   憶するフォームデータベースと、 申請手続に際して必要な要件を、申請手続毎に記憶した
   要件テーブルと、 事由毎に、対応する申請手続を示した事由テーブルと、 利用者から事由の指定を受け取り、事由テーブルを参照
   して必要な申請手続を決定する手続決定手段と、 決定された申請手続に対応する電子フォームを前記フォ
   ームデータベースから取得して利用者端末に送信すると
   共に、前記要件テーブルを参照して、指定された申請手
   続に必要な要件を取得し、当該要件を具備するためのナ
   ビゲーションを利用者に提供して申請書類データを準備
   するナビゲーション手段と、 申請書類データを、対応する申請先端末へ送信する送信
   手段と、を備える申請処理システム。
3. 【請求項３】 前記要件テーブルは、対応する申請書類
   の電子フォームに対して入力すべき必要入力事項を示し
   ており、前記ナビゲーション手段は、利用者に対して前
   記必要入力事項を提示して入力を促す請求項１又は２に
   記載の申請処理システム。
4. 【請求項４】 前記要件テーブルは、申請処理に必要な
   認証データ及び／又は添付書類データを示しており、前
   記ナビゲーション手段は、利用者に対して必要な認証デ
   ータ及び／又は添付書類データを提示して、申請処理シ
   ステムへ送信するように促す請求項１乃至３のいずれか
   に記載の申請処理システム。
5. 【請求項５】 前記ナビゲーション手段は、必要な認証
   データ及び／又は添付書類データのうち、利用者が指定
   したものについて、対応する認証機関へアクセスして当
   該認証データ及び／又は添付書類データを取得する請求
   項４に記載の申請処理システム。
6. 【請求項６】 前記要件テーブルは、各申請手続に対応
   する申請書類の電子フォームデータの識別情報を示して
   おり、前記ナビゲーション手段は、前記識別番号に基づ
   いて対応する電子フォームを特定して利用者端末へ送信
   する請求項１乃至５のいずれかに記載の申請処理システ
   ム。
7. 【請求項７】 前記要件テーブルは、各申請手続の申請
   先を示しており、前記送信手段は、前記要件テーブル中
   に示された申請先端末へ申請書類データを送信する請求
   項１乃至６のいずれかに記載の方法。
8. 【請求項８】 複数の申請手続が同時に行われる場合、
   前記ナビゲーション手段は、複数の申請書類の電子フォ
   ームデータから共通入力事項を抽出して利用者端末へ提
   示し、当該共通入力事項に対する利用者の入力を前記複
   数の申請書類の電子フォームデータに反映させる請求項
   １乃至７のいずれかに記載の申請処理システム。
9. 【請求項９】 申請手続において準備された申請書類デ
   ータの写し、及び、申請手続において利用者端末及び申
   請先端末との間で行われた処理の日時データを含む手続
   ログを保存する手続ログ保存手段を有する請求項１乃至
   ８のいずれかに記載の申請処理システム。
10. 【請求項１０】 ネットワークを通じて利用者端末に接
    続された申込処理システムにおいて、 複数の申請手続に対応する申請書類の電子フォームを記
    憶するフォームデータベースと、 各申請手続に関連するソート条件を記憶するソート条件
    テーブルと、 利用者から申請手続の指定を受け取り、指定された申請
    手続に対応する電子フォームを前記フォームデータベー
    スから取得する手段と、 利用者から前記ソート条件の指定を受け取り、指定され
    たソート条件に従って前記電子フォームを分類し、分類
    後の状態で前記電子フォームを利用者端末へ送信するフ
    ォーム送信手段と、を備える申請処理システム。
11. 【請求項１１】 前記ソート条件は申請手続の手続方法
    を含み、前記手続方法は、オンライン手続、任意のプリ
    ンタで出力した紙申請書による手続、及び特定のプリン
    タで出力した紙申請書による手続を含み、 前記フォーム送信手段は、利用者が指定した手続方法に
    対応する電子フォームをまとめて利用者端末へ送信する
    請求項１０に記載の申請処理システム。
12. 【請求項１２】 前記ソート条件は申請手続の手続方法
    を含み、前記手続方法は、オンライン手続、任意のプリ
    ンタで出力した紙申請書による手続、及び特定のプリン
    タで出力した紙申請書による手続を含み、 前記フォーム送信手段は、利用者が指定した申請手続に
    ついて許容される手続方法のうち、最も多数の申請手続
    を実行することができる手続方法を自動的に決定し、そ
    の手続方法に対応する電子フォームをまとめて利用者端
    末へ送信する請求項１０に記載の申請処理システム。
13. 【請求項１３】 利用者による電子書類の作成を補助す
    るプログラムであって、コンピュータを、 利用者が指定した複数の申請手続に対応する電子フォー
    ムファイルであって、各々が特定の申請手続に必要な電
    子フォームデータ及び当該申請手続に際して必要な要件
    を示す要件テーブルデータ含む複数の電子フォームファ
    イルを受け取る手段、 前記複数の電子フォームファイルから要件テーブルデー
    タを抽出して、前記複数の申請手続についての必要な要
    件を記述した要件テーブルを作成する手段、 前記要件テーブルに従って前記必要な要件を具備するた
    めのナビゲーションを利用者に提供して申請書類データ
    を準備するナビゲーション手段、として機能させるコン
    ピュータプログラム。
14. 【請求項１４】 利用者による電子書類の作成を補助す
    るプログラムであって、コンピュータを、 利用者が指定した複数の申請手続に対応する電子フォー
    ムファイルであって、各々が特定の申請手続に必要な電
    子フォームデータ及び当該申請手続に関連するソート条
    件を示すソート条件データ含む複数の電子フォームファ
    イルを受け取る手段、 前記複数の電子フォームファイルからソート条件データ
    を抽出して、前記複数の申請手続についてのソート条件
    を記述したソート条件テーブルを作成する手段、 利用者からソート条件の指定を受け取り、前記ソート条
    件テーブルを参照して、指定されたソート条件に従って
    前記電子フォームを分類し、分類後の状態で前記電子フ
    ォームを利用者に提供するフォーム提供手段、として機
    能させるコンピュータプログラム。